Statsforvaltningens udtalelse af 11. juni 2009 til en borger

Transkript

1 Statsforvaltningens udtalelse af 11. juni 2009 til en borger T I L S Y N E T M E D K O M M U N E R N E I R E G I O N S Y D D A N M A R K Statsforvaltningen Syddanmark har modtaget din henvendelse af 11. maj 2009 vedrørende klage over afslag på aktindsigt i lejekontrakt mellem Odense Kommune og Restaurant Carlslund samt lejekontrakt mellem Odense Kommune og Nestle Premier Is, Kiosk Skovsøen. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommunes administration af reglerne om aktindsigt har været i overensstemmelse med lovgivningen. S T A T S F O R V A L T N I N G E N S Y D D A N M A R K S T O R E T O R V A A B E N R A A J O U R N A L N R. : / S A G S B E H A N D L E R : D L U S Y D D I R E K T E T E L E F O N : T E L E F O N : T E L E F A X : E A N - N R S E - N R t i l s y n s y s t a t s f o r v a l t n i n g. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g. d k E K S P E D I T I O N S T I D : M A N D A G - O N S D A G : T O R S D A G : F R E D A G : Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse: Sagens baggrund T E L E F O N T I D : M A N D A G - O N S D A G : T O R S D A G : F R E D A G : Det fremgår af sagen, at du den 21. april 2009 anmodede Odense Kommune om aktindsigt i to lejekontrakter mellem henholdsvis Odense Kommune og Restaurant Carlslund samt Nestlé Skovalléen 99 (Kiosk Skovsøen). Odense Kommune traf den 6, maj 2009 afgørelse om aktindsigt, hvori der blev givet afslag på aktindsigt i dele af lejekontrakterne med henvisning til offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5. Følgende fremgår blandt andet af Odense Kommunes udtalelse til statsforvaltningen af 20. maj 2009: ( ) Odense Kommunes juridiske vurdering Odense Kommunes vurdering af Aksel Bersang Rasmussens anmodning om aktindsigt i lejekontrakterne, er foretaget efter Karnov s bemærkninger til Offentlighedslovens sammenholdt med Statsforvaltningens brev af 25. marts 2009 til en borger.

2 Journalnr.: /461. Statsforvaltningens udtalelse i den forbindelse bl.a.: Det fremgår af offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, at der kan gives afslag på aktindsigt med henvisning til de t offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Det fremgår endvidere af offentlighedslovens 13, stk. 2, at hvis retten til at undtage visse dokumenter fra aktindsigt kun omfatter en del af dokumentet skal der gives aktindsigt i dokumenternes øvrige indhold. Statsforvaltningen finder, at det kun er den del af kontrakten der vedrører lejeafgiftens størrelse samt beregning af lejeafgift, der kan undtages fra aktindsigt. Som det var tilfældet i sagen vedrørende Tønder Kommune, er der i nærværende sag også tale om en kommune, der ved udlejning driver virksomhed i fuld konkurrence med private virksomheder. Principperne i statsforvaltningens udtalelse af , finder efter Odense Kommunes opfattelse, tillige anvendelse på nærværende sag. Odense Kommune har således undtaget lejeafgiftens størrelse samt beregninger heraf, fra aktindsigt for begge lejekontrakter, jf. offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5. Derimod har Odense Kommune givet Aksel Bernsang Rasmussen aktindsigt i lejekontraktens øvrige indhold, jf. offentlighedslovens 13, stk. 2. ( ) S I D E 2 Statsforvaltningen har modtaget kopi af de dokumenter, der var blevet unddraget fra aktindsigt. Statsforvaltningen konstaterer, at de undtagne oplysninger fra erhvervslejekontrakterne mellem Odense Kommune og Restaurant Carlslund samt Nestlé Skovalléen 99 (Kiosk Skovsøen) om leje af arealer til brug for henholdsvis restaurationsdrift samt iskiosk vedrører lejeafgiftens størrelse og beregning af denne samt depositummets størrelse. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008).

