Global Transport and Logistics Forretningsetiske Regler
Indhold 1 Indhold 2 2 Indledning 3 3 Generelle principper for forretningsetik i DSV-koncernen 4 3.1 Forretningsetik 4 3.1.1 Bestikkelse 4 3.1.2 Facilitation payments 5 3.1.3 Gaver, rejseomkostninger, repræsentation m.v. 6 3.1.4 Donationer til velgørenhed 6 3.1.5 Bidrag til politiske partier og NGO er (non-governmental organisations) 6 3.2 Konkurrenceforhold 6 3.3 Interessekonflikter, transaktioner med nærtstående 7 4 Menneske- og arbejdstagerrettigheder 8 4.1 Menneskerettigheder 8 4.2 Ikke-diskrimination og lige muligheder 8 4.3 Foreningsfrihed og ret til kollektive forhandlinger 8 4.4 Tvangsarbejde 8 4.5 Børnearbejde 8 4.6 Ansættelsesvilkår 8 4.7 Vederlag 8 4.8 Arbejdstid 8 4.9 Sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen 9 5 Miljømæssig adfærd 10 5.1 Bæredygtige transport- og logistiksystemer 10 5.2 Opfyldelse af myndigheders krav 10 5.3 Udvælgelse af leverandører 10 6 Forretningsetiske regler, flow chart 11 7 Implementering 12 8 Sanktioner ved brud på forretningsetiske principper 13 2
2 Indledning DSV er en international transportkoncern, som tilbyder national og international transport samt logistikydelser til såvel private som offentlige kunder. Koncernen skaber værdi for sine aktionærer ved blandt andet at levere høj forretningsmæssig kvalitet på konkurrencedygtige vilkår, fastholde og udbygge samarbejdet med eksisterende kunder og opdyrke nye kunderelationer samt at overholde gældende lovgivning og imødekomme universelle standarder, herunder standarder for global forretningsetik. DSV s forretningsetiske regler er udarbejdet for at give medarbejdere i DSV-koncernen oplysninger og vejledning om etisk opførsel. Reglerne er baseret på DSV s værdier og gælder alle medarbejdere i koncernen, inklusive ledere, direktører og bestyrelsesmedlemmer. Ledelsen i DSV-selskaberne skal sikre, at medarbejderne overholder gældende love og forskrifter. Da DSV har aktiviteter i lande med forskellige skikke og fremgangsmåder, skal de lokalt anvendte principper afspejle de lokale lovgivninger og regionale skikke, men samtidig være i overensstemmelse med DSV s generelle principper for forretningsetik. Disse forretningsetiske regler tjener som et værktøj til at hjælpe medarbejderne med at forstå DSV s principper. Det betyder ikke, at situationer, der ikke er omfattet af disse regler, fritager DSV-medarbejdere for ansvaret for deres handlinger. DSV-medarbejdere skal altid bruge sund fornuft. Som global virksomhed beskæftiger DSV-medarbejdere af mange forskellige nationaliteter, kulturer og religiøse og politiske overbevisninger. Derfor er det vigtigt at have et fælles sæt etiske praksisser og standarder. Såfremt der konstateres eller opstår mistanke om brud på ovenstående principper og regler, tilskyndes medarbejdere til at tage affære. Medarbejdere skal derfor rette henvendelse til en medarbejder, der har autoritet til at håndtere sagen. Hvis DSV-medarbejderen ikke føler sig tryg ved at gøre dette, opfordres medarbejderen til at rette henvendelse til sin overordnede eller Group Finance. Jens Bjørn Andersen, CEO, DSV A/S 3
3 Generelle principper for forretningsetik i DSV-koncernen 3.1 Forretningsetik Ud fra ovenstående generelle principper har DSV s ledelse fastsat følgende konkrete regler for antikorruption, konkurrenceforhold samt håndtering af interessekonflikter. Principperne forbyder ikke at give og modtage normal og passende gæstfrihed. I tilfælde af tvivl kontaktes Group Compliance. 