EG Bolig Web for beboervalgte Vejledning

Transkript

1 EG Bolig Web for beboervalgte Vejledning 1

2 Indholdsfortegnelse 1 At logge på EG Bolig Web 3 2 Menupunktet Standard 4 3 Menupunktet økonomi 4 o 3.1 Finansudskrifter 5 4 Menupunktet Lejer 8 o 4.1 Lejerkartotek 8 o 4.2 Lejemålskartotek 11 o 4.3 Måler kartotek 12 o 4.4 Lister 13 o 4.5 Nøgle kartotek 13 5 Menupunktet Medlem 14 o 5.1 Medlemsudskrifter 14 o 5.2 Venteliste 17 6 Menupunktet Hjælp 18 o 6.1 Hjælp til EG Bolig Web 18 o 6.2 Om EG Bolig Web 19 2

3 EG Bolig Web for beboervalgte Nærværende vejledning er en introduktion til de centrale funktioner i systemet EG Bolig Web. Vejledningen er således ikke fuldt dækkende for systemets funktionalitet, og du kan derfor med fordel indhente detaljerede beskrivelser disse findes ved at følge afsnit 6.1. Eg Bolig Web understøttes kun af Internet Explorer. 1 At logge på EG Bolig Web Brugernavn og password oprettes af Lundsgade. Der oprettes ét login pr. afdelings- eller organisationsbestyrelse. Oprettes i takt med, at de henvender sig for at blive oprettet. Henvendelse og spørgsmål kan ske på tlf , Martin Kuhlmann eller Thomas Andersson eller på adresserne mku@bdk.dk eller tan@bdk.dk. På trykkes på menupunktet bestyrelser og herefter på Redskaber til bestyrelsen. I det nye billede der dukker op trykkes på linket EG Bolig Web nedenfor, frem:. Herefter kommer loginvinduet, som ses Her tastes det udleverede brugernavn og kodeord. Efter login kommer du til et skærmbillede, hvor du kan vælge mellem forskellige menupunkter. 3

4 Menupunkterne er: Standart Økonomi Lejer Medlem Hjælp Disse er de samme for afdelings- og organisationsbestyrelser. Dog er der forskel i de forskellige menupunkters indhold alt efter om du er logget ind som medlem af en afdelings- eller organisationsbestyrelse. Vigtigst er, at kun organisationsbestyrelser, kan lave medlemsudskrifter. 2 Menupunktet standard Køres musen hen over dette menupunkt, fremkommer én valgmulighed, nemlig at afslutte EG Bolig Web (Afslut e-bolig). Alternativt kan systemet lukkes ved tryk på X i øverste højre hjørne. 3 Menupunktet Økonomi Under økonomi kan du se finansudskrifter: 4

5 3.1 Finansudskrifter Vælger du dette punkt, fremkommer nedenstående vindue: Her kan du vælge mellem fire typer af finansudskrifter ved at trykke på den lille sorte pil ud for udskriftstype. De fire typer af udskrifter er: Saldobalance: Viser et statustal for saldo på kontoen på en given dato. Budgetkontrol: Sammenligner budgettal med regnskabstal (registrerede bogføringer og rekvisitioner i systemet) Kontoplan: Kan bruges til at få et overblik over de konti, der findes i selskabet/afdelingen som hjælp ved kontering af regninger. Kontokort: Viser transaktioner (bevægelser) på en eller flere konti i afdelingen i et givent tidsrum. Tip! Man kan ved at klikke på det lille forstørrelsesglas ud for udskriftstype ændre sorteringen af udskrifterne. Den liste, der vil blive mest brug for i det daglige, er kontokort. For at få kontokortet ud, skal du udfylde forskellige informationer. 5

6 Hvis man f.eks. vil se hvilke bevægelser der er sket på konto i januar 2009 i en afdeling, udfyldes skærmbilledet som ovenfor og der trykkes på knappen Udfør. Tip! Hvis du ikke kan huske f.eks. kontonummer, kan du klikke på det lille forstørrelsesglas ud for konto for at få en liste frem over de konti, der er at vælge imellem. Så kommer følgende skærmbillede frem: Udskriften viser den første af de i intervallet angivet konti der er bevægelse på i den angivne periode. Hvis der er andre konti med bevægelser på, ses disse ved at skrolde ned med musen. Hvis du klikker på det lille ikon ud for beløbet, kan du åbne og se den indscannede faktura, der ligger til grund for beløbet. Tip! Ønsker du kun at søge på f.eks. ét bestemt beløb, fakturanummer, posteringstekst eller andre kriterier, kan du med fordel klikke på knappen vis kriterier før du trykker på knappen udfør og udfylde kriteriet. F.eks. som vist nedenfor en søgning på et beløb på kr. 200,00. 6

7 Hvis man vil have sin liste ud på print, skal man vælge noget andet end skærm i feltet udskriv til og herefter udfør typisk vil man vælge til Adobe Acrobat til at udprinte listen. Så kommer udskriften til at se således ud: Der udskrives ved, at trykke på printerikonet. Tip! Hvis du ønsker at anvende tallene i et tekstdokument, er word-formatet velegnet. Ønsker du at lave statistik på baggrund af tallene, anbefales excel formatet i feltet udskriv til. 7

8 4 Menupunktet Lejer Under lejer kan du vælge at se: Lejer kartotek Lejemål kartotek Måler kartotek Lister Nøgle kartotek 4.1 Lejer kartotek Her findes oplysninger om de enkelte lejere. Nedenstående er hovedvinduet: 8

9 Man taster selskabsnummer, afdelingsnummer, lejemålsnummer og lejernummer ind og trykker på TAB-tasten, hvorefter lejeren kommer frem på skærmen. Hvis man bliver i tvivl om f.eks. hvilket lejemål/lejer, man vil se, kan man bruge det lille forstørrelsesglas ud for feltet til at søge/vælge. (Alternativt kan man også trykke ALT og pil ned tasterne ned samtidigt, når man står i feltet). Herefter får man en liste med alle mulighederne frem: Nedenfor er resultatet af en søgning på lejer i med lejemålsnummer 1001 samt lejernummer 8. 9

10 Tip! Man kan også trykke på kikkerten i menulinien og søge efter f.eks. et navn på lejeren. Der skiftes mellem visning af forskellige oplysninger, ved at trykke på henholdsvis fane 1. lejer og 2. Lejer. Der kan bladres til den næste eller forrige lejer ved at klikke på de røde pile i menulinien. Endvidere kan man se historik eller dokumenter der er gemt på lejeren ved at vælge i feltet vis. Tip! Man kan ved at dobbeltklikke i feltet lejemålsnummer, skifte til lejemålskartoteket på det pågældende lejemål. 10

11 4.2 Lejemål kartotek I lejemålskartoteket findes oplysninger om de enkelte boliger (priser, adresser, størrelse, husleje mv.). Når du vælger dette menupunkt, fremkommer nedenstående vindue: Her indtaster du øverst selskabsnummer, afdelingsnummer samt lejemålsnummer og trykker på TAB-tasten. Du kan ligesom det er beskrevet i afsnittet lejer kartotek søge efter lejemål på andre måder. Herefter kommer resultatet af søgningen. Du skifter mellem forskellige visninger, ved at trykke på 1. Lejetilsvar (priser), 2. Lejemål, 3. Lejemål osv. 11

12 4.3 Måler kartotek Dette kartotek kan bruges til at registrere/se aflæsninger m.m. på forbrugsmålere i lejemålet. 12

13 4.4 Lister Under punktet Lejer Lister er det muligt at trække forskellige lister omkring lejere og lejemål. Listerne kan udskrives til forskellige programmer: Adobe Acrobat (til print), Excel og word. Med afkrydsning i feltet nuværende lejere får man lister udelukkende med de nuværende lejere (dvs. uden bl.a. fraflyttere). Felterne nederst på skærmen bruges til at afgrænse selskab og afdeling til det man vil se. Som udgangspunkt har man udelukkende adgang til sin egen afdeling. Du kan udskrive forskellige lister ved at klikke på den lille pil ud for Udskrift profil. Udskriften fås ved at trykke på knappen Udfør. 4.5 Nøgle kartotek Nøglekartoteket bruges til at registrere diverse nøgler knyttet til henholdsvis lejemål, lejer eller kreditor og til at registrere udlevering/aflevering af nøgler. 13

14 5 Menupunktet Medlem Under medlem kan de beboervalgte vælge mellem 2 menupunkter: Medlemsudskrifter (Kun hvis du er medlem af en organisationsbestyrelse, får du vist denne mulighed) Venteliste 5.1 Medlemsudskrifter Medlemsudskrifter er en udskrift over samtlige medlemmer i selskabet/afdelingen, hvor man kan begrænse søgningen efter forskellige parametre, f.eks. indmeldelsesdato eller status på ventelisten. 14

15 Her starter man med at udfylde selskabsnummer og evt. afgrænse ift. medlemsnummer. Typisk vil man se alle medlemmer og udfylder derfor feltet Medlem med : 15

16 Tryk herefter på Udfør, og så kommer en medlemsliste ud sorteret efter medlemsnummer. (Det viste eksempel er en udskrift til word) Tip! Ønsker du f.eks. kun at se de aktive medlemmer, skal datafelterne være udfyldt som nedenfor: 16

17 5.2 Venteliste Venteliste er en mulighed for at trække en aktuel venteliste for en bestemt boligtype (f.eks. 3-rums familieboliger) pr. afdeling (udskriften skal dog redigeres en smule). Ventelister bestemmes jo af flere forskellige parametre, så her er det nødvendigt at angive lidt flere oplysninger: Selskab Afdeling Lejemålstype (familiebolig, ungdomsbolig m.m.) Antal rum Herudover skal man vælge, hvem man vil have med på ventelisten (interne/eksterne ansøgere, ansøgere i karens osv.): Når man har udfyldt felterne som eksemplet i ovenstående skærmbillede, skal man klikke Udfør for at få en udskrift: 17

18 Her kan man så se, hvem der står nummer 1, 2 osv. til en bolig der svarer til de angivne kriterier (her en 3-rums familiebolig i den angivne afdeling). HUSK at ventelisten er et øjebliksbillede der kan ændre sig, hvis f.eks. ansøgerne ændrer ønsker, går fra at være i bero til at være aktive, får flere børn eller flytter ud af afdelingen/selskabet. Ligesom ventelisten heller ikke kan tage forbehold for etageønsker eller andre lokale forhold, der kan være tilstede ved et konkret tilbud på et ledigt lejemål. 6 Menupunktet Hjælp Under dette menupunkt finder du: Hjælp til EG Bolig Web Om EG Bolig Web 6.1 Hjælp til EG Bolig Web Vælges dette, fremkommer et nyt vindue, med hjælp til systemets funktioner. Her kan du altid søge, hvis du står og mangler detaljeret 18

19 gennemgang af et givent område i systemet. Nærværende manual er tænkt som en introduktion til systemets grundlæggende funktioner. 6.2 Om EG Bolig Web Valg af dette medfører, at et vindue med informationer om bl.a. brugerens bestyrelsesmæssige tilhørsforhold dukker op. 19