AFSNIT 1 Afsnit 1: 1.x.x Generelt 4.x.x Beskrivelse af kvalitetssystemet 5.x.x Ledelsens ansvar Indholdsfortegnelse AFSNIT 1: 1.1.0 Historisk baggrund 1.1.1 Organisationen 4.1.0 Opbygning af kvalitetssystemet 4.1.1 Administration af kvalitetssystemet 4.2.0 Evaluering af kvalitetssystemet 5.1.0 MARTEC s værdigrundlag 5.3.0 Kvalitetsmålsætning 5.4.0 Procedure for intern audit 5.4.1 Auditering af udlagt undervisning 5.6.0 Procedure for ledelsens evaluering 5.6.1 Procedure for Q-møder 5.7.0 Studienævn for maskinmesteruddannelsen 5.8.1 Skoleskibets pædagogiske værdier 5.8.3 Skibsledelsens evaluering 5.8.4 Procedure for vedligeholdelse af mapper
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 1 Afsnit: Generelt Dokument: 1.1.0 Historisk baggrund 1.1.0 Historisk baggrund Der er en lang tradition for, at der i Frederikshavn uddannes personel til handelsflåden og Søværnet. Byen har i mange år, i modsætning til mange andre uddannelsesbyer, været begunstiget af en skibsværftsindustri og dieselmotorproduktion med hertil hørende underleverandører. Dette har betydet, at mange unge tidligt har fået kendskab til uddannelser indenfor disse brancher og siden videreuddannet sig til maskinmester eller maskinist. Andre har startet en karriere til søs med et søfartsskoleophold. Maskinmesterskolen blev oprindeligt grundlagt i 1929 og havde til huse i Teknisk Skoles bygninger i Kirkegade i centrum af byen. Siden 1963 har Maskinmesterskolen været en selvejende institution. De nuværende lokaler på Hånbækvej 54 blev indviet i 1968 og i 1970 udvidet med en fløj, hvor Nordjyllands Skipperskole havde adresse indtil 1989. Denne del af skolen er nu dels indrettet som grupperum, dels som undervisningslokaler til Skibsmotor simulatorer. I 1975 påbegyndtes værkstedsskoleundervisning og fra 1980 foregik dette fra egen værkstedsskole i umiddelbar tilknytning til Maskinmesterskolen. I 2006 har værkstedsskolen skiftet navn til Maskin Teknisk Afdeling (MTA). Søfartsskolen blev som statsinstitution etableret i 1949 på en stor, skøn grund kun nogle få meter fra Kattegat. Elevfløjen blev oprindeligt bygget i 1938 som et turisthotel. Indtil 1974 hed skolen Statens Sømandsskole, men da man begyndte at udmønstre kvinder på skibene i den danske handelsflåde, blev navnet ændret til Statens Søfartsskole. Dette navn ændredes igen i 1980 erne til Frederikshavn Søfartsskole. De seneste ca. 16 år har man på skolen, især afviklet afslutningskursus for skibsassistenter og skibsmekanikere samt efteruddannelse af menigt mandskab. En politisk beslutning om at ændre skolestruktur indenfor søfartsuddannelserne betød, at Maskinmesterskolen og Søfartsskolen pr. 1.1.2001 ved en fusion dannede Maritime Training and Education Centre, i daglig tale MARTEC. Den 1.5.2003 fik MARTEC et tredje ben i form af Skoleskibet DANMARK. MARTEC overtog rederiansvaret fra søfartsstyrelsen og målet er fortsat, at give unge mennesker en god og solid maritim uddannelse. I 2012 overtog FIVU (Ministeriet for Forskning, Inovation og Videregående Uddannelser ) Skoleskibet DANMARK fra Søfartsstyrelsen og der blev skrevet ny driftsaftale med Styrelse for Videregående uddannelser og Uddannelsesstøtte (VUS) herunder rederiansvaret med MARTEC. Her findes gældende lov om maritime uddannelser samt bekendtgørelser og rundskrivelser. http://fivu.dk/uddannelse/maritime Rettet den 30/06-2012 / Dokument: 1.1.0
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 3 Afsnit: Generelt Dokument: 1.1.1 Organisationen 1.1.1 Organisationen Bestyrelsen består af 5 medlemmer Antal udpeges af Fra 3 Styrelsen for Videregående uddannelser og Uddannelsesstøtte (VUS) En bred kreds af de aftagere el.lign. som har en væsentlig og umiddelbar interesse i MARTEC s virksomhed Frederikshavn kommune MARTEC s medarbejdere 1 Frederikshavn kommune Frederikshavn Byråd 1 MARTEC s medarbejdere MARTEC s medarbejdere Desuden har de studerende en observatør i bestyrelsen Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af MARTEC s anliggender, herunder fastlægger MARTEC s overordnede målsætning, strategier og handlingsplaner indenfor rammerne af det vedtægtsbestemte formål. Bestyrelsen ansætter og fører tilsyn med direktøren. Bestyrelsen fastsætter i en jobbeskrivelse nærmere retningslinjer for direktørens tilrettelæggelse af MARTEC s undervisning og den daglige pædagogiske, administrative og økonomiske ledelse af MARTEC. Alle ansattes referencer, arbejdsopgaver, ansvar, kompetence mv. er fastlagt i jobbeskrivelser. Ledelsen består af Pia Ankerstjerne, Brian Thomsen, Jan Christiansen, Mona Daarbak og Kurt Andersen. Organisationsplanen angiver de forskellige referencerelationer men skal ikke begrænse det daglige samarbejde og informationsflow på tværs af organisationen i henhold til uddelegerede opgaver og ansvarsområder. Rettet den 19/3-2014 / Dokument: 1.1.1 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 3 Afsnit: Generelt Dokument: 1.1.1 Organisationen Rettet den 19/3-2014 / Dokument: 1.1.1 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 3 af 3 Afsnit: Generelt Dokument: 1.1.1 Organisationen ( Note 5) og Note 6) skal byttet om ) Direktøren er formand for arbejdsmiljøgruppen som består at repræsentanter fra MARTEC Syd og Nord samt uddannelseschefen Direktøren er formand for Samarbejdsudvalget som består af repræsentanter for følgende personalegrupper: Ledelsen Maskinteknisk afdeling Maskinmesterskolegruppen Søfartsskolegruppen Gruppen for teknisk administrativt personale