Referat. Hovedudvalget. Mødedato 6. juni 2012 kl. 09:00. Mødelokale Mødelokale 3, HR/Personalecentret, Vemmeløsevej 40, 4261 Dalmose. Deltagere.

Referat Hovedudvalget Mødedato 6. juni 2012 kl. 09:00 Mødelokale Mødelokale 3, HR/Personalecentret, Vemmeløsevej 40, 4261 Dalmose Deltagere Afbud Søren Lund Hansen, Rie Perry, Lars Hansen, Ole Kristensen, Vini Lindhardt, Birgit Dürkop, Jenny Grønsdal, Kim Kruse Rasmussen, Lone Irene Petersen, Per Haugaard, Torsten Ross, Lene Theill Petersen, Rene Bohl, Bjarne Svan-Hansen, Susanne Irene Nielsen, Per Hansen Berg, Jacob Klinck, Tina Larsen, Leif Borregaard Hansen, Bettina Hinrichsen Berit Paludan, Helle Dalsgaard, Allan Gildhoff Stedfortrædere Mødet hævet 13:00

Indholdsfortegnelse Hovedudvalget den 6. juni 2012 kl. 09:00 Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden (B)... 1 2. Godkendelse af referat (B)... 1 3. Igangsættelse af indsatsområde "Kommunikation i MED" (B)... 1 4. Igangsættelse af indsatsområde "Stress" (B)... 2 5. Anvendelse af lokale AKUT midler 2011-2013 (B)... 4 6. Orientering om overgang til SD-løn (O)... 5 7. Status vedr. løntilskud (O)... 6 8. Status på MED-aftalen (O)... 7 9. Uddannelsespolitik (O)... 7 10. Orientering om ny aftale Falck Healthcare (O)... 8 11. Orientering om evaluering af sundhedsordning og afklaringsaftale 2012 (O)... 9 12. Status på Arbejdsmiljø og MED (O)... 16 13. Evaluering af TR-konference 2012 (O)... 17 14. Fraværsstatistik 1.kvartal 2012 (O)... 18 15. Status på projekt: Implementering af Sundhedspolitikken (O)... 20 16. Status på budget 2012 og på budget 2013-2016 (O)... 21 17. Gensidig orientering (O)... 21 18. Eventuelt (O)... 23

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 1 1. Godkendelse af dagsorden (B) Sagsnr.: 330-2012-3954 Dok.nr.: 330-2012-293983 Åbent Kompetence: Beslutning Godkendelse af dagsorden. Kommunaldirektøren indstiller, at Dagsorden godkendes. Godkendt. 2. Godkendelse af referat (B) Sagsnr.: 330-2012-3954 Dok.nr.: 330-2012-293984 Åbent Kompetence: Beslutning Godkendelse af referat fra Hovedudvalgets møde den 16. maj 2012. Kommunaldirektøren indstiller, at Referatet godkendes. Godkendt. 3. Igangsættelse af indsatsområde "Kommunikation i MED" (B) Sagsnr.: 330-2012-57005 Dok.nr.: 330-2012-293987 Åbent Kompetence: Beslutning Hovedudvalget besluttede på møde den 7. marts 2012, at indsatsområdet Tydelighed i Kommunikationen fra Hovedudvalgets strategiplan 2012-2013 skulle igangsættes snarest.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 2 På den baggrund er udarbejdet forslag om nedsættelse af en arbejdsgruppe, som udpeges af Hovedudvalget bestående af 3 medarbejderrepræsentanter samt ledelsesrepræsentant og HR/Personalechefen fra Hovedudvalget. Herudover 2 konsulenter fra HR og Personale med særlig viden om MED aftalen og MED organisationen og viden om InSlag, kommunikation og formidling Arbejdsgruppens overordnede opgaver er Vurdere de udfordringer der er i forhold til tydelighed i kommunikation fra Hovedudvalget og på arbejdspladsen Vurdere om der skal igangsættes nye tiltag, undervisning, portaler, dialogmøder eller andet for at bedre kommunikationen Beskrive og prioritere konkrete tiltag der kan forbedre kommunikationen Igangsætte nye tiltag, der umiddelbart kan effektueres Fremlægge forslag for Hovedudvalget Beskrive hvordan og hvornår der skal følges op på indsatserne og oplevelsen af tydelighed i kommunikationen HR/Personalechefen indstiller, at Hovedudvalget godkender kommissorium for arbejdsgruppen. at Hovedudvalget udpeger 3 medarbejderrepræsentanter til arbejdsgruppen. Godkendt med bemærkning om, at det tydeliggøres, at der tale om kommunikation i hele MED-organisationen. Der er 2 ben i opgaven. Det ene er den tekniske del omkring, hvordan hjemmeside og intranet fungerer, det anden er i forhold til, hvordan man arbejder i MED. Der skal udpeges 2 medarbejderrepræsentanter til arbejdsgruppen i forhold til hjemmeside og intranet. Det kan være hensigtsmæssigt, at der er sammenfald mellem grupperne. Fra medarbejdersiden indgår Jacob Klinck, Helle Dalsgaard og Per Haugaard og som ledelsesrrepræsentant indgår Birgit Dürkop og Lone Irene Petersen i arbejdsgruppen. Bilag 330-2012-293986 120504 Kommissorium HU Kommunikation 4. Igangsættelse af indsatsområde "Stress" (B) Sagsnr.: 330-2012-55938 Dok.nr.: 330-2012-288361 Åbent Kompetence: Beslutning På baggrund af den strategiske drøftelse i februar 2012, er det blevet besluttet, at stress skal være et indsatsområde i 2012. Det foreslås, at indsatsen gennemføres efter nedenstående model opdelt i fase 1 og fase 2.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 3 Fase 1 august 2012 primo 2013: der arbejdes videre med det eksisterende: Baggrund Slagelse Kommune har tidligere sat fokus på psykisk arbejdsmiljø og stress i forbindelse med udarbejdelse af personalepolitiske retningslinjer. Udgangspunktet for at arbejde med dette tema, er derfor et skærpet fokus på eksisterende beslutninger og retningslinjer for forebyggelse af stress. I Slagelse Kommunes personalepolitiske retningslinje for identificering, håndtering og forebyggelse af stress beskrives opgaverne for hhv. sektor MED og Lokal MED, som bl.a. omfatter at iværksætte indsatser for at forebygge stress. Forankring Fase 1 forankres i den eksisterende følgegruppe for sygefravær, hvor der er repræsentation fra Hovedudvalget, virksomhedsledere og konsulenter fra HR/personalecentret. Indsatser Alle Sektor MED samles efter sommerferien til et fælles inspirations- og identifikationsseminar mhp. at finde frem til indsatser