Sagsnr. 1-23-4-101-28-13 Spørgsmål og svar Kontraktbilag 5 Udbud af Elektriske hospitalssenge 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG 1-3 Nr. Spørgsmål Svar Modtaget Besvaret 1.1 Udbudsbetingelser side 11 punkt 1.21.2 Økonomi Såfremt prisevalueringen viser, at en tilbudsgiver har afgivet en så høj pris, at det ikke er muligt at få tildelt kontrakten, til trods for maksimum point på de kvalitative kriterier, afvises tilbuddet som uantageligt Hvilken model vil udbyder anvende i forbindelse med evaluering af pris? 1.2 Udbudsbetingelser side 12 punkt 1.12 Offentliggørelse af prisoplysninger Den samlede pris, subsidiært kontraktsummen, vil blive offentliggjort i EU-tidende, medmindre en offentliggørelse efter ordregivers vurdering vil krænke markedet Efter tilbudsgivers vurdering, vil en offentliggørelse af prisen have en konkurrenceforvridende effekt på markedet, at priser er konkurrencefølsomme oplysninger, som ikke bør komme tredjemand til kendskab. Vil udbyder undlade at offentliggøre pris? 1.3 Udbudsbilag 2 punkt 2.2 Oplysning om samlet årsomsætning af de omfattede og tilsvarende produkter fra de seneste tre år. Oplysninger om omsætning anses for fortrolige oplysninger, som ikke bør komme tredjemand til Økonomi vurderes på baggrund af udbudt mængde gange enhedspris angivet i tilbudslisten, jf. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. Vurderes pr. positionsnr. på baggrund af besvarelserne i tilbudslisten, jf. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. Pris vil blive evalueret relativt i forhold til de øvrige tilbud. Jf. udbudsbetingelsernes punkt 1.21.1 Region Midtjylland offentliggør ikke priser i tilfælde, hvor det kan være konkurrenceforvridende. Det er en konkret vurdering, som den pågældende leverandør altid inddrages i. Nej, Region Midtjylland fastholder dette krav. Tilbuddene behandles fortroligt af ordregiver.
1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG 1-3 kendskab, dette både af virksomhedens egne konkurrencehensyn samt af hensyn til fortrolighed over for kontraktparter. Vil udbyder frafalde kravet vedr. oplysninger om omsætning? 2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 - KRAVSPECIFIKATIONEN 2.1 1.11: Hvorfor har man valgt højde på - 800mm over gulv? Kan dette spørgsmål forandres med flexibilitet til +/- 30mm for at ikke utelukke konkurrent? Kravet ændres til: "Sengen skal kunne højdejusteres indenfor intervallet 400-750 mm over gulv. Afstanden skal måles fra gulv til oversiden af liggefladen uden madras. 2.2 1.18: Hvorfor skal mærkelasten være minimum 250kg? Vi fører nogen af verdens mest brugte- og moderne hospitalsenge. Vi følger EN60601-2-52 standarden. Vores senge er meget godt egnet til patienter på op til 185kg og har mærkelast/swl på 220kg. Våres senge er dessuten testet iht. de normative krav i autoriserede testlaboratorium for at sikre et særdeles pålideligt produkt i produktets levetid. I alt blev sengen belastet med en samlet vægt på over 14 millioner kg, hvilket er 6 gange mere end kravene iht. EN 60601-2-52 (2010) standarder. Kan en mærkelast på 220kg accepteres? Alternativt at mindstekravet forandres til Sengen skal være egnet til personer på op til 185 kg? 2.3 1.27: Hvorfor skal sengegavlene følge med lejefladen, når denne køres op og ned? Hvad er fordelen for plejer og patient? De fleste af våres kunder i det Nordiske marked ønsker faste gavl i hoved sektion fordi man på denne måde mindsker risiko for at elevere sengen in i det udstyr der tit findes på paneler bag sengene. 