Beredskabsplan for sikker drift af Randers Kommune Generel beredskabsplan Godkendt den xx.xx.201x Rev.: Nov13 1
Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Formål... 4 Beredskabsplanens centrale præmisser... 4 Opbygning af Randers Kommunes Beredskabsplan og anvendelse til krisestyring... 4 Generelle bestemmelser for kommunens samlede beredskab... 6 Planens gyldighedsområde, ajourføring og afprøvning... 6 1. Aktivering og drift af styringsgruppen/krisestaben... 7 1.1 Målet med aktivering og drift af styringsgruppen/krisestaben... 7 1.2 Modtagelse af varsler, alarmer mv.... 7 1.3 Aktivering af styringsgruppen/krisestaben... 7 1.4. Beredskabsniveauerne... 8 1.5 Indledende opgaver vedrørende aktivering af styringsgruppen/krisestaben... 8 1.6 Gennemførelse af møderne i styringsgruppen/krisestaben... 9 1.7 Forbindelsesmedarbejder (forbindelsesofficer)... 10 1.8 Afløsning af styringsgruppens/krisestabens medlemmer og støttefunktioner... 10 1.9 Deaktivering af styringsgruppen/krisestaben... 10 2. Håndtering af informationer om krisen... 11 2.1 Tilgang af informationer... 11 2.2 Iværksættelse af intern rapportering... 11 2.3 Behandling af informationer... 12 2.4 Vurdering af informationer... 12 2.5 Udarbejdelse af det samlede situationsbillede... 12 2.6 Håndtering af klassificerede og personfølsomme informationer... 13 3. Koordinering af handlinger og ressourcer... 14 3.1 Målet med koordinering af handlinger og ressourcer... 14 3.2 Forholdsregler vedrørende handlinger, ressourceanvendelse og bemyndigelse... 14 3.3 Ændring i situationen... 14 3.4 Styringsgruppens/krisestabens hasteprocedure... 14 3.5 Opfølgning på iværksatte tiltag... 14 4. Krisekommunikation... 15 4.1 Målet for krisekommunikation... 15 4.2 Regler for krisekommunikation... 15 4.3 Kommunikationsopgaver... 15 4.4 Indledende kommunikationsopgaver... 15 4.5 Råd om den første reaktion... 16 5. Operativ indsats (delplaner, instrukser, indsatsplaner og bilag)... 17 5.1 Opbygning af Action Card... 17 5.2 Oversigt over den samlede beredskabsplan for sikker drift af Randers Kommune... 18 Bilag 1, Overordnet tidsplan for udrulning af beredskabsplanen på enhed... 20 Rev.: Nov13 2
Indledning Randers Kommune skal være en udviklende men også en tryg og sikker kommune at bo og opholde sig i. Der skal kunne sikres fortsat drift af de væsentlige funktioner hvis der opstår kritiske situationer. Det er ambitionen, at Randers Kommunes drifts- og serviceniveau i størst muligt omfang opretholdes, uanset hvilke hændelser der indtræffer. Samtidigt skal situationen hurtigt kunne bringes tilbage til normal drift igen. Ved at være på forkant med såvel forventede som uventede hændelser, øges paratheden til at handle og fortsat yde den service over for borgerne, virksomhederne, turisterne og kunderne, som er forventet. En helhedsorienteret tilgang til planlægningen af de forebyggende og afhjælpende initiativer skal sikre, at følgevirkningerne ved en kritisk hændelse mindskes mest muligt. Beredskabsplanen er et praktisk og funktionelt ledelsesværktøj med entydige og enstrengede beslutningsog kommandoveje ved håndtering af større eller uventede hændelser. Det er en rammeplan som bygger på sektoransvaret. Dette indebærer, at den der har ansvaret for en opgave til daglig, også har ansvaret for service og drift under unormale situationer. Beredskabsplanen skal derfor også sikre klarhed over, hvorledes hverdagen er planlagt til at fungere under unormale hændelser. Den følger nærhedsprincippet, så opgaven løses så tæt ved borgeren som muligt. Ansvaret for den generelle beredskabsplan påhviler kommunalbestyrelsen som har pligt til, at udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab ifølge beredskabslovens 25. Planen skal revideres mindst én gang i hver valgperiode eller efter behov. Det er Randers Brandvæsen, som har den udførende del. Delplaner, instrukser, indsatsplaner, bilag samt eventuelle action card (konkrete handlingsinstrukser) er ansvarsmæssigt placeret i den enkelte forvaltning. Det påhviler de enkelte direktører og sekretariatschefer, at sikre deres rigtighed. Dette fortages i et samarbejde med Randers Brandvæsen, som indsamler og kvalitetssikrer materialet for, at skabe helhed i den samlede beredskabsplan. Beredskabsplanen er udarbejdet efter princippet for en Helhedsorienteret Beredskabsplan og følger Beredskabsstyrelsens anvisninger. Enkelte dele af teksten kan stå flere gange i beredskabsplanen, da den skal kunne anvendes som et selvstændigt opslagsværk ved de enkelte punkter. Denne beredskabsplan afløser de tidligere beredskabsplaner og træder i kraft umiddelbart efter godkendelsen. Rev.: Nov13 3
Formål Beredskabsplanen har til formål at sikre: at Randers Kommune kan opretholde sin virksomhed i ekstraordinære situationer at der kan iværksættes en alarmering af styringsgruppen/krisestaben at der kan startes en indsats til at begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendomme og miljø ved ulykker og katastrofer herunder krigshandlinger handlingsparatheden i den enkelte forvaltning hele vejen gennem organisationen at der skabes grundlag for en koordineret beredskabsmæssig indsats og en koordineret hensigtsmæssig anvendelse af kommunens samlede ressourcer at der etableres et ledelses-, planlægningsmæssigt og operativt samarbejde mellem de aktører, der indgår i kommunens styringsgruppe/krisestab en afstemt informationsformidling internt som eksternt - herunder information til borgeren Beredskabsplanens centrale præmisser I dagligdagen håndteres de almindelige hændelser inden for eget driftsområde eller organisation. Hvis de daglige ressourcer og rutiner ikke længere slår til er det mere gavnligt, at etablere et for højt beredskab end et for lavt beredskab. Hvor informationerne er uklare eller ufuldstændige er der en risiko for, at man ledelsesmæssigt ikke kommer på forkant. Samtidigt skal der også hurtigt kunne ændres på beredskabet i en nedadgående retning for, at undgå ressourcespild og unødig bekymring. Beredskabsplanen er baseret på, at det er et ledelsesmæssigt chefansvar, at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af de pålagte opgaver og, at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med styringsgruppen/krisestaben. Den generelle beredskabsplan er baseret på Randers Kommunes almindelige organisation (basisorganisationen) suppleret med etablering af en styringsgruppe/krisestab og tilhørende støttefunktioner. Berørte enheder skal også udenfor normal arbejdstid kunne bemandes og styrkes med ressourcer fra egne eller andre enheder efter behov. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne delplaner, instrukser, indsatsplaner og bilag. En opgaveløsning skal i den konkrete situation påbegyndes i egen organisation. Dette skal ske i henhold til egne instrukser og eventuelle action card. Det uanset om det forventes, at der bliver oprettet en styringsgruppe/krisestab. Opbygning af Randers Kommunes Beredskabsplan og anvendelse til krisestyring Beredskabsplanen er opbygget omkring en overordnet generel beredskabsplan. Denne er forankret i hver forvaltning med en delplan, samt en række tilhørende instrukser, indsatsplaner og bilag. De enkelte enheder (institutioner, skoler, centre, afdelinger etc.) kan til deres eget brug selv udarbejde nødvendige action card. De enkelte delplaner, instrukser, indsatsplaner og bilag vil løbende blive opdateret og er derfor arbejdsdokumenter til den generelle beredskabsplan. Den generelle beredskabsplan beskriver de overordnede rammer der gælder for alle forvaltningerne, og er opbygget over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Aktivering og drift af styringsgruppen/krisestaben 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Krisekommunikation 5. Operativ indsats (delplaner, instrukser, indsatsplaner og bilag) Den enkelte forvaltning har selv ansvaret for, at beredskabsplanen er opdateret inden for deres ansvarsområde. Sundhedsberedskabsplanen er en selvstændig plan, der indgår i kommunens samlede planlægning. Rev.: Nov13 4
Når den daglige organisation ikke længere slår til er styringsgruppen/krisestaben omdrejningspunkt for Randers Kommunes samlede krisestyring. Den ledes, organiseres og bemandes efter den konkrete krise. Støttefunktionerne består af medarbejdere, som til dagligt arbejder med sekretariatsopgaver, formidling og beredskabssituationer. Dertil kommer ad hoc medlemmer fra andre relevante forvaltninger og enheder, som bidrager med kommunikation, ressourcer og udførelse af opgaven. Planen bygger endvidere på, at information og kommunikation er en forudsætning for en effektiv krisestyring. Det kræver et højt informations- og kommunikationsniveau både til borgerne, men også internt i Randers Kommune. Møderne i styringsgruppen/krisestaben skal anvendes til koordination samt beslutningstagning. Mest muligt information og kommunikation skal udarbejdes og foregå skriftligt. Sammensætningen af styringsgruppen/krisestaben er forskellig alt efter hændelsens omfang og den forvaltningsmæssige forankring. Aktivering af beredskabsniveau I (informationsberedskabet), beredskabsniveau II (styringsgruppen) eller beredskabsniveau III (krisestaben) fremgår af instrukserne samt indsatsplanerne for de enkelte hændelser. Sammensætningen i styringsgruppen/krisestaben vil typisk helt eller delvist bestå af: Borgmester (eller anden deltagelse fra det politiske niveau) Kommunaldirektør Direktion Chefer Sektionsledere Beredskabschef Støttefunktioner, intern og ekstern bistand mv. Rev.: Nov13 5
Generelle bestemmelser for kommunens samlede beredskab Ved en beredskabssituation skal relevante direktører, chefer, sektionsledere m.v. gennemgå beredskabsplanen samt de nødvendige delplaner, instrukser, indsatsplaner og bilag. Der gives den nødvendige orientering og instruktion af personalet. Ligeledes foretages der en registrering af de til rådighed værende kommunale og privatejede ressourcer. Der træffes aftaler vedrørende fremskaffelse af eventuelle manglende ressourcer som kan tænkes nødvendige i situationen. Oplysninger om personale og materielle ressourcer sendes til styringsgruppen/krisestaben. Dette sker for, at danne overblik over ressourceforbrug til det samlede situationsbillede hvorudfra der kan prioriteres og tages beslutninger. Oplysningerne indsendes til krise@randers.dk Alle kommunens medarbejdere har en beredskabspligt. I henhold til beredskabslovens 57 skal offentligt ansatte og ansatte i offentlige og private virksomheder og institutioner udføre de opgaver indenfor redningsberedskabet og den civile sektors beredskab, der pålægges dem. Dette kan betyde, at der i en beredskabssituation kan foretages omlægninger og udvidelser af den enkelte medarbejders arbejdstid og område m.v. i det omfang, det er nødvendigt. Planens gyldighedsområde, ajourføring og afprøvning Denne beredskabsplan er gældende for alle Randers Kommunes forvaltninger og enheder. Forvaltninger og stabe er selvstændigt ansvarlige for egne planer i organisationen. Den generelle beredskabsplan justeres og ajourføres løbende efter behov, dog mindst én gang i hver valgperiode. Det vil eksempelvis ske hvis lovgivningen stiller krav om det der er indikationer på, at trusselsbilledet