FAQ. kursusportalen.regionh.dk. Oversigt over centrale administratorer findes særskilt.

Transkript

1 FAQ kursusportalen.regionh.dk Supportside: Adgang til Kursusportalen Jeg kan ikke åbne kursusportalen på min computer? Problemet kan skyldes browser-versionen. Systemet understøtter kun Internet Explorer 7 eller senere versioner. Sådan finder du oplysninger om version i browseren: Åbn Internet Explorer ved at klikke på ikonet Internet Explorer på proceslinjen Klik på knappen Funktioner (eller klikke på Hjælp i menulinjen) Klik på Om Internet Explorer. Bed brugeren om at tjekke, hvilken version af Internet Explorer der findes på maskinen. Opgradering af computerens Internet Explorer sker via kontakt til IMT eller lokal ITmedarbejder. Alternativt kan Firefox eller Google Chrome anvendes, disse understøtter dog ikke automatisk log-in. Administratorer Skal kontakte det kursusadministrative team: / / Kurser.hru@regionh.dk Oversigt over centrale administratorer findes særskilt. Administratorrettighed er Jeg har ikke den rigtige administratoradgang? Adgangene skal bestilles via formular på intranettet: Vores administrator er holdt op hvordan bliver hendes/hans administratorrettighed lukket? Lukning af administrator skal ske via formular på intranettet: Deltageroplysninger Domæner Hvorfor kan jeg ikke se deltageroplysninger på fx tilmeldingslisten? På det enkelte kursus sættes op, hvilke tilmeldingsoplysninger, der skal med. For medarbejdere findes mange allerede, for eksterne skal man overveje, hvilke data der er nødvendige. Data følger med over på oversigterne fx over tilmeldte. Hvilke domæner er der i Kursusportalen? Der er oprettet et domæne for hvert hospital/virksomhed. For centrene er der oprettet et domæne for interne kurser samt et domæne for tværregionale aktiviteter: Amager og Hvidovre Hospitaler Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler Bornholms Hospital Den Præhospitale Virksomhed Den Sociale Virksomhed Gentofte Hospital Glostrup Hospital Herlev Hospital Nordsjællands Hospital

2 Region Hovedstaden (tværregionale aktiviteter) Region Hovedstaden Centerfælles (interne kurser i centrene) Region Hovedstadens Apotek Region Hovedstadens Psykiatri Rigshospitalet Fremsøgning af aktiviteter Gennemført/ikke gennemførte aktiviteter Holdnr. Klinisk speciale Jeg kan fremsøge et kursus men ikke tilmelde mig kurset? Der er defineret en fast målgruppe for kurset, og du falder udenfor denne målgruppe. Henvend dig evt. til kursusudbyderen hvis du har særlig interesse for et kursus måske er der plads. Medarbejderen siger at kurset er gennemført med er stadig Orange på status? Det er vigtigt, at administratorerne får afsluttet holdene, således at deltagerne noteres med gennemført kurset først da vil de fremstå således på lederoverblikket. Hvad skal der indgå i holdnr.? Alle HoldID skal starte med den anerkendte forkortelse af det pågældende hospital/virksomhed: Amager og Hvidovre Hospitaler = AHH Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler = BFH Bornholms Hospital = Den Præhospitale Virksomhed = Den Sociale Virksomhed = Gentofte Hospital = GEH Glostrup Hospital = GL Herlev Hospital = HEH Nordsjællands Hospital = NOH Region Hovedstaden (tværregionale aktiviteter) = TR Region Hovedstaden Centerfælles (interne kurser i centrene) = CFHR Region Hovedstadens Apotek = RAP Region Hovedstadens Psykiatri = RHP Rigshospitalet = RH Mit kliniske speciale er ikke på listen? Specialerne er hentet fra Sundhedsstyrelsen, du bedes vælge den der ligger tættest på. Kun hvis man ikke har et klinisk speciale skal man vælge Mit kliniske speciale findes ikke på listen. Jeg har ikke et klinisk speciale? Hvis man ikke har et klinisk speciale, skal man også vælge mit kliniske speciale findes ikke på listen og huske at gemme og overføre til kurven. Login Hvor sendes brugerne hen? Interne brugere (medarbejdere, som er indenfor netværket) sendes ved brug af linket direkte i medarbejderkataloget og er dermed logget HELT ind. Interne brugere som logger på fra eks. tablet eller privat computer kommer til log-in siden. Her skal vælges gå til medarbejderkatalog, som leder til den blå log-in side, hvor man skal logge på med det alm. netværks-login, Brugerident\BAM-kode (eks. REGIONH\bmik0016) og sit password. Interne brugere som tilgår sitet fra andre browsere end Internet Explorer indenfor netværket fx Firefox eller Google Chrome, sendes til den blå log-in side og direkte i medarbejderkataloget. Eksterne brugere som ikke er ansatte kommer til log-in siden, hvor man skal indtaste

