Der gøres opmærksom på, at kvalitetsstyringssystemet i 2007 kun har været implementeret i miljøafdelingen.

Transkript

1 Analyserapport Denne rapport udarbejdes efter standardprocedure T-3 i Startpakken for at efterkomme kvalitetsstyringssystemets bestemmelse om offentliggørelse af status for kvalitetsstyringssystemet og om anvisning af forslag til forbedringer. Der gøres opmærksom på, at kvalitetsstyringssystemet i 2007 kun har været implementeret i miljøafdelingen. Rapporten skal ifølge proceduren omfatte: A. Analyse af resultaterne fra interne og eksterne audit, B. Analyse af resultatet fra brugertilfredshedsundersøgelser, C. Undersøgelser af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidraget til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål, D. Status for korrigerende og forebyggende handlinger, E. Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet, F. Forslag til imødegåelse af eventuelle behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet, og G. Oplysning om den foranledigede opfølgning på ledelsens beslutninger om forbedring og ændring af systemet samt status herfor. År 2007 har været det første år med et kvalitetsstyringssystem, og arbejdet med kvalitet har været præget af, at området er nyt og uprøvet, og at der har været en meget stor mængde andre opgaver, der har taget meget af den tid, der skulle være brugt på opbygning af kvalitetsstyringssystemet. Der har derfor ikke været afholdt brugertilfredshedsundersøgelser (pkt. B). På trods af arbejdspres mv. har arbejdet med udarbejdelse af procedurer og systematisering af arbejdsopgaverne været en rigtig god proces for deltagerne. Der er udarbejdet en del skabeloner, chedkskemaer mv., og det virker, som om medarbejderne har taget kvalitetsstyringssystemet til sig og ser en fordel i at arbejde efter det. - 1 / 8 -

2 A - Analyse af resultaterne fra interne og eksterne audit, Der har været gennemført to interne audits i 2007; en audit af ledelsen, hvor de tværgående procedurer og de stillede kvalitetsmål blev auditeret, og en audit af et tilsyn med husdyrbrug. Der har ikke været afholdt eksterne audits i Resume af Intern audit af ledelsen d. 18. dec (Audit af de tværgående procedurer og af de vedtagne kvalitetsmål). Generel konklusion, tværgående procedurer: Det blev konstateret, at man anvender de tværgående procedurer, som de fremgår af Startpakken, som sine egne, dog er procedurerne om dokumenthåndtering og registrering ændret og tilpasset praksis. Resultat af audit: Der blev konstateret følgende: Mindre afvigelser: 2 (dokumentstyring ikke elektronisk, dokumenter kan ikke låses i ESDH) Større afvigelser: 2 (Ikke-implementerede procedurer) Forbedringsområde: 2 (præcisering af procedurers tekst) Korrigerende handlinger, tværgående procedurer: Fejl i procedurerne rettes snarest. Ikke-implementeret procedure korrigerende handlinger gennemgås på en temadag om kvalitetsstyring inden udgangen af 1. kvartal Forbedringsområderne er sat i gang. Generel konklusion, kvalitetsmål: Kvalitetsmålene bærer præg af at være defineret så tidligt i forløbet, at forvaltningens hverdag og de teknologiske muligheder ikke var kendt. Der er vedtaget interne og eksterne kvalitetsmål. - 2 / 8 -

3 Resultat af audit og forslag til forbedringer: Interne mål Alle henvendelser til afdelingen skal besvares senest den følgende arbejdsdag. Overholdes ikke i dag. Målet er OK, men skal præciseres, så at det ikke er alle henvendelser, der skal besvares. Der skal findes en sagsgang, så et kvitteringsbrev ikke kræver meget ekstra arbejde. Dette skal ses sammen med procedure P-2000, hvori det anføres, at det er sektionsleder eller afdelingschef, der udsender kvitteringsbrev. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid..osv. (Blev ikke kontrolleret, men forventes at være overholdt, kan kontrolleres ved stikprøvekontrol af breve) Den enkelte medarbejder skal i gennemsnit hvert år deltage i efteruddannelse af en samlet varighed på mindst 5 dage. (Pt. ingen registrering af efteruddannelse, kvalitetsmål OK) Afdelingen skal hvert år give ophold til mindst 2 studerende, og hvert ophold skal have en varighed på mindst 2 uger. Der er arbejdet med én konkret en aftale i 2007, men vedkommmende sprang fra. Arbejdet fortsætter i mindst 2 foreslås slettet, da det kan være vanskeligt at få indgået aftalerne. Klager over afdelingens arbejde, en ikke over dens afgørelser, må ikke overstige over 1% det samlede antal sager. Der har ikke været klager i Målsætningen er ikke velegnet som kvalitetsmål, da det må forventes, at afgørelsen vil spilde ind på brugernes generelle tilfredshed. Tilfredshed med sagsbehandlingen kan indgå i brugertilfredsheds undersøgelsen Alle sagsbehandlere skal hvert år udføre mindst 1000 fakturerbare timer. Målet kan ikke dokumenteres, en dokumentation kræver tidsregistrering. Fakturering skal forstås bredt, og ikke kun udfra brugerbetalingsbekendgørelsen. Eksternt mål Antal af vandløbsstationer med en økologisk tilstand osv.. Målet er blevet indhentet af lovgivning på området, og er ikke længere akuelt Korrigerende handlinger Det skal overvejes om de interne kvalitetsmål skal revurderer og evt. suppleres med nye, og det skal overvejes, om der er behov for at stille eksterne kvalitetsmål. - 3 / 8 -

