PROPHIX 11 Systemansvarlige Michael Siglev Økonomiafdelingen 9940 3959 msi@adm.aau.dk Daniel Nygaard Ricken Økonomiafdelingen 9940 9785 dnr@adm.aau.dk Vejledning (Kun til Avanceret-brugere) Opdateret: September 2015 Version: 4
1. Som Avanceret-bruger har du 2 muligheder for at påbegynde driftsbudgettering i Prophix. Du kan enten modtage en Workflow-opgave, hvor en anden Avanceret-bruger eller Administrator-bruger har gjort dig ansvarlig eller alternativ-ansvarlig for en bestemt Workflow-opgave. Hvis du ønsker denne metode, skal du anvende vejledningen: Driftsbudgettering gennem Workflows. Den anden metode er, at du via Document Explorer i Prophix åbner templaten og derefter skriver tal ind i templaten under den korrekte kontostreng. Dette svarer i princippet til at åbne en template gennem en Workflow-opgave, blot at du ikke behøver, at en anden bruger skal sætte en Workflow-opgave op til dig. Du starter denne metode ved at gå ind i Document Explorer fra Prophix s hovedmenu. Bemærk dette billede vil se anderledes ud, alt efter hvordan du har indstillet Prophix på din maskine. Du vil derefter se dette billede: Prophix-vejledning: Side 2 af 30
Dette billede vil igen se anderledes ud, alt efter hvilken adgang du har i Prophix. Hvert hovedområde har hver deres mappe, som indeholder de Prophix templates, der skal anvendes til det specifikke hovedområde. Disse templates er opdelt på baggrund af omkostningssteder. Derfor hvis du eksempelvis skal driftsbudgettere på et TekNat omkostningssted, skal du åbne TekNat mappen, markere UK 10 drift mappen og finde driftsbudgetteringstemplaten: Indtastning 11. Driftsbudgettering TEK NAT herunder: Prophix-vejledning: Side 3 af 30
Dobbeltklik på denne, og Prophix vil derefter åbne templaten: 1.1 Driftsbudgettering Driftsbudgetteringen i Prophix foregår inden for hvert hovedområde, hvorfor der er en driftsbudgetteringstemplate for hvert af hovedområderne. I disse er omkostningsstederne begrænset til dem, der findes for det specifikke hovedområde. Husk på, at når driftsbudgetteringen påbegyndes, kan den konsoliderede budgettering følges i konsolideringsrapporterne, der samler alle indtægter og omkostninger sammen for et givent omkostningssted. Data til konsolideringsrapporterne for budgetåret 2016 bliver opdateret hver halve time, hvilket betyder, at det du taster i driftstemplaten først kan ses i konsolideringsrapporterne, når de opdaterer kl. hel og halv. Data til budgetoverslagsårene 2017 og 2018 bliver opdateret i forbindelse med natkørslen, hvor Prophix også bliver opdateret i forhold til ØSS en og Qlickview. I templaten for driftsbudgettering er der mulighed for at taste både indtægter og omkostninger i samme template. Når du har åbnet din Workflow-opgave vil du se den driftsbudgetteringstemplate, som du skal anvende: Prophix-vejledning: Side 4 af 30
I templaten er de forskellige artsposter foruddefineret, og står ned langs Y-aksen. Tiden er desuden opdelt i måneder og år, og er listet langs X-aksen. De fremhævede kriterier ovenfor er alle kendte fra vores kontoplan, og der er i templaten mulighed for at budgettere på alle dimensioner og derfor alle kombinationer af kontostrenge dog med den begrænsning, at Omkostningsstederne er begrænset til dem, der er relevante under hvert hovedområde. Det er meget VIGTIGT!!!, at du vælger kriterier (markerede bokse), inden du taster et beløb. Så snart, der tastes et beløb og gemmes, registrerer Prophix det tastede beløb på de kriterier, der er valgt. Kommer du til at taste et beløb på nogle forkerte kriterier og dermed kontostrenge, og derefter gemmer, er det vigtigt, at du kontakter dit nærmeste ØC og/eller de Prophix systemansvarlige fra ØA, så der ikke ligger beløb på forkerte kontostrenge. Bemærk desuden, at Prophix IKKE sletter et indskrevet tal, selvom der skiftes kriterier. Indtaster du eksempelvis et tal på omkostningssted 23001 og derefter skifter omkostningssted til 22001, vil det indtastede tal stadig stå på omkostningssted 23001, og vil også blive gemt på den valgte kontostreng, når du trykker på gem. 1.1.1 Valg af kriterier Der er to måder, hvorpå kriterierne kan vælges i de forskellige driftsbudgetteringstemplates: Ved hjælp af rullegardinet eller ved hjælp af søgning. Uanset hvor du står i Prophix vil det være den samme måde, der vælges kriterier på. Prophix-vejledning: Side 5 af 30