indenfor eget område/center. På seminaret skal der både være faglige input om stress, og der skal være input til metoder og værktøjer for at forebygge stress. Oplæggene på seminaret bliver leveret af eksterne oplægsholdere med stor viden og erfaring inden for emnet. Hver sektor MED udarbejder efter seminaret en plan for fokus på forebyggelse af stress med de særlige branchehensyn, der er indenfor de enkelte områder. Sektor MED sikrer gennemførelse indenfor eget område/center. Arbejdsmiljøkonferencen i december har stress som tema, og der skal være oplæg og metoder, der understøtter virksomhedernes arbejde, som er igangsat fra deres Sektor MED. Sideløbende med disse specifikke indsatser forberedes fase 2. Fase 2 2013 2014: Social kapital, innovation og trivsel I forbindelse med forberedelse af budget 2013, er der i Omstillingskataloget peget på en særlig indsats med fokus på social kapital, innovation og trivsel. Formålet med at fokusere på social kapital på en innovativ måde, er at øge trivslen gennem positive værdier, for derigennem at nedsætte stress og sygefravær. Sygefraværet har været støt faldende gennem de sidste 3 år, men for at reducere det yderligere er der behov for nytænkning og en fornyet målrettet indsats. Det fremgår af flere data (HR redegørelsen), at stress er en væsentlig årsag til fravær, og der er en tæt sammenhæng mellem stress/psykisk arbejdsmiljø og stress. Når budgetgrundlaget for 2013 er vedtaget og såfremt ovenstående hermed er besluttet, igangsættes forberedelse af et projektforløb, som vil udgøre fase 2 i Hovedudvalgets indsatsområde. Projektoplæg vil fremlægges for Hovedudvalget oktober 2012. HR/Personalechefen indstiller, at Oplægget drøftes og besluttes

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 4 Godkendt med bemærkning om, at det også er vigtigt med en ledelsesmæssig indsats. Det er glædeligt, at der i fase 2 lægges op til at arbejde med social kapital. Fase 2 er dog under forudsætning af, at midlerne kan fremskaffes. 5. Anvendelse af lokale AKUT midler 2011-2013 (B) Sagsnr.: 330-2012-57685 Dok.nr.: 330-2012-297203 Åbent Kompetence: Beslutning I forbindelse med OK.11 blev der indgået aftale med de lokale parter om en forsøgsordning vedr. afsættelse af AKUT-midler til lokale formål. Følgende vilkår er gældende i forhold til anvendelse af midlerne: Anvendelse af den lokale pulje sker efter aftale mellem kommunens tillidsrepræsentanter og kommunens ledelse i det øverste MED-organ. Puljen anvendes til de lokale aktiviteter for tillidsrepræsentanter, der lokalt er enighed om: o opdatering af tillidsrepræsentanter i lokale forhold o introduktion af nye tillidsrepræsentanter til fx kommunens værdigrundlag, budgetprocedurer, styringsprincipper mv. o fælles udviklingsaktiviteter, seminarer, konferencer m.v. for tillidsrepræsentanter o øvrige aktiviteter for tillidsrepræsentanter Midler fra ordningen kan ikke bruges til intern lønrefusion. Senest den 1. maj 2013 skal de lokale parter i hver kommune indsende et regnskab til de centrale parter over anvendelsen af de i den foregående overenskomstperiode modtagne midler. I regnskabet skal der redegøres for følgende: o Lokale AKUT-midler afsat i kommunen i perioden 1. april 2011-31.marts 2013 o Forbrug af AKUT-midler I Slagelse Kommune er der ca. 240.000 kr. til rådighed i den lokale pulje. På baggrund af ovenstående bør Hovedudvalget drøfte, hvordan midlerne kunne tænkes anvendt. HR/Personalechefen foreslår, at der nedsættes en mindre arbejdsgruppe, der får mandat til at igangsætte aktiviteter. Kommunaldirektøren indstiller, at Hovedudvalget drøfter brug af de lokale AKUT-midler og beslutter den videre proces.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 5 Godkendt. Der nedsættes en arbejdgruppe, hvor Tina Larsen, Torsten Ross og Per Hansen Berg deltager fra medarbejdersiden. 6. Orientering om overgang til SD-løn (O) Sagsnr.: 330-2012-60672 Dok.nr.: 330-2012-304178 Åbent Overgangen til SD-Løn har givet uforudsete udfordringer. Der gives en orientering om på mødet. HR/Personalechefen indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Der er både tale om nye arbejdsgange og om nyt system. Der har været konverteringsfejl i forhold til ferie og fraværssaldi, som har givet mange udfordringer. Der er også nogle systembegrænsninger, hvor HR/Personalecentret er i dialog med SD om udvikling. For den enkelte medarbejder kan det være svært at læse lønsedlen, hvorfor SD er blevet bedt om at sende en vejledning omkring det. HR/Personalecentret har ca. 200 opkald og mange mails dagligt. Den enkelte medarbejder skal i første omgang henvende sig til nærmeste leder, ligesom man gjorde inden overgangen til SD. Der vil blive gjort mere ud af at fastholde dette fremadrettet. På mødet blev udtrykt, at der generelt gives god service, når man kommer igennem til telefonagenten. Selvom der har været mange startvanskeligheder, er der også arbejdsgange, som er blevet nemmere for virksomhedslederne med det nye system. I HR/Personalecentret er der lavet en handleplan, hvor man prioriterer de enkelte opgaver og man kan nu begynde at se resultater af indsatsen. SD blev valgt på baggrund af et lovpligtigt udbud. Tilbagemeldinger fra andre kommuner tyder ikke på, at SD generelt skulle være et ringere system. Der er bl.a. nogle muligheder for virksomhedslederne, som ikke var tilgængelige i det tidligere lønsystem. De viste power points sendes ud med referatet. Orienteringen taget til efterretning.