Bilag 5: Notat om program styregruppen for det samlede fælles medicingrundlags projekt (FAME).

Transkript

1 Bilag 5: Notat om program styregruppen for det samlede fælles medicingrundlags projekt (FAME). 1. Baggrund SDSD bestyrelse har drøftet organiseringen af FAME projektet på bestyrelsesmødet den 6. december og indstiller: - at der etableres en fælles styregruppe for Lægemiddelstyrelsens projekt vedr. det fælles medicingrundlag og MedComs FAME-projekt (fælles medicindata) i overensstemmelse med beskrivelsen i bilag 1 På bestyrelsesmødet ønskede ministeriet, at afvente drøftelserne på Medcom's styregruppemøde den 13. december, før man tog endelig stilling til hvordan styregruppen skulle bemandes og fra hvilket tidspunkt den skulle være operativ. Forslag fra lægemiddelstyrelsen om at supplere deres styregruppe med medlemmer og ophøje den til den overordnede styregruppe efter pilotprojekternes afslutnign blev forkastet af bestyrelsen. Der foreligger på nuværende tidspunkt endnu ikke et referat fra Medcom s styregruppemøde, så indstillingen der fra kendes ikke. I det følgende beskrives et forslag til etablering af en programstyregruppe, inklusiv dens ansvar og bemandingen. Det skal ses som første udkast til kommisoriet for styregruppen, og der udestår stadig en del detaljer som bør fastlægges af parterne i projektet. 2. Etablering af FAME programmet Projekterne som skal gennemføres for at det fælles medicingrundlag bliver udviklet og implementeret i Danmark har tilsammen en meget stor kompleksitet, men også en meget attraktivt målsætning. Det fælles medicingrundlag skal: Lette lægens arbejde ved at skabe et hurtigt overblik over patientens samlede medicinering Kraftigt formindske patientens risiko for, at få forkert, for meget eller for lidt medicin i overgangene mellem sundhedsvæsenets parter. Forudsætningerne for at opnå disse effekter er en meget stor udbredelses- og anvendelsesgrad af det fælles medicingrundlag hos alle landets læger, både på sygehuse og i praksissektoren. Næsten alle landets ca læger, vil som følge af det fælles medicingrundlag skulle ændre deres daglige arbejdsgange og der vil skulle ske tilpasninger i de ca. 20 lokale elektroniske systemer som de anvender. Da disse store forandringer skal ske i organisationer som i forvejen gennemføre andre store forandringer kræver FAME projekterne en helt speciel ledelsesmæssig fokusering og styring for at nå i mål til det aftalte tidspunkt og med de forventede effekter. Side 1 af 7

2 Derfor anbefales det at man samler styringen af projekterne i et program, i det følgende kaldet FAME programmet. Til styring af programmet foreslås der etableret: En program styregruppe En samlet programledelse med en programleder, 3 projektchefer og 5 regionale implementeringschefer Et programkontor 2.1. Fame programstyregruppen Det foreslås at Programstyregruppen tager det samlede ansvar for: At tilvejebringe den nødvendige financiering af det samlede program Beskrivelse og igangsættelse af governance temaer ift.: o Organiseringen af programmet fx bemanding af programledelsen og programkontor o Beskrive den samlende gode vision o Etablere lederskab og sikre involvering af nøgle interessenter o Måling af nytteværdi fra projekternes leverancer o Måling af organisationernes formåen til at klare forandringerne o Sikre design og leverance af nye forretningsprocesser o Overordnet løbende planlægning og kontrol på program niveau o Etablering og vedligeholdelse af Business Case for programmet o Risiko og emne håndtering på programniveau o Kvalitetssikring af programmets leverancer Fra Programstyregruppen vælges en formand som er ansvarlig for programstyregruppens samlede funktion og rapporterer til SDSD s bestyrelse. Formanden har ansvaret for, at programmet når de mål, som beskrives i den samlede Businesscase og at programmets samlede økonomi og tidsramme overholdes. Formanden har ansvaret for at rapportere til SDSD s bestyrelse og anmode om parternes indgriben hvis programmet mod forventning skulle afvige ud over den aftalte tolerance. Specielt har formanden ansvaret for den eksterne kommunikation med interesseorganisationer, offentligheden og medierne de forretningsmæssige ledelser i regioner og kommuner Opgaverne udføres af Programledelsen og Programkontoret med reference til formanden for programstyregruppen. Leverancer der overholder de aftalte kvalitetskrav og ligger indenfor de aftalte tolerancer kan godkendes af formanden. Øvrige leverancer godkendes af programstyregruppen. Forslag til sammensætning af programstyregruppen og ansvaret for de enkelte medlemmer beskrives i afsnit 3. Side 2 af 7