Skoleskibet DANMARK Rettet den 19/3-2014 / Dokument: 1.1.1 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 1 Afsnit: Beskrivelse af kvalitetssystemet Dokument: 4.1.0 Opbygning af kvalitetssystemet 4.1.0 Opbygning af kvalitetssystemet MARTEC s kvalitetssystem er ikke opbygget efter nogen standard, men der vil være en del lighedspunkter med ISO 9001 og ISM-koden. Selve opbygningen er baseret på 3 niveauer kendt fra virksomhedsledelse. Kvalitetssystemet er udformet som verificerede dokumenter, hvor nyeste version erstatter tidligere udgaver. Den overordnede indholdsfortegnelse er som følger: Niveau 1 er kvalitetspolitik Niveau 2 er kvalitetsmål Niveau 3 er manualer Niveauerne 1, 2 og 3 er benævnt strategisk, taktisk og operativt Tidshorisont: Niveau 1: Strategisk Niveau 2: Taktisk Niveau 3: Operativt Opgaver: Niveau 1: Strategisk Niveau 2: Taktisk Niveau 3: Operativt Styring af kvaliteten: Niveau 1: Strategisk Niveau 2: Taktisk Niveau 3: Operativt År, årtier Måneder, år Lige nu Fastlæggelse af kvalitetspolitikken Planlægning af opgaverne Udførelse af arbejdet Værdigrundlag, kvalitetspolitik, ansvar og kompetence Kvalitetsmål, samt handlingsplaner for disse Procedurer Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 4.1.0
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 2 Afsnit: Beskrivelse af kvalitetssystemet Dokument: 4.1.1 Administration af kvalitetssystemet 4.1.1 Administration af kvalitetssystemet Placering af kvalitetssystemet Kvalitetssystemet er anbragt i papirformat i en mappe hos kontorlederen på MARTEC SYD. Heri forefindes originalversionerne af dokumenterne, som alle er påtegnet Godkendt og mappen indeholder alle kvalitetssystemets gældende procedurer. Det elektroniske kvalitetssystem (Q-system), som er placeret på MARTECs server, er en kopi af papirversionen. Kvalitetskoordinatoren er ansvarlig for, at kvalitetssystemet indeholder alle gældende procedurer. Det elektroniske system på serveren skal i det daglige arbejde anvendes som det originale system, alle print fra det elektroniske system er kopier. Alle medarbejdere må printe procedurer ud fx til opbevaring i egen Q-mappe, men det er medarbejderens ansvar at sørge for altid at arbejde efter gældende procedurer i overensstemmelse med det elektroniske system. Kvalitetssystemet er opdelt i 6 forskellige afsnit (Manualer med indeks): Afsnit 1: Generelt Afsnit 2: Styring af ressourcer Afsnit 3: Procedurer Afsnit 4: Måling, analyse og forbedring Afsnit 5: Tjeklister Afsnit 9: Modulbeskrivelser Alle medarbejdere har adgang/læserettigheder til hele kvalitetssystemet. Studerende/elever/kursister har adgang/læserettigheder til afsnit 1, 3, 4 og 9. Følgende medarbejdere har adgang til at rette i kvalitetssystemet: MDA, KLY, BTH. Følgende har adgang til at autorisere/godkende dokumenter i kvalitetssystemet: PAN, BTH, JAC, MDA og KAN inden for sit ansvarsområde. Dokumentstyring Forslag til nye procedurer og forbedringsforslag/ændringer af godkendte procedurer skal fremgå af auditrapport eller meddeles på Blanket til forbedringsforslag, dokument 8.3.3.. Blanketten afleveres til kvalitetskoordinatoren, uddannelseschefen eller kontorlederen. Efterfølgende behandles forbedringsforslag på Q-møde og evt. rettelser tilrettes procedurerne. Skolens ledelse, medarbejdere og de studerende inddrages aktivt i udarbejdelsen og godkendelse af dokumentationen, bl.a. via høring af procedurerne. Specielt omkring procedurer med en sikkerheds- eller sundhedsmæssig betydning inddrages arbejdsmiljøgruppen, der i øvrigt selvstændigt overvåger nye og ændrede procedurer. Rettet den 11/5-2014 / Dokument: 4.1.1 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 2 Afsnit: Beskrivelse af kvalitetssystemet Dokument: 4.1.1 Administration af kvalitetssystemet Når der er rettet i Q-systemet, meddeles dette via intranettet. Gældende version af dokumentet fremgår af det elektroniske kvalitetssystem samt originaldokumentet i papirformat. Ved rettelser/opdatering af Q-systemet skal administrationen fremsende disse til kvalitetskoordinatorassistenten på Skoleskibet DANMARK, idet Q-systemet ikke opdateres automatisk på Skoleskibets server. På Skoleskibet DANMARK findes en engelsk oversættelse af de for skibet gældende procedurer. Fra togtet 2012 vil dokumenterne være på engelsk. Administrationen på MARTEC (kontorlederen) fører en logliste over, hvornår der er foretaget opdatering/rettelse af Q-systemet. Rettet den 11/5-2014 / Dokument: 4.1.1 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 2 Afsnit: Beskrivelse af kvalitetssystemet Dokument: 4.2.0 Evaluering af kvalitetssystemet 4.2.0 Evaluering af kvalitetssystemet Formålet med evalueringen er, at sikre at kvalitetssystemet til stadighed er fuldt implementeret og derved bidrager til at opretholde og videreudvikle kvaliteten på undervisningsområdet. Evalueringen er opdelt i 4 faser 1) Auditplan Auditplanen viser de planlagte interne audits 2 år frem. Planen dokumenterer at alle områder auditeres over en tidsperiode på 2 år. Audit året: intern audit starter efter evaluering af kvalitetssystemet. Der er udarbejdet procedure for intern audit. 