Vejledning til November 2015 Denne vejledning er en introduktion til ISOLA 3 med eksempler på anvendelse af statistikker, samt en række gode råd til, hvordan du får mere ud af ISOLA. Indholdsoversigt: 1. Velkommen til ISOLA 3 - Hvad kan du bruge ISOLA 3 til? - Statistikker i ISOLA 3 - Sådan virker ISOLA 3 2. Statistikeksempler - Lønudvikling - Løntillæg - Indeksregner - Persondata - Fravær - Personaleomsætning 3. Find rundt i ISOLA 3 - Skærmens opbygning - Statistikker og tabeller - Regneark - Indstillinger - Hjælp - Indstillinger 4. Vilkår og retningslinjer for brug af ISOLA 3 5. Oversigter over statistikker i ISOLA 3-1 -
1. Velkommen til ISOLA ISOLA 3 er en forkortelse for InformationsSystem Om Løn- og Ansættelsesvilkår (version 3). Det er en samling af nogle af de mange oplysninger om statslige medarbejderes ansættelsesforhold, som Moderniseringsstyrelsen er i besiddelse af. I Moderniseringsstyrelsen ønsker vi at fremme mulighederne for at se de mange oplysninger i en større sammenhæng, således at der danner sig et samlet billede af en virksomheds medarbejdere. Det kræver et simpelt og effektivt værktøj, som interesserede med et minimum af arbejdsindsats kan anvende. Hvad kan du bruge ISOLA til? Alt afhængigt af din funktion, din virksomhed, dine behov og interesser, vil dit fokus på ISOLAs statistikker variere. Hovedformålene med ISOLA er på den ene side anvendelse som værktøj til opfølgning på blandt andet lokal lønudvikling, anvendelse af nye lønsystemer og opfyldelse af måltal for eksempelvis fravær, og på den anden side som redskab til styrkelse af den lokale løndannelse, for eksempel ved anvendelse af statistikkerne som udgangspunkt for lokale lønforhandlinger. Statistikker i ISOLA ISOLA rummer en bred vifte af statistikker opdelt i to hovedgrupper: Lønstatistikker og Personalestatistikker. Lønstatistikkerne omfatter følgende hovedområder: Gennemsnitsløn enkle oversigter over gennemsnitsløn for forskellige områder og personalegrupper Indeksregner - til sammenligning og benchmarking af større personalegrupper. Ligelønsstatistik kønsopdelte lønstatistikker Løntillægsanalyse - til analyse og opfølgning på anvendelsen af nye lønsystemer. Indplacering - viser lønniveauet for nyansættelser. Lønspredning - angiver forskydninger i lønstrukturen. Lønudvikling - til opfølgning på den lokale løndannelse Personalestatistikkerne dækker over følgende områder: Fravær fraværsstatistikker, der dækker sygefravær, barns sygdom, omsorgsdage med videre Personaleomsætning - viser personalebevægelser i form af afgang og tilgang. Personale og demografi - hurtige oversigtstabeller over personalesammensætningen og demografien Beskæftigelsesordninger - til opfølgning på måltal for ansatte i særlige ordninger under socialt kapitel. Vi vil i denne vejledning trække et par af disse statistikker frem som eksempler. Sidst i vejledningen findes en oversigt over alle statistikkerne i ISOLA. - 2 -
Som led i forståelsen af ISOLAs datagrundlag og metoder er det vigtigt at slå fast, hvad fokus og formål er med ISOLAs statistikker. Tallene i ISOLA er tilpasset for bedst muligt at kunne bruges til den centrale og sammenlignende analyse og ledelsesinformation. Selv om visse af ISOLAs statistikker kan foldes ud til et meget detaljeret niveau, så er de ikke altid ubetinget velegnede til den lokale og personnære rapportering. ISOLAs fokus ligger i højere grad på de overordnede statistikker efter metoder, der muliggør sammenlignelighed på tværs af institutioner i staten, på tværs af personalegrupper og på tværs af perioder. Du vil derfor kunne opleve, at ISOLAs statistikgrundlag i visse tilfælde afviger i forhold til kildesystemerne (lønanvisningssystemer, tidsregistreringssystemer med videre), både med hensyn til specifikke registreringer og med hensyn til metoder eller kategorisering. Dette er således ikke en nødvendigvis udtryk for fejl, hverken i kildesystemet eller ISOLA, men oftest et udtryk for at tallene er behandlet for at opnå de bedst mulige forudsætninger for overordnede analyser