2.4 1.29: Sengegavlene bør være monteret med en fast plade. Oplys plade type. I henhold til krav 1.2 skal sengene leve op til kravene i IEC 60601-2-52 - Environment 1. Dvs. jf. kap. 201.9.8.1 i standarden skal sengen være designet for en madras med en masse på 20 kg og udstyr med masse på 45 kg. Vi ønsker samtidig, at sengene skal være egnet til patienter på op til 185 kg. Herved opstår kravet om en mærkelast på 250 kg. Det er et ønske at sengegavlene skal følge med lejefladen, idet det blandt andet er en fordel under transport med patienter. Kravet 1.27 ændres dog til et bør-krav. Der menes at sengegavlen ikke blot består af f.eks. et rør. Der ønskes delvis lukkede 2
2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 - KRAVSPECIFIKATIONEN Kan I forklare hva dette betyder? 2.5 1.30: Sengegavlene i begge ender bør være svingbare. Kan I forklare hva dette betyder? 2.6 1.33: Vi forstår ikke helt hvorfor sengehestforhøjer er et mindstekrav? Vores senge opfylder kravene iht. IEC 60601-2-52 der afstanden skal være mindst 22 cm ved en madrastykkelse på 14 cm. Og våres sengeheste er godkendt iht. denne standard også med en høj tryckaflastende madras. Antallet af patienter med mobilitetsproblemer der har forhøjet risiko for faldulykker, er fortsat stigende. Vi arbejder kontinuerligt med at beskytter brugerne mod skader ved at skabe et så sikkert sengelejemiljø som muligt. I dette arbejd arbejder vi aktivt for at mindsker risikoen for faldulykker. Det man må overveje i dette tilfælde er risiko for at patienten kan falle ud fra sengen og ned i gulve. Hvis man har en patient der er forvirret er de klare evidens baseret retningslinjer fra meget store studier at man skal ta ned/ fjerne sengehestene fordi risiko er betydeligt højere for alvorlig skade hvis patienten falder efter at patienten først klatret over sengehesten. 2.7 1.62: Hvilken sengetransportør bruges for nuværende og hvilke mål har denne? 2.8 1.76: Vi kan tilby en seng der sengens elektriske komponenter har tetthedsklasse IPX6. Denne vil være testet og klar for leverance i tid for forventet sengegavle. Der ønskes oplyst hvilket materiale sengegavlene er udført i. Sengegavlene kan forblive på sengen men kan svinges væk i forbindelse med behandling eller forflytning af patienter. Sengegavlene svinges væk i situationer, hvor man ønsker frit at kunne komme til patienten i hoved- eller fodende af sengen. Det præciseres, at sengehestene skal være godkendt i henhold til IEC 60601-2-52 til en trykaflastende madras med tykkelse på 24 cm. På de fleste hospitaler bruges A. Flensborg. Dog er der meget få undtagelser. Tæthedsklasse IPX 6 er et mindstekrav som skal være opfyldt. Det skal kunne dokumenteres at kravet er opfyldt for at 3
2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 - KRAVSPECIFIKATIONEN kontraktstart 1.12.2014. Vi kan dog sandsynlig ikke sende en seng med denne tetthedsklasse til produktpræsentation den 28-29.10.2014. Sengen med IPX6 vil dog være helt identisk med den seng vi sender til præsentation der vil ha elektronik der har tetthedsklasse IPX4. Med andre ord ikke noen forskjel i funktion for evaluering. Vil der finnes mulighed for at skrive et Letter of Intention fra vores fabrikk? 