Governance model for MedCom versionsopdatering 13. november 2014 Indhold Indledning... 1 Resultatmål med governancemodel... 2 Hvordan opnås målet om en governancemodel?... 2 MedCom årshjul og milepæle... 2 Faglig afklaring og beslutningshjul... 3 Teknisk afklaring og opdatering af drift... 4 Kategorisering af ændringer til MedCom standarder... 5 Parternes kontrakter med leverandører... 6 Versionshistorik... 6 Indledning Med afsæt i drøftelser i MedComs flere af MedComs faglige fora, har MedComs styregruppe ønsket en uddybende beskrivelse af en professionalisering af versionsopdateringer af MedComs standarder. Der er brug for en fast og forpligtende model for hvordan rettelser, ændringsønsker og udviklingsønsker håndteres i forhold til MedCom standarderne, hvor faste årshjul og forpligtende aftaler for parterne, herunder sikring af at leverandørerne kan levere versionsopdateringen, er nødvendige. Afgrænsning Denne model beskriver samarbejde og forpligtelser i forbindelse med ændringer af MedCom standarder. Det konkrete forandringshjul hos den enkelte leverandør, i regioner, kommuner og praksisområdet er ikke medtaget her. Model for håndtering af nye MedCom standarder indgår ikke, men indgår i NSIs igangværende arbejde med justering af governancemodellen for godkendelse af IT standarder i sundhedsvæsenet. National governance NSI beslutter på vegne af ministeren for Sundhed og Forebyggelse hvilke versioner af standarder, der er gældende på sundheds IT området. MedCom er som ejer af en lang række standarder og profiler på sundhedsområdet ansvarlig for at følge anvendelsen af en standard og foretage ændringer i egne standarder. Ændringer i MedCom standarder skal derfor begrundes og dokumenteres med henblik på formel godkendelse af NSI. 1
Resultatmål med governancemodel Der er en kendt og fastlagt dato (højst 2 årlige) for hvornår en MedCom standard kan opdateres. Eksempelvis 1. april og 1. oktober. Parter, som anvender MedCom standarder, forpligter sig til at følge MedComs årshjul for versionsopdatering. Der er en klar aftale og forståelse af at opdatering af MedCom standard indebærer opdatering i driftsmiljø for de parter, som anvender standarden. Der foreligger en konkret teknisk køreplan for versionsopdateringen i driftsmiljøet, herunder krav om at kunne modtage tidligere version i 6 måneder, hvorefter den tidligere version udgår. Hvordan opnås målet om en governancemodel? Arbejds- og styringsmodel for standardopdatering, faser og processer er beskrevet og godkendt af berørte parter og interessenter og MedComs styregruppe. Regioner, kommuner og praksisområdet indgår om nødvendigt tillægskontrakter med itleverandørerne, som forpligter leverandøren til at følge MedComs opdateringshjul, som en del af itsystem vedligeholdelsen. Berørte it- leverandører godkender governancemodellen. MedCom årshjul og milepæle Princippet i MedCom årshjul er en fast dato for frigivelse af opdateret standarddokumentation, og fast dato for opdatering af MedCom standard i driftsmiljøer. Tidsperioden mellem disse 2 datoer følger årshjulet og er derfor hhv. 6,12,18 måneder. Perioden fra standardfrigivelse til opdatering i drift skal være realistisk og accepteret af kommuner, regioner og leverandører. Se også afsnit om kategorisering af MedCom ændringer. 2
MedCom opdatering i relevante systemer og opdatering hos brugere FAST DATO MedCom standard opdateres FAST DATO dokumentation låses og godkendes af NSI Proces med faglig og teknisk afklaring Milepæle i MedCom årshjul Overordnet set er der er 4 milepæle i et opdateringsforløb 1. Faglig afklaring er opnået og beslutning for standardopdatering er taget. 2. Frigivelse af en opdateret standard, som ikke længere ændres, til godkendelse i NSI (1. april eller 1. oktober). 3. It-leverandører frigiver version af IT systemet, som indeholder MedCom standardopdatering. 4. Standardopdatering til drift hos kommuner og regioner (1. april eller 1. oktober). Faglig afklaring og beslutningshjul Der er et komplekst samspil med at få fastlagt en fælles beslutning om ændringsforslag som skal gælde nationalt. MedCom etablerer en model for hvordan parter kan melde ændringsønsker ind til en standard, som er forudgået af faglig og organisatorisk afklaring hos parterne lokalt. Typisk via MedCom projektgrupper, leverandørgrupper, erfaringsudvekslingsfora eller koordinationsgruppe. Deltagerne i MedComs faglige fora har mandat fra regionale, kommunale og praksis samarbejdsorganisationer vedr. it-samarbejde under sundhedsaftalerne, overenskomster, og lovgivning og er dermed beslutningsdygtige mht. forslag til faglige ændringer til MedCom standarder. På møder i de faglige fora, indgår forslag til ændringer i relevant omfang på dagsordenen. Som bilag foreligger en tydelig 3