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 6 7. Status vedr. løntilskud (O) Sagsnr.: 330-2011-268279 Dok.nr.: 330-2012-300036 Åbent På Hovedudvalgets møde den 7. marts 2012 efterspurgte medarbejderrepræsentanterne, hvorvidt der var viden om effekten af de kommunale løntilskud. Jobcentret har opgjort effekten af de kommunale løntilskudsansættelser for perioden 4. kvartal 2010 til og med 3. kvartal 2011. Tallene for hele 2011 er endnu ikke tilgængelige. Af opgørelsen fremgår det, at 23,5 procent efter 3 måneder er beskæftiget i ordinære job. Det er ikke muligt at sige noget om, hvorvidt der er tale om beskæftigelse i kommunen eller hos andre arbejdsgivere. Jobcentret oplyser endvidere, at beskæftigelseseffekten er konjunkturafhængig og afhængig af antallet af jobåbninger på bestemte tidspunkter. Man bør derfor være opmærksom på, at formålet med et løntilskud ikke kun er at få ansættelse i den pågældende virksomhed, men at fastholde den lediges motivation og kvalifikationer under ledighed eller blive yderligere opkvalificeret under ledighed, så den ledige har bedre mulighed for at finde job i andre virksomheder, hvor der løbende opstår jobåbninger. På nuværende tidspunkt kan kun trækkes tal til og med 3. kvartal 2011, ligesom der kun måles 3 måneder efter afsluttet forløb for 2011. Andel i beskæftigelse Slagelse 4kv10-3kv11 3 mdr. efter aktivering (pct.) Jobcentret har endvidere opgjort effekten af kommunale løntilskudsansættelser i de foregående år. Andel i beskæftigelse Andel i beskæftigelse Andel i beskæftigelse 23,5 Slagelse 2007 2008 2009 2010 3 mdr. efter aktivering 6 mdr. efter aktivering 12 mdr. efter aktivering (pct.) (pct.) (pct.) 35,5 39,5 40,8 32,8 30,6 32,2 21,9 23,5 26,5 22,5 20,8. Uddannelsesdirektøren indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen tages til efterretning med bemærkning om, at der ved etablering af løntilskudsjob lægges en plan for, hvilke kompetencer den ledige skal opnå gennem løntilskudsansættelsen.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 7 Jobrotation kan være en mulighed. Det undersøges, om der findes en oversigt over, hvilke kompetenceprofiler, de ledige, som ansættes i løntilskud i kommunen har. 8. Status på MED-aftalen (O) Sagsnr.: 330-2011-173589 Dok.nr.: 330-2012-300035 Åbent Forhandlingsudvalget har underskrevet MED-aftalen og den er nu sendt til KL, idet det fremgår af rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse, at de centrale parter skal påse, at lokale aftaler lever op til MED-rammeaftalens 3, stk. 3 om til arbejdsmiljølovens betingelser for at indgå lokal aftale om organisering af arbejdsmiljøarbejdet. På møde den 7. marts 2012 blev der nedsat en arbejdsgruppe til videre drøftelse af Hovedudvalgets bilag C. Gruppen er endnu ikke nået frem til enighed om tilpasning af bilaget, idet der er forskellig fortolkning af rammeaftalens bilag 9. Kommunaldirektøren indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen tages til efterretning med bemærkning om, at der endnu ikke er opnået enighed om implementeringen af arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1181. Arbejdsgruppen drøfter sagen igen og herunder, hvem der evt. kan bidrage til fortolkningen, hvis dette måtte blive relevant. 9. Uddannelsespolitik (O) Sagsnr.: 330-2012-4984 Dok.nr.: 330-2012-304334 Åbent I forlængelse af beslutningen om en politisk vision, er der igangsat en proces, der skal skabe grundlag for en politisk beslutning om en uddannelsespolitik for Slagelse Kommune. Første oplæg til grundholdninger, nøgleord og proces blev præsenteret på workshop ved TR-konferencen i april. Der er efterfølgende arbejdet videre med oplægget og der gives en status på mødet.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 8 HR/Personalechefen indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Uddannelsespolitikken er en udmøntning af visionen. Hovedtesen er, at alle skal have mulighed for at udvikles til et trin højere. Der arbejdes med målgrupper, som dækker alle borgere. Inden for hver målgruppe er der indsatser, som skal bære op til målsætningen. Et meget vigtigt fokus er også indsatser i forhold til skabe bedre overgang mellem de enkelte målgrupper, som meget gerne skulle blive en af styrkerne ved uddannelsespolitikken. Indsatser i forhold til at fastholde unge i uddannelsessystemet indgår også her. Vi har bevidst valgt, at uddannelsespolitikken både handler om borgere og om medarbejdere, som indgår i målgruppen de erhvervsaktive. Uddannelsespolitikken er en paraply over både igangværende og nye indsatser. I løbet af efteråret skulle vi gerne have en godkendt uddannelsespolitik. Uddannelsespolitikken bliver også en ramme, vi kan bruge i forhold til vores prioriteringer fremadrettet. Der er også et regionalt fokus, hvor de 17 kommuner i regionen har igangsat et projekt Kompetenceparat 2020, som også har til mål at sikre et kompetenceløft. Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at det er vigtigt, at der arbejdes konkret med medarbejdernes kompetenceudvikling og her er der fin overensstemmelse med, at Hovedudvalget også har udpeget kompetenceudvikling som indsatsområde. 