Principper for økonomistyring Bilagets indhold: 1. Indledning... 1 2. Styreformer og styringsprincipper... 3 3. Intern kontrol og forretningsgange... 5 4. Budget og budgetprocedure... 7 5. Budgetopfølgning... 8 6. Regnskabsaflæggelse... 10 7. Bogføringsprocessen og betalingsformidling... 11 8. Finansiel styring... 14 9. Anvendelse af IT... 14 10. Andre bestemmelser... 16 Senest opdateret: Ansvarlig: Center for Administrativ Service, Økonomiafdeling Godkendt: Byrådet, den 21. december 2016 Senest opdateret: Den 8. december 2016 1. Indledning 1.1. Formål Egedal Kommunes Principper for økonomistyring danner sammen med kommunens økonomiske og finansielle politik rammerne for den økonomiske styring af kommunen. Principper for økonomistyring handler om bevillingsniveau og beslutningskompetence samt budgetlægning, løbende styring og regnskabsaflæggelse. Principperne skal sikre kommunens politiske og administrative ledelse det nødvendige overblik og regelsæt til styring af kommunes økonomi. Samtidig udgør principperne og bilagene sammen med relevant lovgivning de konkrete regler, retningslinjer og anbefalinger, som er med til at sikre en god offentlig økonomistyring, der er kendetegnet ved at være effektiv og korrekt samt sikrer ensartethed og gennemsigtighed i forvaltningen. Principper for økonomistyring gælder hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er relevante afsnit i Principper for økonomistyring også gældende for disse. Principperne gælder tillige når der forvaltes midler for beboere på kommunens institutioner. De enkelte centre er ansvarlige for, at de relevante krav indarbejdes i samarbejdsaftaler og/eller vedtægter, og for at koordinere indholdet med Center for Administrativ Service. Side 1 af 17
Principper for økonomistyring udgør kommunens udmøntning af 42, stk. 7 i Lov om kommunernes styrelse om et kasse- og regnskabsregulativ: Byrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Principperne er herudover baseret på Styrelsesloven samt Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Principper for økonomistyring udgør således fundamentet for den økonomiske styring. 1.2. Bilag og ajourføring Principperne er på de fleste områder suppleret med uddybende bilag, som i mere detaljeret grad beskriver, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. Herudover er der på mange områder udarbejdet mere detaljerede forretningsgangs- og procesbeskrivelser. Alle ændringer af Principper for økonomistyring skal godkendes af Byrådet. Ajourføring af bilag kan godkendes af Centerchefen for Center for Administrativ Service. Principperne samt bilag er udmøntet i skriftlige instrukser, der løbende ajourføres, og dokumenteres i relevante systemer. Direktionen har det overordnede ansvar for, at principperne for økonomistyring med tilhørende bilag og forretningsgange videreformidles og integreres i organisationens arbejdsgange. Lederen af den enkelte afdeling eller institution har ansvaret for, at relevant personale bliver orienteret om principperne samt bilagene. 1.3. Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau I Lov om Kommunernes styrelse er det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring henlagt til det politiske niveau: Byrådet Ifølge styrelseslovens 2 styres kommunens anliggender af Byrådet. Økonomiudvalget Ifølge styrelseslovens 18 skal Økonomiudvalget have indsigt i de økonomiske og almindelige administrative forhold indenfor samtlige kommunens administrationsområder. Udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges Byrådet til beslutning. Udvalgene Ifølge styrelseslovens 21, der udmøntes i kommunens styrelsesvedtægt, skal udvalgene bestyre de anliggender, der er underlagt dem indenfor rammerne af det vedtagne årsbudget, i forbindelse med Byrådets vedtagelser og i overensstemmelse med de regler m.v., der er udstedt af Byrådet. Udvalgene påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides. I tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder angiver udvalget kompenserende besparelser på andre områder indenfor udvalgets bevilling. Hvis bevillinger derudover anses for meget nødvendige, foretager udvalget gennem Økonomiudvalget indstilling til Byrådet om tillægsbevilling. Side 2 af 17
