NR. 3 2005 GRATIS KUNDEMAGASIN FRA MICROSOFT DANMARK OUTSOURCING IQS fi k fl eksibel løsning til mystery shopping INTERVIEW Derfor er it vigtigt for bundlinjen NYHED Fingeraftryk er din nye adgangskode FOKUS Læs ekspertens råd om styring af kunder SMYKKEDESIGNER JULIE SANDLAU VIL HAVE TIPS OG TRICKS
Leder Microsoft Danmarks kundemagasin til mindre virksomheder Udgiver Microsoft Danmark Tuborg Boulevard 12, 2900 Hellerup www.microsoft.dk Ansvarshavende Klaus Sejr Madsen svar@microsoft.com Redaktør Lars Nøhr Andresen Forlaget Benjamin En computer, der ikke er tilsluttet nettet, og som aldrig kommer i kontakt med omverdenen via cd er eller memory sticks, er 100 procent sikret mod virus. Men det er ikke nogen holdbar eller realistisk metode. I dag er computere på nettet. Virus, orme og trojanske heste kommer oftest i mails, men selv ved bare at gå på nettet, udsætter du din computer for spyware og andre ondsindede programmer. I dag er vi blevet så afhængige af computere og it-netværk, at det bremser produktionen voldsomt, når it-systemerne går ned. Det koster tid og penge, og derfor er et godt it-forsvar vigtigt. Microsoft arbejder konstant på at forbedre it-sikkerheden i systemer og programmer. Alligevel er det vigtigt, at du selv gør en aktiv indsats, for hackere arbejder lige så hårdt på at programmere nye, skadelige programmer. Det handler om at holde sine programmer opdaterede, men det handler også om selv at udvise sund fornuft. På side otte i magasinet kan du læse fem grundlæggende retningslinjer, når det kommer til bedre it-sikkerhed. På www.microsoft.dk/dinvirksomhed sætter vi også fokus på it-sikkerhed med et nyt sikkerhedscenter for mindre virksomheder. Her kan du sætte dig grundigt ind i, hvad du selv kan gøre, og hvad en Microsoft partner kan hjælpe dig med. Det første trin på vejen til sikker it i virksomheden, kan for eksempel være et grundigt og gratis sikkerhedseftersyn foretaget af en Microsoft partner. Bestil eftersynet på vores webside og bliv mere sikker. God læselyst Christian Ringheim Markedschef, Microsoft Danmark Sikker vej til sikker it Skribenter Mette Finderup, Lars Nøhr Andresen, Sander Jensen, Klavs Andersen, Thorsten Overgaard Foto og illustration Lars Bech (forside), Philip Elberling, Morten Fauerby Design og layout Bjørn Nørbo Andersen Annoncesalg DG Media as, tlf. 70 27 11 55 epost@dgmedia.dk Produktion Forlaget Benjamin Tryk GraphX, oplag 20.000 Oplysningerne i dette dokument er kun til orientering. Microsoft giver ingen direkte eller indirekte garantier for oplysningerne i dette dokument. Microsoft kan have patenter, patent ansøgninger, varemærker, ophavsrettig heder eller andre immaterielle rettigheder, der dækker indholdet af dette dokument. Med undtagelse af hvad der er anført i en skriftlig licensaftale fra Microsoft, giver dette dokument Dem ingen licens til at benytte disse patenter, varemærker, ophavsrettigheder eller andre immaterielle rettigheder. Microsoft Corporation. Alle rettigheder forbeholdes. Microsoft, Windows, Great Plains, Navision, Microsoft Business Solutions, FRx, er enten registrerede varemærker eller varemærker tilhørende Microsoft Corporation, Microsoft Business Solutions Aps, Great Plains Software Inc., FRx Software Corporation og/eller disse selskabers respektive associerede 2 UPDATE Nr. 3 2005
Indhold Udfyld læseranalysen på www.microsoft.dk/update eller på svararket og deltag i konkurrencen om en Microsoft Fingerprint Reader 4 Henrik Egede fra IT-brancheforeningen argumenterer for vigtigheden af it 10 Julie Sandlau har succes som smykkedesigner og styrer kunderne med CRM 20 Fingeraftrykket erstatter brugernavn og kodeord 4 DERFOR ER IT VIGTIGT Henrik Egede fra IT-brancheforeningen har mange bud på, hvordan it kan hjælpe mindre virksomheders økonomi 7 5 TIPS TIL BEDRE IT-SIKKERHED Vira, orme og trojanske heste står i kø for at angribe din computer. Læs 5 bud på, hvordan du lukker døren 8 CLAUS DUE FORKLARER CRM CRM, også kaldet Customer Relations Management, elller bare kundestyring, forklares af eksperten Claus Due 10 SEXEDE SMYKKER OG ELITÆRE KUNDER Smykkedesigneren Julie Sandlau bevæger sig i en verden, hvor der skal være helt styr på kunderne 14 MYSTERY SHOPPING I HELE VERDEN Firmaet IQS leverer den særlige tjeneste Mystery Shopping, og over 1000 freelancere verden over skal have adgang til virksomhedens værktøjer MICROSOFT KUNDEMAGASIN 16 REVISOREN ANBEFALER C5 Økonomistyringsprogrammet C5 giver Øernes Revision økonomisk overblik 18 TIPS OG TRICKS TIL OFFICE Få styr på opgaverne med Outlook 2003 og undgå pinlige private beskeder, når du holder Power Point foredrag 20 TASTATUR SOM JAMES BOND Den futuristiske teknologi er rykket ind i hverdagen med Microsoft Fingerprint Reader, der giver sikkerhed på din private computer, der er en superagent værdig 22 KORT NYT 40.000 prøveeksemplarer af C5 til iværksættere og andre korte nyheder fra Microsoft UPDATE 3
Muligheder med it IT-INDSATS SES PÅ BUNDLINJEN IT-Brancheforeningen anbefaler på det kraftigste, at også de små og mellemstore virksomheder lægger en klar strategi for anskaffelse og anvendelse af it Af Klavs Andersen Illustration Bjørn Nørbo Andersen It er et uomgængeligt værktøj for selv de helt små danske virksomheder. It bør ses som en ganske almindelig effektivisering af virksomheden på linje med andre tiltag, der kan forbedre produktiviteten og dermed forretningen. Det fastslår kommunikationschef Henrik Egede, IT-Brancheforeningen (ITB). At it er vigtigt for alle virksomheder fremgår meget klart af en undersøgelse fra videnskabsministeriet og Danmarks Statistik fra sidste år. Undersøgelsen dokumenterer, at næsten en fjerdedel af stigningen i produktiviteten i danske virksomheder i perioden 1988-2002 kan relateres til it. De små virksomheder bør se på it som en offensiv investering, der kan forbedre deres forretning. Samtidig skal de gøre sig klart, hvad de har brug for, og hvor meget de vil investere. Det er en udfordring for især de helt små virksomheder, understreger Henrik Egede og tilføjer: Der findes ikke én måde at gribe it an på, som passer til alle virksomheder. Tværtimod er virksomhederne typisk forskellige og har dermed forskellige behov. Derfor bliver det afgørende for den enkelte virksomhed at lægge en egentlig strategi for it. Mange og billige værktøjer Henrik Egede peger på en række af it-systemer, som kan være med til at forbedre forretningen for små virksomheder. Det er systemer til økonomistyring, fakturering, løn, indkøb, personale, salgsstøtte, kundehåndtering, produktionsstyring, lagerstyring og styring af logistik. Det er i dag muligt at købe standardpakker, der kan løse en stor del af disse opgaver i mindre virksomheder for under 10.000 kroner pr. pakke. En anden mulighed er at købe sine itydelser hos virksomheder, der har specialiseret sig i at levere it-tjenester til virksomheder, som ikke selv ønsker at drive en it-installation. Men der findes ikke et entydigt svar på, om det er bedst selv at stå for sin it, eller om det er bedre at lade andre tage sig af det: Det afhænger blandt andet i høj 4 UPDATE Nr. 3 2005
DE SMÅ VIRKSOMHEDER HAR I DAG IKKE NOGET REELT ALTERNATIV TIL AT ANVENDE IT Henrik Egede, ITB. Mindre virksomheder har masser af muligheder for at øge effektiviteten med specialiserede it-systemer til styring af økonomi, logistik, produktion og meget andet MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 5
Muligheder med it grad af, hvilken branche virksomheden befinder sig i, understreger Henrik Egede. Hvad enten hvis man vælger selv at drive sin it eller vælger at placere ansvaret for it-systemerne ude i byen, hører det med i en it-strategi at have en plan, som tager højde for problemstillinger som sikkerhed, lagring og backup af data. Hjælp kan være nødvendig For de helt små virksomheder er det ikke normalt at have it-specialister ansat. Derfor råder Henrik Egede de små virksomheder til at alliere sig med eksterne eksperter som for eksempel mindre itkonsulenthuse eller en it-ekspert i familien. Samtidig peger han på, at det er vigtigt, at virksomhedsejere og ledelsen i virksomheden tilegner sig it-kundskaber på et vist niveau. Det er ikke nødvendigt hverken at være superbrugere eller programmører, men vi anbefaler, at virksomhedsejere og ledere har i det mindste en basal viden om it, siger Henrik Egede. Bedre viden om it Han tilføjer, at it-kundskaberne i dag typisk er langt højere end for blot få år siden. De fleste er vant til at arbejde med internet, mobiltelefoner og lommecomputere i hverdagen, og det har højnet kendskabet til it betydeligt. Som eksempel på en erhvervsgruppe, der har taget springet ind i it-alderen, nævner han landmændene, der i høj grad har taget internet til sig som et hjælpeværktøj. De seneste opgørelser viser endda, at over 90 procent af alle danske virksomheder anvender internet som et led i driften af virksomheden. De store som it-lokomotiver En række brancher er i dag meget langt fremme med it. Det gælder for eksempel el-branchen, autobranchen og biludlejningsbranchen. Derfor er det en god idé for virksomheder at se sig om blandt andre virksomheder i branchen, når de skal til at investere i it, forklarer Henrik Egede: Det viser sig ofte, at hvis et par af de største spillere i en bestemt branche går forrest med at effektivisere med it, så trækker de nærmest automatisk de mindre virksomheder i branchen med, pointerer han. Henrik Egede er kommunikationschef i IT-brancheforeningen, og han ser et stort potentiale for udnyttelse af it for de mindre virksomheder i Danmark DET ER IKKE NØDVENDIGT HVERKEN AT VÆRE SUPERBRUGERE ELLER PROGRAMMØRER Mobil it i vækst I flere brancher spiller it en afgørende rolle for styringen af mobile medarbejdere. Det gælder blandt andet i høj grad for håndværksvirksomheder. Ved hjælp af værktøjer som SMS er og lommecomputere er det for eksempel muligt for medarbejdere, som er ude på en arbejdsopgave, at bestille de varer, de skal bruge næste dag og få dem leveret tidligt om morgenen ude på arbejdsstedet. Et andet eksempel er virksomheder, hvis medarbejdere arbejder på freelancebasis. Her spiller e-mail og SMS er en kraftigt stigende rolle som værktøjer til at udbyde arbejdsopgaver til freelancerne. Mange mindre virksomheder har desuden også fået administrative gevinster ved at tage it i brug for at effektivisere kommunikationen med den offentlige sektor. FOTO PHILIP ELBERLING ILLUSTRATION BJØRN NØRBO ANDERSEN 6 UPDATE Nr. 3 2005