2.9 1.93: Rengøring i sengevaskemaskine medfør at der vil trænge in vand i sengens alle deler, også ramme og sengeheste. Dette vand vil forårsage korrosion og rust inde i sengens bærende konstruktion med en betydende forkortet livslængde af sengen. Ikke mindst betyder det en forhøjet risiko for patientens sikkerhed grundet at rust og korrosion ikke kan ses udenpå konstruktioner men kraftigt reducerer sengens bærekraft. Vi anser at dette krav fjernes då vi vet at ingen seng på markedet i dag tåler denne behandling med bibehållen sikkerhed, alternativt bliver et bør-krav. 2.10 Kontraktbilag 1 punkt 1.2 Mindstekrav Hospitalssengene og tilbehør skal leve op til kravene i sengestandard, IEC 60601-2-52 Environment 1 Vil udbyder, med henblik på at udvide anvendelsesmulighederne inden for hospitalssektoren, overveje at kræve, at de tilbudte senge ligeledes skal være godkendt i henhold til Environment 2? tilbuddet er konditionsmæssigt. Sengen på produktpræsentationen skal således stemme fuldstændig overens med de i kravspecifikationen opstillede krav. Vi er opmærksomme på at en sengevaskemaskine er hård ved sengene. Kravet fastholdes dog. Kravet i pkt. 1.2 fastholdes. 4
2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 - KRAVSPECIFIKATIONEN 2.11 Kontraktbilag 1 punkt 1.61 Mindstekrav + 1.62 Børkrav Sengen skal kunne tilpasses til motoriseret transportør + Det vægtes positivt såfremt sengen kan anvendes sammen med kundens nuværende sengetransportør. Det vægtes samtidig positivt at den nye seng incl. sengetransportør ikke er længere eller bredere end de nuværende. Kan udbyder, med henblik på at tilsikre ovenstående, oplyse detaljerede informationer om de anvendte sengetransportører? og kan der gives adgang for tilbudsgivere til besigtigelse af anvendte sengetransportører? 2.12 Vedr. svar på spørgsmål 2.6 til Kontraktbilag 1 Kravspecifikationen Svar: Det præciseres, at sengehestene skal være godkendt i henhold til IEC 60601-2-52 til en trykaflastende madras med tykkelse på 24 cm. Se spørgsmål / svar pkt. 2.7 og vedlagte datablad af transportør fra A. Flensborg. Ja, kravet gælder for sengehestforhøjeren. 21.08.14 29.08.14 Spørgsmål Vil udbyder kan bekræfte at der her menes sengehesteforhøjeren? 2.13 Vedr. Kontraktbilag 1 El-installationer - Punkt 1.72 Mindstekrav Personalets betjeningsenhed skal have en knap der kan bringe lejefladen i vandret og lavest mulige position. (CPR-funktion) Kravet om én knap fastholdes. Det præciseres at knappen skal bringe lejet i vandret position (nulstilling) og lavest mulige position (CPR-funktion). 21.08.14 29.08.14 Tilbudsgiver er ikke bekendt med, at der på det danske marked, findes hospitalssenge, der tilbyder kombinationen af disse to funktioner i én knap. Kombinationen af de to funktioner i 1 knap vil, under alle omstændigheder indebære, at nulstilling sker først 5
2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 - KRAVSPECIFIKATIONEN og herefter indstilling af højden. Dette betyder at tiden der medgår til at få liggefladen bragt i nulstilling (CPR/HLR) stilling og til laveste mulig position vil være den samme, uanset om der anvendes én eller to knapper. Kan det, jævnfør gængs praksis, accepteres at der anvendes to knapper for at opnå CPR (0-stilling) og lavest mulig højde? 2.14 Pkt.: 1.11 Kan Udbyder acceptere en afvigelse på 2½ % i højden hvis den tilbudte seng kan sænkes helt ned til 32 cm over gulv og samtidig leve op til standarden? 