Vejledning til behandling af sager om aktindsigt

Transkript

1 Vejledning til behandling af sager om aktindsigt

2

3 Vejledning til behandling af sager om aktindsigt september Indledning 2. Forskellen mellem forvaltningsloven og offentlighedsloven 3. Hvordan søger man om aktindsigt 4. Hvad kan man få aktindsigt i 4.1. Løbende aktindsigt 4.2. Journaliseringspligt 4.3. Identifikationskravet 4.4. Egen acces 4.5. Indsigt i databaser 5. Hvad er undtaget fra aktindsigt 5.1. Meroffentlighed 6. Sager der er undtaget fra aktindsigt 7. Dokumenter der er undtaget fra aktindsigt 7.1. Ekstraheringspligt 8. Oplysninger der er undtaget fra aktindsigt 8.1 Oplysninger, der er undtaget efter forvaltningsloven og offentlighedsloven 8.2. Oplysninger, der er undtaget efter offentlighedsloven 9. Behandling af sager om aktindsigt 9.1. Kompetence 9.2. Tidsfrister 9.3. Begrundelse 9.4. Form 9.5. Betaling 10. Klage over afgørelser om aktindsigt Afgørelser efter forvaltningsloven Afgørelser efter offentlighedsloven Klage over sagsbehandlingstiden 11. Henvisninger og forslag til formuleringer

4 1. Indledning Der findes regler om aktindsigt i flere forskellige love. Denne vejledning omhandler reglerne om aktindsigt efter forvaltningsloven og offentlighedsloven. Der findes også regler om aktindsigt i anden lovgivning, fx i persondataloven og i miljøoplysningsloven. Disse regler behandles ikke i denne vejledning. Reglerne om aktindsigt i forvaltningsloven og offentlighedsloven gælder generelt for den offentlige forvaltning, og da reglerne stort set er ens, behandles de sammen i denne vejledning. Formålet med vejledningen er at give dig en hurtig hjælp til at behandle aktindsigtsanmodninger på egen hånd. Den gennemgår de regler, der er væsentligst at kende for en medarbejder i en kommune, men den gennemgår ikke lovgivningen i alle detaljer. Er du i tvivl om hvordan du skal behandle en anmodning om aktindsigt, skal du kontakte din leder. Der er også hjælp at hente i Center for Politik og Strategi. Det kan være både tidskrævende og kompliceret at behandle anmodninger om aktindsigt, ofte ved ansøgeren ikke hvad der findes i administrationen og spørger derfor meget bredt. Det kan være en rigtig god ide at tale med ansøgeren om hvad, den pågældende søger, og på den måde få begrænset anmodningen til nogle få dokumenter eller sager. Formålet med reglerne om aktindsigt er at sikre åbenhed i den offentlige forvaltning, blandt andet med henblik på at styrke borgerens retsstilling, offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning og tilliden til den offentlige forvaltning. Alle disse formål forudsætter at den offentlige administration i videst muligt omfang er åben omkring, hvad den laver. Reglerne er derfor lavet således at de lægger op til, at man giver aktindsigt medmindre der er konkrete og tungtvejende grunde til, at det ikke kan ske. De følgende afsnit om undtagelserne skal derfor også læses på den måde, at undtagelserne kan anvendes, men ikke nødvendigvis skal anvendes, hvis ingen interesser bliver skadet ved at give den ansøgte aktindsigt. I Fredensborg Kommune er der truffet beslutning om at alle aktindsigtsanmodninger, der kommer fra medier besvares fra Center for Politik og Strategi, men således at de øvrige centre bistår med at finde det relevante materiale frem til besvarelsen. Alle øvrige aktindsigtsanmodninger besvares af de respektive centre, der har ansvaret for den pågældende sag.

5 2. Forskellen på forvaltningsloven og offentlighedsloven Når du modtager en anmodning om aktindsigt skal du først gøre dig klart, om det er forvaltningsloven eller offentlighedsloven, der finder anvendelse i sagen. Forskellen på offentlighedsloven og forvaltningslovens aktindsigtsregler ligger dels i hvem, der kan bruge reglerne og dels i anvendelsesområdet. Forvaltningslovens regler om aktindsigt, der findes i forvaltningslovens kapitel 4, gælder alene for parter i en sag, hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Man er part i en sag, hvis man har en væsentlig individuel, retlig interesse i en sags afgørelse. Offentlighedsloven gælder for alle, dvs. at folk, der ikke er parter, forskere, journalister osv. kan søge om aktindsigt efter reglerne i denne lov. Loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning. Den gælder også for selskaber, der er ejet af det offentlige og for selvejende institutioner, fonde osv. som kommunerne indgår aftale med om at udføre opgaver, og som er underlagt tilsyn og kontrol fra det offentlige. 3. Hvordan søger man om aktindsigt Der er ingen formkrav til en anmodning om aktindsigt. Ofte vil ansøgeren sende en mail eller et brev, men det er ikke altid tilfældet. Hvis borgeren i telefonen eller under et møde fremsætter et ønske om aktindsigt, skal du skrive det ned og behandle anmodningen på dette grundlag. Du skal efter omstændighederne sende anmodningen videre til rette myndighed eller vejlede borgeren om det rigtige sted at henvende sig, hvis du modtager en anmodning om aktindsigt i en sag, som du ikke behandler. Det er uden betydning, hvorfor ansøgeren ønsker at få aktindsigt. Det er som udgangspunkt også uden betydning, hvad ansøgeren vil bruge dokumenterne til. Der findes dog en mulighed for at afslå aktindsigt, hvis ansøgeren skal bruge oplysningerne til at forfølge et retsstridigt formål. Dette er beskrevet nærmere nedenfor. 4. Hvad kan man få aktindsigt i Man få aktindsigt i alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed mv. som led i en administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Der er kun ret til aktindsigt i dokumenter, der findes på tidspunktet for anmodningens modtagelse, men du bør medtage de dokumenter der er kommet til i tiden mellem anmodningen om aktindsigt er modtaget og det tidspunkt, hvor du giver aktindsigten. Der er ingen pligt til at lave dokumenter eller skemaer, som ikke eksisterer, uddrage bestemte oplysninger af sagens dokumenter, eller rekonstruere forsvundne dokumenter eller dokumenter, der er

6 kasseret efter kassationsreglerne. Hvis det derimod er en fejl at dokumenterne er kasseret, skal man udfolde rimelige bestræbelser på at genskabe dokumentet, f.eks. ved hjælp af back-up filer. Dokumenter, der er afsendt fra myndigheden, kan man først få aktindsigt i dagen efter at de er afsendt, hvis de er sendt til en anden end den der søger aktindsigt.dette skyldes, at modtageren skal have modtaget dokumentet, inden andre kan få aktindsigt i det. Man må ikke rette i dokumenterne inden de udleveres, men man må selvfølgelig godt fjerne oplysninger, der ikke er omfattet af retten til aktindsigt, eller foretage ekstrahering og anonymisering efter lovens regler. Dokumenter er materiale, der har været sagsbehandlet på, men ikke løse lapper, Post-it sedler og lignende. Begrebet dokumenter er teknologineutralt, dvs. både papirdokumenter, elektroniske dokumenter, lydfiler, billedfiler, fotos, kort osv. er omfattet af begrebet. s og sms anses for dokumenter, hvis de indeholder oplysninger om faglige vurderinger eller oplysninger om en sags faktiske omstændigheder. s og sms, der er formløse og nærmest erstatter en almindelig samtale, anses ikke for dokumenter. Eksempelvis aftaler om et mødetidspunkt, ønsker om telefonopringning osv. Ting, som ikke er indgået i sagsbehandlingen er ikke omfattet af retten til aktindsigt. F.eks. bøger, brochurer, reklamer og andre publikationer, der er tilsendt myndigheden, eller blot tilsendt myndigheden til orientering eller opbevaring. Det samme gælder undervisningsmateriale, lovsamlinger, blanketter o.lign. Talepapirer er omfattet af retten til aktindsigt, hvis de er udarbejdet af forvaltningen, men ikke hvis det drejer sig om et talepapir som f.eks. et byrådsmedlem selv har skrevet til eget brug under et møde. Herudover kan man få aktindsigt i journallister, aktlister, registre og andre oversigter over en sags dokumenter. Når du giver aktindsigt skal du medsende en liste over sagens akter. Du må kun udtage oplysninger fra listen, hvis der er oplysninger i denne, som i sig selv er undtaget fra aktindsigt, f.eks. hvis der i listen optræder cpr-numre Løbende aktindsigt Det sker, at ansøgeren beder om at få tilsendt nye dokumenter i sagen, efterhånden som de produceres. Efter offentlighedsloven er der ingen pligt til at give løbende aktindsigt. Efter forvaltningsloven er der pligt til at give løbende aktindsigt, så du må notere en sådan anmodning i sagen og sende nyt materiale løbende eller med mellemrum, som aftales med ansøgeren.

7 4.2. Journaliseringpligt Offentlighedsloven stiller krav om, at myndighederne skal journalisere dokumenter, som er modtaget fra eller afsendt til udenforstående, samt interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Dokumenterne skal journaliseres såfremt de har betydning for sagen eller sagsbehandlingen, dvs. hvis de har en dokumentationsmæssig eller bevismæssig værdi for sagen eller sagsbehandlingen. Bemærkningerne til offentlighedsloven siger, at journalisering af ind- og udgående dokumenter bør ske i løbet af 3-4 arbejdsdage fra modtagelsen og s, i det omfang de overhovedet skal journaliseres, i løbet af 7 arbejdsdage. Interne dokumenter bør journaliseres i rimelig tid efter, at de har fået deres endelige udformning. Formålet med journaliseringspligten er at medvirke til, at dokumenterne i den offentlige forvaltning håndteres på en sådan måde at de kan stilles til rådighed for offentligheden, bl.a. som led i aktindsigt. I forhold til aktindsigt har journaliseringspligten særligt den betydning, at man ikke kan undlade at give aktindsigt med henvisning til, at man ikke har fået journaliseret sagens dokumenter, og særligt i store sager, kan det være et omfattende arbejde, hvis man senere skal rette op på en manglende journalisering Identifikationskravet Den, der søger om aktindsigt, skal oplyse den sag, den pågældende ønsker aktindsigt i, eller give de oplysninger, der er nødvendige for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og oplyse det emne, som sagen eller dokumentet vedrører. Hvis ansøgeren kan oplyse et bestemt journal- eller sagsnummer er kravet om identifikation oplyst. Kravet om at oplyse et emne er opfyldt, hvis ansøgeren oplyser hvad sagen/sagerne handler om, eller hvilken periode, der ønskes sager fra. Det er ikke opfyldt, hvis ansøgeren ønsker brevveksling mellem X og Y. Det kan undertiden være vanskeligt på baggrund af ansøgerens oplysninger at finde ud af, hvad denne ønsker. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at kontakte ansøgeren og få uddybet ansøgningen. Ofte er ansøgeren tilfreds med at få ganske få dokumenter udleveret, men er usikker på hvad man skal spørge efter for at få det ønskede, og vælger derfor at spørge bredt om oplysninger. Det forhold, at man kan nøjes med at angive emnet for det sager, man ønsker aktindsigt i, betyder at behandlingen af en aktindsigtsanmodning kan blive meget omfattende. Man kan afslå at give aktindsigt, hvis det medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug at behandle ansøgningen, dvs. mere end 25 timer eller 3 fulde arbejdsdage. Det gælder dog ikke, hvis anmodningen kommer fra en journalist eller

8 forsker. For disse to grupper gælder det at ressourceforbruget anses for at være uden betydning for om ansøgningen skal imødekommes. Det må derfor anbefales, at du i meget omfattende sager drøfter sagen med ansøgeren for evt. at definere sagerne eller dokumenterne nærmere. Man kan også afslå aktindsigt, hvis man har begrundet mistanke om at anmodningen skal tjene et retsstridigt formål, f.eks. bruges til chikane af andre borgere eller medarbejdere i kommunen Egen acces Egen acces er en regel i offentlighedsloven om, at en person altid kan få indsigt i oplysninger vedrørende sine egne personlige forhold i samme omfang, som efter forvaltningsloven. Den har betydning i de sager, hvor en person der søger om aktindsigt ikke kan bruge aktindsigtsreglerne i forvaltningsloven, f.eks. fordi vedkommende ikke er part i sagen, eller der ikke er tale om en afgørelsessag. Et praktisk eksempel herpå er børnesager, hvor en forælder, der ikke har del i forældremyndigheden, har ret til at få oplysninger om sig selv. Et andet eksempel er sager om faktisk forvaltningsvirksomhed, f.eks. en borger, der klager over vedligeholdelsen af grønne områder. Du kan ikke afslå aktindsigt efter egen acces-reglen med henvisning til, at det er forbundet med et uforholdsmæssigt ressourceforbrug at behandle ansøgningen Indsigt i databaser. Der er ikke ret til aktindsigt i databaser, hverken de databaser, som kommunen selv har oprettet og fører, eller databaser, hvor driften er udliciteret. Dog har man ret til at få et dataudtræk af oplysninger, der allerede findes i en database, hvis kommunen forholdsvis enkelt kan foretage et udtræk ud fra allerede kendte søgekriterier i databasen. Retten til at få et dataudtræk gælder ikke for så vidt angår følsomme personoplysninger efter persondatalovens 7, stk. 1, eller 8. Hertil kommer, at man har ret til at få indsigt i databeskrivelser for en myndigheds databaser. Dvs. hvilke typer oplysninger, der indgår i en bestemt database, hvilket grundlag oplysningerne i databasen bygger på, og hvilke formater en database anvender. Det forudsættes at databeskrivelsen er en kortfattet, generel og overordnet beskrivelse, ikke en IT-manual. 5. Hvad er undtaget fra aktindsigt Der er en række sager, dokumenter og oplysninger, der er undtaget fra retten til aktindsigt. Disse undtagelser er gennemgået i oversigtsform nedenfor.

9 5.1. Meroffentlighed Både forvaltningsloven og offentlighedsloven indeholder regler om meroffentlighedsprincippet. Det er udgangspunktet for begge love, at man skal bruge reglerne om meroffentlighed, og så vidt muligt give aktindsigt i det, der bliver søgt om. Når du modtager en anmodning om aktindsigt i oplysninger, der efter din vurdering er undtaget fra aktindsigt, skal du derfor overveje, om der er noget til hinder for at give aktindsigt i de ønskede oplysninger. Meroffentlighedsprincippet betyder, at en myndighed kan vælge at give aktindsigt i videre omfang end man er forpligtet til efter reglerne i offentlighedsloven og forvaltningsloven. Man kan dog ikke give meroffentlighed, hvis det vil være i strid med regler om tavshedspligt eller reglerne i persondataloven at udlevere oplysningerne. Du skal altid overveje at give meroffentlighed i sager, dokumenter eller oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt, (se herom nedenfor), og det skal fremgå af afgørelsen om aktindsigt, at det er sket, og hvad overvejelserne har ført til. Meroffentlighed betyder også, at man kan vælge at udlevere oplysninger i anonymiseret form, hvis man på den måde kan undgå at de kan bruges til at identificere personer. 6. Sager, der er undtaget fra aktindsigt. Visse sagstyper er helt undtaget fra aktindsigt. Det er: 1. Sager inden for strafferetsplejen Dette omfatter alle sager hos politiet og anklagemyndigheden samt andre myndigheder, der kan afslutte straffesager ved administrative bødeforlæg. Det omfatter også sager, som kommunen beslutter at overgive til politiet fra dette tidspunkt. F.eks. overtrædelser af påbud mv. Bødeforlæg, der er vedtaget af juridiske personer er dog omfattet af retten til aktindsigt. 2. Lovgivning Dette omfatter sager om ny lovgivning, før lovforslag er fremsat i Folketinget. 3. Sager om ansættelse og forfremmelse Man kan ikke få aktindsigt i sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentlige, hverken tjenestemandsstillinger eller overenskomstansættelser. Bestemmelsen omfatter også det offentliges

10 udpegning af medlemmer til offentlige udvalg. Som følge af reglen om egen acces har ansøgere til en stilling ret til at få oplysninger om sig selv, som ansættelsesmyndigheden er i besiddelse af. 4. Personalesager Konkrete personalesager er undtaget fra retten til aktindsigt. Der er dog ret til aktindsigt i oplysninger om navn, stilling, arbejdsopgaver, uddannelse, løn og tjenesterejser. 5. Kalendere Kalendere er undtaget fra retten til aktindsigt. Reglen om, at man har pligt til at vurdere om man skal give meroffentlighed, gælder ikke for kalendere. 7. Dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt 1. Interne dokumenter Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Det er dokumenter som udarbejdes af en myndighed, og som ikke udleveres til udenforstående. Dokumenter, der udveksles mellem forskellige afdelinger eller enhed i kommunen, betragtes som interne. Følgende dokumenter er efter deres karakter interne, men er alligevel omfattet af retten til aktindsigt, hvis det er selvstændige dokumenter og foreligger i endelig form: Dagsorden til udvalgsmøder og byrådsmøder incl. indstillinger, Beslutninger i udvalg og byråd, Anden skriftlig kommunikation mellem byråd og udvalg, og udvalg indbyrdes, Bilag, der indeholder indstillinger eller instruktioner til forvaltningen, Bilag til åbne dagsordenspunkter, medmindre hensynet til den interne beslutningsproces afgørende taler imod det. Et internt dokument mister sin interne karakter, hvis det afgives til udenforstående, dvs. private eller andre offentlige myndigheder end den, der har udarbejdet dokumentet. Det gælder dog ikke, hvis dokumentet udleveres af retlige grunde, dvs. til en klagemyndighed, Folketingets Ombudsmand, Statsforvaltningen. Der er ret til aktindsigt i interne dokumenter, der er udarbejdet som selvstændige dokumenter, og foreligger i endelig form, hvis, Dokumenterne alene gengiver indholdet af den endelige afgørelse i en sag, Dokumenterne alene indeholder oplysninger, der er omfattet af notatpligt,

11 Dokumenterne alene er udarbejdet for at bringe bevismæssig eller anden klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, f.eks. besigtigelsesrapporter, analyserapporter eller spørgeskemaer, Dokumenterne alene indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper, Dokumenterne alene er praksisoversigter. 2. Der er ikke ret til aktindsigt i: Statsrådsprotokoller, Dokumenter der udveksles i forbindelse med at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden, Dokumenter der udveksles med sagkyndige til brug for retssager eller overvejelser om at føre en retssag, Materiale, der tilvejebringes til brug for statistik eller videnskabelige undersøgelser Ekstraheringspligt Ekstrahering betyder, at man skal uddrage og give aktindsigt i visse oplysninger, der er indeholdt i dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt. Det vil typisk være oplysninger i interne dokumenter, som nævnt under pkt. 1., der er tale om, men det kan også være i de dokumenter, der er nævnt under pkt. 2 ovenfor. Der er i disse dokumenter ret til aktindsigt i: oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen, og eksterne faglige vurderinger, interne faglige vurderinger, i endelig form. Du skal ikke foretage ekstrahering, hvis de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten. Hvis der er tale om en aktindsigt efter offentlighedsloven, kan du også undlade ekstraheringen, hvis det nødvendiggør et uforholdsmæssigt ressourceforbrug eller oplysninger er offentligt tilgængelige, f. eks. på en hjemmeside. Man kan sammenfatte ekstraheringspligten til at den omfatter rene faglige vurderinger, som vedrører sagens umiddelbare indhold og skaber klarhed over sagens indholdsmæssige (bevismæssige eller faktiske) grundlag. Den omfatter ikke overvejelser om, hvilken betydning den faglige vurdering skal tillægges i sagen eller overvejelser om, hvad der skal være udfaldet af sagen. Den omfatter heller ikke eksterne faglige vurderinger eller interne faglige vurderinger i endelig form til brug i retssager eller overvejelser om hvorvidt man skal føre en retssag.

12 8. Oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt. Oplysninger i et dokument kan undtages fra aktindsigt ud fra hensynet til private eller offentlige interesser. Det gælder i disse tilfælde generelt, at der kan være særlige regler om tavshedspligt, som sætter grænser for hvor meget der kan udleveres i form af aktindsigt. Det gælder også, at hvis der kun er nogle oplysninger i et dokument, der kan undtages fra aktindsigt, skal resten af dokumentet udleveres Følgende undtagelser gælder for såvel forvaltningsloven som offentlighedsloven: 1. Oplysninger kan undtages fra aktindsigt af hensyn til statens sikkerhed, landets forsvar eller udenrigspolitiske interesser, herunder forholdet til andre lande eller internationale organisationer. 2. Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af hensyn til: Efterforskning og forfølgelse af lovovertrædelser o. lign. Gennemførelse af kontrol- og tilsynsvirksomhed. Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Forskeres og kunstneres originale ideer og foreløbige forskningsresultater og manuskripter. Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Denne gruppe indeholder undtagelser af forskellig art, hvor der skal foretages en afvejning af hensynet til at beskytte de pågældende interesser over for hensynet til sagens parters eller offentlighedens adgang til oplysningerne. F.eks. kan punkt 3 anvendes til at afskære aktindsigt i tilbud mv. på leverancer, køb og salg mv. til det offentlige, hvis offentliggørelse vil begrænse muligheden for at det offentlige kan optræde som en seriøs aftalepart. Omkring punkt 5 bemærkes, at bestemmelsen har et snævert anvendelsesområde, og alene forudsættes anvendt hvor hemmeligholdelse af hensyn til offentlige eller private interesser er klart påkrævet Følgende undtagelser gælder alene for aktindsigt efter offentlighedsloven. Forvaltningsloven indeholder ikke en tilsvarende regel om, at disse oplysninger er undtaget fra aktindsigt, men ofte vil reglerne om tavshedspligt, særligt forvaltningslovens 27, forhindre, at disse oplysninger kan udleveres til andre parter i en sag. 1. Oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold.

13 2. Oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el. lign., hvis det er af væsentlig betydning for den virksomhed, oplysningerne angår, at de hemmeligholdes. Det kan være vanskeligt at vurdere om oplysninger i sagen er omfattet af denne bestemmelse, og det er derfor en god ide at indhente en udtalelse fra den pågældende virksomhed herom. Det er dog fortsat myndighedens ansvar at foretage en vurdering af sagen, og det forhold at virksomheden udtaler sig imod en udlevering af oplysningerne, betyder ikke i sig selv at de kan undtages fra aktindsigt. Virksomheden må under alle omstændigheder begrunde konkret hvordan og hvorfor udlevering af oplysningerne kan komme den til skade. Det er således ikke tilstrækkeligt at henvise til konkurrencemæssige årsager. Det sker undertiden, at privatpersoner tilkendegiver, at de ønsker at være anonyme eller at en virksomhed i sine kontrakter skriver at disse er fortrolige. Du skal være opmærksom på, at en myndighed ikke kan give tilsagn om anonymitet eller fortrolighed i videre omfang end lovgivningen om aktindsigt giver mulighed for. Hvis man bliver stillet overfor sådanne diskretionsforbehold, bør man som sagsbehandler gøre opmærksom på, at denne lovgivning ikke kan fraviges. 9. Behandling af sager om aktindsigt 9.1. Kompetence Kompetencen til at afgøre sager om aktindsigt ligger hos den myndighed, der skal træffe afgørelse i den sag, aktindsigtsbegæringen drejer sig om. Er det ikke en afgørelsessag, ligger kompetencen hos den myndighed, der har dokumentet i sin besiddelse Tidsfrister Lovgivningen indeholder en række regler om frister inden for hvilke en begæring om aktindsigt skal behandles. Det er vanskeligt at holde styr på alle disse, hvortil kommer at nogle frister alene fremgår af forarbejderne til loven. Reglerne gennemgås i hovedtræk nedenfor. Den vigtigste regel, som gælder overordnet, er at anmodninger om aktindsigt skal behandles snarest. Dette indebærer, at aktindsigt i sager, der er klart identificerede og kun indeholder et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver nærmere gennemgang eller overvejelse, skal færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage. Det indebærer også, at hvis en sag indeholder dokumenter, der uden videre kan udleveres, skal du gøre dette og meddele ansøgeren, at du vil vende tilbage, når de øvrige dokumenter er gennemgået. Du skal oplyse hvornår dette forventes at ske.

14 Herudover gælder, at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Ved beregningen af fristen medtælles ikke den dag, hvor ansøgningen modtages, og heller ikke lørdage, søndage og helligdage. Derimod er det uden betydning om anmodningen indkommer efter normal arbejdstids ophør den pågældende dag. Hvis sagen er meget omfangsrig eller kompliceret, kan det være nødvendigt at bruge mere end 7 arbejdsdage på behandlingen af anmodningen. Det kan også være tilfældet, hvis kommunen holder lukket i en længere periode, f.eks. mellem jul og nytår, eller hvis der skal indhentes en udtalelse fra andre myndigheder eller private til brug for behandlingen af anmodningen. Hvis en anmodning undtagelsesvist ikke kan færdigbehandles inden for 7 arbejdsdage, skal du underrette ansøgeren om grunden til fristoverskridelsen og om hvornår en afgørelse forventes at foreligge. Ansøgeren har mulighed for at klage særskilt over sagsbehandlingstiden, se herom nedenfor. Tidsfristerne kan overordnet sammenfattes således: Sager, der er klart identificerede, om som indeholder et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse: 1-2 arbejdsdage. Sager, der indeholder lidt flere dokumenter, der ikke kræver nærmere gennemgang eller overvejelser, eller indeholder et begrænset antal dokumenter, som giver anledning til nærmere gennemgang eller overvejelser: 3-7 arbejdsdage. Sager, der indeholder et stort antal dokumenter eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser, f.eks. af juridisk karakter: inden for 14 arbejdsdage efter modtagelsen. Helt særlige tilfælde hvor anmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser komplicerede juridiske spørgsmål: inden for 40 arbejdsdage efter anmodningen Begrundelse En ansøger, der ikke får udleveret alt, hvad han ønsker, har krav på at få en begrundelse. Begrundelsen skal henvise til den regel, der er anvendt som hjemmel for at afslå anmodningen og de konkrete overvejelser, der har ført til at udtagelsesreglen er anvendt Form Aktindsigt skal som udgangspunkt meddeles i den form, som ansøgeren ønsker. Det kan være i form af elektroniske dokumenter, i papirkopi, eller ved gennemgang af dokumenterne hos myndigheden. Ansøgeren har ikke krav på at få dokumenterne tilsendt i et bestemt digitalt format. Dokumenter, du fremsender elektronisk, bør fremsendes i et format som ikke umiddelbart kan ændres.

15 Hvis dokumenterne i forvejen er offentligt tilgængelige, f.eks. på en hjemmeside, kan du, i sager der behandles efter offentlighedsloven, henvise ansøgeren til dette sted Betaling Der er mulighed for at kræve betaling for udlevering af dokumenter i forbindelse med aktindsigt. Reglerne om betaling er forskellig for aktindsigt efter forvaltningsloven og efter offentlighedsloven. Betalingsbekendtgørelserne kan findes i retsinformation. Et link hertil findes i henvisningerne i afsnit 11. Byrådet har besluttet, at der ikke på nuværende tidspunkt skal opkræves betaling for aktindsigt. 10. Klage over afgørelser om aktindsigt En afgørelse om aktindsigt, hvor ansøgeren ikke får alt, hvad han har bedt om, skal ledsages af en klagevejledning. Klageadgangen er en smule forskellig afhængig af om sagen er behandlet efter forvaltningslovens regler eller offentlighedsloven. Det skyldes, at man i offentlighedsloven har lagt vægt på at klager over afgørelserne fra medierne behandles hurtigt, således sagen ikke mister sin aktualitet under behandlingen af klagen Afgørelser efter forvaltningsloven Hvis afgørelsen vedrører en anmodning om aktindsigt, som er behandlet efter forvaltningslovens regler, gælder at den kan påklage til den myndighed, der er klageinstans for den pågældende afgørelse, og efter de regler som gælder for klage til den pågældende klageinstans. For sager, hvor en klageberettiget part har søgt aktindsigt efter forvaltningslovens regler inden klagefristen er udløbet, kan myndigheden beslutte, at klagefristen afbrydes og først løber videre fra det tidspunkt, hvor aktindsigt bliver givet eller afslået, og da med mindst 14 dage Afgørelser efter offentlighedsloven En afgørelse om aktindsigt efter offentlighedslovens regler kan påklages til den myndighed, som er øverste klageinstans i forhold til den afgørelse eller sag, som anmodningen om aktindsigt vedrører. Det betyder, at i de ganske få tilfælde, hvor der er mulighed for at klage til mere end en højere administrativ klageinstans, er det den øverste af disse klagemyndigheder, der skal behandle klagen. Afgørelsen om aktindsigt kan påklages særskilt, og skal således ikke afvente afgørelsen af sagen som sådan. Klagen skal indgives til den myndighed, der har truffet den afgørelse, der klages over. Myndigheden har 7 arbejdsdage til at genvurdere sagen, og hvis den fastholder afgørelsen, skal sagen sendes til klageinstansen, som skal træffe sin afgørelse inden 20 arbejdsdage.

16 I de sager, hvor der ikke findes en administrativ klageinstans, skal du vejlede om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale tilsynsmyndighed i statsforvaltningen. Såfremt ansøgeren ønsker tilsynsmyndighedens vurdering af sagen, skal henvendelse herom ligeledes indsendes til kommunen, som skal sende sagen videre til tilsynsmyndigheden inden 7 arbejdsdage, såfremt afgørelsen fastholdes Klage over sagsbehandlingstiden I sager, der behandles efter offentlighedslovens regler, er der mulighed for at klage særskilt over sagsbehandlingstiden, hvis der er gået mere end 14 arbejdsdage efter at anmodningen om aktindsigt er modtaget hos den myndighed, som skal behandle den. Klagen skal sendes til denne myndighed som herefter, hvis den ikke inden 7 arbejdsdage har færdigbehandlet ansøgningen, skal videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for hvorfor sagen ikke er færdigbehandlet. Klageinstansen har 20 arbejdsdage til at behandle klagen over sagsbehandlingstiden, og kan evt. beslutte i hvilket omfang, der skal gives aktindsigt. Det praktiske råd, hvis man modtager en klage over sagsbehandlingstiden på en anmodning om aktindsigt, er således at behandle sagen, i stedet for at bruge tiden på at forklare klageinstansen, hvorfor dette ikke er sket tidligere. 11. Henvisninger og forslag til formuleringer. Du kan finde yderligere vejledning på: Her findes lovteksterne til offentlighedsloven og forvaltningsloven samt de vejledninger, som Justitsministeriet har udarbejdet. Du kan også finde betalingsbekendtgørelserne her. Offentlighedsportalen er en hjemmeside, der er oprettet i medfør af offentlighedslovens 18, som siger, at der på internettet skal føres en portal, der indeholder love, administrative forskrifter og lovforslag og Folketingets Ombudsmands udtalelser om aktindsigt. Hjemmesiden administreres af Civilstyrelsen under Justitsministeriet. Dette er en hjemmeside, som Kammeradvokaten har udviklet. Ud over love, regler og afgørelser, indeholder siden spørgsmål og svar på en række praktiske spørgsmål om aktindsigt. Den indeholder også paradigmer, som kan anvendes til afgørelser, høringer, begrundelser og klagevejledninger.

