Dagsorden Møde i Boligsamarbejdet den 29/10 2014 17.00-18.30 I bestyrelseslokalet hos FaB, Vestre Stationsvej 5, 5000 Odense C. 1. Fælles opnotering i Odense Som aftalt på mødet i Boligsamarbejdet den 10/9 2014 er Anders Rønnebro, Direktør for AAB i Aarhus inviteret til, at fortælle om erfaringer med etablering og drift af Aarhusbolig.dk. Der lægges efter oplægget op til debat og spørgsmål, samt beslutning om det videre forløb frem mod etablering af fælles opnotering i Odense. Se PP fra Anders oplæg her. I Aarhus startede arbejdet med etablering af fælles opnotering for 8 år siden. Ca. halvdelen af boligorganisationerne var med fra starten, hvor der dog fandtes tre forskellige systemer. Boligorganisationerne gik sammen, med dem de kunne lide, og det gjorde processen nemmere. Da de tre systemer var lavet og havde fungeret noget tid, begyndte man at snakke om at lave et stort. Fra dette punkt og frem til at alle boligorganisationer i Aarhus tilsluttede sig var det en hjælp, at Aarhus kommune lagde pres på de boligorganisationer der var tilbageholdende med at deltage. Kommunen meldte ud, at deltagelse i det fælles opnoteringsprojekt var en forudsætning for at komme i betragtning til nye byggetilladelser for boligorganisationerne. Anders vurderer, at det er en tendens, som man vil se andre kommuner begynder at praktisere fremadrettet. Før projektet Der var der nogle væsentlige udfordringer i forhold til at sætte projektet i søen: - Grundlæggende var der en skepsis overfor projektet, selv om boligorganisationerne godt kunne se, at det var den rigtige vej at gå - Denne grundlæggende skepsis anbefaler Anders, at man håndterer ved, at der som det første træffes en politisk beslutning af formændene, hvor man afgør vil man det her eller ej. Alternativt kan man risikere, at det går op i teknik udfordringer. Herefter anbefaler Anders, at man sørger for, at projektet på ingen måde kan blive et magtapparat. Det kan risikere at fremmedgøre boligorganisationerne. I Aarhus håndterer de denne udfordring ved, at de hvert år tømmer kassen og gør den op. Aarhusbolig.dk optjener 11 millioner i opnoterings- samt ajourføringsgebyrer om året og koster 2-3 millioner i direkte omkostninger om året. Ud over de 2-3 millioner i omkostninger har boligorganisationerne også udgifter til udlejningspersonalet i deres respektive udlejninger. Aarhusbolig.dk er nemlig udelukkende et opnoteringsfællesskab, og der kan ikke være ansatte i Aarhusbolig.dk. Alle de ansatte skal være fordelt i boligorganisationerne. Det betyder, at boligorganisationerne i Aarhus delvis bruger deres andel af de 11 millioner til at aflønne deres egen udlejningspersonale. De 11 millioner fordeles proportionalt, efter hvor mange familieboliger boligorganisationerne hver især bidrager med til opnoteringssystemet (opgjort pr. 1/1 hvert år).
Processen Da det var besluttet, at man ville starte projektet, lavede man følgende tre projektgrupper: - En it-gruppe og udlejningsgruppe. Dette var den vigtigste gruppe - En juragruppe. Denne gruppe vil muligvis kunne undværes i et kommende projekt da en meget stor del af det arbejde, der er lavet i Aarhus, formentlig ville kunne genbruges - Kommunikation og markedsføring. Generelt havde projektet en ret stor positiv bevågenhed og medvind Rent praktisk løste man udfordringen med forskellige ventelister ved at lægge dem sammen til en. Det betød for de opnoterede, at de gik fra at have anciennitet i en boligorganisation til at have den samme anciennitet i alle de medvirkende boligorganisationer. Såfremt en person var opnoteret flere steder med forskellig anciennitet, var det den højeste anciennitet der var gældende. Lanceringen Anders understregede væsentligheden af, at man gav sig god tid til at stressteste systemet, inden man gik i luften. Konkret gjorde man det, at man prøvekørte systemet ved, at alle udlejninger på samme tid, udførte alle de handlinger de kunne. Dette fik systemet til at gå ned, på trods af at teknikerne havde forsikret, at det ikke ville. Teknikerne justerede efterfølgende systemet, således at det kunne modstå sådan et pres. Denne fremgangsmåde har formentlig været en væsentlig faktor i, at systemet har kørt særdeles pålideligt siden hjemmesiden gik i luften. Selve produktet Hjemmeside Hjemmesiden giver en god gennemskuelighed af, hvor man befinder sig i køen til boliger og gode søgemuligheder. Reelt set fungerer hjemmesiden så godt at der kan være en udfordring i forhold til at en del opnoterede udelukkende hygge shopper, forstået på den måde, at de står som aktivt søgende på en del boliger, uden at de reelt er interesserede. Derudover er der gjort den erfaring i at det er stærkt tilrådeligt ikke at have en, jeg søger alt knap. En sådan knap havde man i Aarhus, men man valgte at fjerne den igen. Der var simpelthen problemer med at opnoterede fik søgt alt for meget, som de reelt ikke var interesserede i. I forhold til at håndtere denne problematik er systemet indrettet således, at personer der undlader at svare på tilbudsbreve automatisk bliver gjort til inaktive ikke boligsøgende i systemet. Systemet kan også håndtere fleksibel udlejning. Det har dog været en forudsætning for at få denne funktion op at stå, at alle boligorganisationerne blev enige om fælles retningslinjer for fleksibel udlejning. Sikkerhed Systemet anvender ikke CPR numre. I stedet anvendes et unikt brugernummer. I Aarhus vurderede man at anvendelsen af CPR numre var alt for risikabel i forhold til, at data-tilsynet kunne finde på at lukke projektet. Arbejdsgange Prioriteringen og udsendelse af tilbudsbreve kører automatisk. Der involveres først personale i det øjeblik deadlinen for at svare på tilbudsbrevet er ophørt, og der forligger en liste over dem, der måtte have sagt ja til at overtage lejligheden.
Strukturen og driften af Aarhusbolig.dk Forståelsesmæssigt kan man betragte hver af boligorganisationerne som filialer af Aarhusbolig.dk, hvor ledelsesansvaret går på omgang mellem boligorganisationerne hvert andet år. På den måde sikrer man, at der vedblivende er et ejerskab til projektet i boligorganisationerne. Den boligorganisation, der har projektledelsen, har kontakten til IT og har den endelige beslutningskompetence i forhold til projektet i de to år, hvor den har projektledelsen. Det løbende regnskab for Aarhusbolig.dk ligger dog fast ved en boligorganisation. Opkvalificerede medarbejdere En konsekvens af projektet har været, at udlejningsmedarbejderne er blevet opkvalificeret betragteligt. Det er sket som en følge af, at der i forbindelse med projektet, har været en udveksling af medarbejdere. Medarbejdere fra de enkelt boligorganisationer har i kortere perioder været udlånt til andre boligorganisationer for at arbejde på projektet. Opnotering og medlemmer Der er ikke nogen medlemmer i Aarhusbolig.dk. Der er kun opnoterede. Boligorganisationerne har i denne forbindelse mulighed for at tilbyde en boliggarantiordning. Det betyder, at lejere der opsiger deres lejlighed, får en garanti for at de over en periode på tre år vil komme først i køen til en lignende lejlighed i samme afdeling. Dette initiativ er med til at modvirke ulovlig fremleje. Teknikken Det er ikke et problem, at de enkelte boligorganisationer har forskellige systemer. På trods af hvad teknikerne forudsagde, gav det ikke nogen problemer i Aarhus. Debat: Konkrete spørgsmål Hvordan afregner Boligportal.dk moms? - Boligportal.dk har fået et bindende svar fra Skat. De 11 millioner, der bliver opkrævet, er momsfritagede. De bliver fordelt til boligorganisationerne alt efter hvor mange familie boliger man har. - De 2-3 millioner det koster at køre systemet er momsbelagt. Så når man får sin del af de 11 mio. får man også en faktura på sin del af de 2-3 mio. Hvad fik de enkelte boligorganisationer ind på opnoteringer før? - Det ved man ikke i Aarhus. Anders vurdering er, at man ikke kan regne med at fortsætte med at få de samme penge ind, som man får nu. Såfremt man fortsætter med at have individuelt opnoteringsgebyr. Har projektet givet anledning til personalemæssige effektiviseringer? - Det mener Anders bestemt at det har. De steder, hvor man har valgt at fastholde det samme antal medarbejdere i udlejningerne, er der blevet meget stille, som han siger.
