TYPO3 Direct Mails Medlemsmails sendes fra Typo3 s Mailmodul, der er et plugin. Efter login skal du først klikke på Direct Mail i venstrekolonnen, og derefter på Nyhedsbrev Dinlokalafdeling i midterkolonnen, du får da dette skærmbillede: I den brede højrekolonne kan du nu se de muligheder der er i mailmodulet. Øverst til højre er der en liste kan få vist mulighederne: hvor du ved at klikke på pilespidsen Du skal kun bekymre dig om de fire af dem som vil blive gennemgået trin for trin i det følgende. Modtagerlister - bliver oprettet automatisk. Opsætning af mailmodulet - klarer Webmaster. Der er to måder at oprette og udsende mails på i Typo3 s mailmodul. Nyhedsbreve/Direct Mails som automatisk bliver forsynet med vores logo, farver m.m., og hvor man kan arbejde med tekst, billeder, punktlister etc., fuldstændig som på en normal Typo3-side. QuickMail som er beregnet til små hurtige meddelelser i ren tekst, uden logo, farver etc. (se QuickMailGuide) Denne guide gennemgår Nyhedsbreve/Direct Mails og vi starter på næste side. 1
NYHEDSBREVE - OPRETTELSE Du har nu klikket på Direct Mail i venstrekolonnen, klikket på Nyhedsbrev Dinlokalafdeling i midterkolonnen, og valgt Nyhedsbreve i dropdownlisten (det er sikkert allerede valgt!) Det første du skal gøre er at oprette et Nyhedsbrev. Det gør du ved at klikke på: Du får så et lidt specielt sideoprettelsesvindue, der også indeholder mulighed for oprettelse at det første tekstelement, i den brede højrekolonne. Du behøver egentlig kun foretage dig tre ting i første omgang: Fjern fluebenet fra Skjul side Skriv en Sidetitel (f.eks. Nyheder juli ) og Husk at gemme! Du har også muligheden for med det samme at oprette det første element i dit nyhedsbrev, ved f.eks. at skrive - en overskrift i Overskrift-feltet - evt. vælge overskriftens Type - og skrive noget tekst i Tekst-feltet...men du kan også vente med at fylde indhold på dit nyhedsbrev til senere. 2
Du vil nu kunne se dit nye Nyhedsbrev i midterkolonnen (du skal muligvis klikke på et lille + foran Nyhedsbrev Dinlokalafdeling for at få vist Nyhedsbrevet) Ved at klikke på Side i venstrekolonnen og derefter på Nyhedsbrev nummer 1 i midterkolonnen kan du nu fylde indhold på dit Nyhedsbrev, fuldstændig som på en normal side. Det ser sådan ud i højrekolonnen: Du kan oprette dit Nyhedsbrev, og så fylde indhold på over dage, uger, eller for den sags skyld måneder, indtil du vælger at udsende det. På de følgende sider ser vi på udsendelse af Nyhedsbreve. 3
NYHEDSBREVE FORBEREDELSE TIL UDSENDELSE VIGTIGT Gå under ingen omstændigheder i gang med dette før du er sikker på at dit Nyhedsbrev er helt klar til at blive sendt!!! Når du er klar til at udsende dit Nyhedsbrev skal du vælge Direct Mail (venstrekolonne), derefter Nyhedsbrev Dinlokalafdeling (midterkolonne), vælge Nyhedsbreve i dropdownlisten øverst til højre (hvis det ikke allerede er valgt), og til sidst klikke på det Nyhedsbrev du ønsker at udsende i den brede højrekolonne! Du får da dette i højrekolonnen: Du skal kun bekrymre dig om én eneste linie her! Nyhedsbrevet skal nu laves til en Direct Mail Det gør du ved først at klikke på: Du får nu det du ser på næste side i højrekolonnen: 4
Du skal kun foretage dig én ting: i Valgmuligheder næsten øverst til højre vælger du: Hent og kompilér maildata (læs URL) Du får nu det du ser på næste side i højrekolonnen: 5
Klik på Læs URL og du vender tilbage til den forrige side DIRECT MAIL OPLYSNINGER men nu er der flere muligheder i Valgmuligheder: Det er de to nederste der er interessante. Du kan sende en testmail, eller du kan massesende mail en. Det er en god idé altid først at sende en testmail. Ved at klikke på send testmail får du følgende: Herefter er du klar til at massesende mail en. DU SKAL VÆLGE TESTMAIL SIMPEL!!! Du skriver din egen email-adresse i feltet og klikker på Send -knappen. Programmet fortæller dig nu at din testmail blev sendt, du checker nu via dit eget mailprogram at du faktisk har modtaget den afsendte testmail, og at den ser fornuftig ud. (der kan gå nogle minutter!) 6
