Referat af bestyrelsesmøde nr. 32 i Rudersdal Forsyning A/S Mødedato 24. oktober 2017, kl. 16.00 17.30 Mødested Deltagere Ørnegårdsvej 17, 2820 Gentofte Bestyrelsen: Erik Mollerup (formand), Daniel E. Hansen, Birgitte Schjerning Povlsen, Søren Stenderup og Erik Arvin. Direktion m.fl.: Direktør Carsten Nystrup Chef for Rens Jane B. Madsen Chefkonsulent Michael Lilja-Nielsen Iben Koch, direktør i Rudersdal Kommune Afbud Carsten Nystrup Referent Kirsten Møller Kristensen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Direktionen indstiller, at dagsordenen godkendes. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 12. juni 2017 Referatet fra bestyrelsesmødet den 12. juni 2017 blev forelagt og endeligt godkendt med underskrift. 3. Meddelelser fra bestyrelsesformanden Bestyrelsesformanden indstiller, at bestyrelsesformandens orientering godkendes. Bestyrelsesformanden orienterede om, at han i efteråret havde deltaget i et møde med Danmarks Naturfredningsforening, hvor der havde været en god dialog om takststrukturen, herunder mulighederne for finansiering af klimatilpasning. Bestyrelsen tog bestyrelsesformandens orientering til efterretning. Side 1 af 5
4. Direktionens beretning Der gives en kort: Status for selskabsdannelse og organisering af Novafos Status for valg af medarbejderrepræsentanter og forbrugerrepræsentanter Spildevandsplan 2017 for Rudersdal Kommune er den 30. august 2017 vedtaget af Kommunalbestyrelsen i Rudersdal Kommune se eventuelt følgende link - https://www.rudersdal.dk/dagsorden/2017/dagsorden-med-vedtagelser-68#punkt-9932 Indvielse af Holte Vandværk efter renovering er planlagt afholdt torsdag 26. oktober 2017 kl. 15.30-17.00 Direktionen indstiller, at direktionens beretning tages til efterretning. Direktionens beretning blev taget til efterretning. 5. Indførsler i revisionsprotokollen Direktionen indstiller, at det tages til efterretning, at der ikke er nogen revisionsprotokollater. Bestyrelsen tog til efterretning, at der ikke har været nogen indførsler i revisionsprotokollen siden sidste møde. 6. Budgetopfølgning for 1. halvår 2017 samt estimat for årsresultat Direktionen indstiller, at orienteringen om budgetopfølgningen pr. 30. juni 2017 tages til efterretning, at der meddeles en yderligere bevilling på 6,25 mio. kr. til gennemførelse af anlægsprojekter på vand i 2017 og at der godkendes en reduktion på 5 mio. kr. til gennemførelse af anlægsprojekter på spildevand i 2017. Orienteringen om budgetopfølgning pr. 30. juni 2017 blev taget til efterretning, og der blev bevilliget yderligere 6,25 mio. kr. til gennemførelse af anlægsprojekter på vand i 2017, og der blev godkendt en reduktion på 5 mio. kr. til gennemførelse af anlægsprojekter på spildevand i 2017. 7. Forudsætninger og rammer for budget 2018 Der gives en orientering om forudsætninger og rammer for budget 2018, jf. vedlagte notat. Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Orientering om Forudsætninger og rammer for budget 2018 blev taget til efterretning. Side 2 af 5
8. Investeringsaftaler med ejerkommunerne Indgåelse af årlige investeringsaftaler med ejerkommunerne skal bidrage til at synliggøre parternes fælles forventninger til mål og resultatkrav samt investeringer og serviceniveau i de kommende år. Derudover skal aftalen give kommunen et indtryk af de forventede takster. Aftalerne er en konkretisering af ejerstrategien for Novafos og de mål, der er opstillet i kommunens sektorplaner. Formålet med tilrettelæggelse af processen for investeringsaftaler er at sikre, at udkast til investeringsaftaler kan forelægges selskabsbestyrelser og kommuner til godkendelse i 2. halvår af 2017 og blive indarbejdet i selskabernes budgetter for 2018. Der gives en orientering om status mht. indgåelse af investeringsaftaler for 2018. Direktionen indstiller, at orienteringen om status for investeringsaftaler tages til efterretning. Orienteringen om status for investeringsaftaler med ejerkommunerne blev taget til efterretning. 