forandrer sig væsentligt erfaringer fra hændelser, øvelser eller risiko- og sårbarhedsanalyse tilsiger det. kommunens organisation eller ansvarsområder ændres væsentligt. Det påhviler den enkelte direktør og sekretariatschef, at sikre rigtighed og funktion af egne delplaner, instrukser, indsatsplaner, bilag samt eventuelle action card. Dette fortages i et samarbejde med Randers Brandvæsen, som er facilitator og indsamler de nye udarbejdede/godkendte planer. Dette sker for, at kvalitetssikre og skabe en helhed i den samlede beredskabsplan. Den sektoransvarlige skal uopfordret meddele Randers Brandvæsen, hvilke dele af planen (delplaner, instrukser, indsatsplaner og bilag) der er opdateret. Dette skal bekræftes modtaget af Randers Brandvæsen. Randers Kommune arbejder frem mod en elektronisk løsning for den samlede beredskabsplan. Den skal være elektronisk tilgængelig for alle på eget brugerniveau ved egen enhed/afdeling via et filstyringsværktøj. Dermed skabes ejerskab, da det er tydeliggøres for den enkelte, at der er tænkt handling og drift ved unormale situationer for den enkeltes eget fagområde. Beredskabsplanen vil også forefindes i en papirudgave til sikkerhed ved data/strømsvigt. Det tilstræbes, at hver forvaltning afprøver deres delplan således: Hvert år afprøves mindst en operationel plan. Mindst en gang årligt (eksempelvis i forbindelse med ajourføring af alarmeringsinstrukser, telefonlister mv.) foretages en alarmeringsøvelse. Såfremt der er indikationer på, at trusselsbilledet forandrer sig kan der afholdes en dilemmaøvelse med alle nøglepersoner. Der skal udarbejdes en kort evaluering efter afprøvningerne. Erfaringerne skal danne grundlag for eventuel ændring af interne planer. Evalueringen skal bekræftes fremsendt til Randers Brandvæsen. Sammen med den enkelte forvaltning planlægger Randers Brandvæsen almindelig uddannelse, træning og kompetenceløft jf. Bilag 1. Denne beredskabsplan er gældende fra det tidspunkt kommunalbestyrelsen godkender den. Rev.: Nov13 6
1. Aktivering og drift af styringsgruppen/krisestaben 1.1 Målet med aktivering og drift af styringsgruppen/krisestaben Målet med aktivering og drift af styringsgruppen/krisestaben er, at sikre en effektiv handlekraftig ledelsesmæssig ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise. Randers Kommune skal kunne iværksætte krisestyring uden varsel. Krisestaben skal prioritere kommunens ressourcer i den aktuelle situation. Senest en time efter, at det er besluttet, at aktivere styringsgruppen/krisestaben med dens støttefunktioner (inklusive sekretariatet) skal den kunne fungere i fuldt etableret beredskab. Den skal kunne drives på dette niveau i minimum tre døgn. Hvis krisen er længerevarende skal der tages beslutning om hvorledes opretholdelsen af krisestaben i en længere periode kan varetages. 1.2 Modtagelse af varsler, alarmer mv. Modtages et varsel eller alarm om en hændelse direkte til en afdelings-/fagchef og det vurderes, at basisorganisationen ikke kan håndtere hændelsen effektivt, skal borgmesteren eller dennes stedfortræder hurtigst muligt kontaktes. Beslutning om aktivering af styringsgruppen/krisestaben indenfor normal arbejdstid træffes af borgmesteren, eller én af ham udpeget person. Hvilket beredskabsniveau der skal etableres bestemmes ligeledes af borgmesteren eller én af ham udpeget person. Udenfor normal arbejdstid vil det normalt være vagthavende indsatsleder, der kontakter beredskabschefen, som i samråd med borgmesteren eller én af ham udpeget person, bestemmer hvilket beredskabsniveau der skal etableres. Se Instruks nr. 1 Håndtering af varsler og alarmer. De typiske varsler, alarmer mv. består af: Vejrforhold Trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige forhold Aktivering af den lokale beredskabsstab og/eller den nationale operative stab Varsler og alarmer fra internationale organisationer Informationer og medieomtale, der kan have interesse for Randers Kommune og borgerne Uheld eller hændelser, der i øvrigt kan vedrøre Randers Kommunes sektoransvar 1.3 Aktivering af styringsgruppen/krisestaben Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at en hændelse ikke vil kunne håndteres effektivt inden for Randers Kommunes daglige drift i basisorganisationen, skal vedkommende kontakte følgende (i nævnte rækkefølge, indtil der opnås kontakt): egen sektionsleder/chef egen direktør øvrige direktører kommunaldirektøren beredskabschefen vagthavende indsatsleder borgmesteren Rev.: Nov13 7
Inden for normal arbejdstid varetager direktionen i samarbejde med beredskabschefen eller dennes stedfortræder de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af styringsgruppen/krisestaben. Uden for normal arbejdstid varetager Randers Brandvæsen disse opgaver ved beredskabschefen eller dennes stedfortræder. Det vil typisk være vagthavende indsatsleder som vil blive kontaktet jf. instrukserne for aktivering af beredskabsniveauerne. Ud fra hændelsens karakter besluttes det: Hvilket beredskabsniveau, der skal aktiveres. Hvilke medlemmer af styringsgruppen/krisestaben, der skal tilkaldes Hvilke støttefunktioner, der skal etableres. 