og tværgående sammenligning. For at opnå en højere grad af repræsentative og eksemplariske oplysninger foretager vi en vis afgrænsning af datagrundlagene for statistikkerne. Eksempelvis vil vi typisk udelade timelønnede ansatte fra lønstatistikkerne, eller ansatte med en meget lav ansættelsesgrad, for ikke at lade dem skævvride statistikken. I andre statistikker medtages for eksempel kun fuldtidsansatte eller ansatte på nye lønsystemer, alt afhængigt af fokus i den pågældende statistik. Dog tilbyder de fleste af statistikkerne i ISOLA muligheden for at hente datagrundlaget ned til for eksempel et Excel-regneark. Det vil give dig detaljerede personoplysninger om de ansatte, der ligger til grund for statistikken. Dette kan du enten bruge til at opklare spørgsmål i forhold til statistikkens tal eller til videre bearbejdning i Excel. Sådan virker ISOLA For de fleste statistikkers vedkommende indsamler vi data kvartalsvist, enten fra virksomhederne selv, fra centrale dataindsamlingspunkter eller fra de større statslige løncentraler. Vi renser, efterbehandler og validerer disse data. Herefter foretager vi kørsler af data, så de kan anvendes i ISOLAs specialiserede statistikker. Alle statistikkerne i ISOLA er opdelt i et forvalg i venstre side og et vindue til visning af statistikken. Dine muligheder for statistikvisning, dataudvælgelse m.m. varierer fra statistik til statistik. Du kan løbende ændre dine kriterier for statistikken i venstre side og trykke på knappen Opdater. Statslige virksomheder Løncentraler Forhandlingsdatabasen De fleste af statistikkerne tilbyder mulighed for at overføre det detaljerede datagrundlag for statistikken direkte til regneark, så du kan analysere årsagerne til tallene eller benytte dem til videre bearbejdning. Dog er det kun muligt at hente personoplysninger for ansatte i egen virksomhed. Du kan læse mere om, hvordan du bruger ISOLA, og hvad de enkelte dele på skærmen betyder ved at vælge Hjælp til denne side i Hjælp-menuen i øverste højre hjørne. - 3 -
Fra ISOLAs forside kan du hente mere detaljerede vejledninger om ISOLA Standardgrundlag (grundlaget for løn- og personalestatistikkerne) og ISOLA Fraværsgrundlag (grundlaget for fraværsstatistikkerne). Her kan du læse meget mere om kilderne og vores databearbejdning. 2. Statistikeksempler Lønudvikling ISOLA giver dig flere muligheder for at analysere forskellige aspekter af de ansattes lønudvikling. Du kan vælge mellem tre forskellige beregningsmetoder, der hver især retter sig mod forskellige behov. Der findes ingen rigtig måde at opgøre lønudvikling på, og derfor tilbyder vi tre forskellige statistikker med hver deres fordele og ulemper. Alle tre statistikker er meget fleksible, og du kan begrænse og fordele tallene på utrolig mange måder, så det sværeste er at vælge den beregningsmetode, der passer bedst til dit behov. Senere i denne vejledning kan du læse mere om, hvordan du bruger denne type statistik i ISOLA. I hver af de tre statistikker kan du vælge et overordnet lønbegreb, som du ønsker at anvende. Det anbefalede lønbegreb er Samlet løn, Standard, som medtager flest mulige løndele uden at medtage stærkt uregelmæssige lønarter (især udbetalt over-/merarbejde, udbetalt restferie og feriegodtgørelse, særskilte vederlag, honorarer, samt fratrædelsesgodtgørelser), som kan vanskeliggøre sammenligning af lønniveauer over tid. Lønbegrebet Samlet løn, Fast medtager kun fast løbende løndele (basisløn, pensionsbidrag og faste/midlertidige løntillæg), og ikke engangsvederlag og andre variable løndele. Dette faste løngebreb er det mest stabile over tid, men kan være mindre repræsentativt for områder, der i høj grad anvender engangsvederlag i deres lokale løndannelse. Omvendt medtager lønbegrebet Samlet løn, Total alle løndele, også stærkt uregelmæssige betalinger. Således er totallønbegrebet tættest på de faktiske lønomkostninger, men kan være vanskelige at anvende statistisk. Lønudvikling for identiske personer Ønsker du at kende den faktiske lønudvikling, som de ansatte oplever, skal