3.1.1 Bestikkelse Medarbejdere må ikke acceptere eller tilbyde nogen form for bestikkelse. Bestikkelse forstås som tilbud om ydelse eller modtagelse af gaver, lån, honorar, belønning eller lignende til eller fra andre som en tilskyndelse til at påvirke eller fremme en bestemt handlemåde eller undladelse, og hvor handlingen eller undladelsen under normale omstændigheder og i fraværet af bestikkelse ikke ville have været aktuel. Forbuddet mod bestikkelse omfatter enhver overførelse af værdier eller formuegoder og er ikke begrænset til overførelse af penge. Forbuddet omfatter således også Velgørende donationer Betaling af rejseudgifter Levering af varer eller serviceydelser Uforholdsmæssige høje omkostninger til underholdning Andre personlige eller økonomiske fordele Se i denne forbindelse også sektion 3.1.3. Forbuddet mod anvendelse af bestikkelse gælder i alle lande, hvor DSV har aktiviteter og gælder for bestikkelse, At tilbyde bestikkelse At tilbyde en potentiel kunde at betale for hotelovernatning for kunden og dennes ægtefælle, men kun hvis denne indvilliger i at lave forretning med DSV. Dette er en overtrædelse, da tilbuddet gives for at opnå en kommerciel og en kontraktmæssig fordel. At modtage bestikkelse En leverandør giver din nevø et job, men gør det klart, at de til gengæld forventer, at du bruger din indflydelse i organisationen til at garantere, at vi fortsætter med at lave forretning med dem. Det er bestikkelse fra leverandøren at give et sådant tilbud. Det ville være bestikkelse fra dig at modtage tilbuddet, da du ville gøre det for at opnå en personlig fordel. 4
som rettes imod alle koncernens interessenter, herunder dog især bestikkelse rettet imod offentligt ansatte. Forbuddet mod bestikkelse gælder uden undtagelser, herunder også i tilfælde, hvor bestikkelse anvendes af DSV s konkurrenter, samt i lande, hvor bestikkelse som sådan ikke er ulovligt, eller hvor bestikkelse anvendes som en normal del af forretningslivet. For eksempel opfattes det også som ulovligt for DSV-medarbejdere at modtage og give såkaldt returkommission fra/til forretningsforbindelser i forbindelse med transaktioner mellem DSV og eksterne forretningsforbindelser. 3.1.2 Facilitation payments DSV anerkender, at facilitation payments i visse lande er almindeligt udbredt og ikke ulovligt. Ved facilitation payments forstås ekstrabetaling af en mindre sum penge til en offentlig ansat for at fremskynde ekspeditionen af en rutinesag som for eksempel udstedelse af tilladelser eller visa. DSV støtter en afskaffelse af facilitation payments, men har forståelse for, at forholdet er udbredt i nogle regioner, samt at problemet er komplekst og også kræver en indsats på lovgivningsniveau. Det kan være vanskeligt at skelne mellem facilitation payments og ulovlig bestikkelse, returkommission og lignende. Generelt kan det siges, at bestikkelse gives for at få nogen til at ændre mening, mens facilitation payments er betaling, som ikke ændrer modtagerens mening, men får personen til at arbejde hurtigere. Hvor der ikke findes nogen national eller international lovgivning, der forbyder sådanne betalinger, og det tillige anses som lokal forretningspraksis, kan facilitation payments gives, dog skal sådanne betalinger undgås, så vidt det overhovedet er muligt. Hvis facilitation payments i en given situation anses som strengt nødvendige, kan sådanne betalinger kun ske efter følgende retningslinjer: Betalingen har ikke til hensigt at påvirke eller forandre beslutninger hos en offentligt ansat; Betalingen udgør et rimeligt pengebeløb og er foretaget med det ene formål at fremskynde sagsbehandlingen af en rutinesag; Betalingen er nødvendig, og manglende betaling vil have en negativ effekt på DSV s muligheder for at udøve sin virksomhed; Oplysninger om formålet med betalingen, navn og stilling på modtager er behørigt registreret; og Betalingen skal godkendes af landechefen. Såfremt ovenstående forhold er opfyldt, vil betaling af facilitation payments kunne ske uden yderligere godkendelse, dog under hensyntagen til koncernens øvrige politikker