Borgmesteren Ifølge Kommunestyrelseslovens 31 har borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Kommunens administrative ledelse Kommunens administrative ledelse er blandt andet via disse principper pålagt det umiddelbare ansvar for en del opgaver i relation til kommunens økonomiske styring. 1.4. Revision Kommunens revision skal forelægges principperne for økonomistyring med tilhørende bilag til kommentering. Center for Administrativ Service underretter revisionen om alle væsentlige ændringer, før de træder i kraft. 2. Styreformer og styringsprincipper 2.1. Generelt Princippet i den økonomiske styring er bevillingsstyring. Byrådet godkender bevillingerne og de underliggende forudsætninger i form af mål og aktiviteter, priser og mængder ved budgetvedtagelsen, og danner derved de økonomiske rammer for året. 2.2. Bevillingsniveau Byrådet har det formelle ansvar for økonomien i Egedal Kommune. Gennem Principper for økonomistyring sætter Byrådet rammen for kommunens økonomiske styring samt delegerer ansvar og den praktiske varetagelse af økonomistyringen til administrationen. Hvert år i oktober vedtager Byrådet det kommende års budget. Det samlede driftsbudget er opdelt i bevillingsområder, der er fordelt på fagudvalg. Hvert udvalg har et antal centre som udgør en selvstændig bevilling, der udgør en nettoramme. Det enkelte fagudvalg har ansvaret for, at aktiviteterne gennemføres i overensstemmelse med budgettet og dets forudsætninger samt de politiske beslutninger. Det enkelte udvalg kan disponere inden for samme bevillingsområde, det vil sige inden for det enkelte center ved at foretage interne omplaceringer uden Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse. Det er således udvalgets ansvar at prioritere midlerne indenfor det enkelte bevillingsområde. En uddybning af bevillingsreglerne herunder bevillingsområderne inden for driftsbudgettet samt fordelingen på udvalg fremgår af bilaget Bevillingsregler for Egedal Kommune. Alle anlægsudgifter og -indtægter kræver bevilling i hvert enkelt tilfælde. For anlægsprojekter vedtages rådighedsbeløb, der først må anvendes, når Byrådet har givet en anlægsbevilling. Alle sager, der har økonomiske konsekvenser, og som derfor skal behandles i Økonomiudvalget og Byrådet, skal forinden være kvalitetssikret i Center for Administrativ Side 3 af 17
Service. Kravene til de økonomiske konsekvensvurderinger fremgår af Det gode beslutningsgrundlag. Regler og procedurer for frigivelse af anlægsbevillinger fremgår af bilaget Styring af og regnskab for anlægsarbejder. Den bevilgende myndighed ligger hos Byrådet, og kan ikke delegeres. Lån og garantier kræver selvstændig godkendelse af Byrådet. 2.3. Bevillingsansvar på centerniveau Bevillingerne er administrativt fordelt på centre som understøtter fagudvalgene. De enkelte budgetansvarlige ledere får årligt udmeldt et budget og de politiske mål, som de skal styre efter. Det er den enkelte leders ansvar løbende at følge op på, om de budgetterede indtægter og udgifter overholdes. Opfølgningen understøttes af Center for Administrativ Service. Princippet om, at opgaver kan delegeres, men ikke ansvar uanset decentraliseringen af opgaver, gælder i særdeleshed også for bevillingsstyring. Det betyder, at centerchefen har ansvar for, at bevillingen er anvendt til det formål den er givet. Rammeansvaret på niveauerne under centercheferne anvendes forskelligt på de enkelte centre, hvilket i praksis besluttes af den enkelte centerchef, som sikrer en smidig og fornuftig beslutningsstruktur. 2.4. Målstyring Egedal Kommunes overordnede målstyring baserer sig på Byrådets strategiske mål. Målstyringen er med til at sætte rammerne for, hvordan mål- og budgetopfølgningen lanceres udadtil, dvs. så budget og budgetopfølgningen fungerer som dialogredskab og skaber gennemsigtighed om hvad der foregår i kommunen - også for den almindelige borger. Mål vedtages hvert år ved budgetvedtagelsen. Kommunens målstyringskoncept er tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Kommunens strategiske fokusområder beskriver typisk en række overordnede borgernære mål, herunder er en række finansielle mål, der beskriver målsætninger for Egedal Kommunes økonomiske politik, der indgår i de årlige budgetter. 2.5. Budgetoverførsel mellem år Der kan søges overført mindreforbrug eller merforbrug på op til 5 % af centerets korrigerede nettobudget til service og forsyning. Det gælder for alle centre, at et mindreforbrug på op til 5 % af centerets korrigerede budget kan søges overført, mens et merforbrug på op til 5 % af centerets korrigerede budget skal søges overført. Centercheferne skal vurdere mindre-/merforbrug ud fra det samlede resultat i forhold til budgettet, samt udarbejde en ansøgning om overførsel til efterfølgende år. Administrationens oplæg til budgetoverførsel mellem årene forelægges til politisk behandling senest på Byrådets møde hvor årsregnskabet også behandles. Side 4 af 17
3. Intern kontrol og forretningsgange 3.1. Retningslinjer for intern revision De interne revisionsopgaver understøtter Byrådets tilsyn med, at der er en hensigtsmæssig forvaltning af kommunens økonomiske midler, som følger gældende regler og retningslinjer. De interne revisionsopgaver omfatter en efterprøvelse af de interne kontroller, der udføres på alle niveauer i kommunens organisation. Center for Administrativ Service har følgende opgaver: Koordinere, tilrettelægge og beskrive den overordnede sammenhæng mellem processer, regler og systemunderstøttelse i forhold til at etablere kontroller. Der er for eksempel en række systemkontroller i økonomistyringssystemet. Understøtte kommunens revision, ved at tilvejebringe nødvendigt materiale, som gør revisionen i stand til at efterprøve om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med gældende love og beslutninger mm. samt, at forvaltningen af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Det økonomiske ansvar og ansvaret for tilrettelæggelse af konkrete interne kontroller er som hovedprincip henført til de enkelte centre. Økonomikonsulenternes (både i Center for Administrativ Service og eventuelt i andre centre) rolle er at understøtte og efterprøve centrenes økonomistyring og de kontrolaktiviteter der er etableret. Interne kontroller udføres blandt andet ved kontrol og opfølgning i forbindelse med regningsbetaling, bankafstemning og lignende. Eksempler på interne revisionsopgaver: Vejlede om etablering af forretningsgange og interne kontroller. Bistå og støtte den eksterne revision i dennes arbejde. Løbende vurdere og sikre, om der er overensstemmelse mellem Byrådets beslutninger og bevillingsanvendelsen. Løbende sikre, at der er en rigtig og hensigtsmæssig regnskabsføring, det kan bl.a. være at bistå forskellige regnskabsansvarlige enheder med at udarbejde årsregnskab. Sikre at der følges op på forbehold, anbefalinger og eventuelle bemærkninger fra kommunens revision, som skal besvares over for tilsynsmyndigheden. De interne revisionsopgaver er beskrevet i bilaget Retningslinjer for intern revision. 3.2. Interne kontroller Interne kontroller består af de handlinger og procedurer, der samlet udføres i kommunen, og som er tilrettelagt for at opnå mål om en rimelig sikkerhed for en effektiv forvaltning og pålidelig regnskabsmæssig rapportering, herunder forebyggelse mod tilsigtede og utilsigtede fejl samt overholdelse af gældende lovgivning. Ved etablering af interne kontrolforanstaltninger skal der tages stilling til væsentlighed og risiko. Samtidig er det centralt, at der sikres kontrolspor i form af dokumentation og sporbarhed i forhold til hvem, der har udført kontrollen og hvornår. Side 5 af 17
Det er ledelsens ansvar, at tilrettelægge bogføringen og formueforvaltningen i form af registreringssystemer og procedurer, der opfylder lovgivningens og kommunens bestemmelser samt sikrer en pålidelig økonomirapportering og regnskabsaflæggelse. Ledelsen skal påse, at registreringssystemer og formueforvaltningen kontrolleres på en måde, der efter de konkrete forhold er tilfredsstillende. Det er herunder ledelsens ansvar at forebygge og opdage såvel tilsigtede som utilsigtede fejl og mangler. Ledelsen udfylder dette ansvar ved indførelse og brug af et tilstrækkelig effektivt internt kontrolsystem. Kommunen fokuserer på sikkerhed gennem et grundlæggende synspunkt om funktionsadskillelse (det må ikke være den samme medarbejder der udfører handlingen, som bagefter kontrollerer om handlingen er udført korrekt) samt dokumentation ved påtegning af sagsmateriale og kontrol forinden udbetaling. Interne kontroller består af hårde og bløde kontroller. De bløde kontroller fokuserer bl.a. på værdibaseret ledelse, menneskelige faktorer, integritet og etiske værdier og medarbejderkvalifikationer. Bløde kontroller udgør forudsætningen for, at hårde kontroller kan fungere (eksempelvis funktionsadskillelse og godkendelse). Intern kontrol kan foretages ved stikprøver. Intern kontrol finder sted i følgende kontrolkomponenter: Kontrolmiljø: Kontrolmiljøet omfatter faktorer som integritet, etiske værdier og kompetence hos organisationens ansatte og i dens ledelsesfilosofi og -stil. Kontrolmiljøet er en del af kommunens forvaltningskultur, og elementer som risikokultur og måder at håndtere risici på er en vigtig del af kulturen i kommunen, som både ledelsen og revisor skal forstå. Risikovurdering: Identifikation og analyse af risikofaktorer er en fortløbende proces, som er et vigtigt element i et effektivt internt kontrolsystem. Ledelsen må omhyggeligt fokusere på risici på alle niveauer i kommunen og tage de nødvendige forholdsregler for at styre dem. Kontrolaktiviteter: Kontrolaktiviteter er politikker, procedurer og forretningsgange fastsat af Byrådet og den administrative ledelse. Kontrollerne er den konkrete udmøntning, som anvendes til imødegåelse af de identificerede risici. Information og kommunikation: Vigtig information skal identificeres, opfanges og kommunikeres i en form og på et tidspunkt, som giver Byrådet og den administrative ledelse i kommunen mulighed for at varetage deres opgaver og leve op til deres ansvar. Det må særligt i forhold til Byrådet sikres, at de har: o Tilstrækkelig og rettidig information til overvågning af den administrative ledelses mål og strategi, kommunens økonomiske stilling, driftsresultater samt væsentlige dispositioner. o Tilstrækkelig og rettidig underretning om følsomme oplysninger, undersøgelser samt tvivlsomme handlinger. o Overvågning: Byrådet og den administrative ledelse vurderer løbende, om det interne kontrolsystem fortsat er relevant og i stand til at håndtere nye risici. Side 6 af 17
3.3. Kontroller mod svig Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der er derfor tilrettelagt kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Disse kontroller dokumentationskontroller er funktionsmæssigt adskilt fra indberetningen. Det vil sige, at den der foretager en indberetning til IT-systemet, ikke selv kan udføre dokumentationskontrollen. Kontrollen skal normalt udføres for alle indgange (nyoprettelser) og ved alle ændringer af pengestrømmenes retning, dvs. typisk ved skift af bankkonto. Dokumentationskontrol kan udføres på flere måder også ved stikprøver såfremt den kædes sammen med andre handlinger og kontroller, som tilsammen giver en tilsvarende sikkerhed som en fuldstændig kontrol. Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres. Se nærmere i bilaget Retningslinjer for dokumentationskontrol. 4. Budget og budgetprocedure 4.1. Generelle principper De grundlæggende principper for kommunens budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Økonomi- og Indenrigsministeriet, samt i Budget- og budgetopfølgningsmanualen i Egedal Kommune. Egedal Kommune udarbejder årligt et budget, der indeholder kommunens strategi- og resultatmål budgetnotater og bilag for de enkelte centre, som beskriver forudsætningerne for budgettet samt et væsentlighedskriterium for, hvornår der skal følges op på det styringsrelevante niveau. et budgetnotat om kommunens finansielle område der omfatter renter, tilskud, udligning, skatter, SOLT og lån en oversigt over kommunens anlægsinvesteringer. Herudover indgår en række bilag, bl.a. en hoved- og beholdningsoversigt. 4.2. Det enkelte års budgetprocedure Center for Administrativ Service har ansvaret for, at der inden udgangen af året udarbejdes en tids- og aktivitetsplan for det kommende års budgetprocedure. Planen skal godkendes i Økonomiudvalget senest i januar måned. For en nærmere uddybning af budgetprocessen henvises til bilaget om budgetlægning. 4.3. Budgetansvar Fagcentrene har den driftsmæssige indsigt til at vurdere, hvilke aktiviteter der er styringsrelevante, og hvordan budgettet bør periodiseres. Fagcentrene har derfor i samarbejde Side 7 af 17
med Center for Administrativ Service ansvaret for at identificere fagcentrenes styringsrelevante aktiviteter og skabe en kobling mellem aktiviteterne og fagcentrenes udgifter. Fagcentrene har ansvaret for at udarbejde et budgetnotat og tilhørende bilag, der samler fagcentrenes forslag til aktivitetsbudgettering og periodisering af budgettet samt dokumenterer budgetforudsætningerne. 4.4. Støttefunktioner Center for Administrativ Service er ansvarlig for at understøtte de budgetansvarlige med økonomisk videns-ressourcer til analyse og vurdering af den økonomiske situation og udvikling bagudrettet og fremadrettet. Center for Administrativ Service bidrager endvidere med bl.a. økonomirapporter, samt råd og vejledning. Center for Administrativ Service er dermed ansvarlig for at tilvejebringe grundlaget for vurderingen af udviklingen på de enkelte bevillingsområder, således at det er muligt for den budgetansvarlige at løfte det ansvar, der er forbundet med at have et budgetansvar. Center for Administrativ Service er endvidere ansvarlig for at tilbyde støttesystemer og undervisning i disse. 5. Budgetopfølgning 5.1. Generelle principper Budgetopfølgningskonceptet er beskrevet i Budget- og budgetopfølgningsmanualen for Egedal Kommune. Det overordnede formål med budgetopfølgning er at optimere den løbende styring i årets løb, samt at sikre kvalificerede prognoser for resultatet af Kommunens samlede økonomi. Budgetopfølgningen er en løbende opfølgning på mål og budget samt de underliggende aktiviteter, priser og mængder samt periodiseringen af indtægter og udgifter. I processen for budgetopfølgningen er der fokus på at sikre en tæt dialog mellem fagcentrene og Center for Administrativ Service og at sikre, at koblingen mellem aktiviteter og de periodiserede udgifter løbende kvalificeres. Budgetopfølgningen omfatter drift, anlæg og refusion på hovedkonto 0-6, samt renter, tilskud, udligning, skatter, SOLT, lån og balanceforskydninger. Aktivitetshierarkiet og periodiseringen danner udgangspunktet for budgetopfølgningen og budgetnotaterne og bilagene danner den nødvendige dokumentation for forudsætningerne. 5.2. Budgetafvigelser I samarbejde med Center for Administrativ Service definerer hver enkelt fagcenter et væsentlighedskriterium for, hvornår der skal følges op på det styringsrelevante niveau. Det vil sige et væsentlighedskriterium for, hvornår der skal udarbejdes afvigelsesforklaringer. Væsentlighedskriteriet skal fremgå af budgetnotatet, så det bliver godkendt politisk i forbindelse med budgetvedtagelsen. Side 8 af 17