Hvis du anvender rullegardinet ved kriterierne, vil du få en lang liste over de variabler, du kan vælge at låse kriteriet til. En variabel kunne eksempelvis være et bestemt omkostningssted under kriteriet Omkostningssted, eller et bestemt analysenummer under kriteriet Analysenummer. For at se listen med muligheder skal du trykke på den lille sorte trekant, som du kan finde ved hvert af kriterierne: Du kan herefter vælge en af mulighederne på listen, og kriteriet vil blive låst til dette valg. HUSK PÅ, at de muligheder, du låser kriterierne til, vil svare til den kontostreng, som du budgetterer på. Altså, låser du kriteriet til omkostningssted 61101, budgetterer du rent faktisk på den specifikke artspost i det specifikke måned og år på dette specifikke omkostningssted, når du taster et tal ind i templaten. Udover rullegardinet har du mulighed for at anvende søgningsfunktionen til at finde en specifik variabel, som du kan låse kriteriet til. For at åbne søgefunktionen skal du klikke på kriteriet altså teksten over rullegardinet. Prophix-vejledning: Side 6 af 30
Følgende boks kommer frem: Det er herfra muligt at søge det kriterium frem, der skal anvendes til budgetteringen. Bemærk, at omkostningssteder i denne liste kan være lettere udvisket, mens andre er fuldt ud sorte. De lettere udvisket omkostningssteder er dem, du ikke har adgang til, mens de sorte er dem, du har adgang til. Prophix-vejledning: Side 7 af 30
Når du trykker på Nøgle matcher kommer der forskellige muligheder frem, der kan hjælpe dig i søgningen. Du kan vælge at søge på Nøgler, Navne eller begge en god tommelfingerregel er, at Nøgler altid ser på talværdier og Navne altid ser på tekst. Derudover har du mulighed for at vælge Match, indeholder, Starter med og Slutter med. Hvis du vælger Starter med eller Slutter med finder den de nøgler og/eller navne, som henholdsvis starter med eller slutter med det, du har søgt på. Indeholder finder alle de nøgler og/eller navne, som indeholder det du har søgt på, og hvis du vælger Match finder den kun præcist det, du har søgt på. For at søge, skal du skrive tallet eller navnet ind på den variabel under kriteriet, du søger efter. Husk kun at trykke på Enter og IKKE trykke på OK, når du søger. I vores eksempel vil jeg finde variabel 61001 under kriteriet Omkostningssted hvilket dermed låser kriteriet Omkostningssted til omkostningsstedet 61001 under TEKNAT. For at gøre dette, søger jeg på 61001 med Nøgler og Match valgt og får følgende billede frem, når jeg trykker på Enter : Prophix-vejledning: Side 8 af 30
61001 er nu fundet, og jeg kan blot vælge det ved at markere det og trykke på OK. Boksen vil derefter lukke, og driftsbudgetteringstemplaten vil blive låst til omkostningssted 61001 og vise de tal, der allerede er budgetteret på den specifikke kontostreng, der nu fremkommer med omkostningssted 61001 (og analysenummer, og projektnummer, og underkonto, osv.): Prophix-vejledning: Side 9 af 30
Som sagt, husk på at du nu indtaster tal for den specifikke kontostreng, der bliver dannet af de forskellige kriterier. I vores eksempel vil du derfor indtaste på: Underkonto: 10: Alm. Virksomhed Omkostningssted: 61001: INS-FAK-fælles Formål: 0000: Driftsmidler Projektnummer: 000000: Intet projekt Finansieringskilde: 00: Aalborg Analysenummer: 00000: Intet analysenr. Derfor er det vigtigt at vælge den korrekte kontostreng dannet af de ovenstående valgte kriterier inden du begynder at skrive tal i templaten. 1.1.2 Indtastning af beløb Det anbefales, at der indtastes beløb i driftsbudgetteringstemplaten på følgende 3 måder: 1. Indtastning af konkrete beløb i de enkelte måneder 2. Indtastning af et beløb for året med ligelig fordeling i 12 måneder 3. Indtastning af et beløb på baggrund af sidste års realiserede forbrug Den første måde er at taste et beløb direkte i de enkelte måneder. Husk at vælge den korrekte kontostreng først, og derefter tastes direkte i cellerne for de enkelte måneder ved at markere den bestemte celle, skrive et tal og trykke på Enter. Prophix regner selv totaler ud på de forskellige indtægts- og omkostningsgrupper, samt på resultatposterne. Prophix-vejledning: Side 10 af 30
Den anden måde, der kan fordeles beløb på, er at ved at placere et beløb i års-totalen og lade Prophix fordele beløbet ligeligt i årets 12 måneder. Husk først at vælge den korrekte kontostreng, og derefter tastes et totalbeløb for hele året i års-totalen ved at markere denne celle, skrive et tal og trykke på Enter. Derefter vil Prophix vise følgende boks: Vælg her Fordel ligeligt og tryk på OK. Prophix vil derefter fordele beløbet ligeligt henover årets 12 måneder: Prophix-vejledning: Side 11 af 30
Den tredje måde er at indtaste et beløb, der fordeles henover årets måneder på baggrund af tidligere års realiserede data. Husk først at vælge den korrekte kontostreng, og derefter tastes igen et beløb for hele året i årstotalen. Prophix vil derefter åbne følgende boks: Her vælges Fordeling baseret på data i, og du indstiller den kontostreng, du vil fordele på baggrund af: Husk at indstille hele kontostregen herunder og sørg for, at der findes tal på den kontostreng, du vælger. Hvis du er i tvivl om dette, kan du eventuelt anvende en Ad hoc analyse til at undersøge dette. Ad hoc analyser bliver gennemgået i Vejledningen: Brug af Ad hoc analyse. Tryk derefter på OK, og herefter fordeles dit budgetterede årstotal som de realiserede data ligger i ovenstående valgte kontostreng. Såfremt der ikke ligger realiseret data på den valgte kontostreng, kan Prophix ikke fordele dine budgetterede data, og i stedet må du anvende en af de to andre ovenstående metoder til at fordele beløbet enten ligeligt eller månedsvis. Prophix-vejledning: Side 12 af 30
1.2 Brug af cellekommentarer i Prophix (Bemærk, denne vejledning er identisk med vejledningen: Brug af cellekommentarer i Prophix ) For hver af de forskellige drift- og projekttemplates, der bliver brugt i Prophix, er der mulighed for at lægge en kommentar ind på de enkelte celler både på celler for enkelte måneder og på total celler for hele året. 1.2.1 Oprettelse af cellekommentarer Der indsættes en cellekommentar på følgende måde. Du har skrevet et beløb ind på 100.000 kr., og vil gerne angive eksempelvis hvilken bygning, denne omkostning vedrører (i dette eksempel er totalårsbeløbet lagt ud med en ligelig fordeling i månederne). Placer dig i cellen, hvor der er indtastet de kr. 100.000 og højre-klik. Vælg Cellekommentar. Prophix-vejledning: Side 13 af 30
Følgende skærmbillede vil nu åbne. Vælg derefter Rediger fanen, og tryk på Tilføj : Prophix-vejledning: Side 14 af 30
Der vil derefter komme en ny linje, og det vil være muligt at skrive en kommentar i Kommentar feltet. Tryk derefter på gem, og kommentarerne vil nu være gemt på den specifikke kontostreng, der står øverst i menuen. Denne kontostreng svarer til den, du stod på, da du valgte cellekommentarer i templaten. Luk derefter vinduet, og der vil nu være en lille rød markering ved den celle, du har skrevet en kommentar for. Denne røde markering viser, at der er en eller flere kommentarer tilknyttet denne specifikke celle. 1.2.2 Vedhæftning af dokumenter til cellekommentar Til forskel på linjedetaljerne, der beskrives i en separat vejledning, kan der til en cellekommentar vedhæftes dokumenter som Word-, Excel- eller PDF-filer. Dette gøres under oprettelsen af en kommentar ved at klikke på Add under Vedhæftelse : Prophix-vejledning: Side 15 af 30
Når denne vælges, vil følgende vindue komme frem: Ved at trykke på Tilføj åbnes et normalt Windows mappe-vindue, hvor du kan vælge den fil, der skal vedhæftes, og følgende vindue kommer frem. Du kan derefter vælge at fjerne dokumentet igen ved at trykke på Fjern, Vis -knappen åbner filen du har valgt, og Luk lukker vinduet, hvorefter din vedhæftning er gemt til cellekommentaren. 1.2.3 Sletning af Cellekommentarer Stå i cellen, hvor kommentaren er gemt, og højre-klik og vælg Cellekommentar. Prophix-vejledning: Side 16 af 30
Følgende skærmbillede vil nu åbne. Vælg derefter Rediger fanen: Marker den linje, du ønsker at slette, ved at klikke på den med musen, således at linjen bliver markeret til blå farve. Og tryk derefter på Slet knappen. Prophix-vejledning: Side 17 af 30
Prophix vil derefter spørge, om du er sikker på dit valg. Svar hertil ja, hvis det er den korrekte linje, du har markeret. Skærmbilledet ser nu sådan ud. Prophix-vejledning: Side 18 af 30
Tryk på knappen Gem og luk derefter vinduet. Den røde trekant i cellen, der angiver at der var en kommentar, er nu væk. 1.2.4 Udtræk af cellekommentarer I Prophix er det muligt at danne en rapport, der indeholder alle de kommentarer, som er blevet gemt på alle kontostrenge i hvert hovedområdes driftsbudgetteringstemplate. Denne kan efterfølgende gemmes til en Microsoft Office Excel fil. Først åbnes rapporten til generering af cellekommentar: Rapport Cellekommentar (hovedområde) gennem Prophix s Document Explorer, hvor rapporten ligger under hvert hovedområde, under UK 10 drift mappen: I følgende eksempel er TEKNATs rapport brugt Prophix-vejledning: Side 19 af 30
Nedenstående rapport åbnes. Der skal ikke vælges nogen former for kontostreng, da der kun kan genereres en rapport indeholdende kommentarer fra alle de omkostningssteder, man som bruger har adgang til. I nedenstående eksempel har brugeren adgang til hele fakultetskontorets omkostningsstedshierarki 615xx, hvorfor der vil blive lavet en rapport indeholdende alle kommentarer tilføjet på 615xx. Det er ikke muligt her at isolere på et enkelt omkostningssted som eksempelvis f.eks. 61511. Dette må gøres efterfølgende vha. sortering i Microsoft Office Excel. Dernæst vælges Show Report under fanebladet Actions. Prophix-vejledning: Side 20 af 30
Første gang rapporten køres skal den dog sættes op til en læsbar opsætning. Dette gøres ved at vælge Åbn, efter der er trykket på Show Report : Derefter åbnes denne dialogboks Her vælges 1. udgave cellekommentarrapport TEKNAT og tryk på OK Herefter genereres rapporten, det kan tage op til 1 time. Der kan dog sagtens arbejdes videre i Prophix og alle andre programmer samtidigt. Prophix-vejledning: Side 21 af 30
Når rapporten er færdiggenereret, ser den ud som ovenstående. Ved at klikke på Gem som kan rapporten gemmes som Microsoft Office Excel fil, og derefter kan kommentarerne videre sorteres. 