10. Orientering om ny aftale Falck Healthcare (O) Sagsnr.: 330-2012-54012 Dok.nr.: 330-2012-274014 Åbent HR/Personalecentret har i samarbejde med Indkøbsafdelingen udbudt vores aftale om psykologisk rådgivning. Det blev Falck Healthcare, vores hidtidige leverandør, der fik kontrakten. Den psykologiske rådgivning kan fortsat ydes til medarbejdere med arbejdsrelaterede psykologiske problemer, og vil være skattefri for den enkelte medarbejder. Psykologhjælp til privatrelaterede psykologiske problemer vil pga. en skatteændring pr. 1.januar 2012 være skattepligtig, og denne del er det ikke længere mulig for den enkelte virksomhed at tilkøbe gennem Slagelse Kommunes aftale. Ved at sende aftalen i udbud og gennem justering af aftalens indhold, betyder det, at vi forventer en besparelse på ca. kr. 900.000,- årligt de kommende år. Der er sket nogle justeringer af kontrakten, hvilket betyder, at et sagsforløb nu dækker op til 6 individuelle samtaler med psykologen, samt en afsluttende samtale mellem medarbejderen, psykologen og den nærmeste leder.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 9 Evaluering af den hidtidige aftale har vist, at der i gennemsnit blev brugt 6 samtaler pr. sagsforløb. Den afsluttende samtale tilbydes med henblik på at sikre en inddragelse af arbejdspladsen i det individuelle psykologforløb, således at der på arbejdspladsen kan arbejdes forebyggende med arbejdsmiljøet og sikre medarbejderens fortsatte trivsel. Det individuelle psykologforløb er selvfølgelig stadig fuldt fortroligt. Konsultationer udover de 6, betales af arbejdspladsens eget budget. Hver tilkøbstime koster kr. 945,- (den nuværende pris er kr. 1365,-). Der er fra den 1.1.2012 til den 30.4.2012 (gammel kontrakt) oprettet 91 nye sager. HR/Personalechefen indstiller, at orienteringen tages til efterretning Orienteringen tages til efterretning med bemærkning om, at definitionen af sagsforløb ved f.eks. tilbagefald eller ny problemstilling beskrives. De hidtidige tilbagemeldinger i forbindelse med brug af Falck Healthcare er, at det er et rigtig godt tilbud og meget nødvendigt. Hvis medarbejderen ønsker tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant til opfølgningssamtalen, vil det være på medarbejderens initiativ. På InSlag vil man kunne finde yderligere oplysninger om aftalen. 11. Orientering om evaluering af sundhedsordning og afklaringsaftale 2012 (O) Sagsnr.: 330-2012-54176 Dok.nr.: 330-2012-275169 Åbent Baggrund: Slagelse Kommune har siden den 1.marts 2010 haft en sundhedsordning og en afklaringsaftale for medarbejderne. Formålet var at reducere sygefravær. Kontrakterne med leverandørerne (Copenfysio og Hospitalet Valdemar) udløber med udgangen af 2012. Sundhedsordningen tilbyder behandling af arbejdsrelateret muskel- og skeletbesvær, dels i form af individuel behandling, dels i form af holdtræning på klinikkerne eller på arbejdspladserne. Der er oprettet klinikker i Slagelse, Korsør og Skælskør. Afklaringsaftalen tilbyder udredning i form af speciallægetilsyn, kliniske og billeddiagnostiske undersøgelser på privathospital, og på baggrund af dette tilbydes rådgivning til arbejdspladserne i forhold til fastholdelse/tilbagevenden til arbejdet (TTA-indsats).

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 10 Begge aftaler er i foråret 2012 blevet evalueret af de 2 respektive leverandører Copenfysio og Valdemar Hospital, i samarbejde med Trivsels- og arbejdsmiljøkonsulenten i HR/Personalecentret. Udgiften til begge aftaler er afholdt gennem puljetræk fra lønsumspuljen fra de enkelte virksomheder, hvor Sundhedsordningen udgør 75-80 % af udgiften. Forbrug Afklaringsaftalen har i 2010 og 2011 været benyttet af 175 medarbejdere. Sundhedsordningen har i 2010 og 2011 været benyttet af 2.171 medarbejdere. For yderligere detaljer se HR-redegørelsen. Udvikling i sygefravær for Slagelse Kommune samlet set har været jævnt faldende, dog ses et fald på 0,5 procentpoint i 2010 og 2011, hvilket er positivt. 2007 5,4 % 2008 5,8 % 2009 5,6 % 2010 5,1 % 2011 5,0 % I det følgende opsummeres evaluering og tilfredshedsundersøgelse af hhv. Sundhedsordningen og Afklaringsaftalen. Sundhedsordningen - tilfredshedsundersøgelse 1124 spørgeskemaer er udsendt, 268 besvaret, hvilket svarer til en svarprocent på 24. I det følgende opsummeres dele af besvarelserne. Hvor tilfreds var du med behandlingen? Behandlers indsigt i din problemstilling 50% 34% 13% 3% 0% Kvalitet af behandling på klinikken 48% 35% 11% 5% 1% Kvalitet af hjemmeøvelser 36% 47% 13% 3% 1% Din egen indsats med hjemmeøvelserne 11% 47% 33% 7% 2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Meget tilfreds Tilfreds Nogenlunde tilfreds Utilfreds

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 11 Hvor tilfreds var du med effekten af behandlingen? På din problemstilling som helhed? 19% 38% 30% 11% 2% Nedbringelse af dine potentielle sygedage grundet din problematik? 30% 29% 31% 8% 3% Oplever du nu de fysiske belastninger du har på dit arbejde som værende lettere? 11% 20% 50% 16% 3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Fuldstændig tilfreds Meget tilfreds Tilfreds Utilfreds Samlet set, hvor tilfreds er du så med Sundhedsordningen? Fulstændig tilfreds 40% Meget tilfreds 42% Tilfreds 16% Utilfreds 3% Meget utilfreds 1% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Afklaringsaftalen evaluering Afklaringsaftalen er evalueret gennem spørgeskemaundersøgelser til henholdsvis de henviste medarbejdere og til de involverede ledere i februar 2012. Der er udsendt til henholdsvis 158 medarbejdere og 74 ledere. Der var en svarprocent på henholdsvis 54 og 59 %. Udvalgte resultater og kommentarer fra medarbejderundersøgelsen: Figur 4.8 Oversigt over medarbejdernes besvarelse af, om Afklaringsaftalen har været med til at forhindre sygefravær. Kun medarbejdere der har svaret, at de ikke har været sygemeldt i den periode de har brugt Afklaringsaftalen, har besvaret dette spørgsmål. Besvarelser fra medarbejderevaluering.