3 brugernavn og password. Brugernavn og password tilsendes på mail ved oprettelse i kursusportalen Den tidligere forside - Login siden - hvor der skal vælges log på medarbejderkatalog, rammes altså nu kun af medarbejdere, der logger på udenfor netværket. Målgrupper Organisationshierarki Definition En målgruppe defineres ud fra følgende elementer alene eller i kombination: Organisatorisk enhed Lægeligt speciale Stillingskategori/faggruppe Udvælgelse på personniveau Ledere og medarbejdere er ikke placeret organisatorisk korrekt Tidsplanen foreskriver, at tilretningen af det organisatoriske hierarki og ledertilknytning, ligger umiddelbart inden driftsstart. Såfremt at medarbejdere eller ledere begynder at anvende kursusportalen før driftsstart (og dermed inden organisatorisk hierarki og ledertilknytning er tilrettet) kan være data som endnu ikke er tilrettet. Hvilket kan give uhensigtsmæssige effekter for implementeringsansvarlige og brugerne. Husk at informere om at lederne skal først validere deres medarbejdere efter driftsstart. Tags Oprettelse af kurser Skal oprettes med de 3 obligatoriske tags: 1. Faggruppe 2. Aktivitetstype 3. Ansættelsessted Oprettelse af tags Det er kun superadministratorer, som kan oprette nye tags. Der bliver ikke oprettet nye tags før henvendelsen er taget op i netværket for centrale administratorer, da alle tags skal kunne bruges på tværs. Tags skal helst holdes under 15 tegn. Tilmelding af deltagere Undervisere Hvordan kan jeg tilmelde en medarbejder udenfor mit domæne? Man kan fremsøge og tilmelde alle aktive medarbejdere. Hvordan opretter jeg en underviser fra et andet hospital? Det er vigtigt at disse ikke oprettes som eksterne da det giver dobbelt oprettelser. Man kan søge på alle i hele databasen, også udenfor domænet. Hvis en bruger skal tildeles underviserprofil, skal der sendes en mail til kursusportalens support, der giver brugeren underviseradgang.

4 Hvem opretter fællesregionale kurser? Brandkursus: Oprettes pr. virksomhedsniveau virksomheden skal selv oprette (eneste tværregionale er for lægesekretærer) Der skal oprettes Praktisk brand som kun skal gennemføres en gang samt E-læring Brand som kræver løbende recertificering. Introkurser: Virksomheder opretter selv disse Håndhygiejne: Charlotte har oprettet for alle Kurser i katalog Hvorfor kan jeg ikke finde kurset i det eksterne katalog? Hvorfor er holdet ikke i det eksterne katalog? Er kurset/holdet udbudt i det eksterne katalog? Tjek op på kursets stamdata og/eller holdets stamdata og se, om det udbydes i det eksterne katalog Kursusbeviser Kursusbeviser hvordan får kursisten sit bevis og hvordan kommer det til p-sagen? Beviser skal sendes manuelt via Kursusportalen. Dette gøres ved at gå i Mødeprotokol og via handlingsknappen kan der sendes/eksporteres beviser. Husk at sætte flueben i Eksporter bevis til p-sag. E-læring Henvendelser omkring e-læring skal sendes videre til den ansvarlige administrator uanset problemets art. Er det henvendelser omkring håndhygiejne eller brand for lægesekretærelever, så spørges ind til, hvad problemet drejer sig om: 1. Går kurset i stå? Bruger skal sende mail til hrukursusportalenhotline@regionh.dk om problemet. Henvendelsen sendes videre via supportpostkassen til fejlmeldingspostkassen i E- Learningsteamet. Henvendelsen registreres i sagsstyringsarket. 2. Registreres gennemførelse ikke? Bruger skal sende mail til hrukursusportalenhotline@regionh.dk om problemet. Henvendelsen sendes videre via supportpostkassen til fejlmeldingspostkassen i E- Learningsteamet. Henvendelsen registreres i sagsstyringsarket. 3. Er der ikke fremsendt bevis? Det er ikke alle e-learningskurser der udsendes beviser på efterfølgende. Det er nok dokumentation, at brugeren er registreret med status gennemført i kursusportalen. Inaktive brugere Hvordan tilmeldes en inaktiv bruger et kursus? Det er kun os i Supporten, som kan tilmelde inaktive brugere til et kursus. Hvis en inaktiv bruger skal tilmeldes et kursus, så skal der sendes en mail med navn og cpr. nr. til