5.3. Tillægsbevillinger og omplaceringer En tillægsbevilling er karakteriseret ved, at en aktivitets mængde eller enhedspris korrigeres, så det medfører et mer- eller mindreforbrug. På baggrund af den administrative budgetopfølgning drøfter direktionen de tillægsbevillinger, der resulterer i en samlet ændring af centerets bevilling. Hvis direktionen beslutter, at centeret er berettiget til en tillægsbevilling vil det blive indstillet, at tillægsbevillingen skal ansøges i forbindelse med den politiske budgetopfølgning. En omplacering er karakteriseret ved, at budgettet mellem aktiviteter korrigeres således, at det går i nul. Dette kan for eksempel ske, hvis enhedsprisen på begge aktiviteter er identisk og korrektionen dermed kun vedrører en mængdeforskydning. En flytning af aktiviteter indenfor et center eller mellem centre er en omplacering, som godkendes i forbindelse med den politiske budgetopfølgning. Der er ikke tale om en aktivitetsændring som samlet set afføder en tillægsbevilling, men at aktiviteten eksempelvis flytter fra en ramme til en anden. 5.4. Budgetopfølgningsprocessen Budgetopfølgningsprocessen er opdelt i 3 perioder, der hver består af en administrativ del og en politisk del. Den administrative budgetopfølgning forbereder gennem en række trin den politiske budgetopfølgning. For nærmere uddybning af budgetopfølgning henvises til bilaget om Budgetopfølgning. 5.5. Anvisning Anvisning indebærer, at den budgetansvarlige indestår for, at en regnskabsmæssig disposition har bevillingsmæssig dækning. Det vil sige, at der er dels er tilstrækkelige frie budgetmidler og dels, at dispositionen falder inden for bevillingens formål. I Egedal Kommune foregår anvisningen som et led i Ledelsestilsynet i økonomisystemet. Derudover foregår en række interne kontroller integreret i budgetopfølgningen og det almindelige ledelsestilsyn, som understøtter anvisningen i og med de budgetansvarlige overvåger og undersøger de økonomiske dispositioner. Det betyder, at anvisning af det enkelte regnskabsbilag kun sker stikprøvevist. I følgende tilfælde kræves individuel anvisning af hver enkelt udbetaling: Udbetalinger til medarbejdere Repræsentationsudgifter Forskudsvise udbetalinger Udbetalinger der vedrører den budgetansvarlige selv skal altid anvises af nærmeste overordnede ledelsesniveau. Den budgetansvarlige kan selv fastsætte krav om mere restriktive godkendelser. Det forudsættes, at den budgetansvarlige har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale forretningsgange og løbende fører tilsyn hermed. Side 9 af 17
Den budgetansvarlige skal kunne sandsynliggøre eller dokumentere sit tilsyn. Der henvises i øvrigt til afsnit 6, Bogføringsprocessen. Se endvidere nærmere i bilaget Attestation og anvisning. Af bilaget Konteringsvejledning fremgår, hvordan der skal konteres. 6. Regnskabsaflæggelse 6.1. Generelt De overordnede regler om kommunernes regnskabsaflæggelse fremgår af Lov om kommunernes styrelse. Herudover fastlægger Økonomi- og Indenrigsministeriet kravene til kommunernes regnskabsaflæggelse. Center for Administrativ Service har ansvar for senest i december måned, at fremlægge en tidsplan for Økonomiudvalget om den politiske behandling af årsregnskabet. Center for Administrativ Service udarbejder derudover en administrativ tids- og aktivitetsplan for regnskabsaflæggelsen. Centerchefen for Center for Administrativ Service har i samarbejde med de øvrige centerchefer, ansvaret for, at regnskabet udarbejdes i overensstemmelse med tids- og aktivitetsplanen, samt i overensstemmelse med de til enhver tid gældende krav der følger af det autoriserede budget- og regnskabssystem. Regnskabet aflægges så det afspejler det vedtagne budget. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af april måned det efterfølgende år til behandling i Økonomiudvalget og Byrådet i maj måned. 6.2. Kommunens årsregnskab Egedal Kommune aflægger regnskabet i en årsrapport der indeholder: Beretninger om kommunens aktiviteter i året Opfølgning på budgetforudsætningerne for de enkelte aktivitetsområder Udgiftsbaseret resultatopgørelse, udgifts- og omkostningsbaseret balance, pengestrømsanalyse og finansieringsoversigt En overordnet præsentation af de vigtigste økonomiske nøgletal. Herudover udarbejdes en række bilag og specifikationer, jf. Økonomi- og Indenrigsministeriets regler. For kommunens mere detaljerede bestemmelser skal henvises til bilagene Regler for regnskabsaflæggelse samt Anvendt regnskabspraksis for Egedal Kommune. Side 10 af 17