oversigt over ændringsforslag, som er afklaret til kommende version, samt hvilke ændringsforslag, som fortsat er i afklaringsfase. Konkret håndtering af ændringsønsker: MedCom logger indkomne ændringsønsker og kategoriserer disse efter tyngdemodel (se næste side). Der anvendes en fast skabelon til ændringsønsker (se bilag 1) Ændringsønsker og disses status er tilgængelig via MedCom.dk Ændringsønsker behandles i MedComs nationale, faglige faglige fora. Modne forslag som har opnået bred konsensus omkring vil indgå i forslag til kommende standardopdatering. Faglige uenigheder dokumenteres tydeligt af MedCom i beslutningsgrundlaget Vurdering af om øvrige parter skal inddrages som sparrings eller høringsparter, i henhold til NSIs retningslinjer i proces for håndtering af ændringer i gældende standarder. Teknisk afklaring og opdatering af drift Når indhold i ny versionsopdatering er konsolideret af MedCom og godkendt af NSI, indarbejder MedCom versionsændringer i standarddokumentationen. Versionen er tilgængelig på MedComs database for standarder SVN i kladdeformat. Når standarddokumentationen er færdiggjort, flyttes standarddokumentationen fra SVN kladder til SVN releases. I forbindelse med processen med opdatering i it-systemer mellem leverandører og kunder kan indgå lokal brugerinddragelse og evt. kravsspecifikation afhængig af ændringens omfang. Den trinvise proces for teknisk afklaring og opdatering er: 1. MedCom opdaterer teknisk standarddokumentation, samt testeksempler og værktøjer. 2. Standarddokumentation sendes i høring hos leverandører. 3. Evt. rettelser fra leverandørhøring indarbejdes. 4. Standarddokumentation frigives- låst version og flyttes til SVN releases 5. Opdateret standard godkendes af NSI 6. Af standarddokumentationen fremgår dato for frigivelse af version, samt dato for idriftsættelse og udfasning af ældre versioner. Opdatering i it-systemer: 7. Leverandører udvikler standardopdateringen i relevante it- systemer. Tidsplanen tager hensyn til andre meget store versionsændringer. 8. MedCom tester og certificerer hos it-leverandør Opdatering til drift i alle relevante IT systemer: 9. It leverandører frigiver version til parter i kommuner, regioner, praksis, m.v. 10. MedCom test og certificering i driftsmiljø 4
11. Kommuner og regioner slår opdatering til på aftalt dato, idet MedCom standardversionsopdatering aktiveres som en option i drift systemet på den aftalte driftsdato (1. april -1. oktober). 12. MedCom offentliggør løbende status på test og certificering af IT systemer, herunder om ny version er releaset til drift hos alle kunder 13. MedCom afklarer fejl, fortolkningsspørgsmål og anden support vedr. ny version Kategorisering af ændringer til MedCom standarder Ønsker om ændringer kategoriseres efter en tyngdemodel, som anvendes i den konkrete planlægning af årshjul. Der udarbejdes en model for kategorisering af ændringer i forhold til ændringens tyngde og betydning i praksis. MedCom kategoriserer de ændringsønsker, der indgår i kommende standardopdatering. MedCom afgør efter drøftelser i faglige fora, herunder MedComs koordineringsgruppe, kategorisering af ændringers tyngde, som en væsentlig del af beslutningsgrundlaget. Alle ændringer gennemføres af MedCom i samarbejde med NSI og indenfor rammerne af NSIs processer for godkendelse af ændringer i gældende standarder. Den konkrete arbejdsdeling mellem NSI og MedCom afspejler tyngden af det konkrete ændringsforslag. Ændringer, som er kategoriseret af typen A, B og C, kan typisk gennemføres ved at følge MedComs faste årshjul, herunder formel godkendelse af NSI og optagelse i katalog over gældende standarder, uden yderligere