du vælge Lønudvikling for identiske personer. Denne statistik viser dig gennemsnittet af de lønstigninger, som hver enkelt ansat har oplevet i den valgte periode og er således velegnet til brug ved de lokale lønforhandlinger. Det er ved de lokale lønforhandlinger vigtigt at vide, hvilken lønudvikling de ansatte i en bestemt personalekategori har oplevet for at kunne afgøre, om der skal gives tillæg og i så fald af hvilken størrelse. Lønudvikling for identiske personer kan betragtes som den reelle lønudvikling, set fra de ansattes perspektiv, men den har nogle ulemper. For det første vil lønstigning som følge af anciennitetsstigninger slå fuldt igennem, da det er de samme (identiske) personer, der sammenlignes. For det andet vil personer, der er nyansatte eller afgået i perioden, ikke indgå, og det - 4 -
samme gælder ansatte, hvis ansættelsesforhold er ændret væsentlig, for eksempel i forbindelse med opkvalificering fra fuldmægtig til specialkonsulent. Lønudvikling for identiske trin Fra arbejdsgivers side er det interessant, om sammenlignelig arbejdskraft bliver dyrere. Med Lønudvikling for identiske trin kan du undersøge lønudviklingen for personalegrupper, uden at anciennitetsvirkningen slår igennem. Denne metode sammenligner lønudviklingen for grupper af ansatte, således at en given type ansatte på et givent løntrin i starten af perioden sammenlignes med den tilsvarende gruppe i slutningen af perioden. Dette renser lønudviklingen for anciennitetsvirkningen, men til gengæld kan metoden blive upræcis, når du ser på få ansatte. Hvis du borer dig ned i data og kigger på for små personalegrupper, vil der ofte være for få identiske trin til, at en brugbar lønstigningsprocent kan findes. Derfor kan du i tabellen se, hvor mange årsværk, der indgår i beregningen for både start- og slutperioden. Lønudvikling for simple gennemsnit Den sidste beregningsmetode viser lønudviklingen som den rå stigning i gennemsnitslønnen for den pågældende personalegruppe. Metoden kan blandt andet bruges til at udtrykke lønudviklingen ud fra institutionens økonomiske perspektiv. Med andre ord kan en opgørelse af lønudviklingen som summarisk gennemsnit bidrage til at udtrykke, hvad det koster at drive en virksomhed. Løntillægsanalyse De nye lønsystemer har åbnet op for en mere fleksibel, lokal løndannelse, og med denne mulighed følger også behovet for at kunne analyse forhold omkring anvendelsen af tillæg for de nye lønsystemer i de statslige virksomheder. Her er et eksempel på fordelingen af gennemsnitlige løntillæg for forskellige personalekategorier i et valgt område. Ud over til overvågning af tillægsfordelingerne kan du for eksempel også anvende løntillægsstatistikkerne i forbindelse med fastsættelsen af en nyansat medarbejders løn. Den nyansatte skal indplaceres under hensynstagen til lønforholdene i virksomheden, og derfor er der brug for at vide, hvor stor en andel, der modtager tillæg, samt hvilken størrelse, type og varighed de har. - 5 -
Indeksregner Indeksregneren viser dig lønniveauet for større personalegrupper som letlæselige indekstal i forhold til en valgt referencevirksomhed. Med større personalegrupper menes overenskomstgrupper, der kan sammenlignes på tværs i staten, og som har et veldefineret trinforløb. Eksempler herpå er AC-ansatte, Kontorfunktionærer (HK) og håndværkere. Her er et eksempel på en indeksberegning for AC ere og TAT ere i en virksomhed, sammenlignet med det statslige løngennemsnit for de samme grupper. Af tabellen her kan det ses, at nyansatte AC ere i virksomheden er lønnede på niveau med andre nyansatte AC ere i staten (indeks 100), mens AC ere med 1-3 års anciennitet ligger over gennemsnittet. Det er oplagt at anvende indeksregneren til sammenligning af lønniveauer mellem virksomheder i staten eller over for staten som helhed. Data er nemlig bearbejdet med henblik på at sikre størst mulig sammenlignelighed. Da indeksberegningerne er vægtede, vil sammenligningen derfor være mindre følsom over for virksomheder med forskellige