2) QD liste Kvalitetskoordinatoren skal løbende opdatere QD-listen på grundlag af de indkomne forbedringsforslag/afvigelser. QD-listen indeholder følgende oplysninger: Nr. Dato og initialer Reference Afvigelse/forbedringsforslag Korrigerende handling Hvem løser opgaven Deadline Verificeret dato og initialer 3) Løbende handlinger Gennem forbedringsforslag og afvigelser skal kvalitetssystemet opdateres, således at det til stadighed styrer alle processer i undervisningen og giver mulighed for udvikling, uden at kvaliteten reduceres. Interne forhold: Kvalitetskoordinatoren skal sikre, at der ved indkomne afvigelser eller forbedringsforslag herunder evt. afvigelser givet ved interne audits, bliver udarbejdet korrigerende handlinger og deadline samt at der udpeges en ansvarlig. Yderligere sikres en tilbagemelding til initiativtageren. Disse punkter skal ajourføres på QD-listen Eksterne forhold: Kvalitetskoordinatoren skal sikre, at der ved indkomne eksterne afvigelser fra kunder eller FIVU/VUS, bliver udarbejdet korrigerende handlinger og deadlines samt at der udpeges en ansvarlig. Disse punkter skal ajourføres på QD-listen Rettet den 6/3-2014 / Dokument: 4.2.0 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 2 Afsnit: Beskrivelse af kvalitetssystemet Dokument: 4.2.0 Evaluering af kvalitetssystemet Q-møde: Der indkaldes til et Q-møde, hvor status, gennemgang af afvigelser, diskussion af udviklingsmæssige forhold, planlægning af audit mv. gennemføres. Deltagere skal som minimum være kvalitetskoordinatoren, -assistenterne og direktøren Referat af mødet lægges på hjemmesiden. 4) Ledelsesevaluering. Ledelsen skal evaluere kvalitetssystemet. Der planlægges derfor Q-ledelsesmøde herom mindst én gang årligt, Kvalitetskoordinatorer fremlægger status på kvalitetssystemet, herunder vurderes dets effektivitet og egnethed til opfyldelse af målsætning og politik. Se endvidere procedure 5.6.0, Ledelsens evaluering af kvalitetssystemet. Rettet den 6/3-2014 / Dokument: 4.2.0 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.1.0 Værdigrundlag 5.1.0 MARTEC s værdigrundlag MARTEC s mission og vision: Mission Vi vil levere uddannelser af høj kvalitet til den maritime og industrielle branche globalt. Vision Vi vil udvikle et stærkt internationalt anerkendt maritim og polyteknisk uddannelsescenter i Nordjylland. MARTEC s strategiske mål og strategi proces: Martec s bestyrelse besluttede i november 2011 at organisationen frem imod 2015 skal arbejde med aktiviteter der underbygger nedenstående strategiske mål. Fastholde, udbygge og udvikle tidssvarende internationalt anerkendte maritime og polytekniske kvalitetsuddannelser i Nordjylland Forbedre de studerendes mulighed for at bevæge sig mellem uddannelser - nationalt og internationalt Styrke og udvikle MARTEC igennem etablering af partnerskaber med erhvervslivet MARTEC skal være initiativtager til etablering af en uddannelsesklynge i Nordjylland Ud fra de overordnede strategiske mål og med tanke på Visionen etableres der kontinuert en række delmål, aktiviteter og succeskriterier som organisationen arbejder med i større eller mindre arbejdsgrupper. Strategi arbejdet organiseres separat med reference til Direktøren (som angivet i organisationsdiagrammet). Aktiviteter igangsættes i den takt det er økonomisk og ressourcemæssigt muligt og prioriteres løbende. Det primære fokus for organisationen er naturligvis at leve op til missionen og sikre at aktiviteterne gennemføres med høj kvalitet, lever op til FIVU s krav og i øvrigt gennemføres på rentabel vis. Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.1.0
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.1.0 Værdigrundlag Nedenstående stikordsoversigt for værdigrundlaget skal fungere som inspiration og retningsangivelse så det daglige arbejde udføres med basis i de beskrevne værdier og holdninger. Dette gælder såvel i undervisningen som i alt internt og eksternt samarbejde. Basalt gennemføres alle aktiviteter således at høj kvalitet og faglighed er i højsædet. Vores studerende skal have en uddannelse i international topklasse og skal opleve en uddannelsesinstitution der levere det bedst mulige indenfor de givne rammer. Medarbejdere og ledere tilstræber at leve op til følgende værdier: Loyal : Loyal overfor MARTEC herunder studerende, samarbejdspartnere, kollegaer, og ledelse Åben problemer løses og diskuteres i MARTEC regi og der tilstræbes en konstruktiv, direkte dialog om problemstillinger Fremadrettet: Vi tilstræber at være ambitiøse for MARTECs vegne Vi ønsker at øge MARTECs kompetence, kvalitet og vækst Vi tager ansvar for at MARTEC også er velfungerende på både kort og lang sigt Engageret: Vi engagerer os i de studerende og i vore samarbejdspartnere overholder aftaler og viser vilje, fleksibilitet og selvdisciplin optræder som gode ambassadører Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.1.0
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 3 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.3.0 Kvalitetsmålsætning 5.3.0 Kvalitetsmålsætning MARTEC er en uddannelsesinstitution der tilbyder en bred vifte af uddannelser, der er relateret til det maritime miljø, industrien samt andre værker og institutioner. Grundlaget for kvalitetssystemet er, at STCW-konventionen stiller krav om indførelse af et kvalitetssystem på maritime uddannelsesinstitutioner senest den 1. februar 2002. De grundlæggende krav til kvalitetssystemet er beskrevet i retningslinjer for kvalitetsstyring af søfartsuddannelserne I øvrigt anses et kvalitetssystem for at være nødvendigt og naturligt for et tidssvarende uddannelsescenter. MARTEC har og vedligeholder et kvalitetssystem, som opfylder de stillede krav i STCW-konventionen. MARTEC har desuden besluttet, at kvalitetssystemet også anvendes som et ledelsesmæssigt værktøj. Kvalitetssystemet