September 2015 Kontrakt - udkast om varetagelse af lokal erhvervsservice 1. januar 2016 31. december 2018 mellem Ballerup kommune Center for by, kultur og erhverv Hold an vej 7 2750 Ballerup og Væksthus Hovedstadsregionen Fruebjergvej 3 2100 København Ø
0. Indledning Kontrakten omfatter aftale mellem Væksthus Hovedstadsregionen og Ballerup kommune om drift og udvikling af Iværksætterhuset herunder varetagelse af den lokale erhvervsservice og udvikling af HIP Hovedstadens Iværksætterprogram for Ballerup kommune 1. januar 2016 31. december 2018 for en årlig pris på 289.800 kr. ex. moms. Prisen er baseret på 6,- pr. borger. Lovgrundlaget er Lov om erhvervsfremme af 24. juni 2005, som beskriver rammerne for lokal erhvervsservice og Væksthusene. 1. Baggrund Kontrakten er udarbejdet på baggrund af Ballerup kommunes intentioner om at sikre: en generelt styrket erhvervsfremmeindsats den fornødne kritiske masse i forhold til opgavevaretagelsen et enstrenget erhvervsfremmesystem som tilstræber sammenhæng mellem opstart, drift og udvikling af virksomheder et samlet fokus og lokal forankring med udgangspunkt i Ballerup 2. Formål Iværksætterhuset skal stimulere til og støtte iværksætteri og vækst gennem generel oplysning og kompetent og relevant vejledning. Iværksætterhuset medvirker til at sikre at flest mulige iværksættere kommer godt fra start, at den generelle overlevelsesgrad blandt iværksættere i kommunen øges samt at iværksættere med vækstpotentiale identificeres og henvises til Væksthuset og andre relevante aktører, der kan optimere deres muligheder for vækst. Væksthus Hovedstadsregionen står for driften af Iværksætterhuset, der har ét samlet brand med tæt kobling til Væksthusets eksisterende brand, fokus på lokal synlighed, kvalitet i opgaveløsningen samt synergi og kobling til andre erhvervsfremmetilbud. Succeskriterier for Iværksætterhuset er at: sikre et enstrenget og ensartet erhvervsfremmetilbud for kommunens iværksættere og nystartede virksomheder sikre at iværksættere med vækstpotentiale identificeres og henvises til Væksthuset eller andre relevante aktører sikre at kommunens iværksættere og nystartede virksomheder får information om relevante erhvervsfremmetilbud skabe kendskab til Iværksætterhuset hos kommunens iværksættere og nystartede virksomheder sikre lokal forankring af Iværksætterhuset i kommunen herunder at inddrage lokale rådgivere 3. Målgruppe Målgruppen for Iværksætterhuset er potentielle iværksættere og nyetablerede virksomheder i Ballerup kommune. 4. Kontraktens indhold Kontrakten omfatter følgende årlige aktivitetsmål, der er uddybet i pkt. 4.1-4.5: - Alle nystartede virksomheder i kommunen modtager informationsbrev. - Iværksætterhusets tilbud markedsføres online og på print. - Der holdes årligt 1 Startupmøde i Ballerup kommune. - I regi af Hovedstadens Iværksætterprogram kan Ballerup kommune ønske og efter aftale holde lokale HIP workshops. Der forventes mindst 80 årlige workshops, hvoraf halvdelen holdes i Iværksætterhusets kommuner. - Der holdes årligt 1 Startupcafé i Ballerup kommune. 2/8
- Der gennemføres årligt 50 vejledninger af iværksættere og nystartede virksomheder. - 80 % af kunderne henvises til relevante private rådgivere, offentlige aktører og andre erhvervsfremmetilbud. 4.1 Kommunikation og markedsføring Iværksætterhuset har egen hjemmeside som er tæt koblet til Væksthus Hovedstadsregionens eksisterende www.vhhr.dk, eget profileringsmateriale samt Iværksætterhusskilt til at skabe lokal synlighed. Iværksætterhusets hjemmeside er ligeledes tæt koblet til HIPs hjemmeside www.hiph.dk. Væksthuset ejer brandet Iværksætterhuset. Iværksætterhuset udsender kvartalsvist informationsbreve til alle nystartede virksomheder i de kommuner, hvor kontrakten gælder, forestår annoncering (print eller online) i regionale medier i forbindelse med kollektive arrangementer samt presse på events, sparringstilbud m.v. Sociale medier inddrages, hvor det er relevant enten via Facebook eller Linkedin. Kommunerne skal supplere med omtale på eget website, på relevant e websites i regi af lokale erhvervskontorer, hvor de findes, og det anbefales at supplere med annoncer i fx det sker i lokalaviser. Der udarbejdes en årlig aktivitets- og markedsføringsplan. 