17 Her finder du forslag til formuleringer af forskellige breve, der kan blive relevante i besvarelsen af en anmodning om aktindsigt. Yderligere forslag kan findes på ovennævnte links. Forslag til afgørelse: Du har søgt om aktindsigt i Jeg fremsender vedlagt.. Du har ikke fået aktindsigt i..., da der er tale om interne dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. Forslag til høring af virksomheder: Fredensborg Kommune har den (dato) modtaget en anmodning om aktindsigt i ( f.x. titlen på en kontrakt). Vi skal bede (virksomhedens navn) om at oplyse, hvorvidt der efter (virksomhedens) opfattelse er dele af kontrakten, som indeholder forretningshemmeligheder, dvs. oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el. lign. som det er af væsentlig økonomisk betydning for (virksomheden), at der ikke gives aktindsigt i. Det er en forudsætning for, at vi kan afslå at give aktindsigt i dele af (kontrakten) at oplysningen har konkret væsentlig betydning for virksomheden. Der skal således være tale om en nærliggende risiko for skade typisk i form af et økonomisk tab af nogen betydning såfremt oplysningen udleveres. Vi vil tage (virksomhedens) oplysninger i betragtning, når vi skal beslutte, om der kan gives aktindsigt, men vi skal træffe en afgørelse på grundlag af praksis og fortolkning af loven, og det er derfor ikke sikkert, at vi træffer afgørelse i overensstemmelse med (virksomhedens) udtalelse. (virksomhedens) udtalelse bedes sendt til.. inden den. Forslag til formulering vedr. meroffentlighed, hvis der gives afslag på meroffentlighed: Vi har overvejet hvorvidt, der kan gives aktindsigt i dokumenterne i medfør af reglen i offentlighedslovens 14 om meroffentlighed, men har vurderet at de hensyn til (f.eks. kommunens økonomiske forhold/oplysninger om private forhold/oplysninger om en virksomheds forretningsforhold) som ligger bag undtagelsen taler for, at der ikke gives aktindsigt efter denne bestemmelse.

18 Forslag til afslag, hvor anmodningen er formuleret som et spørgsmål: Du har den (dato) bedt om aktindsigt i oplysninger om (f.eks. antallet af skolebørn, der kører med bus/antallet af flygtninge i midlertidig boligplacering/antallet af olietanke over l.). Du har bedt om at oplysningerne indføres i det regneark, du har medsendt. Retten til aktindsigt omfatter retten til indsigt i eksisterende dokumenter. Den omfatter ikke ret til at få udarbejdet nye dokumenter eller få uddraget oplysninger af en sags dokumenter. Vi kan derfor ikke imødekomme din ansøgning om besvarelse af dine spørgsmål. Tilføj evt.: Vi har undersøgt hvorvidt det er muligt at lave et dataudtræk fra kommunens it-systemer, der besvarer dit spørgsmål. Retten til dataudtræk forudsætter, at det er muligt at lave den nødvendige søgning ved hjælp af få og enkle kommandoer. Dette kan desværre ikke lade sig gøre. Forslag til afslag, hvis man ikke kan identificere sagen: Du har den ( dato) bedt om aktindsigt i ( ). Efter offentlighedsloven 7, skal en anmodning om aktindsigt indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og angive det tema (emne) sagen eller dokumentet vedrører. Fredensborg Kommune har ikke på grundlag af din ansøgning kunnet identificere sager eller dokumenter der vedrører dette i kommunens journalsystem. + klagevejledning. Forslag til klagevejledning til tilsynsmyndighederne: Denne afgørelse kan ikke påklages til en højere klageinstans, men der er mulighed for at indbringe sagen for den kommunale tilsynsmyndighed. Hvis du ønsker sagen indbragt for tilsynsmyndigheden skal du sende din henvendelse herom til Fredensborg Kommune. Vi sender sagen videre til tilsynsmyndighederne inden for 7 arbejdsdage, hvis vi fastholder afgørelsen.

19

20