Sikkerhed Det øjeblik din computer kommer i kontakt med andre computere, er den i fare for at blive ramt af virus. Det kan ske via disketter, internettet eller et lokalt netværk. Det er vigtigt at passe på sine computere, uanset om det er et større netværk eller en enkelt computer i baglokalet BESKYT MOD VIRUS Først var virus noget man fik, hvis man brugte en inficeret diskette. Så skulle man til at passe på, hvad der røg ind i mailboksen. Og nu er det nok bare at besøge en tilfældig hjemmeside. Derfor er det vigtigt at bruge antivirussoftware og bruge sikkerhedsfunktionerne i Outlook 2003 og Outlook Express 6.0 FOKUSER PÅ SERVEREN Serveren er kommandocentret i dit netværk. Hvis serveren bliver ramt af virus, går det ud over hele netværket. Så selv om serveren er den computer, som ofte bare står og passer sig selv, er det meget vigtigt, at den ikke bliver glemt, når det kommer til it-sikkerhed. FIREWALL En firewall er første forsvarslinje. Der findes to slags firewalls. Fysiske bokse der sidder mellem kabelstikket og computersystemet, samt software-firewalls, der er installeret på hver enkelt computer. Der følger f.eks. en firewall med i Windows XP Service Pack 2, som aktiverer sig selv. OPDATERINGER Virus, orme, spyware og alt andet, der angriber din computer, udnytter huller i den software, du har installeret. Derfor kommer der regelmæssigt opdateringer til den vigtigste software, som f.eks. Service Pack 2 til Windows XP. Det er vigtigt at holde al software opdateret. Microsofts programmer tjekker selv, om der er tilgængelige opdateringer og foreslår at installere disse. RETNINGSLINJER It-sikkerhed handler i høj grad også om gode vaner på internettet. Forestil dig en storby, hvor der er sikre kvarterer og områder, hvor det ikke er sundt at gå efter mørkets frembrud. Sådan er det også på internettet. Områder med musikfiler og fjollede videoklip er fyldt med spyware, pop-up vinduer og virus. Opsæt regler for, hvad nettet må bruges til. LÆS MERE OM SIKKERHED På Microsofts hjemmeside for mindre virksomheder, er der mange flere råd til bedre it-sikkerhed. Gå ind på www.microsoft.dk/dinvirksomhed og besøg Sikkerhedscenter for mindre virksomheder. Her er blandt andet 7 trin til at beskytte din virksomheds it-system, og her kan du se mange flere gode tips til at øge din it-sikkerhed MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 7
Kundestyring DER ER FUNDET GULD Claus Due er en af de ypperste eksperter indenfor kunderelationer. Han holder seminarer fra Ikast til Dubai om emnet, så hvad var mere naturligt end sætte ham i stævne og få et par gode råd Af Thorsten Overgaard Livstidsværdi. Det ord ligger godt på tungen, så jeg gentager det for mig selv et par gange efter, at Claus Due har sagt det første gang. Det smager lidt af guld, synes jeg. For det han mener med det, er måske selve essensen i det at have med kunder at gøre: At sørge for at have dem i lang tid, gøre dem rigtigt tilfredse og tjene så mange penge på dem undervejs, at man har en sund forretning. Vi taler om det, der på moderne dansk er kommet til at hedde CRM, Customer Relationship Management. Altså, det der engang blot hed kundearkiver. Men i eksperten Claus Dues univers handler det i spørgsmål, der irriterer os alle sammen, når vi bliver udsat for dem. Derfra kan det yderligere forfines, så man gør en dyd ud af at kende kunden og hans specielle ønsker. Det kan sammenlignes med mobiltelefonen, der kan genkende navne og numre. Hvor meget rarere er det ikke at blive modtaget med et Hej med dig, Peter! end et hallo?, fordi ham, der siger Hej, har dit nummer kodet ind, så han kan se, hvem der ringer, fortæller Claus Due. Brug det til at skabe bedre kunder Men der, hvor det ifølge Claus Due bliver WIENERBRØDSKUNDERNE. DET ER DEM, SÆLGERNE BESØGER HVER FREDAG MED EN POSE WIENERBRØD CLAUS DUE er indehaver af Due & Partners i Humlebæk, rådgiver om CRM og har skrevet adskillige bøger om emnet, der er udgivet på Børsens Forlag og Schultz. Mere inspiration og gode råd på www.due.dk bund og grund ikke så meget om hverken smarte managementudtryk eller databaser. I stedet handler det om hvad, man kan opnå med CRM systemer. Værdifulde kunder. Så enkelt er det. Gør dine gode kunder til endnu bedre kunder, og gør dem til loyale, mangeårige kunder gennem god service, siger han. Nåe, er det dig! Kundedatabasen handler om at få overblik over kunderne, så de slipper for spørgsmål som er De kunde i forvejen? eller har vi talt sammen før? den slags rigtigt spændende, er, når man bruger kundedatabasen som et ledelsesværktøj. Det vil sige bruger muligheden for at trække data ud af systemet og tage en tur op i helikopteren få overblik over, hvem der egentlig er kunder og hvordan. Der er wienerbrødskunderne. Det er dem, sælgerne besøger hver fredag med en pose wienerbrød. Det gør de, fordi kunderne er flinke og har været der i mange år. Men de køber ikke nødvendigvis mere af den grund. Så er der de illoyale kunder, der ikke køber noget særligt. Men de brokker sig 8 UPDATE Nr. 3 2005
2. Man undlader at få medarbejderne med = De bliver sure og stritter imod! Fire faldgruber i implementering: 1. Ledelsen er ikke involveret = Så er det nok ikke så vigtigt! 3. Det bliver et it-projekt = Det kan en masse, men ingen kan bruge det! 4. Det skal kunne alt fra starten = Uoverkommeligt projekt, der varer for evigt. Ingen resultater. Ifølge Claus Due skal ledelsen inddrages fra starten og skære projektet til. Og så skal det implementeres i korte succeser, så alle bakker op om det. altid og koster masser af tid og ressourcer. Og så er der de gode, store kunder, som ofte bliver overset, fordi de køber af sig selv. Netop de er meget spændende at arbejde med og bruge tid på, fordi de kan gøres til endnu større kunder og kan blive endnu mere loyale. Og ikke at forglemme, er der de store kunder, der ikke er specielt loyale. Det ville være rart at få dem gjort mere loyale. Den slags kan man se med en kundedatabase, siger Claus Due. Saml de oversete op 68 procent af de kunder, virksomheder