novem Forside Dagsorden Torsdag den 26. marts 2015 kl. 13.00 Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Malene Lynge (IA) Mille Søvndahl Pedersen (IA) Justus Hansen (D) Martha Abelsen (S) Ane Egede Mathæussen (S) Per Berthelsen (S)
Side 2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 4 2. Meddelelser... 4 3. Orienteringer... 5 03A AWG 2016: Fordeling af midler til Arctic Winter Games - Sportshaller... 5 03B AWG 2016: Anlæggelse af midlertidig biathlonbane... 8 03C Status for Borgerservice... 10 4. Forespørgsler... 13 Ingen.... 13 5. Beslutninger... 14 05A Medlemmers initiativret iht. styrelsesloven om optagelse af sager på Kommunalbestyrelsens samt udvalgenes dagsorden... 14 05B Salg af B-503 beliggende i Arsuk... 21 05C Salg af B-730 beliggende i Arsuk... 23 05D Salg af B-740 beliggende i Tasiilaq... 25 05E Salg af B-772 beliggende i Tasiilaq... 27 05F Salg af B-660 beliggende i Qeqertarsuatsiaat... 29 05G Salg af B-1157 beliggende i Qeqertarsuatsiaat... 31 05H Salg af B-551 beliggende Isortoq... 33 05I Salg af B-632 beliggende i Kapisillit... 35 05J Bortforpagtning af Rådhusets kantine... 37 05K Udmøntning af konto 18.83.01.35.00 s driftskonto... 39 6. Sager til Kommunalbestyrelsen... 40 06A Godkendelse af anlægsregnskaber... 40 06B Høringssvar i forbindelse med revisioner og digitalisering af vandspærrezoner... 42 06C Ophævelse af dispensation... 44 06E Forslag til visitationsregler for kommunale kollegier i Kommuneqarfik Sermersooq... 48 06F Forslag til ny procedure i forbindelse med afgivelse af kommunale høringssvar... 50 7. Lukkede punkter... 52 07A Centralisering af HR / Løn / Bogholderi... 52 07B Planlagt Periodisk Vedligehold: Overdragelse til Iserit... 53
Side 3 8. Eventuelt... 54 9. Godkendelse af referat... 54
Side 4 1. Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser
Side 5 3. Orienteringer 03A AWG 2016: Fordeling af midler til Arctic Winter Games - Sportshaller Til Orientering J.nr.: 22.02.50 Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé I henhold til paritetsaftalen imellem Kommuneqarfik Sermersooq og Selvstyret, skal kommunen alene stå for klargørelserne af alle idrætsfaciliteter under Arctic Winter Games 2016 (AWG). Det betyder, at Inussivik hallen skal renoveres for at kunne leve op til de påkrævede sikkerhedsstandarder under åbnings- og afslutningsceremonier under AWG 2016, ligesom skolernes haller ligeledes skal opdateres for at kunne leve op til AWG s krav samt bygningsreglementet. Det samme gør sig gældende for sportsanlæggene rundt om i byen, herunder ikke mindst de forskellige skianlæg. Forvaltningen for Anlæg og Miljø har på vegne af og i samarbejde med AWG sekretariatet afdækket de anlægstekniske muligheder der er for at bringe byens sportshaller og anlæg op i en stand der lever op til de sportslige krav, som afholdelsen af Arctic Winter games kræver, herunder mulighederne for at udvide Inussivik hallen. Såvel anlægsteknisk som budgetmæssigt, er løsningen med at kombinere en renovering af byens haller og sportsanlæg, med en etablering af snekanonanlæg ved Sisorarfiit, suppleret med containerløsninger fundet tilstrækkelig. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar 2015. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : at tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling I henhold til paritetsaftalen imellem Kommuneqarfik Sermersooq og Selvstyret, skal kommunen alene stå for klargørelserne af alle idrætsfaciliteter under AWG 2016. Badefaciliteter, toiletforhold og lysforhold i alle haller skal leve op til AWGIC s staging manuel. Inussivik hallen skal derfor renoveres for at kunne leve op til sikkerhedsstandarder under åbningsog afslutningsceremonier under AWG 2016. Herunder udbedring af utæt tag, elinstallationer, toiletforhold og lignende for at leve op til minimumskravene for internationale sportsarrangementer. Skolernes sportshaller skal ligeledes klargøres til AWG. Godthåbhallen samt GU s minihal skal også skulle leve op til AWG s standarder, da de indgår i arrangementet. Disse to haller er ikke kommunale, men en kommunal medfinansiering må påregnes. Samlet er der bevilget 15,5 mio. kr. til at renovere byens sportshaller som forberedelse til AWG 2016.