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 12 Er det din oplevelse at afklaringsaftalen har været med til at forhindre sygefravær? Ja 51% Nej 32% Ved ikke 17% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Figur 4.9 Oversigt over medarbejdernes besvarelse af, om Afklaringsaftalen har været med til at forkorte sygefravær eller gjort tilbagevenden til arbejde mere sikker mindre risiko for ny sygemelding. Kun medarbejdere der har besvaret, at de har været fuldtids eller delvist sygemeldt ved deltagelse i Afklaringsaftalen har besvaret dette spørgsmål. Besvarelser fra medarbejderevaluering. Er det din oplevelse at afklaringsaftalen har Forkortet dit sygefravær? 45% 34% 20% Gjort din tilbagevenden til arbejde mere sikker - mindre risiko for ny sygemelding? 50% 30% 20% Ja 0% Nej 20% Ved 40% ikke 60% 80% 100% Udvalgte, repræsentative uddybende medarbejdersvar til ovenstående: Hurtig indsats inden sygemelding. Udredning af årsag til gener, så bekymringstanker reduceres. Hurtig udredning øger evne til at koncentrere sig om arbejdsindsats og håndtere gener. Relevant rådgivning og vejledning giver tryghed ift. At fortsætte arbejdsaktivitet. Vejledning om forebyggelse reducerer risiko for fremtidig sygemelding. Figur 4.6 Oversigt over medarbejdernes oplevelse af kombination af udrednings- og TTA indsats. Besvarelser fra medarbejderevaluering.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 13 Har kombinationen af den helbredsmæssige udredning og en kontakt med arbejdspladskonsulenten givet dig bedre mulighed for at tilpasse dine arbejdsfunktioner til dine gener? Ja, i høj grad 32% Ja, i nogen grad 35% Nej, slet ikke 23% Ved ikke 11% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Udvalgte resultater og svar fra evalueringen ved lederne Figur 4.2 Oversigt over vurdering af arbejdsgang ved henvisning til Afklaringsaftalen. Besvarelser fra lederevaluering. Jeg oplever arbejdsgangen ved henvisning til afklaringsaftalen som Meget hurtig og nem 60% Ubesværet 27% Ved ikke 13% Besværlig Meget tung 0% 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Figur 4.10 Oversigt over ledernes oplevelse af, om medarbejdernes deltagelse i Afklaringsaftalen har haft positiv indvirkning på varigheden af sygefravær. Besvarelser fra lederevaluering.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 14 Oplever du, at medarbejdernes deltagelse i afklaringen har haft positiv indvirkning på varigheden af sygefravær i de enkelte tilfælde? I meget høj grad 22% I nogen grad 60% Ved ikke 16% I ringe grad 0% Slet ikke 2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Ledernes uddybende svar på ovenstående figurer: På hvilken måde har medarbejdernes deltagelse i afklaringen har haft positiv indvirkning på varigheden af sygefravær i de enkelte tilfælde? Hurtig behandling så dermed hurtig bedring Pga. afklaring og efterfølgende behandling har medarbejderen ikke den samme fysiske belastning ved udførelse af sin arbejdsfunktion i dag som tidligere. / Det medfører et bedre fysisk arbejdsmiljø og uden tvivl på lang sigt færre sygedage for den pågældende. Mere positiv tilgang til egen sygdom og kortere fravær Medarbejderne har haft væsentlig færre sygedage, end hvis der ikke var foretaget afklaring. Det giver tryghed at været afklaret om sin situation generelt. Hurtigere tilbagevenden til arbejdet. Det har givet en afklaring af, at medarbejderen ikke har kunnet vende tilbage til fysisk krævende arbejde. De føler at de bliver taget alvorligt og fornemmelsen af at der bliver handlet på deres sygdom meget hurtigere end de oplever i det offentlige system Har styrket medarbejderens selvtillid og hurtig genoptagelse af arbejdet. Det er positivt, at medarbejderne følger og mærker at Slagelse Kommune medvirker til at bedre deres helbred. Medarbejderen har fået en afklaring, som betyder at de ved hvad de kan og må gøre og hvordan de kan forebygge yderligere skader - dette betyder også mindre fravær Der er givet konkret hjælp til fysisk indretning af arbejdsplads og medarbejderens arbejdsstilling I et tilfælde nåede jeg til en afklaring af, at medarbejderen kunne gøre noget selv, men fortsat var syg. Men afklaringen gjorde efterfølgende min ledelse lettere. det har skabt tryghed men ikke et kortere forløb Diagnosen er hurtigere stillet end gennem det normale udredningssystem. Jeg har haft positiv oplevelse med en medarbejder, der blev udredt og kunne varetage flere administrative opgaver som aflastning en periode, fordi det i forvejen var en af hendes arbejdsopgaver. / For nylig har jeg oplevet det negativt, fordi medarbejderens hurtige udredning bruges af Jobcentret til at presse en medarbejder, der ikke er færdig genoptræ-

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 15 net tilbage på arbejdet til skåneopgaver (der ikke er der) med argumentet, at det er et arbejdsgiverproblem! Hurtigere afklaring i forhold til tilbagevenden eller aftale om arbejdsophør Afklaringen og herefter, hvad der kan iværksættes på arbejdspladsen for at sikre at medarbejderen kan forblive på arbejdspladsen har givet medarbejderen ro og handlemuligheder som gør at en sygemelding ikke er nødvendig. Figur 4.7 Oversigt over ledernes oplevelse af involvering i TTA indsatser med arbejdspladskonsulent. Besvarelser fra lederevaluering. Har involveringen af dig været tilfredsstillende? Meget tilfredsstillende 63% Tilfredsstillende 38% Ved ikke 0% Utilfredsstillende 0% Meget utilfredsstillende 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Særligt fokus den næste tid I den kommende periode vil der fokuseres på muligheder for udredning og fastholdelse/tilbagevenden til arbejdet (TTA) i relation til psykiske belastninger i kombination med vores aftale om psykologhjælp med Falck Healthcare. Der vil fortsat fokuseres på at udbyde holdtræningsaktiviteter på klinikkerne og på arbejdspladserne, samt et fortsat tilbud om individuel behandling. HR/Personalechefen indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Orientering tages til efterretning med bemærkning om, at rapporten sendes ud med referatet. Aftalerne udløber i år og vil skulle i udbud. Den lave svarprocent kan skyldes, at der er tale om en elektronisk undersøgelse. Der er et kursustilbud, hvor arbejdsmiljørepræsentanter kan lære om indretning af kontorarbejdspladser. Det kan være en god idé at fremhæve ordningerne, som en god historie om den attraktive arbejdsplads.