KOLDING KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 1 SIDE LØBENDE REVISION 2016

Tlf: 33 12 65 45 kolding-off@bdo.dk BDO Birkemose Allé 31, st. DK-6000 Kolding KOLDING KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 1 SIDE 571-583 LØBENDE REVISION 2016 DELBERETNING FOR REGNSKABSÅRET 2016

Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 571 2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 571 2.1 Generelt... 571 2.2 Revisionens bemærkninger... 572 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 572 3 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 573 3.1 Principper for økonomistyring... 573 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller... 573 3.2.1 Ledelsestilsyn... 574 3.2.2 Funktionsadskillelse... 574 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter... 575 3.4 Finansiel revision hovedkonto 6 - fællesudgifter og administration m.v.... 576 3.4.1 Ledelsestilsyn... 576 3.4.2 Møder, rejser og repræsentation... 577 4 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 578 4.1 Forretningsgange og sagsrevision... 578 4.2 Vederlag m.v. til politikere... 579 5 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATS- REFUSION... 579 5.1 Generelt... 579 5.1.1 Formål... 579 5.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 579 5.2 Forretningsgange m.v.... 580 5.2.1 Forretningsgange... 580 5.3 Personsager... 581

Til Kolding Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2016 udført indtil 31. december 2016. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2014 (beretning nr. 2 af 26. juni 2014 side 456-463.) Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2016 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt. 571

2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. 572

3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring som er godkendt i byrådet den 27. august 2012, og herunder vurderet, om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. I løbet af efteråret 2016 har kommunen implementeret ny version af kommunens økonomisystem. Jf. kommunens økonomistyringsprincipper fremgår: Direktionen har en særlig rolle med hensyn til at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regulativet i overensstemmelse hermed. Direktionen skal sikre at ændringer sendes til Økonomiudvalget med henblik på indstilling til Byrådets godkendelse. Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Vi anbefaler dog, at der snarest i løbet af 2017 foretages den fornødne ajourføring af de interne kontrol- og forretningsgangsbeskrivelser / systemansvarliges beskrivelser for økonomisystemet samt eventuelle tilhørende IT-forsystemer. Det er oplyst, at ajourføring af de fornødne interne kontroller mv. forventes at foreligge ved udgangen af 1. halvår 2017. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principperne for økonomistyring. Principperne indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: I skal anvisningen af regnskabsbilag som hovedregel foregå som en integreret del af budgetkontrollen, suppleret med det almindelige ledelsestilsyn. Det betyder, at påtegning af det enkelte regnskabsbilag kun sker undtagelsesvis og ud fra krav fastsat af Økonomiudvalget, jævnfør bogføringsprocessen. Den budgetansvarlige for det enkelte aktivitetsområde skal tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag, og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af bevillingskontrol og ledelsestilsyn. Anvendelse af it-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen for svig, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Økonomicheferne er ansvarlige for, at kontrollerne beskrives. Forvaltningsdirektørerne har ansvaret for, at kontrollerne gennemføres i praksis. 573

Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. 3.2.1 Ledelsestilsyn Som led i budgetkontrol og anvisning anvender kommunen elektroniske ledelsestilsyn via kommunens økonomisystem Prisme. Jf. kommunens økonomistyringsprincipper bilag 1 kan ledelsestilsynet tilrettelægges individuelt ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Vi har via Centralforvaltningen - Økonomi og Løn fået udtrukket statistik over foretagne ledelsestilsyn for 2016. Niveauet for udførte elektroniske ledelsestilsyn er steget i forhold til sidste år, men udføres dog ikke fuldt ud. Kommunen er overgået til ny version af økonomisystem (Prisme 2015) i november 2016 og der foreligger ikke pt. oversigt over udførte ledelsestilsyn for november / december 2016, da alle opsætninger endnu ikke er på plads. Det er oplyst at det forventes, at alle opsætninger er på plads i 1. kvartal 2017. Det er vores opfattelse, at niveauet for udførte elektroniske ledelsestilsyn generelt er tilfredsstillende. Af den udtrukne statistik fremgår dog, at enkelte budgetansvarlige relativt sjældent udfører elektroniske ledelsestilsyn eller ikke dokumenterer stikprøver. Vi er bekendt med at der er indført automatisk rykkerprocedure for ej udførte ledelsestilsyn og tillige kan der også være budgetansvarlige som er stoppet. Det er desuden administrativt besluttet senest den 11. december 2015, at der strammes op på procedurerne, så det sikres at alle budgetansvarlige får udført ledelsestilsyn én gang om måneden, og at det løbende sikres, at det er de korrekte budgetansvarlige der er oprettet i ledelsestilsyn i Prisme. Vi anbefaler, at Centralforvaltningen - Økonomi og Løn via forvaltningernes Økonomichefer fortsat løbende kontrollerer og sikrer der udføres elektroniske ledelsestilsyn med tilhørende stikprøvekontroller i overensstemmelse med de beskrevne ledelsestilsyn og kommunens økonomistyringsprincipper. Tillige bør det sikres og følges op, at ledelsestilsyn fortsat også udføres i den nye version af økonomisystemet (Prisme 2015). Gennemgangen af ledelsestilsyn giver herudover ikke anledning til kommentarer. Der henvises i øvrigt til afsnit 3.4 omkring finansiel revision af hovedkonto 6 fællesudgifter og administration vedr. ledelsestilsyn. 3.2.2 Funktionsadskillelse Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEMkonto, budgetansvarliges ledelsestilsyn, systemansvarliges kontroller af indberetninger og kontrol med særlig risikofyldte bilag. Desuden er der i økonomisystemet indsat beløbsmæssig spærring på 50.000 kr. (på enkelte områder dog 75.000 kr.). Her er det et krav, at der ved udbetalinger over disse grænser skal ske godkendelse af to personer i forening. 574

På baggrund heraf har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder. Der henvises i øvrigt til særskilt afsnit 3.4 med finansiel revision af hovedkonto 6 fællesudgifter og administration. Kommentar Vi har konstateret, der er udført udbetalingskontroller for 2016 til og med juni i forhold til kontrol af ændrede pengestrømme mv. Vi anbefaler, at de resterende kontroller for 2. halvår 2016 udføres snarest muligt og vi vil ved den afsluttende revision foretage opfølgning på, at de resterende udbetalingskontroller samt systemansvarliges kontroller er dokumenteret og udført. Det er herudover vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Centralforvaltningen, Budget og Regnskab har etableret et tæt tilsyn med bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder. Herigennem opsamler økonomiafdelingen løbende viden om kvaliteten i bilagsbehandlingen, som gør det muligt at reagere hurtigt, hvis enkelte bogføringsenheder er bagud med bilagsbehandlingen. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 4. august 2016, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Under revisionen har vi foretaget: et uanmeldt kasseeftersyn ved kommunens afdelingskasse i Bredgade 1, hvor vi har optalt og afstemt de kontante beholdninger til bogføringen en gennemgang af dagens kassebilag og afstemninger til øvrige likvide konti en efterprøvning af kassekontrollen Vi har undersøgt, om den etablerede kassevirksomhed fungerer betryggende og følger reglerne for kassekontrol m.v., som beskrevet i principperne for økonomistyring. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. 575