Side 6 Løsningsforslag faglig vurdering Der tegner sig i udgangspunktet to anlægstekniske løsningsmuligheder på renoveringen af byens sportshaller og anlæg. Den ene mulighed er at centrere indsatsen på en om- og tilbygning af Inussivik Hallen, således at meget af AWG 2016 kan løftes med udgangspunkt i en udbygget Inussivik Hal. Udarbejdelse af projektmateriale til forbedring af Inussivik hallen, viste at de ønskede forbedringer ville beløbe sig til 45 mio. kr., og selvom der efterfølgende blev udarbejdet et revideret projektoplæg med betydelige forslag til besparelser, ville omkostningerne til de ønskede arbejder beløbe sig til 13 mio. kr. ud af et samlet budget på de føromtalte 15,5 mio. kr.. Denne løsning blev vurderet til at være for omkostningstung i forhold til de bevilgede midler. Den anden anlægstekniske løsningsmulighed lå i at højne indsatsen generelt omkring de halanlæg og indkvarteringsforhold der skal anvendes under AWG 2016, samt sikre at det er muligt at producere de fornødne snemængder til hovedskisportsanlægget Sisorarfiit ved hjælp af snekanoner. På den baggrund vil der via denne bevilling blive indkøbt 4 snekanoner, mens resten af de anlægstekniske løsninger til snekanonanlægget vil blive finansieret fra konto 75-00-02. På denne måde er det muligt at producere snelagre, der kan transporteres ud på løjperne. Denne anlægstekniske løsning vil sikre at der også er midler til at renovere byens sportshaller, ligesom det bevillingsmæssigt vil være muligt at supplere byens haller og sportsanlæg med de nødvendige faciliteter til omklædning, badeforhold og toiletfaciliteter ved hjælp af opsætningen af containere indrettet til formålet. Disse opsættes midlertidigt under AWG 2016. Forvaltningen for Anlæg og Miljø har udfærdiget et samlet budget på ovennævnte løsningsmodel og på baggrund af AWG`s standarder. Vedhæftet som bilag. 1. Det fremgår heraf, at den samlede pakke med renovering af byens haller, anlæggelse af snekanonanlæg ved Sisorarfiit, samt opsætningen af de nødvendige containere vil kunne holdes indenfor den angivne bevilling, og Forvaltningen for Anlæg og Miljø har derfor anbefalet denne løsningsmodel overfor Forvaltningen for Fælles Service og AWG Sekretariatet. Det vedhæftede bilag 2, er AWG skematisering af manglende bad og toiletforhold, og manglende tekniske anlægsløsninger på de forskellige sportsanlæg. Dette er anvendt til udarbejdelse af budgettet (bilag 1). Økonomisk og ressourcemæssig vurdering I budget 2014-2017 er der de bevilgede midler fordelt som følger: 75-00-04 Arctic Winter Games - Sportshaller 2014 2015 2016 5.500 10.000 0 I det vedtagne budget 2015 2018 er fordelingen i overslagsårene ændret jævnfør nedenstående 75-00-04 Arctic Winter Games - Sportshaller 2014 2015 2016 2.345 8.000 1.600
Side 7 Af den oprindelige bevilling, blev der opnået en besparelse på 3.555 mio. kr. der tilgik kommunekassen i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015-2018. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Paritetsaftalen. Det videre forløb Forvaltningen for Anlæg og Miljø er i gang med at fastlægge tidsplaner for de enkelte delprojekter, og vil snarest iværksætte de første delprojekter. Sideløbende hermed vil arbejdet med at anlægge snekanonanlæg pågå, og det forventes at stå klar primo 2016 i god tid inden AWG 2016. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstilling blev godkendt. Punktet sendes til orientering i. Bilag 1. Oversigt sportshaller 2. Oversigt skoler
Side 8 03B AWG 2016: Anlæggelse af midlertidig biathlonbane Til orientering J.nr.: 22.02.50 Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Kommunens bevilling til anlæggelse af Biathlon bane er på 9,850 mio. kr. og blev politisk besluttet i 2013. Denne bevilling blev vedtaget med udgangspunkt i, at Biathlon banen skulle anlægges i Nuussuaq ved Niarqornannguaq. Indsigelser i forbindelse med udarbejdelse af kommuneplantillæg har medført at Biathlonbanen ændres fra en permanent bane, til en midlertidig. Dette medfører endvidere en signifikant besparelse på anslået 4.234 mio. kr. Det skal dog bemærkes at det af rådgiveren udarbejdede C- overslag, er beregnet på et tidligt stadie i processen, og derfor er behæftet med stor usikkerhed, hvorfor de uforudsete udgifter også er sat til 15%. Politimyndigheden har godkendt placeringen af det midlertidige anlæg, med de i ansøgningen beskrevne sikkerhedsforanstaltninger. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar 2015. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Kommunens bevilling til anlæggelse af Biathlon bane er på 9,850 mio. kr. og blev politisk besluttet i 2013. Denne bevilling blev vedtaget med udgangspunkt i, at Biathlon banen skulle anlægges i Nuussuaq ved Niarqornannguaq. Forvaltning for Anlæg og Miljø har efterfølgende udarbejdet et kommuneplantillæg der muliggjorde placering af et permanent biathlonanlæg i området ved Niarqornannguaq. I forbindelse med at denne plan var i offentlig høring, kom der indsigelser fra blandt andet Biathlon forbundet. Efterfølgende er det undersøgt om andre lokaliteter vil kunne danne rammen om en Biathlonbane, og her blev placering af en midlertidig bane i Qinngorput foreslået. Løsningsforslag faglig vurdering På baggrund af indsigelser til den foreslåede placering af en permanent Biathlonbane, anlægges en midlertidig Biathlonbane placeret ved foden af Store Malene i Qinngorput. For at kunne placere banen i dette område, kræves en godkendelse af politimyndigheden, og denne blev givet 18. august 2014. Beskrivelse af forhold omkring sikkerheden til godkendelse er udarbejdet, og danner grundlag for tilladelsen. Forvaltningen for Anlæg og Miljø har fået udarbejdet et c-overslags for anlæggelse af en midlertidig Biathlonbane i Qinngorput. De samlede udgifter til anlæggelse af et midlertidigt anlæg er af Forvaltningen for Anlæg og Miljø vurderet til at medføre en besparelse på 4.234 mio. kr. i forhold til de afsatte midler. Det midlertidige anlæg opbygges i sne, og vil derfor kun være fuldt funktions dueligt i den uge AWG 2016 bliver afholdt. I sæsonen 2014-2015 vil Sisorarfiit opbygge anlægget og teste det for at
Side 9 se om det fungerer og kan overholde kravene til AWG 2016. På baggrund af erfaringer herfra er det muligt at nå at forbedre konceptet i 2015, og lave de nødvendige ændringer inden AWG2016 Den ene pistemaskine er finansieret fra denne bevilling, da ændringen fra permanent til midlertidigt anlæg, frigav midler fra bevillingen. Finansiering fra denne bevilling ligger i tråd med anlæggets type, da der vil være behov for en pistemaskine under opførsel af anlægget, samt afholdelse af konkurrencer. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering I budget 2014 2017 er der de bevilgede midler fordelt som følger: 75-00-05 Arctic Winter Games - Biathlonbane 2014 2015 2016 6.000 3.850 0 I det vedtagne budget 2015 2018 er fordelingen i overslagsårene ændret jævnet nedenstående. 75-00-05 Arctic Winter Games - Biathlonbane 2014 2015 2016 0.716 2.900 2.000 Af den oprindelige bevilling, blev der opnået en besparelse på 4.234 mio. kr. der tilgik kommunekassen i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015 2018. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Paritetsaftalen. Det videre forløb Forvaltningen for Anlæg og Miljø er i gang med at anlægge midlertidig Biathlonbane til afprøvning af konceptet, i samarbejde med sagens rådgiver og Sisorarfiit. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstilling blev godkendt. Punktet sendes til orientering i. Bilag 1. Budget
Side 10 03C Status for Borgerservice Til orientering J.nr.: 91.03.00 Fællesservice direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Efter politisk ønske om status på borgerservice området, fremlægges hermed det overordnede status, som er fordelt i forhold til fire områder: Arbejdsopgaver i Borgerservice, medarbejder situationen, digitalisering og projektet om én indgang for borgere. Indstilling Fællesservice indstillinger overfor : - at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Efter politisk ønske om status på borgerservice området, fremlægges hermed det overordnede status, som er fordelt i forhold til fire områder: Arbejdsopgaver i Borgerservice, medarbejder situation, digitalisering og projektet om én indgang for borgere. Arbejdsopgaver i Borgerservice: Erhvervsfanger og fritidsjæger bevis / samt årlige genvurderinger om fornyelse Udstedelse af licenser og ansøgninger til kvoter samt tilbagemeldinger til Selvstyret om fangst i samarbejde med erhvervskonsulenter i Velfærds stab. Administration af borgerlige vielser og tilhørende navneændringer Offentlige arrangementer/alkoholbevilling Blanketter og venteliste oplysninger for institutionsområdet Administration af børnetilskud/månedsbasis Folkeregister: Registreringer/indberetninger, Flytteanmeldelser, Registreringer fra anstalten / Skibe, Bestilling af CPR numre, Administration uden fast adresse, Indvandring/udvandring, Bopælsattest og historisk bopælsattest Valg: Valglister og brevstemmer Udstedelse af NemID Ansøgning til Hunde og Kattehold Adresse forespørgsler Hyrevognstilladelser Blanketter inden for skoleområdet Ansøgning til boligsikring og barsel Udstedelse af ferieattest Betalinger/Kassen samt rekvisitioner Ansøgninger til A-bidrag Registrering og fordeling af indgående post Pr. 1. marts 2015, modtagelse af alle blanketter (9) inden for Anlægs og Miljøforvaltningen. Arbejdsopgaver i bygderne er noget anderledes. Da bygdemedarbejdere i Borgerservice også sagsbehandlinger indenfor det sociale område, såsom udbetaling af offentlighjælp, beregning af rådighedsbeløb mv. Det betyder så også at bygdemedarbejdere ikke sagsbehandler i børnetilskud
Side 11 eller flytteanmeldelser, de modtager henvendelser og videresender til sagsbehandlere til Borgerservice i byerne. Stort set alle bygder og Ittoqqortoormiit sidder med opgaver fra Iserit A/S og Ini A/S. Dette skal undersøges idet opgaverne for aktieselskaberne er umiddelbart uden for det kommunale ansvarsområde. 1. Medarbejder situation: Borgerservice under Fællesservice er organiseret således at der er seks ansatte i Nuuk, to i Paamiut, to i Tasiilaq, to i Ittoqqortormiit og en i hver bygd. Samt to omstillingsmedarbejdere i Nuuk. I alt 22 medarbejdere, hvor det primært er kontorassistenter men der er også ufaglærte ansatte. Arbejdsopgaver fra by til by er stadigvæk varierende, og der arbejdes på en harmonisering dog med tilpasning i forhold til kvalifikationer. Fremadrettet vil der blive lagt vægt på at der ansættes akademikere til borgerservice idet mange af sagerne er myndighedsbehandlinger og hvor der refereres til mange forskellige love, bekendtgørelse, vedtægter mv. Særligt også i forhold til begivenheder som afholdelse af valg, er der behov for akademisk tilgang til udfordringer eller nye opgaver. Borgerservice er også ansigtet ud af til og det indtryk som borgerne får, er ofte på baggrund af det indtryk de har fået fra Borgerservice. I forbindelse med besparelsesrunden for 2015 skal der spares 500.000 kr. inden for bygdeservicering i borgerservice. Denne besparelse undersøger vi i samarbejde med Anlægs og Miljøforvaltningen som har medarbejdere til varetagelse af servicehuse i bygderne. Om der er mulighed for sammenlægning af funktionerne. Både personalemæssigt men også i forhold til at ikke have to bygninger hvert sted kan der være nogle fordele ved at lægge disse sammen. Dette kræver en planlægning i forhold til fysiske lokaler samt definering af arbejdsopgaver. 2. Digitalisering: I dag er der 5 selvbetjeningsløsninger samt 8 online formularer (online formular betyder at borgerne oplever en selvbetjeningsløsning men arbejdet laves manuelt). Selvbetjeningsløsninger er: Fangstindberetning samt fornyelse og ansøgning om nyt fritidsjagtbevis og erhvervsjagtbevis, selvangivelse, forskudsregistrering og bopælsattest Ikke er lancerede endnu: Daginstitutionsområdet og ansøgning om Uddannelse GUX (GUX som det første til at teste). Til og afmelding af dag og natrenovation og elektronisk arkivsystem og elektroniske breve til borgere Alle fire kommuner har samarbejde med Sullissivik (som en enhed der arbejder for Selvstyret og kommunerne). Sullissivik er fysisk placeret i Kanukoka men er en selvstændig enhed under Departementet for finanser. Der er månedlige orienteringsmøder for borgerservicechefer, hvor alle relevante emner tages op. I forbindelse med at CPR i Danmark har fravalgt vejregister skal der udarbejdes en hel ny digital adresseregister. Det samme skal ske i Grønland da vi har det samme system. Det digitale adresseregister. Mange digitaliserings muligheder vil afvente dette digital adresseregister da løsningerne skal integreres i det kommende system. Derfor afventer f.eks. Sullissivik med videreudviklinger da det digitale adresse register vil blive basis for fremadrettede løsninger. Kommuneqarfik Sermersooq har i samarbejde med Digitaliseringsstyrelsen og andre relevante parter givet høringssvar til rapport om det kommende krav fra Grønlands side. Digitaliseringsstyrelsen er gået i gang med et projekt med NemPost. Pt. kan borgere tilmelde sig til test. I førsteomgang omhandler det om Skattestyrelsen og Nukissiorfiit, der elektronisk vil kunne sende digital post til borgere. Sullissivik har indkøbt borger pcér til alle byer og bygder i hele grønland. Kommuneqarfik Sermersooq har modtaget 17 borger pcér, hvor en af dem er blevet
Side 12 testet i rådhuset. Status er dog, at vi mangler printere og scannere (samt ophæng) hvis borgere selv skal kunne betjene sig selv, f.eks. med at selv hente og printe gratis bopælsattest. Vi er i dialog med Sullissivik for at finde en løsning. 3. Èn dør princip: Borgerservice har de sidste års tid arbejdet på at komme i mål med én indgang for borgere. Status er at borgerservice har overtaget betalingsterminalen, rekvisitioner samt blanketter for A-bidrag fra Økonomisk sekretariat (dette forløb er også i gang sat i udenfor Nuuk). Borgerservice har også overtaget indskrivninger til skolerne, dog ikke til den årlige begivenhed til 1. klasse indskrivning. Som nævnt foroven, overtagelse af henvendelser til Forvaltningen for Anlæg og Miljø, i forbindelse med at Borgerservice midlertidigt er flyttet til Forvaltningen for Anlæg og Miljø pga. renovering i rådhuset. Løsningsforslag faglig vurdering Én indgang for borgere er afhængig af fysiske placeringer i kommunen. Ligesom at Velfærdsforvaltningen selv har ønsket egen indgang. Og der mangler afklaring om hvad der skal ske når Forvaltningen for Børn, Familie og Skole flytter til Forvaltningen for Anlæg og Miljø s lokaler. Der arbejdes også fremadrettet med månedlige arrangementer for borgere, med fokus på hvad kommunen har af tilbud, når Borgerservice er flyttet tilbage til rådhuset. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat. Bilag Ingen
Side 13 4. Forespørgsler Ingen.
Side 14 5. Beslutninger 05A Medlemmers initiativret iht. styrelsesloven om optagelse af sager på Kommunalbestyrelsens samt udvalgenes dagsorden Til beslutning J.nr: 48.02.03 Borgmestersekretariatet, adm. direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé I henhold til et politisk ønske om en løbende modernisering og effektivisering af rammerne for kommunalbestyrelsens og udvalgenes arbejde er der behov for en uddybende dialog mellem det politiske og administrative system om forretningsordenens rammer for dette arbejde. Forretningsordenen til kommunalbestyrelsen regulerer de rammer, som administrationen skal arbejde indenfor, og forretningsordenen skal udfylde styrelseslovens hensigt og ordlyd. Det er således styrelsesloven, der udstikker rammerne for forretningsordenen. Der er behov for en fælles forståelse af disse rammer og retningslinjer samt en præcisering af retningslinjer og procedurer for at forventningsafstemme mellem det politiske system og det administrative system og dermed en forventet bedre serviceringen af politikere og styrkelse af administrationens muligheder for at udføre denne service. Der vil med denne sagsfremstilling være særligt fokus på drøftelse af 4 områder i forretningsordenen: 1. Medlemmernes ret til optagelse af forslag til Kommunalbestyrelsen iht styrelseslovens 13 og procedurer herfor. 2. Medlemmernes mulighed for at få punkter sendt til enten skriftlig besvarelse eller drøftelse i udvalget iht forretningsordenen 3, stk. 6, og procedurer herfor. 3. Medlemmers mulighed for sagsindsigt iht. styrelseslovens 12 og procedurer herfor. 4. Beslutningsreferaternes udformning og procedurer herfor. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at drøfter den gældende forretningsorden og muligheden for justering af denne - at borgmestersekretariatet følger op på drøftelserne og på baggrund af drøftelserne udarbejder forslag til revision af forretningsordenen Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen har ved flere lejligheder udtalt utilfredshed med sagsgangen og håndteringen af deres forslag til optagelse på dagsordenen i Kommunalbestyrelsen, ligesom der fra tid til anden kan herske tvivl om, hvilke paragraffer der skal henvises til ved fremsendelse af de konkrete sager, som medlemmerne ønsker fremmet. Der kan ligeledes herske tvivl om, hvilke sager der kan komme på dagsordenen, og hvilke der ikke automatisk sættes på kommunalbestyrelsens dagsorden. For at sikre en afklaring af disse spørgsmål har ønsket at gennemgå forretningsordenen, og drøfte sagen med henblik på en præcisering af gældende regler.
Side 15 Samspillet mellem politik og administration Samspillet mellem kommunalpolitikerne og forvaltningen er afgørende for det kommunale virke. Dels forbereder forvaltningen sagerne og bidrager med faglig ekspertise, dels er det forvaltningen, som sikrer, at de politiske beslutninger gennemføres. Det betyder også, at de enkelte medlemmer af Kommunalbestyrelsen i forskellige situationer er afhængige af forvaltningens bistand. Men der er naturligvis også et ønske om, at forvaltningen har et fornuftigt ressourceforbrug og korrekte sagsgange. Hvis forvaltningen på bedst mulig vis skal sikre, at hvert kommunalbestyrelsesmedlem får de bedste muligheder for at udøve deres hverv, kræver det, at Kommunalbestyrelsen får lagt klare rammer for, hvordan den ønsker, at samspillet mellem forvaltningen og Kommunalbestyrelsen og de enkelte medlemmer skal foregå. Det gælder for så vidt angår udarbejdelse af materiale m.m. til møder i udvalg og Kommunalbestyrelse, men også den adgang, som de enkelte medlemmer har til forvaltningen. Lovgivningen indeholder ikke regler for, hvordan forvaltningen skal betjene Kommunalbestyrelsen. Det er op til Kommunalbestyrelsen selv at beslutte, hvordan den ønsker at blive betjent af forvaltningen. Det er derfor en god ide, at der allerede fra begyndelsen af valgperioden i Kommunalbestyrelsen og eventuelt også i udvalgene drøftes, hvordan man ønsker at blive betjent af forvaltningen, og hvilke rammer der skal gælde for samspillet mellem forvaltningen og Kommunalbestyrelsen. Denne sagsfremstilling vil således fremhæve 4 forskellige områder, hvor medlemmerne iht. styrelsesloven har initiativret, og som der kunne være behov for en mere detaljeret beskrivelse af i forretningsordenen. Styrelseslovens 12 - sagsindsigt I henhold til styrelseslovens 12 har medlemmer ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration Denne mulighed for sagsindsigt synes ikke at være reguleret yderligere i forretningsordenen til kommunalbestyrelsen. Dette kan give anledning til tvivl, når administrationen skal administrere sagen og sagsbehandle efter lovens forskrifter. Der er i januar 2015 udarbejdet skemaer som vejledning til medlemmerne, som skal benyttes i de tilfælde, hvor de ønsker sagsindsigt i konkrete sager. Dette skema er tænkt som en hjælp til politikerne, således at de er sikre på, at administrationen bliver oplyst præcist om, hvad medlemmet efterspørger, ligesom det er medlemmet selv der i udgangspunktet definerer, hvordan de ønsker en sag fremmet. Kommunalpolitikere har normalt ikke pligt til at være aktivt kontrollerende over for kommunens forvaltning. Rettighederne til sagsindsigt og til at rejse spørgsmål er til for at støtte arbejdet som politiker i Kommunalbestyrelsen, ikke for at man skal agere vagthund over for hele forvaltningen. Det er udover borgmesterens ansvar som daglig leder af forvaltningen. Proceduren for modtagelse og besvarelser af anmodninger fra medlemmerne omkring 12 er i dag følgende: Henvendelsen adresseres til Borgmester Borgmester rådfører sig med forvaltning om sagens karakter Borgmester besvarer medlemmet hvorvidt sagen er sendt til besvarelse i forvaltning eller om den afvises iht gældende lovgivning for at afvise
Side 16 Der kunne derfor være behov for en yderligere præcisering i forretningsordenen om tidsfrister for administrationens behandling af sådanne henvendelser, henset til sagsbehandlingstid samt tid til oversættelse af skrivelser m.m., således at alle forvaltninger kan få den samme vejledning i procedurer til håndtering af 12-sager. Styrelseslovens 13 spørgsmål og beslutningsforslag til Kommunalbestyrelsen I henhold til styrelseslovens 13 har medlemmerne ret til at indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender samt fremsætte forslag til beslutning herom. Dette ses i nogen grad reguleret i kommunens forretningsorden med bestemmelsen om, at forslag skal være modtaget 14 dage før næstkommende kommunalbestyrelsesmøde for at blive optaget på dagsordenen. Såfremt de modtages senere, optages de på næstkommende kommunalbestyrelsesmødes dagsorden. Der er i januar 2015 udarbejdet skemaer som vejledning til medlemmerne i de tilfælde, hvor de ønsker at fremsætte spørgsmål eller beslutningsforslag til kommunalbestyrelsen om konkrete sager. Dette skema er tænkt som hjælp til politikerne, således at de er sikre på, at administrationen bliver oplyst præcist om, hvad medlemmet efterspørger, ligesom det er medlemmet selv, der i udgangspunktet definerer, hvordan de ønsker en sag fremmet. Der kunne også med fordel indarbejdes yderligere oplysninger i forretningsorden til formkrav til 13- forslag, således at alle forvaltninger kan få den samme vejledning og procedure til håndtering af disse sager. Proceduren for modtagelse og besvarelse af anmodninger fra medlemmerne om 13 er i dag følgende procedure: 1. Modtagelsen og kontrol: Henvendelsen adresseres til Borgmester Administrationen undersøger om sagen er anmeldt 14 dage før næstkommende kommunalbestyrelsesmøde Hvis tidsfristen overholdes optages punktet på udkast til dagsordenen for næstkommende kommunalbestyrelsesmøde Hvis tidsfristen ikke er overholdt fremsætter borgmestersekretariatet sagen til næstkommende kommunalbestyrelsesmøde 2. Sagsfremstilling af spørgsmål: Borgmestersekretariatet udarbejder sagsfremstilling med medlemmets spørgsmål samt svar fra relevante forvaltninger på spørgsmålene Sagen optages på udkast til kommunalbestyrelsens dagsorden som en orienteringssag under punkt 4 forespørgsler Sagen indstilles taget til efterretning 3. Sagsfremstilling til beslutningsforslag: Borgmestersekretariatet udarbejder sagsfremstilling med medlemmets beslutningsforslag Sagen optages på udkast til kommunalbestyrelsens dagsorden som en sag til beslutning under punkt 5 Sagen indstilles til drøftelse og beslutning om sagen skal sendes til relevant udvalg til behandling
Side 17 Der kunne med fordel indarbejdes formkrav/procedurer i forretningsordenen om at et forslag, der ønskes optaget på dagsordenen, i første omgang sættes på dagsordenen for at afklare, hvorvidt Kommunalbestyrelsen beslutter en sag skal nyde fremme eller ej. Det kunne også med fordel beskrives, at sagen herefter sendes til behandling i et relevant udvalg, såfremt den nyder fremme. Endelig er det vigtigt at fastslå, at medlemmerne herefter ikke længere ejer forslaget og kan heller ikke kræve det til afstemning.. Kommunalbestyrelsesmedlemmerne har iht. 13 denne initiativret. Det betyder, at man kan få en sag på dagsordenen ved skriftlig anmodning til borgmesteren, senest 14 dage inden mødet. Det kan være nye sager, som man synes, at kommunalbestyrelsen skal forholde sig til, eller sager, som allerede er under behandling i et udvalg eller i forvaltningen. Der gælder den begrænsning, at man ikke kan kræve at få en sag optaget til fornyet behandling, når der én gang er truffet beslutning i den, medmindre der er nye oplysninger eller ændrede forhold. Initiativretten ændrer ikke ved, at kommunalbestyrelsen skal godkende dagsordenen. Det sker ved almindeligt flertal. Der gælder dog den begrænsning i et medlems ret til at få en sag på dagsordenen, at et medlem normalt ikke kan kræve at få en sag optaget til fornyet behandling, når der én gang er truffet beslutning i den. Der kan kun stilles krav om fornyet behandling, hvis der foreligger nye oplysninger eller ændrede forhold, således at der er sket en væsentlig ændring i grundlaget for den oprindeligt trufne beslutning. De ændrede forhold, der påberåbes til støtte for et krav om genoptagelse, må normalt vedrøre selve sagen. Hvis der ikke foreligger nye oplysninger eller ændrede forhold, vil et medlems ønske om at få optaget en sag på dagsordenen kunne afvises af kommunalbestyrelsen med den begrundelse, at sagen er en gentagelse af en tidligere behandlet og afsluttet sag. Fremsætter et medlem af Kommunalbestyrelsen anmodning om indbringelse af et spørgsmål for Kommunalbestyrelsen, må dette optages på udkastet til dagsordenen for det førstkommende kommunalbestyrelsesmøde, såfremt skriftlig anmodning herom er indgivet inden for den gældende frist for indgivelse af dagsordensforslag til borgmesteren. Medlemmet kan kræve, at Kommunalbestyrelsen tager stilling til borgmesterens afvisning af at sætte et rettidigt indsendt forslag på dagsordenen. Initiativretten betyder, at en sag kan forlanges optaget til behandling på et møde i Kommunalbestyrelsen. Initiativretten betyder således ikke, at et medlem kan kræve at Kommunalbestyrelsen behandler en sag eller at medlemmet kan bestemme, hvordan sagen skal behandles. Når sagen er kommet på dagsordenen, har det pågældende medlem således ikke længere rådighed over sagen, og medlemmet kan eksempelvis ikke forlange, at sagen bringes til afstemning om realiteten i det første møde, hvor sagen er på dagsordenen. Medlemmet kan således ikke modsætte sig, at Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om at henvise sagen til afgørelse i et udvalg eller i administrationen, ligesom Kommunalbestyrelsen normalt kan beslutte, at behandlingen af sagen skal udsættes til et senere møde. Forretningsordenen 3, stk. 6 spørgsmål til udvalgene Det skal indledningsvist bemærkes, at denne initiativret for medlemmerne, der fremgår af Kommuneqarfik Sermersooqs forretningsorden går videre end den ret, der følger af styrelseslovens 13.
Side 18 Proceduren for modtagelse og besvarelse af anmodninger fra medlemmerne om 3, stk. 6 sager er i dag følgende procedure: Henvendelsen adresseres til Borgmester Borgmester beslutter henvisning til et udvalg Borgmestersekretariatet videresender sagen til rette udvalg Udvalgsformand beslutter om sagen skal til skriftlig besvarelse eller drøftelse i udvalget 1. Skriftlig besvarelse Forretningsordenen fastsætter at skiftlig besvarelse sker senest 12 hverdage efter modtagelsen Forvaltningen under udvalget udarbejder et svar til spørgsmål Formand for det relevante udvalg underskriver svar Forvaltningen under udvalget fremsender svarskrivelse til medlemmet samt kopi til øvrige kommunalbestyrelsesmedlemmer samt kopi til Borgmestersekretariatet 2. Drøftelse i udvalget: Sagen optages på næstkommende udvalgsmøde til drøftelse Forvaltningen under udvalget udarbejder sagsfremstilling hvoraf spørgsmål og svar hertil indgår samt bilag til sagen med udkast til skriftlig besvarelse til medlemmet. Sagen optages på udvalgsmødet og indstilles til drøftelse og godkendelse af svarudkast Formand for det relevante udvalg underskriver svar Forvaltningen under udvalget fremsender svarskrivelse til medlemmet samt kopi til øvrige kommunalbestyrelsesmedlemmer samt kopi til Borgmestersekretariatet 3, stk. 6, giver imidlertid anledning til administrativ tvivl om, hvorvidt et spørgsmål, der stilles til drøftelse i udvalget, også skal besvares skriftligt. Dette er imidlertid undersøgt nærmere ved forespørgsel hos kommunens juridiske konsulent ved advokat Niels Hansen Damm. Denne fremfører, at selvom et spørgsmål sendes til drøftelse i udvalget, skal det også besvares skriftligt. Dette fremgår ikke tydeligt af forretningsordenen, hvorfor det med fordel kan indarbejdes. Det fremgår heller ikke af forretningsorden, hvorvidt disse spørgsmål til udvalgene kan eller skal optages på efterfølgende dagsordenen for Kommunalbestyrelsen. Der kan også med fordel indarbejdes yderligere oplysninger i forretningsorden til at regulere denne initiativret for medlemmerne, således at alle forvaltninger kan få den samme vejledning i procedurer og formkrav til håndteringen af 3, stk. 6, sager. Beslutningsreferater Kommunalbestyrelsens beslutninger træffes ved stemmeflertal, og borgmesterens stemme vejer ikke tungere end de øvrige medlemmers stemme. Er der stemmelighed, bortfalder et forslag, da et forslag skal have et flertal bag sig, før det kan vedtages. Afstemningerne foregår normalt ved håndsoprækning eller ved at trykke på en knap. Man kan ikke holde hemmelige afstemninger. Procedurer for referatskrivning i dag: Udvalgssekretær varetager referatskrivning fra udvalgs og kommunalbestyrelsesmøder Udvalg og kommunalbestyrelser indarbejder fra tid til anden generelle bemærkninger de ønsker ført til referat til en sag uden forudgående afstemning Udvalgssekretærer læser de bemærkninger op, der måtte ønskes tilført referat under mødet
Side 19 Medlemmer anmodes fra tid til anden om at fremsende deres bemærkninger til indarbejdelse i referatet også selvom der ikke er foretaget afstemning om sagen Deltagerne fra udvalgs og kommunalbestyrelsesmødet underskriver referatet ved afslutningen af mødet Alle Kommunalbestyrelsens beslutninger skal indføres i en beslutningsprotokol. Reglerne om denne protokol findes i 16 i styrelsesloven. Formålet med protokollen er at give dokumentation for beslutningerne, så det er muligt at placere ansvaret for beslutningerne. Har der været uenighed om en afgørelse, skal det altid fremgå, hvem der har stemt for, hvem der har undladt at stemme, og hvem der har stemt imod. Såfremt der har været afstemning om sagerne har et medlem, der har deltaget i mødet, efter 16 ret til at få sin afvigende mening om en sag kort tilført beslutningsprotokollen. Dette kræver at der er foretaget en afstemning, og der er fremkommet et mindretal, der ønsker at få sin afvigende mening ført til referat. En sådan tilkendegivelse består ud over det, som kom til udtryk ved stemmeafgivningen, i en kort tilkendegivelse om, hvad medlemmet mener. Der kan også være tale om en afvigende mening om afgørelsen af et procedurespørgsmål. Når et medlem har undladt at stemme, har medlemmet ikke taget stilling til sagens realitet. Medlemmet kan derfor ikke få en afvigende mening om sagens realitet tilført protokollen. Dette hænger sammen med, at muligheden for at få en afvigende mening indført i protokollen skal beskytte de medlemmer, der har stemt imod en ulovlig beslutning, imod medansvar herfor. Har et medlem undladt at stemme for et sådan forslag, fritager det ikke medlemmet for et sådant ansvar. Det, der kan tilføres protokollen, er den afvigende mening og ikke den nærmere begrundelse herfor. En afvigende mening skal heller ikke være politiske meningstilkendegivelser, da disse kommer til udtryk i selve stemmeafgivelsen Medlemmer, der har stemt for et forslag, kan ikke få bemærkninger tilført protokollen. Der tilføres ligeledes ikke bemærkninger, hvis et forslag er stemt ned enstemmigt. Protokollen skal angive, hvilke medlemmer der er ansvarlige for vedtagelsen af beslutningerne og derfor også om, hvilke medlemmer der var fraværende ved behandlingen af det pågældende dagsordenspunkt. Det skal klart fremgå, hvilke medlemmer der har stemt for, imod og undladt at stemme vedrørende de enkelte beslutninger. Medlemmernes navne behøver ikke nødvendigvis fremgå, idet det f.eks. ved angivelse af partinavne kan være klart, hvorledes de enkelte medlemmer har stemt. Der er ikke formkrav til protokollen, men den må fordi den skal tjene som bevis for beslutningerne føres sådan, at det ikke er muligt at foretage ændringer i det indførte, uden at det kan konstateres. Det skal endvidere være klart, kort og præcist formuleret, således at personer, der ikke har deltaget i mødet, ikke er i tvivl om, hvad der er besluttet. Protokollen er således ikke et referat af forhandlingerne, og der skal heller ikke fremgå begrundelser for stemmeafgivelserne. De kommunalbestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i et møde, skal efter mødet underskrive protokollen. Underskriften angiver, at medlemmet har været til stede, og at medlemmet er enigt i, at protokollens udvisende er udtryk for det, som er besluttet under mødet. Hvis et medlem mener, at protokollens gengivelse af en beslutning er urigtig, må medlemmet ved underskriften tage et forbehold herfor. Medlemmet kan derimod ikke undlade at underskrive protokollen.
Side 20 Kommunalbestyrelsens praksis med anvendelse af bemærkninger til beslutningerne har givet administrationen anledning til tvivl om, hvilke beslutninger der reelt er truffet grundet den manglende struktur og sproglig præcision i beslutningsprotokollen. For at komme ud over dette kunne det med fordel præciseres nærmere regler for beslutningsprotokollen i forretningsordenen herunder præciseret at der alene kan blive ført et mindretals afvigende mening til referat såfremt der har været afstemning om emnet. Løsningsforslag faglig vurdering Det indstilles til at drøfte de 4 ovenstående emner, og hvorvidt forretningsordenen skal indeholde flere præciseringer, eller hvorvidt der alene skal udarbejdes vejledning for administrationen til håndteringen af de særlige udfordringer, disse 4 områder står overfor. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering En ændring i forretningsordenen eller udarbejdelse af en vejledning vil kræve, at der allokkeres personalemæssige ressourcer i borgmestersekretariat til opgaven. Men det vurderes, at disse ressourcer kan findes ved inden for den nuværende bemandingsrammer. Endvidere vil der sandsynligvis være behov for at tilkøbe ekstern juridisk bistand til opgaven. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Styrelsesloven og forretningsordenen. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra økonomisk sekretariat. Bilag 1. Vejledning til medlemmerne om deres initiativret
Side 21 05B Salg af B-503 beliggende i Arsuk Til beslutning J.nr.: 33.03 Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-503 Arsuk er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden 250-300.000 kr. svarende til 20 års husleje. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar 2015. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre enog tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-503 i Arsuk er et 53 kvm. beboelseshus opført i 1997 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca. 250-300.000 kr. svarende til 20 års husleje. Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til 40.000 kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto 70-00- 01 Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto 70-00-01 Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.