5 supporten og brugeren bliver tilmeldt. opsætning af mail for udløb og nærudløb På kurset samt holdet, under stamdata, udfyldes oplysninger om gyldighedsperiode: Når gyldighedsperioder er udfyldt på kursus er det muligt at vælge meddelelse til påmindelse af udløb og nær udløb (bemærk at der først skal udarbejdes en skabelon under meddelelser). Ved aktivering af funktionen kan der med fordel bruges knappen vis som giver en liste over hvem der vil modtage mailen ved aktivering man kan dermed få overblik over hvor mange meddelelsen rammes af.

6 Ændring af meritdato Ledere/stedfortræder Mange steder er der både en leder og en eller flere stedfortrædere pr enhed. Selvom en stedfortræder har valideret enheden forsvinder reminder-boksen ikke fra lederen og omvendt. Alle skal derfor ind og validere, men hvis man er bekendt med at en anden har valideret enheden skal man bare markere at alt er ok. Spørgsmål Kan vi trække lister på hvilke ledere der ikke har valideret sine medarbejdere? Nej ikke gennem grænsefladen men god ide til version 2.0. Du kan bestille hos os, så trække vi direkte på databasen. Forsvinder en medarbejder fra kursusportalen når denne er fratrådt i lønsystemet og dermed ikke længere arkiv i APOS? Nej, men brugeren bliver inaktiveret. Alt historik er stadigvæk tilgængelig Hvor længe er data tilgængelige efter medarbejderen er fratrådt? Og hvem kan tilgå disse data? Brugeren er inaktiv og forbliver i plan2learn indtil brugerens slettes (kræver at brugerens tilknytninger til aktiviteter fjernes) Hvor længe er ens eksterne profil aktiv? Indtil brugeren slettes (kræver at brugerens tilknytninger til aktiviteter fjernes) Hvem kan afmelde en medarbejder fra et kursus? Administratoren og brugeren selv. Vi har tidligere snakket om at lederen også skal kunne afmelde en medarbejder (version 2.0 ledermodul)

7 Flytning af kurser mellem domæner? Man har aldrig som administrator kunnet flytte kurser mellem domæner. Der er flere komponenter som er bundet op på kursernes hold, der forhindre en flytning; såsom meddelelser, adresser og evalueringsskemaer. Vi kan i de fleste tilfælde gøre det for jer ved at opbygge og afvikle scripts i databaserne. Kvalifikationer Visning af kvalifikationer på ledersiden Visning af kvalifikationer på ledersiden er nu aktiveret, hvilket betyder at der på ledernes aktivitetsoversigt automatisk vises fem centrale kvalifikationer indtil lederen selv tilretter oversigten. For kurser/certificeringer der er knyttet op på kvalifikationer, er det dermed muligt at lave oversigter over status på de enkelte kurser på tværs af hospitalerne og dermed skabe et regionalt overblik. Kvalifikationer vil på sigt slå igennem for medarbejderne, fx på Min Side og i kataloget men gør det ikke lige nu Kvalifikationer er pt. kun aktiveret på lederbillederne. Dvs. at Min side og Katalog ikke automatisk tager højde for merit grundet samme kvalifikation koblet på flere kurser. Det betyder, at for obligatoriske kurser vil det på Min side og i Katalog fremgå, at medarbejderen mangler at tilmelde sig - på trods af at et kursus med tilsvarende kvalifikationer er gennemført på andet hospital. Dette vil have betydning for medarbejdere der har gennemført et obligatorisk kursus på et hospital, og efterfølgende er flyttet til nyt hospital. For at få den korrekte visning for medarbejderen, må man lige nu give medarbejderen merit på det pågældende kursus. Kvalifikationer bliver indarbejdet i visning på Min side og i Katalog. Du får besked når løsningen er klar.