Brugervejledning MT Højgaards Projektweb

Transkript

1 Brugervejledning MT Højgaards Projektweb

2 Indhold Generelt om Projektweb 3 Oprette og få adgang til en projektwebplads 3 Finde rundt på projektwebpladsen 4 Tilføje filer til projektwebpladsen 5 Arbejde med filer 6 Bestille tryk af tegninger 7 Forummer 8 Kalender 9 Opgaver 10 Søgefunktionen 11 At gøre pladsens mapper til en del af Stifinderen, Office og jeres -system 12 Abonner på ændringer via nyhedsstrømme 15 Hjælp 15 2 projektweb

3 Generelt om Projektweb MT Højgaard, kunder og samarbejdspartnere kan i Projektweb dele filer og informationer om byggeprojekter. Det virtuelle rum, der er oprettet i Projektweb til byggeprojektet, kaldes en projektwebplads. Udover fildelingsfunktionen indeholder projektwebpladsen også en projektkalender, en opgavefunktion og muligheden for at oprette diskussionsforummer. Vi vil i denne folder give dig en kort introduktion til at benytte Projektweb. Har du spørgsmål, bedes du kontakte den ansvarlige for projektet hos MT Højgaard. God arbejdslyst med Projektweb! Oprette og få adgang til en projektwebplads Når projektwebpladsen er oprettet, får du en velkomstmail med link til pladsen og dit brugernavn og kodeord. Når du klikker på linket, åbner din standardinternetbrowser med en loginside. Du kan gemme hjemmesideadressen i dine favoritter, så du ikke behøver at gå via mailen fremover. Projektweb 3

4 Finde rundt på projektweb pladsen Når du åbner en projektwebplads, ser den sådan her ud: I venstre side er der en menu med pladsens mappestruktur øverst og adgang til de forskellige værktøjer forummer, kalender, opgaver og så videre - nedenunder. Under Pladsfunktioner i øverste højre hjørne finder du blandt andet Indstillinger, hvor du kan justere måden, du ønsker pladsen vist på. Der er også oversigten Nyheder, der viser et overblik over den seneste aktivitet på pladsen. 4 projektweb

5 Tilføje filer til projektwebpladsen For at tilføje en fil klikker du dig ned gennem mappestrukturen i venstre side til den undermappe, du ønsker at tilføje filen til. Klik herefter på Upload. Derved åbner et vindue, hvor du ved at klikke på Gennemse kan lokalisere den fil, du ønsker at tilføje til pladsen. Du skal give filen et navn, og du kan eventuelt tilføje en beskrivelse. Derudover kan du begrænse, hvilke af pladsens medlemmer, der skal have adgang til filen under Hvem har adgang. Og du kan fravælge, at filen skal ledsages af et kommentarfelt eller en versionsoversigt under Tilpas: Ønsker du herefter at gemme filen i mappen på pladsen, klikker du på Gem og tjek ind. De personer, du har givet adgang til filen, vil nu kunne se den, tjekke den ud og redigere i den. Du kan også vælge at gemme filen som kladde. Så er du den eneste, der kan se filen og arbejde videre med den. Projektweb 5

6 Arbejde med filer Projektweb opererer med begreberne Tjek ind og Tjek ud. Det betyder blot, at når du tjekker en fil ud fra pladsen, er det kun dig, der kan redigere i den. Når du er færdig med at redigere filen, tjekker du den ind igen. På den måde er der styr på versioner, og det sikres, at to personer ikke arbejder på det samme dokument samtidig. Når du vil foretage ændringer i et dokument, klikker du dig ind til det og vælger Redigér dokument: Hvis dokumentet er associeret med et redigeringsprogram, åbnes dokumentet der, og du kan nu arbejde i dokumentet. Når du er færdig, lukker du blot dokumentet ned. Projektweb spørger dig i den forbindelse automatisk, om du vil gemme og tjekke dokumentet ind igen. 6 projektweb

7 Bestille tryk af tegninger Du kan bestille fysisk tryk af tegninger, som du har adgang til på pladsen. Gå ind i folderen, hvor de ligger, klik på Bestilling af tryk og vælg Bestil tryk: Dermed åbnes et bestillingsvindue. Sæt først flueben ved de dokumenter, der skal trykkes. Herefter tager du stilling til fakturering og vælger hvem, der skal modtage materialerne. Hvis du vælger at afhente de trykte materialer, skal du være opmærksom på at vælge det trykkeri, der ligger tættest på dig: Klik på Send for at sende ordren ud. Under Se ordrer kan du få et overblik over dine trykkeriordrer. Får du en fejlmeddelelse, når du forsøger at bestille tryk, kan det være fordi, du ikke er oprettet som ekstern trykkunde. Henvend dig til den pladsansvarlige fra MT Højgaard og få vedkommende til at oprette dig. Projektweb 7

8 Forummer Med forum menes diskussionsforum. Her kan de enkelte pladsdeltagere give deres besyv med i form af indlæg til et givent emne. Klik på FORUMMER i menuen til venstre. Her kan du så oprette et nyt forum ved at klikke på knappen Nyt forum. Giv forummet et navn og eventuelt en beskrivelse. Nu har du skabt et forum: I hvert forum kan der oprettes et eller flere emner. Det kan fx være et konkret problem, som du ønsker et svar på eller input til. De andre pladsmedlemmer kan derefter via indlæg til emnet komme med deres mening, og I kan i fællesskab komme frem til konsensus. Et debatforum kan naturligvis ikke erstatte et fysisk møde, men det kan være mere overskueligt end en lang mailtråd blandt mange deltagere. 8 projektweb