personalesammensætninger. Du kan også bruge indeksregneren til de lokale lønforhandlinger, hvor du kan have brug for at vide, hvordan din virksomhed lønner bestemte personalegrupper i forhold til andre virksomheder i staten, som du normalt sammenligner dig med. Indeksregneren skal dog bruges med omtanke og kræver indgående kendskab til virksomhedens faktiske personalesammensætning, før man drager konklusioner. Du har også mulighed for at få vist gennemsnitslønningerne for grupperne, samt hvor mange ansatte, der ligger bag indeksberegningen. Indekstal baseret på meget få medarbejdere kan være meget følsomme over for selv små lønforskelle. Det samlede gennemsnit skal også tages med forbehold for den faktiske sammensætning af virksomheden, da kun personalegrupper, der kan sammenlignes på tværs i staten er medtaget. Fravær Fraværsstatistikkerne i ISOLA er relevante, når du vil følge grupper af medarbejdere eller din virksomheds samlede fravær, og især sammenligne med andre områder eller se udvikling i det gennemsnitlige fravær over længere perioder. Fraværet begrænser sig ikke kun til sygefravær, idet du også har mulighed for at se statistik for barns sygdom, omsorgsdage og/eller særlige feriedage. Statistikkerne er også oplagt at anvende, hvis du søger en platform til sammenligning af fravær. ISOLA giver nemlig mulighed for at foretage - 6 -
sammenligninger af fraværet i din virksomhed med staten som helhed eller med andre relevante virksomheder i staten. Med tal for fraværet i andre dele af staten er det lettere at vurdere størrelsen af din virksomheds fravær. Fraværsstatistikkerne opdateres en gang i kvartalet, men som udgangspunkt vises de som rullende år, det vil sige et gennemsnit over de sidste 4 kvartaler. Dette udligner sæsonvariationer og andre usikkerheder, og giver et meget mere stabilt og beskrivende tal for fraværsniveauet. En typisk anvendelse af statistikken Gennemsnitligt fravær er en fordeling af fravær på f.eks. personalekategorier eller på køn. Et eksempel på et udtræk fordelt på personalekategorier er vist til højre. Her er der relativ stor forskel, selv mellem de største personalekategoriers fravær. En årsag kunne være enkelte ansatte med langtidsfravær, og du kan derfor også vælge at beregne statistikken, hvor fraværshændelser af mere end 30 kalenderdages varighed ikke medregnes. Statistikken over Fraværsvarigheder viser ikke det gennemsnitlige fravær, men derimod en fordeling af fraværshændelsernes varighed. Med en sådan tabel kan du identificere, om virksomheden har meget af det korte eller det lange sygefravær. Det kan således være med til at forklare, hvorfor virksomheden er landet på det givne fraværsniveau. Her er vist et eksempel, hvor størstedelen af sygefraværet kan henføres til de kortere perioder. Desuden er der nogle steder, hvor forskelle mellem mænds og kvinders sygdomsmønstre også træder frem. Når fraværsmønstret er identificeret enten gennem opdeling på personalekategorier, køn mv. eller på periodernes varighed, kan din virksomhed lettere underbygge eventuelle indsatsområder og initiativer til at nedbringe fraværet. Personaleomsætning Personaleomsætning er relevant at anvende, når du vil følge din virksomheds udskiftning af de fastansatte medarbejdere. Statistikken kan hjælpe med at identificere, om der er særlig høj eller lav udskiftning af medarbejdere inden for specifikke aldersgrupper eller personalekategorier, og om der er forskel mellem kønnene. Her er vist et typisk udtræk, hvor der er en generel høj udskiftning i de fleste aldersgrupper. - 7 -
