Referat Forretningsudvalget Dato: 14. december 2016 Tid: Kl. 16.00-19.00 Sted: Sekretariatet, Blekinge Boulevard 2, 2630 Taastrup Afbud: Vibekeea Jensen. Dagsorden 55. Godkendelse af dagsorden 56. Lotteriet 2017 57. Nyreforeningens kommunikation 58. Projekt Udvikling af beslutningsstøtteværktøjer 59. Organisation 60. Eventuelt 55. Godkendelse af dagsorden Beslutning. Godkendt. 56. Lotteriet 2017 Sagsfremstilling Udkast til kampagneplan for 2017 er udarbejdet med udgangspunkt i kampagneudvalgets beslutninger af 1. oktober og hovedbestyrelsens beslutning angående salgsperiode, provision og fordelingstal. Der er indhentet tilbud på hhv. produktion af 150.000 og 200.000 lodsedler. Landsforeningen havde i 2016 46.000 ud af i alt 200.000 lodsedler på lager i kælderen i hele salgsperioden. Der burde således kunne nedjusteres med 25.000 lodsedler uden logistiske problemer, mens nedjustering til 150.000 lodsedler kunne give problemer. Gevinstsammensætningen er derfor beregnet med udgangspunkt i, at der produceres 175.000 lodsedler i 2017. Der er ligeledes indhentet tilbud på annoncering i to landsdækkende medier DGIs magasin, Udsigt og lærernes 1
fagforeningsblad Folkeskolen. Udgiftsniveau for kampagne i tv er ligeledes undersøgt og vurderet så langt over budgettet (min. 400.000 kr.), at det ikke var relevant at tage med i overvejelserne. I 2016 blev der afprøvet et nyt tiltag i form af en Ekstra Chance, hvor deltagere skulle ind og registrere sig på Nyreforeningens hjemmeside for at deltage i lodtrækningen om en rejse til 10.000 kr. Udgiften til Ekstra Chancen udgør ca. 10.250 kr. samt muligvis udgift til programmør. Mens man kan sige, at en sådan ekstra chance kan give køber oplevelsen af stadig at have en chance og derved forlænge loddets værdi for køber, er det først og fremmest en god investering ift. at skaffe kontaktoplysninger, der kan benyttes i kampagneøjemed. En sådan kampagne vil koste omkring 100.000 kr. Der kan derfor være ræson i at afklare, hvorvidt der er opbakning fra forretningsudvalg til en sådan kampagne. Sagen afgøres af Forretningsudvalget Indstilling Sekretariatet indstiller, at kampagneudvalget godkender kampagneplanen og gevinststrukturen med den tilføjelse, at Ekstra Chancen udgår såfremt forretningsudvalget ikke vil give tilsagn om at investere 100.000 kr. i en phoner-kampagne, der iværksættes så snart lotteriet er afsluttet. Kampagneudvalget anbefaler indstillingen, og sagen sendes til Forretningsudvalget med henblik på etablering og finansiering af en opringningsfunktion. Det forudsættes, at der udarbejdes en plan for phoner-kampagne til dem som tilkendegiver, at de gerne vil vide mere om Nyreforeningen. Planen forelægges på Kampagneudvalgets møde i januar 2017. Beslutning. Godkendt. Kampagneudvalget tilrettelægger en indsats inden for en økonomisk ramme på 100.000 kr. 57. Nyreforeningens kommunikation Sagsfremstilling På Hovedbestyrelsens møde i august 2016 blev der udtrykt ønske om, at Nyreforeningen i højere grad fremstår som én forening. Det kræver en indsats på flere områder, bl.a. kommunikation. Derfor har sekretariatet set på, hvordan vi rent kommunikationsmæssigt kan blive bedre til at vise Nyreforeningen som én forening udadtil. Der kommunikeres fra sekretariatet via bl.a. hjemmeside, Nyrenyt, pjecer, plakater, nyhedsmail og facebook. 2
Der kommunikeres fra 16 lokale kredse via bl.a. kredsblade, plakater, pjecer og sociale medier. Hvis Nyreforeningen vil opleves som én forening, og hvis Nyreforeningen vil sikre genkendelighed og synlighed, så er det vigtigt, at der er en rød tråd i al foreningens kommunikation udadtil. Derfor har Nyreforeningen bl.a. en designmanual, som sætter foreningens retning i forhold til layout, skrifttyper, brug af logo mm. Se designmanual i bilag 1 (senest revideret i 2014). Sagen afgøres af Hovedbestyrelsen Indstilling Sekretariatet indstiller, at designmanualen gøres anvendelig for hele foreningen og udsendes til samtlige kredsbestyrelser, samt at der udarbejdes skabeloner til f.eks. plakater, som kredsene skal benytte sig af. Sekretariatet bistår desuden gerne kredse, som har brug for hjælp til designmanualen. Redaktionen anbefaler indstillingen og udarbejder et nyt forslag til designmanual til næste møde i Hovedbestyrelsen. Beslutning. Redaktionen udarbejder et konkret forslag, som fremstilles for Hovedbestyrelsen. 58. Projekt Udvikling af beslutningsstøtteværktøjer Sagsfremstilling Klinisk sygeplejespecialist og ph.d.-studerende tilknyttet Skejby sygehus Jeannette Finderup har indsendt ansøgning til Sundhedsstyrelsen og modtaget ca. 900.000 kr. i støtte til projekt Udvikling af beslutningsstøtteværktøjer, Fælles beslutningstagning ved dialysevalg. I projektet er der indgået samarbejde med Nordsjællands Hospital, Hospitalsenheden Vest, Holstebro, Sygehus Sønderjylland og Nyreforeningen. Nyreforeningens andel af samarbejdet omhandler projektdeltagelse, specifikt evaluering af app, f.eks. fokusgruppe med brugere af app og spørgeskemaundersøgelse. Ansøgningen er vedlagt som bilag 2. Økonomi Nyreforeningens andel udgør jf. ansøgningen 4 timer/uge a 189 kr./time i alt 65.469 kr. 3
Sagen afgøres af Forretningsudvalget Indstilling Sekretariatet indstiller, at projektet tiltrædes. Beslutning. Godkendt. 59. Organisation Sagsfremstilling Kommentar til sagsfremstilling: Lokalkredse betegnes kredse, da betegnelsen kreds signalerer tilhørsforhold til en landsdækkende organisation. Hovedbestyrelse betegnes Hovedbestyrelse, da det signalerer at være samme forening, men ikke kredsbestyrelse. Begge betegnelser er også de korteste. Hovedbestyrelsen afviklede den 27. august 2016 et fremtidsværksted. Resultatet heraf dannede grundlag for Forretningsudvalgets strategiseminar den 9./10. september, hvor Forretningsudvalget diskuterede alle signalerne fra fremtidsværkstedet, herunder de signaler, som handlede om foreningens organisation: Vi kan nedlægge forretningsudvalg og regionaludvalg Vi kan reducere Hovedbestyrelsens medlemmer til en fra hver kreds Hovedbestyrelsen kan mødes hver 2. måned Hovedbestyrelsen kan fordele ansvarsområder og sikre tid til regionale emner Vi kan styrke kontrakten mellem udvalgsmedlemmer og Hovedbestyrelse Vi kan udnytte kompetencer i udvalgene bedre Foreningens formand kan vælges blandt Hovedbestyrelsens medlemmer (samtale) Vi kan sætte tid af i Hovedbestyrelsen til at erfaringsudveksle Vi kan lave en struktur, hvor alle kender hinanden og hinandens opgaver Vi kan leve en model for rotation på tillidsposter Barrierer: For store krav? Folk nok at vælge imellem? Kan møde hver 2. måned være for meget? Forretningsudvalget enedes om følgende strategi: 4