9 Kalender Når du klikker på KALENDER, åbner du pladsens fælleskalender. Kalenderen kan fyldes med milepæle, møder og andre begivenheder, der har relevans for projektet. Når du opretter en aktivitet, kan du - ligesom med filerne - vælge at begrænse, hvem der kan se aktiviteten. Det gør du under Hvem har adgang. Nederst kan du desuden - ud over personer, der abonnerer på opdateringer i kalenderen - vælge at advisere specifikke personer: Pladsens kalender kan integreres med din Notes eller Outlook-kalender, så nye aktiviteter ryger derind. Klik på Tilføj til personlig kalender nederst. Projektweb 9

10 Opgaver Du kommer ind i opgaveområdet ved at klikke på OPGAVER. Med knappen Oversigter kan du sortere de viste opgaver efter kronologi eller opgavernes fuldstændighed. Du kan også vælge kun at få vist opgaver, der er tildelt dig: Klik på Ny opgave for at oprette en. Derved åbner et oprettelsesvindue, hvor du indtaster navn og beskrivelse af opgaven. Du kan også give opgaven skæringsdatoer og prioritere den. Hvis du sætter hak ved Vis i kalender ved siden af datofelterne, bliver opgaven vist i pladsens kalender. Hvis du har brug for det, kan du vedhæfte filer til opgaven, og du kan også sende adviseringer om opgavens oprettelse til udvalgte pladsmedlemmer. 10 projektweb

11 Søgefunktionen Oppe i højre hjørne af pladsen er der en søgefunktion, som du kan bruge til hurtigt at finde informationer på pladsen. Funktionen søger ikke ned i det enkelte dokuments tekst, men kun på tilføjede metadata - altså for eksempel navn. Ligesom i Google kan du bruge * til at angive, at søgeordet godt må være en del af et søgeord. Hvis du for eksempel søger på bygherre*, vil du få søgeresultater, der indeholder ordet bygherre, men også bygherremøde, bygherremødereferat, bygherrekontrakt og så videre. Projektweb 11

12 At gøre pladsens mapper til en del af Stifinderen, Office og jeres -system Pladsens filmappestruktur kan integreres i Notes eller Outlook samt i Stifinderen og Office-programmerne Word, Excel og PowerPoint. På den måde kan du arbejde med pladsens filer direkte uden at skulle logge ind på pladsen via internetbrowseren. For at integrere pladsen skal du først installere programmet Connectors på din pc. Dette skal du kun gøre en gang. Klik på Pladsfunktioner og vælg Download connector: Herefter skal du klikke på Kør to gange og så vælge sprog. I vinduet, der derefter åbner, klikker du på Næste og accepterer softwareaftalen: 12 projektweb

13 Herefter skal du vælge, hvilke programmer Connectors skal integrere dine pladser til. Hvis I kører Notes som -system, så klik på harddisk-ikonet ved hhv. Microsoft Outlook, Lotus Sametime og Lotus Symphony og vælg det røde kryds, så disse programmer fravælges. Listen skal se sådan ud: Hvis I kører Outlook som s-system, så klik på harddisk-ikonet ved hhv. Lotus Notes, Lotus Sametime og Lotus Symphony og vælg det røde kryds, så disse programmer fravælges. Listen skal se sådan ud: Projektweb 13

14 Klik herefter på Næste og Næste igen og til sidst Installér. Nu installeres Connectors. Det kan godt tage et par minutter. Installationen afsluttes med et bekræftelsesvindue. Klik på Afslut. Herefter bliver du spurgt, om du vil genstarte din pc. Gør det, men husk at gemme eventuelt åbent arbejde, før du genstarter. Nu er Connectors installeret på din pc, og du er klar til at integrere pladsens mappestruktur i Stifinderen, Office og Outlook eller Notes: Klik igen på Pladsfunktioner og vælg Tilføj [Pladsens navn] til dine connectors. Tillad at programmet åbnes. Indtast dine initialer og kodeord og klik på Log på. Nu er pladsen integreret med de valgte programmer. Den er for eksempel dukket op i Stifinderen. Her kan vi overføre filer via drag and drop og tjekke dem ind og ud: Du kan også arbejde med pladsens filer direkte i Word, Excel og Power- Point under fanebladet Pladser øverst i disse programmer: Endelig kan du også arbejde med filerne i dit -system. 14 projektweb

15 Abonner på ændringer via nyhedsstrømme I bunden af alle pladsens kalenderaftaler, filsider, foldere, opgaver osv. er der en nyhedsstrømknap. Den kan du bruge til at abonnere på ændringer i netop den del af pladsen: Ændringer kommer ind i din nyhedsstrømlæser, hvis du har sådan en. Windows 7 har en udmærket nyhedsstrømlæser, som du kan lægge på din pc s skrivebord. Du finder den ved at højreklikke på din pc s skrivebord og vælge Gadgets. Læseren hedder Feed-overskrifter. Hjælp Hvis du har problemer med Projektweb, skal du kontakte den ansvarlige for projektet i MT Højgaard. Projektweb 15

16 MT Højgaard A/S Knud Højgaards Vej Søborg mail@mth.dk mth.dk