3 2.2. Programledelsen Programledelsen foreslås at bestå af: Programlederen - En ekstern professionel certificeret programleder som hyres til opgaven under en SKI aftale. Personerne skal have erfaring fra ledelse af store komplekse programmer i politisk styrede offentlige virksomheder. Gerne med mange eksterne interessenter og derved erfaring med håndtering af offentligheden og medierne. Projektchef med ansvar for sporet der etablerer den tekniske infrastruktur imellem den centrale service og de decentrale systemer foreslår Chefarkitekt Esben Dalsgaard fra SDSD Projektchef med ansvar for sporet med pilotprojektet, den centrale medicingrundlags service og apoteksimplementeringen foreslår Kontorchef Lasse Larsen fra Lægemiddelstyrelsen Projektchef med ansvar for sporet med tilpasning til de fælles krav(snitflader, standarder, arbejdsgange) i lokale systemer foreslår Chefkonsulent Lars Hulbæk fra Medcom Implementeringscheferne med ansvar for hvert af de 5 regionale implementeringerprojekter ingen person forslag, men de skal være fuldtids allokeret til det regionale implementeringsprojekt. Programlederen har ansvaret for: Design og implementering af programmets governance struktur Håndtering og inddragelse af nøgleinteressenter Servicering af formanden for programstyregruppen Statusrapportering til programstyregruppen Servicering af formænd fra eventuelle følgegrupper til programstyregruppen Projektcheferne og Implementeringscheferne har ansvaret for: At projekterne i de respektive spor overholder de aftalte kvalitetskrav og leverer indenfor de aftalte tolerancer At organisationerne som skal modtage leverancerne fra projekterne i hvert spor har den fornødne formåen til at implementere forandringerne 2.3. Programkontoret Programkontoret skal servicere programledelsen med at udføre de governancefunktioner som er beskrevet ovenfor, specielt dokumentation, kommunikation og statusrapportering er vigtige. På formandens opfordring skal programkontoret gennemføre reviews af projekternes leverancekvaliteteter, specielt med fokus på om man opnår de forventede nytteværdier og den organisatoriske formåen der gør organistionerne istand til at klare forandringen. Sekretariatsbetjene programstyregruppen og eventuelle følgegrupper. Side 3 af 7

4 3. Bemandingen af programstyregruppen 3.1. Formand - Leder fra Digital Sundhed Formanden har ledelsesfunktion i Sammenhængende Digital Sundhed, varetager SDSD bestyrelsens interesse i programmet, og dermed interessen for at programmet udfylder sin rolle som spydspis for gennemførelse af en service orienteret arkitektur i Danmark. Foreslår Projektchef Ivan Lund Pedersen Ledelser fra Regionerne (5) Der udpeges et medlem fra hver region som repræsenterer den forretningsmæssige ledelse og brugerne i den del af det samlede sundhedsvæsen som regionen har ansvar for, dvs. forvaltning, sygehuse, sygehusapoteker og praksissektoren. Medlemmerne udpeges af koncernledelsen i regionen. Senior brugerne fra Regionerne har ansvaret for: - At de regionale implementeringer tilvejebringer den forventede nytteværdier og at de modtagende organisatoriske enheder opnår den nødvendige formåen til at klare forandringerne. - At de regionale implementeringer planlægges, organiseres og gennemføres i tæt samspil med de kommunale implementeringer indenfor regionen, herunder at de kommunale brugere repræsenteres i den regionale implementerings organisation. - At de kommunale implementeringer indarbejdes i og koordineres med de regionale planer. - At der oprettes og vedligeholdes en samlet risikolog ift. den regionale og de underliggende kommunale implementering. - At alle typer regionale og kommunale faktorer der risikerer at forsinke ibrugtagning af det fælles medicingrundlag, belyses og behandles med rettidig omhu i interne regionale eller kommunale organer. - At programledelsen løbende holdes opdateret om status på den samlede regionale implementering herunder de underliggende kommunale implementeringer Leder fra Kommune eller Kommunernes Landsforening Der udpeges et medlem fra en kommune eller fra Kommunernes Landsforening som repræsenterer den forretningsmæssige ledelse og brugerne i den del af det samlede sundhedsvæsen som kommunerne har ansvar for. De enkelte kommuner i en region skal have repræsentanter med i Regionens projektorganisation. Den kommunale repræsentant har ansvaret for: - At de kommunale implementeringer tilvejebringer den forventede nytteværdier og at de modtagende organisatoriske enheder opnår den nødvendige formåen til at klare forandringerne. Side 4 af 7