1.4. Beredskabsniveauerne Beredskabsniveau I: (Informationsberedskab) Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere staben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Se Instruks nr. 2 Aktivering af niveau I. Beredskabsniveau II: (Styringsgruppen) Indkaldelse af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for aktivering af disse for at sikre den nødvendige beslutningskraft og for at etablere forum for koordinering af opgaverne. Se Instruks nr. 3 Aktivering af niveau II. Beredskabsniveau III: (Krisestaben) Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov for at kommunens ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. Se Instruks nr. 4 Aktivering af niveau III. Oversigt over beredskabsniveauerne Basisorganisation I daglig drift Hændelser/varsel som ikke kan håndteres effektivt af basisorganisation Borgmester/stedfortræder Underrettes og fastsætter Beredskabsniveau Beredskabsniveau I (Informationsberedskab) Varsling af chefer og nøglepersoner. Anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben. Men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Beredskabsniveau II (styringsgruppe) Indkaldelse af chefer og nøglepersoner. Anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse m. v i kommunen for umiddelbart at kunne mødes og koordinere kommunes opgaver. Beredskabsniveau III (krisestaben) Indkaldelse af den samlede krisestab. Anvendes i en situation, hvor der er behov for at kommunen ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. Rev.: Nov13 8
1.5 Indledende opgaver vedrørende aktivering af styringsgruppen/krisestaben De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Relevante personer fra forvaltningen samt personer til støttefunktionerne varsles/indkaldes via telefon, sms og mail Se Instruks nr. 1 Håndtering af varsler og alarmer. Hvis der indkaldes til møder i styringsgruppen/krisestaben, deltager den ansvarlige direktør og eller den/de relevante afdelingschefer/sektionsledere. Klargøring af stabsrum Randers Kommune har ikke et rum som er specielt indrettet til stabsrum i krisesituationer, men det forventes, at eksempelvis møderummene kan anvendes til dette formål. Oprettelsen af styringsgruppen/krisestaben har fortrinsret for anvendelse af de nødvendige lokaliteter. Instruksen for klargøring af stabsrum har en beskrivelse over hvilke faciliteter rummet og omgivelserne bør have. Se instruks nr. 10 Klargøring af stabsrum. Orientering af fremmødte medlemmer i staben Ledelsen møder jf. mødeindkaldelsen Der udarbejdes en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet. Orienteringen sættes op i lokalet, så senere ankomne kan blive informeret om opstarten. Se instruks nr. 7 Mødeindkaldelse. Opstart af log samt overvågning af telefon og mail Den berørte forvaltning starter sin egen log op og iværksætter en overvågning af forvaltningens, mail- postkasse. Direktøren bestemmer hvem der skal føre loggen. Loggen føres indtil sekretariatet i styringsgruppen/krisestaben kan overdrages. Mail videresendes til krise@randers.dk og telefoner omstilles til stabsrummets hovednummer 89151001 eller telefonbeskeder overdrages til krisestabschefen. Generel orientering til Randers Kommunes medarbejdere Det besluttes hvorledes der skal gives information til medarbejderne og om beredskabsniveauet. Der gives et kort situationsbillede og en beskrivelse af handlingen. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til, at støtte styringsgruppen/krisestaben, hvis der er behov herfor. 1.6 Gennemførelse af møderne i styringsgruppen/krisestaben På det første møde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af direktøren eller en af denne udpeget person, og gennemføres ud fra dagsordenen for første stabsmøde. Se Instruks nr. 8 Dagsorden for første stabsmøde. Styringsgruppen/krisestaben afholder møder i alt efter den aktuelle situation. Dog mindst en gang i døgnet. Normalt afholdes der møder hver tredje time (kl. 9, 12, 15, osv.), medmindre andet aftales. Efter hvert stabsmøde udarbejdes et beslutningsreferat. Bidrag skal afleveres på krise@randers.dk senest 1 time inden næste planlagte krisestabsmøde. Kommunens samlede situationsbillede fordeles til krisestabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Se Indsatsplan nr. 6 Plan for behandling af informationer. Indsendelse af situationsmeldinger til styringsgruppen/krisestaben Indsendelse af aktuelle situationsmeldinger vedrørende forvaltningens ansvarsområder skal ske efter instruksen. Se Instruks nr. 6 Udfærdigelse af situationsmelding. Rev.: Nov13 9
Styringsgruppen/krisestaben kan vælge, at give en eller flere af forvaltninger besked om, at indsende rapporter med et bestemt interval. Det er krisestabschefens ansvar, at disse tider bliver overholdt. 1.7 Forbindelsesmedarbejder (forbindelsesofficer) Randers Kommune skal kunne udsende forbindelsesmedarbejder til den lokale beredskabsstab ved Østjyllands Politi. Styringsgruppen/krisestaben har det overordnede ansvar for udsendelse af forbindelsesmedarbejderen og denne udsendes i henhold til procedurer for aktivering af disse stabe. Forbindelsesmedarbejdere skal: Fungere som et personligt forbindelsesled mellem kommunens krisestab og den modtagende stab. Bidrage til en smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag Fungere som faglig støtte for den modtagende stab. 1.8 Afløsning af styringsgruppens/krisestabens medlemmer og støttefunktioner Hvis det efter 10 timer med aktivering af krisestaben vurderes, at krisen vil forsætte, skal der inden for 12 timer fra aktiveringen gennemføres en afløsning. Krisestabschefen har ansvaret for at vurdere, om der skal iværksættes afløsning af medlemmerne. Alle berørte enheder er ansvarlige for, at der foretages en planlægning for styringsgruppens/krisestabens bemanding og støttefunktioner i den konkrete situation herunder, at der udpeges afløsere til de bemandede funktioner. Såfremt det skønnes at en indsats vil have et længere varende forløb skal den ansvarlige direktør og den ansvarlige afdelingschef på skift varetage ledelsen af styringsgruppen/krisestaben. Styringsgruppens/krisestabens sekretariat indkalder afløserne, og fører en liste, hvoraf det fremgår, hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde i staben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et krisestabsmøde. 1.9 Deaktivering af styringsgruppen/krisestaben Når der ikke længere er behov for styringsgruppen/krisestaben, og de eventuelt resterende opgaver mere hensigtsmæssigt kan løses i basisorganisationen, træffer stabschefen efter drøftelse med krisestabens medlemmer beslutning om deaktivering af styringsgruppen/krisestaben og støttefunktionerne. Rev.: Nov13 10
2. Håndtering af informationer om krisen Målet med håndtering af informationerne er at sikre, at styringsgruppen/krisestaben til stadighed har et overblik over den samlede situation og løbende kan dokumentere forløbet. Første udgave af Randers Kommunes situationsbillede skal foreligge indenfor 1 time efter aktiveringen af styringsgruppen/krisestaben. 2.1 Tilgang af informationer I forbindelse med en hændelse, hvor krisestyringsorganisationen er aktiveret, vil styringsgruppen/krisestaben løbende modtage information fra forskellige kilder. Information vil tilgå fra samarbejdspartnere, medier og kommunens egne enheder. Det kan eksempelvis være: Randers Kommunes private, og offentlige institutioner/enheder (f.eks. privat vandværk) Randers Kommunes decentrale enheder og selvejende institutioner (f.eks. skoler, plejeinstitutioner) Randers Kommunes administration Nationale og internationale samarbejdspartnere Tværgående stabe/lokal beredskabsstab (direkte eller via egne forbindelsesmedarbejdere) Andre myndigheder (f.eks. regionen, politiet, embedslægen) Nationale og internationale medier Befolkningen Informationerne vil forventet tilgå i form af: Telefon (hovednummer, enhedernes numre, personlige numre) Mail (hovedpostkasse, enhedernes postkasser, personlige mailadresser) SMS (direkte til kendte mobilnumre) Videokonference Sikrede kommunikationssystemer Fax I forbindelse med første møde træffer styringsgruppen/krisestaben beslutning om, hvilke telefonnumre, mailadresser og andre kommunikationssystemer, der skal anvendes til kommunikation under krisen. Krisestabschefen har ansvaret for, at denne beslutning bliver meldt ud både internt og eksternt i organisationen. 2.2 Iværksættelse af intern rapportering Hvis styringsgruppen/krisestaben er etableret skal der indsendes en statusrapport om forvaltningens ressourcer. På første krisestabsmøde træffes beslutning om iværksættelse af rapporteringsordning fra institutioner, enheder etc. Når denne rapportering er sat i værk, gives der besked på, at der inden for en time skal indsendes en oversigt over ressourcer. Se Instruks nr. 6 Udfærdigelse af situationsmelding, Bilag nr. 04 Samlet situationsbillede, Bilag nr. 05 Oversigt over personale der er til rådighed og Bilag nr. 06 Situationsmeldning Efterfølgende skal der indsendes en situationsrapport hver 3. time opbygget efter samme skema som statusrapporten. Det er krisestabschefens ansvar, at der udarbejdes en rutine for, løbende generel orientering inden for Randers Kommune om situationen og de tiltag der gøres. Rev.: Nov13 11
2.3 Behandling af informationer Ledelsen skal have de rigtige informationer til deres beslutningsgrundlag. Det er krisestabschefens ansvar, at sikre korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder og beslutninger mv. Det er derfor vigtigt at: Alle relevante informationer sendes til krisestabens ledelse. Relevante telefonsamtaler stilles om til chefen for krisestaben. Alle ind- og udgående relevante informationer og ledelsens beslutninger registreres i en log. 2.4 Vurdering af informationer Styringsgruppen/krisestaben skal - i videst muligt omfang - systematisk vurdere alle relevante informationer, så der skabes grundlag for effektiv koordination af handlinger og ressourcer (internt og eksternt) samt en rettidig og målrettet krisekommunikation. Der skal særligt være opmærksomhed på informationer, som indikerer ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling, herunder: Ændringer, som kan påvirke allerede iværksatte tiltag Ændringer, som kan skabe behov for nye tiltag Informationer der gives til forvaltninger, afdelinger, enheder eller medarbejdere som indikerer behov for øjeblikkelig stillingtagen skal tilgå styringsgruppen/krisestaben. De skal derfor rettes dertil og bekræftes afleveret til stabschefen eller dennes afløser. Øvrige informationer kan overgives til støttefunktionen i sekretariatet, så informationen kan tilgå det samlede informationsbillede. Mails sendes til krise@randers.dk 2.5 Udarbejdelse af det samlede situationsbillede Staben for politik, kommunikation og digital service har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som skal opstille og ajourføre kommunens samlede situationsbillede. Det er en omfattende opgave og funktionen skal som minimum bemandes med to medarbejdere. Der kan udpeges kompetente personer eksempelvis fra: Stab for politik, kommunikation og digital service, 2 personer Kommunikation, 1 person GIS, 1 person IT, 1 person Opstilling af kommunes samlede situationsbillede Ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede skal støttefunktionen være opmærksom på følgende: Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Randers Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider). Fokusere på den konkrete hændelse og være umiddelbart forståeligt både internt og eksternt. Beskrivelserne af situationen skal i videst muligt omfang suppleres med kort (geodata) og andre relevante former for illustrationer. Situationsbilledet skal være udarbejdet jf. Bilag nr. 4 Samlede situationsbillede Rev.: Nov13 12
Informationerne sammenfattes og præsenteres i skabelonen for kommunes samlede situationsbillede. Ændringer i forhold til tidligere situationsbillede skal fremgå tydeligt. Af hensyn til krisekommunikationen skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af situationsbilledet, der ikke må offentliggøres. Klassificerede informationer må ikke fremgå af det samlede situationsbillede. Kommunens samlede situationsbillede skal opdateres forud for alle planlagte stabsmøde (hver 3. time) eller hvis der indtræffer væsentlige ændringer i situationen. De øvrige funktioner i styringsgruppen/krisestaben, kommunens basisorganisation, decentrale enheder m.fl. kan anmodes om at levere specifikke bidrag til de enkelte punkter i situationsbilledet. Bidrag skal afleveres på krise@randers.dk senest 1 time inden næste planlagte krisestabsmøde. Kommunens samlede situationsbillede fordeles til krisestabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Med krisestabschefens godkendelse fordeles kommunes samlede situationsbillede både internt og eksternt umiddelbart efter krisestabsmødet. 2.6 Håndtering af klassificerede og personfølsomme informationer Det skal indledningsvis afklares af stabschefen ved etablering af styringsgruppen/krisestaben om der er behov for særlige medarbejdere, der er klassificerede for, at håndtere informationen eller personfølsomme oplysninger. Det skal ligeledes afklares om der er informationer der ikke må fremgå af det samlede situationsbillede. Rev.: Nov13 13
3. Koordinering af handlinger og ressourcer 3.1 Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med koordinering af handlinger og ressourcer er at, opnå bedst mulig udnyttelse af de tilstedeværende ressourcer således, at konsekvenserne af krisen kan begrænses, afhjælpes og normaliseres hurtigst muligt. Ved relevante anmodninger om bistand skal krisestaben hurtigst muligt og i videst mulig omfang sørge for, at imødekomme behovet. Dette kan eksempelvis ske ved, atomdisponere egne ledige ressourcer eller ved, at videreformidle udførelsen til andre aktører. 3.2 Forholdsregler vedrørende handlinger, ressourceanvendelse og bemyndigelse Inden for forvaltningens egen organisation iværksætter de enkelte enheder selv deres handlinger og forvalter deres ressourcer som ved normale hændelser. Dette sker indtil andet er besluttet. Når styringsgruppen/krisestaben er etableret tages beslutninger om handlinger og ressourceanvendelse nu af denne. Der kan inddrages ressourcer fra afdelinger og enheder eller udpeges enkeltpersoner i opgaveløsningen. Styringsgruppen/krisestaben skal sørge for, at der er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer. Desuden skal styringsgruppen/krisestaben sikre, at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner. Der bør afklares en økonomisk dispositionsramme, som løbende bliver evalueret og dokumenteret. Styringsgruppen/krisestaben skal som eksempel være særlig opmærksom på følgende forhold: Handlinger eller ressourceanvendelse, hvor det i situationen er uklart, hvem der skal betale. Dispositioner, som vil indebære store udgifter for Randers Kommune, andre aktører eller for det danske samfund som helhed. Beredskabsforanstaltninger, som kan få langvarige eller meget indgribende konsekvenser for det danske samfund og/eller vil have stor politisk signalværdi. Beredskabsforanstaltninger, som kan påvirke relationer til andre lande. Styringsgruppen/krisestaben beslutter hvilke tiltag, der skal iværksættes. Dog således, at den ansvarlige for den operative indsats som udgangspunkt har dispositionsretten til ledige ressourcer og bemyndigelse til, at træffe alle operative beslutninger. Styringsgruppen/krisestaben skal dog holdes orienteret. 3.3 Ændring i situationen Alle skal være opmærksomme på, at informationer og det samlede situationsbillede kan ændre sig. Erkend hurtigt, hvis situationen ændrer sig. Informationer til forvaltninger, enheder, medarbejder etc. som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag skal tilgå styringsgruppen/krisestaben. De skal bekræftes afleveret til stabschefen eller dennes afløser. Øvrige informationer kan sendes/rettes til støttefunktionen i sekretariatet, så informationen kan tilgå det samlede informationsbillede. 3.4 Styringsgruppens/krisestabens hasteprocedure Hvor styringsgruppen er nedsat er det forvaltningens direktør der har kompetence til, at træffe beslutninger vedrørende forvaltningens handlinger og anvendelse af ressourcer. Alle beslutninger indføres i loggen, og krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til Randers Kommunes organisation. Hvor krisestaben er nedsat og der kommer et akut behov for, at iværksætte større og/eller omkostningstunge tiltag, orienterer krisestabschefen krisestaben på førstkommende ordinære stabsmøde. Det er borgmesteren eller dennes stedfortræder, der har bemyndigelsen til i alle forhold at tilvejebringe og disponere over ekstraordinære bevillinger samt beslutte hvilket finansielt grundlag den enkelte enhed har. Alle beslutninger indføres i loggen, og krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til Randers Kommunes organisation. 3.5 Opfølgning på iværksatte tiltag Styringsgruppen/krisestaben følger op på iværksatte handlinger på stabsmøderne ud fra følgende stikord: Afventer iværksat gennemført annulleret Rev.: Nov13 14