6.3. Anlægsregnskaber Økonomi- og Indenrigsministeriet fastsætter, at der skal aflægges særskilte regnskaber for anlægsbevillinger, såfremt bruttoudgifterne overstiger 2 mio. kr. Disse skal til behandling i Økonomiudvalget og Byrådet. Egedal kommune har derudover fastlagt at afviger regnskabet mere end +/- 10 % fra bevillingen, skal samme procedure følges. For anlægsprojekter der ligger under de nævnte krav, har kommunen fastlagt, at der skal udarbejdes et anlægsregnskab, som indgår i årsregnskabet. Anlægsregnskaber skal fremsendes til Center for Administrativ Service senest 3 måneder efter anlægsarbejdets afslutning. Ved årsafslutning skal fremsendelse dog ske tidsnok til, at det kan indgå i årsregnskabet, idet det fremgår af regnskabsbekendtgørelsens bestemmelser, at anlægsudgifter skal registreres fuldt ud i det regnskabsår, hvori de afholdes. Det enkelte center har ansvaret for at udarbejde kommentarer til regnskabet, som udarbejdes af Center for Administrativ Service. Center for Administrativ Service er ansvarlig for, at anlægsregnskaberne aflægges som en integreret del af kommunens årlige regnskabsaflæggelse. 6.4. Omkostningsregnskab I henhold til Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse skal kommunen registrere værdien af de fysiske anlægsaktiver i et anlægskartotek. Kommunens regler om minimumsgrænser for anlægsaktiver fremgår af bilaget Anvendt regnskabspraksis samt Regler for registrering af anlægsaktiver og anlægsarbejder. 7. Bogføringsprocessen og betalingsformidling 7.1. Generelt Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. Et andet princip i den økonomiske styring er, at de faktiske omkostninger ved produktionen/leveringen af en given ydelse skal opgøres og synliggøres. Center for Administrativ Service udarbejder retningslinjer for denne omkostningsregistrering. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for en effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Bogføringer i Egedal Kommune sker som hovedregel i Center for Administrativ Service. Varemodtagelsen skal finde sted ved kilden, dvs. i den institution eller afdeling, som har truffet den disposition, der medfører bogføringen. Side 11 af 17
De budgetansvarlige godkender den/de personer, der skal autoriseres til at varemodtage regnskabsbilag. Center for Administrativ Service forestår selve oprettelsen i IT-systemerne. Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkelig omfang vejledes omkring forretningsgange, krav til interne kontroller, m.m. Dette ansvar påhviler den enkelte enhed. Center for Administrativ Service bistår med vejledning omkring varemodtagelse, ledelsestilsyn m.v., og udarbejder vejledning omkring bogføringsrutiner med videre. Se bilaget Retningslinjer for bogføringsprocessen. 7.2. Bogføringsgrundlag Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede regnskabsbilag. Med kontrol menes i denne forbindelse, at varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte at mængde, kvalitet og pris er kontrolleret at konteringen er korrekt at eventuelle interne forskrifter er overholdt. Bilaget skal forsynes med tilstrækkelige oplysninger til, at det entydigt kan identificeres til den enkelte post i kommunens regnskab. Endvidere skal bogføringen indeholde en sigende posteringstekst. For alle de elektroniske bilag skabes dokumentationen for attestation og bogføring via det elektroniske workflow. Center for Administrativ Service er ansvarlig for, at sådanne løsninger opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser. De budgetansvarlige har ansvaret for, at øvrige regnskabsbilag opbevares forsvarligt og på en systematisk måde, således at bilaget ikke risikerer at gå tabt, og således at det nemt kan genfindes. Bilagene skal gemmes i 5 år efter, at regnskabsåret er afsluttet. Anlægsbilag skal gemmes i 5 år efter, at det samlede regnskab er aflagt. I hovedreglen bliver alle bilag scannet ind, og gemt i økonomisystemet. Det er vigtigt, at der er principiel adskillelse mellem betalings- og bogføringsfunktionerne, så en enkelt medarbejder ikke kan forestå samtlige dele af et transaktionsforløb uden risiko for, at væsentlige fejl vil blive opdaget. Behovet for, hvor adskillelse er nødvendig, skal derfor vurderes ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. En anden del er sikringen af, at ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til IT-systemer til betalingsformidling, hvor der ikke samtidig automatisk sker en bogføringsmæssig registrering i økonomisystemet. En tredje del er de kontroller mod svig, som etableres omkring IT-systemer, jf. afsnit 8. Side 12 af 17
Kommunens tegningsforhold følger af styrelseslovens bestemmelser. Center for Administrativ Service udstikker de overordnede retningslinjer for kommunens fuldmagtsforhold, der fremgår af bilaget Tegningsregler og fuldmagt. 7.3. Rådighedskasser Oprettelse af rådighedskasser sker kun efter særskilt aftale med Center for Administrativ Service, idet der samtidigt skal tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau. Der skal også sikres en tilfredsstillende opbevaring af en evt. midlertidig kontant beholdning. Som hovedregel består rådighedskassen af en bankkonto med tilhørende dankort til brug for indkøb, der undtagelsesvist ikke kan indkøbes via EAN nummer eller købekort via Egedal Kommunes sædvanlige betalingssystem. Beskrivelse af rådighedskasser fremgår af bilaget Rådighedskasser. 7.4. Anvendelse af betalingskort Hvis det er hensigtsmæssigt, kan Egedal Kommune, til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. De generelle regler for betalingskort skal: sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav minimere risikoen for misbrug. Reglerne for anskaffelse af betalingskort fremgår at bilaget om Retningslinjer for udstedelse og anvendelse af betalingskort. 