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 16 12. Status på Arbejdsmiljø og MED (O) Sagsnr.: 330-2010-61409 Dok.nr.: 330-2012-292261 Åbent Arbejdsulykker og Insubiz Arbejdsulykker skal anmeldes af arbejdsgiver og i Slagelse Kommune er det den personaleansvarlige leder, der skal sørge for dette via systemet Insubiz. Det er derfor ligeledes den personaleansvarlige leder, der har adgangskode til systemet. Der er mulighed for at øvrige, herunder medlemmer af sektormed og arbejdsmiljørepræsentanter, kan få en adgangskode og få mulighed for at få vist de anmeldte skader. Der er en max. grænse for, hvor mange der kan få adgangskode, idet der er ca. 20 licenser ledige. MED-udd. Første MED-udd. i februar - marts blev aflyst pga. af for få tilmeldinger, til gengæld blev hold 2 gennemført med 25 deltagere, og kursusdagen sidste nyt om MED blev gennemført med 16 deltagere. AM-udd. På grund af for få deltagere til AM-udd. i februar blev de tilmeldte flyttet til holdet i maj, som gennemføres med 14 deltagere. Aflysningerne af de første hold for hhv. MED-udd. og AM.udd., skyldes bl.a., at vi er midt i en valgperiode, og derfor har langt de fleste gennemført de 2 uddannelser. Arbejdstilsynet Pr. 1. januar 2012 er Arbejdstilsynet begyndt på en ny tilsynspraksis, som kaldes risikobaseret tilsyn. Det betyder i praksis, at de udvælger virksomheder til tilsyn ud fra en mere risikobaseret tilgang, der udvælges dog stadig virksomheder tilfældigt. Pr. 23. maj 2012 havde Arbejdstilsynet udvalgt 52 p-nr. i Slagelse Kommune til et risikobaseret tilsyn og gennemført 20 besøg indtil nu. Resultatet fremgår af bilag Reaktioner fra Arbejdstilsynet pr. 23. maj 2012 I februar gennemførte FOA en undersøgelse blandt deres medlemmer, som er arbejdsmiljørepræsentanter, FOA s undersøgelse viste, at arbejdsmiljørepræsentanterne i Slagelse Kommune ikke fik tilbudt den supplerende arbejdsmiljøuddannelse, og FOA valgte derfor at melde Slagelse Kommune til Arbejdstilsynet. Onsdag den 16. maj 2012 blev der holdt møde mellem Arbejdstilsynet og HR/Personalecentret, hvor Arbejdstilsynet ønskede at få Slagelse Kommunes input vedr. tilbud om supplerende arbejdsmiljøuddannelse til vores arbejdsmiljørepræsentanter. På mødet blev gennemgået de indsatser og uddannelsestilbud, som bl.a. fremgår af vores uddannelseskatalog, endvidere blev gennemgået selve formidlingen af de nye lovændringer og uddannelseskataloget til vores MED-organisation herunder arbejdsmiljøgrupperne. På baggrund af mødet har Arbejdstilsynet fremsendt vedhæftede referat og betragter derefter sagen som afsluttet. HR/Personalechefen indstiller,

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 17 at HovedMED drøfter og beslutter om andre end de personaleansvarlige ledere skal have adgang til Insubiz, således at de kan få mulighed for at se de anmeldte skader og selv lave statistik. Orienteringen tages til efterretning med bemærkning om, at det kunne være hensigtsmæssigt, at man orienterede lignende virksomheder, når der gives påbud. De ledige licenser til Insubiz tildeles de enkelte sektorudvalg. I forhold til arbejdsmiljøkonferencen er det fortsat vigtigt at sikre god opbakning blandt arbejdsmiljørepræsentanter. Inden for Sundhed og omsorgsområdet er der nogle problemer i forhold til p-numre, som vil blive søgt løst med hjælp fra HR/Personalecentret. Det er fortsat vigtigt at have fokus på arbejdsmiljø- og MED-uddannelserne herunder orientering om den nye MED-aftale. Hovedudvalget drøfter efterfølgende, hvordan det mest hensigtsmæssigt kan gøres. Bilag 330-2012-292201 reaktioner fra Arbejdstilsynet pr. 23. maj 2012 330-2012-302632 referat af møde mellem Slagelse Kommune og Arbejdstilsynet 13. Evaluering af TR-konference 2012 (O) Sagsnr.: 330-2012-41029 Dok.nr.: 330-2012-286748 Åbent Mandag den 16. april 2012 blev der afholdt TR-konference for alle tillidsrepræsentanter i Slagelse Kommune på Kobæk konferencecenter. Der deltog 130 TR ud af ca. 180 mulige. Formålet med TR-konferencen var: At introducere direktionens generelle opfattelser omkring vilkår, økonomi, service, udviklingsinitiativer, uddannelse, ledelse, innovation ect. At dele viden og inspirere til udviklingen af TR-rollen med afsæt i dels egne erfaringer og dels oplæg om de generelle, overordnede tendenser og udviklingstræk i samfundet omkring tillidsrepræsentantens og ledelsens opgaver og ansvar. At inspirere til strategisk drøftelse og opnå forståelse af den retning den samlede kommunale organisation kan og skal pejle efter. At formulere forventninger til initiativer fra direktionen og tillidsrepræsentanterne Der er efterfølgende blevet lavet en evaluering, hvor deltagerne er blevet spurgt om følgende: Hvad var dit største udbytte af TR-konferencen? Fik du indsigt i de fremtidige udfordringer, som Slagelse Kommune står overfor?