4. Krisekommunikation 4.1 Målet for krisekommunikation Målet med krisekommunikationsindsatsen i forbindelse med ekstraordinære hændelser er at sikre, at Randers Kommune kan reagere med en hurtig og præcis kommunikation ved en pludseligt opstået informationsefterspørgsel, at Randers Kommune er i stand til at opretholde et højt informationsniveau i forhold til presse, samarbejdspartere og befolkning samt til Randers Kommunes egne enheder, medarbejdere og pårørende i langvarige perioder med stor efterspørgsel efter information, at få direkte berørte eller truede borgere til, at tage ansvar for egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde og at give relevante informationer til medierne, kommunens borgere og de ansatte. Kommunikationsarbejdet skal være en integreret del af krisestyringen i styringsgruppen og krisestaben. 4.2 Regler for krisekommunikation Kommunikationsarbejdet skal varetages ud fra det aktuelle situationsbillede og tage afsæt i modtagerens situation og baseres på løbende analyser af målgruppe og mediebillede. Varslinger og andre budskaber skal være troværdige og målrettede. De informationsmæssige opgaver varetages i tæt koordination med styringsgruppen/krisestaben. Se Instruks nr. 5 Pressestrategi. Kommunikationschefen leder kommunikationsindsatsen i kriser. Krisekommunikationsteamets (KKT) opgave er, at rådgive styringsgruppen/krisestaben i forhold til kommunikation om krisen, at varetage Randers Kommunes kommunikationsopgaver i forhold til medier og berørte borgere samt at sikre bred intern orientering. Se Indsatsplan nr. 8 Krisekommunikation. Pårørende, borgere, medierne, ansatte m.fl. skal tidligt og løbende orienteres om situationen og kommunens tiltag. 4.3 Kommunikationsopgaver Styringsgruppen/krisestaben skal hurtigst muligt fastlægge følgende: Hvem der udtaler sig Foreløbige budskaber Eventuelle ændringer af procedurer for håndtering af henvendelser fra pressen Hvem der varetage kontakt til samarbejdspartnere og hvordan det skal ske Informationen og kommunikationen skal følge indsatsplanerne. Indsatsplan nr. 6 Plan for behandlinger af informationer. Indsatsplan nr. 8 Krisekommunikation. 4.4 Indledende kommunikationsopgaver En lang række initiativer kan med fordel sættes i gang hurtigst muligt og bør derfor ikke afvente første møde i styringsgruppen/krisestaben. Krisekommunikationsteamet koordinerer budskaber med styringsgruppen/ krisestaben. Iværksættelse af medieovervågning og medieanalyse Krisekommunikationsteamet iværksætter systematisk overvågning af eksterne medier og andre aktørers hjemmesider umiddelbart efter aktiveringen af Krisekommunikationsteamet. Krisekommunikationsteamet laver kriseinformation på www.randers.dk Rev.: Nov13 15
Overvågningen og analysen af mediebilledet skal bidrage til kommunens samlede situationsbillede, den skal danne grundlag for krisestabens presse- og kommunikationsstrategier samt sikre, at fejlagtige oplysninger kan blive korrigeret. Overvågningen skal analyseres og dokumenteres forud for første møde i styringsgruppen/krisestabe og herefter før alle stabsmøder. Analysen overdrages til den presseansvarlige i krisestaben. Foreløbig pressestrategi Medierne vil hurtigt henvende sig for, at få en udtalelse. Krisekommunikationsteamet skal derfor hurtigt få fastlagt og godkendt en første pressestrategi, som distribueres til alle dele af organisationen. Strategien bør som minimum omfatte følgende: Fastsættelse af hvem der udtaler sig på Randers Kommunes vegne (talsmandshierarki). Fastsættelse af foreløbige budskaber (kan være af afventende karakter). Tilrettelæggelse af procedurer for håndtering af henvendelser fra pressen. Forberedelse af det videre kommunikationsarbejde For at sikre fremdriften i det videre kommunikationsarbejde skal Krisekommunikationsteamet umiddelbart inden stabsmødet sende en kortfattet analyse af mediebilledet til staben. Krisekommunikationsteamet forbereder følgende oplæg til 1. stabsmøde: Hvad vi har gjort indtil nu. Mediesituationen lige nu. Krisekommunikationsteamets behov for ressourcepersoner og anden støtte fra basisorganisationen. Samarbejde med Randers Kommunes decentrale enheder og eksterne aktører. Beslutning af kommende kommunikationsinitiativer og -strategier. Det videre kommunikationsarbejde Indkaldelse af ekstra personel til udvidet bemanding og afløsning Stabschefen og kommunikationschefen afklarer, hvorvidt det er nødvendigt at indhente yderligere ressourcer fra den øvrige del af organisationen. I vurderingen skal der blandt andet tages hensyn til: Forventede antal henvendelser fra eksterne medier og borgere. Behovet for forbindelsesmedarbejder til lokale stabe samt støtte til decentrale enheder. Krisens forventede varighed. 4.5 Råd om den første reaktion 1. Reagér hurtigt Undgå at skabe et nyhedstomrum, som kan blive fyldt ud af rygter og spekulationer. Fordelene ved en hurtig reaktion vil være større end risikoen for fejl. 2. Tal med én stemme Informationer bør være sammenhængende, entydige og koordinerede, så de ikke bidrager til unødig forvirring og usikkerhed. 3. Vær åben og ærlig Vær tilgængelig for medierne, vær villig til at give informationer, og vær ærlig, både om det I ved og ikke ved. Ukorrekte informationer undergraver troværdigheden og medvirker til at forværre krisen. Rev.: Nov13 16
