Analyserapport, kvalitetsstyringssystemet 2009

Transkript

1 Analyserapport Denne analyserapport udarbejdes efter procedure Ledelsens evaluering for at efterkomme kvalitetsstyringssystemets bestemmelse om offentliggørelse af status for kvalitetsstyringssystemet og om anvisning af forslag til forbedringer. Kvalitetsstyringssystemet omfatter alle aktiviteter vedrørende varetagelse af myndighedsopgaver mv. inden for Kvalitetsstyringslovens område, og rapporten dækker derfor alle dele af det gældende kvalitetsstyringssystem for Thisted Kommunes Natur- og Miljøforvaltning. Kvalitetsstyringssystemets dokumenter er registreret i systemet D4 InfoNet. Ifølge procedure skal den systemansvarlige udarbejde en analyserapport, der tidsmæssigt som minimum omfatter perioden siden sidst gennemførte analyse for det pågældende område. I rapporten redegøres for følgende 1. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser og sammenligning med den forrige evaluering, 2. Undersøgelser af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål, 3. Status for korrigerende handlinger og forbedringsforslag, 4. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet, 5. Forslag til imødegåelse af eventuelle behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet, og 6. Opfølgning på beslutninger fra foregående års ledelsesevaluering om forbedring og ændring af systemet samt status herfor. Denne rapport skal forelægges forvaltningens ledelse til kommentering og godkendelse og tjener derefter som basis for nærværende evalueringsrapport. År 2009 har været året, hvor kvalitetsstyringssystemet blev udbredt til at dække hele natur- og miljøforvaltningen i Thisted Kommune. Til koordinering af indsatsen er der nedsat en kvalitetsgruppe, der består af den systemansvarlige samt auditorerne Anna Brit Uldbjerg fra Miljøafdelingen og Lone Kjær fra Planafdelingen. Arbejdet med kvalitetsstyring er dog stadig præget af, at området er nyt og uprøvet, og at der har været en meget stor mængde andre opgaver, der har taget meget af den tid, der skulle være brugt på opbygning af kvalitetsstyringssystemet. På trods af arbejdspres mv. har arbejdet med udarbejdelse af procedurer og systematisering af arbejdsopgaverne været en rigtig god proces for deltagerne, og det ser ud til, at medarbejderne har taget kvalitetsstyringssystemet til sig og ser en fordel i at arbejde efter det. Flemming Bach Systemansvarlig Side 1 af 10

2 1. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser og sammenligning med den forrige evaluering Arbejdet med udarbejdelse af procedurer og støttepapirer samt udbredelse af kvalitetsstyringssystemet til også at omfatte dele af Planafdelingen har lagt beslag på så store ressourcer, at der ikke er gennemført brugertilfredshedsundersøgelser. Af procedure fremgår, at brugertilfredshedsundersøgelser skal gennemføres når den systemansvarlige finder det nødvendigt dog mindst hvert andet år. Kvalitetsgruppen har besluttet, at der gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser i foråret Side 2 af 10

3 2. Undersøgelser af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og mål Afholdte audits Der har i 2009 indtil nu været gennemført fire interne audits og en ekstern audit. Dette er i overensstemmelse med procedure 99.20, der beskriver den frekvens, hvormed procedurerne skal auditeres. Kvalitetsstyringssystemet er endvidere blevet screenet af Dansk Standard. Endelig er der vedtaget et sæt nye kvalitetsmål til erstatning for de, der blev sat i efteråret De gamle kvalitetsmål blev udarbejdet i efteråret 2006 på et tidspunkt, hvor den nye kommune ikke var dannet, og hvor der ikke var tilstrækkeligt overblik over, hvilke mål, der bedst ville tjene til at støtte indførelse og vedligeholdelse af kvalitetsstyringssystemet. I det følgende gives et kort resume af hver audit. De enkelte auditrapporter er arkiveret på fællesdrev K:\QC. Intern audit af spildevand i det åbne land og jordvarme Jordvarme Der blev noteret 3 afvigelser og givet 3 forbedringsforslag. Afvigelserne var uoverensstemmelse mellem proceduren og praksis, manglende angivelse af høringspart og uklar beskrivelse af, hvem der er ansvarlig for proceduren. Spildevand i det åbne land Der blev ikke noteret afvigelser og givet 3 forbedringsforslag. Nedsivningstilladelser Der blev ikke noteret afvigelser og givet 2 forbedringsforslag. Generel konklusion, Der blev konstateret, at man anvender procedurerne, men at der i alle procedurer er uklare formuleringer, der har givet anledning til forbedringsforslag. Intern audit for miljøgodkendelse af husdyrbrug Omfang og grundlag Der blev auditeret i tre procedurer, der anvendes ved udarbejdelse af godkendelser af eller tilladelse til husdyrbrug. Der blev noteret 1afvigelse og givet 6 forbedringsforslag. Afvigelserne var mangelfuld registrering af sagsakter i ESDH. Side 3 af 10