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 18 Hvordan vil du være med til at tage hånd om de fremtidige udfordringer? Har TR-konferencen givet anledning til at tage fat i nye/andre emner i samarbejdet med ledelsen? Hvis ja, hvilke? Vil TR-konferencen få indflydelse på dit TR-arbejde på din egen arbejdsplads? Hvilke forslag har du til gennemførelse af fremtidige TR-konferencer? Evalueringen blev sendt ud pr. mail den 23. april til de 130 deltagende tillidsrepræsentanter. Den 3. maj blev der trukket en rapport over besvarelserne, 57 deltagere havde besvaret hvilket svarer til 44 % af deltagerne. Opsamling på evalueringen er følgende: Det største udbytte af TR-konferencen er: mødet med de andre tillidsrepræsentanter, se og høre direktionen (girafferne, citat: en deltager), den direkte dialog mellem TR og direktion, inputtet fra workshops, indblik i Slagelse Kommunes udfordringer og forventninger. Langt de fleste fik et større indblik i de fremtidige udfordringer, som Slagelse Kommune står overfor, og langt de fleste vil gennem en positiv tilgang være med til at løfte opgaverne ved et større samarbejde med ledelsen og i MED-organisationen. Der efterlyses samtidig efteruddannelse i TR-arbejdet. TR-konferencen har været med til at tage fat på kommunikationen i MED-organisationen, således at opgaverne/udfordringerne kan løftes fælles. Der er mange positive til tilkendegivelser og flere har fået et energiløft i deres TR-arbejde. Mange kunne godt ønske sig mere tid til workshop og dialogen med direktionen. Flere ønsker en fælles konference sammen med lederne og arbejdsmiljørepræsentanterne. HR/Personalechefen indstiller, at evalueringen tages til efterretning at tilkendegivelsen om ønske om efteruddannelse medtænkes i arbejdsgruppen for brug af AKUT-midler. Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at TR-konferencen har været en stor succes. De enkelte forslag til forbedringer drøftes ved planlægning af TR-konference fremover. Bilag 330-2012-286718 evalueringsrapport 14. Fraværsstatistik 1.kvartal 2012 (O) Sagsnr.: 330-2010-61416 Dok.nr.: 330-2012-299718 Åbent

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 19 Udvikling i Slagelse Kommunes sygestatistik fra 1. kvartal 08 til 1.kvartal 2012 Periode Sygdom i % Kortvarig sygdom 1-3 dage Længerevarende sygdom 4-14 dage 1. kvartal 2008 7,1 2,2 1,8 3,1 1.-2. kvartal 6,0 1,9 1,4 2,7 2008 1.-3. kvartal 5,6 1,7 1,2 2,6 2008 1.-4. kvartal 5,8 1,8 1,3 2,7 2008 1. kvartal 2009 6,6 2,1 2,0 2,6 1.-2. kvartal 5,5 1,7 1,4 2,4 2009 1.-3. kvartal 5,2 1,6 1,3 2,3 2009 1.-4. kvartal 5,6 1,8 1,4 2,5 2009 1. kvartal 2010 6,1 2,1 1,5 2,4 1.-2. Kvartal 5,3 1,8 1,2 2,3 2010 1.-3.kvartal 2010 4,8 1,6 1,1 2,1 1.-4.kvartal 2010 5,1 1,7 1,2 2,2 1.kvartal 2011 6,1 2,0 1,8 2,3 1.-2. kvartal 5,2 1,6 1,3 2,3 2011 1.-3. kvartal 5,0 1,5 1,1 2,3 2011 1.4.kvartal 2011 5,0 1.kvartal 2012 5,25 Langvarig sygdom > 14 dage Der udestår stadig udfordringer med at aflæse valide data i forhold til den interval-opdelte statistik. Der kan heller ikke aflæses korrekt i forhold til det samlede antal dage. Silkeborg Data har tilkendegivet, at dette vil blive bragt i orden i maj 2012. Til næste møde i Hovedudvalget forventes derfor en mere valid statistik og samtidig en guide til læsning af statistikken. Den samlede sygefraværsstatistik for 1. kvartal ligger væsentligt lavere end tidligere års fravær i 1.kvartal. Sygefravær i 1.kvartal fordelt på direktørområder: Kommunaldirektør 3,54 % Servicedirektør 5,45 % Uddannelsesdirektør 4,86 % Udviklingsdirektør 4,69 % Økonomidirektør 6,76 % Konto 6 (Adm.) 4,12 % HR/Personalechefen indstiller, at Orienteringen tages til efterretning Orienteringen tages til efterretning med bemærkning om, fraværsprocenten i de foregående år også har været højere i første kvartal.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 20 Fra medarbejdersiden er der et ønske om, at fraværsstatistikkerne sendes til virksomhederne frem for, at den enkelte leder selv skal trække den. En mulighed kunne være at minde lederne om, at de skal huske at trække statistikkerne, hvilket aftales som værende løsningen i første omgang. Der udarbejdes en vejledning i forhold til at læse fraværsstatistikken. Bilag 330-2012-299901 1. kvt. 2012.xlsx 15. Status på projekt: Implementering af Sundhedspolitikken (O) Sagsnr.: 330-2010-61415 Dok.nr.: 330-2012-285785 Åbent Der blev i november 2007 politisk vedtaget en sundhedspolitik for borgere og medarbejdere i Slagelse kommune. Sundhedspolitikkens mål for personalet er: at reducere sygefraværet, at forbedre sundheden hos kommunens ansatte, samt at øge motivation og trivsel på arbejdspladsen. Notat implementering af sundhedspolitikken for personalet i Slagelse Kommune blev godkendt af Hovedudvalget den 2. september 2009. Der er efterfølgende givet status til hovedudvalget for arbejdet den 9. december 2009, den 