Udvalget udarbejder et forslag til organisation for foreningen. Udgangspunkt herfor er - at foreningen er og skal forblive en forening af frivillige - at kredsene udgør de bærende søjler - at landsgeneralforsamlingen fastholdes. Forretningsudvalget har efterfølgende i møde den 5. oktober 2016 udarbejdet følgende UDKAST til ny organisation (se udkast til organisationsdiagram i bilag 4): 1. Kredse bibeholdes uændret. 2. Generalforsamling bibeholdes uændret som foreningens øverste organ. Den vælger en formand og to næstformænd. Generalforsamlingen vedtager ændringer af vedtægt, kontingent og organisation. Alle medlemmer af foreningen kan fremsætte forslag (uændret). 3. Hovedbestyrelse udgøres af landsformand, to næstformænd og en repræsentant fra hver kreds. Herudover sikres repræsentation af børn og unge. Hovedbestyrelsen varetager den overordnede ledelse af foreningen og udgør dens omdrejningspunkt. Landsformanden fungerer som bestyrelsesformand og de to næstformænd som sådanne. Hovedbestyrelsen overtager de nuværende funktioner fra Hovedbestyrelsen og fra Forretningsudvalget, herunder behandling af forslag fra kredse og fra udvalg. Hovedbestyrelsen inddrages tidligt i prioritering af sager. 4. Forretningsudvalget nedlægges. 5. Hver kreds udpeger et medlem til den nye Hovedbestyrelse. Det kan være formanden eller et andet bestyrelsesmedlem. 6. Regionaludvalgene nedlægges. Den regionale opgave forberedes og varetages af de kredsrepræsentanter, som kommer fra regionen. Regionale sager kan behandles af Hovedbestyrelsen. 7. De stående udvalg videreføres. Hovedbestyrelse nedsætter udvalg til at varetage beskrevne ansvarsområder og til at forberede sager til Hovedbestyrelsen. Udvalgene kan rumme medlemmer af Hovedbestyrelsen, men det er ikke et krav. 8. Sekretariat, der betjener hele foreningen. Fordele og ulemper Forretningsudvalget anfører følgende fordele: - Styrkelse af demokrati og medlemsindflydelse via det af kredsen valgte medlem i Hovedbestyrelsen. - Fremmer det lokale engagement. - Fremmer gensidigt samarbejde og korpsånd. 5
- Mindre bureaukrati. - Forenkler kommunikationen. - Organisationsformen er lettere at forstå. - Sekretariatet belastes mere hensigtsmæssigt. - Kontinuiteten i Hovedbestyrelsens arbejde baseret på foreningens værdigrundlag styrkes. - Klarhed over beslutningsproces og beslutningskompetence. - Direkte kommunikation fra Hovedbestyrelsesmedlem til kreds. - Forslag, kritikpunkter mm. fra kreds går via Hovedbestyrelsesmedlem direkte til behandling i Hovedbestyrelsen. - Hovedbestyrelsen kan nedsætte adhocudvalg af egen midte, eventuelt suppleret med særlig kompetence udefra. - Reducerede omkostninger til møder mm. - Eventuelt frigjorte ressourcer kan bruges i stående udvalg. Forretningsudvalget anfører følgende ulemper: - Mindre erfaringsudveksling mellem kredsene kan dog afhjælpes i forretningsorden for Hovedbestyrelsen. - Mere arbejde til kredsens Hovedbestyrelsesmedlem. - For enkeltpersoner kan det føles som en ulempe, at antallet af tillidsposter bliver reduceret kan afhjælpes ved deltagelse i stående udvalg. - En repræsentant fra kredsen i stedet for to forringer vilkårene for at diskutere og fremlægge Hovedbestyrelsens meriter i kredsen, - En repræsentant fra kredsen i stedet for to forringer det sociale og det uddannelses/rekrutteringsmæssige i arbejdet. Proces Den 5. november 2016: Forslaget optages på dagsordenen til møde i Hovedbestyrelsen. Det fremsættes IKKE som et beslutningsforslag, men som UDKAST til en debat. Forretningsudvalgets enkelte medlemmer står frit. Den 13. december 2016: Med udgangspunkt i UDKAST fra Hovedbestyrelsens møde den 5. november færdiggør Forretningsudvalget udkastet til et FORSLAG. Der udfærdiges på baggrund af forslaget tilhørende vedtægter. Der udfærdiges på baggrund af forslaget et økonomisk overslag. Såfremt der ikke kan opnås enighed i Forretningsudvalget udsendes forslaget med kommentarer fra de enkelte medlemmer. 6
Fra den 1. januar 2017 10. marts 2017: Høring i kredse og i udvalg. Den 21. marts 2017: Forslaget inkl. høringssvar behandles i Forretningsudvalget. Den 22. april 2017: Forslaget kan behandles i Hovedbestyrelsen (ekstraordinært møde) Den 6. maj 2017: Forslaget behandles på Generalforsamlingen. Sagen afgøres af Generalforsamlingen Indstilling Sekretariatet indstiller, at udvalget gør udkast til ny organisation til et egentligt forslag med følgende tilføjelser: - at generalforsamlingen vælger en 2. næstformand i aldersintervallet 18-30 år. Til sikring af børn og unges repræsentation ikke bare i Hovedbestyrelsen, men i hele foreningen. - at koordination sikres derved, at der i alle stående udvalg skal (krav) sidde en repræsentant fra Hovedbestyrelsen. - at kredsene vælger en suppleant for kredsens repræsentant i Hovedbestyrelsen og får adgang til at lade denne deltage i Hovedbestyrelsens møder. Uden stemmeret. Og forudsat finansiering. - at kredsen vælger repræsentant og suppleant til Hovedbestyrelsen på kredsens generalforsamling. - at der udarbejdes et kommissorium for de stående udvalg, som bortset fra ansvarsområder er enslydende. - at der i forretningsorden for Hovedbestyrelsen - sikres tid til behandling af regionale sager. Beslutning. 1. Kredse bibeholdes uændret. 2. Generalforsamling bibeholdes uændret som foreningens øverste organ. Den vælger en formand, en 1. næstformand og en 2.næstformand gerne en i aldersgruppen 18-30 år. Generalforsamlingen vedtager ændringer af vedtægt, kontingent og organisation. Alle medlemmer af foreningen kan fremsætte forslag (uændret). 3. Hovedbestyrelse udgøres af landsformand, 1. næstformænd, 2. næstformand og en repræsentant fra hver kreds. Hovedbestyrelsen varetager den overordnede ledelse af foreningen og udgør dens omdrejningspunkt. Landsformanden fungerer som bestyrelsesformand og de to næstformænd som sådanne. 2. næstformand er født medlem af børneudvalget og af ungeudvalget. 7
Hovedbestyrelsen overtager de nuværende funktioner fra Hovedbestyrelsen og fra Forretningsudvalget, herunder behandling af forslag fra kredse og fra udvalg. Hovedbestyrelsen inddrages tidligt i prioritering af sager. Hovedbestyrelsen mødes mindst fire gange årligt på ikke-arbejdsdage. 4. Forretningsudvalget nedlægges. 5. Hver kreds udpeger blandt kredsbestyrelsens medlemmer et medlem til Hovedbestyrelsen. 6. Hver kreds udpeger blandt kredsbestyrelsens medlemmer en suppleant til Hovedbestyrelsen. Denne kan, hvis kredsen finansierer det, deltage i Hovedbestyrelsens møder uden stemmeret. 7. Den regionale opgave styrkes. Regionale sager behandles og koordineres i Hovedbestyrelsen. Der udpeges en regionalpolitisk ansvarlig og denne varetager, i fællesskab med de øvrige kredsrepræsentanter, det regionale arbejde imellem Hovedbestyrelsens møder. 8. Hovedbestyrelsen nedsætter udvalg til at varetage beskrevne ansvarsområder og til at forberede sager til Hovedbestyrelsen. I hvert udvalg sidder et medlem af Hovedbestyrelsen. 60. Eventuelt. Næste møde den 9. februar kl. 16 i trekantsområdet. 8