5 - At de kommunale implementeringer planlægges, organiseres og gennemføres i tæt samspil med de regionale implementeringer herunder at kommunale politiske interesser indtænkes. - At kommunerne bidrager til vedligeholdes af den samlede risikolog i regionen. - At alle typer kommunale faktorer der risikerer at forsinke ibrugtagning af det fælles medicingrundlag, belyses og behandles med rettidig omhu i interne kommunale organer Leder fra Apoteker foreningen (1) Der udpeges et medlem fra apoteker foreningen som repræsenterer de private apoteker. Repræsentanten fra Apoteker foreningen har ansvaret for - At implementeringer på apotekerne tilvejebringer den forventede nytteværdier og at de modtagende organisatoriske enheder opnår den nødvendige formåen til at klare forandringerne. - At apotekernes ibrugtagning af det fælles medicingrundlag foregår koordineret med de regionale og kommunale implementeringer. Denne rolle kunne evt. udfyldes repræsentanten fra Lægemiddelstyrelsen Leder Danske Regioner(1) Repræsentanten fra Danske Regioner har ansvaret for: - At indgå de nødvendige aftaler med de faglige organisationer for at sikre de regionale implementeringer fx overenskomsten med de praktiskerende læger. - At gennemføre evalueringer og nytteværdimålinger undervejs i programmet - At stille ressourcer til rådighed til bemanding af projektkontoret specielt med henblik på servicering af de regionale projektchefer og koordinationer mellem disse. Foreslår Kontorchef Lisbeth Nielsen 3.6. Leder fra Lægemiddelstyrelsen(1) Repræsentanten fra Lægemiddelstyrelsen har ansvaret for: - At pilotprojektet gennemføres og den indsamlede erfaring distribueres til resten af programmet - At den central medicingrundlags services tilpasses ud fra de erfaringer som pilotprojektet giver - Leverance af en udviklings pulje til løbende tilpasninger af den centrale service ud fra de erfaringer som drages undervejs. - Deltage i evalueringer og nytteværdimålinger undervejs i programmet - Deltage i kravspecificering og udbud på drift af den centrale service Side 5 af 7

6 - Optræde som videnscenter ift. datagrundlag og tilgrænsende systemer i LMS - Varetage formandskabet i en evt. følgegruppe for apotekerne Foreslår Direktør Jytte Lyngvig Leder fra Medcom (1) Repræsentanten fra Medcom har ansvaret for: - At sikre gennemførelse af test og certificering af systemernes snitflader så de overholder de aftalte kvalitetskrav ift. funktionalitet, begrebsanvendelse, sikkerhed og driftsstabilitet. I denne opgave skal specialkompetancer fra Sundhedsstyrelsen og Arkitektur/Sikkerhedsenheden i SDSD inddrages. - At sikre at den opsamlede viden ift. snitflader til de lokale systemer dokumenteres og deles mellem parterne. - At bistå de regionale og kommunale implementeringer med viden og bistand ift. snitflader, arbejdsgange og idriftsættelse. - At stille ressourcer til rådighed til bemanding af projektkontoret specielt med henblik på servicering af infrastruktur sporet og det regionale spor. - At varetage formandskabet i en evt. følgegruppe for leverandørerne (IT-B) - At erfaringer ift. de gode arbejdsgange videregives ved deltagelse i den kliniske følgegruppe 3.8. Leder fra DADL (1) Repræsentanten fra DADL har ansvaret for: - At varetage formandskabet i den kliniske følgegruppe - At aktivt at bistå programledelsen og formanden med kommunikation opgaver ift. læge populationen. Der ligger en stor opgave i, at overbevise læger om nyttet ved at lære en ny arbejdsgang ift. det fælles medicingrundlag. Specielt bliver det en udfordring af overbevise de praksiserende læger om at de skal opgradere deres netadgang og sørger for at være online i deres konsultation. Det er afgørende at DADL s repræsentant har stor faglig tyngde og gennemslagskraft i de faglige miljøer, vedkommende skal kunne producere klare budskaber og holde fast i visionen også når der kommer bølgegang i projekterne. Side 6 af 7

7 4. Forslag til projektorganisering FAME Programstyregruppe Formand for programstyregruppen Følgegrupper til programstyregruppen Programleder Programkontor Projekt og Implementeringschefer Klinisk følgegruppe Evt. Leverandør følgegruppe Evt Apoteker følgegruppe National infrastruktur Central service, pilot Apoteks implementering Fælles krav snitflader og certificering Regional og kommunal Implementering Region Hovedstaden Region Sjælland Digital Sundhed Lægemiddelstyrelsen Region Syddanmark Medcom DADL Regioner og Kommuner Region Midtjylland Region Nordjylland Side 7 af 7