3 Tilsynet omfatter ikke spørgsmål om hensigtsmæssighed, herunder sagsbehandlingens tilrettelæggelse eller sagsbehandlingstiden i det omfang, sådanne spørgsmål ikke er reguleret i lovgivningen. God forvaltningsskik er endvidere ikke en del af prøvelsesgrundlaget, da disse principper ikke har karakter af retsregler. Følgende fremgår 4, stk. 1, 5, stk. 1, 12 og 13 i lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven - lov nr. 572 af 19. december 1985, som senest ændret ved 5 i lov nr. 552 af 24. juni 2005): 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. 5. Retten til aktindsigt omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til ( ) 5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, eller 6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Stk. 2. Gør hensyn som nævnt i stk. 1 sig kun gældende for en del af et dokument, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. S I D E 3 Følgende fremgår af pkt. 44 i Justitsministeriets vejledning om, offentlighed i forvaltningen af 3. november 1986: 44. Efter 13 kan retten til aktindsigt i øvrigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til en række nærmere angivne offentlige eller private interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Det gælder f.eks. hensynet til statens sikkerhed, rigets udenrigspolitiske eller

4 udenrigsøkonomiske interesser, forebyggelse og forfølgning af lovovertrædelser, gennemførelse af offentlig kontrol og planlægningsvirksomhed samt det offentliges økonomiske interesser. Også andre private og offentlige interesser end dem, der udtrykkeligt er nævnt i 13, nr. 1-5, kan, jfr. nr. 6, begrunde undtagelse fra den almindelige adgang til aktindsigt, når hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er klart påkrævet. I tilfælde, hvor der kan være begrundet tvivl om, hvorvidt en begæring om aktindsigt bør afslås efter 13, vil det kunne være rimeligt at indhente en udtalelse fra den, hvis interesse kan være til hinder for, at begæringen imødekommes( ). Offentlighedslovens 4 er udtryk for lovens hovedregel om et generelt offentlighedsprincip. Dokumenter i den offentlige forvaltning skal således kunne forlanges udleveret, medmindre der er sikker hjemmel til, at myndigheden kan nægte at udlevere de ønskede dokumenter eller oplysninger. Det fremgår af offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, at der kan gives afslag på aktindsigt med henvisning til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Det fremgår endvidere af offentlighedslovens 13, stk. 2, at hvis retten til at undtage visse dokumenter fra aktindsigt kun omfatter en del af dokumentet skal der gives aktindsigt i dokumenternes øvrige indhold. Statsforvaltningen har noteret sig, at de undtagne oplysninger fra erhvervslejekontrakterne mellem Odense Kommune og Restaurant Carlslund samt Nestlé Skovalléen 99 (Kiosk Skovsøen) vedrører lejeafgiftens størrelse og beregning af denne samt depositummets størrelse. S I D E 4 Statsforvaltningen har endvidere noteret sig, at Odense Kommune har givet aktindsigt i lejekontrakternes øvrige indhold. Erhvervslejekontrakterne indeholder en beskrivelse af vilkårene for lejemålet, herunder lejers hæftelsesansvar, lejemålets omfang, lejemålets anvendelse, lejeafgiftens størrelse samt størrelsen på depositummet. Der er således tale om, at kommunen ved udlejning af arealer driver virksomhed i fuld konkurrence med private virksomheder. Det er en klart afgrænset del af det offentliges virksomhed.

5 Statsforvaltningen finder, at den del af kontrakten der vedrører lejeafgiftens størrelse og beregning af lejeafgift samt størrelsen på depositummet, kan undtages fra aktindsigt. Statsforvaltningen lægger vægt på, at aktindsigt i oplysninger om lejeafgiftens størrelse og beregning af leje samt størrelsen på depositummet kan svække kommunens forhandlingsposition og at afslag således kan gives for at sikre kommunens stilling som part i kontraktsforhold. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere i sagen. I øvrigt Odense Kommune har modtaget kopi af dette brev. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet: ( Med venlig hilsen Stella Bøttger specialkonsulent / Ditte Lundgaard Jakobsen fuldmægtig S I D E 5