Hvilke konsekvenser får et fælles projekt om opnotering for de enkelte boligorganisationers mulighed/behov for at markedsføre sig selv? - Anders mener ikke, at man vinder noget ved at markedsføre sig hver for sig. Han betragter det som støvet at slå sig op på sin egen boligorganisation. Anders mener ikke, at det er et fokuspunkt for nye lejere præcis, hvilken boligorganisation de kommer til at bo i. Hvordan gør Boligportal.dk med skyldnere? - Man kan ikke informere hinanden om skyldnere. Der var en funktion til det i systemet, men denne funktion udgjorde et lovbrud i forhold til udlevering af personfølsomme data og blev derfor fjernet. Findes der andre gebyer i systemet end de 100 kr.? - Nej der er ikke andet end de 100 kr. Hvordan foregår opdateringen af systemet? - Det er ikke en realtidsopdatering. Det er en natkørsel. Derfor kan man ikke få helt opdaterede oversigter over, hvor man står på listen. Beslutning Der er bred enighed blandt de fremmødte om, at fælles opnotering er en vej man gerne vil. Derfor bliver det besluttet at projektet om fælles opnotering for de respektive bestyrelser i Boligsamarbejdets medlemsorganisationer. På mødet i boligsamarbejdet d. 17 december gives en tilbagemelding på, om det er noget som der er opbakning til de respektive boligorganisationer. Dem, der kommer med en positiv tilkendegivelse, går i gang med at realisere projektet. Det blev videre besluttet at formandsskabet og BF tager kontakt til de boligorganisationer, der ikke er tilstedeværende, og forespørger, om de er interesserede i at deltage i projektet. Endelig blev der ytret ønske om at undersøge, hvorfor man tidligere har valgt at opgive et fælles projekt om opnotering blandt nogle af Københavns almene boligorganisationer. 2. Nyt fra diverse mødefora Ny personalesituation i BF Flemming fortæller, at Rikke fratræder sin stilling som leder for BF pr. 1. december 2014. I den forbindelse bliver det besluttet, at det er vigtigt at afvente tilbagemeldinger fra LBF i forhold til hvilke forestillinger de gør sig om BFs mulige fortsættelse, inden arbejdet med at finde en ny leder indledes. Det bliver videre kommenteret, at Rikke stopper med meget kort varsel. Jens giver udtryk for, at Rikke i det omfang der er brug for det, har mulighed for at støtte op om BFs ansøgning om prækvalifikation for en kommende helhedsplan ved LBF.
Det besluttes at fastlæggelsen af opgaven med at finde en ny leder diskuteres ved næste møde i Boligsamarbejdet. Topmøde om Odenses fremtid Rene Bøye melder sig til at deltage i topmøde om Odenses Fremtid den 3/11 på vegne af Boligsamarbejdet. 3. Evt. Årsmøde Det bliver påpeget, at der snart er årsmøde og at Boligsamarbejdet i den forbindelse bør komme med et oplæg til dette. Der er endnu ikke kommet en ny dato. Punktet sættes på dagsorden til næste møde. SSP samarbejdet Bent forespørger, om der er en, som har mulighed for at dække møderne, når han selv er forhindret. Peter melder sig som suppleant.