2. juni 2010, den 1. september 2010, den 8. december 2010 og den 14. september 2011. I projektet er der 4 indsatsområder: APV-Sund: Implementering af spørgsmål om sundhedsfremme i den Psykiske APV/trivselsundersøgelse Sund i MUS: Implementering af spørgsmål om sundhedsfremme i MUS samtalen Fremme sund kost kultur på arbejdspladser med/uden kantine Understøtte motionskampagner Styregruppen har valgt, at der i nærmeste fremtid skal sættes ekstra fokus på implementering af den personalepolitiske retningslinje om kost i kantinerne. Desuden arbejdes med rammerne i forhold til rygning på arbejdspladsen. Baggrunden her er at der er en ny rygerlov på vej og at rygestoptilbuddene næsten ikke benyttes. Der ønskes en skærpet indsats på dette område. Konkret følges op på de forventede stramninger af rygeloven og undersøges, hvorledes andre kommuner har fastsat rammerne omkring rygning. Projektgruppen vil sammenfatte ny viden og evt. fremlægge oplæg til nye beslutninger på området for Hovedudvalget. Se desuden vedlagte bilag om status for arbejdet med implementering af sundhedspolitikken. HR/Personalechefen indstiller,

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 21 at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen tages til efterretning. Bilag 330-2012-285909 Bilag - Sundhedspolitikken Statusnotat juni 2012.docx 16. Status på budget 2012 og på budget 2013-2016 (O) Sagsnr.: 330-2012-22580 Dok.nr.: 330-2012-297129 Åbent På mødet gives en status på indeværende års budget og budget 2013-2016. Økonomidirektøren indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Udvalgsrapportering i forhold til budget 2012 peger overordnet på god balance på nær arbejdsmarkedsområdet. I forhold til budget 2013 tyder det lige nu på en negativ budgetbalance, blandt andet på grund af udgifter i forhold til Udbetaling Danmark, beskæftigelsesområdet, udligningsaftalen og aftalen på skoleområdet. Der er udarbejdet et omstillingskatalog, som indgå i budgetdrøftelserne og herudover kan der være puljer, som kan inddrages i budgettet. Kommuneaftalen mellem staten og KL er endnu ikke indgået og her vil det få stor betydning, hvilket udgangspunkt der tages i aftalen. Orienteringen tages til efterretning. 17. Gensidig orientering (O) Sagsnr.: 330-2012-3954 Dok.nr.: 330-2012-296902 Åbent

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 22 Gensidig orientering om Sektorudvalget for Jobcentret har fremsendt bemærkning om, at Sektorudvalget vurderer, at den indgående HR partnerskabsaftale mellem Jobcentret og HR/Personalecentret er for smal, da der efter udvalgets vurdering primært er fokus på tilbud for ledere. Sektorudvalget ser gerne, at den faglige udvikling dækker lidt mere bredt. HR/Personalecentret tager kontakt til Sektorudvalget for nærmere drøftelse og inspiration til næste års partnerskabsaftale. Der er taget initiativ til en genforhandling af de eksisterende procedureaftaler for lønforhandling. KL og KTO har lanceret procesværktøjet Vejviser til kvalitet og trivsel. Værktøjet kan bestilles på http://personaleweb.dk/kvalitetogtrivsel. Der er tale om et gratis værktøj dog betales for forsendelsen. Kommunaldirektøren indstiller, at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen tages til efterretning. Fra medarbejdersiden blev bemærket, at Økonomiudvalget bør orienteres om, at afsked af en center-/stabschef vil have en effekt på især ledersiden i kommunen. Der er brug for ledere og medarbejdere, der vil vove at leve op til værdierne om at være Modige, Tydelige, Kompetente og Med Glæde. I forhold til samspil mellem ledelse og politikere er det bl.a. et emne i det igangsatte udviklingsforløb for SCF. Der er indgået en leasingaftale for biler i ældreplejen. Fra medarbejdersiden blev oplyst, at den valgte bil ikke er hensigtsmæssigt i forhold til de mange ind- og udstigninger, hvor medarbejderne får problemer med bevægeapparatet. Høje medarbejdere oplever en særlig udfordring. De udpegede testpersoner har ikke haft konkret viden om arbejdsmiljø. HR/Personalecentret drøfter sagen med Indkøb med henblik på fremadrettet at kunne yde faglig bistand vedr. arbejdsmiljø ved udbud. Der har været problemer med servicering fra en af de virksomheder, som er valgt i forhold til indkøb af rengøringsartikler. Priserne i forhold til IT-hardware dækker også over opsætning mv., så umiddelbart kan priserne ikke nødvendigvis sammenlignes med køb andre steder. Det undersøges nærmere. Procesværktøjet "Vejviser til kvalitet og trivsel" er også beskrevet i de omdelte brochurer.

Hovedudvalget, den 6. juni 2012 kl. 09:00 Side 23 18. Eventuelt (O) Sagsnr.: 330-2012-3954 Dok.nr.: 330-2012-297030 Åbent Eventuelt. Det planlagte økonomikursus for Hovedudvalget vil blive afholdt i september. Datoer meldes ud inden sommerferien. De faglige organisationer opfordres til at holde sig orientering om digitaliseringsstrategien.