Jvf. principper for økonomistyring er direktionen ansvarlig for at udarbejde retningslinjer for håndtering af kontanter, afstemning af balancekonti samt ind- og udbetalinger. Vedr. afstemning af balancekonti ligger ansvaret for afstemningen hos økonomicheferne. Vi har påset, at økonomicheferne har fastlagt afstemningsfrekvenser for statuskonti i kommunen. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Kommentar Ved den stikprøvevise gennemgang af kommunens løbende afstemning af balancekonti er konstateret, at der henstår 1 konto vedr. likvider, 2 statuskonti vedr. tilgodehavende i betalingskontrol og 2 mellemregningskonto, som ikke er afstemt eller oplyst under fortsat afklaring. Vi henstiller, at kontiene afstemmes inden afslutning af årsregnskab 2016. Det er herudover vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer på betryggende vis og følger de regler, som byrådet har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der generelt er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Vi skal for god ordens skyld gøre opmærksom på, at vores stikprøvevise gennemgang af kommunens afstemninger af balancekonti er foretaget inden overgangen til ny version af økonomisystemet. Vi vil ved den afsluttende revision foretage opfølgning herpå. 3.4 Finansiel revision hovedkonto 6 - fællesudgifter og administration m.v. Vi har foretaget finansiel revision af hovedkonto 6 fællesudgifter og administration med fokus på dokumenterede udførte ledelsestilsyn og tilhørende udførte stikprøvekontroller i forhold til ledelsestilsynsbeskrivelser samt møder, rejser og repræsentation. 3.4.1 Ledelsestilsyn Den budgetansvarlige for det enkelte aktivitetsområde skal tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag, og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af bevillingskontrol og ledelsestilsyn. Jf. kommunens økonomistyringsprincipper bilag 1 kan tilsynet tilrettelægges individuelt ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Budgetansvarliges kontrol og ledelsestilsyn/integreret anvisning foretages i Prisme. Ledelsestilsynet foregår primært som led i budgetopfølgningen, men skal også formelt markeres elektronisk i prisme i forhold til den budgetansvarliges egen fastsatte frekvens. Det er de budgetansvarliges ansvar i hvilket omfang og i hvilken grad det månedlige tilsyn udføres og det skal være beskrevet i notat, som hver budgetansvarlig er forpligtet til at udarbejde og ajourføre. Revisionen er foretaget via stikprøver i ledelsestilsyn- og beskrivelser samt udførte kontroller. 576

Det er vores opfattelse ledelsestilsynet generelt er i overensstemmelse med kommunens økonomistyringsprincipper. Vi har via Centralforvaltningen fået udtrukket statistik over foretagne ledelsestilsyn for 2016 for perioden januar til juli 2016. Det generelle billede er, at der på området udføres elektroniske ledelsestilsyn månedsvist, men enkelte budgetansvarlige har ikke i alle måneder foretaget ledelsestilsyn, herunder har enkelte budgetansvarlige ikke/eller relativt sjældent foretaget dokumenterede stikprøvekontroller af bilag. Det er desuden konstateret, at der ikke i alle tilfælde foreligger beskrivelse/notat af, i hvilket omfang og i hvilken grad det månedlige tilsyn udføres. Vi anbefaler, at fokus på frekvens for udførelse af ledelsestilsyn samt tilhørende stikprøvekontrol af bilag øges, og at de fornødne ledelsestilsynsbeskrivelser udarbejdes i henhold til kommunens økonomistyringsprincipper. 3.4.2 Møder, rejser og repræsentation Som led i den løbende revision har vi revideret et udsnit af kommunens udgifter til rejser og repræsentation. Vi har ved revisionen blandt andet undersøgt om: De kommunalretlige regler er overholdt Kommunens retningslinjer er fulgt Formål og deltagerkreds fremgår af bilagene. Kommentar Ved den stikprøvevise gennemgang har vi konstateret, at repræsentationsbilagene ikke i alle tilfælde er anført med oplysninger om deltagerkreds og i enkelte tilfælde formål/anledning. Ud fra et forvaltningsmæssigt synspunkt er det vores anbefaling, at der fortsat er fokus på håndtering af bilag vedrørende udgifter til rejser og repræsentation. Det er vores anbefaling, at formål/anledning og deltager/deltagerkreds altid påføres bilaget. Gennemgangen har ikke givet anledning til kommentarer og det er vores vurdering, at udgifterne kan indeholdes i kommunalfuldmagtsreglerne og kan henføres til kommunens sædvanlige aktiviteter. 577

4 Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2016 til 31. juli 2016. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt en række lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Det administrative område. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Kommentar Vi har fundet 5 fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. Fejlene vedrører: 2 sager hvor der i ansættelsesbrevet er anført, at aflønning sker efter trin 1, men skal være efter trin 2. Lønnen er dog korrekt og udbetalt efter trin 2. Vi anbefaler, at fokus på korrekte ansættelsesbreve øges, evt. via ledelsestilsyn eller supplerende målrettet kontrol. 1 sag hvor ansættelsesdato ikke fremgår af ansættelsesbrev. Fejlen er efterfølgende blevet korrigeret. 1 sag hvor der ikke er udbetalt ulempetillæg. Fejlen er efterfølgende korrigeret. 1 sag hvor der af ansættelsesbrev og lønseddel fremgår at der udbetales beklædningsgodtgørelse. Pågældende skal dog ikke modtage godtgørelsen, idet der udleveres tøj. Det er oplyst, at udbetaling af beklædningsgodtgørelse efterfølgende er korrigeret. Det er herudover vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssigt. 578

4.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget stikprøvevis gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 5 Revision af de sociale områder med statsrefusion 5.1 Generelt De efterfølgende afsnit indeholder beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 5.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1613 af 10. december 2015 og nr. 998 af 29. juni 2016 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Social- og Indenrigsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets og Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings ressortområder. 5.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter 579

sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 5.2 Forretningsgange m.v. 5.2.1 Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp og sygedagpenge) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleks-job/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige). Vi har foretaget test af kontroller af en række personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. For Jobcentret og Ydelseskontoret (Økonomisk Rådgivning) har kommunen etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres løbende og i overensstemmelse med kommunens retningslinjer. Der er ved udvælgelsen af emner til kvalitetskontrollen fokus på risikoområder, som følge af væsentlige lovændringer, ændringer i forretningsgange, ændringer i personale, tidligere konstaterede fejl og it-systemer mv. Som supplement til kvalitetskontrollen udføres en række udokumenterede kontroller, der skal være med til at sikre korrekt sagsbehandling og kontering i sagerne og dermed korrekt statsrefusion. 580

Kommunens systematiske kvalitetskontrol og supplerende kontroller har medført, at kommunen generelt har en god dokumentation og journalføring i sagerne, samt at konteringen generelt sker i overensstemmelse med gældende regler. 5.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som juridisk kritisk revision inden for følgende sagsområder: Forsikrede ledige Kontanthjælp og integrationsydelse Uddannelseshjælp og integrationsydelse Sygedagpenge Fleksjob Fleksløntilskud Jobafklaring Ledighedsydelse Ressourceforløb Integrationsydelse til personer omfattet af integrationsloven Integrationsprogram Repatriering Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har ved gennemgangen dog konstateret følgende enkeltstående fejl/mangler: Tilbud til udlændinge - Integrationsydelse til personer omfattet af integrationsloven I 3 sager er hjælp efter AKL 34 fejlkonteret. Vi er informeret om, at der er iværksat gennemgang af relevante sager og at de fornødne korrektioner vil blive foretaget i regnskabsår 2016, så det sikres, at der hjemtages korrekt statsrefusion på området. Vi vil følge op på forholdet ved revisionen af årsregnskabet 2016. I 1 sag er integrationsydelsen fejlkonteret. Forholdet, der ikke har refusionsmæssig betydning, er efterfølgende korrigeret. I 1 sag er integrationsydelsen for perioden 8.1.2016 31.1.2016 fejlkonteret. Konteringen der har refusionsmæssig betydning er efterfølgende korrigeret. Kontante ydelser - Kontanthjælp og integrationsydelse I 1 sag ses tilbud ikke givet rettidigt jf. LAB kap. 17. I 1 sag er engangshjælpen jf. AKL 25a fejlkonteret. Konteringen der har refusionsmæssig betydning er efterfølgende korrigeret. 581

Kontante ydelser - Uddannelseshjælp og integrationsydelse (der er foretaget gennemgang af 4 sager) I 3 ud af 4 sager ses tilbud ikke givet rettidigt jf. LAB kap. 17a. Efter aftale med forvaltningen er revisionen af området udvidet og der revideres et ekstra antal sager med fokus på rettidig afgivelse af tilbud jf. LAB kap. 17a. Revisionen af området er dermed fortsat igangværende. Resultatet af revisionen på området vil blive rapporteret i afsluttende revisionsberetning for år 2016. Kontante ydelser - Sygedagpenge I 3 ud af 6 sager var opfølgningen i revisionsperioden ikke foretaget rettidigt jf. SDP 13b i alle tilfælde. Efter aftale med forvaltningen er revisionen af området udvidet og der revideres et ekstra antal sager med fokus på rettidig opfølgning jf. SDP 13b. Revisionen af området er dermed fortsat igangværende. Resultatet af revisionen på området vil blive rapporteret i afsluttende revisionsberetning for år 2016. Revalidering - Ressourceforløb I 1 sag vurderes opfølgningen af sagen ikke tilstrækkelig jf. LAB 16 stk. 5, da der ikke er afholdt mindst 6 opfølgninger indenfor 12 måneder Revalidering - Jobafklaringsforløb (der er foretaget gennemgang af 4 sager) Ved revisionen i 2015 blev der konstateret en generel fejl med at overholde tidsfristen på 4 uger og i forbindelse med afrapporteringen af sagsrevisionen for 2015 fik vi oplyst, at kommunen i 2015 ændrede på proceduren for revurdering af sygedagpengesager og efterfølgende overgang til jobafklaringsteamet. Ændringen skulle bevirke at tidspunktet for vurdering af om sagen skal over på jobafklaringsforløb fremrykkes og dermed at tidsfristen kunne overholdes. En efterfølgende intern kvalitetskontrol på området, udført af kommunen, primo 2016, viste en klar forbedring i form af, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er faldet, men kommunen måtte samtidig konstateres, at man fortsat ikke kunne overholde fristen på de 4 uger. Ved sagsrevisionen ultimo 2016 var 3 ud af 4 sager ikke behandlet rettidigt i rehabiliteringsteamet senest 4 uger efter ophør af sygedagpenge jf. LAB 68d stk. 2. Det er dog vores vurdering, at den tidsmæssige overskridelse er mindre end ved sagsrevisionen udført i 2015 og at dermed er forbedring på området, men det er dog fortsat vores vurdering, at kommunen endnu ikke er i mål med at sikre rettidig behandling i rehabiliteringsteamet. Vi er informeret om at forvaltningen ultimo 2016 har foretaget yderligere tiltag og effektivisering af forretningsgangene, herunder bl.a. ekstra møder i rehabiliteringsteamet. 582

Vi er ligeledes informeret om, at der også i 2017 vil være fokus på området ved forvaltningens faglige tilsyn. I 1 sag ses sagsopfølgningen ikke foretaget rettidigt jf. LAB 14 stk. 8. Revalidering - Ledighedsydelse I 1 sag er enkelte beløb konteret på forkert refusionsordning. Forholdet der har refusionsmæssig betydning er efterfølgende korrigeret. I 1 sag ses sagsopfølgningen ikke fuldt ud foretaget i overensstemmelse med LAB 73a stk. 2. Arbejdsmarkedsforanstaltninger - Forsikrede ledige (der er foretaget gennemgang af 8 sager) I 1 sag ses tilbud ikke givet rettidigt jf. LAB kap. 16. I 1 sag ses sagsopfølgningen ikke fuldt ud foretaget rettidigt jf. LAB 16a I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. Kolding, den 8. februar 2017 BDO Niels Peder Aalund Statsautoriseret revisor Per B. Berg Registreret revisor 583