4.2 Startupmøde Startupmødet er Iværksætterhusets grundpuls, der skal sikre at information om opstart og andre tilbud kommer ud til så mange som muligt. Der holdes mindst et Startupmøde i kommunen pr. år. Startupmødet er målrettet alle, der overvejer at etablere egen virksomhed eller nyetablerede virksomheder. Startupmødet omfatter: - Velkomst ved Borgmester eller anden lokal repræsentant. - En 360 graders introduktion til arbejdet som selvstændig - Evt. en iværksætter, der fortæller om egne erfaringer - Information om erhvervsfremmetilbud - Introduktion til Iværksætterhuset. Den kommune, hvor Startupmødet holdes, sørger for lokale med det nødvendige AV-udstyr og bestiller fortæring, som bliver finansieret af Iværksætterhuset. Koordinering foregår i tæt samarbejde med Iværksættehusets Startupkonsulenter. Alle ni kommuner skal synliggøre Startupmødet på egne websites, og det anbefales at annoncere i fx det sker i lokalaviser. Iværksætterhuset supplerer med markedsføring, bannerannoncering, weboptimering og presse. Iværksætterhuset forestår al administration af tilmeldinger og evaluering. Startupmøder er gratis for deltagerne. 4.3 HIP workshops I regi af Hovedstadens Iværksætterprogram HIP 2.0, som er medfinansieret af Region Hovedstadens Vækstforum og EU s socialfond holdes mindst 80 HIP Workshops pr. år hvoraf halvdelen placeres i Iværksætterhusets kommuner. Workshops holdes i samarbejde med kommuner og fordeles jævnt geografisk og efter aftale. Finansieringen af HIP er en del af nærværende kontrakt og dermed uden ekstra omkostninger for kommunen. Workshops er åbne for alle og gennemføres rundt omkring i regionen. På den måde sikres, at der altid står et tilbud klar for kommunernes borgere. HIP workshops er gratis for deltagerne. Undervisningen varetages primært af eksterne rådgivere, der har undervisningserfaring inden for de specifikke områder, og som kender iværksætternes udfordringer. Gennem kurserne sikres, at iværksætterne bliver klædt på til at etablere egen virksomhed. Den kommune, hvor HIP workshops holdes, sørger for lokale med det nødvendige AV-udstyr og bestiller fortæring, som bliver finansieret af HIP. Koordinering foregår i tæt samarbejde med de medarbejdere, som Væksthuset har tilkoblet HIP projektet. Kommunen skal synliggøre HIP workshops på egne websites, og det anbefales at annoncere i fx det sker i lokalaviser. HIP og Iværksætterhuset supplerer med markedsføring, bannerannoncering, weboptimering og presse. HIP forestår al administration af tilmeldinger og evaluering. 3/8
4.4 Startupcafé Iværksætterhuset gennemfører Startupcafé en gang årligt i kommunen. Caféen er et tilbud om individuel rådgivning af en revisor, advokat, marketingrådgiver m.fl. og Startupkonsulent til alle, der påtænker at etablere egen virksomhed eller lige er startet op. Rådgiverne på den enkelte café er i udgangspunktet lokale rådgivere, som er erfarne på området. Startupkonsulenten tager initiativ til at involvere og samle lokale rådgivere til caféen i tæt samarbejde med lokale erhvervskonsulenter, hvor sådanne findes. Ballerup kommune sørger for mødefaciliteter og bestiller fortæring, som bliver finansieret af Iværksætterhuset. Koordinering foregår i tæt samarbejde med Iværksættehusets Startupkonsulenter. Kommunen skal synliggøre Startupcaféen på egne websites, og det anbefales at annonce i fx det sker i lokalaviser. Iværksætterhuset supplerer med markedsføring, bannerannoncering, weboptimering og presse. Iværksætterhuset forestår al administration, herunder registrering af deltagere, kontakt til rådgivere m.v. Startupcafé er gratis for deltagerne. 4.5 Startupservice Iværksætterhusets Startupkonsulenter udfører basisvejledning af iværksættere og virksomheder. Vejledningen aftales individuelt og bliver enten gennemført hos kunden eller i lokaler, der er stillet til rådighed af kommunen gerne på Rådhuset eller i det lokale erhvervskontor, hvor et sådant findes. Et vejledningsforløb omfatter typisk 1-2 møder af ca. 2 timer og vil ofte tage udgangspunkt i dialog- og analyseværktøjet Væksthjulet. Under forløbet eller umiddelbart efter, afhængigt af kundens parathed, henviser Startupkonsulenten til private rådgivere, offentlige aktører og erhvervsfremmetilbud. Startupkonsulentens fysiske tilstedeværelse følger en løbende rotation, der planlægges ud fra et nærhedsprincip for kunderne. Kommunen kan dog forvente lokal tilstedeværelse min. hver 14. dag men i flere tilfælde hyppigere. Dagene forsøges planlagt som hele eller halve dage for at undgå ineffektiv køretid. Dog vægtes fleksibilitet i fht. kundernes behov og minimal ventetid højt, så det kan forekomme, at en kunde, der fx har virksomhed i en kommune, men bor i en anden, kan modtage vejledning, hvor det passer denne bedst. I Iværksætterhuset forventes et samlet aktivitetsniveau på mere end 800 årlige vejledninger. Det er et mål at 80 % af kunderne skal henvises til private rådgivere, offentlige aktører og andre erhvervsfremmetilbud. Der henvises så vidt muligt til lokale rådgivere. Kommunen skal synliggøre Startupservice på egne websites, og det anbefales at annoncere i fx det sker i lokalaviser. Iværksætterhuset supplerer med markedsføring, bannerannoncering, weboptimering og presse. Iværksætterhuset forestår al administration, herunder registrering af kunder i CRM og elektronisk evaluering af 1:1 forløbene, henvisning til private rådgivere, offentlige aktører og erhvervsfremmetilbud m.v. Startupservice er gratis for deltagerne. 