proces Ændringer med kategori D skal aftales og planlægges i tæt samarbejde med NSI og vil typisk indebære en længere tidshorisont, fx årshjul x 2. Model til kategorisering af tyngde Tyngde Kategori Vurdering/konsekvens Eksempel A Rettelser Tekniske rettelser og præciseringer af standarddokumentation B Ændringer Ændring af feltnavne Feltstørrelser XDIS19 navn ændres fra Warning Of Discharge til Notification of Ended Treatment Begrænsning på antal ydelser i XDIS16 fjernes Bemærkningsfelt medicin udvides fra 700 til 3500 karakterer C Ny udvikling Tilføjelse af nye felter. Tilføjelse af felt til XDIS19: dato for genoptaget behandling D Ny funktionalitet koblet med standardændringer Omfattende ændring som vil kræve længere tid til implementering, herunder have økonomiske konsekvenser, (ex. vedhæftning af filer) Vedhæftning af filer til indlæggelsesrapport Plejeforløbsplan og udskrivningsrapport 5
Parternes kontrakter med leverandører Regioner, kommuner og praksis indgår om nødvendigt tillægskontrakter med it- leverandører, som forpligter leverandøren som en del af programvedligeholdelsen at følge MedComs opdateringshjul. Tillægskontrakterne indgås i en fælles forståelse om sanktionsmuligheder på nationalt plan, herunder Offentliggørelse af status på IT leverandørens test og certificering Samarbejdsparters mulighed for ibrugtagning af alternativ afsendelse/modtagelse fx via meddelelseshotel eller anden web-grænseflade. Generel indførelse af obligatorisk mulighed for at modtage ukendte felter i alle kommunikerende IT systemer i den danske sundhedssektor, som det fx kendes fra HL7 CDA Blacklistning af IT systemer Versionshistorik Dato Ændringer Ændringer markeret Forfatter 28.11.2013 Udkast DSL/JEJ 17.12.2013 Beslutningskompetence Nej DSL/JEJ for faglig afklaring 07.04.2014 Notat ændret til at Nej DSL/JEJ gælde generelt for alle parter og ikke kun hjemmepleje-sygehus 11.06.2014 Tilføjelse af national Nej LHF governance og sanktionsmuligheder 02.09.2014 Indarbejdelse af input Nej LHF fra MedCom9 Koordinationsgruppen 06.11.2014 Præcisering af Nej LHF relationen mellem MedComs årshjul og NSIs godkendelsesprocedure 6
Bilag 1: Ændringsønske til MedCom standard Navn Identifikation af den pågældende MedCom standard. Oversigt her http://medcom.dk/wm109823 NSI anbefalelsesgrad Standardens aktuelle anbefalingsgrad i NSIs standard katalog. http://www.ssi.dk/sundhedsdataogit/national%20sundheds-it/standardisering.aspx Formål Hvad er formålet med ændringsønsket? Kort beskrivelse. Leverance Hvad består ændringen konkret i? kort beskrivelse Hvilke IT systemer er påvirket af ændringen? Liste her: http://medcom.dk/wm111404 Forslagsstiller Hvem har foreslået ændringen? Titel, navn, organisation, tlf., e-post adresse Modifikationer Kort beskrivelse af kendte uenigheder / ulemper ved ændringsforslaget? Risici og korrigerende handlinger Kort beskrivelse af kendte risici og forslag til tilhørende korrigerende handlinger Tyngde Vurdering af ændringens omfang Rettelse (tekniske rettelser og præciseringer i dokumentation) Ændring (Ændring af feltnavne eller feltstørrelser) Ny udvikling (Tilføjelse af nye felter) Ny funktionalitet knyttet til standardændring 7
Gevinster a. Vurdering af økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster, eller henvisning til bagvedliggende lov, cirkulære eller overenskomstaftale b. Hvem tilfalder gevinsten? Regioner Kommuner Lægepraksis Staten Andre parter (hvilke) Omkostninger Skøn over omkostninger ved ændringens gennemførelse, i alt og udspecificeret for Regioner Kommuner Lægepraksis Staten Andre parter (hvilke) MedCom Eksterne afhængigheder Forudsætter eller påvirker ændringen andre kendte initiativer? Status/Dokumenthistorik Modtaget i Medcom (hvornår) Vurderet internt i MedComs standardteam (hvornår) Drøftet i fagligt MedCom forum (hvilket og hvornår) NSI varslet om mulig ændring (hvornår) Høringsproces gennemført (hvornår) Besluttet (hvor og hvornår) MedCom dokumentation fastlåst (hvornår: 1. april eller 1. oktober 20XX) Optaget i NSIs katalog over gældende standarder (hvornår) Iværksat (hvornår i forhold til MedComs årshjul: 1. april eller 1. oktober 20XX) Tiltrådt i MedComs styregruppe den 13. november 2014 8