BRUGERVEJLEDNING TYPO3 CMS Nyhedsbrev modul

Transkript

1 BRUGERVEJLEDNING TYPO3 CMS Nyhedsbrev modul TYPO3 CMS Ext:direct_mail

2 Side 1 Indhold Tilmeldings / Afmeldings processen... 2 Manuel tilføjelse af adresser... 3 Oprettelse af nyhedsbreve... 4 Udsendelse af nyhedsbreve... 5 Redaktør Lasse Enø Jensen Version 1.0 Sidst opdateret

3 Side 2 Tilmeldings / Afmeldings processen Der findes flere muligheder for hvordan man kan tilmelde sig et nyhedsbrev. I ITBC er valget som standard, at benytte en multiformular. Fordelen er at den er lille og nem at integrere i stort set alle designs. Den er sikkerhedsmæssig i top da den ikke kræver password, men derimod en bekræftelse ved vært log ind direkte fra adressens ejer. Nedenfor er der et billede af formularen samt en guide til tilmelding, framelding eller blot for dem der ønsker at rette deres oplysninger. Tilmeldings / Frameldings-funktionaliteten til Direct Mail foregår i to trin: 1. Brugeren skriver sin adresse i adressefeltet og tryk på knappen Tilmeld / Afmeld. Herefter kan der ske 2 ting alt efter om adressen er registreret i forvejen eller ej: a. adressen er ikke registreret: Der oprettes en adresse i systemet, men den er sat til at være inaktiveret, da brugeren endnu ikke har bekræftet sit ejerskab. Dette sker via den mail der bliver sent til brugerens adresse. b. adressen er registreret: Der sendes en mail til brugeren med et link til bekræftelse af personens identitet. 2. Brugeren modtager en til bekræftelse. Teksten kan variere lidt i denne mail, men grundprincippet er at der er et link til en side på hjemmesiden hvor brugeren har mulighed for at redigere sine oplysninger og/eller afmelde sig tjenesten. Er brugerens adresse sat til at være inaktiveret i systemet sættes den til at være aktiv ved at trykke på linket. Ligeledes hvis brugeren trykker på linket til afmelding slettes de ikke i systemet men bliver sat til at være inaktiveret, således at vi kan se at denne bruger ikke længer ønsker at modtager vores nyhedsbrev. Her ses et eksempel på dette:

4 Side 3 Manuel tilføjelse af adresser Det er også muligt at tilføje, redigere og tilmelde / afmelde brugere direkte i TYPO3. Dette gøres via følgende anvisning: Gå i modulet. Herefter finder du siden. Denne side kan hedde noget andet og det kan også bare være en almindelig systemmappe alt efter opsætning, men i de fleste tilfælde er det mappen som vist ovenfor. Herefter klikkes på overskriften for at se alle adresser i systemet.

5 Side 4 Her har vi mulighed for at oprette nye modtagere ved at trykke på knappen. Det er også muligt at redigere en eksisterende modtager ved at trykke på ud for den pågældende adresse. Der er ligeledes en knap til hurtig tilmelding / afmelding (aktiver / inaktiver) af en adresse. Mangler man lidt af ovenstående muligheder gør man klogt i at scrolle ned til bunden af siden og sikre sig at følgende flueben er sat: Når man manuelt redigere sine modtager eller opretter nye er de eneste 2 ting som er obligatoriske for at systemet virker følgende: adresse samt fluebenet i modtagelse af HTML s. Er dette flueben ikke sat, vil brugeren ikke modtage nyhedsbrevet med mindre i har fået lavet et særligt system med mulighed for modtagelse af mails i ren tekst format. Oprettelse af nyhedsbreve Oprettelse af et nyt nyhedsbrev er nemt. Det er helt almindelige sider med indhold hvilket vi kender fra når vi opdatere indholdet på den øvrige del af hjemmesiden. Forskellen ligger i den skabelon der bruges på siden og hvor siderne skal oprettes. Alle nyhedsbreve skal oprettes under siden. Til forskel fra almindelige sider skal man dog tænke meget simplet i sit indhold. Det er for eksempel ikke muligt at benytte mailformular i s så dette skal man holde sig fra. Ligeledes er det ikke muligt at indsætte video og lydklip i s. Det er også en god ide at undlade at benytte sig af meget komplicerede tabeller og billede opsætninger.

6 Side 5 Alt dette skyldtes at der findes hundredvis af forskellige mail klienter og de håndtere alle sammen koden forskelligt. I daglig tale siger vi at et nyhedsbrev skal laves som man ville lave en hjemmeside i de tidlige 90 er. Dette betyder også at man bør teste sit nyhedsbrev på flere forskellige mail adresser inden man sender det ud til alle sine kunder. En ting man skal være opmærksom på er at sidens titel bliver til nyhedsbrevets emne det der bliver vist i listevisningen i modtagerens klient. Udsendelse af nyhedsbreve Når ens nyhedsbrev er kommet til et stadie hvor det er ved at være klar til test og derefter udsendelse, er der et workflow vi skal lære at kende først. For at starte på dette workflow skal man begynde i modulet, derefter klikkes på Nyhedsbreve. Denne kan hedde forskelligt fra opsætning til opsætning. Herefter vælges. Her vises en liste med alle nyhedsbreve. Klik på det nyhedsbrev der ønskes udsendt (Trin 1/5). Trin 2/5: Dette er en side hvor man har mulighed for at se lidt af de tekniske oplysninger omkring nyhedsbrevet. I langt de fleste tilfælde skal disse ikke ændres og man kan trygt trykke næste.

7 Side 6 Trin 3/5: For langt de fleste skal der også her trykkes næste. Enkelte har fået lavet en mere avanceret tilmelding / framelding hvor brugeren har mulighed for at vælge mellem nogle kategorier der interessere vedkommende. Her på siden vil det i disse tilfælde være muligt at vælge hvilke kategorier de enkelte indholds elementer tilhøre. Herefter vil brugeren kun modtage nyhedsbrevet hvis et eller flere af indholds elementerne tilhøre en kategori brugeren ønsker at modtage nyheder omkring og der vil kun optræde disse nyheder i deres nyhedsbrev.

8 Side 7 Trin 4/5: Her har I mulighed for at teste nyhedsbrevet af på en enkelt adresse af gangen. Vær opmærksom på at i nogle system opsætninger vil linket til afmelding af nyhedsbrevet ikke virke da adressen ikke har nogen reference til en eksisterende adresse i systemet. Trin 5/5: Her er det muligt at vælge en modtager liste at sende nyhedsbrevet til. Det er ligeledes muligt her at have en liste med test modtagere og vi vil anbefale at man benytter sådanne en test liste til at teste nyhedsbrevet af med da alt her er præcist som ved en rigtig udsendelse. Ved tryk på lægges nyhedsbrevet i en kø. Dette kø-system har til formål at sikre at serveren ikke går ned med stress. I en standard opsætning udsendes der 250 mails pr 5 minut. Dette vil betyde at hvis man har 1000 modtager så vil alle s være sendt indenfor minutter.

9 Side 8