5.0 Rapportering For at sikre et relevant tilbud evalueres aktiviteter løbende. Evalueringer inddrages i udvikling og tilpasning af tilbud og drøftes med styregruppen. Øvrig statistik og målopfyldelse rapporteres en gang årligt efter 4. kvartal med vejledningsstatistik, aktivitetsniveau inden for ydelsesområderne samt 4/8
henvisningsgrad. Evalueringsrapporten fremsendes til kommunen og kan efter behov suppleres med en mundtlig rapportering og indlæg. Iværksættehuset fremsender halvårlig status på kundekontakter. Kommunen kan til enhver tid kontakte Iværksætterhuset og få en her og nu status. Endelig vil rapporteringen have fokus på, at der er en velfungerende værdikæde til Væksthuset, som indebærer at alle vækstorienterede iværksættere bliver formidlet til den udvidede service som Væksthuset stiller til rådighed. Rapporten vil derfor indeholde observationer om formidling og overgang til Væksthuset og/eller relevante projekter og tilbud. Synergien mellem den lokale erhvervsservice og Væksthuset bidrager til, at virksomheder og iværksættere fra den enkelte kommune er overrepræsenteret blandt Væksthusets kunder, hvilket vil være et mål. Iværksætterhusets aktiviteter og lokale synlighed evalueres i efteråret 2017 og forelægges de deltagende kommuner i foråret 2018. Indhold og dokumentation af evalueringen kan indeholde aktivitetsniveau pr. kommune, tilfredshedsgrad, henvisningsprocent, presseklip, kundeoplevelser, telefonisk opfølgning på kunder og lign. I samarbejde med Erhvervsstyrelsen og Danmarks Statistik vil der blive udarbejdet en deskriptiv analyse og en måling af etableringsgrad, overlevelsesgrad mv. 6. Organisering Enheden Iværksætterhuset er placeret organisatorisk hos Væksthus Hovedstadsregionen og bemandes med Startupkonsulenter, en deltids kommunikationskonsulent, en deltids økonomi- og administrationsmedarbejder og trækker desuden på Væksthusets øvrige medarbejdere og ledelse. Der er etableret en styregruppe der mødes min. to gange årligt. Styregruppen består af et medlem udpeget af hver af de nordsjællandske kommuner, der i 2012 etablerede Iværksætterhuset. Det er aftalt at drøfte struktur og evt. indtrædelse af medlemmer fra andre kommuner i 2016. Styregruppen bør rumme et kompetencemix så som et unikt kendskab til det lokale erhvervsliv, særlige erhvervs- og branchemæssige styrker, markedsførings- og kommunikationskompetencer m.m. Hvert medlem er forpligtet til at orientere eget bagland og sikre administrativ forankring i kommunen. Styregruppen kan afholde hele eller dele af mødet sammen med repræsentanter fra andre kommuner, som har indgået kontrakt med Væksthuset om Iværksætterhuset. Formålet kan fx være at drøfte faglig udvikling af ydelser, fælles marketing eller andet. Ballerup Kommune udpeger en person, som modtager den løbende kommunikation, samt deltager ved samarbejdsmøder og koordinering. 7. Ikrafttræden og periode Aftalen træder i kraft den 1. januar 2016 og udløber den 31. december 2018. Begge parter med Ballerup kommune som den ene og Væksthuset som den anden part kan ophæve kontrakten med 12 måneders varsel, dog tidligst pr. 1. januar 2017. 8. Betaling Prisen er 6,- kr. årligt pr. borger. ekskl. moms. Prisen løn- og pristalsreguleres fra 1. januar 2014 iht. den kommunale pris- og lønudvikling beregnet af KL. Betaling sker halvårligt forud. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto fra modtagelse af faktura fra Væksthus Hovedstadsregionen. 5/8
Underskrifter Dato: For Væksthus Hovedstadsregionen Dato: For Ballerup Kommune Marlene Haugaard Direktør Jesper Würtzen Borgmester 6/8
Bilag 1. Fordeling af befolkningstal og pris ved 6,- pr. borger. Tal fra Danmarks Statistik 1. april 2015. Befolkningstal reguleres årligt pr. 1. maj og anvendes for beregning af betaling for det efterfølgende kalenderår. Kommune Befolkningstal Pris v. 6,- pr. borger Ballerup 48.300 289.800