skal sikre udvikling inden for kompetence, faglighed, pædagogik, undervisning og forretningsgange. For den enkelte medarbejder skal kvalitetssystemet gennem de 3 niveauer: strategisk-, taktisk- og operativt niveau definere mål og beskrive rammer for medarbejdernes personlige og faglige udvikling, holdninger og værdier samt rammer og mål for undervisningen og øvrige aktiviteter på centret. MARTECs samlede kvalitetsmål udgøres hovedsagelig af De generelle værdier, strategier, vision, mission og mål, som indeholdt i dokument 5.1.0 og dette dokument 5.3.0 De formål og mål for de enkelte uddannelser og kurser, som er indeholdt i de aktuelt gældende love bekendtgørelser og internationale regler og udmøntet i studie- og kursusplaner mv. De særlige mål, politikker og planer, der gælder i forbindelse med nye uddannelser og udviklingsprojekter, herunder krav og mål fra bachelorbekendtgørelse. Endelig arbejdes der løbende med yderligere mål og politikker i det daglige, uden at disse nødvendigvis er dokumenteret i kvalitetssystemet, da de er led i en nyudvikling og ligger ud over de regelbundne målopfyldelser. Som eksempel kan nævnes en politik om at alle nye IV førstegangskurser skal forberedes, så der er sikkerhed for meget positive førstegangsevalueringer. Information fra ledelsen Som et af mange led i opfyldelsen af såvel de generelle ledelsesmæssige strategier og politikker som de mere specifikke kvalitetsmålsætninger og mål anvendes løbende informationsmøder for alle medarbejdere. Da disse ofte angiver retninger og prioriteringer for de løbende aktiviteter betragtes de som en del af ledelsesarbejdet med indflydelse på kvalitetsforhold og de afholdes derfor for alle undervisere og alle øvrige medarbejdere. Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.3.0
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 3 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.3.0 Kvalitetsmålsætning Formål med kvalitetsstyring af undervisningen er: At sikre at undervisningen opfylder kravene i STCW konventionen samt FIVUs krav, mål og rammestyring jf. uddannelsesplaner. At skabe et styringsværktøj, der udmønter sig i dokumenterbare, fortløbende korrektioner og forbedringer som højner kvaliteten af undervisningen til det ønskede mål. At ledelse og medarbejdere i fællesskab tager ansvaret for de mål der er beskrevet i værdigrundlaget. Manglende målopfyldelse er manglende kvalitet. At gøre brug af MARTEC s samlede ressourcer herunder fordeling af timeantal / lektioner og lærerstabens sociale og faglige kompetencer på bedst mulige måde. At skabe et levende og aktivt læringsmiljø, hvor alle studerende såvel som lærere gennem aktiv deltagelse og medansvar, har mulighed for at bidrage til MARTEC s samlede lærings- og undervisningsresultater (inden for FIVUs krav, mål og rammestyring). At inspirere til udvikling af undervisningen At skabe gode all round velfungerende dimittender, som er attraktive for slutbrugerne i omverdenen At gøre de rigtige ting At gøre tingene rigtigt At gøre de rigtige ting rigtigt første gang. Her findes gældende lov om maritime uddannelser samt bekendtgørelser og rundskrivelser. http://fivu.dk/lovstof/gaeldende-love-og-regler/lov-om-maritime-uddannelser Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.3.0
MARTEC, Kvalitetssystem Side 3 af 3 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.3.0 Kvalitetsmålsætning Målsætning og politik for Skoleskibet DANMARK Studie- og læringspolitik Det er Skoleskibet DANMARK's målsætning, at opretholde et aktivt læringsmiljø, hvor alle besætning og elever har et medansvar for at skabe fælles læringsresultater, der øger såvel den faglige som sociale kompetence. Overordnet kvalitetspolitik For at nå kvalitetsmålsætningen er det vigtigt: at alle opfatter arbejdet med kvalitet som en fælles opgave at alle udviser en høj kvalitetsbevidsthed at afhjælpe fejl så tidligt som muligt at den enkelte har de nødvendige forudsætninger og kvalifikationer for at kunne udføre den konkrete opgave at den enkelte underviser opstiller konkrete kvalitetsmål, som revideres hvert år Kvalitetsstyring Til styring af kvaliteten er det vigtigt: at gennemføre kvalitetsforbedringer løbende for at opretholde en effektiv kvalitetsstyring at videregive de rigtige informationer til de relevante medarbejdere i organisationen at ressourcerne lektionerne bliver fordelt til de enkelte fag sådan at uddannelsen som helhed bliver optimal. Forfordeling af enkelte fag skal undgås. at undervisningen er planlagt og styret at kvalitetsstyringssystemet er fast punkt på dagsordenen til besætningsmøder at kvalitetsstyringssystemet introduceres og gennemgås for besætningen inden eleverne mønstrer om bord Organisation og personale For området organisation og medarbejdere er det vigtigt: at den enkelte kender skibets kvalitetssystem at den enkelte medarbejder i den daglige undervisningssituation har ansvar og beføjelse vedrørende kvaliteten af egen undervisning at indføre nye medarbejdere på en systematisk måde i organisationens væsentligste forhold Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.3.0