4 Generel konklusion Der arbejdes efter tre procedurer, der ligner hinanden så meget, at det under audit blev besluttet, at de skal sammenskrives. Generelt ligger der et omfattende godt og anvendeligt baggrundsmateriale i bilagene. Opfølgning på audit Der udføres en opfølgende intern audit ca. 14 dage efter audit Intern audit for tilsyn med industrivirksomheder Omfang og grundlag Der blev auditeret i Procedure 10.1: Procedure for tilsyn med industrivirksomheder. Afvigelse og forbedringsforslag. Der blev ikke fundet afvigelser. To punkter kunne have givet en afvigelse, men efter forklaring blev punkterne til forbedringsområder. Der blev stillet 10 forbedringsforslag. Generel konklusion Der var stor overensstemmelse i planlægningen af et tilsyn og med enkelte meget små undtagelser blev proceduren for tilsyn med industrivirksomheder fulgt til punkt og prikke. Naturbeskyttelse Omfang og grundlag Der blev auditeret i fire procedurer, der anvendes ved sagsbehandling i forbindelse med naturbeskyttelsesloven. Der blev noteret 1 afvigelse og givet 9 forbedringsforslag. Afvigelserne var uoverensstemmelse mellem procedurer og praksis i forbindelse med udsendelse af kvitteringsbreve. Generel konklusion Alle kunne gå ind på D4 og benytte proceduren. De udsendte breve indeholdt en god begrundelse Intern audit af tværgående procedurer Omfang og grundlag Der blev auditeret i de tværgående procedurer. Der blev noteret 4 afvigelser og givet 10 forbedringsforslag. Tre af afvigelserne drejede sig om mangelfuld beskrivelse af delegation og kompetence fra byråd til kvalitetsorganisation. Den sidste afvigelse var manglende registrering af personalets kompetencer. Side 4 af 10

5 Screening af kvalitetsstyringssystemet Omfang og grundlag Der blev auditeret i de tværgående procedurer samt i udvalgte sagsprocedurer Der blev ikke noteret afvigelser og givet 9 forbedringsforslag. Generel konklusion Det var vores indtryk, at der var tilfredshed med vores system. Kvalitetsprincipper og mål Miljø- og teknikudvalget har i august 2009 vedtaget, at Kvalitetsstyringssystemet skal - sikre opgavevaretagelsens faglige bæredygtighed - sikre at myndighedskrav, almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes - sikre brugerens tillid og tilfredshed. Dette opnås bl.a. gennem følgende 13 mål: 1. Kvalitetsstyringssystemet skal præauditeres senest i oktober 2009 og opnå endelig certificering med udgangen Der afholdes 2 møder årligt med brugerne af kvalitetssystemet, med henblik på at sikre systemets enkelthed og brugervenlighed 3. Borgere og virksomheders tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen undersøges ved gennemførelse af brugertilfredshedsundersøgelser hvert 2 år på udvalgte områder jf. procedurer for området 4. Politikernes tillid til og tilfredshed med kvalitetsstyringssystemet evalueres hvert 2 år. Dette skal ske i forbindelse med behandling af den systemansvarliges analyserapport over kvalitetsstyringssystemet. Første evaluering finder sted i Kvalitetsstyringssystemet i hovedtræk skal beskrives på Thisted Kommunes hjemmeside inden 1. oktober Den enkelte medarbejder skal deltage i efteruddannelse af en samlet varighed på mindst 5 arbejdsdage pr. år. Dette kan være intern sidemandsoplæring, men mindst 2 dage skal være ekstern efteruddannelse eller uddannelse afholdt af ekstern underviser 7. Teknisk Forvaltning skal aktivt arbejde for, hvert år at give ophold til mindst 2 studerende og hvert ophold skal have en varighed på mindst 2 uger 8. Der skal mindst en gang om året afholdes MUS-samtaler 9. Et flertal af medarbejderne deltager i relevante erfa-grupper med deltagelse af medarbejdere fra andre kommuner Side 5 af 10

6 10. En auditplan for det efterfølgende år skal udarbejdes senest primo december 11. Miljøafdelingen skal mindst udføre det antal tilsyn, der stilles som krav fra de centrale myndigheder 12. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for udarbejdelse af en tilsynsrapport, defineret som tiden fra et virksomheds- eller landbrugstilsyn gennemføres, til tilsynsrapporten fremsendes, må ikke overstige 10 arbejdsdage 13. Årets plan for tilsyn med virksomheder og landbrug skal udarbejdes senest med udgangen af februar måned samme år. Målene 1 4 er medtaget for at sætte fokus på ledelsens opbakning til systemet. Mål 5 bidrager til offentliggørelse af systemet. Mål 6 sikrer en stadig kompetenceudvikling af medarbejderkredsen og stiller krav om, at tilstrækkelige ressourcer til efteruddannelsen stilles til rådighed Mål 7 bidrager til at gøre kommunen kendt som arbejdsplads, for herved at lette den fremtidige rekruttering af nye medarbejdere og stiller krav om, at der afsættes plads og ressourcer til den studerende Mål 8 bidrager sammen med mål 6 til kompetenceudviklingen Mål 9 bidrager som mål 6 og 8 til kompetenceudviklingen og stiller krav om, at ledelse er villig til at stille de fornødne ressourcer til rådighed. Mål 10 skal sikre en opfyldelse af systemets krav om regelmæssig kontrol Mål er vigtige for at kunne honorere omverdenens krav til effektivitet og stiller krav til ledelsen om at velegnede værktøjer er til stede. Generelt betragtet forudsætter de 13 kvalitetsmål ledelsens opbakning til systemet. Ved udarbejdelse af analyserapport i 2010 vil disse mål blive evalueret og nye vil eventuelt blive tilføjet. Side 6 af 10