1.3 Brug af linjedetaljer i Prophix (Bemærk, denne vejledning er identisk med vejledningen: Brug af linjedetaljer i Prophix ) I Prophix er der mulighed for at påføre en bestemt kontering yderligere oplysninger ved hjælp af linjedetaljer. Hvis du eksempelvis skal budgettere 60.000 på artskontoen Inventar, vil det være muligt at specificere, at de 20.000 er gået til stole, 20.000 til borde, 20.000 til xx, osv.. Vær opmærksom på, at alle linjedetaljer ruller med op i konsolideringsrapporterne og ikke forbliver på decentralt niveau i de forskellige driftsbudgetterings- eller projektbudgetteringstemplates. Det vil derfor være muligt at genfinde linjedetaljer for alle kontostrenge i konsolideringsrapporterne og i de driftsbudgetterings- eller projektbudgetteringstemplates, som de oprindeligt blev oprettet i. 1.3.1 Oprettelse af linjedetaljer For at oprette en linjedetalje skal man stå i den specifikke celle, som du vil oprette en linjedetalje for. Hver opmærksom på, at der kun kan oprettes linjedetaljer for en månedscelle, og dermed ikke ved års- og totalceller. Når den specifikke celle er markeret, skal der højre-klikkes og derefter vælger du Linjedetaljer. Prophix-vejledning: Side 22 af 30
Følgende menu vil komme frem: Prophix-vejledning: Side 23 af 30
Bemærk at kontostrengen øverst i menuen vil være den streng, som du har valgt tidligere i templaten. Brug knappen Indsæt til at lave så mange linjer, du har behov for. De nye linjer vil fremkomme under den nederste linje i ovenstående billede. Der er i følgende eksempel sat 3 ekstra linjer ind der er altså trykket på Indsæt 3 gange efter hinanden. Derefter lægges de 3 oplysninger ind på som stole på 20.000 i marts, borde på 20.000 i februar og xx med 20.000 ligeligt fordelt over året: Prophix-vejledning: Side 24 af 30
Teksten Stole, Borde og xx er blot skrevet ind i feltet ved at markere feltet under Beskrivelse og skriv. På samme måde er de 20.000 sat ind i marts og de 20.000 sat ind i februar for henholdsvis Stole og Borde. De ligeligt fordelte 20.000 ved xx er indsat ved at markerede Linjetotal cellen og skrive 20.000. Prophix vil derefter spørge, om beløbet skal fordeles ligeligt, fordeles på baggrund af værdier i andre medlemsegenskaber, fordeles på baggrund af de andre linjedetaljer eller fordeles på baggrund af data i en anden kontostreng: Bemærk, hvis du vælger fordeling på baggrund af data i en anden kontostreng, skal du kende den specifikke kontostreng, hvor Prophix skal finde det allerede budgetterede data. Dette kunne i princippet også være ældre budgetteret data fra tidligere år, hvis du vil fordele omkostningen på samme måde, som du har gjort i et tidligere år. Prophix-vejledning: Side 25 af 30
For at fordele beløbet markere du en fordelingsmetode og trykker på OK. I eksemplet er beløbet fordelt ligeligt ud over året. Tryk derefter på Gem, når du er færdig med at indskrive dine linjedetaljer. Følgende boks kommer frem: Tryk OK og luk derefter Linjedetalje -vinduet. Prophix-vejledning: Side 26 af 30
De celler i driftsbudgetterings- og projektbudgetteringstemplaten, der har en linjedetalje tilknyttet sig, vil være markeret med en lille blå trekant i højre nederste hjørne. Denne symboliserer, at der er foretaget en yderligere opdeling af tallene. I eksemplet ser det således ud: 1.3.2 Sletning af linjedetaljer Hvis du vil fjerne en linjedetalje, skal du markere den celle, som har en linjedetalje tilknyttet sig. Derefter åbner du Linjedetaljer menuen som forklaret ovenfor ud fra ovenstående eksempel, vil du se følgende menu: Prophix-vejledning: Side 27 af 30
For at slette en bestemt linje markerer du linjen, der skal slettes, og trykker på Slet : Følgende boks vil komme frem: Vælg Ja, og linjedetaljen vil blive slettet: Prophix-vejledning: Side 28 af 30
Tryk på Gem for at gemme ændringen i Linjedetaljen. Og luk Linjedetalje vinduet. Prophix-vejledning: Side 29 af 30
Ønsker du at slette hele linjedetaljen, skal du vælge Slet alt : Følgende boks kommer frem: Tryk på Ja for at slette hele linjedetaljen. Og tryk igen på Gem for at gemme ændringen i Linjedetaljen, og luk Linjedetalje vinduet. Linjedetaljen vil nu være fjernet, og den lille blå trekant vil være væk i templaten ved alle celler. Prophix-vejledning: Side 30 af 30