2.15 Pkt.: 1.46 Vi går ud fra at fenderlister skal beskytte både seng og mure under transport og ved parkering af sengen. Fenderne beskytter også sengeliggende patienter mod stød hvis sengen køres ind i muren eller andre senge. Kan Udbyder acceptere en fenderløsning med samme funktion og kvalitet, som forbedrer det ergonomiske arbejdsmiljø og giver mere tryghed for patienten?? 2.16 Pkt.: 1.52 Kan Udbyder acceptere en lignende løsning med samme gode og stabile kørselsegenskaber? 2.17 Pkt.: 176 Vi er i dag den 4. største leverandør af hospitalssenge i verden og opfylder alle europæiske( IEC 60601 2 52) og globale standarder inden for senge. I forlængelse heraf har vi aldrig konstateret at vores senge ikke har kunnet tåle vask og rengøring i maskiner. Vil Udbyder på denne baggrund acceptere hvis der er enkelte af sengens elektriske dele der er IPX4? 2.18 Punkt 1.6 Der bør være en sammenkoblet indstillelig lejeflade, for at opnå hensigtsmæssig siddestilling. o Kan i uddybe, hvad der menes hermed? Se spørgsmål / svar under pkt. 2.1 22.08.14 29.08.14 Kravet i pkt. 1.46 fastholdes. 22.08.14 29.08.14 Kravet i pkt. 1.52 fastholdes. 22.08.14 29.08.14 Kravet i pkt. 1.76 fastholdes. 22.08.14 29.08.14 Ordregiver formoder at spørgsmålet må være til krav 1.16: Det præciseres at man ved "siddestilling" mener at man med tryk på én knap kan bringe ryg- og lårdel i en 6 25.08.14 29.08.14
2. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1 - KRAVSPECIFIKATIONEN 2.19 Punkt 1.46 Der skal være fenderlister på siderne. o Kan i uddybe hvad i ønsker/hvordan disse skal være integreret i sengen? forudbestemt position. Det præciseres at fendere skal beskytte seng og sengeheste mod påkørsel. Ordregiver har ikke et specielt ønske til hvorledes fenderlisterne er integreret. 25.08.14 29.08.14 2.20 Punkt 1.49 Der bør være 3 dropstativholdere i hver side af sengen. Oplys hvor mange dropstativholdere der er i hver side. o Ønsker i at de tre dropstativer kan monteres 3 forskellige steder på langsiderne? Eller skal de alle være i hovedenden? o Kan det uddybes hvorfor der ønskes 3 dropstativ holdere på hver side af sengen? 2.21 Punkt 1.52 Der skal være mindst to retningsstyrende hjul i fodenden med aktivering fra alle 4 hjørner. o Ønsker ordregiver at bibeholde dette krav? o Vi er bekendt med at personalet på afdelingerne altid skubber sengen fra fodenden af sengen, så de altid har øjenkontakt med patienten. Derfor bør de retningsstyrende hjul være i hovedenden af sengen. 2.22 Punkt 1.62 Det vægtes positivt såfremt sengen kan anvendes sammen med kundens nuværende sengetransportør. Det vægtes samtidig positivt at den nye seng inkl. sengetransportør ikke er længere eller bredere end de nuværende. o For at kunne besvare punkt 1.62, vil det være fordelagtigt, hvis ordregiver kan oplyse hvilke sengetransportører deri benyttes? Det præciseres, at der bør være 3 dropstativholdere på hver langside af sengen. Holderne bør være placeret midt på langsiden og i hjørnerne. 25.08.14 29.08.14 Kravet i pkt. 1.52 fastholdes. 25.08.14 29.08.14 Se spørgsmål / svar pkt. 2.7 og 2.11. 25.08.14 29.08.14 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 2 TILBUDSLISTE 3.1 7
