KURSUSPORTALEN RETNINGSLINJER
Indhold Indledning... 3 Kursusportalens rammer... 3 Typer af Kursus... 3 Hvad er et regionalt kursus... 3 Domæner... 3 Systemroller... 3 Katalog... 4 Personalisering... 4 Retningslinjer... 4 Tags... 4 Godkendelse... 5 Målgrupper og rettigheder til udbud til målgruppeniveau... 5 Obligatoriske kurser... 5 Holdnummerering... 5 Udgivelse... 6 Kursusbeviser... 6 Eksport til Personalesagen... 6 Tilfredshedsmåling... 6 Deltager- og afbestillingsgebyr... 6 Katalogindlæg... 6 Udgivelse/reklame på intranettet... 6 Brugeradministration... 7 Autorisation/oprettelse... 7 Aktivering og inaktivering af medarbejdere... 7 2
Indledning Nærværende dokument beskriver de overordnede retningslinjer for brugen af Kursusportalen. Retningslinjerne vedligeholdes af Center for HR og udgives i VIP-portalen. De enkelte hospitaler og virksomheder kan udarbejde lokale retningslinjer som supplement, hvilke ligeledes bør udgives i VIPportalen med reference til denne regionale retningslinje. Målgruppen for dette dokument er primært super, centrale og lokale administratorer. Kursusportalens rammer Typer af Kursus Alle kompetenceudviklingsaktiviteter, der er udbudt i Region Hovedstaden, skal oprettes i Kursusportalen. Kompetenceudviklingsaktiviteter, der er udbudt uden for Region Hovedstaden, kan oprettes i Kursusportalen i henhold til hospitalets gældende retningslinjer. Hvad er et regionalt kursus Et regionalt kursus kendetegnes ved at det, som udgangspunkt, ikke er virksomhedsspecifikt. Det faglige indhold vil være generaliserbart, og kan gælde for hvilken som helst virksomhed i Region Hovedstaden. Domæner Et domæne kan betragtes som en gruppe af administratorer, der arbejder sammen. Indenfor hvert domæne sker en individuel opsætning i forhold til signatur, skabeloner til e-mails m.m. Indenfor domænet forefindes hospitalet/virksomhedens masterskabeloner. Der oprettes et domæne for hvert hospital/ virksomhed. For centrene oprettes et domæne for de interne kurser (CFCHR) samt et domæne for de forretningsvendte kurser indenfor hvilket de tværregionale kurser, der håndteres af Region Hovedstadens Kursusportal, ligeledes forefindes. Systemroller I Kursusportalen er der seks roller; Super Administrator Central Administrator Lokal Administrator Underviser Leder (inkl. Stedfortrædende leder) Deltager/kursist Super administrator har adgang til alle domæner og kan supportere administratorer, kursusudbydere og kursister på tværs af hospitaler og virksomheder. Rollen findes kun centralt i CHR. En Central administrator har adgang til hele sit domæne, dvs. Central Administrator på Gentofte Hospital kan, og må som den eneste, oprette aktiviteter, hvor målgruppen er hele Gentofte Hospital. Ligesom vedkommende også kan ændre i alle aktiviteter udbudt af Gentofte Hospital. 3
En Lokal administrator har kun adgang til egen afdeling, dvs. en Lokal administrator for Lungemedicinsk Afdeling, kan kun oprette aktiviteter, hvor målgruppen er medarbejdere på Lungemedicinsk afdeling. En lokal administrator kan kun se og administrere de kurser, vedkommende selv har oprettet. Central administrator kan skifte ansvarlig lokal administrator på de enkelte kurser. Underviser har adgang til egne aktiviteter, dvs. de aktiviteter hvorpå administrator har tilknyttet ham som underviser. Underviser kan fx uploade dokumenter i Grupperummet. Grupperummet er det virtuelle rum, som deltagerne på en aktivitet deler, og her kan underviser lægge opgaver til kursisterne. Underviseren kan i protokollen markere, om den enkelte deltager/kursist er fremmødt, har gennemført og bestået aktiviteten. En Leder har et overblik over de af egne medarbejderes kurser/aktiviteter, som er lagt ind i Kursusportalen. Lederen kan se, hvilke aktiviteter, den enkelte medarbejder har tilmeldt sig eller har gennemført. Lederen kan ligeledes se, hvornår hvilke certificeringer på hvilke medarbejdere udløber, samt hvilke certificeringer en given medarbejder mangler. Deltager/Kursist kan tilmelde sig selv eller andre på aktiviteter. Deltager/Kursist kan på egen side eksempelvis se, hvilke aktiviteter han har deltaget i, hvilke han har tilmeldt sig og hvilke certifikater der snart udløber. Hvis en medarbejder er tilmeldt af andre, kan administrator til en hver tid se, hvem der har tilmeldt vedkommende til aktiviteten. Katalog Der er to kataloger, et katolog hvor kurser udbydes internt, dvs. til Regionens medarbejdere. Og et katalog hvor kurser udbydes eksternt. Hospitalet/virksomheden/Centrene vælger om et kursus skal udbydes internt (Region Hovedstadens medarbejdere) og/eller eksternt. Der kan altså udbydes: - Internt kun for medarbejderne - Eksternt kun for eksterne deltagere - Internt og Eksternt både for interne medarbejdere og eksterne deltagere Personalisering For at sikre den bedst mulige brugervenlighed for slutbrugeren, forstået som henholdsvis deltager og leder, skal administrator i sin oprettelse være omhyggelig med udvælgelse af målgruppe, brug af tags samt angivelse af kvalifikationer og hvorvidt et kursus er obligatorisk for målgruppen (se selvstændige afsnit herom). Alle medarbejdere skal til gengæld, hvor relevant, initialt ved første log-in angive lægeligt speciale, og udbyderen skal aktivt træffe beslutning om, hvorvidt et lokalt kursus er obligatorisk eller frivilligt, og dokumentere dette i udbudsskabelonen. Resultatet af ovenstående er, at den enkelte medarbejder kun får præsenteret relevante kurser på sin personaliserede såkaldte Min Side, og lederne får et overblik over status for obligatoriske kurser på egne medarbejdere. Retningslinjer Tags Tags fungerer som søgeord og benyttes også i personaliseringen af kurser (ses på Min Side for relevant målgruppe). Der skal altid som minimum oprettes tags indenfor følgende kategori: 4