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.4.0 Intern audit 5.4.0 Procedure for intern audit 1. Formål Denne procedure skal sikre at intern audit gennemføres korrekt og undersøger om kvalitetssystemet er implementeret. 2. Anvendelse/omfang Proceduren anvendes på MARTECs kvalitetssystem 3. Definitioner Afvigelse kan beskrives som fejl, mangel, hændelse eller funktion, som ikke fungerer som beskrevet i kvalitetssystemet, eller noget som forringer vores opfattelse af kvalitet. Auditor er person som er bemyndiget af direktøren til at deltage i intern audit Intern auditrapport: Rapport udfærdiget af auditor(s). Rapporten beskriver den afholdte audit og omfatter afvigelser og anvisninger. 4. Grundlag, referencer og bilag. Bekendtgørelse om godkendelse og kvalitetssikring m.v. af maritime uddannelser Procedure Evaluering af kvalitetssystemet. 5. Fremgangsmåde Forberedelsen af intern audit Kvalitetskoordinatoren udarbejder en plan for gennemførelse af intern audit. For Skoleskibet DANMARKs vedkommende skal intern audit planlægges tidligt i togtet fx i perioden omkring 3 6 uger efter togtets begyndelse. Før intern audit Kvalitetskoordinator-assistenterne (auditor) udarbejder auditprogram Der udsendes en indkaldelse til intern audit senest 1 uge før dets afholdelse til de i programmet anførte personer (deltagere) Auditprogram fremsendes til kvalitetskoordinatoren Indkaldelsen skal indeholde følgende punkter: Område Formål Tidspunkt og sted Auditors Deltagere Auditprogram med angivelse af mødetidspunkt, Lead Auditor, fokus emne Rettet den 12/5-2014 / Dokument: 5.4.0 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.4.0 Intern audit Under intern audit Intern audit skal gennemføres efter den udsendte plan. Auditors skal være forberedte og gennem spørgsmål analysere om kvalitetssystemet er implementeret. Der må ikke stilles spørgsmål om hændelser auditorerne kender ad anden vej. Såfremt auditorerne møder modstand eller ikke er i stand til at gennemføre auditten med de forberedte spørgsmål, skal den interne audit stoppes og årsagen skal fremgå af den endelige audit rapport. Efter afholdelse af intern audit udarbejdes auditrapport. Rapporten skal indeholde: Rapport nr. Område Formål Tidspunkt og sted Auditors Deltagere Program med angivelse af mødetidspunkt, Lead Auditor, fokusemne, herunder ændring i forholdet til den udsendte plan Observationer Anbefalinger Afvigelser Underskrift af auditor(s) Auditrapporten lægges ud på MARTECs intranet. Kvalitetskoordinatoren opdaterer QD-listen med evt. afvigelser og anbefalinger. 6. Ansvar Kvalitetskoordinatoren er ansvarlig for at der gennemføres intern audit. Rettet den 12/5-2014 / Dokument: 5.4.0 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.4.1 Auditering af udlagt undervisning 5.4.1 Procedure for auditering af udlagt undervisning 1. Formål Formålet med denne procedure er at sikre, at der sker en verifikation af den undervisning som MARTEC udlægger til en anden part (Udbyder af udlagt undervisning). 2. Anvendelse og omfang Proceduren anvendes ved auditering af udbydere af udlagt undervisning. 3. Definitioner Audit: En systematisk undersøgelse for at bestemme, om et undervisningsforløb og de dermed forbundne bestemmelser og krav er ført ud i livet på en effektiv måde, og er hensigtsmæssige til opnåelse af målene. Afvigelse: er en manglende opfyldelse af specificerede krav. Auditrapport: er en rapport, der indeholder observationer, anbefalinger og observerede afvigelser til den auditerede. Intern auditor: En af ledelsen udpeget person. 4. Grundlag, referencer og bilag Proceduren for udlagt undervisning. Bekendtgørelse om godkendelse og kvalitetssikring m.v. af maritime uddannelser 5. Fremgangsmåde 5.1 Formålet med audit er, at gennemgå den udlagte undervisning for at iagttage, om undervisningen er hensigtsmæssig og opfylder de krav, som MARTEC har stillet samt at undervisningen udføres på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde. 5.2 Efter hvert semesterbegyndelse skal kvalitetskoordinatoren indhente oplysninger om anvendelse af udlagt undervisning hos uddannelseschefen. Kvalitetskoordinatoren planlægger derefter audits for hele semesteret, således at alle udbydere af udlagt undervisning auditeres inden udgangen af året. Planen godkendes af ledelsen, der ligeledes kan udpege auditors. 5.3 Senest en uge før et planlagt audit skal auditor aftale et tidspunkt for gennemførelsen med den involverede udbyder af udlagt undervisning, samt klarlægge formålet med audit. Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.4.1
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.4.1 Auditering af udlagt undervisning 5.4 Auditor skal derefter sætte sig ind i omfanget af den pågældende undervisning og områdets kvalitetsstyringsprocedurer, evt. i samråd med kvalitetskoordinatoren. På den baggrund planlægges audit og der forberedes spørgsmål til den auditerede. Auditor leder audit, og skal især kontrollere: Mål og målbeskrivelsen for den pågældende udlagte undervisning, Kvalifikationskrav til instruktører/undervisere, Anvendte metoder og krav til evaluering af de studerende, samt retningslinjer for håndtering af studerende/kursister, som ikke består emnet/kurset. Krav til evaluering af undervisningen, Krav til dokumentation af undervisningen, Eventuelle krav til udbyderens kvalitetssystem, Sikkerheden i forbindelse med afviklingen. 5.5 Under audit skal auditor notere alle relevante observationer samt afvigelser og anbefalinger. Såfremt der observeres afvigelser, skal der udarbejdes afvigelsesrapport(er). 5.6 Umiddelbart efter audit informeres den involverede mundtligt om observerede afvigelser og eventuelle anbefalinger. 5.7 Auditor udarbejder en auditrapport. Auditrapporten gives i kopi til direktøren og de auditerede og originalen afleveres til kvalitetskoordinatoren, der sørger for arkivering. 5.8 Foreligger der afvigelser, skal auditor sikre sig, at forholdende udbedres, og der laves om fornødent en handlingsplan. 5.9 Efter alle audits evalueres fremgangsmåden og effektiviteten af audit. Forbedringsforslag gives til MARTEC s ledelse eller kvalitetskoordinatoren. 6. Ansvar 6.1 MARTEC`S ledelse: 5.2 6.2 Kvalitetskoordinatoren: 5.1, 5.2 og 5.9 6.3 Auditor: 5.3 til 5.9 Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.4.1
