Notat. Retningslinier for åbne postlister. 1. Formål. 2. Hvad er omfattet af postlistereglerne. 3. Hvilken korrespondance medtages på postlisten.

Transkript

1 Notat Den 18. januar 2007 Retningslinier for åbne postlister. 1. Formål Disse retningslinier vedrørende åbne postlister er lavet ud fra et ønske om, at give offentligheden størst mulig indsigt i den ind- og udgående post, der er i Århus Kommune. Formålet er at give borgerne mulighed for at følge med i de aktuelle sager og sikre størst mulig åbenhed. Der er dog en række undtagelser til postlisteordningen (se nedenfor). 2. Hvad er omfattet af postlistereglerne Ordningen omfatter: korrespondance til/fra byrådet korrespondance til/fra magistraten korrespondance til/fra magistratsafdelinger, rådmænd og deres sekretariater korrespondance til/fra de enkelte forvaltninger og kontorer. Århus Kommune Juridisk Afdeling Borgmesterens Afdeling Juridisk Kontor Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2006/01091 Sagsbehandler Malene Riber Faarbæk Telefon Direkte telefon Telefax E-post direkte mrf@jur.aarhus.dk En oversigt over de organisatoriske niveauer Det afgørende er, om henvendelsen vedrører en sag eller giver anledning til oprettelse af en sag, der behandles på disse niveauer. En henvendelse der er stilet til en magistratsafdeling, men straks videresendes til behandling og afgørelse på f.eks. en institution, som ikke er omfattet af postlistereglerne, medtages ikke på postlisten. 3. Hvilken korrespondance medtages på postlisten. Postlisteordningen omfatter al den korrespondance, der behandles i sags- og dokumenthåndteringssystemet Cirius, uanset hvilket medium, der anvendes (almindelige breve, , telefax, andet). Alle dokumenter medtages som udgangspunkt, uanset om offentligheden Retningslinier for åbne postlister.

2 kan få aktindsigt heri. Spørgsmålet om aktindsigt vurderes efterfølgende, hvis der kommer en anmodning. Andre systemer eksempelvis interne systemer, vielsessystemet m.v. er ikke omfattet af postlisteordningen. Følgende korrespondance er undtaget fra postlistereglerne: Internt arbejdsmateriale medtages ikke på postlisterne. 1. Det vil sige brevveksling mellem byrådet, politiske udvalg og de enkelte magistratsafdelinger indbyrdes og mellem forvaltninger og kontorer indbyrdes. Skolerne (skolelederen) og andre institutioner betragtes også som interne i denne sammenhæng. Korrespondance mellem skolebestyrelsen og forvaltningen betragtes derimod ikke som intern korrespondance. 2. Kommunen har i en række tilfælde sekretariatsfunktion for udvalg, nævn m.v., der må betragtes som selvstændige forvaltningsmyndigheder. Korrespondance til og fra disse udvalg, nævn m.v. er ikke omfattet af postlisteordningen. Korrespondance mellem sekretariatet og de pågældende udvalg m.v. optages ikke på postlisten, da det betragtes som intern korrespondance. En oversigt over de udvalg m.v., der må betragtes som selvstændige forvaltningsmyndigheder fremgår her. (Link til oversigt) Sager indeholdende rent private forhold. Sager der vedrører rent private forhold medtages ikke på postlisten. Ved rent private forhold forstås der ifølge persondatalovens 7 og 8: 7, stk. 1:..oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssig tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold. 3. Hvilken korrespondance medtages på postlisten. Side 2 af 6

3 8, stk. 1:..oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold end de i 7, stk. 1 nævnte. Andre private forhold som nævnt i 8, stk. 1 kan eksempelvis være oplysninger om andre foreningsmæssige tilhørsforhold end fagforening, familiestridigheder, separations- og skilsmissebegæringer og adoptionsforhold. Sager vedrørende rent private forhold må ifølge Datatilsynet ikke optages på postlisten, heller ikke i anonymiseret form, og offentligheden kan ikke få aktindsigt heri. Sager, der vedrører sådanne forhold, er således undtaget fra postlistereglerne. Det er eksempelvis sager om tvangsfjernelser, bedragerisager, personalesager, arbejdsskadesager m.v. Det bemærkes, at såfremt et dokument indeholder en enkelt oplysning, der falder ind under persondatalovens 7 eller 8, medfører det ikke, at dokumentet ikke skal på postlisten, hvis sagen ikke ellers vedrører rent private forhold. Den rent private oplysning må dog ikke fremgår af den dokumenttitel, der kommer på postlisten. Sager, der indeholder andre personlige oplysninger end dem, der er omfattet af persondatalovens 7 og 8, er som udgangspunkt omfattet af postlistereglerne (persondatalovens 6). 6-oplysninger kan både være fortrolige og ikke-fortrolige oplysninger. Eksempelvis er oplysninger om privates indtægts- og formueforhold fortrolige oplysninger. Det præciseres i den forbindelse, at det ikke er sikkert, at offentligheden kan få hel eller delvis aktindsigt i de dokumenter, der ligger på postlisten. Spørgsmålet om aktindsigt vurderes, hvis der kommer en anmodning. Rutinemæssige sager der hovedsageligt vedrører betalinger for eksempel betaling af regninger, inkassosager m.v. Masseforsendelser der ikke indgår i en egentlig administrativ sagsbehandling, dog ikke generelle meddelelser fra KL og statslige myndigheder. 3. Hvilken korrespondance medtages på postlisten. Side 3 af 6

