Retningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune. Formål Formålet med åbne postlister er at skabe åbenhed i forhold til kommunens arbejde. Postlisterne er en service til samarbejdspartnere, borgere og pressen, der får mulighed for at følge med i, hvilke opgaver kommunen arbejder med. Kommunen har en forpligtelse til at beskytte de oplysninger, som ikke må komme til offentlighedens kendskab. Retningslinierne beskriver derfor de hensyn som skal tages, når en medarbejder skal afgøre, om et dokument må blive nævnt på postlisten. Det er vigtigt at bemærke, at der ikke ved udarbejdelse af postlisten er taget stilling til spørgsmålet om aktindsigt. Der kan være breve, der ikke kan gives aktindsigt i, selvom de er optaget på postlisten og omvendt. Spørgsmålet om aktindsigt skal altid vurderes konkret ud fra offentlighedslovens og forvaltningslovens regler. Praktisk Fællessekretariatet er ansvarlig for, at der dagligt dannes postlister over udgående og indgående dokumenter og e-mails. Postlisten bliver offentliggjort på kommunens hjemmeside www.faaborgmidtfyn.dk, hvor den vil være tilgængelig i en måned. Fristen for journalisering af post er max. 3 arbejdsdage fra modtagelsen. Postlisten dannes ved udtræk af kommunens ESDH-system SBSYS. Dette system rummer alle administrative og politiske sager. Alle sociale personsager lagres i et andet ESDH-system og vil jfr. lovgivningen ikke kunne medtages på postlisten. Sagsbehandleren tager ved journaliseringen af hvert enkelt dokument stilling til, om dokumentet må offentliggøres på postliste. Følgende oplysninger vil fremgå af postlisten: Dato, afsender/modtager, dokumentnavn, journalnummer og sagstitel samt navn på stab eller fagsekretariat hvor sagen hører hjemme. Lovgrundlag Ved vurderingen af hvilke oplysninger der skal udelades af postlisterne er det relevant at tage udgangspunkt i følgende: Forvaltningsloven: 27 om tavshedspligt og 28 om oplysninger der kun i begrænset omfang må videregives til anden forvaltningsmyndighed. Persondataloven: 6, 7 og 8 om følsomme oplysninger. Der skelnes her mellem offentlige og private interesser. Side 1
Offentlige interesser Visse offentlige interesser kan begrunde hemmeligholdelse af oplysninger, det gælder: rigets sikkerhed, forsvar og udenrigspolitiske interesser forebyggelse, efterforskning og forfølgelse af lovovertrædelser o eventuelle henvendelser fra politiet i sager, hvor kommunen har indgivet politianmeldelse for overtrædelse af lovgivningen. offentlig kontrol, regulerings- og planlægningsvirksomhed o politisk og økonomisk planlægning. Nogle breve skal udelades, da den politiske forhandlingsproces vil kunne fordrejes, hvis oplysningerne blev offentliggjort på postlisten. o henvendelser fra offentlige myndigheder eller instanser, som foretager kontrol. det offentliges økonomiske interesser, herunder forretningsvirksomhed. o oplysninger om udbud, kontraktindgåelse m.v. o køb og salg af fast ejendom eller løsøre o leje og udleje o tilbud i henhold til offentligt udbud/eu-udbud o igangværende forhandlinger om løn- og personaleforhold Private interesser Der er to kerneområder hvor private interesser bliver berørt i en sådan grad, at hemmeligholdelse er påkrævet, det gælder: Personers eller private selskabers rent private eller interne forhold Når der er tale om enkeltpersoners rent private forhold, er der en række oplysninger som aldrig må fremgå af postlisten: Oplysninger om race, religion, hudfarve, om politiske, fagforeningsmæssige og andre foreningsmæssige forhold, seksuelle eller strafbare forhold samt oplysninger om helbred, væsentlige sociale problemer eller misbrug. Vedr. foreningsmæssige forhold, er tilknytning til mere hobbybetonede foreninger som f.eks. idrætsforeninger ikke i almindelighed en fortrolig oplysning men kun medlemskab af mere holdningsprægede/holdningsdannende foreninger Herudover er der en række oplysninger som af etiske grunde ikke bør fremgå: indtægts- og formueforhold, arbejds- uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold adresse, hvis denne afslører mere private forhold eks. hospital, fængsel el. lign. at borgeren har et klient-forhold til kommunen interne familieforhold at en person er ansøger til en opslået stilling. Det må ikke fremgå hvem ansøgeren er, men kun at der er tale om ansøgning til en given stilling. Er det muligt at anonymisere oplysningerne, så man ikke kan identificere de enkeltpersoner, som dokumenterne indeholder fortrolige oplysninger om, vil dokumentet kunne medtages på postlisten i anonymiseret form. Side 2