4 Resumé af Intern Audit af landbrugstilsyn d. 19. december 2007 (Tilsyn på landbrug, gennemgang af landbrugssag ) Omfang og grundlag Audit blev afholdt ved at følge et landbrugstilsyn. Herefter blev sagsgangen på et tidligere udført tilsyn gennemgået. Generel konklusion Ved tilsynet blev afdækket nedenstående afvigelser og forbedringsområder. Der blev ikke fundet afvigelser fra proceduren ved den efterfølgende sagsbehandling. Observation 1 Indberetningen af et tilsyn er mere omfattende end beskrevet i procedure og i Structuravejledning. (Forbedringsområde) 2 Ved tilsynet blev alle vilkår i miljøgodkendelsen ikke kontrolleret (Mindre afvigelse) 3 Det fremgår ikke af proceduren at der evt. skal indberettes til krydsoverensstemmelse. (Forbedringsområde) 4 Rækkefølgen følges ikke i punkterne under forberedelse af tilsyn. (Varsling af tilsyn pkt. 6 udføres som pkt. 3) (Mindre afvigelse) 5 Kontrolpunkter i Structura er ikke dækkende for de forhold, der bliver kontrolleret ved tilsynet (Forbedringsområde) Konstaterede afvigelser ved opfølgende møde: Handling Landbrugsgruppen tager registrering op til diskussion Ordlyd ændres i procedure. Relevante vilkår i miljøgodkendelsen indarbejdes i tilsynet Tilføjes i proceduren, evt. henvisning til ny procedure for ko-kontrol Procedure ændres til praksis Kontrolpunkter samt registrering af disse drøftes i landbrugsgruppen Proceduren omskrives Proceduren for tilsyn er ikke skrevet efter skabelon for tilsyn Dokumenter er ikke lagt ind på kvalitets drev Dokumenter lægges ind Opfølgning på audit Det aftaltes, at landbrugsgruppen følger op på afvigelser og forbedringsområde senest den 1. februar Opfølgende intern audit afholdes først i februar. - 4 / 8 -

5 C - Undersøgelser af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål Kvalitetsstyringssystemer er endnu meget nyt, og erfaringen med det relativt beskeden, men det ser ud til, at især processen med udarbejdelse af procedurer har bevirket, at variationen mellem de enkelte fagmedarbejdere, når man ser på den måde, den enkelte opgave udføres på, er blevet reduceret. Herved opfyldes lovens formål om ensartethed i sagsbehandlingen. Det blev ved gennemgangen af interne mål konstateret, at flere af disse ikke kunne opfyldes på grund af tekniske eller andre forhold. Disse mål skal derfor revideres. - 5 / 8 -

6 D - Status for korrigerende og forebyggende handlinger De første audits blev gennemført medio december, og der foreligger derfor ikke et statistisk holdbart materiale om, i hvor høj grad vi efterlever de korrigerende og forebyggende handlinger. Der er igangsat korrigerende handlinger til afslutning i løbet af 1. kvartal / 8 -

7 E - Orientering om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet, Der har ikke været væsentlige organisatoriske, lovgivningsmæssige eller tekniske ændringer af betydning for kvalitetsstyringssystemet. Der er truffet beslutning om, at vi indkøber software, der kan administrere vores kvalitetsdokumenter. Implementering af denne software kan bevirke, at nogle af vores tværgående procedurer skal revideres. - 7 / 8 -

8 F - Forslag til imødegåelse af eventuelle behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet Der er udarbejdet udkast til en plan for udvikling af kvalitetsstyringssystemet. Af planen fremgår bl.a., at De tværgående procedurer skal omskrives, så de bedre passer til vores virkelighed. Dette arbejde skal ske i tæt dialog mellem Miljøafdelingen og Planafdelingen. I miljøafdelingen skal arbejdet med udarbejdelse af fagprocedurer fortsætte. Der skal laves en auditplan for Kvalitetsarbejdet skal igangsættes i de dele af Planafdelingen, der er omfattet af bekendtgørelsen, ved at de tværgående procedurer implementeres, og derefter (samtidig med?) skal der skal udarbejdes fagprocedurer. Der skal tages kontakt til et certificeringsinstitut med henblik på at etablere et samarbejde omkring arbejdet henimod en certificering i maj / 8 -