Referat af generalforsamling i Haveforeningen Kalvebod 18.marts 2009 Dagsorden 1. Valg af dirigent og stemmeudvalg. 2. Godkendelse af referat fra efterårsgeneralforsamlingen 2008. 3. Formandens beretning. 4. Regnskab 2008. 5. Indkomne forslag. 1.Venteliste, vedtægtsændring (bestyrelsen) 2.Styring af økonomi, vedtægtsændring (bestyrelsen) 3.Fælles elmåler (energiudvalget) 4.Brandsikring (brandsikringsudvalget) 6. Valg i flg. lovene. Næstformand (Charlotte 30 genopstiller) Kasserer (Bruno 6 genopstiller) Bestyrelsesmedlem (Karen 53 genopstiller) Bestyrelsesmedlem (Arne 117 genopstiller) Intern revisor (Merete 8 genopstiller) Ventelisteudvalg (Lone 1 genopstiller) Vurderingsudvalg (Ole 98, Steffen 19 genopstiller) Festudvalg: Sommerudflugt 13.6 og sommerfest 22.8 Arbejdsdag 25.4 7. EVT. GENERALFORSAMLINGEN 1. Kaare 85 blev valgt som dirigent og Søren 50, Arne 117 og Steffen 19 var stemmeoptællere. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var indkaldt iflg. reglerne. Der var 34 stemmeberettigede mødt op. 2. Referat af efterårsgeneralforsamlingen 2008 blev godkendt. 3. Formandens beretning: Jesper 127 har på sit arbejde set video om, hvor hurtigt det går, når et hus brænder. Der var stof til eftertanke. Thomas 94 har bedt om aktindsigt vedr. fredningssagen; men der er ikke sket noget siden 2007, hvor Københavns Kommune sidst har kigget på sagen. Ligesom sidste år bliver der arrangeret fælles arbejdsdag den 25.april. Jesper håber at rigtig mange dukker op igen iår. Jesper har haft en del opringninger fra forskellige instanser i anledning af byggeri i nr. 52. Han pointerer, at det er vigtigt at vi forholder os til, at vi kan renovere og ikke bygge nyt. Jette 52 supplerede med, at de nu har fået en officiel tilladelse til, hvordan bortkørsel af jord fra deres have skal foregå. Connie have 25 døde for 1½ år siden. Hussalget er stadig uafsluttet og ligger hos bobestyreren. Jeff har efter ventelistesystemet fået tilbudt haven. Heidi og Andre have 51 har ønsket at overdrage deres lejemål til deres datter Rikke.
Ang. Varmepumpe så har vi haft besøg af en konsulent fra miljø-og teknikudvalget, som har afleveret regler for området. Vi har haft en skade på vores elanlæg, i skabet ved have 121, hvor der viste sig at være en dårlig forbindelse. Nogle haver havde fejl på deres strøm og fik i den forbindelse ødelagt hvidevarer og fjernsyn. Hele det fælles forsyningssystem er nu efterset og gennemgået af en installatør, og der er sket udskiftning af flere elskabe. Der bør være eftersyn med jævne mellemrum for at sikre at der ikke sker ulykker. Der har ikke været mange rotter i år. Søren 50 fortæller, at kun hvert 9. eller 10. år er rotteår. Hvis der igen bliver rotteplage, vil der være mulighed for at indkøbe bekæmpelsesudstyr til montering i kloakrør. I 2010 har H/F Kalvebod 90 års jubilæum. Hvad med, at der bliver lavet en jubilæumsavis og arrangeret en stor god fest. Vi håber alle at Gianna 117 og Charlie 94 vil være festarrangører. Der var ingen direkte spørgsmål til beretningen; men der var en del kommentarer undervejs. Steffen 19 opfordrede til, at festhuset bliver shinet op, og at den manglende væg bliver bygget. Kaj 104 oplyser, at der ligger renoveringsplaner klar. Senest i forbindelse med arbejdesdagen vil det manglende vægstykke blive genopført. 4. Regnskab. Bruno have 6 redegjorde for nogle af posterne: 210 telefonnet. Det store beløb skyldes at reparation af el-skabe er posteret under dette punkt. 380 repræsentation punktet dækker over gaver til runde fødselsdage. 160 containere dem betaler vi for igen, da vi er overgået til et andet system. 80 renteindtægter - er steget på grund af nyinvesteringer. Der blev spurgt til, hvorfor vandregnskabet ser så forskelligt ud fra år til år. Bruno svarede, at regnskabet dækker forskelligt antal måneder fra år til år. Revisorerne Merete 8 og Steffen 19 havde en del kommentarer til regnskabet: Generelt har H/F en sund økonomi; men der er rod i de fleste posteringer. Blandt andet havde de undret sig meget over det store beløb under telefonnet, som er blevet afklaret (se ovenfor). De lægger alligevel op til, at bestyrelsen diskuterer relevansen af et internt telefonsystem. Jesper kommenterer, at der også er indtægter fra telefon abonnenterne. De er indkommet over havelejen; men det fremgår bare ikke særskilt af regnskabet. Så opfordres bestyrelsen til at finde en, der styrer Foldschack, vores advokat i sagen om lovliggørelse. Kaare 85 oplyser, at vi godt kan bede Foldschack om månedvis eller kvartalsvis at sende regninger og redegøre for timeforbrug. Revisorerne opfordrer til, at der bliver lavet økonomistyring på brandsikringen. Det bliver foreslået, at vores regnskabsfører Thomas laver et forslag til, hvordan sådan noget kan gøres. Endelig anholdt revisorerne, at der under punkt 350, kontorhold og hjemmeside, var brugt langt over, hvad der var budgetteret med. Bestyrelsen medgav, at det var en overskridelse. Forklaringen var, at Bruno 6 var nødt til at have internetopkobling, hvad han ikke i forvejen havde haft. Desuden har vi fået et bookingsystem på internettet, så at vi kan booke festhuset ad den vej. Efterfølgende bevægede diskussionen sig fra ønsket om at bestyrelsen overholder det vedtagne budget, og til at give bestyrelsen frihed til at handle. Lars udtalte som noget af det sidste under det punkt, at det er godt vi har revisorer, der stiller spørgsmål. Side 2 af 6
5. Indkomne forslag Forslag 1: Vedtægts ændring: 5.1 Al overdragelse af lejemål sker til personer indtegnet på venteliste. Undtaget er salg til familie i lige linie op og ned (fx børn og forældre), samt søskende og ægtefælle/samlever. Det samme gør sig gældende ved overtagelse efter et medlems dødsfald. Ved overdragelse af lejemål til familie i lige linje, kan der ikke samtidig ske overtagelse af et andet ledigt lejemål i foreningen. Ved overdragelse af lejemål fra familie til familie i lige linie op og ned, samt til søskende og ægtefælle/samlever mister køber sin eventuelle plads på venteliste uanset om den er ekstern eller intern. Det samme gør sig gældende ved overtagelse efter et medlems dødsfald. Medlemmer af Foreningen har ret til at bytte lejemål indbyrdes, efter samme regler som ved almindeligt salg. Begrundelse for forslaget Denne ændring betyder: - at de medlemmer der står på ventelisten - og som i forvejen har et hus - kun kan benytte ventelisten til at overtage et andet lejemål ved at afhænde deres eget hus til ventelisten. Dette er mere i tråd med meningen med ventelisten. - at et medlem der evt. flytter sammen med et andet medlem af haveforeningen fortsat kan sælge i lige linje. -- at et medlem ved skilsmisse fortsat har ret til at købe hus via placering på ventelisten. Arne fra bestyrelsen fremlagde forslaget, (som tidligere har været stillet). Der var indlæg både for og imod forslaget, som kom til afstemning med en lille ændring. Det med fed skrift blev præciseret til: Ved overdragelse af lejemål til familie i lige linje op og ned (fx børn og forældre), samt søskende og ægtefælle/samlever, kan der ikke samtidig ske overtagelse af et andet ledigt lejemål i foreningen Ved afstemningen blev forslaget vedtaget med 23 stemmer for, 7 imod og 4 blanke. Forslag 2: 18 Bestyrelsen er ansvarlig for foreningens pengemidler. 19.0 Eksternt bogholder/revisionsfirma varetager foreningens regnskaber efter almindelig god regnskabsskik og varetager alle ind- og udbetalinger, herunder ved hjælp af elektroniske bankprodukter. Bogholder/revisionsfirma samarbejder løbende med haveforeningens kasserer. Bogholder/revisionsfirma afholder møder med kasserer og interne revisorer forår og efterår. 19.1 Foreningen har 2 konti: En konto hvor foreningens formue er placeret. Fra denne konto kan der kun hæves med kassererens og formandens underskrift. En konto som bogholder/revisionsfirma betaler regninger fra. Beløbet på denne konto må Maksimalt være ca. 300.000 kr. Er beløbet større skal dette sættes ind på formuekontoen, Alle regninger til bogholder/revisionsfirma skal være påtegnet af kassereren. Regninger over 10.000 kr. tillige af formand/næstformand. Side 3 af 6
Kassereren fører regnskab med kassebeholdningen. Hvad der overstiger kr. 5000 indsættes på driftskontoen. Bestyrelsen og interne revisorer kan til enhver tid forlange sig regnskabet forelagt. Foreningen har helårsregnskab som følger kalenderåret. Regnskabet aflægges af kassererenpå forårsgeneralforsamlingen. Budget fremlægges på efterårsgeneralforsamlingen. 19.2 Kun bestyrelsen kan investere foreningens formue. Investeringer kan kun foretages i obligationer der er noteret på fondsbørsen. Bestyrelsen Bruno 6 fremlagde forslaget. Forslaget til ændringerne har været diskuteret med banken og regnskabsføreren. Ordlyden elektroniske bankprodukter er et begreb banken bruger. Det dækker over brug af netbank og betalingsservice. Steffen 19 mente, at forslaget nok var for specifikt, f.eks at det lige netop er 2 konti. Denne passus blev derefter rettet til mindst 2 konti. Desuden ændres.forår og efterår til:..mindst 2 gange årligt Der blev spurgt til, hvad der sker, hvis banken går ned. Svaret var, at som regler og lovgivning er for tiden, er alle kontante beløb dækket af indskydergaranti. Dette dækker vist også obligationer, som er det vi har. Forslaget blev med de førnævnte ændringer vedtaget med 32 stemmer for. Forslag 3: Generalforsamlingen giver Energiudvalget mandat til at: a. Undersøge mulighederne for at opsætte fælles central elmåler og små kontrolmålere på de enkelte huse b. Indhente mindst tre forskellige tilbud på arbejdet, herunder udarbejdelse af udbudsmateriale. c. Få udarbejdet en juridisk vurdering af de nødvendige vedtægtsændringer og øvrige reguleringer vedr. fælles elmåler. d. Indhente tilbud fra forskellige elselskaber om levering af el med mængderabat. e. Udarbejde et forslag om kollektivt elindkøb og fælles måler til næste generalforsamling. Endvidere godkender generalforsamlingen at: f. Foreningen dækker de nødvendige udgifter i forbindelse med ovennævnte. Forslaget begrundes af energiudvalgets ønsker om at få sat gang i både udgifts- og energibesparelserne i haveforeningen med det samme, og at dette tiltag kan gennemføres hurtigt. En del af besparelserne kunne evt. reinvesteres i andre energirigtige og besparende tiltag. Energiudvalget er ved at kortlægge en række muligheder og vil løbende følge op med yderligere forslag til tiltag. Stillet af haveforeningens energiudvalg (Ole 98, Kaj 104, Claus 96, Søren 50 og Charlotte 30) Søren have 50 fremlagde forslaget. DONG indførte for et stykke tid siden en målerafgift på 800 kr + moms pr. husstand. Nogle andelsforeninger fik den ide at sætte fællesmåler op, og kontrolmålere ved hvert lejemål. Det samme forestiller haveforeningens energiudvalg sig, at vi kan gøre. Kommentarerne var bl.a.: tænk hvis nu DONG alligevel fjerner målerafgiften, hvis vi vedtager det kan vi ikke lave individuelle løsninger, der er så mange fordele ved fællesskabet, og vi kan vælge Grøn Energi. Der blev foreslået et beløb på 50.000.kr som igangsætningsbeløb. Side 4 af 6
