Skatteudvalget SAU alm. del - Bilag 38 Offentligt Finansudvalget FIU alm. del - 9 Bilag 2 Offentligt j.nr. 06-014656 Dato : 21. november 2006 Til Folketingets Finansudvalg Hermed fremsendes statusrapport for 3. kvartal 2006 vedrørende fase 2 af SKATs systemmodernisering. Kristian Jensen /Klaus Ø. Jensen
Notat Skatteministeren Hovedcentret Strategi og Udvikling Projektkontoret 8. november 2006 J. nr. 06-014656 Kvartalsrapport nr. 2 vedr. fase 2 af SKATs systemmodernisering for 3. kvartal 2006 1. Indledning Finansudvalget besluttede i forbindelse med tiltrædelsen af Akt 151 af 1. juni 2006, at skatteministeren kvartalsvis skal fremsende en statusrapport, hvor der redegøres for udviklingen og implementeringen af systemmoderniseringens fase 2. SKAT afgiver hermed den anden kvartalsrapport vedrørende systemmoderniseringens fase 2 dækkende 3. kvartal af 2006. Anden fase af systemmoderniseringen omfatter følgende projekter: Én Skattekonto, som vil lette virksomhedernes administrative byrder samt effektivisere skatteadministrationen ved at opkræve alle skattekrav via et saldoprincip, således at alle krav behandles efter ensartede regler. Ét Fælles Inddrivelsessystem, som vil sikre, at alle fordringer, der overdrages til inddrivelse hos SKAT, samles på en konto for den enkelte skyldner, samt at de inddrivelsesskridt, der iværksættes, foretages med udgangspunkt i den samlede saldo på kontoen. Digitalt Motor Register, som har til formål gennem en effektivisering og digitalisering af eksisterende arbejdsprocesser at sikre, at borgere og virksomheder oplever, at registreringen af biler foregår hurtigere og enklere end i dag. I kvartalsrapporten gives en status på projekternes forløb i det forgangne kvartal i forhold til tidsplan og leverancer samt en redegørelse for udviklingen i projekternes økonomi og risici. Hertil kommer en udtalelse fra den eksterne følgegruppe, der består af to eksterne medlemmer og et medlem fra Skatteministeriet. 2. Status
Opgaven i 3. kvartal 2006 har først og fremmest været at gennemføre vurderingsprocessen for udbud 2.1, der dækker Digitalt Motor Register (DMR) og Én Skattekonto (EKKO). Frem til medio august 2006 havde tilbudsgiverne mulighed for at stille spørgsmål til det udsendte materiale vedrørende DMR og EKKO. Samtlige stillede spørgsmål blev besvaret indenfor otte dage. Den 28. august 2006, rettidigt, afleverede alle rammeleverandørerne (CSC, IBM og KMD/Capgemini) deres tilbud på udbud 2.1. De nedsatte vurderingsgrupper har vurderet tilbuddene og afsluttede deres arbejde ultimo september 2006. For at sikre det bedst mulige grundlag at foretage vurderingen på, har der været afholdt et antal tekniske afklaringsmøder med hver af de tre tilbudsgivere. Det er SKATs foreløbige vurdering af tilbuddene, at: Priserne har et mindre udsving i forhold til den for Finansudvalget forelagte budgetramme. Kvaliteten af de tilbudte løsninger er særdeles høj. Alle leverandører tilbyder således en løsning, der vil kunne realisere projekternes effekter. Tidsplanen er i alle tilbud angivet som værende særdeles stram, hvilket ligeledes blev påpeget af den eksterne følgegruppe i kvartalsrapporten for 2. kvartal, og alle leverandører anbefaler, at der afsættes yderligere seks måneder til at gennemføre projekterne. SKAT er nu i gang med de sidste tekniske afklaringer med henblik på at indgå kontrakt med én af leverandørerne i 4. kvartal 2006. Som en del af de tekniske afklaringer indgår fastlæggelsen af en tidsplan for idriftsættelsen af DMR og EKKO. På baggrund af leverandørernes anbefalinger er det Skatteministeriets opfattelse, at idriftsættelsen bør ske senere, end oprindeligt planlagt (DMR den 1/1-08 og EKKO den 1/7-08). Forud for kontraktunderskriften vil Finansudvalget derfor blive forelagt de endelige priser og tidsplan for systemmoderniseringens fase 2.1 samt en samlet business case for hele systemmoderniseringens fase 2 til godkendelse. Forsinkelserne af systemmoderniseringens fase 1, som omtalt i fase 1s rapport for 3. kvartal, vil idet omfang det er nødvendigt blive indarbejdet i leverandørernes tidsplaner for fase 2, således at den nye tidsplan vil tage højde herfor.
Herudover er arbejdet med kravspecifikationen samt forberedelse og udarbejdelse af det øvrige udbudsmateriale for Ét Fælles Inddrivelsessystem fortsat. I 4. kvartal 2006 forventes udbudsmaterialet for Ét Fælles Inddrivelsessystem at blive sendt ud til de tre rammeleverandører. 3. Økonomi og business case Indtil den samlede vurdering af tilbuddene er gennemført, og en indstilling om valg af leverandør er foretaget, fastholdes det samlede budget for systemmoderniseringens fase 2 uændret på 391 mio. kr. samt 68 mio. kr. til drift i projektperioden, jf. tabellen. Mio. kr. Samlet budget, jf. akt 151 Aktuelt budget Afvigelse It-udviklingsudgifter 276 276 0 Konsulenter 38 38 0 Uddannelse, info. mv. 23 23 0 Løn 54 54 0 I alt 391 391 0 Drift i projektperioden 68 68 0 Samlet budget 459 459 0 Det uændrede budget betyder, at business casen for fasen også fastholdes, således at fasen er rentabel over en 5-årig periode, jf. tabellen. Mio. kr. 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Én Skattekonto 16 40 92 2-12 -22-22 Ét Fælles Inddrivelsessystem 14 35 67-132 -160-160 -170 Digitalt Motor Register 29 37 8-28 -28-32 -32 Samlet effekt 59 112 167-158 -201-214 -223 Akkumuleret cash flow 59 171 338 180-21 -235-458 Budget og business case vil selvsagt også skulle revideres i det omfang forsinkelsen af fase 1 påvirker fase 2. 4. Risici I det følgende gennemgås de væsentligste risici ved gennemførslen af systemmoderniseringens fase 2, som knytter sig til følgende faktorer: Økonomi Organisation
Teknisk løsning Leverandør Interessenter. 4.1 Økonomi For så vidt angår Digitalt Motor Register og Én Skattekonto, er der nu indkommet tilbud, som ikke væsentligt afviger fra det budgetterede beløb. Udbudsforretningen for Ét Fælles Inddrivelsessystem gennemføres først senere, hvorfor den samlede økonomi for systemmoderniseringens fase 2 først vil være afklaret primo/medio 2007. For at reducere risikoen vil den foreløbige kravspecifikation for Ét Fælles Inddrivelsessystem blive sendt til høring hos leverandørerne, ligesom leverandørerne vil få en gennemgang af det nuværende estimat, så dette kan tjene som rettesnor for deres tilbudsgivning. 4.2 Organisation Alle projekterne i systemmoderniseringens fase 2 indebærer store organisatoriske forandringer i SKAT. Digitalt Motor Register skal implementere en helt ny opgave i SKAT og både Én Skattekonto og Ét Fælles Inddrivelsessystem indebærer, at alle opkrævnings- og inddrivelsesmedarbejdere skal løse deres opgaver på en markant anderledes måde. De organisatoriske risici søges nedbragt ved, at projekterne planlægger en omfattende brugeruddannelse, ligesom projekterne i samarbejde med fagsøjlerne arbejder på at forberede medarbejderne på de store forandringer via orientering af medarbejderne i skattecentrene. Specifikt for Digitalt Motor Register-projektet er der endvidere igangsat et arbejde for at sikre en glidende overdragelse af opgaven fra Politiet til SKAT. 4.3 Teknisk løsning Projekterne i systemmoderniseringens fase 2 skal kommunikere med mange interessenter og systemer, herunder IT-infrastrukturen etableret i systemmoderniseringens fase 1. Endvidere skal der ske datakonvertering fra de eksisterende systemer over i de nye løsninger. Endelig bliver det nuværende system til håndtering af motoropgaven (CRM3) lukket ved idriftsættelsen af det nye system. For at minimere disse risici er der i tidsplanen afsat tid til omfattende test af løsningerne, inden de sættes i drift, ligesom der er afsat midler til at gennemføre den omfattende datakonvertering.
4.4 Leverandør SKAT har indgået rammeaftale med de tre største IT-leverandører i Danmark, hvorfor det forudsættes, at de har de nødvendige kompetencer til at gennemføre projekterne. Imidlertid påpeger alle leverandører, at tidsplanen for især Digitalt Motor Register er stram, og alle leverandører anbefaler i deres tilbud, at der afsættes yderligere seks måneder til at gennemføre projekterne. 4.5 Interessenter Der er mange interessenter til projekterne i systemmoderniseringens fase 2. Alle virksomheder, alle ejere af motorkøretøjer, alle restanter (borgere og virksomheder) og deres juridiske og økonomiske rådgivere samt mange offentlige myndigheder (bl.a. Færdselsstyrelsen og institutioner med restancer) bliver berørt af projekterne for langt de fleste interessenter vil det dog opleves som serviceforbedringer. Der er derfor fokus på interessenthåndteringen i fase 2. Hvert projekt har følgegrupper, hvor de væsentligste interessenter inddrages, ligesom der er afsat midler til at informere virksomheder, borgerne og medarbejdere om de nye løsninger. 5. Udtalelse fra ekstern følgegruppe Følgegruppen har fået forelagt nærværende kvartalsrapport, og har taget denne til efterretning. Gruppen følger løbende SKATs håndtering af fase 2 med særlig vægt på projektets væsentligste risici, der gennemgås for gruppen én gang om måneden. Den eksterne følgegruppe ønsker at påpege, at det er væsentligt at sikre en fornuftig aftale om overgang af motor-opgaven fra politiet til SKAT. Dette indebærer bl.a.: At det skal sikres, at nøgle-ressourcer i politiet kan overføres til SKAT. At aftalen med politiet skal tage højde for den ændrede tidsplan som følge af de modtagne tilbud. At aftalen skal være robust overfor eventuelle senere forsinkelser, således at den nuværende organisation kan varetage motor-opgaven, indtil en ny løsning er bragt i stabil drift. De eksterne medlemmer af følgegruppen ønsker i den forbindelse at pege på, at de bevillingsmæssige forhold i forbindelse med overdragelse af opgaven fra politiet til SKAT ikke er løst.