for godkendelse af afholdte Bestikkelse Du har brug for en tilladelse, men opfylder ikke alle kriterier. Du tilbyder medarbejderen, som tager sig af tilladelserne, en sum penge for at udstede tilladelsen. Ved at gøre dette får du medarbejderen, der tager sig af tilladelserne, til at skifte mening og udstede tilladelsen, selvom du ikke opfylder alle kriterier. Dette er bestikkelse. Facilitation payment Du har brug for en tilladelse og opfylder alle kriterier. Du tilbyder medarbejderen, der tager sig af tilladelserne, en sum penge for at udstede tilladelsen, men i stedet for at det tager to uger, tager det nu kun en uge. Ved at gøre dette får du ikke medarbejderen, der tager sig af tilladelserne, til at skifte mening, men kun arbejde hurtigere og fremskynde processen med udstedelsen af tilladelsen. Dette er en facilitation payment. 5
omkostninger samt godkendelse af betalinger. Oplysning om foretagne betalinger skal dog altid ske uden ugrundet ophold til det lokale selskabs økonomiansvarlige (CFO). Enhver bekymring om, hvorvidt en betaling er tilladt eller ej, skal rettes til Group Compliance i Group Finance. 3.1.3 Gaver, rejseomkostninger, repræsentation m.v. I mange lande er det god skik og brug og acceptabelt at give og modtage reklamegaver, forudsat at værdien ikke overstiger et rimeligt niveau, og forudsat at gaverne ikke kan bruges til at påvirke modtageren på upassende vis. Det er DSV s politik, at sådanne gaver accepteres, omend det dog ikke anses for acceptabelt at modtage eller give pengegaver. DSV accepterer betaling af rimelige rejseomkostninger m.v. afholdt af andre, som er direkte relateret til fremvisning eller demonstration af DSV s serviceydelser. Endvidere accepteres afholdelse af rimelige omkostninger til repræsentation og underholdning, såfremt: (a) Disse omkostninger er afholdt med forretningsmæssige formål (b) At betaling sker direkte til leverandøren (c) At der altid er en repræsentant fra DSV tilstede (d) At omkostningerne er direkte relateret til det forretningsmæssige foretagende 3.1.4 Donationer til velgørenhed DSV anerkender, at koncernen spiller en vigtig rolle i at støtte de lokalsamfund, hvori koncernens selskaber aktivt opererer. Støtte og donationer såsom kontanter, tjenester, materialer m.v. er acceptable og velsete. Det Acceptable gaver Beskedne eller lejlighedsvise måltider med forretningspartnere såvel som kuglepenne, kalendere og små salgsfremmende artikler. Hvis en DSV-medarbejder bliver bedt om at foretage en betaling på vegne af DSV, skal medarbejderen altid være opmærksom på, hvad formålet er med betalingen, og om beløbet er passende og relateret til varer eller en udført service. Der skal altid være en kvittering, som beskriver, hvad der er betalt for. skal dog tilsikres, at velgørenhedsorganisationer ikke bruges som skalkeskjul for eller opfattes som bestikkelse. Bidrag eller sponsorater skal være åbne og gennemsigtige samt overholde relevant lokal lovgivning. 3.1.5 Bidrag til politiske partier og NGO er (nongovernmental organisations) DSV deltager ikke i politiske aktiviteter eller yder bidrag eller anden støtte til valgkampe, politiske partier, politikere (nationale eller lokale), komiteer eller interesseorganisationer. 3.2 Konkurrenceforhold I overensstemmelse med lokal og regional lovgivning forbyder DSV s forretningsetik og Competition Compliance Policy (separat politik) medarbejdere at indgå ulovlige prisaftaler samt andre aftaler om væsentlige forretningsvilkår, rater, vederlag, takster og betingelser med konkurrenter (kartelaftaler). Medarbejdere må således hverken mundtligt eller skriftligt modtage eller videregive oplysninger om prisfastsættelse eller andre forretningsmæssige vilkår vedrørende uvedkommende tredjeparter eller med konkurrenter, samarbejdspartnere, kunder eller leverandører. DSV s selskabers medlemskab af brancheorganisationer, handelskomiteer og lignende skal begrænses til et absolut minimum. Det er DSV s politik, at aktiv deltagelse i møder, konferencer, fora, komiteer og lignende i regi af brancheorganisationer ikke er tilladt, og at et eventuelt medlemskab således alene kan udøves på passiv basis. 6
