REFERAT AF MØDE MELLEM HOVEDMED OG BØRNE- OG UNGDOMSUDVALGET Dato: 11. oktober 2017 Tid: Kl. 09:00-11:00 Sted: Rådhuset, udvalgsværelse D, 1.sal, vær.103 Mødedeltagere: HovedMED: Ledelsesrepræsentanter: Tobias Børner Stax (adm. dir. formand), Camilla Niebuhr (direktør), Tine Weber (Sekretariatschef), Kate Obeid (Områdechef, arbejdsmiljøleder), Nina Hemmersam (Center for Policy), Jeanne Jacobsen (skoleleder, SKK), Marica Kljucaric Hansen (selvej. klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion). Medarbejderrepræsentanter: Jan Hoby (LFS - næstformand), June Andersen (HK), Thomas Martin Hannberg (HK), Rune Simmelsgård Clausen (AC), Annette Mai Larsen (BUPL), Bodil Marie Gjøl (DSR), Niels Mortensen (FOA 1), Jesper Koch Hedengran (AMR), Jeppe Jensen (AMR), Helle Bille Nattestad (AMR). Fra Ledelsessekretariatet: Nikolaj Uffo Steen Marker (Referent) (Stedfortræder for Susanne Terkildsen) Afbud: Anna-Belinda Fosdal (områdechef), Henriette Brockdorff (BUPL), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), Jan Trojaborg (KLF), Lars Steen Sørensen (KLF), Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion), Thomas Enghausen (LFS). DAGSORDEN Tid Indhold Bilag 1 09:00-09:05 Velkomst v. Tobias Børner Stax 2 09:05-09:35 Udmøntning af budget 2018 v. Sti Andreas Garde Bilag 1: Budgetaftale 2018.pdf 3 09:35-10:05 Erfaringer fra partnerskab om støttet beskæftigelse mellem Københavns Erhvervshus og område Valby/Vesterbro/Kgs. Enghave v. Christina Bundgaard og Kate Obeid 4 10:05-10:45 Orientering og drøftelse af administrative fællesskaber forud for BUU-behandling den 8/11-2017 v. Kasper Schultz og Jens Barslund Ellehauge Bilag 2: Erfaringsopsamling Partnerskabsaftalen1_MH.pdf Bilag 3: Forvaltningens forslag til indhold i politisk indstilling til BUU om administrative arbejdsfællesskaber.pdf 5 10:45-10:50 Mødeplan for 2018 med tilhørende årshjul v. Nina Hemmersam Bilag 4: Udkast Årshjul HovedMED Mødeplan 2018_til godkendelse i HM 11-10-17.pdf 6 10:50-10:55 Eventuelt 7 10:55-11:00 Afslutning v. Tobias Børner Stax
SKRIFTLIG ORIENTERING Halvårsrapport om sygefravær 2017 Bilag 5: Halvårsrapport om sygefravær 2017.pdf Materialet findes ligeledes via linket: http://kkedoc4:8080/getfile.aspx?fileid=24931510&redirect=true Covernotat med de mest centrale BUF resultater til HovedMED og BUU. Gunilla Martins (LS). Bilag 6: Halvårsrapport for sygefravær.pdf Materialet findes ligeledes via linket: http://kkedoc4:8080/getfile.aspx?fileid=24898022&redirect=true REFERAT Ad) pkt. 1 Velkomst v. Tobias Børner Stax Tobias: Introduktion af Tine Weber, LS, som erstatning for Louise Kanstrup, og Nikolaj Marker, ny daglig leder af MED-sekretariatet (i dag med i egenskab af referent). Ad) pkt. 2 Udmøntning af budget 2018 v. Sti Andreas Garde Sti gennemgik budgetaftalen for budget 2018. HovedMED får som aftalt tilsendt indstillingen til BUUs behandling af budgetudmøntningen den 8. november. Der laves en budgetudmøntningsindstilling til BUU primo november. Præsentationen indeholder også de ting, som udvalget har besluttet i deres budgetforslag i foråret. BUU skal nikke til den videre udmøntning. Samlet set er BUFs ramme udvidet med ca. 40 mio. kr. (144,3-105,1 mio. kr., jf. præsentationen) som følge af demografireguleringen. Udvalgte budgettildelinger, der blev præsenteret nærmere: Tilbagerulning af sommerferiepasningen i 2018 (12,7 mio. kr.). Der er brug for at tænke nærmere over, hvordan udskolingsindsatsen frem mod 2021 tilrettelægges. Udvidet åbningstid i klubber. Sammenhæng til bandekonflikten. Modtagelse af flygtningebørn og unge. Kommentarer til tildelingerne Helle: Udvidet åbningstid er til service, fremgår det af budgetaftalen. Menes der med service hænder? Sti: Servicerammen er det, vi primært får i vores budget. Derfor er der ikke nogen specifik indholdsmæssig tildeling. Camilla: Klubberne har håndteret det forskelligt. Alle midler går til hænder, lader det til. Spørgsmålet er, om de kan rekruttere til stillingerne. Kate: Der bliver rekrutteret, men der er en del deltidsansatte, der får flere timer på den korte bane (de kommende tre måneder). Jesper: Er bekymret for, at det kun er i 2018. Hvordan får vi den kvalificerede arbejdskraft til at håndtere unge, der måske ligger en smule uden for normalområdet? Camilla: Det er ikke kun bander, der gør situationen svær på Nørrebro. Pengene er dog kun givet for et år, fordi situationen betragtes som akut.
Tobias: De fleste klubber ved godt, at de ikke bliver ved med at få de ekstra midler. Det er en 1-årig investering til at håndtere en akut situation. Det er blot vigtigt, at klubberne selv får lov at finde løsningerne. Kate: Vi skal skele til, hvordan personalesituationen er på pædagogområdet. Vi skal tænke i lange ansættelser, ikke de kortvarige. Jeppe: Taskforce-ønsket blev ikke vedtaget ifm. budgetaftalen. Kan vi inden for den nuværende ramme gøre noget for at imødekomme behovet? Nina: Vi har ikke penge til en taskforce, men der er allerede flere aktiviteter i blandt Arbejdspladsen i fokus. På næste HovedMED-møde vil forvaltningen præsentere et udkast til en strategi for forebyggelse og håndtering af vold og trusler i BUF. Intern omstilling, v. Sti Andreas Garde Det er BUUs prioritering, hvilke områder, der skal omfattes af intern omstilling de kommende år. Indeholder bl.a. en forøgelse af grundtilskuddet til skolerne på 17 mio. kr. i 2018. Grundtilskuddet er tænkt som frie midler til erstatning af de udløbne midler ifm. Folkeskolereformen fra 2014 det var den politiske intention. Det er varige midler i alle tilfælde. Kommentarer til den interne omstilling Jeanne: Kommer mere musik til byens børn mange til gode? Camilla: Meningen med initiativet er, at musikken skal ud til flere børn. Kun en mindre del af tilskuddet gives til de eksisterende musikskoler. Anlægsinitiativer, v. Sti Andreas Garde Anlægsområdets udmøntning skal også drøftes med BUU, bl.a. håndteringen af skolekapacitet i Sydhavnen. Det gælder også den nye skole i Ørestaden. Nørrebro er også udfordret på kapacitetssiden, og ifm. overførselssagen foråret 2018 skal disse tre store områder drøftes nærmere. Analyser ift. ejendomsdrift og vedligehold, v. Sti Andreas Garde Samling og koordinering af ejendomsdrift i kommunen (KEID), analyse vedr. modeller for indvendig vedligeholdelse (KEID) og implementering af en ny styringsmodel for vedligehold af kommunens bygninger. BUF bidrager aktivt i disse analyser for at få løst dette i de nye modeller. Kommentarer til analyserne Niels: Det vil være hensigtsmæssigt med medarbejderinddragelse for at styrke modellerne. Thomas: Vil der være tale om besparelser eller handler det alene om procedurerne? Sti: Så langt er overvejelserne ikke. Når der er et politisk ønske om at lave analyser, hænger det formentlig også sammen med en forventning om en form for økonomisk afkast. Tobias: Vi skal have den rette balance. Vi skal finde effektiviseringer rundt om ikke i selve mødet mellem børn og voksne. Hvordan vi kan gøre det bedre og billigere kræver, at dem der er i bygningerne er med i processen. Der kommer ikke gode løsninger uden inddragelse. Camilla: Brugernes oplevelser peger på, at vi ikke gør det godt nok i dag. Vi er nødt til at sætte brugeren i centrum for en god proces.