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.6.0 Ledelsens evaluering 5.6.1 Procedure for ledelsens evaluering 1. Formål Denne procedure skal sikre at ledelsen evaluerer kvalitetssystemet mindst en gang årligt med det formål at sikre systemets egnethed, effektivitet og opfyldelse af skolens målsætning og politik. 2. Anvendelse/omfang Proceduren anvendes på MARTECs kvalitetssystem 3. Definitioner 4. Grundlag, referencer og bilag Bekendtgørelse nr. 1289 af 14. december 2009 om godkendelse og kvalitetssikring m.v. af maritime uddannelser Procedure 4.2.0. evaluering af kvalitetssystemet 5. Fremgangsmåde Følgende Q-proces gennemføres mindst 1 gang årligt. Ledelsen og koordinatorerne bliver indkaldt til mødet, som er åbent for alle ansatte. Indkaldelsen lægges på hjemmesiden med mindst 1 uges varsel. Q-ledelsesgruppen er beslutningsdygtig ved tilstedeværelse af mindst kvalitetskoordinatoren og direktøren eller disses stedfortrædere. Ledelsen evaluerer kvalitetssystemet jf. retningslinjer for kvalitetsstyring af maritime uddannelser. Herunder tages stilling til hvorvidt grundlaget for evalueringen er tilstrækkelig. Dagsorden for Q-ledermødet 1. Opfølgning på sidste referat 2. Auditrapporter 3. Korrigerende og forbyggende handlinger 4. Aktuelle tiltag jf. pkt. 4.2 *) 5. Eventuelt 6. Næste møde *) Standard for kvalitetsstyring af de maritime uddannelser pkt. 4.2: Ledelsen skal løbende evaluere kvalitetssystemet og vurdere dets effektivitet for at sikre dets egnethed til opfyldelse af målsætning og politik. Systemet skal gennemgås mindst en gang årligt. Rettet den 7/5-2014 / Dokument: 5.6.0 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.6.0 Ledelsens evaluering Evalueringen af systemet bør indeholde: afvigelser forslag til forbedringer opdateringer af systemet under hensyntagen til nye love, regler, bekendtgørelser, lærebogsmateriale, kontakt med erhvervet mv. interne og eksterne auditrapporter eksterne evalueringsrapporter registreringer vedrørende de studerende som for eksempel studieaktivitet tilfredshedsmålinger fra studerende, medarbejdere og aftagere med dokumenteret opfølgning herpå eksamens- og andre bedømmelsesresultater kvalitetsmålinger, herunder kvalitetsindeks samlede vurderinger af, om uddannelsesmål opfyldes samlede vurderinger af kvalitetsmålsætningers og politikkers opfyldelse Som et led i evalueringen skal ledelsen implementere nødvendige tiltag med henblik på en fortsat udvikling og forbedring af uddannelserne. Ledelsens evaluering skal være dokumenteret 6. Ansvar Kvalitetskoordinatoren er ansvarlig for at der gennemføres evaluering af kvalitetssystemet. Direktøren er ansvarlig for dokumentation af evaluering af kvalitetssystemet. Rettet den 7/5-2014 / Dokument: 5.6.0 Godkendt af PAN Version 2
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 1 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.6.1 Q-møder 5.6.1 Procedure for Q-møder 1. Formål Denne procedure skal sikre, at der bliver afholdt Q-møder. 2. Anvendelse/omfang Proceduren gælder for MARTEC 3. Definitioner 4. Grundlag, referencer og bilag Bekendtgørelse om godkendelse og kvalitetssikring m.v. af maritime uddannelser 5. Fremgangsmåde Kvalitetskoordinator indkalder og leder Q-møderne. Dagsorden beskriver de problemer, der ønskes diskuteret, dog fortrinsvis indkomne afvigelser og forbedringsforslag. Q-møder afholdes efter behov, dog mindst 2 om året. Kvalitetskoordinator er referent og udsender senest 1 uge efter Q-mødet et beslutningsreferat. Referatet skal særligt viderebringe de udarbejdede korrigerende handlinger som er udarbejdet på baggrund af de indkomne afvigelser. 6. Ansvar Kvalitetskoordinatoren har ansvar for denne procedure. Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.6.1
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.7.0 Studienævn for maskinmesteruddannelsen 5.7.0 Kommissorium og Forretningsorden for studienævn for maskinmesteruddannelsen på MARTEC 1. Arbejdsgruppens navn 2. Formålet Studienævn for maskinmesteruddannelsen Formålet med studienævnet er at sikre tilrettelæggelse og udvikling af uddannelse og undervisning på maskinmesterstudiet inden for rammerne af MARTEC s målsætninger og af relevante bekendtgørelser fra FIVU. Studienævnet skal med sin sammensætning sikre studerendes og medarbejderes indflydelse på og medansvar for studieordningen for maskinmesteruddannelsen. 3. Sammensætning mv. Studienævnet sammensættes bredt af 6-8 personer, således at flest mulige faggrupper og funktioner i forbindelse med maskinmesterstudiet repræsenteres. Uddannelseschefen sammensætter nævnet efter drøftelse med lærerkollegiet, hvor de enkelte tilkendegiver deres interesse om deltagelse. I visse tilfælde kan uddannelseschefen vælge at arrangere valg til studienævnet. Medlemmerne udpeges for 2 år ad gangen, første gang efteråret 2007. Genudpegning kan finde sted. En repræsentant for MARTEC s maskinmesterstuderende tilforordnes rådet. Denne vælges af studierådet. Uddannelseschefen er automatisk formand af studienævnet. Studienævnet vælger selv sin næstformand. Rådet udarbejder selv sin forretningsorden, der godkendes af ledelsen. Skolens ledelse har adgang til rådets møder og kan stille forslag til dagsorden. Skolens administration fungerer som sekretariat. 