Det er også muligt at undersøge, om din virksomheds personaleomsætningsmønster svarer til resten af statens eller andre dele af statens. Statistikkerne over personaleomsætning i ISOLA kan blandt andet danne grundlag for din virksomheds videre arbejde med eventuelle rekrutteringsog fastholdelsesopgaver. Persondata Persondata er en af de mest anvendte dele af ISOLA. Selvom ISOLA tilbyder mange fleksible statistikker, kan det ofte være nyttigt at overføre detaljerede data til et regneark, enten til videre bearbejdning og analyse eller til undersøgelse af oplysninger for enkeltpersoner. Med Persondata kan du foretage analyser og lave opdelinger på grupper af ansatte i din virksomhed, som ellers ikke er mulige i ISOLA. Afhængig af din adgang til ISOLA har du mulighed for at udtrække personoplysninger fra de fleste statistikker, enten som en selvstændig indgang eller som en mulighed inde i statistikken. I Persondata er det næsten kun fantasien, der sætter grænser for, hvilke videre bearbejdninger og analyser, du kan foretage med løndata fra ISOLA. - 8 -
3. Find rundt i ISOLA Skærmens opbygning Brugergrænsefladen i ISOLA er ændret fuldstændigt i forhold til tidligere versioner af ISOLA. I samarbejde med vores brugere har vi forsøgt at løse en del af de problemer, som tidligere har voldt kvaler, både med hensyn til at finde rundt i statistikkerne og med hensyn til statistikkernes fleksibilitet. Resultatet er blevet et design, der består af simple elementer, der går igen i alle statistikker. Disse vigtigste elementer er: 1. Venstre margen: Forvalg og kriterier for statistikken. 2. Navigationslinje og faneblade: Navigation i ISOLA og skift mellem forskellige statistikvisninger. 3. Indholdsrude: Her vises statistikken. 4. Dataafgrænsning: En samlet beskrivelse af grundlaget og kriterierne for statistikken. 5. Hjælp-menu: Hjælp til statistikken og til ISOLA generelt, samt en ordliste med forklaring af tekniske begreber. Venstre margen Venstre margen er typisk det sted, hvor du skal foretage valg. Fra forsiden og statistikvalgsiderne skal du her vælge, hvilket statistikområde, du vil anvende (for eksempel Lønudvikling eller Fravær). Inde i selve statistikkerne vil venstre margen være dér, hvor du vælger kriterier som periode, virksomhed, personalegrupper, lønbegreber og så videre. Præcis hvad, du kan vælge i venstre margen, varierer meget fra statistik til statistik. Men vi har i ISOLA forsøgt at gøre de enkelte elementer i venstre margen ens i alle statistikker, så for eksempel valg af hovedkonto eller valg af periode ser ens ud og fungerer på samme måde i hele ISOLA. Dog kan der naturligvis være undtagelser, hvis der stilles særlige krav til en given statistik. I mange af valglisterne i ISOLA har du mulighed for at vælge flere værdier, hvis du for eksempel vil se en samlet statistik for flere hovedkonti eller flere personalekategorier på én gang. - 9 -
Ved at bruge CTRL-tasten, mens du vælger værdier i en liste, kan du til- og fravælge flere værdier. De fleste valglister med mange værdier er også udstyret med en lille knap i øverste højre hjørne af listen. Med denne knap kan du udvide og sammentrække listen, så det bliver lettere for dig at overskue listens indhold og vælge de rette værdier. Enkelte valglister har angivet en lille, rund pil ved siden af listens navn. Dette ikon, der oftest ses i forbindelse med valg af periode, fortæller, at når du vælger en ny værdi, vil de øvrige valglister genindlæses. Dette er for at sikre, at valg af for eksempel ministerområder og hovedkonti følger kontoplanen for den periode, du har valgt. ISOLA vil så vidt det er muligt genvælge de værdier, du måtte have valgt på forhånd, men i tilfælde af større ressortomlægninger kan dette ikke altid lade sig gøre. I dét tilfælde vil du blive gjort opmærksom på, at ikke alle dine tidligere valgte værdier kunne vælges igen. I mange statistikker har du mulighed for at afgrænse dit valg til et eller flere delregnskabsnumre. Afhængigt af din adgang og om du har valgt Kun eget område eller ej, vil listen med delregnskabsnumre være skjult eller synlig. Hvis valg af delregnskabsnumre er skjult, klikkes blot på Vis Delregnskabsnumre. Listen opdateres ikke med Ministerområde/Hovedkonti, så hvis du vil begrænse listen af delregnskabsnumre til kun de dele, der ligger under den valgte hovedkonto, trykker du på Opdatér delregnskabsnummerlisten. I ISOLAs Indstillinger (se nedenfor) kan du vælge, om du vil anvende frie specifikationer til yderligere præcisering af dine statistikker. Valg