3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 2 TILBUDSLISTE 3.2 4. Spørgsmål til Udkast til KONTRAKT + KONTRAKTBILAG 3-4.1 Udkast til kontrakt side 10 punkt 6.3 Holdbarhedsmærkning Alle produkter skal være mærket med for så vidt angår holdbarhed i henhold til gældende lovgivning på området. Udbyder er ikke bekendt med lovgivning omkring holdbarhed på hospitalssenge, og finder ikke dette punkt relevant for kontrakt vedr. denne type produkter. Vil udbyder lade dette punkt udgå af kontrakten? 4.2 Udkast til kontrakt side 11-12 punkt 8.2 Prisregulering Priserne kan alene reguleres i opadgående retning på baggrund af dokumenterede ændringer i Leverandørens omkostningsniveau, der ikke kan lægges Leverandøren til last. Ændringen i prisen kan ikke være større end ændringen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks (2000 = 100) siden datoen for Kontraktens ikrafttræden eller ved efterfølgende prisreguleringer siden datoen for ikrafttrædelsen af seneste prisregulering. En ændring i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks betragtes ikke i sig selv som tilstrækkelig dokumentation for, at prisreguleringen kan ske. Normal kutyme ved prisregulering er, at dette sker jf. udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks og med udskrift herfra som dokumentation. Tilbudsgiver foreslår derfor, at ordregiver accepterer, at Danmarks Statistiks Nettoprisindeks benyttes som baggrund for 8
4. Spørgsmål til Udkast til KONTRAKT + KONTRAKTBILAG 3 - prisregulering uden yderligere dokumentation. 4.3 Udkast til kontrakt side 13 punkt 9.3.1 Leveringsbetingelser Generelt Kunden har ved fejlbestilling ret til at levere leverancen tilbage til Leverandøren, hvis Produkt og emballage er intakt Hospitalssenge er ikke lagervarer, men produceres efter ordre fra gang til gang og efter specifikationer for de enkelte sygehuse, hvorfor denne formulering omkring fejlbestilling og returnering ikke bør være en del af en kontrakt vedr. hospitalssenge. Vil udbyder frafalde kravet om, at fejlbestilte senge kan returneres? 4.4 Udkast til kontrakt side 14 punkt 9.3.7 Følgeseddel Alle pakker skal være mærket tydeligt med Lotnummer og udløbsdato Tilbudsgiver finder ikke denne sætning relevant for kontakt vedr. levering af hospitalssenge. Vil udbyder fjerne denne formulering fra kontrakten? 4.5 Udkast til kontrakt side 17 punkt 12 Afholdelse af serviceeftersyn Leverandøren skal vederlagsfrit afholde to serviceeftersyn inden for garantiperioden. Et eftersyn pr. år. Serviceeftersynet skal overholde leverandørens forskrifter herfor. Gængs praksis vedr. eftersyn af hospitalssenge er, at dette fortages af hospitalernes eget personale. Hospitalssenge er i omløb / i brug på hospitalernes enkelte afdelinger, og det vil derfor ikke være praktiske muligt for tilbudsgivers personale at lokalisere og udføre årlige eftersyn på hospitalssengene. Endvidere er det ikke normal 9
4. Spørgsmål til Udkast til KONTRAKT + KONTRAKTBILAG 3 - kutyme jf. brugermanualer, at en hospitalssenge kræver serviceeftersyn inden for de første to år. Vil udbyder fjerne afsnittet om serviceeftersyn udført at leverandøren? 4.6 Kontraktbilag 7 Leverandørens prisbilag for reservedele Priser afgives i exelfilen, som er uploaded på www.udbud.rm.dk sammen med det øvrige udbudsmateriale, og vedlægges som kontraktbilag 7 Tilbudsgiver kan ikke finde omtalte excelfilen er det en fejl, at denne ikke er uploaded på hjemmesiden? 4.7 Kan det accepteres at brugermanual er på engelsk ved aflevering af udbudsmaterialet, såfremt denne oversættes til dansk ved indgåelse af kontrakt? Formuleringen i kontraktbilag 7 er forkert. Tilbudsgiver bedes om at udfylde reservedelsliste i Excel. Det er ikke i en bestemt fil. 25.08.14 29.08.14 Efter sidste omgang spørgsmål/svar vil der blive lagt en ny opdateret kravspecifikation ud. 10