7.5. Transport af fordringer Center for Administrativ Service skal foretage notering af betalinger, hvis der er indgået aftale om transport af leverandørers og kunders tilgodehavender og gæld i forhold til kommunen. Center for Administrativ Service giver ved noteringen meddelelse om transporten til den, der skal anvise den pågældende udbetaling. 7.6. Debitorpleje Kommunens fordringer skal bogføres, så snart fordringen opstår. Den regnskabsmæssige registrering skal ske via kommunens pålignings- og debitorsystemer. Indbetaling skal ske elektronisk. 7.7. Statusafstemninger Statusafstemninger udføres løbende og er et internt kontrolværktøj, der skal sikre, at bogføringer sker rettidigt, og at beholdninger, mellemværende og gæld er korrekt registreret, og derved skaber fundamentet for et validt regnskab og højner grundlaget for løbende økonomiske opfølgninger og beslutninger. Gennemførelse af statusafstemninger er samtidig et værn mod svig. Afstemningsintervallerne er fastsat individuelt ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Samtlige konti skal dog foreligge afstemt i forbindelse med regnskabsafslutningen. Side 13 af 17
Det er Center for Administrativ Services ansvar at følge op på, at kommunens aktiver, passiver og mellemregninger afstemmes og specificeres med regelmæssige mellemrum. Processen for statusafstemninger og intervallerne for statusafstemninger fremgår af bilag Statusafstemninger samt de interne instrukser. 8. Finansiel styring 8.1. Generelt Kommunens administration forvalter de finansielle poster på baggrund af kommunens finansielle politik. Den udgør sammen med styrelsesloven og lånebekendtgørelsen rammerne for kommunens finansielle styring. Kommunens finansielle politik tilgodeser hensynet om økonomisk forsvarlig finansiel forvaltning ved bedste rentevilkår og lavest mulige risiko. De finansielle poster omfatter kommunens formue/finansielle portefølje i form af beholdningen af værdipapirer og/eller indestående på konti sammen med kommunens låne-, garanti- og leasingforpligtelser. De finansielle poster er udmøntet i 3 hovedområder: Finansiering Finansiel risikoafdækning Kapitalforvaltning Der er fastsat en række risikomål for de 3 hovedområder, som er det der bestemmer risikosammensætningen af kommunens værdipapir og gældsportefølje. I forhold til værdipapirer er der et loft for størrelsen af aktieandelen, samt et loft for andelen af variabelt forrentede lån. Beslutning om lånoptagelse træffes af Byrådet i overensstemmelse med styrelsesloven. Af den finansielle politik fremgår, at chefen for Center for Administrativ Service er bemyndiget til at træffe beslutninger om tilpasninger af gælds- og aktivporteføljen samt anvendelse af andre finansielle instrumenter, inden for de rammer, der er fastlagt i den finansielle politik. 9. Anvendelse af IT 9.1. Generelt Anvendelsen af IT har stor indflydelse på tilrettelæggelsen og varetagelsen af den økonomiske styring. Det skyldes bl.a., at registreringerne i økonomisystemet i stort omfang sker som følge af bevægelser i kommunens mange IT-fagsystemer, der understøtter opgaveløsningen. De overordnede rammer for Egedal Kommunes informationssikkerhed er fastlagt i Informationssikkerhedspolitikken. Politikken er uddybet i Egedal Kommunes Sikkerhedshåndbog, der beskriver regler og kontroller for de respektive emner. Side 14 af 17
Informationssikkerhed defineres som de samlede foranstaltninger til at sikre fortrolighed, tilgængelighed og integritet. Foranstaltninger inkluderer tekniske, proceduremæssige, regelog lovmæssige kontroller. Informationssikkerhedspolitikken og Sikkerhedshåndbogen offentliggøres og kommunikeres til alle relevante interessenter, herunder alle medarbejdere, på kommunens website og intranet. Byrådet har det overordnede ansvar for at informationssikkerhedspolitikken opfylder kommunens behov i forhold til datasikkerhed, pålidelighed, datakvalitet, og samtidig opfylder krav i lovgivning og god forvaltningsskik. Kommunaldirektøren er ansvarlig for den administrative styring af informationssikkerhedsindsatsen og skal sikre den fornødne kontrol med efterlevelse af informationssikkerhedspolitikken. Informationssikkerhedsudvalget (ISU) operationaliserer politik, retningslinjer og procedurer på vegne af kommunaldirektøren. 9.2. Systemansvar Alle It-systemer har en systemejer. Systemejerskabet ligger på centerchefniveau og omfatter ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse. Det indebærer at funktionalitet, forretningsgange, interne kontroller og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning og politisk og administrativ målsætning for fagområdet. Den systemansvarlige har ansvar for, at der foretages en risikovurdering, og har ansvar for datakvalitet og for, at der tilrettelægges forretningsgange for anvendelsen af systemerne, herunder tilstrækkelige dokumentations- og kvalitetskontrol. 