af frie specifikationer vil i de fleste statistikker fungere på samme måde som valg af delregnskabsnumre. Når du har foretaget alle dine valg i venstre margen, skal du trykke på opdateringsknappen nederst i venstre margen: Dette viser statistikken i indholdsruden, eller opdaterer den, hvis du har foretaget ændringer i forvalget i venstre margen. Indholdsrude Indholdsruden er dér, hvor du ser resultatet af dine statistikker. Det er også her, du vil have mulighed for at navigere frem og tilbage i ISOLA og vælge mellem forskellige visninger af statistikken (for eksempel skift mellem tabel og grafik), og sammen med statistikken vil du se oplysninger om udtrækket og datagrundlaget. - 10 -
Navigationslinje I toppen af indholdsruden ser du navigationslinjen. Her kan du hele tiden se, hvor i ISOLAs statistikker du befinder dig, og ved at klikke på de markerede links kan du frit hoppe tilbage til statistikvalget eller helt tilbage til forsiden. I navigationslinjen vil du også kunne se følgende, når en statistik beregnes, eller når en side indlæses: Det betyder, at ISOLA arbejder på at behandle statistikken. Når der er mange, der bruger ISOLA samtidigt, kan der opstå ventetider, og vi beder dig derfor have tålmodighed. Faneblade Mange af statistikkerne i ISOLA består af flere sider eller flere visninger af statistikken. Du vælger mellem siderne ved at klikke på fanebladene over statistikken: Uanset hvilket faneblad du vælger, så vil forvalget i venstre margen hele tiden være synligt, og hvad enten du ser på en tabel eller grafik, så kan du ændre dit forvalg og trykke Opdatér. Regneark De fleste statistikker i ISOLA tillader overførsel af informationer til et regneark. Der er grundlæggende 3 slags dataoverførsler i ISOLA: Ved tryk på ikonet over tabellen kan stort set alle statistiktabeller overføre indholdet til regneark. Dette er praktisk, hvis tabellen er meget stor, og du ønsker at arbejde videre med tallene på egen hånd. Hvis indholdet skal bruges i for eksempel et Word-dokument, kan det også være praktisk at klippe/indsætte fra Excel frem for fra browseren, da det giver mere kontrol over udseendet af tabellen. Flere statistikker har et faneblad med navnet Persondata, der tillader dig at overføre det bagvedliggende datagrundlag for den aktuelt viste statistik (dette afhænger af din adgang). Disse data er på individniveau, og tillader dig at arbejde videre med data i Excel, eller du kan blot overføre data for at undersøge årsager til eventuelle udsving eller statistiske anomalier. Under Løn, Fravær og Socialt kapitel er der separate indgange til overførsel af Persondata direkte til regneark (dette afhænger af din adgang). Selvom vi har forsøgt at gøre statistikkerne ISOLA så fleksible som muligt, så vil der altid kunne opstå behov for at foretage beregninger og datafiltreringer på egen hånd. Derfor kan du her let overføre meget detaljerede oplysninger til Excel eller et andet program. - 11 -
Når du vælger at få overført et regneark, vil du ofte blive præsenteret for et eller flere popup-vinduer. Afhængigt af din computers opsætning og dine brugervalgte indstillinger for overførsel, kan du blive bedt om at indtaste dit ISOLA-brugernavn og password igen. Det skyldes en del af sikkerhedssystemet i Windows og kan ikke styres af ISOLA. Du vil også få et vindue, hvor du skal vælge mellem Åbn, Gem og Annuller. Hvis du vælger Åbn, vil regnearket blive overført og åbnet direkte i Excel. Hvis du vil gemme regnearket til senere bearbejdning eller til åbning i et andet program, skal du vælge Gem. Da overførsel til regneark fungerer meget forskelligt på forskellige computere, kan det ske, at det ikke umiddelbart fungerer korrekt på din arbejdsplads. Hvis det er tilfældet, kan du foretage en række indstillinger, både i ISOLA og i Windows, som vil løse problemet. Under Indstillinger fra ISOLAs forside kan du læse mere om overførsel til regneark og om, hvad du kan gøre for at løse problemer. Hjælp På alle sider i ISOLA finder du hjælpemenuen i øverste højre hjørne. Når du