4 Det betyder, at eksempelvis reklamer, invitationer, kursustilbud m.v. ikke optages på postlisterne. Ekstern korrespondance der ikke vedrører problemstillingen i en sag f.eks. fastlæggelse af mødetidspunkter eller bekræftelse af modtagelse Rene partipolitiske henvendelser og tilkendegivelser der ikke indgår i sagsbehandlingen Klager over navngivne eller identificerbare kommunalt ansatte. Sådanne klager undtages, da der kan være forhold, der give anledning til opstart af en personalesag mod medarbejderen. 4. Udformning af postlister. Teksterne i postlisterne udformes således, at man herved klart kan se, hvad en henvendelse drejer sig om. Enhver fortrolighed fjernes, ligesom navne, adresser m.v. fjernes. 5. Hvornår og hvordan optages korrespondancen på postlisterne. Indgående korrespondance journaliseres og optages snarest muligt efter modtagelsen. Udgående korrespondance optages så vidt muligt på postlisten 2 dage efter afsendelsen, således at adressaten ved normal postgang på dette tidspunkt må antages at have modtaget korrespondancen. Indgående post, der har karakter af masse-post, som f.eks. ansøgninger om lån af kommunale lokaler og ansøgninger om tilskud fra kommunale puljer, kan optages på postlisterne i generel form efter ansøgningsfristens udløb. Svar på mere generelle høringer, som f.eks. høringer af skolebestyrelser/skoler, daginstitutionsbestyrelser/daginstitutioner og i forbindelse med lokalplaner og lignende kan optages på postlisterne i gene- 4. Udformning af postlister. Side 4 af 6

5 rel form, når høringsfristen er udløbet. Udgående masseforsendelser f.eks. høringsskrivelser i henhold til plan- og byggelovgivningen, eller skrivelser, som i øvrigt henvender sig til en større ubestemt kreds af borgere kan optages på postlisterne i generel form. De enkelte magistratsafdelinger er dog frit stillet med hensyn til en separat optagelse af ind- og udgående massepost på postlisterne. Færdige dokumenter kommer som udgangspunkt automatisk med på postlisten. Dette gælder dog ikke de sagstyper, der er undtaget fra postlistereglerne. Det er vigtigt, at sagsbehandleren husker at gøre dokumenterne færdige. 6. Hvor føres postlisterne. Postlisterne udarbejdes som udgangspunkt der, hvor behandling af sagen foretages, og/eller der hvor afgørelsen træffes. De enkelte magistratsafdelinger må dog selv tage stilling til, på hvilket niveau korrespondance optages på postlisten - f.eks. om korrespondance der er stilet til en magistratsafdeling, men videresendes til behandling på forvaltningsniveau, skal optages på magistratsafdelingens postliste eller på den enkelte forvaltnings postliste. Korrespondance, der er stilet til byrådet eller en (forkert) magistratsafdeling, og som videresendes til behandling og afgørelse i den relevante magistratsafdeling, føres på postlisterne af den magistratsafdeling/forvaltning, der behandler korrespondancen. 7. Fjernelse af korrespondance på postlisterne. Breve på postlisterne fjernes fra hjemmesiden efter en uge. 8. Postlistenetværk. Hver magistratsafdeling udpeger en eller flere ansvarlige på afdelingseller forvaltningsniveau, der skal sikre, at der ikke komme fortrolige oplysninger på postlisten. Den ansvarlige kigger dagligt listen over de dokumenter, der skal på postlisten, igennem. 6. Hvor føres postlisterne. Side 5 af 6

6 Magistratsafdelingerne udpeger en repræsentant, som deltager i et tværmagistratslig postlistenetværk, der mødes to gange om året. 9. Retningsliniernes ikrafttræden. Byrådet vedtog retningslinierne på deres møde den xx 2007 og retningslinierne træder i kraft 2 måneder efter byrådets vedtagelse. Retningslinierne evalueres efter 1 år. Borgmesterens Afdeling er i samarbejde med magistratsafdelingerne bemyndiget til at revidere og ændre i postlistereglerne 9. Retningsliniernes ikrafttræden. Side 6 af 6