Referat bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat bestyrelsesmøde Dato: 8. marts 2016 kl. 20 Tilstede: Ulrik Kjeldsen (ULK), Bo Jul Jeppesen (BJ, Frederic Maigaard (FRM), Michala Gauguin (MIG), Børge Tamsmark (BØT), Jonas Gauguin (JOG) og Allan Andersen (ref.) Fraværende: Birger Püschl (BIP) Emne Beslutning Ansv. 1 Godkendelse og underskrift af referat af Diverse referater Underskrevet Status administrator Arbejdsgruppens indstilling blev fulgt Der indledes derfor forhandling med to kandidater. Forhandlingerne afsluttes, således at endeligt valg kan ske på bestyrelsesmødet 29. marts 2016 /ULK 2 Generalforsamling Dagsorden Ingen bemærkninger Forslag Forslag fra en andelshaver vedr. vedligeholdelse ad vinduer mm Forslag fra en andelshaver cykelparkering og aflåsning af porte Driftskontoret involveres i vurderingen

2 Forslag fra en andelshaver fastfrysning af boligafgift Forslag fra en andelshaver opslag i opgangen, ny valuarvurdering Forslag fra en andelshaver ruko låse på kælderdøre Andre? Evt. vedtægtsændringer 11.3 bestyrelsen skal ikke godkende lejen Vedrørende fremleje indeholder vedtægterne i 11.3 en passus om, at bestyrelsen også skal godkende den leje, fremlejetageren skal betale Dette er ikke længere korrekt Paragraffen ændres derfor Ny vedr. airbnb Deleøkonomien er kommet for at blive Bestyrelsen kommer derfor med forslag vedr. airbnb og tilsvarende udlejnings- systemer Afhængig af den foreslåede indplacering af den vedtægtsændring vil efterfølgende paragraffer blot skifte nummer Praktikaliteter Diskuteres når vi kommer tættere på generalforsamlingen, dog senest i forbindelse med bestyrelsesmødet d. 11. april 2016 FRM

3 3 Bestyrelsens beslutning/orientering vedr. airbnb Se ovenfor Nøgleboks En andelshaver har placeret to nøglebokse på sin altan. Ifølge flere andelshavere anvender et større antal personer nøgleboksene til at få adgang til den pågældende lejlighed. Da samme andelshavere også klager over den store trafik, bliver Qvortrup kontaktet, så den massive udlejning bliver stoppet. B&B En andelshaver har en erhvervsdel tilknyttet sin lejlighed Andelshaveren har derfor søgt om tilladelse til at anvende erhvervsdelen til B&B Bestyrelsen har fået information om, at lejligheden i modstrid med reglerne allerede bebos af 5-6 personer. Før dette er bekræftet/afkræftet tager bestyrelsen ikke stilling til ansøgningen Viser informationen sig at være korrekt, bliver Qvortrup inddraget, så de ulovlige forhold kan blive bragt til ophør Fiber/DomainDirect IT-gruppen gav en kort orientering Beslutningsoplæg forventes i løbet af et par måneder Skattesagen Foreningen har atter fået afslag på ikke at skulle betale skat

4 4 Økonomi Men da alle anke muligheder endnu ikke er udtømt, og vores rådgiver fortsat er optimist med hensyn til et positivt udfald, afventer bestyrelsen udviklingen Forsikring I samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet har foreningen tegnet en opdateret og forbedret forsikring med Alm. Brand Dækningen omfatter bl.a. skjulte rørskader, hvilket er vigtigt, da bl.a. de gamle nedløbsrør er skjult i murværket og selvom de ikke anvendes længere, så udgør de fortsat en risiko Forsikringen omfatter også en bestyrelsesansvarsforsikring på 10 millioner per bestyrelsesmedlem Bestyrelsen har også fået tilbud på en over bygning til bestyrelsesansvarsforsikringen. Men da denne var betinget af, at en eventuel ansvarspådragelse ikke måtte have relation til de SWAP baserede lån, har bestyrelsen efter rådgivning fra Willis undladt at tegne tillægsforsikringen Bankskift Merkur Bank er foreningens nye bank, men kun til driftskontoen, jf. sidste Orienteringsskrivelse Alle relevante parter er blevet informeret Alle fremtidige betalinger til foreningens kreditorer sker per 1. april 2016 via Merkur Bank Bestyrelsen ser frem til samarbejdet Årsregnskab 1. udkast til årsregnskabet er modtaget

5 Det forventes at bestyrelsesmødet d. 29. marts vil omfatte en gennemgang af årsregnskabet Sidste frist for godkendelse af regnskabet er på bestyrelsesmødet d. 8. april 2016, da regnskab mm skal udsendes senest 14 dage før afholdelse af generalforsamling. 5 Adm.chef beslutning/orientering vedr. Skift af elevator service Driftskontoret har intet tilbud fra 3 virksomheder inklusive BA Elevator på servicering af foreningens elevatorer. Driftskontoret har indstillet at Dansk Elevator Service bliver foreningens fremtidige samarbejdspartner på området Bestyrelsen godkendte indstillingen, hvilket meddeles Driftskontoret, der herefter foretager det fornødne Beboerklager Der blev kort orienteret om status på igangværende sager, der omfatter flere andelshavere Qvortrup opfordres til at undersøge alle muligheder for en hurtig afslutning på sagerne, da de er til stor gene for naboer og øvrige beboere Årshjul for bestyrelse og adm.chef Debat herom blev udskudt til næste bestyrelsesmøde Brunata Der blev givet en kort orientering om mødeforløb og status Hele forløbet forventes afsluttet inden varmeregnskab for 2015/2016 udsendes til efteråret.

6 Afskrivning eller fogedretten (23K)? Et beslutningsforslag vedrørende samarbejde med et inkassofirma bliver udarbejdet til næste bestyrelsesmøde 6 Eventuelt Hvem betaler Det er en individuel vurdering om det er andelshaver eller foreningen, der skal bære en given skadesomkostning Næste møde 29. marts 2016 kl. 20 Ulrik Kjeldsen Frederic Maigaard Bo Jul Jeppesen Michala Gauguin Børge Tamsmark Jonas Gauguin