Personers eller private selskabers drifts- eller forretningsforhold eller tekniske fremgangsmåder Hvis offentliggørelse medfører risiko for økonomisk tab for den person eller virksomhed, oplysningen vedrører, bør oplysninger af denne karakter udelades. Der kan være tale om: oplysninger om nye produktionsmetoder oplysninger, der på anden måde skader konkurrenceevne eller afsætningsmuligheder Generelt kan det være svært at vurdere hvorvidt, der foreligger nogen risiko, derfor bør oplysninger af sådan karakter udelades. Sagstyper på postlisten Sager der ikke medtages: køb og salg af fast ejendom industrimiljøsager, hvis konkurrenter kan opnå vigtig indsigt sager hvor kommunen huser sekretariat for andre myndigheder eks: Fyns Affalds Koordinerings Selskab Dokumenter der ikke medtages: tilbud på leverancer m.v., samt i udbuds- og licitationssager kontraktindgåelse m.v. interne breve, interne dokumenter og interne mails m.v. korrespondance med egne kontraktområder Dokumenter der skal anonymiseres: klager over serviceydelser, sagsbehandling og lignende forsikringssager erstatningssager Det skal altid bero på en konkret vurdering, om breve kan optages på postlisten. Generelt om særlige sagstyper Personsager Postlisten medtager ikke personsager, herunder personalesager, ansættelsessager og klientsager. Disse sager indeholder oftest oplysninger af så privat karakter, at de ikke vil kunne anonymiseres i tilstrækkelig grad. Sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige er undtaget for aktindsigt i offentlighedsloven. Der kan derfor ikke gives oplysninger om, hvem der søger en given stilling. Personsager undtages derfor i deres helhed fra postlisterne. Interne dokumenter m.v. De kriterier, der i offentlighedsloven og forvaltningsloven undtager dokumenter fra offentlighed fører til, at interne dokumenter herunder brevveksling og e-mails mellem institutioner og forvaltning ikke skal optages på postlisten. Side 3
Sager hvor kommunen huser sekretariat for andre myndigheder Dokumenter der udveksles i forbindelse med at kommunen huser sekretariat for andre myndigheder er generelt undtaget fra aktindsigt i offentlighedsloven. Disse sager undtages således fra postlisten, med mindre myndigheden ønsker at offentliggøre sine dokumenter. Klagesager Klager over serviceydelser, sagsbehandling og lignende offentliggøres ikke, eller alene i anonymiseret form. Anker over konkrete afgørelser som eks. myndighedsafgørelser optages på postlisten. Ansøgningssager om tilskud m.v. Generelle ansøgningssager blandt andet vedrørende tilskud fra offentlige puljer eller støtte til forskellige projekter kan angives på postlisterne. Ved ansøgninger om tilskud fra offentlige puljer, vil ansøgerens identitet ikke blive hemmeligholdt, uanset om ansøgeren er en forening/privatperson eller andet. Der kan dog være tilfælde, hvor ansøgning må hemmeligholdes på grund af forretningsmæssige eller andre hensyn til projektets indehaver. Sager hvor kommunen har indgivet politianmeldelse Har kommunen indgivet politianmeldelse for overtrædelse af særlovgivningen, må sagen kun optræde på postlisten i anonymiseret form, idet den anmeldelsen vedrører kan blive sigtet for forholdet. Derfor skal både dokumentnavn, afsender/modtager og journalnummer udelades. Civile retssager og voldgiftssager, hvor kommunen er part i sagen Breve i civile retssager og voldgiftssager, som kommunen er involveret i, kan som udgangspunkt medtages på postlisten. Sagens nærmere omstændigheder, og hvad brevet konkret drejer sig om bør dog ikke fremgå af dokumentets navn. I tilfælde hvor kommunen eks. korresponderer med egen advokat, kan der være processuelle hensyn at tage. I de tilfælde må det kun fremgå at der er tale om korrespondance med en advokat el. lignende i forbindelse med civilt søgsmål eller voldgiftssag. Forsikringssager For forsikringssager gælder det, at oplysninger om, at en navngiven person har pådraget sig en skade konkret kan være undtaget for aktindsigt. Generelt må postlisternes dokumenter med tilknytning til forsikringssager ikke indeholde oplysninger om navn eller andre personoplysninger. Side 4
Hvad skal med på postlisten + Ind- og udgående post, der modtages eller afsendes som led i en administrativ sagsbehandling og som i almindelighed journaliseres. + E-post behandles på lige fod med papirpost, og skal derfor medtages på den åbne postliste i overensstemmelse med gældende lovgivning. Hvad skal IKKE med på postlisten Lovstof, reklamer, orienteringsskrivelser og lignende, materialer som ikke journaliseres. Intern brevveksling mellem kommunens stabe og kontraktområder navne og faktiske oplysninger i sager hvor kommunen har indgivet politianmeldelse faktiske oplysninger om udbud eller forhandlinger ved køb og salg af fast ejendom eller løsøre oplysninger om indkomne tilbud, herunder hvem der har afgivet tilbud og priser i forbindelse med salg af fast ejendom før handlen er afsluttet. faktiske oplysninger vedrørende forhandlinger om leje eller udleje priser i forbindelse med leje/udleje før kontrakten er forhandlet færdig prisoplysninger i forbindelse med offentligt udbud/eu-udbud eller kontraktindgåelse oplysninger om, hvem der har afgivet tilbud ved offentligt udbud/eu-udbud eller i forbindelse med anden kontraktindgåelse. oplysninger om o race o religion o hudfarve o politiske forhold o fagforeningsmæssige forhold o visse andre foreningsmæssige forhold o seksuelle forhold o strafbare forhold o helbred o væsentlige sociale problemer o misbrugsproblemer Ud over denne liste, kan oplysninger være så følsomme, at de ikke bør fremgå af postlisterne. Der skal altid foretages en konkret vurdering ved hvert enkelt dokument, for at sikre, at offentliggørelse er i orden. Side 5