Gribvand Spildevand A/S Bestyrelse 6. marts 2013 Referat af Bestyrelsesmøde d. 26. februar 2013 Mødedato / sted: 26. februar 2013 / Gribvand Spildevand A/S, Holtvej 18C kl. 16:00-19:00 Mødedeltagere: Flemming Møller (FM) Mogens Pedersen (MP) - afbud Bo Jul Nielsen (BJN) Birgit Roswall (BR) Parmo Nielsen (PN) Henning Holm (HH) Mette Therkildsen (MT) Referent : Mette Therkildsen Referatet er udarbejdet i forhold til fremsendt dagsorden. Dagsorden for mødet 1 Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 11. december 2012 og 11. januar 2013. 2 Meddelelser fra formanden 3 Forelæggelse af eventuelle indførsler i revisionsprotokollen og stillingstagen hertil. 4 Orientering fra ledelsen om selskabets virksomhed i den forløbne periode. 5 Balance 2012, urevideret til orientering 6 Budget 2013 til godkendelse 7 Takster 2013 til godkendelse 8 Finansiering 2013 principper for låntagning til beslutning 9 Restrukturering renseanlæg, tillæg til strategi til godkendelse på generalforsamlingen 10 Intern overvågning Q4 2012 og 2012 til orientering 11 Valg forbrugerrepræsentanter (Horten deltager under dette pkt.) 1 Valgregulativ 2 Vedtægter 3 Kommunikation 12 Kommunikation fra bestyrelsesmødet 13 Fastsættelse af mødedato for næste bestyrelsesmøde 14 Eventuelt
1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøder d. 11. december 2012 og 11 januar 2013. MT havde ikke medbragt referaterne. Referaterne bliver derfor først underskrevet ved næste ordinære bestyrelsesmøde d. 9. april 2013. 2. Meddelelser fra formanden FM orienterede kort om henvendelse fra direktionen til forsyningsdirektørene i landet med opfordring til en fælles henvendelse til Naturstyrelsen med henblik på at ændret det faste bidrag, således det bliver muligt at opkræve et større fast bidrag. Der har været stort tilslutning hertil og det er aftalt, at Danva kontakter Miljøministeren samt Naturstyrelsen i den forbindelse. FM orienterede ligeledes om temamøde i Byrådet d. 28. februar, hvor takster er emnet. Ved samme lejlighed inviterede han GVS bestyrelse til at deltage. Grundet en meget omfattende dagsorden er punktet vedr. valg af forbrugerrepræsentanter flyttet til senere behandling. Bestyrelsen besluttede, at MT indkalder til møde herom d. 9. april kl. 15.00, hvor der i forvejen afholdes bestyrelsesmøde. 3. Forelæggelse af eventuelle indførsler i revisionsprotokollen og stillingtagen hertil Ingen bemærkninger. Revision 2012 starter d. 4. marts. 4. Orientering fra ledelsen om selskabets virksomhed i den forløbne periode. MT besvarede kort de afklarende spørgsmål, der var til kvartalsrapporten. Herunder bl.a. status for opsætning af vindmølle, som tidligere har været behandlet af bestyrelsen. Status er, at den type vindmølle, som GVS var interesseret i har haft en fejl. På den baggrund afventer selskabet at ny vindmølle bliver idriftsat. Grundet forløbet undersøger GVS alternativer som solceller. I forbindelse med opgørelse af tab på debitorer vil følgende kategorier indgå: insolvente dødsboer og konkursboer her har selskabet ikke fortrinsret. I 2011 og 2012 blev der afsat ca. 400.000 kr. til tab på debitorer. Bestyrelsen tog ledelsens beretning til efterretning. 5. Balance og likviditetsoversigt for perioden 1. januar 30. september 2012 til orientering MT gennemgik kort urevideret balance pr. 31. december 2012. Bestyrelsen tog punktet til efterretning.
6. Budget 2013 til godkendelse Direktionen indstillede til bestyrelsen at godkende budgettet for 2013. Herunder: 1. Driftsbudget på DKK 39.067.985 2. Nettofinansielle omkostninger DKK 3.705.000 3. Anlægsudgifter på DKK 125.000.000 4. Indtægtsrammen er på DKK 96.432.931, ekskl. Tømningsordningen. MT understregede, at budgettet er udarbejdet med udgangspunkt i selskabets udmeldte prisloft for 2013. Prisloftet kan opdeles i et henholdsvis driftsmæssigt og investeringsmæssigt prisloft. Det samlede prisloft danner rammen for selskabets indtægtsgrundlag også defineret som selskabets indtægtsramme. Indtægtsrammen er et udtryk for hvor meget selskabet kan opkræve hos forbrugerne, dog med reduktion af akkumuleret overdækning pr. 31.12.2010, der indregnes i fremtidige prislofter i maksimalt 10 år. Selskabets budget for 2013 overholder udmeldt prisloft for 2013. På byrådsmødet d. 4. marts 2013 behandles taksterne for 2013. Taksterne for vandafledning er beregnet på baggrund af udmeldt prisloft. Bestyrelsen godkendte selskabets driftsbudget og bekræftede niveauet for investeringerne i 2013, tidligere godkendt på bestyrelsesmøde i november 2013. 7. Takster 2013 til godkendelse MT gennemgik kort baggrunden, herunder, at selskabet fik udmeldt sit prisloft d. 11. februar 2013. I Januar indstiller selskabet en takst-ramme til godkendelse, der følger princippet om fuld udnyttelse af prisloftet. Rammen bliver godkendt af bestyrelsen, men ikke af Teknisk Udvalg, hvor taksten skal til fornyet behandling. Efterfølgende estimerer selskabet konsekvenserne ved forskellige takster. Takst scenarierne er udarbejdet parallelt med prisloftet er udmeldt. Det har givet betydelig viden ifht hvad der er muligt (investeringsmæssigt), gældsafvikling og selskabets værdi. Ved fuld udnyttelse af prisloftet skal taksten være 43,27 kr. / m3. Ejer strategien er tydelig på dette punkt. Selskabet skal følge prisloftet. Det er også den beslutning bestyrelsen traf medio januar. MT gennemgår efterfølgende prisloftet og beregning af taksten. Korrigerede driftsomkostninger 2012 Korrektion for prisudvikling Fradrag for overdækning Beløb 33.509.738 kr. 1.038.802 kr. -5.261.480 kr.
Tillæg for nettofinansielle poster Korrektion til faktiske nettofinansielle poster i 2011 Tillæg for 1:1 omkostninger 2013 og korrektion 2011 Tillæg for udgifter til revisionserklæring og DANVA Tillæg for driftsomkostninger til miljø- og servicemål Tillæg for historiske investeringer Tillæg for gennemførte investeringer i 2010-2011 Korrektion af planlagte investeringer fra 2011 Tillæg for planlagte investeringer i 2012 og 2013 Korrektion for overholdelse af indtægtsramme i prisloft 2011 Indtægtsramme 2012 Debiteret vandmængde 2011 Prisloft 2013 3.705.000 kr. 1.157.053 kr. 3.824.285 kr. 98.000 kr. 645.945 kr. 48.801.632 kr. 2.763.568 kr. -247.110 kr. 5.311.067 kr. 1.157.053 kr. 96.432.931 kr. 1.768.713 m3 54,52 kr. pr. m3 Indtægtsramme 2013 96.432.931 kr. Fast bidrag (23.702 x 549,07) -13.014.057 kr. Tømningsordningerne - 1.326.000 kr. Vejbidrag -5.568.000 kr. Særbidrag 0 kr. Indtægtsramme, variabelt bidrag 76.524.874 kr. Faktisk debiteret vandmængde 2011 1.768.713 m3 Ved fuld udnyttelse af prisloftet er vandafledningsbidraget pr. m3 43,27 Bestyrelsen anerkendte redegørelsen. Grundet takstseminaret d. 28. februar, hvor der vil blive givet en gennemgang af konsekvenser ved forskellige takst scenarier, valgte bestyrelsen at udskyde godkendelsen til efter temamødet om taksterne. MT fik til opdrag, at indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde d. 28. februar 2013 kl. 21:00, hvor godkendelse af takster 2013 er eneste punkt på dagsorden. 8. Finansiering 2013 til godkendelse MT indstillede til bestyrelsen, at godkende: 1. at selskabet optager lån i 2013 på 75 mio. kr. 2. at direktionen aftaler betingelserne for garantistillelse. Garantistillelsen belaster ikke kommunens låneramme, jf. lånebekendtgørelsens 3, stk. 3. 3. at de endelige betingelser for optagelse af lån sker i henhold til finansieringsstrategien og med forud godkendelse af bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte indstillingen og noterede, at selskabet på baggrund af de indkomne tilbud indstiller et konkret forslag til godkendelse i bestyrelsen. MT orienterede kort om, at i 2012 optog selskabet 50% af lånet som et byggekreditlån. Lånet skal nu omlægges til et fastforrentet lån. Tilbud på
obligationslån er modtaget fra Kommunekredit. Bestyrelsen besluttede at MT omlægger lånet og betingelserne fremsendes til bestyrelsen til orientering. 9. Restrukturering af renseanlæg, tillæg til strategi til godkendelse på generalforsamlingen 2013 MT indstillede til bestyrelsen at tiltræde: - at den forelagte reviderede strategi forberedes med henblik på at GVS på den kommende generalforsamling d. 31. maj 2013 får vedtaget en løsning med to renseanlæg. - at direktionen allerede nu bemyndiges til at anmode Gribskov Kommune om at den reviderede strategi indarbejdes i den igangværende revision af spildevandsplanen - at direktionen på det kommende temamøde d. 28. februar 2013 forudsætter, at selskabets kommende effektivisering baseres på den reviderede strategi Som supplement til indstillingen gennemgik MT revideret tidsplan samt sammenhængen mellemtillæg til strategi og spildevandsplanen. Bestyrelsen godkendte indstillingspunkterne. 10. Intern overvågning til orientering MT gennemgik kort orienteringen, herunder de aktuelle udbud der pågår samt er under planlægning. Endvidere, at selskabet forbereder årsberetning for 2012. På næste bestyrelsesmøde, hvor revisionen deltager, vil dette punkt være omfattet af revisionens gennemgang af 2012. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Valg forbrugerrepræsentanter Punktet blev udskudt til behandling på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde. 12. Kommunikation Det blev besluttet, at ledelsen orienterer om beslutningerne truffet på bestyrelsesmødet. 13. Fastsættelse af mødedato for næste bestyrelsesmøde Næste bestyrelsesmøde afholdes d. 6. april med start kl. 15:00 14. Eventuelt Ingen bemærkninger.
Godkendt d. 6. april 2013 Flemming Møller Bo Jul Nielsen Birgit Roswall Mogens Pedersen Parmo Nielsen Henning Holm