Forslaget blev vedtaget med stort flertal ved håndsoprækning. Forslag 4: Brandsikring Udvalget som blev nedsat på sidste generalforsamling vil foreslå at gå i gang med brandsikringen, på trods af at der er stor sandsynlighed for at vi ikke kan opnå myndighedernes godkendelse for planen. Årsagen til at myndighederne ikke kan godkende vores plan, er at vi ikke eksisterer for Teknisk Forvaltning. Uofficielt fortæller en arkitekt fra TF at vores plan med såkaldt BD60 vægge er fornuftig og en helt normal procedure. For og imod at gennemføre brandsikringsplanen i løbet af de næste år: For: Større sikkerhed i forb. m. evt. brand Planen bliver nyttiggjort, mens den stadig er aktuel Forbedringerne i planen for hvert hus bliver gennemført Imod: Uden forhåndsgodkendelse kan visse ting blive lavet på en måde, som senere ikke godkendes og derfor må laves om Vi udskyder en investering Vi undgår ulemper i husene i forb. m. håndværkernes arbejde Nogle får ulemper i forb. m. at vinduer f.eks. ændres til faste vinduer, som ikke kan åbnes Hvis generalforsamlingen kan godkende at bestyrelsen arbejder videre på at forberede brandsikring, vil forslagsstillerne foreslå dette: Der nedsættes en styregruppe under bestyrelsen, til at arbejde videre med at forberede projektet Der afsættes kr. 100.000 til rådgivende fagperson til at bistå styregruppen med at forberede rammerne for at gennemføre projektet.. Styregruppen og fagpersonen skal arbejde på at foreslå hvordan man kan gennemføre: Projektstyring Ansvar for at budget holder Udbud/tilbud med håndværkere Vedligeholdelse af brandsikring efter planen er gennemført En styregruppe blev nedsat, som udover de oprindelige 3 medlemmer også består af Gunhild have 96 og John have 88.??????? Fra Brandsikringsudvalg (Steffen 19, Manne 90 og Jesper 127) Steffen 19 fremlagde gruppens forslag. Gruppen mener, at H/F har sparet så mange penge op, at vi godt kan begynde brandsikringen. Vi kan enten tage af formuen eller låne os til resten. Det vanskelige bliver at styre økonomi/byggeri. Under regnskabet blev det foreslået at bede vores regnskabsfører om at udarbejde et forslag til, hvordan man kan styre økonomien. Side 5 af 6
Claus 96 oplyser, at H/F Engly har gennemført brandsikring, som er godkendt af kommunen. Han opfordrer til, at man kontakter deres ingeniørfirma. Mange synes at forslaget er godt, og er utålmodige efter at komme i gang, og at der jo er lavet de overordnede planer. Ole Boesen 98 foreslår, at vi går i gang med f.eks. at brandsikre 5 huse, og så få nogle erfaringer. Forslaget blev ved håndsoprækning vedtaget med tilføjelsen om at starte med 5 huse. et blev besluttet Det blev besluttet, at bestyrelsen indkalder styregruppen til dets første møde. 6 Valg iflg. Lovene Næstformand (Charlotte 30 genopstiller) og blev genvalgt Kasserer (Bruno 6 genopstiller) og blev genvalgt Under valg af bestyrelsemedlemmer stillede Lasse 122 op med den begrundelse, at han gerne vil se, hvad bestyrelsen laver. Lasse blev ikke valgt; men Bruno oplyste, at medlemmerne altid er velkomne til at deltage i bestyrelsesmøder. Bestyrelsesmedlem (Karen 53 genopstiller) og blev genvalgt. Bestyrelsesmedlem (Arne 117 genopstiller) og blev genalgt. Intern revisor (Merete 8) blev genvalgt Ventelisteudvalg (Lone 1) blev genvalgt Vurderingsudvalg (Ole 98, Steffen 19) blev begge genvalgt. Henriette og Merete meldte sig som arrangører af sommerudflugten den 13.6. Der var ingen der meldte sig som arrangører af sommerfesten den 22. 8. John have 88 meldte sig som arrangør af arbejdsdagen den 25.april sammen med Signe have 15. 7. Evt. Hans opfordrede til, at vi får gjort noget ved de stophaner, der ikke kan lukkes. Bjarne opfordrede til, at en fra H/F melder sig som lokalrådsrepræsentant. Ole Boesen opfordrede bestyrelsen til at vi får delebilsordning herud. Per have 13 vil gerne have sat brandhaner op i H/F. Det er tidligere blevet undersøgt. Der er ikke nok tryk på vandet herude til at opsætte brandhaner, sagde Lasse 122. Dermed sluttede dette års forårsgeneralforsamling. Karen Bæk Andersen. Side 6 af 6