5. Operativ indsats (delplaner, instrukser, indsatsplaner og bilag) Den generelle beredskabsplan Den generelle beredskabsplan beskriver de overordnede retningslinjer, der gælder for alle forvaltninger og giver rammerene for etablering af en krisestyringsorganisation, der dækker hele Randers Kommune. Delplaner Delplanerne er rammeplaner med beskrivelse af de enkelte forvaltningers håndtering af hændelser, som også gælder deres underliggende institutioner. Instrukser Instrukser er et hjælpeværktøj til igangsætningsfasen med præcise handlingsanvisninger for bestemte opgaver. Indsatsplaner Indsatsplanerne er udarbejdet for, at sammensætte de nødvendige relevante ressourcer til styringsgruppen/ krisestaben ved konkrete fagrelaterede hændelser. De forskellige indsatsplaner er i princippet opbygget med følgende punkter: Hvilke hovedopgaver og delopgaver skal løses? Hvem skal løse opgaven og med hvilket mandat? Hvilke enheder skal indgå i opgaveløsningen? Hvordan skal opgaverne løses? 5.1 Opbygning af Action Card Til håndtering af her & nu situationer ved de enkelte enheder kan der med fordel anvendes specifikke Action Card. Et Action Card kan være opbygget jf. følgende punkter Situation Opgave Udførelse Ressourcer Ledelse / kommunikation Actions Card kan udarbejdes decentralt. De er umiddelbart ikke en del af beredskabsplanen. Rev.: Nov13 17
5.2 Oversigt over den samlede beredskabsplan for sikker drift af Randers Kommune De enkelte delplaner, instrukser, indsatsplaner og bilag vil løbende blive opdaterede. Derfor er denne oversigt kun et øjebliksbillede. Der er tale om arbejdsdokumenter til den generelle beredskabsplan. Den generelle beredskabsplan Delplaner Delplan nr. 1 Miljø & teknik. Delplan nr. 2 Sundhed & ældre. Delplan nr. 3 Social & arbejdsmarked. Delplan nr. 4 Børn, skole og kultur Delplan nr. 5 Stabene Instrukser Instruks Nr. 1 Håndtering af varsler & alarmer. Instruks Nr. 2 Aktivering beredskabsniveau I. Instruks Nr. 3 Aktivering beredskabsniveau II. Instruks Nr. 4 Aktivering beredskabsniveau III. Instruks Nr. 5 Pressestrategi. Instruks Nr. 6 Udfærdigelse af situationsmelding. Instruks Nr. 7 Mødeindkaldelse. Instruks Nr. 8 Dagsorden for første stabsmøde. Instruks Nr. 9 Dagsorden for stabsmøder. Instruks Nr. 10 Klargøring af stabsrum. Instruks Nr. 11 Udsendelse af egne forbindelsesmedarbejdere Indsatsplaner Indsatsplan nr. 01 Orkan Indsatsplan nr. 03 Højvandsplan - 2013 Indsatsplan nr. 04 Kemikalieudslip Indsatsplan nr. 05 Biologiske & Kemiske stoffer Indsatsplan nr. 06 Plan for behandling af informationer Indsatsplan nr. 08 Krisekommunikation Indsatsplan nr. 09 Plan for forøgelse af skolernes elevantal Indsatsplan nr. 10 Børnepasning Indsatsplan nr. 11 Indkvartering af ældre Indsatsplan nr. 12 Indkvartering af voksenhandicap, socialpsykiatrien og det specialiserede børneområde Indsatsplan nr. 13 Produktion og udbringning af mad Indsatsplan nr. 14 Svigt af naturgas Indsatsplan nr. 15 Svigt af kloak- og rensningsanlæg Indsatsplan nr. 16 Håndtering af affald Indsatsplan nr. 17 Svigtende varmeforsyning Indsatsplan nr. 18 Strømsvigt Indsatsplan nr. 19 Drikkevand Indsatsplan nr. 20 Terror Indsatsplan nr. 21 Miljøuheld Indsatsplan nr. 22 Nødindkvartering Indsatsplan nr. 23 Kraftig snefald Indsatsplan nr. 24 IT-Nedbrud Indsatsplan nr. 25 Udsendelse af egne forbindelsesmedarbejdere Rev.: Nov13 18
Bilag Bilag nr. 01 Organisationsdiagram Bilag nr. 02 Ekstern telefonliste Bilag nr. 03 Intern telefonliste Bilag nr. 04 Samlet situationsbillede Bilag nr. 05 Oversigt over personale der er til rådig Bilag nr. 06 Situationsmelding Bilag nr. 07 Oversigt over vandværker Bilag nr. 08 Oversigt over pumpestationer Bilag nr. 09 Oversigt over nødstrømsanlæg Bilag nr. 10 Oversigt over elforsyningsselskaber i Randers Kommune Bilag nr. 11 Oversigt over rensningsanlæg Bilag nr. 12 Oversigt over varmeværker Bilag nr. 13 Oversigt over risikobetonede anlæg og virksomheder Bilag nr. 14a Ressourceoversigt slukningsmateriel Beredskabet Langvang Bilag nr. 14b Ressourceoversigt slukningsmateriel Falck Randers Kommune Bilag nr. 15 Ældrecentrenes beredskabskapacitet Bilag nr. 18 Voksenhandicap, socialpsykiatrien og det specialiserede børneområdes beredskabskapacitet Bilag nr. 19 Specialinstitutionernes beredskabskapacitet Bilag nr. 21 Kriseledelsen Veje & Bygninger Bilag nr. 22 Kriseledelsen Randers Spildevand Bilag nr. 23 Kriseledelsen Natur & Miljø Bilag nr. 24 Kriseledelsen Sekretariat, plan og klima Bilag nr. 25 Kriseledelsen Driftsafdeling Bilag nr. 26 Kriseledelsen Visitation Bilag nr. 27 Kriseledelsen Ældre Bilag nr. 28 Kriseledelsen Sundhed Bilag nr. 29 Kriseledelsen Sekretariat for Sundhed & Ældre Bilag nr. 30 Kriseledelsen Socialafdelingen Bilag nr. 31 Kriseledelsen Arbejdsmarkedsafdelingen Bilag nr. 32 Kriseledelsen Sekretariat for Social- & Arbejdsmarkedsafdeling Bilag nr. 33 Kriseledelsen Skole Bilag nr. 34 Kriseledelsen Børn Bilag nr. 35 Kriseledelsen Børn & Familie Bilag nr. 36 Kriseledelsen Kultur & Fritid Bilag nr. 37 Kriseledelsen Bibliotek Bilag nr. 38 Kriseledelsen Sekretariat Børn, Skole og Kultur Bilag nr. 39 Varslingsliste for højvandsplan Bilag nr. 40 Procedure for direkte varsling af borgere samt skabelon for pressemeddelser Rev.: Nov13 19
Bilag 1, Overordnet tidsplan for udrulning af beredskabsplanen på enhed Enhed/emne Aktivitet 2012 2013 2014 2015 2016 2017 forår efterår forår efterår forår efterår forår efterår forår Alle, beredskabsplan Udarbejdelse, revision, godkendelse X X Generel plan Forvaltningernes delplaner, instrukser, indsatsplaner og bilag udarbejdes Sammenskrivning, kvalitetssikring Godkendelse Beredskabsplan, forberedelse til kompetence/uddannelse/øvelse Udarbejdelse af materiale til uddannelse og træning X X X X Kommunaldirektøren/ stabene Kompetence/uddannelse/øvelse X X X X X X Social og Arbejdsmarked Kompetence/uddannelse/øvelse X X X Miljø og Teknik Kompetence/uddannelse/øvelse X X X Sundhed og Ældre Kompetence/uddannelse/øvelse X X X Børn, Skole og Kultur Kompetence/uddannelse/øvelse X X X Beredskabet X X X X X X X X X X Rev.: Nov13 20