Vejledning Februar Udtalelser og aktindsigt til journalister i personsager

Transkript

1 Vejledning Februar 2009 Udtalelser og aktindsigt til journalister i personsager

2 2 Baggrunden for udarbejdelse af denne vejledning, er Køge Kommunes ønske om at vise åbenhed og saglighed over for pressen. Vejledningen omhandler udtalelser og aktindsigt i personsager. Fuldmagt For at en journalist kan få udtalelse/aktindsigt i en personsag, som Køge Kommune behandler, skal der foreligge en skriftlig fuldmagt fra sagens part(er) Krav til en gyldig fuldmagt En gyldig fuldmagt kræver ganske få ting, som dog alle skal være opfyldt. Der skal være en præcis tekst med et tydeligt ønske, eksempelvis: "Jeg giver hermed journalist xxxx fuldmagt til indsigt i min sag. Da en sag kan indeholde mange dokumenter, bedes det så vidt muligt angivet, hvilke dele af sagen, der ønskes indsigt i. Jeg tillader samtidig Køge Kommune at udtale sig om min sag Personens navn, adresse, cpr-nummer, sagsnummer (så vidt det er muligt) samt underskrift. Det er ikke nok, at borgeren kun skriver under med sine initialer. Bemærk Hvis en sag har to eller flere parter, skal der være skriftlig fuldmagt fra alle parter. Køge Kommune kan modtage fuldmagten på flere måder, blot der er en gyldig underskrift på. Ved personlig henvendelse, med almindelig post, på fax eller som et indskannet dokument sendt pr. mail. Hvis Køge Kommune er i tvivl om underskriftens gyldighed (rette person), vil kommunen bede om fornøden dokumentation. Fuldmagten sendes til: Køge Kommune, Torvet 1, 4060 Køge så vidt mulig med angivelse af den forvaltning/ afdeling, hvorunder sagen hører. Fuldmagtsblanket findes sidst i vejledningen.

3 3 1. Udtalelser Hvad kan Køge Kommune udtale sig om Hvis en person selv har fortalt i pressen, at Køge Kommune behandler hans/hendes sag, kan Køge Kommune i langt de fleste sager bekræfte, om sagen er modtaget, hvis journalisten har en underskreven fuldmagt fra personen. Hvis der er fuldmagt i en sag, vurderer Køge Kommune fra gang til gang, om og hvor meget kommunen kan udtale sig om sagsbehandlingen og indholdet i en sag. Køge Kommune oplyser ikke om en borgers private forhold. Det må kun den pågældende selv fortælle videre. Køge Kommunes opgave er at garantere borgerens retssikkerhed, så hvis en borger ønsker at fortælle om sin sag, er det hans/hendes valg. Det er ikke op til Køge Kommune at offentliggøre private oplysninger. Når der ikke er skriftlig fuldmagt fra en part i sagen Hvis du som journalist ikke har en skriftlig fuldmagt, kan Køge Kommune hverken beeller afkræfte, at vi behandler en sag om en navngiven person. Køge Kommune kan udelukkende oplyse generelt om sager af den pågældende karakter, men kun til citat, hvis det tydeligt fremgår, at der ikke oplyses fra en konkret sag. Udvidet tavshedspligt i børnesager Selv om en journalist har fuldmagt fra forældrene i en børnesag, kan Køge Kommune vurdere, at det ikke er i barnets interesse, at kommunen udtaler sig om sagen. Det er vigtigt at være opmærksom på barnets tarv, og Køge Kommune mener ikke, det er i et barns interesse, at detaljer fra barnets liv bliver omtalt i pressen. Også selv om deres nærmeste eller andre udtaler sig om sagen. Det er således ikke altid, at Køge Kommune kan begrunde, hvorfor vi ikke vil udtale os om en konkret børnesag for netop at beskytte barnet. TV-programmer om personsag Køge Kommune vil altid vurdere i den konkrete sag, om kommunen kan medvirke i et TVprogram.

4 4 2. Aktindsigt Tidsfrist for aktindsigt Køge Kommune har som offentlig myndighed pligt til at svare på en henvendelse om aktindsigt inden for 10 dage, hvor det skal oplyses, om anmodningen kan imødekommes eller ej. Hvis anmodningen ikke kan imødekommes, skal afslaget begrundes, og der skal gives klagevejledning. Hvad er aktindsigt? Aktindsigt giver adgang til: Alle dokumenter, f.eks. breve, notater, rapporter, tegninger, fotos m.v., der vedrører sagen Indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedr. den pågældende sags dokumenter Undtagelser interne arbejdsdokumenter Retten til aktindsigt omfatter ikke interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses: Dokumenter, som kommunen udarbejder til eget brug ved behandling af sagen Brevveksling, f.eks. notater mellem forskellige enheder inden for samme myndighed Brevveksling mellem Byrådet og dennes udvalg, afdelinger og andre administrative organer eller mellem disse organer indbyrdes. Retten til aktindsigt i interne dokumenter, som foreligger i endelige form, gælder dog alligevel i visse tilfælde, hvis Dokumenterne alene gengiver indholdet af Køge Kommunes endelige beslutning vedr. en sags afgørelse Dokumenterne alene indeholder oplysninger, som Køge Kommune har pligt til at notere efter 6 i lov om offentlighed i forvaltningen Dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder Dokumenterne indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper. Undtagelse af andre dokumenter Som eksempler kan nævnes: Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed (f.eks. kommunens sekretariatsbetjening af et nævn) Kommunens brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelser af, om retssag bør føres Materiale, der tilvejebringes som grundlag for udarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser

5 5 Lovgrundlag Forvaltningsloven og Offentlighedsloven Spørgsmål til vejledningen kan rettes til Ulla Madsen, Ledelsessekretariatet, tlf

6 6 Fuldmagt Udtalelser og aktindsigt til journalister i personsager Mit navn er: Min adresse er: Mit cpr-nummer: Kommunens sagsnummer/afdeling Jeg giver fuldmagt til journalist: Navn: Medie: til indsigt i min sag. Angiv så vidt muligt hvilke dele af sagen, der ønskes indsigt i Jeg tillader samtidig, at Køge Kommune udtaler sig om min sag (Dato) (Underskrift)

7 7 Blanketten kan afleveres ved personlig henvendelse, sendes med post, på fax, eller som indskannet dokument pr. pr. mail. Adresse: Køge Kommune, Torvet 1, 4600 Køge så vidt muligt med angivelse af den forvaltning/afdeling, hvorunder sagen hører. Faxnummer: Mail: