Referat for HB møde, CISV Danmark Tid: 9. marts 2013 9:00-15:00 Sted: Stavnsholtskolen, Stavnsholtvej 43, 3520 Fa- rum. Formalia: Dirigent: Natascha Lermiin 0. Dagsorden godkendes med følgende input: a. Revisoren kan ikke komme pga. sygdom. b. Under evt. tilføjes skævvridning ml. geografisk medlemsfordeling. c. Sponsorater og Risk Management byttes rundt. d. HB skal indkalde til en ekstraordinær GF. B: Hvilken referattype skal vi benytte til møderne?: Essensreferat med stemmetal. Opsummering med fed skrift og kort beskrivelse af diskussionen til gennemsigtighed i beslutningerne. Sara referer kort efter hvert punkt, og referatet sendes fortsat ud med 72 timers godkendelse. 1. Udvalg og taskforces: 1.1 D&B: RM: Anbefaling ift. Børneattester. D: Attesterne er lige nu et kæmpe arbejde for de frivillige og kontoret. Derfor anbefaler flere fra HB, at indhente attesterne en gang, hvad svarer til, hvis man ansættes som frivillig. Attesterne er vigtige for vores arbejde, og vi skal derfor lede efter løsninger (IT) til at gøre det nemmere. Et forslag til praksis: Medlemssystemet giver besked om, hvor der mangler attester. Derudover er der et ønske om, at indtastningen ikke placeres hos de ansatte men i stedet i udvalgene eller lokalforeningerne, så tiden på kontoret ikke bruges på det. Det påpeges, at rent praktisk er det ikke altid går op med børneattesterne, når man gerne vil inddrage flere i arbejdet. Det påpeges, at arbejdet kun giver mening med attesterne, hvis man gør det, så man er dækket ind i forhold til reglerne og lovgivningen nationalt og internationalt. Beslutningsforslag: Flytte punktet til maj møde, fordi Anders har møde med CISV International i slut marts. Beslutningsforslag fra Claus: Når en profil oprettes er det med naturlig indhentning af børneattest. Hvis man er leder, skal en straffeattest og børneattest hentes, hver gang man skal være leder. Beslutningsforslag fra RM: Hvert tredje år skal der indhentes nye børneattester fra alle frivillige.
B: Følgende er besluttet: Når en profil oprettes er det med naturlig indhentning af børneattest. Hvis man er leder, skal en straffeattest og børneattest hentes, hver gang man skal være leder. Beslutningen om 3 års reglen gennemgås på maj mødet, da Anders så har haft mødet med International. 1.1 O: Internationale forsikringer Vi har fået et tilbud på et ekstraforsikring til rejser. Det har RM vurderet ikke kan betale sig, så de har afslået tilbuddet. Det er sket pga. den ikke kan det samme dækning som IHI rejseforsikring. Vi har ikke taget imod tilbuddet om ny forsikring, da den ikke lever op til IHI. 1.2 B: Sponsorerer til CISV v /Winnie Der blev i går afholdt en workshop med mulighederne inden for sponsorater. Her er det vigtigt fremadrettet, at vi søger samlet nationalt fra de virksomheder. Der oprettes en dropbox med en skema over de forskellige muligheder, hvor man kan melde sig til at søge dem. Dropboxen indeholder også gode råd til ansøgningerne og samler info sammen om lejre og datoerne for dem. B: Taskforce godkendes. Køkken taskforce fortsætter deres arbejde i samarbejde med taskforce. 1.3 D & O: Kommunikation: Stefan fremlægger kort de udfordringer, der er i kommunikationen lige nu. Det går forud for en proces om en ny kommunikationsstrategi, der vil tage form over de næste 3 måneder i samarbejde med Sara, ny national sekretær. Der fremhæves, at de forskellige kanaler skal strømlines specielt hjemmesiden skal have en ordentlig omgang og kan med fordel kommunikere til en mere snæver målgruppe med et fokus på, at de frivillige i organisationen kommunikerer gennem en intranetlignende platform i stedet. Dernæst er det HBs ønske at prioritere opdatering af hjemmesiden i arbejdet fremover, så den er aktuel og anvendelig. Til note: Der skal tilbydes træningssessioner i de nye arbejdsveje Processen om brugerundersøgelsen giver bedre mening i efteråret.
2. D&B: Ændring af ansøgningsprocedure for IPP og Seminar Camps v/zandra Wamberg D: Der lægges op til input ift. processen: Proceduren med at ansøge gennem lokalforeningerne har fungeret. Den ekstra kontakt inden ansøgningen var god, men der skal følges bedre op på, hvem der er kommet af sted fra hver lokalforening. Det ville give mening at have samme ansøgningsfrist for de forskellige programmer, så det er nemmere at finde rundt i for ansøgerne. Der opfordres til rummelighed i ansøgningsprocessen, så vi har plads på programmerne til nye ansigter/medlemmer. Her påpeges det fra lokalforeningerne at de kommentarer, som de har mulighed for at give med på vejen, er meget vigtig for netop at give plads til nye. Proceduren giver anledning til en større tilknytning mellem den enkelte ansøger og dennes lokalforening. Det har været en udfordring for programmerne med kommunikationsvejene omkring ansøgerne. Det skal en ny intranetplatform undgå til en anden gang. Det er en forudsætning for, at processen kan fungere det næste år. Der efterspørges en samlet tilbagemelding over personer, der tager af sted. Denne sendes ud løbende. IPP efterspørger fast kontaktperson: Der skal stadig tilknyttes en kontaktperson fra hver forening. Meldes der ikke tilbage til udvalgene, så sendes det til formanden B: Ansøgningsproceduren forsætter et år mere med de bemærkninger, der er taget til efterretning ovenfor. Det skal diskuteres igen i efteråret. 3. Økonomi O: Claus gennemgår revisorerklæring: Bemærkninger: Udbetalinger skal i fremtiden godkendes af 2 i foreningen 2014 bliver procedure- år: Vi skal strømline og have let tilgængelige informationsdeling Vi har ikke længere nogen kassebeholdning på kontoret Alle LFer skal komme på C5, dette skal tages op på et HB møde i efteråret, forslaget aflægges af landskassereren Claus roses for det arbejde han har lagt i det sidste år. Beslutningsforslag: Formand og Kasserer skriver under på HBs vegne ved den endelige version. B: Claus og Karin kan skrive under på revisorerklæring på vegne af HB 3.1 Økonomi generelt: D: Der lægges op til en diskussion af, hvad der forstås ved posteringen Materialer:
I nogle sammenhænge kan det ekstraordinært give mening at have en t- shirt eller lignende med i aktiviteten. Men under Materialer er det misvisende. B: Det skal kommunikeres til udvalgene, at der under kategorien materialer skal figurere en særskilt tøjpost såfremt man ønsker t- shirt eller lignnede. D: Kan man ikke få en skole eller lignende stillet til rådighed skal pengene til at få et alternativ så stilles til rådighed gennem CISV Danmark? Her nævnes det, at man skal kunne påvise at have søgt midlerne gennem mulighederne hos kommunen, som reelt har krav til at stille lokaler til rådighed. Derudover vendes de generelle problemstillinger omkring at finde lokaler til de forskellige programmer. B: Man skal selvfølgelig gøre hvad man kan for at finde/søge pengene andre steder. Har man udtømt alle muligheder, så skal man kunne søge ved CISV Danmark. Beslutningsforslag: Claus foreslår, at posteringen i budgettet for Uddannelse i årets temaer under NUDD ændres til 0. De midler frigives til at dække udgifter til lokaler under aktiviteter. - Det forslås samtidig, at daglig ledelse kan disponere penge hertil. - Det foreslås samtidig at de, der på nuværende har udfordringer ift. lokaleleje får dem refunderet B: Ovenstående godkendes. Samtidig godkendes det daglig ledelse står for den fremtidige godkendelse, og at Aalborg, Fyn, Vestsjælland og Nykøbing/Falster får dækket deres nuværende udfordring med lokaler. 4. Handleplaner 4.1 D&B: Lederrekruttering v/ Winnie Ramsing og Bitten Warmdahl D: Generelt ser det godt ud og har været en god proces for at sikre kvalificerede ledere. Der mangler på nuværende kun en på Interchange i Hareskov/Værløse. For at optimere arbejdet trænger til en gennemgang af kontaktpersoner, så vi er sikre på, at den rigtige information tilgår de relevante personer. Der opfordres til RM om en procedure for at tjekke ledere, stabe mv. gerne enkelt. Beslutning: Skal lederrekruttering forsætte på denne måde? B: HB vedtager at fortsætte med denne lederrekrutteringsmodel. Winnie er fortsat tovholder. Mailingsystemet skal gennemgås, så adresserne henviser til korrekte kontaktpersoner. 5. Lokalforeninger 5.1 D&B: Status på Interchange udvalg hvordan kommer vi videre? B: HB konstaterede, at det over længere tid har været vanskeligt at få Interchangeudvalget til at fungere tilfredsstillende. En stor uddannelsesweekend står for døren uden
tilstrækkelig forberedelse. HB besluttede derfor at bede nye kræfter om at træde til og få wt nyt Interchangeudvalg til at fungere. Det blev besluttet, at Karin kontakter formanden for interchangeudvalget og meddeler dette. Det betyder, at det nuværende udvalg ophører med at fungere med øjeblikkelig virkning, og HB indsætter ny formand. Kit Rasmussen vil blive bedt om at påtage sig ansvaret. HB drøfter behovet om retningslinjer for behandling af klager om til leder og stabe. HB anmoder RM om at komme med et oplæg til procedure herunder klager, ekskludering mv. af medlemmer. Denne vil HB gerne diskutere på maj mødet. Karin laver oplæg til kommissorium til RM. 5.2 Best Practise Punktet bruges fremadrettet til en orientering om det lokale arbejde med input fra Joint Juniors(JJ). Lokalforeningerne ønsker på sigt, at NUDD kan overtage ICUW- weekenderne. Der er et ønske om dialog med NUDD om kontaktpersonens rolle i træningen af ledere. Rollebeskrivelser for kontaktpersonerne udarbejdes af udvalgene. Der undersøges om muligheden for fælles datoer for ansøgningsfristerne og overskuelig kommunikation i den forbindelse. Reklamer på arbejdspladsers intranet for aktiviteter (nå forældrene frem for barnet op til informationsmøderne). 6. Nationalt 6.1 D: Status vedr. arbejde med inklusion NUDD, JB og CFA er inddraget i arbejdet om inklusion af nye CISVere. Der samles nu op på de svar, og startes en dialog om, hvordan programmerne kan arbejde aktivt inklusion. JB har den udfordring, at de står med flest nye, og skal have de gamle til at føle sig som en del af det. Det nævnes, at også informationsmøderne specielt kan være opmærksomhedspunkt for et sted med fokus på åben atmosfære. Anders tager den videre kontakt med CFA og Bitten tager den videre kontakt med NUDD. 6.2 Evaluering af CISV dagen Overordnet en rigtig god dag. Der manglede lidt for de gamle CISVere. Overvej fremadrettet hvor mange tilmeldte, der skal være for at afholde en workshop?
Reklamering skal være bedre, mere synlig og sikre flere deltagere. Det gælder for annoncering, program, tilmelding mm. Generalforsamlingen fungerede ikke 100 procent. Der mangler forretningsorden. Bedre koordinering af indholdet i de enkelte workshops. Planlægningsgruppen kan næste år med fordel søge flere inputs fra CISVere om indholdet af dagen. Vi skal huske at trække på hinandens netværk og kapacitet udenfor CISV til opbyggelsen af et godt program. Et ønske om et helt bestyrelseskursus Der var nogle, der synes der manglede lidt musik/underholdning til sidst. Fremadrettet planlægning: Charlotte tager teten på at arbejde videre med et netværk. Charlotte opfordrer HB og udvalg til at overveje møder på Fyn og i Jylland. Generelt er stemningen positiv, men med forbehold for hvilke typer møder, der er tale om. Tanken lige nu har været at undgå større transportomkostninger end nødvendigt, men hvis vi skal flytte vores geografiske medlemsspredning fra primært Kbh- området, kan vi med fordel prioritere således. Dette tages op igen på maj mødet. B: HB indkalder til ekstraordinær generalforsamling d.10. maj kl. 15-16. Dette foregår efter HB fra kl. 9-15 på DUF, Scherfigsvej 5, 2100 Kbh Ø. Kontoret sender indkaldelse ud til meldemmer. 7. Evt. Winnie: Step- up evalueringen skifter hænder til Amager- afdelingen. Anders: Efterspørger en fra HB, der kan tage med til Regional Meeting (17.- 20. april)- i stedet for Anders, der skal være leder i Portugal. Mette deltager også i mødet i Manchester. Kat vender tilbage til DL inden for et par dage, om hun kan. Claus: Opfordring til at nogen går i spidsen for at arbejde med kendskab til CISV i andre dele af landet. Karin: Stiller sig til rådighed som talsperson for foreningen, også ude i lokalforeningerne. Bitten: Efterspørger koordinering af juniorweekender i årshjul. Charlotte: Opfordring til national rådhuspladsdag i de store byer rundt i DK. Rådhuspladsdag i KBH: 3. onsdag i juli. Sponsorgruppen står for billetter. JB står for planlægningen.