holder musen over ordet Hjælp, får du en liste over tilgængelige hjælpefunktioner: Den generelle hjælp (alle punkterne under stregen) er altid til rådighed. Afhængigt af, hvor i ISOLA, du befinder dig, vil der være et antal hjælpesider (over stregen), der er specifikke for den statistik, du befinder dig i. Figuren her viser, hvordan hjælpemenuen ser ud inde fra Løntillæg. Her er der 3 specifikke hjælpesider: Hjælp til denne side viser en teknisk hjælpeside, der fortæller dig, hvordan du bruger de forskellige dele af statistikken. Om Løntillæg er en side, der giver dig en introduktion til statistikken, hvad du kan bruge den til og så videre. Om metoder og data giver en forklaring af datagrundlaget for statistikken - hvor kommer data fra? hvem er med? hvem er ikke med? og så videre - og hvordan statistikken er beregnet. De generelle hjælpesider er altid tilgængelige: Om ISOLA generelt er en overordnet introduktion til ISOLA. Find rundt i ISOLA. En generel introduktion til ISOLAs brugergrænseflade. Ordforklaring er en liste over hyppigt anvendte begreber i ISOLA med forklaringer. Kontakt os - her kan du se kontaktoplysninger, hvis du har spørgsmål eller problemer med ISOLA. - 12 -
Indstillinger Ved hjælp af Indstillinger under Mit ISOLA på forsiden kan du blandt andet ændre på dine indstillinger for overførsel til regneark og benævnelsen af dit adgangsområde i statistikkerne. Foretager du ikke ændringer i benævnelsen af dit adgangsområde, vil det blot stå opført som Eget område. Her kan du også vælge, om du vil anvende de såkaldte Frie Specifikationer til at præcisere dine statistikker ud over delregnskabsnummerniveau. De frie specifikationer er 6 segmenter i lønsystemet, der kan opsættes lokalt til for eksempel angivelse af den ansattes afdeling, kontor, fakultet eller lignende. Specifikationerne er talværdier hvis betydning bestemmes lokalt af lønanviserne eller departementet. Vælger du at anvende en eller flere frie specifikationer, vil muligheden for valg af disse optræde i de fleste statistikker. Benytter du aldrig eller kun meget sjældent frie specifikationer, anbefaler vi dig at slå dem fra for at forbedre indlæsningshastigheden i ISOLA. Se i øvrigt mere information om mulighederne for personlig opsætning af ISOLA under Indstillinger. - 13 -
4. Vilkår for anvendelse af ISOLA Som bruger af ISOLA skal du være opmærksom på følgende vilkår og retningslinjer: Adgang til ISOLA kan kun ske med anvendelse af gyldigt brugernavn og password, der opnås ved ansøgning herom. Se Moderniseringsstyrelsens hjemmeside (www.modst.dk) for ansøgningsblanket. Adgang til ISOLA og Forhandlingsdatabasen er fortrinsvist for anvendelse af de statslige virksomheder. Kun i særlige tilfælde gives begrænset adgang for øvrige interessenter. Din adgang til ISOLA er personlig og må ikke benyttes af eller videregives til andre uden Moderniseringsstyrelsens samtykke. Har din virksomhed brug for flere adgange, er I altid velkomne til at søge om flere passwords. Gem dit password et sikkert sted, og gem det aldrig sammen med dit brugernavn. ISOLA giver adgang til personfølsomme oplysninger. Videregiv eller offentliggør ikke oplysninger, der er personlige eller direkte personhenførbare uden udtrykkeligt samtykke fra de registrerede parter. Statistikker og øvrig information fra ISOLA må kun offentliggøres med Moderniseringsstyrelsen som kilde, såfremt informationernes indhold ikke er ændret væsentligt fra de oprindelige informationer eller Moderniseringsstyrelsen har givet samtykke hertil. Som bruger af ISOLA er du ansvarlig for IT-sikkerheden omkring visning og opbevaring af downloadede personoplysninger og anden personhenførbar information fra ISOLA. Omvendt sørger Moderniseringsstyrelsen for, at uvedkommende ikke kan tilgå persondata, og at al dataoverførsel til og fra ISOLA sker krypteret. Som bruger er du ansvarlig for at informere Moderniseringsstyrelsen om ændrede stamoplysninger, som for eksempel ændret e-mailadresse, ansættelsesophør eller virksomhedsskift. I henhold til persondataloven og Dansk Standard DS484:2005 (Standard for informationssikkerhed) registrerer og gemmer Moderniseringsstyrelsen information om alle statistikudtræk og overførsler af persondata fra ISOLA i op til 6 måneder. Har du spørgsmål omkring ISOLA, er du altid meget velkommen til at kontakte os. Det letteste er at anvende siden Kontakt os, som du finder i ISOLAs Hjælp-menu i øverste højre hjørne. Her finder du også telefonnumre på de ansvarlige sagsbehandlere for de enkelte statistikker. - 14 -