Niels: Ros til de mange processer ifm. helhedsrenoveringer og vedligeholdelse rundt om i byen og til det konkrete projekt med analyserne. Jeanne: Også vigtigt med fokus på den efterfølgende drift. Snitfladen til Gårdmandskorpset og hvilke opgaver, de løser, skal med i overvejelserne. Tobias: Vi giver en opdatering på analyserne på et senere møde. Ad) pkt. 3 Erfaringer fra partnerskab om støttet beskæftigelse mellem Københavns Erhvervshus og område Valby/Vesterbro/Kgs. Enghave v. Christina Bundgaard og Kate Obeid Tobias: Vi ved ikke så meget nyt om, hvordan reglerne fortolkes. Men vi ved en del om, hvordan vi kan agere inden for rammerne. Christina Bundgaard (Policy): Erfaringerne fra VVK. Partnerskabsaftalen er et år gammel og afløser arbejdsgruppen under HovedMED. Vi vil gerne vise, hvad der virker i VVK i bestræbelserne på at nærme os måltallet for BUF. Vi skal stadig følge projektet i VVK det næste halve år for at få et billede af effekterne, inden vi ruller det ud over hele BUF. Visning af film fra klynge C VVK. Kate: Temaerne fra partnerskabet: Lederskab lederne skal have input fra kolleger om typer af opgaver, der skal løses. De forskellige ordninger kan tilbyde arbejdspladsen forskellige opgaveløsninger, afhængig af, om der er tale om en person i nyttejob eller virksomhedspraktik. Der udsendes nyhedsbreve med gode erfaringer for at orientere lederne om mulighederne. Der er lavet en tæt kobling til Erhvervshuset. Der sidder en tovholder i VVK, som hjælper til med at løse de besværlige ting, fx håndtering af p-numre, så ikke alle ledere skal have dialog med mange forskellige; KS, BIF etc. Tovholderfunktionen viser sig at bidrage til en bedre opfyldelse af måltallet. Kommentarer: Tobias: Jeg har været på besøg sammen med Bjarne Winge (BIF) og erfaringerne ser ud til at være gode. Projektet viser, at vi godt kan lykkes med at gøre en indsats for personer i støttet beskæftigelse. Jan Hoby: Rummelighedsdiskussionen skal tages med både politikere og i de forskellige HovedMED. Det er den decentrale leder, der har et stort ansvar med at få fortolket, hvad det rummelige arbejdsmarked konkret betyder. Presset på medarbejderne er stort for at løfte de mange ordninger og personer i støttet beskæftigelse. Camilla: Er det i de mest udsatte institutioner, man kan gøre det her? Hvad siger de selv om balancen? Kate: Det er ikke børnenes udsathed, der afgør, om han har overskud til det. Det er mere institutionens udsathed. Det kræver overskud at håndtere det. Der er lavet et inspirationskatalog, der beskriver hvilke funktioner, man kan få hjælp i. Jeppe: Det er vigtigt, at der er nogen i personalet (fx nyttejobkorpset), der ser den enkelte. Kate: Vi understøtter det ved, at to medarbejdere hjælper folk i gang. June: Fleksjob, løntilskud og praktikanter trykker i forvejen meget på personalet. Der er masser af erfaringer fra tidligere med at få omskolet og opkvalificeret ledige, men overskuddet til at hjælpe til på de enkelte institutioner og skoler falder. Kate: Vi har med projektet en ambition om, at det skal være mindre besværligt at sidemandsoplære.
Helle: De gode fortællinger er vigtige, så de skal fortælles bredt. Niels: For at hjælpe folk videre i job og ind på en uddannelse, skal arbejdet stadig fastholdes. Ad) pkt. 4 Orientering og drøftelse af administrative fællesskaber forud for BUU-behandling den 8/11-2017 v. Kasper Schultz og Jens Barslund Ellehauge (Administrativt Ressourcecenter (ARC)) ARC: Direktionen afvikler aktuelt en rundtur hos skoleledere og klyngeledere i uge 41 og 43. Det er samme materiale, der bruges, som vises her på HovedMED. Ambitionen med investeringscasen bag administrative fællesskaber skal understøtte den overordnede udfordring med flere børn og færre midler. Formålet er at finde effektiviseringer på rammerne, ikke på mødet med børnene. Standardisering af administrative processer er det drivende princip, mens det faglige frihedsrum bevares, jf. det politiske ønske fra BUU. De ressourcer, der rykkes væk fra skoler og klynger suppleres af, at økonomikonsulenter fra HNG også flytter ud i fællesskaberne, så der er kortere mellem kæderne. Forslaget om en bestyrelses eller et brugerforum skal medvirke til at understøtte, at fællesskabet har fuldt fokus på klynger og skolers behov. Kommentarer: Niels. Hvor mange har en administrativ ledelse? ARC: Ca. 2/3. Men administration