- Faggruppe - Aktivitetstype - Hospital Virksomhed I Kursusportalen er prædefineret en række tags, der falder i en række kategorier. Det er Region Hovedstadens Kursusportal, der opretter og vedligeholder kategorier og tags. Ønsker til nye kategorier og tags drøftes i Driftsorganisation, nærmere bestemt i netværk af centrale administratorer, der drives af Region Hovedstadens Kursusportal. Godkendelse I tråd med tillidsdagsordnen er der intet godkendelsesflow i Kursusportalen, hvilket betyder, at enhver medarbejder, der matcher målgruppen, kan tilmelde sig et givent kursus. Lederen kan i Ledermodulet se, at en medarbejder er tilmeldt kurset. Målgrupper og rettigheder til udbud til målgruppeniveau En målgruppe defineres ud fra følgende elementer alene eller i kombination: Organisatorisk enhed Lægeligt speciale Stillingskategori/faggruppe Udvælgelse på personniveau Alle typer af administratorer kan udbyde på målgruppe og for alle kurser gælder det, at der skal tilknyttes en målgruppe, der bedst muligt definerer den gruppe af medarbejdere, for hvem den pågældende aktivitet er relevant. Det er helt centralt for portalens set-up, at de enkelte aktiviteter udbydes til en målgruppe valgt inden for elementerne organisatorisk tilhørsforhold, lægelige speciale og/eller stillingskategori/faggruppe kun på denne måde vises aktiviteten til medarbejderne under Aktiviteter for mig. For så vidt angår den organisatoriske målgruppe, kan central administrator udgive til hele hospitalet/virksomheden. Lokal administrator kan udgive til egen målgruppe i henhold til organisationen (organisationshierarkiet) typisk egen afdeling. Skal lokale administrator udgive ud over egen afdeling/organisation, kontaktes central administrator. Skal central administrator udgive til andre i regionen, kontaktes Center for HR. Obligatoriske kurser Alle obligatoriske kurser skal have angivet en kvalifikation. For regionale obligatoriske kurser skal kvalifikationen være enslydende med den tværregionale vedtagne kvalifikationsbetegnelse (se bilag x). Holdnummerering Da Kursusportalen rummer alle Regionens hospitaler, virksomheder og centre, er det vigtigt, hurtigt at kunne se hvilket hospital/virksomhed, der er udbyder af et givent kursus, som deltageren typisk identificerer ved holdnummer. Herudover vil en struktur give administrator et hurtigt overblik over antal hold uden yderligere fremsøgning end en visning på holdet. 5
Alle holdid skal starte med den anerkendte forkortelse af det pågældende hospital/virksomhed, dvs. Rigshospitalets holdnumre starter altid med RH. Herefter følger administrators initialer, årstal og endeligt løbenummer. Eksempelvis TR-CJEN0346-2015-03 Det er vigtigt, at det enkelte holdnummer er unikt i forhold til fremsøgning via holdnummer. Yderligere struktur kan besluttes lokalt. Udgivelse Kursus må kun være synligt (katalogvisning), når det er aktuelt. Kursusbeviser Kursusbeviser fra Region Hovedstaden kræver ingen underskrift. Det primære kursusbevis/domænets masterskabelon for kursusbevis vil være sådan indrettet, at alle gængse informationsfelter kan til- eller fravælges (eksempelvis titel, navn på udbyder, kursusindhold, kursusvarighed). Er der behov for oprettelse af yderligere kursusbeviser bestilles oprettelsen hos Region Hovedstadens Kursusportal. Eksport til Personalesagen På den enkelte aktivitet/kursus definerer udbyder, om der skal udarbejdes kursusbevis eller ej. Det defineres ligeledes, om dokumentationen (beviset) skal sendes til lagring i Personalesagen. Obligatoriske kurser og certificeringer skal altid eksporteres til Personalesagen. For alle fælles-regionale aktiviteter, som findes på listen med regionale kvalifikationer, gælder det, at dokumentation skal til Personalesagen. Tilfredshedsmåling For alle aktiviteter der udbydes som regionale uddannelsestilbud skal der som minimum evalueres på de 6 reaktionsspørgsmål, der fremgår af standardevalueringsskabelonen. Deltager- og afbestillingsgebyr Eventuelt deltager- og afbestillingsgebyr fastsættes af udbyder i henhold til gældende retningslinjer fra pågældende Hospital/virksomhed/center. Katalogindlæg Alle katalogindlæg skal oprettes af Kursusportalens superadministratorer. Disse indlæg skal være relevante for alle brugere. Udgivelse/reklame på intranettet Udbyder beslutter, i henhold til gældende retningslinjer fra pågældende hospital/virksomhed/center, hvorvidt, der skal reklameres for kursus via intranettet. 6
Brugeradministration Autorisation/oprettelse Autorisation af centrale og lokale administratorer sker ved henvendelse til Region Hovedstadens Kursusportal. Formular findes på (link) Aktivering og inaktivering af medarbejdere Centrale og lokale administratorer må hverken aktivere eller inaktivere medarbejdere i Kursusportalen. 7