9.3. Interne kontroller og kvalitetskontroller Den systemansvarlige har ansvaret for datakvalitet og skal kunne dokumentere dette. Den systemansvarlige har ansvaret for, at der etableres interne kontroller, og for at de væsentligste forretningsgange er beskrevet. Digitalisering og Effektivisering i Center for Administrativ Service udarbejder de overordnede retningslinjer, der fremgår af Sikkerhedshåndbogen. Center for Administrativ Service understøtter og vejleder om etablering og efterprøvelse samt dokumentation af interne kontroller. Der skal være etableret et hensigtsmæssigt kontrolmiljø med interne kontroller til at forhindre, opdage og rette fejl og mangler. Alle kontroller skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. På IT-området vægtes automatiske systemkontroller højt. Det er væsentligt, at de interne kontroller er tilrettelagt, så de kan dokumenteres over for kommunens revision, som kan foretage systemkontroltest. Side 15 af 17
Den systemansvarlige skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved systematisk, stikprøvevis efterkontrol. Den systemansvarlige har ansvaret for, hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemernes forskellige funktioner og data. Systemejerskab er forankret hos centerchefen, mens dataejerskab er forankret i de centre, der fodrer og anvender data. 10. Andre bestemmelser 10.1. Garantiforpligtelser og eventualrettigheder Center for Administrativ Service registrerer alle kommunens garantiforpligtelser og eventualrettigheder. 10.2. Sikring af værdier tilhørende andre Som udgangspunkt skal borgere altid håndtere deres egne penge og værdier eventuelt i et samarbejde med pårørende eller værger. Der kan imidlertid være situationer, hvor dette ikke i praksis er muligt, hvorfor kommunen kan vælge at opbevare eller administrere borgerens værdier. Det vil typisk gælde for beboere på institutioner for handicappede og plejehjem. I sådanne situationer skal der i et samarbejde mellem Center for Administrativ Service og institutionen etableres forretningsgange og et kontrolsystem med generelle og specifikke interne kontroller, der tager udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko på området. Formålet hermed er at: sikre beståen af borgerens værdier. sikre at borgerens midler anvendes i overensstemmelse med borgerens interesse. sikre gennemsigtighed og dokumentation for økonomiske transaktioner som udføres på borgernes vegne. at beskytte kommunens medarbejdere mod uretmæssig mistanke om bedrag. Se for en uddybning i bilaget Opbevaring og sikring af værdier for beboere. 10.3. Forsikringsforhold Egedal Kommune har en politik for kommunens forsikringer. I henhold til Styrelsesvedtægten 11 for Egedal Kommune, fastsætter Økonomiudvalget regler for forsikring af kommunens værdier. Økonomiudvalget vurderer herunder i hvilket omfang værdier forsikres og hvilke risici, der skal afdækkes i kommunen. Forsikringers formål er en hel eller delvis afdækning af de økonomiske byrder forbundet med skader på kommunens værdier, mens risikostyringsområdets handler om aktiviteter, der kan medvirke til at forebygge skaders opståen. Kommunens forsikringspolitik indeholder de gældende retningslinjer for kommunens forsikringer. Forsikringspolitikken fremgår på kommunens intranet. Side 16 af 17
10.4. Indkøbspolitik Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Egedal Kommune har som offentlig myndighed en række forpligtelser. Her gælder centrale principper som sparsommelighed, etik og overholdelse af udbudsregler. Center for Administrativ Service har indgået en række rammeaftaler på indkøbsområdet samt udarbejdet retningslinjer i forbindelse med indkøb. Gældende indkøbsaftaler er tilgængelige på kommunens intranet. Generelt bør alle i kommunen tilstræbe at anvende de indgåede rammeaftaler, hvor det er muligt. 10.5. Leasing - SOLT SOLT er en forkortelse af Sælg Og Lej Tilbage. Egedal Kommune har solgt en række bygninger til et leasingselskab og deponeret købssummen hos en række kapitalforvaltere. Kapitalforvalterne investerer pengene med det formål at øge depotet. Depotet skal kommunen anvende til at betale leasingafgiften og til at købe bygningerne tilbage. Tilbagekøbet af Stenløse-bygningerne skal ske i 2018 og Ølstykkebygningerne i 2025. Prognoserne for depot og leasingafgifter er centrale for at styre SOLT, og er afgørende for størrelsen af de beløb kommunen skal indbetale, for at sikre at depotet er stort nok. Centrale rammer for den økonomiske styring af SOLT er givet i de kontrakter, som kommunen har indgået med et leasingselskab. I kontrakterne er fastsat de forskellige vilkår for tilbagekøb (tid og pris) og leasingafgift. Kontrakterne indbefatter samlet 30 aftaler for alle bygningerne. De nærmere regler om øvrig leasing fremgår af bilaget Retningslinjer for leasing af løsøre. SOLT er uddybet i bilag om retningslinjer for SOLT. Side 17 af 17