løses på 70 forskellige måder på de 70 skoler. June: Når man flytter medarbejdere til fællesskabet, så skal der stadig sidde noget personale tilbage ledelsesfunktionen og sekretærer. Hvem skal bede om supporten fra det administrative fællesskab? ARC: Procesansvaret for løsning af opgaverne kommer til at ligge i fællesskabet. Kommunikationen om de konkrete opgaver er der allerede i dag, men kanalen/mediet bliver et andet fremadrettet. Formålet er, at der bliver frigivet tid til faglig ledelse. Meningen er, at man skal bruge fællesskabet til opgaver, som man tidligere løste lokalt på skolen. June: Vi er stadig bekymrede for, om ledelsen reelt får det større ledelsesrum. Jeanne: Det er en stor bekymring for skolelederne, men den er forskellig fra skole til skole. De administrative ledere har båret en stor opgave med at nedbringe sygefraværet mange steder. Derfor er det vigtigt, at der bliver skrevet ud til de administrative ledere, fx om fremtidig aflønning, når de ikke længere er ledere. Derudover er der nogle praktiske opgaver, som kræver ledere på skolerne, fx ift. Gårdmandskorpset og madskole-opgaver. Dette kræver også afklaring og tydeliggørelse af løsninger. Jeppe: Vi vil alle gerne løfte i flok for at bidrage til effektiviseringen. Men det skal være tydeligt, hvad der bliver på skoler/klynger og hvad der løftes ind i de administrative fællesskaber. Kommunikationen bliver altafgørende og den skal være gennemtænkt det gælder også udfordringerne med dialogen med KS. De kommende bestyrelser/brugerfora i de administrative fællesskaber bør desuden understøttes af en MEDorganisation. Thomas: Der er rigtig mange fejl i dialogen med KS, hvilket ikke bliver afhjulpet med en omlægning af vores administrative opgaveløsning. Jeanne: SAO-projektet skræmmer stadig og vækker bekymring. Men det er også på tide at tale om, hvordan man kan hjælpe skolerne med løsninger, der er en reel hjælp til at løse lokale udfordringer. Lønnedgangen for de administrative ledere vil angiveligt betyde, at der vil komme opsigelser.
Niels: Spørgsmål vedr. De 296.000 kr. pr. skole: Hvorfor skal man betale for at afgive noget, man ikke alle steder har i forvejen, pga. skolernes forskellige organiseringer? ARC: De 296.000 kr. bygger på den samlede bevilling til administrative opgaver en ligelig procentfordeling, som munder ud i cirka-beløb. Opgaverne har været udført på skolerne og det er disse opgaver, der overføres. June: Nogle medarbejdere skal blive tilbage på skolerne. Hvordan skal det håndteres? ARC: For hver enkelt enhed skal der stilles spørgsmål om, hvilket bemandingsbehov der eksisterer i de konkrete situationer. Helle: Vi skal kalde det et administrativt fællesskab, ikke administrative arbejdsfællesskaber, for det sidste refererer til et andet arbejde. June: Vi er meget opmærksomme på, at der ikke er nogen personalegrupper, der kommer i frit fald og står alene tilbage. Tobias: Der håndteres i dag opgaver, som løses alle steder og hvor der laves fejl (både i BUF og i KS). Det er forventningen, at opgaverne bliver løst bedre af de administrative fællesskaber. Jeg tror på, at vi kan løse opgaverne fælles og ved standardisering frem for at vælge salami-metoden år efter år. De ledere/brugere, der kommer til at sidde i bestyrelsen/brugerforum i de administrative fællesskaber skal hjælpe med at prioritere de opgaver, der er de vigtigste i fællesskabet. Det kalder ikke på nye enheder eller ny organisering. Vi kommer til at tale meget mere om det og vi er ikke i mål med fortællingen hele vejen rundt endnu. Ad) pkt. 5 Mødeplan for 2018 med tilhørende årshjul v. Nina Hemmersam Ingen kommentarer Ad) pkt. 6 Eventuelt Kommentarer: Niels: Der er ikke afsat penge til elever/lærlinge i budgettet. Vi vil gerne have det på som et punkt senere. Det er vigtigt, at BUF som en stor arbejdsplads har et ansvar for at løfte elever og lærlinge. Nina: Vi har det samme budget, som vi har haft i alle årene til EUD-elever. Der har i en årrække politisk været prioriteret midler til ekstra elev-pladser, men denne ekstra bevilling er bortfaldet og budgetønsket om ekstra midler til EUD-elever er ikke blevet fremmet i budgetforhandlingerne 2017 eller 2018. Der er varig finansiering af EGU-pladser. Ad) pkt. 7 Afslutning v. Tobias Børner Stax Tobias: Der er AMR-valg snart, så derfor tak for samarbejdet til de af jer, der måske ikke vender tilbage.