Side 22 Det videre forløb Efter behandling sendes sagen tilbage til Forvaltningen for Anlæg og Miljø for effektuering af s afgørelse. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger til, at boligen udbydes til salg. Dog skal det bemærkes, at der i forbindelse med endelig godkendelse af et salg samtidig skal godkendes en bevilling til dette. Ved endelig beslutning om nedrivning skal der samtidig godkendes en bevilling til dette. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Overslag over reparationsomkostninger fra Iserit A/S
Side 23 05C Salg af B-730 beliggende i Arsuk Til beslutning J.nr.: 33.03 Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-730 Arsuk er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden 450-500.000 kr. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar 2015. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre en - og tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-730 i Arsuk er et 88 kvm. beboelseshus opført i 1971 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca. 450-500.000 kr. Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til 50.000 kr. Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til 50.000 kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto 70-00- 01 Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto 70-00-01 Boligbyggeri i Ittoqqortoormiit og bygder. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.
Side 24 Det videre forløb Efter behandling sendes sagen tilbage til Forvaltningen for Anlæg og Miljø for effektuering af s afgørelse. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger til, at boligen udbydes til salg. Dog skal det bemærkes, at der i forbindelse med endelig godkendelse af et salg samtidig skal godkendes en bevilling til dette. Ved endelig beslutning om nedrivning skal der samtidig godkendes en bevilling til dette. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Overslag over reparationsomkostninger fra Iserit A/S
Side 25 05D Salg af B-740 beliggende i Tasiilaq Til beslutning J.nr.: 33.03 Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-740 Tasiilaq er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden 120.000 kr. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar 2015. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre enog tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-740 i Tasiilaq er et 34 kvm. beboelseshus opført i 1974 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca. 120.000 kr. svarende til 7½ års husleje Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til 50.000 kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto 70-30- 01 Boligrenovering. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto 70-30-01 Boligrenovering. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.
Side 26 Det videre forløb Efter behandling sendes sagen tilbage til Forvaltningen for Anlæg og Miljø for effektuering af s afgørelse. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger til, at boligen udbydes til salg. Dog skal det bemærkes, at der i forbindelse med endelig godkendelse af et salg samtidig skal godkendes en bevilling til dette. Ved endelig beslutning om nedrivning skal der samtidig godkendes en bevilling til dette. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Overslag over reparationsomkostninger fra Iserit A/S
Side 27 05E Salg af B-772 beliggende i Tasiilaq Til beslutning J.nr.: 33.03 Forvaltningen for Anlæg og Miljø direktør Mike Jakob Kristiansen / MJKR Sagsresumé Boligen B-772 Tasiilaq er i dårlig stand, og står i dag på grund af dårlig stand tom. Det vurderes at der er behov for istandsættelse i størrelsesorden 250.000 kr. Forvaltningen for Anlæg og Miljø anbefaler derfor at boligen sælges alternativt kondemneres og nedrives. Sagen blev behandlet på Udvalg for Anlæg og Miljøs møde den 17. februar 2015. Indstilling Udvalg for Anlæg og Miljø indstiller overfor : - at ejendommen udbydes til salg ved offentligt udbud - at ejendommen hvis der ikke indkommer bud, kondemneres og indstilles til nedrivning Sagsfremstilling besluttede på sit møde den 16. oktober 2014, at der ved fraflytning af ældre enog tofamilieshuse foretages en vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at sælge disse boliger i stedet for at genudleje dem. Hvis Iserit A/S i samarbejde med Anlægs- og Miljøforvaltningen vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at istandsætte boligerne med henblik på genudlejning, udbydes boligerne til salg. Boligen B-772 i Tasiilaq er et 47 kvm. beboelseshus opført i 1975 der har været benyttet som beboelse, men er nu i så dårlig stand, at den står ubenyttet hen. Det vurderes at der vil være et behov for en istandsættelse af størrelsesorden ca. 250.000 kr. svarende til 7 års husleje Løsningsforslag faglig vurdering Det anbefales derfor at boligen udbydes til salg ved offentligt udbud. Hvis der ikke indkommer bud på boligen foreslås den indstillet til nedrivning. Omkostninger til nedrivning estimeres til 50.000 kr. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ikke budgetteret med salgsindtægter i det vedtagne budget. Nettoindtægten vil tilgå kassebeholdningen. En evt. istandsættelse af boligen vil kunne finansieres på baggrund af bevillingen på konto 70-30- 01 Boligrenovering. En eventuel nedrivning af boligen vil kunne finansieres af bevillingen på konto 70-30-01 Boligrenovering. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter s beslutning af 16. oktober 2014 punkt 05A Salg af kommunale udlejningsboliger.
Side 28 Det videre forløb Efter behandling sendes sagen tilbage til Forvaltningen for Anlæg og Miljø for effektuering af s afgørelse. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger til, at boligen udbydes til salg. Dog skal det bemærkes, at der i forbindelse med endelig godkendelse af et salg samtidig skal godkendes en bevilling til dette. Ved endelig beslutning om nedrivning skal der samtidig godkendes en bevilling til dette. Tidligere beslutning Udvalg for Anlæg og Miljøs beslutning den 17. februar 2015: Forvaltningens indstillinger blev godkendt. Bilag 1. Overslag over reparationsomkostninger fra Iserit A/S