Såfremt der under møder eller sammenkomster i almindelighed drøftes forhold, som formodes at være i strid med konkurrencelovgivningen, skal medarbejderen straks forlade mødet og anmode om, at dette noteres i et mødereferat. Såfremt der under disse møder normalt ikke udarbejdes mødereferater, skal medarbejderen kræve, at et sådan referat udarbejdes. De enkelte DSV-selskaber skal opretholde et opdateret register over alle lokale brancheorganisationer m.v., som selskabet er medlem af. Den lokale DSV-ledelse anmodes om skriftligt at bekræfte overholdelsen af DSV s Competition Compliance Policy såvel som DSV s politik for deltagelse i brancheorganisationer m.v. Den lokale ledelse har desuden ansvaret for, at denne politik bliver kommunikeret til samtlige medarbejdere i det enkelte DSV-selskab samt at tilsikre, at alle medarbejdere forstår vigtigheden af at overholde disse regler. 3.3 Interessekonflikter, transaktioner med nærtstående parter Forretningsmæssige transaktioner mellem et DSVselskab og en aftalepart, som en DSV-medarbejder, der er involveret i transaktionen, har direkte eller indirekte interesse i, finansielt eller på anden måde, tillades ikke, medmindre transaktionen sker på markedsvilkår, og transaktionen på forhånd er godkendt af selskabets bestyrelse eller om nødvendigt, såfremt selskabet ikke har en bestyrelse, godkendt på selskabets generalforsamling eller af koncernens ledelse. Ud over den enkelte medarbejder omfatter forbuddet alle fysiske eller juridiske personer, som er nærtstående med medlemmer af den lokale ledelse. Tænk dig om, hvis... Du laver forretning med din familie, venner eller gamle bekendtskaber. Du er blevet inviteret med en partner. Du bliver tilbudt noget til personlig brug. begrænset til (a) Familiemedlemmer og deres virksomheder (b) Egne virksomheder (c) Andre virksomheder, hvori ledelsen har en betydelig indflydelse Beskæftigelse, inklusive rådgivning, hos virksomheder med samme forretningsområde som DSV er ikke tilladt for nogen DSV-medarbejder. Medlemskab af en bestyrelse i et selskab, hvis forretning på nogen måde er relateret til DSV, kræver forudgående skriftlig godkendelse fra koncernledelsen. Ledelsen omfatter ud over selskabets daglige ledelse også de øverste ansvarlige for de enkelte lokationer. Transaktioner med nærtstående parter skal rapporteres til selskabets bestyrelse, som skal oplyses om alle væsentlige vilkår, såsom antal/ volumen, pris, betalingsbetingelser m.v. Der gælder en minimumsgrænse, således at kun transaktioner, som overstiger en værdi af EUR 5.000 om året, skal oplyses og godkendes. Det er den lokale ledelses ansvar, at overstående regler kommunikeres til de relevante personer, herunder ledelsen af de enkelte lokationer samt øvrige nøglepersoner, således at disse er opmærksomme på deres pligt til indrapportering af transaktioner med nærtstående parter. Nærtstående parter omfatter, men er ikke Indirekte personlig interesse kunne være, hvis en medarbejder med ansvar for at skrive kontrakt med en underleverandør favoriserer en underleverandør med familieforbindelser over andre underleverandører. 7
4 Menneske- og arbejdstagerrettigheder Det er DSV s holdning, at menneskerettigheder er rettigheder og friheder, som alle mennesker har ret til. DSV mener også, at accept og overholdelse af internationale anerkendte menneskerettigheder er grundlæggende for alle forhold i vores virksomhed. Medarbejdere er et af de vigtigste aktiver i vores virksomhed, og det er centralt for DSV, at de mænd og kvinder, som udfører DSV s tjenester verden over, uanset om det foregår på DSV s egne kontorer, varehuse, terminaler eller køretøjer, eller udføres af en af DSV s mange underleverandører, behandles anstændigt og med værdighed. Ikke alene fordi dette er det rigtige at gøre, men også fordi det ud fra et forretningsmæssigt synspunkt er den mest fornuftige tilgang. Desuden er DSV imod alle former for diskrimination i almindelighed samt på vores arbejdspladser. 4.1 Menneskerettigheder DSV støtter og ønsker at overholde internationalt anerkendte menneskerettigheder. 4.2 2 Ikke-diskrimination og lige muligheder DSV anerkender og støtter menneskers lige rettigheder og er imod diskrimination og forskelsbehandling i arbejds- og ansættelsesforhold på grund af eksempelvis race, køn, seksuel, religiøs eller politisk overbevisning og etnisk eller social baggrund. 4.3 Foreningsfrihed og ret til kollektive forhandlinger DSV anerkender medarbejderes ret til frit at organisere sig og forhandle kollektivt og ønsker en konstruktiv dialog mellem arbejdsgiver og arbejdstager. 4.4 Tvangsarbejde DSV er imod alle former for arbejds- og ansættelsesforhold, som foregår under tvang. 4.5 Børnearbejde DSV ansætter ikke børn og anerkender internationale standarder for, hvilken alder børn/unge bør have for at arbejde i forskellige typer af ansættelser. 4.6 Ansættelsesvilkår Medarbejderne i DSV skal have en skriftlig bekræftelse på deres ansættelsesvilkår, hvis det er et krav ifølge lokal lovgivning. 4.7 Vederlag Alle medarbejdere i DSV aflønnes som minimum efter gældende eller aftalte lokale brancheminimumslønninger. 4.8 Arbejdstid DSV overholder gældende lokal lovgivning og aftalte standarder vedrørende medarbejderes arbejdstid. 4.9 Sundhed og sikkerhed på 8
arbejdspladsen En af DSV s vigtigste aktiver er medarbejderne. Sikring af deres ve og vel samt støtte af deres indsats er afgørende for DSV s succes og fremtid. I DSV skal et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø medvirke til at skabe tilfredshed og trivsel i jobbet, undgå arbejdsbetingede sygdomme og forhindre arbejdsulykker blandt alle medarbejdergrupper i DSV. Alle medarbejdere har ret til en tryg og sikker arbejdsplads, hvor ingen udsættes for unødvendig risiko. Enhver leder i DSV er ansvarlig for de ansattes sikkerhed og skal, ud over at give instruktion og kontrollere at denne følges, også skabe forståelse for de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger. Enhver ansat i DSV er ansvarlig for sin egen sikkerhedsmæssige adfærd og skal derfor overholde sikkerhedsbestemmelserne samt gennem omtanke og handling bidrage til at forebygge uheld og ulykker. 9
5 Miljømæssig adfærd Økonomisk vækst og transport hænger uløseligt sammen. Globaliseringen er blevet drevet frem på baggrund af øget samhandel, og virksomhedernes konkurrenceevne er i høj grad afhængig af effektive og pålidelige transporter. Transport er derfor en nødvendighed i det industrialiserede samfund og en nødvendighed for at opretholde den nuværende levestandard samt en forudsætning for vækst og velstand på hele kloden. Denne udvikling påvirker imidlertid miljøet i en negativ retning og udgør dermed en vigtig udfordring for transportbranchen. Som en af de største og førende udbydere af transportog logistikydelser føler DSV sig forpligtet til at påtage sig sin del af ansvaret for at nedbringe transportbranchens miljøbelastning. Derfor videreudvikles og forbedres vores forretningskoncept løbende, så koncernens produkter og serviceydelser til enhver tid afspejler miljøhensyn. 5.2 Opfyldelse af myndigheders krav DSV vil føre en åben og konstruktiv dialog med myndigheder, aktionærer, kunder, leverandører, medarbejdere og andre interessenter om de miljømæssige forhold i forbindelse med koncernens aktiviteter. DSV er sit ansvar bevidst og vil til enhver tid opfylde myndigheders krav. 5.3 Udvælgelse af leverandører Vores leverandører udvælges på en professionel forretningsbasis, som også inkluderer vurdering af deres miljømæssige og sociale ansvarlighed. DSV er en speditions- og logistikvirksomhed og anvender næsten udelukkende underleverandører til den fysiske transport af vores kunders gods. DSV har inden for miljøområdet vedtaget politikker, som bl.a. vedrører vores transport- og logistiksystemer, overholdelse af lovkrav og udvælgelse af leverandører. 5.1 Bæredygtige transport- og logistiksystemer DSV forpligter sig til at skabe transport- og logistiksystemer med mindst muligt ressourceforbrug og miljøbelastning. 10
6 Forretningsetiske regler, flow chart Hvis en medarbejder står i et dilemma og er i tvivl om, hvad han/hun skal gøre, opfordres personen til at anvende nedenstående beslutningstræ for at træffe en beslutning om, hvad der skal gøres. Er det i tråd med DSV s politik og forretningsetiske regler? Ja Nej/Ved ikke Få råd og vejledning fra ledelsen, eller drøft det med Group Finance. Er det lovligt? Ja Nej/Ved ikke Fortsæt ikke; kontakt Group Finance for yderligere råd og vejledning. Ville jeg gladeligt fortælle kolleger, familie og venner om, hvad jeg gjorde, uden at jeg følte mig flov? Ja Nej/Ved ikke Fortsæt ikke; søg råd og vejledning, hvis det kræves. Ville DSV have det godt med, at det kom i en avis? Ja Nej/Ved ikke Fortsæt ikke; søg råd og vejledning, hvis det kræves. Med tanke på at DSV er en global virksomhed, skal du spørge dig selv om det ville være acceptabelt i en global sammenhæng? Ja Nej/Ved ikke Fortsæt ikke; søg råd og vejledning, hvis det kræves. UNDGÅ situationer, hvor du... Tilbyder forretningsforbindelser en personlig fordel for at sikre dig en aftale. Modtager noget, som din chef ikke skal vide noget om. Modtager et personligt tilbud, mens du er ved at foretage et køb, give et tilbud eller indgå i forhandlinger. TAG HØJDE FOR, at Modtagerne også kan have deres egne interne guidelines undersøg dem, så du undgår at bringe andre i vanskeligheder. Offentligt ansatte som hovedregel er bundet af strenge retningslinjer for, hvad de må modtage. Undgå situationer, som kan skabe misforståelser. Nogle betalinger er skattepligtige for modtagerne. Er der nogen grund til at modtage en gave, som du selv skal betale for? 11
7 Implementering Såfremt der konstateres eller opstår mistanke om brud på ovenstående principper og regler, rådes medarbejderne til at rette henvendelse til deres lokale landechef eller bestyrelsesformanden for det lokale selskab uden frygt for repressalier, medmindre medarbejderen er involveret i aktiviteten. Herudover kan der altid rettes direkte henvendelse til koncernledelsen eller Group Finance. Ledelsen i de lokale DSV-selskaber anmodes om at bekræfte overholdelsen af disse forretningsetiske regler samt at bekræfte deres ansvar for, at samtlige medarbejdere i de enkelte DSV-selskaber er gjort bekendt med og til enhver tid overholder reglerne. De forretningsetiske regler kan blive ændret fra tid til anden, og alle DSV-medarbejdere forventes at overholde de til enhver tid gældende forretningsetiske regler. DSV s ledelse skal sikre, at nærværende forretningsetiske principper og regler er tilgængelige på selskabets intranet. Ligeledes sikres, at alle væsentlige forhold vedrørende disse regler kommunikeres til den lokale ledelse af alle DSV-selskaber via interne nyhedsbreve eller lignende. 12
8 Sanktioner ved brud på forretningsetiske principper DSV s ledelse anser brud på ovenstående principper og regler for en væsentlig tilsidesættelse af medarbejdernes pligter, som kan føre til afskedigelse samt øjeblikkelig bortvisning. 13