UDSENDELSE AF NYHEDSBREVE Hvis du har forladt Mailmodulet skal du klikke på Direct Mail i venstrekolonnen, Nyhedsbrev Dinlokalafdeling i midterkolonnen, og endelig vælge Direct Mail i dropdownlisten øverst til højre. Derefter klikker du på den ønskede Direct Mail (her Nyhedsbrev nummer 1 ) i den brede højrekolonne. Du får da igen den side der hedder DIRECT MAIL OPYSNINGER, og skal her i Valgmuligheder vælge Massesend mail hvorefter du får billedet herunder: (Det er kun den øverste del der er interessant.) Du skal vælge Mailgruppe der kan være: Dinlokalafdeling (f.eks. Ballerup), som også sender til inderkreds@ale.dk eller: rendinlokalafdeling (f.eks. renballerup), som kun sender til lokalafdelingens medlemmer. Klik herefter på knappen: Send til alle medlemmer af mailgruppe du ser da meddelelsen på næste side: 7
Herefter vil mailprogrammet sende 100 mails hvert andet minut indtil alle mails er afsendt hvis du sender til 500 medlemmer tager det altså 10 minutter. Serveren klarer selv forsendelsen, så du behøver ikke vente på at alle bliver sendt, men kan gå videre til andre opgaver, lukke din browser, slukke din computer, etc. Lokalformand, Lokalnæstformand og evt. Redaktør vil modtage en JOBBEGIN-mail når forsendelsen starter og en JOBEND-mail når forsendelsen slutter. EFTER NYHEDSBREVET ER SENDT Når forsendelsen er afsluttet vil du kunne se hvornår forsendelsen var planlagt til, hvornår den er startet, hvornår den er sluttet, og hvor mange mails der er sendt under Mailer Engine status det ser således ud: Alle de nyhedsbreve du udsender som Direct Mails vil komme med i listen. 8
NYHEDSBREVSARKIV De nyhedsbreve du opretter bør du lade blive stående under Nyhedsbreve-mappen, så kan du løbende linke til dem fra en anden side, så medlemmerne får muligheden for at læse tidligere udsendte nyhedsbreve. Du bør vælge at lade nyhedsbrevene åbne i et nyt vindue fra linket, det gør du således: Du går først på den side du ønsker at dine Nyhedsbreve skal kunne findes på du kan bruge en side kun til links til dine Nyhedsbreve, eller du kan lægge dem på en side der også indeholder andet f.eks. i højrekolonnen. Du opretter et nyt almindeligt tekstelement, og giver det f.eks. overskriften NYHEDSBREVE, derefter skriver du noget tekst til linket i tekstfeltet det kan f.eks. være Nyhedsbrev nummer 1 som her. Når du vil indsætte linket skal du markere den tekst der skal fungere som link Derefter klikker du på den lille jordklode med lænken (den lyser op når du har markeret noget tekst, og hvis du holder musemarkøren i ro over den viser den Indsæt link i en lille tekstboks) 9
Du får nu en link-dialogboks som denne: Brug rullepanelet i højre side af denne dialogboks til at rulle helt i bund. Så ser dialogboksen således ud: Her skal du først vælge Nyt vindue i den lille rulleliste nederst.(det sørger for at linket åbner i et nyt browservindue). Herefter klikker du på teksten til den side du vil linke til her Nyhedsbrev nummer 1 Dialogvinduet lukker, og du gemmer dit tekstelement på helt almindelig vis, og har nu et link til dit nyhedsbrev på siden. Når der skal linkes til det næste Nyhedsbrev er det bare at åbne tekstelementet, skrive f.eks. Nyhedsbrev nummer 2 i en ny linie i tekstfeltet, markere etc. fuldstændig som ovenstående. Du vil da, efterhånden, have en lang liste med links der åbner tidligere udsendte nyhedsbreve. 10