Lønniveau Indeksregner Benchmarking for større personalegrupper. Vægtede lønindeks i forhold til hele staten, egen virksomhed eller en anden frit valgt reference. Velegnet til lokale lønrapporter. Løntillæg Fleksibelt værktøj til at bore i anvendelsen af nye lønsystemer. Få vist fordelingen af løntillæg fordelt på virksomheder, personalegrupper, køn, forhandlingsfællesskaber med mere. Løntillægsrapporter Hurtige oversigtstabeller over anvendelsen af løntillæg i din egen virksomhed. Velegnet til lokale lønforhandlinger. Sammenlign Løntillæg Brug denne statistik til direkte sammenligning af to tillægsfordelinger på én gang. Indplacering Indplaceringsstatistikken giver dig et overblik over lønniveauet for nyansatte. Du får et billede af hvilke personalegrupper, der er særlig efterspørgsel efter, og hvilken pris de ansættes til. Lønstruktur Med Lønstrukturstatistikken kan du analysere forskydninger over tid i lønstrukturen. Du kan blandt andet bruge statistikken til at undersøge, hvorledes lønnen er fordelt inden for specifikke områder, og svare på, hvorvidt lønfordelingen er blevet mere eller mindre skæv over tid.
Lønudvikling Identiske personer Lønudvikling for identiske personer udtrykker den individuelle lønstigningstakt, som den enkelte medarbejder faktisk oplever fra den ene periode til den næste. Det gør metoden relevant i lønforhandlingen med den enkelte medarbejder. Identiske trin Lønudvikling for identiske trin udtrykker ændring i aflønningen af sammenlignelig arbejdskraft og erfaring, og den viser gennemsnitsprisen på arbejdskraft før og nu. Fuldtidsansatte Sammenlign Lønudvikling Lønudvikling for fuldtidsansatte viser ændringen i gennemsnitslønsummen for medarbejderne. Metoden tager ikke hensyn til ændringer i personalesammensætning eller anciennitet og viser den rå ændring i virksomhedens aflønning af arbejdskraften. Brug denne statistik til direkte sammenligning af lønudvikling for to områder på én gang. Beregningsmetoden er identiske personer. Persondata Detaljerede personog løndataudtræk Cheflønninger Dette er det datagrundlag, der benyttes til de fleste af statistikkerne i ISOLA 3. Lønsammensætning for visse større chefgrupper. Dette værktøj giver mulighed for at sammenholde anonymiserede lønoplysninger for chefgrupper. Tallene bruges som talgrundlag i forbindelse med lønforhandlinger for chefer og topchefer i staten..
Fravær Gennemsnitligt fravær Med Fraværsperioder kan du få oplysninger om afsluttede sygefraværsperioder. Statistikken giver indblik i antallet og fordelingen af sygdomsperioder og deres varighed. Fraværsvarigheder Med denne statistik kan du følge det gennemsnitlige antal fraværsdage fordelt på forskellige fraværsårsager (sygefravær, barns 1. sygedag, barsel med videre). Individbaserede fraværsdata Til analyse af tallene bag statistikkerne eller til specialiserede opgørelser kan du overføre detaljerede persondata med fraværsoplysninger om egen virksomhed til et regneark. Personaleomsætning Personaleomsætning Med Personaleomsætningsstatistikkerne kan du følge og analysere udskiftningen af personale, opgjort som personaleomsætning og nettotilgang eller som reel tilgang og afgang i årsværk. Socialt kapitel Beskæftigelsesordninger Med denne statistik kan du få et overblik antal personer ansat i beskæftigelsesordninger under det sociale kapitel. Dette kan anvendes til at følge op på den lokale opfyldelse af måltal. Udvikling over tid Viser udviklingen i antal ansatte under det sociale kapitel i en given virksomhed som et overskueligt søjlediagram.