9. Ændring af vedtægter Direktionen foreslår, at bestyrelsen indstiller, at vedhæftede udkast til vedtægter godkendes på en ekstraordinær generalforsamling. Formålet med vedtægtsændringerne er så vidt det er muligt - at få et fælles vedtægtsformat i netselskaberne i Novafos. Det af direktionen foreslåede udkast til vedtægter, hvor seneste udkast blev udleveret på bestyrelsesmødet, indstilles af bestyrelsen fremlagt til behandling på en ekstraordinær generalforsamling. 10. Valg af forbrugerrepræsentanter i Novafos Direktionen indstiller, at bestyrelsen godkender vedhæftede udkast til valgregulativ. Der skal i henhold til 4, stk. 4 i bekendtgørelse nr. 772 af 16. juni 2012, om forbrugerindflydelse, med senere ændringer, gennemføres valg af 2 forbrugerrepræsentanter og 2 suppleanter til selskabets bestyrelse. Det er aftalt, at de i valgregulativet nævnte selskaber vælger fælles forbrugerrepræsentanter og suppleanter, jf. punkt 5.1.5 i den indgående ejeraftale mellem ejerkommunerne. Side 3 af 5
Ballerup Kommune har besluttet at gennemføre separat valg af 2 forbrugerrepræsentanter og 2 suppleanter fælles for Afløb Ballerup A/S og Vand Ballerup A/S. Bestyrelsen godkendte udkast til valgregulativ, og valgregulativet blev underskrevet. Der blev rejst spørgsmål til muligheden for også fremadrettet at honorere forbrugerrepræsentanter. Det blev foreslået, at spørgsmålet bringes videre til bestyrelsen i Novafos. 11. Offentliggørelse af testdata ved prøvning af plastrør til drikkevand Mailkorrespondance om offentliggørelse af testdata ved prøvning af plastrør til drikkevand er vedlagt. Direktionen indstiller, at emnet drøftes. Offentliggørelse af testdata ved prøvning af plastrør til drikkevand blev drøftet. Bestyrelsen besluttede, at der ved fremtidige udbud på renovering af drikkevandsledninger skal stilles krav om, at Rudersdal Forsyning skal have prøvningsrapporter fra plastrørsproducenten. 12. Bestyrelsernes mødeplan for 2018 Forslag til mødeplan for 2018 for bestyrelsesmøder i Novafos-koncernen, med undtagelse af Afløb Ballerup A/S og Vand Ballerup A/S, er vedlagt. Direktionen indstiller, at forslaget til mødeplan 2018 godkendes. Mødeplan for 2018 blev godkendt. 13. Beslutning om oplysninger, der kan offentliggøres eller videregives Direktionen indstiller, at dagsorden, bilag, og referat fra mødet kan offentliggøres og videregives. Bestyrelsen besluttede, at dagsorden, bilag, og referat fra mødet kan offentliggøres og videregives. 14. Planlagte møder i bestyrelsen Den 4. december 2017, kl. 16.00 17.30 på Ørnegårdsvej 17, 2820 Gentofte, med bl.a. følgende emner: - Budgetopfølgning for 3. kvartal 2017 - Investeringsaftaler 2018 - Budget og takster for 2018 Side 4 af 5
Det blev besluttet at fastholde det aftalte møde den 4. december kl. 16.00-17.00. 15. Eventuelt Intet under eventuelt. Bilag Bilag 2: Referat af bestyrelsesmødet den 12. juni 2017. Bilag 6.1: Driftsresultat pr. 30. juni 2017 for Rudersdal Forsyning, Vand. Bilag 6.2: Driftsresultat pr. 30. juni 2017 for Rudersdal Forsyning, Spildevand. Bilag 6.3: Anlægssager pr. 30. juni 2017 for Rudersdal Forsyning, Vand. Bilag 6.4: Anlægssager pr. 30. juni 2017 for Rudersdal Forsyning, Spildevand. Bilag 6.5: Budget og resumé af anlægsprojekter 2017 for Rudersdal Forsyning, Vand. Bilag 6.6: Budget og resumé af anlægsprojekter 2017 for Rudersdal Forsyning, Spildevand. Bilag 7: Forudsætninger budget 2018. Bilag 9: Udkast til vedtægter. Bilag 10: Udkast til valgregulativ. Bilag 11: Mailkorrespondance om offentliggørelse af testdata ved prøvning af plastrør til drikkevand. Bilag 12: Udkast til mødeplan 2018. Gentofte, den 24. oktober 2017 Referent: Kirsten Møller Kristensen Fremlagt til underskrift på bestyrelsesmødet den 4. december 2017 Bestyrelse Erik Mollerup Daniel E. Hansen Birgitte Schjerning Povlsen Formand Erik Arvin Søren Stenderup Jensen Øvrige deltagere Carsten Nystrup Direktør Side 5 af 5