4. Studienævnets opgaver og kompetencer STUDIEORDNING, herunder o Udarbejde forslag til studieordning og ændringer heri. o Evaluering af studieordning mindst 1 gang pr. semester. o Sikre at krav fra relevante bekendtgørelser opfyldes i studieordningen KVALITETSSIKRING, herunder o at sikre og udvikle uddannelsen og undervisningen iht. MARTEC s kvalitetssystem, kvalitetsstandarder fra o FIVU samt evt. krav fra evalueringsinstituttet EVA UDVIKLING, herunder o Udarbejde forslag til generelle efter- og videreuddannelsesaktiviteter for undervisere o Medvirke med ideer til skabelse af optimale rammer for undervisningen og skolemiljøet Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.7.0
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.7.0 Studienævn for maskinmesteruddannelsen o Tage initiativer til fornyelse og udvikling af uddannelsen og undervisningen ved planlægning og afvikling af temadage for undervisere og/eller studerende ADMINISTRATION, herunder o Drøfte forhold om uddannelse og undervisning som ledelsen forelægger o Afgøre særlige sager om merit som uddannelseschefen forelægger samt godkendelse af undervisning fra anden dansk eller udenlandsk uddannelsesinstitution o Studienævnet skal høres i eksamensklager, der vedrører eksamensgrundlaget. ØKONOMI, herunder o udarbejde forslag til investeringer relateret til undervisningen og uddannelsen Vedtaget på ledelsesmøde oktober 2007 Forretningsorden: Nævnet afholder minimum 2 møder pr. semester. Der er åbenhed omkring nævnets arbejde og beslutninger. I sager om enkeltpersoner, herunder eksamensklager, er nævnets medlemmer underlagt tavshedspligt. Formanden eller repræsentanter for MARTEC s ledelse kan indkalde udenforstående til drøftelse af dagsordenspunkter, hvis det skønnes af betydning for belysning af punktet. Dagsorden: Dagsorden med eventuelle bilag udsendes af formanden til udvalgets medlemmer senest 5 arbejdsdage før mødet afholdes. Medlemmer kan komme med supplerende dagsordenspunkter med eventuelle supplerende bilag senest 3 arbejdsdage før mødet. Møde afholdelse: Nævnet er beslutningsdygtigt når mindst halvdelen af nævnets medlemmer er til stede. Afbud meddeles formand forud for mødet. Nævnet skal tilstræbe, at træffe beslutninger i enighed. I tilfælde af formel afstemning vil formandens stemme være udsalgsgivende ved stemmelighed. Hvis et medlem er inhabil eller der er tvivl om habiliteten i forhold til punkter på dagsordenen (eksamensklager) skal dette meddeles formanden. Det pågældende medlem må dermed ikke deltage i behandling af dagsordenspunktet. Udkast og bilag til sager under behandling vil lægges på fællesområde på skolens server. Referat: MARTEC s administration virker som sekretariat og udarbejder et beslutningsreferat, som offentliggøres på skolens hjemmeside. Vedtaget af Studienævnet 2. november 2007 Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.7.0
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.8.1 Skoleskibet pædagogiske værdier 5.8.1 The Training Ships focal points on education 1. Purpose To provide a standard mindset for the crew and trainees, in order to achieve the best possible outcome of the teaching onboard the vessel. 2. Use This procedure is in force for all voyages 3. Basis The Training Ship DANMARK s primary characteristic as a learning environment is learning by doing. Consequently everyone aims at gathering, sharing and distributing information, knowledge and experiences. Furthermore the learning environment onboard is characterized by day to day learning options in numerous situations. Everyone should through dialogue take responsibility for own actions. Thus will responsibility - in crew as well as trainees - be the primary management guide onboard. 4. Focal points No blame policy. Errors should not be hidden, but highlighted as lessons learned. Then flaws and errors will gradually be reduced. However safety onboard will always have the highest priority and in this point no errors can be accepted. As far as safety goes, control has precedence over confidence. Loyalty, commitment an interest in all the ships daily routines and training is an inflexible demand to the crew as well as the trainees Trust creates trust. Demands and positive expectations are requirements necessary to form active trainees and employees. Under the right circumstances, human beings behave as active, committed and responsible; and they want to learn. With expectations of mutual consideration and respect for each other, and the various diversities everyone is encouraged to present their contribution to solutions on a daily basis. Co-responsibility for personal learning. Learning includes changing and the learning environment must aim for that everyone takes responsibility for their own learning. It is vital to enhance and support the trainees learning skills. An open and forthright learning environment nurtures influence, activity and participation. Influence and the possibilities to exercise skills are increasing motivation. Enhancing an open learning environment, mental blocks are minimized and furthermore the quality level of feedback is improved. An open and forthright learning environment will contribute to the enforcement of self esteem and confidence in everyone. Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.8.1