7 3. Status for korrigerende handlinger og forbedringsforslag I forbindelse med de gennemførte audits blev der noteret 9 afvigelser og givet 52 forbedringsforslag. Der er igangsat korrigerende handlinger på baggrund af afvigelserne. Der er givet korte deadlines, og det forventes, at afvigelserne er korrigeret inden udgangen af oktober De fleste forbedringsforslag i screeningsrapporten fra Dansk Standard er blevet indarbejdet i procedurerne, mens de øvrige forbedringsforslag behandles i de respektive arbejdsgrupper, hvor det vil blive vurderet, i hvor høj grad de skal implementeres i de nuværende procedurer. Da kvalitetsstyringssystemet først i løbet af 2009 er begyndt at køre på skinner har der ikke været indgivet forbedringsforslag eller forslag om forebyggende handlinger. Det forventes, at medarbejderne, i takt med at de bliver mere fortrolige med at arbejde med kvalitetsstyring vil blive mere bevidste om de muligheder for korrektioner af systemet og især af procedurer, der findes. Side 7 af 10

8 4. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet Der har i 2009 ikke været væsentlige organisatoriske eller lovgivningsmæssige ændringer af betydning for kvalitetsstyringssystemet. På det tekniske område er brugen af D4 Infonet indført hos alle medarbejdere, der arbejder med de emner, der er omfattet af kvalitetsstyringsloven. Det vil i praksis sige alle medarbejdere i natur- og miljøforvaltningen samt de tilknyttede sekretariatsmedarbejdere. Kvalitetsstyringsorganisationen er opmærksom på, at der i Teknisk Forvaltning er igangsat en proces, der skal ændre den nuværende organisation. Denne ændring vil muligvis komme til at påvirke hvilke afdelinger i forvaltningen, hvor kvalitetsstyringssystemet er i drift. Side 8 af 10

9 5. Forslag til imødegåelse af eventuelle behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet Der er udarbejdet en plan for det videre arbejde med kvalitetsstyringssystemet. Af planen fremgår bl.a., at Der skal i resten af 2009 arbejdes hen imod certificeringsaudit d. 22. november. I 2010 er planlagt et stort antal audits i natur- og miljøforvaltningen. Det er med planen tilstræbt at komme bredt rundt i forvaltningen, så de fleste områder er dækket ind. Arbejdet med udarbejdelse af fagprocedurer fortsætter. Side 9 af 10

10 6. Opfølgning på beslutninger fra foregående års ledelsesevaluering om forbedring og ændring af systemet samt status herfor. Der har ikke i 2008 været afholdt ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet. Side 10 af 10

11 Referat Gennemgang af analyserapport 2009 Mødet afholdt : Deltagere : Anna Brit Uldbjerg, auditor Flemming Bach, miljøchef, systemansvarlig, referent Jens Bach, planchef Lone Kjær, auditor Torben Juul-Olsen, teknisk direktør Før mødet var Analyserapport 2009 udsendt til mødedeltagerne. Mødet Analyserapporten blev gennemgået og de enkelte kapitler drøftet. Der var følgende kommentarer og tilføjelser: Ad kapitel 1: Miljø- og Teknikudvalget skal orienteres forud for afholdelse af en brugertilfredshedsundersøgelse. Det interview-skema, der anvendes til brugertilfredshedsundersøgelserne, forelægges Udvikling & Analyse til kommentering. Hvis U & A planlægger tilsvarende initiativer, skal en vis grad af ensartethed tilstræbes. Ad kapitel 2: De foreliggende auditrapporter blev gennemgået, og afvigelserne blev diskuteret. Audit i Naturbeskyttelse viser, at det er vigtigt, at vi i forvaltningen har nogle administrative systemer, der er kompatible, så redundans undgås. Kvalitetsmålene gav anledning til en lang drøftelse, og det blev besluttet, at kvalitetsmålene skal forelægges det næste miljø- og teknikudvalg i løbet af foråret Ved denne lejlighed kan der ske en revision af både antal og indhold i de nuværende kvalitetsmål. Ad kapitel 3: Ingen yderlige bemærkninger.

12 Ad kapitel 4: Det tilføjes, at det er hensigten, at kvalitetsstyring på sigt skal udbredes til at omfatte hele forvaltningen. Ad kapitel 5: Oversigten over planlagte audits i 2009 og 2010 blev gennemgået. Ad kapitel 6: Ingen yderlige bemærkninger. Konklusion: Arbejdet med kvalitetsstyring er godt i gang og vi ser frem til en certificering i november.