mister, mister de, fordi kunderne føler sig overset. Føler sig som ligegyldige kunder. Samtidig bruger langt de fleste virksomheder det meste af krudtet på at få nye kunder. Alene det fortæller, hvor oplagt det er, at få styr på de kunder, man allerede har. Når sælgerne har hentet nye kunder ind til virksomheden, handler CRM derfor om at gøre dem til større og mere loyale kunder, siger Claus Due. Hvad CRM bruges til Men generelt er der fire ting, man kan bruge CRM til, fortæller Claus Due: Man kan bruge det til vidensdeling; ofte hvor man har mange afdelinger og mange kunder, som man ganske enkelt ikke kan kende personligt. Man kan bruge det til at få styr på forretningen. Altså skabe overblik over, hvordan salgs- og serviceressourcerne bruges bedst. Man kan bruge det til at give individuel service, fordi man ved noget om kunden. Man kan bruge det som marketingværktøj, altså lave målrettede henvendelser til kunderne: Telemarketing, direct mail, og så videre. Korte succeser På spørgsmålet om, hvorfor han synes så godt om Microsoft CRM, svarer Claus Due: Det er et godt system, der kan alt det, de fleste har brug for, og man kan implementere det indenfor en kort tidshorisont. De systemer, der tager tre år at implementere, er hverken rentable eller sjove. Man skal have medarbejderne med, og det bliver sværere jo længere tidshorisonten bliver, før der skabes resultater. Derfor er det også vigtigt med korte succeser. Man skal starte med at bestemme, hvad systemet først og fremmest skal udføre og bidrage med. Så skal man implementere dét i en fart. Så tager man næste trin, f.eks. markedsføringen. Men det gøres trinvist, så det er rentabelt og alle i virksomheden kan bakke op om det. Fordi de kan se effekten af det, siger han. Ledelsen skal involveres Men netop fordi CRM giver så gode mu- ligheder for at flytte virksomhedens fokus, og samtidig giver så bred en vifte af funktioner, bør ledelsen være med i etableringen. Når virksomheden kommer ind i overvejelsen om CRM, begynder alle afdelinger at få øjnene op for, hvor smart man kan lave det. Derfor skal ledelsen være med, så den kan beslutte hvor meget og hvor hurtigt, og så i øvrigt sørge for en implementering, der er opbakning bag. MICROSOFT CRM Er 100% integreret med Office-pakken. Når Outlook åbnes om morgenen, er man allerede på CRM systemet, så det er nemt at få medarbejderne til at bruge det. Integrationen med Microsoft familien øger også anvendelsesmulighedene. Der er gode muligheder for at fastlægge integrerede og automatiserede arbejdsgange som tilbudsgivning i Word, e-mail kronologi, automatiske reminders, etc. Et rapportmodul giver overblik over hvilke kundeemner og kunder, der er i gang; f.eks. hvor mange tilbud, der er ude, hvor mange møder, der er aftalt i hvilke uger osv. Læs mere på www.microsoft.dk/crm KILDE: MCKINSEYQUARTERLY.COM MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 9
Kundestyring EN FREMTID Den danske smykkedesigner Julie Sandlau har kæmpe succes på det internationale marked - det sætter krav til kontakten med kunderne Af Mette Finderup Foto Lars Bech 10 UPDATE Nr. 3 2005
Julie Sandlaus smykker har fået stor succes i udlandet og sælges til mange eksklusive kunder DET ER MIN STORE SKRÆK, AT VI MISTER BARE ÉN KUNDE, FORDI VI IKKE FÅR KONTAKTET DEM TIL TIDEN Carsten Blom-Hanssen VIRKSOMHED Julie Sandlau BEHOV Bedre styr på kunder LØSNING Microsoft CRM Julie Sandlau begyndte, som mange andre kreative mennesker, at lave smykker hjemme ved stuebordet sammen med sin kusine. Kusinen hoppede fra, men Julie Sandlau blev ved, og i dag er hun indehaver af en blomstrende virksomhed med otte ansatte, der sælger smykker til eksklusive kunder i hele den vestlige verden. Jeg laver to store kollektioner om året plus et par mindre, fortæller Julie Sandlau, der udover at være en kreativ begavelse også er uddannet i jura. Hun ernærede sig som fotomodel sideløbende med studierne og bruger nu sin sikre sans for mode i sine designs: Jeg tager afsæt i den internationale modescene, så nogle af de vildere designs skifter en del hen over året, men vi har også en klassisk linje, hvor vi måske kun ændrer stenenes farve, så de passer til den ny kollektion. Det giver os en samlet kollektion på 250-300 forskellige varer at holde styr på, siger hun. Succes giver behov for kundestyring I begyndelsen holdt man styr på de kunderne ved hjælp af et regneark i Excel, men denne løsning kunne ikke holde i længden. Carsten Blom-Hanssen er på en gang firmaets direktør, strateg og it-ekspert, og han valgte hurtigt at erstatte Excel-arkene med et egentligt kundestyringsprogram, så man kunne servicere den voksende kundekreds bedst muligt: Vi skal ramme vores kunder to til fire gange om året. Det er min store skræk, at vi mister bare én kunde, fordi vi ikke får kontaktet dem til tiden. Gør vi ikke det, vælger kunderne måske en af vores konkurrenter i stedet for, og så skal vi til at bruge rigtig mange kræfter på at vinde vores plads tilbage, siger han. Vi vokser i disse år med 130 procent om året, og vi har rigtig godt fat i verdens bedste kunder, fortæller han. Vi prøver at ramme et segment af modebevidste kvinder, der gerne vil have en luksus, de også har råd til, og det lykkes over alt forventning. I øjeblikket forhandles Julie Sandlaus design til over 200 kunder verden over - for eksempel stormagasinerne Printemps i Paris og Saks Fifth Avenue i USA. Herhjemme sælges Julie Sandlaus smykker blandt andet gennem modeforretningen Munthe + Simonsen. Det skal være nemt og effektivt Kravet til det nye system var først og fremmest, at det skulle være enkelt at bruge i den daglige styring af kunderne, og at der skulle være muligheder i programmet, så brugen af det kan vokse i takt med virksomhedens succes. Vi havde kig på flere løsninger, men valget faldt på Microsoft Business Solutions CRM. Blandt andet fordi vi MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 11
Kundestyring Julie Sandlau designer smykker ud fra de tendenser hun ser i den internationale modeverden Carsten Blom-Hanssen ser mange fordele i at bruge et CRM-system fremfor Excel til at styre kunderne, f.eks. bedre budgettering kender Microsofts interface, og fordi det er integreret med Outlook. Vi er kun lige gået i gang med at bruge kundestyringsmodulet, og vi udnytter slet ikke alle programmets funktioner endnu, siger Carsten Blom-Hanssen, der fik arrangeret en workshop for medarbejderne, da de skulle ind i det nye system: Vores partner var hos os i tre dage for at sikre, at vi fik programmet rigtigt ind på radaren. Det var det helt rigtige at gøre, siger direktøren, der samtidigt understreger, at han mener, der kan blive brug for opfølgning i den hektiske hverdag. Der er dog ingen tvivl om, at det nye program allerede har sat sine spor i virksomheden: Bare det, at vi nu kan flette en mail ind i CRM, er en kæmpe lettelse for os. Vi bruger også systemet til håndtering af nyhedsbreve, invitationer til messer og så videre. På sigt glæder vi os til at kunne drage fordel af individuel kundestyring. Det vil også blive en stor fordel for os i forbindelse med budgetarbejdet at kunne se, hvilke af vores kunder, der for eksempel placerer re-orders hos os, fortæller Carsten Blom-Hanssen. Et professionelt udtryk over hele linjen I en designvirksomhed, der lever af at sælge smukke ting, er det ikke nok, at produkterne ser godt ud. Det var endnu en grund til, at Julie Sandlau ApS besluttede sig for at skifte Excel ud med et egentligt kundestyringsprogram - fordi det gør en forskel i det signal, man sender til sine samarbejdspartnere, når man har den rette software til at håndtere kunderne: Vi ved, vi bliver rigtig store i udlandet, og derfor er vi allerede nu i gang med at fremtidssikre virksomheden, siger Julie Sandlau og løfter sløret for, at man er så sikker på succesen, at en del af planerne også er at bygge egen fabrik til smykkefremstilling. Vi er nødt til at være på BARE DET, AT VI NU KAN FLETTE EN MAIL IND I CRM, ER EN KÆMPE LETTELSE FOR OS forkant med itudviklingen i firmaet og fremstå som professionelle på alle niveauer. Derfor prioriterer vi også at have professionelle itværktøjer til rådighed. Vi har ikke råd til at forpasse den chance, vi har fået med vores internationale medgang, understreger Julie Sandlau. Bladet er Julie Sandlaus logo. Som så mange andre af hendes designs er det hentet direkte i naturen. Derfor går Julie også kun sjældent hjemmefra uden notesbog og kamera. FOTO PERNILLE ENOCH 12 UPDATE Nr. 3 2005
www.navipartner.dk Fire enkle værdier har givet os en pris, som forpligter Oplev hvad en Navision-løsning fra os kan betyde for din virksomhed Selvtilfredshed ligger os meget fjernt. Men vi er naturligvis både glade og stolte over at Microsoft kårede os som Årets Microsoft Business Solutions Partner 2004. Det bekræfter os i, at vores værdier nærhed, kvalitet, enkelhed og nytænkning er rigtige. Men vi kan ikke tage æren alene. Det er sammen med vores kunder, at vi gør en forskel. På 10 år har Navi Partner placeret sig blandt Danmarks største Navision-huse med et landsdækkende kompetencenet bestående af 7 lokationer med dybe branche- og Navisionkompetencer. Du fi nder os i Skive, Århus, Randers, Birkerød, Hjørring, Sønderborg og København. Se hvordan vi kan hjælpe din virksomhed på www.navipartner.dk. Nærhed I Kvalitet I Enkelhed I Nytænkning
Fleksibel it MYSTERY SHOPPING OVER HELE VERDEN Danske IQS leverer Mystery Shopping til hele verden. En outsourcing af et fl eksibelt it-system giver 1.000 freelancere verden over adgang til virksomhedens værktøjer Af Mette Finderup VIRKSOMHED IQS BEHOV Fleksibilitet LØSNING Outsourcing Det danske Firma IQS International Quality Systems - har siden 1997 arbejdet med det amerikanske concept Mystery Shopping. I dag har firmaet tre afdelinger, en i Århus, en i København og en i Oslo - og 1000 medarbejdere fordelt over hele verden. Det lyder som et relativt stort firma, men kun de 25 hos IQS er fastansatte. Resten er frie medarbejdere, der hentes ind, når opgaverne kalder. Disse medarbejdere er IQS s hær af professionelle kunder, der arbejder på freelance-basis og foretager undersøgelser af butikker og kundernes kunder verden over. Det er et koncept, der kræver stor kapacitet på computerområdet: For det første arbejder vi jo med kunder og medarbejdere over hele verden. Det betyder, at vi skal være tilgængelige på tværs af tidszoner, og vores system skal være oppe 100 % alle døgnets 24 timer, forklarer Ole Klitgaard, der er administrerende direktør for IQS. Derudover er det et krav, at vores pro- grammer fungerer på mange forskellige sprog, og så har vi ind imellem behov for at kunne håndtere meget store mængder af data. Et firma som Jysk har for eksempel flere hundrede butikker på verdensplan. Ved en undersøgelse besøger vi dem alle sammen, og hvert eneste spørgeskema har måske op til 25 spørgsmål. Det løber hurtigt op, siger Ole Klitgaard, og pointerer, at sikkerheden er et kapitel for sig selv. Vores kunder betaler penge for omfattende undersøgelser af deres egne styrker og svagheder. Det siger sig selv, at det er følsomme oplysninger, og det ville være en katastrofe for dem, hvis konkurrenterne fik fat i resultaterne af vores undersøgelser. Samtidig skal de have online adgang til egne data. Derfor skal vi effektivt kunne sikre alle data, siger Ole Klitgaard, som understreger, at den slags hurtigt ville blive en meget dyr investering for et lille firma som IQS. Den eksterne partner Løsningen blev at finde en ekstern partner, der kunne levere den rigtige it-løsning, og valget faldt på firmaet DIR, der har til huse i Århus. Vi kunne sagtens have fundet en stor partner, men for dem handler det jo primært om stordrift og volumen, og det er helt andre årsager, end vi havde til at outsource vores it-infrastruktur, siger Ole Klitgaard. Vi gik i stedet på markedet for at finde en partner, der var på størrelse med os Direktør Ole Klitgaard fik en partner til at stå for it-systemet hos IQS 14 UPDATE Nr. 2 2005
Med Mystery Shopping udfører firmaet IQS kvalitetskontrol af butikker. Det foregår globalt, og det stiller krav om et fleksibelt it-system, så der ikke skal købes programlicenser til alle 1000 freelancere selv, for vi mener, at lige børn leger bedst. Vi ville være sikre på, vi fandt en partner, der på egen krop forstod vores behov for at kunne skrue op og ned for kapaciteten med hurtig service. I dag er der ikke skyggen af en klassisk it-medarbejder hos IQS. Det er derimod partneren DIR, der står for alt ligefra server-kapacitet til sikkerhed og opdatering af programmer og fornyelse af licenser. Der er jo stadig tilfælde, hvor jeg savner en dygtig mand - for eksempel når printeren går i kludder... men når jeg vejer det op mod alle de andre fordele, vi har fået ud af at outsource, er den slags vist i småtingsafdelingen. MYSTERY SHOPPING FOTO: MORTEN FAUERBY ILLUSTRATION: BJØRN NØRBO ANDERSEN VI BETALER KUN FOR DEN KAPACITET OG DET ANTAL MEDARBEJDERE, VI HAR BRUG FOR NETOP NU Det er en rigtig god løsning for os, for det højner vores fleksibilitet betragteligt, for vi kun betaler for den kapacitet og det antal medarbejdere, vi har brug for netop nu i stedet for dem alle sammen hele tiden, siger Ole Klitgaard, der forståeligt nok er meget glad for ikke at skulle parkere firmaets penge i passive licenser. Adgang over hele verden Selvom vi er en lille virksomhed, er vores arbejdsplads grænseløs i vores tilbud om service. Det kræver, at vi også har en grænseløs it-infrastruktur, og det har vi fået, siger direktøren, der kan give sine medarbejdere lige adgang til firmaets værktøjer, hvad enten de er i Singapore, eller på en rasteplads med deres PDA. Det er en stor fordel, at vi har så simple it-krav til vores hær af professionelle kunder. Bare vores medarbejdere har adgang til internettet, kan de arbejde for os. Det er lige meget, om de har en tynd klient, en pc eller bare har adgang nede fra deres lokale tankstation, siger Ole Klitgaard, der bruger den globale arbejdsplads på alle fronter: En af vores finske medarbejdere er lige flyttet til USA, men hun kan lige så godt logge sig på derovre fra som i Århus. Det betyder, at vi stadig bruger hende, når vi skal have oversat spørgeskemaer og lignende. På den måde bliver vores netværk stærkere, siger direktøren, der griner, da han bliver spurgt, om han slet ikke savner at have it-folk internt i huset: Mystery Shopping er en slags omvendt butiksdetektiver. I al sin enkelthed går konceptet ud på, at eksterne firmaer hyrer IQS til at udføre kvalitetskontrol på deres afdelinger. Det sker typisk for at firmaet kan tage en generel stikprøve af miljøet ude i butikkerne, eller for at kontrollere om et nyt tiltag har givet den virkning, man havde ønsket - for eksempel i form af kortere kø ved kassen eller bedre service fra personalets side. Medarbejderne hos IQS agerer helt almindelige kunder i alle de relevante butikker og indleverer derefter spørgeskemaer til IQS, der står for opsamling og tilbagemelding til firmaet. MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 15
Økonomistyring BRUG TIDEN PÅ ANDET END ADMINISTRATION Øernes Revision giver små og mellemstore virksomheder mere tid ved at bruge intelligent økonomistyring med Microsoft Business Solutions-C5 Af Sander Jensen Øernes Revision gør kundernes administrative byrder lettere ved at rådgive om, hvordan man bedst bruger it i administrationen. Målet er at give virksomhederne mere tid ved at gøre økonomistyringen effektiv og smart. Her indtager økonomisystemet Microsoft Business Solutions-C5 en helt speciel plads. Der er for mange virksomheder, der ikke bruger teknologien optimalt. Vores filosofi er, at man skal spare tid ved at bruge it. Et program skal kunne lave to timer om til en time. Vi skal skære tidsforbruget på administration ned, så man kan bruge den kostbare tid på sin forretning, siger Peter Hansen, registreret revisor og indehaver af Øernes Revision. Alle sparer tid Hos Øernes Revision har de altid brugt it til at optimere deres revisorvirksomhed og gøre kundernes systemer mere effektive. De har eksisteret siden 50 erne og deres kunder er alt fra små håndværkere med 50.000 kr. i omsætning til produktionsvirksomheder med millionomsætning. Men fælles for dem er, at næsten alle bruger Microsoft Business Solutions-C5 til at få styr på de administrative opgaver. Jeg mener, at C5 er det absolut bedste økonomisystem til mindre og mellemstore virksomheder. Jeg kender til mange økonomisystemer og blandt alle, foretrækker jeg C5. Når vi starter op med en ny kunde, der ikke har et økonomisystem i forvejen, så anbefaler vi C5. Det passer perfekt til små og mellemstore virksomheder og kan spare en masse tid, siger Peter Hansen. Sparede 330 timer For at illustrere hvordan, nævner han en kunde, der udskrev cirka 10.000 fakturaer om året. Uanset beløbet, så skulle de håndteres ens, hvilket gav måske mindst to minutters administration pr. faktura. Det er cirka 330 timer om året, der gik med at bogføre disse fakturaer. Men ved at få C5 til automatisk at registrere indbetalingerne fra bankens system, slap kunden for flere manuelle håndteringer og sparede både tid og lønudgifter. Det gælder om at genbruge data alle steder. En indtastning skal kun foretages én gang, hvad enten den foretages af bank eller bogholder, resten genbruges elektronisk. I dag taster folk stadig troligt ind i deres bogførings- og banksystem flere gange. For eksempel når de får en regning. Den skal tastes ind tre gange. En gang i økonomisystemet ved modtagelsen, i netbanken og økonomisystemet ved betaling. Hvis man bruger C5, behøver man kun at taste én gang, resten foregår automatisk, fortæller han. Teknologi er vejen frem Ifølge Peter Hansen er de administrative C5 GIVER ØKONOMISK OVERBLIK Finans modul Debitor modul Microsoft Business Solutions-C5 er et modulopbygget økonomisystem, der gør det nemt at komme i gang med grundlæggende økonomistyring. Systemet kan målrettes til et utal af brancher inden for service, håndværk, industri, handel og engros. Du kan sammensætte den løsning, der passer til din virksomhed og dit behov. opgaver den største belastning for små virksomheder. Han mener, at denne byrde skal gøres så lille som overhovedet muligt. Han er ikke bange for at blive arbejdsløs revisor, hvis virksomhederne får en mere effektiv administration. Han har det nærmere modsat, for jo mere kunden sparer i administration, jo mere tilfreds bliver kunden. Han oplever dog, at især ældre virksomheder har svært ved at tilegne sig ny teknologi. Jeg vil opfordre virksomhederne til at tage it-systemer i administrationen mere alvorligt. Der er mange rutiner man kan gøre lettere ved at få den rigtige rådgivning. Man kan spare kroner og ører, men det er ikke kun vigtigt at fokusere på at spare penge. Det vigtigste er, at man rent faktisk kan bruge sin kostbare tid på noget andet, slutter Peter Hansen. Kreditor modul Lager modul I praksis starter du med en C5 grundpakke, som du bygger videre på. Den består af et finansmodul, et debitormodul, et kreditormodul og et lagermodul. Dertil kan du udvide C5 med moduler som løn, internet-handel, ordre, indkøb, projekt og udveksling af data. Endelig kan du med C5 s udviklingsværktøjer skræddersy programmet. 16 UPDATE Nr. 3 2005
TIPS & TRICKS TIPS OG TRICKS TIL OFFICE Jo fl ere smarte tips og tricks du kender til dine Offi ce-programmer, desto nemmere bliver hverdagen WORD 2003 TILFØJELSE AF VANDMÆRKE Af LONE LYTH Produktchef for Microsoft Officeprogrammer POWER POINT 2003 UNDGÅ UBELEJLIGE BESKEDER Selvom der ikke vises skrivebordsbeskeder fra Outlook 2003 under et PowerPoint 2003-diasshow, vil disse og andre beskeder blive vist, hvis du skifter til et andet program eller et websted under præsentationen. Her er en hurtig måde til at undgå afsløring af private oplysninger på. Aktivere eller deaktivere skrivebordsbeskeder: 1. Klik på Indstillinger i menuen Funktioner. 2. Klik på E-mail-indstillinger under fanen Indstillinger, og klik derefter på Avancerede e-mail-indstillinger. 3. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Vis en skrivebordsbesked ved ny e-mail (kun standardindbakken) under Når nye emner modtages i Indbakke. Hvis du gerne vil have en genkendelighed på alle dine Word-dokumenter, kan du tilføje et vandmærke, som ses i baggrunden på dokumentet. Det kan f.eks. være din virksomheds logo. Sådan indsætter du et vandmærke: 1. Peg på Baggrund i menuen Formater, og klik på Trykt vandmærke. 2. Benyt en af følgende fremgangsmåder: Klik på Billedvandmærke, og klik derefter på Vælg billede, hvis du vil indsætte et billede som vandmærke. Marker det ønskede billede, og klik på Indsæt. Klik på Tekstvandmærke, hvis du vil indsætte et tekstvandmærke, og marker eller indtast derefter den ønskede tekst. 3. Marker eventuelle andre indstillinger, du vil bruge, og klik på Anvend. 4. Hvis du vil se, hvordan vandmærket vil se ud på udskriften, skal du bruge visning af udskriftslayout. BEMÆRK! Hvis du vil tilføje et tema, der omfatter dokumentbaggrunde, designelementer og farveskemaer, skal du bruge kommandoen Temaer i menuen Formater. Når du igen vil have vist skrivebordsbeskeder, skal du markere afkrydsningsfeltet Vis en skrivebordsbesked ved ny e-mail (kun standardindbakken). BEMÆRK! Hvis du vil undgå visning af andre beskeder (afspilning af lyde, ændring af musemarkøren eller visning af et konvolutikon i meddelelsesområdet), skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Afspil en lyd, Skift kortvarigt musemarkøren eller Vis et konvolutikon i meddelelsesområdet. ILLUSTRATION: BJØRN NØRBO ANDERSEN 18 UPDATE Nr. 3 2005
OUTLOOK 2003 FLERE KALENDERE I OUTLOOK Du kan oprette andre Outlook-kalendere ud over den Kalender, som er standard i Microsoft Outlook. Du kan f.eks. oprette en kalender til dine private aftaler: 1 Klik på Mappeliste i menuen Søg. 2 Højreklik på mappen Kalender, og klik derefter på Ny mappe på mappelisten i navigationsruden. 3 Skriv i boksen Navn et navn for den nye kalender, f.eks. Privat kalender. BEMÆRK! Du kan ikke dele de ekstra kalendere, du opretter, med andre. Den kalender, der er standard i Outlook, kan imidlertid deles. HOLD STYR PÅ OPGAVERNE MED OUTLOOK Det kan være svært at huske alle dagens mange opgaver og pligter, men med Outlook kan du få hjælp til at holde styr på tilbagevendende opgaver: Benyt en af følgende fremgangsmåder: Oprette en opgave fra bunden: 1 Vælg Ny i menuen Filer, og klik derefter på Opgave. 2 Skriv et opgavenavn i boksen Emne. 3 Udfyld evt. andre bokse under fanerne Opgave og Detaljer for at få de oplysninger, du vil registrere for opgaven. 4 Klik på Gentagelse, hvis opgaven skal gentages, og klik på den hyppighed opgaven skal gentages med, og benyt en af følgende fremgangsmåder: Gentage opgaven med jævne mellemrum: Marker indstillingerne for den pågældende hyppighed. Undlad at klikke på Ny opgave, da opgaven ellers ikke gentages med jævne mellemrum. Gentage opgaven på baggrund af slutdatoen: Klik på Ny opgave, og angiv derefter et tidsinterval i boksen. 5 Angiv start- og slutdatoer for opgaven 6 Klik på OK, og klik derefter på Gem og luk. KALD E-MAILS TILBAGE Denne funktion kræver, at du anvender en e-mail-konto i et Microsoft Exchange Server miljø. Modtageren af den e-mail, du vil tilbagekalde, skal ligeledes benytte en e-mailkonto på en Exchange Server. Du kan for eksempel ikke tilbagekalde en meddelelse, der er sendt til en modtagers personlige POP3-e-mail-konto fra en internetudbyder. Den klassiske fejl er at sende en e-mail og glemme at vedhæfte en fil, men det kan også være, at du kommer til at sende en forkert fil eller sende en e-mail til den forkerte gruppe af modtagere. I bedste fald er det bare irriterende, i værste fald kan det betyde, at følsomme oplysninger kommer ud til de forkerte mennesker. I det tilfælde er det muligt at forsøge at kalde meddelelsen tilbage. Benyt følgende fremgangsmåde: 1 Klik på Sendt post under Post i navigationsruden. 2 Åbn den meddelelse, du vil tilbagekalde eller erstatte. 3 Klik på Tilbagekald denne meddelelse i menuen Handlinger. 4 Klik på Slette ulæste kopier af denne meddelelse. BEMÆRK! Hvis du sender meddelelsen til mange personer, kan du eventuelt fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Giv besked, om tilbagekaldelse lykkes eller mislykkes for hver modtager. Vælg, om du kun vil slette meddelelsen eller slette og erstatte den. Marker afkrydsningsfeltet for at få bekræftet, at tilbagekaldelsen lykkedes. LYKKES TILBAGEKALDELSEN? Om en tilbagekaldelse lykkes eller ej afhænger af modtagerens indstillinger i Outlook. Det er ikke sikkert, at det kan lykkes at tilbagekalde en meddelelse, selvom modtageren ikke har læst den. Metoden er altså ikke 100 procent sikker, men en måde, hvorpå man kan begrænse fejl. MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 19
Ny teknologi BRUGERVENLIG SIKKERHED FOR DE FINGERNEMME Log på din computer med et tryk fra pegefi ngeren. Populær James Bond-teknologi, der genkender dit fi ngeraftryk, indtager de danske computere Af Sander Jensen Det har aldrig været nemmere at styre sikkerheden på din computer som nu, hvor du med et tryk fra fingeren kan logge på din skærm, e-mail eller internetsider. Med Microsofts Fingerprint Reader kan du glemme alt om underlige kodeord, unikke brugernavne og tastaturkommandoer. Dit fingeraftryk klarer det hele. Glem dit kodeord En Fingerprint Reader kan for eksempel bruges, når I er flere, der bruger samme computer. Det kan også bruges til at logge ind på den netavis, som du abonnerer på, eller når du tjekker e-mail. Du sætter bare en Fingerprint Reader til computeren, og så kan du nøjes med at logge ind med pegefingeren. Systemet finder selv ud af, hvem fingeren tilhører, og du slipper for at taste koder og klikke på brugernavne. Du bliver James Bond Alle kender de opfindsomme agentfilm, hvor James Bond bliver scannet i øjet eller sætter hånden på en fladskærm for at få adgang til Q s laboratorium. Knap så voldsomt foregår det hos Microsoft, men ideen med genkendelse af fingeraftryk er udviklet efter det princip, som har eksisteret i agentfilm i mange år. Alle fingeraftryk er unikke og nærmest umulige at forfalske. Skal du beskytte følsomme virksomhedsdata eller bankoplysninger, anbefaler vi, at du bruger såkaldte strong passwords. Indbygget i tastaturet For at komme i gang behøver du software og en Fingerprint Reader, der sættes i USB-porten. Herefter vil du blive guidet igennem den enkle opsætning, der fortæller, hvordan din finger skal sættes i for- KONKURRENCE: UDFYLD DET VEDLAGTE SVARKORT OG VIND EN MICROSOFT FINGERPRINT READER hold til hvilke oplysninger. Hver gang en webside for eksempel beder dig om at indtaste et kodeord, kan du uden problemer lade dit fingeraftryk overtage det. Det er lige så let, som det lyder. Systemet er det samme, om du har en selvstændig Fingerprint Reader eller kombinerer den med en trådløs IntelliMouse eller Microsofts optiske keyboard. MICROSOFT FINGERPRINT READER Med en Fingerprint Reader kan du nemt logge på din pc og dine foretrukne websteder. Du sætter blot fingeren på modtageren, hver gang du bliver spurgt om et kodeord. Brugervenlig guide og software gør det let at udskifte koder med dit fingeraftryk. Kræver et websted en kode, så kan du blot sætte fingeren på modtageren, angive dine data og klikke ok. Aktiverer du Hurtigt brugerskift i Windows XP, kan du bruge Fingerprint Reader til at skifte mellem brugerkonti uden at logge af Windows. 20 UPDATE Nr. 3 2005