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.8.1 Skoleskibet pædagogiske værdier Differentiation in teaching requires both that the teacher aim at knowing the individual trainees qualifications and creates the necessary individualized support, as contribution to increasing the learning. Social skills are primarily developed by the process of working together. Work functions as MOB drills, group work, handling sails, rigging and manoeuvring the vessel are splendid as means to exercise the ability to cooperate and make a team effort. Imitating a role model is a widespread teaching method. Consequently the crew onboard must set good examples. This also applies to situations where an individual crewmember has the opportunity to show expectations as a whole to quality standards and efficiency. We focus on successful education and try to raise the professional level by applying appropriate quality standards. Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.8.1
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.8.3 Skibsledelsens evaluering 5.8.3 Ship s management s assessment 1. Purpose To assess to which degree the Q-system is efficient and up to date, in order to secure its usefulness in achieving the objective and policies for the ship. 2. Use The procedure is used on all the parts of the Q-system related to the Training Ship DANMARK including all relevant appendixes, annexes, handbooks, guides etc. 3. Definitions 4. Basis, references, and annexes Departmental order from The Danish Ministry of Science, innovation and Higher Education on Approval of and quality documentation of maritime educations. 5. Procedure The entire Q-system is to be assessed once a year. The ship s management and the Q-coordinator assistant monitor and assess the Q- system during the voyage. At the start of each voyage, the conclusion from the previous voyages assessments (trainees and crew alike) and it is determined which changes and amendments has to be done in order to develop and improve the quality. These discussions have to be documented. During the voyage the management assesses the Q-system with regards to non-compliances and improvement suggestions up dates according to new laws, rules, teaching materials, commercial contacts, departmental rders etc. internal and external audit reports trainees assessments of single topics combined assessments on the process towards education objects combined assessments on the process towards Q- objects and policies Quality objects, including Q- index During monthly crew meetings, the overall teaching and educational level is debated, including trainees activity level, professional skills, and test results. At the end of each voyage a voyage assessment in writing is made by all trainees as well as all crewmembers. The conclusions derived here from is presented to the crew at an assessment meeting During this session the crewmembers have the opportunity to discuss - and make additional contributes to, the assessment. At ship management meetings appendixes, enclosures and other relevant data are present, according to the assessed part of the Q-system. All assessments have to be documented by a summary describing any necessary steps seen or taken in order to secure an efficient and up to date Q-system. Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.8.3
MARTEC, Kvalitetssystem Side 2 af 2 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.8.3 Skibsledelsens evaluering The summary should contain information on who is responsible for filling in any suggestion to changes form, and by when. These summaries are controlled as part of the Q- system. They must remain in the system for 2 years, where upon they can be deleted, as long as they don t contain information of relevance. Summaries are archived in the Audit folder 6. Responsibility The Master is responsible for the adherence to this procedure. Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.8.3
MARTEC, Kvalitetssystem Side 1 af 1 Afsnit: Ledelsens ansvar Dokument: 5.8.4 Procedure for vedligeholdelse af mapper 5.8.4 Procedure for vedligeholdelse af mapper 1. Formål Denne procedure har til hensigt at sikre at de mapper (skriftlig udprint/bilag), som angår kvalitetssystemet om bord på Skoleskibet DANMARK, bliver vedligeholdt. 2. Anvendelse/omfang Proceduren angår følgende mapper (skriftlig udprint/bilag) Mappe Sted Ansvarlig Togtevaluering kapt. kammer Kaptajn Elev-data-mappe kapt. kammer Kaptajn Kvalitetshåndbog, elektronisk radiostation Q-koordinatorassistent Forløbsplaner, forbedringsforslag evaluering af undervisning, auditrapporter, afvigelsesrapporter, skriftlige prøver /eksaminer radiostation Q-koordinatorassistent 3. Definitioner 4. Grundlag, referencer og bilag Administration af kvalitetssystemet dokument 4.1.1 Dokumentet omhandler den elektroniske placering af kvalitetssystemet samt tilhørende dokumentstyring. 5. Fremgangsmåde Ved opstart af togt gennemgås alle mapper, så de er ajourførte og intakte i henhold til kvalitetsstyringssystemet og de procedurer der angår indholdet i hver enkelt mappe. Papirer, bilag og dokumenter må kun destrueres under hensyntagen til de angivne tidspunkter og terminer for opbevaring, der er beskrevet i de enkelte procedurer. 6. Ansvar Kvalitetskoordinatorassistent har ansvaret for at denne procedure følges. Rettet den 30-06-2012 / Dokument: 5.8.4