NR. 79 LUDUS Web SU-synkronisering med US2000 DEN 30. JULI 2012 Indledning Fremsøg kursister med mærke i Kursisten håndteres manuelt i US2000 Synkroniser SU indskrivning i LUDUS Web med indskrivning i US2000 SU sager, der er gået i hårdknude Bilag 1 brev fra Susanne Gullander og Susanne Holmer SU enkeltfagsynkronisering mellem LUDUS Web og US2000 Til superbrugere og SU-medarbejdere Fra Susanne Gullander og Susanne Holmer har I tidligere modtaget en skrivelse om, hvordan man i US2000 skal håndtere kursister, der har ren AVU-undervisning før sommerferien og ren hf-e efter sommerferien. Skrivelsen er indsat som bilag 1 sidst i dokumentet. Dette Tips & Tricks fortæller, hvad I skal gøre i LUDUS Web for at synkronisere SU-oplysninger i LUDUS Web med de manuelt oprettede SUindskrivninger, som I har lavet i US2000. I LUDUS Web version 2.28.0 er der lavet to funktioner med relation til dette problem: 1) Mulighed for at søge kursister frem, der har mærke i Kursisten håndteres manuelt i US2000. 2) Mulighed for at synkronisere LUDUS Web med en manuel indskrivning i US2000. Først gennemgås, hvordan der rettes op på problemerne i forbindelse med juliproblemet. Fra side 7 gennemgås, hvordan denne metode kan bruges generelt til at rette op på SU-sager, der er gået i hårdknude. Ad 1) Fremsøg kursister med mærke i Kursisten håndteres manuelt i US2000 Mærket kan ses i LUDUS og LUDUS Web. Om man sætter/fjerner mærket i LUDUS eller LUDUS Web er underordnet. Redigeringen kan ske begge steder. I LUDUS kan mærket sættes/fjernes på fanen SU på guiden Tilmeld kursist til undervisning, som findes under Kursist-menuen >> Tilmeld kursist til undervisning :
I LUDUS Web kan mærket sættes/fjernes på fanebladet Registrering. Søg kursisten frem via menupunktet Kursist, klik på fanebladet SU og derefter på fanebladet Registrering. Find kursister med mærke i Kursisten håndteres manuelt i US2000 Kursisterne kan fremsøges via menupunktet Kursist >> Avanceret søgning >> fanebladet Kursist. Sæt markering i Kun kursister markeret til manuel behandling i US2000. Klik på Søg og de kursister, der har mærke i Kursisten håndteres manuelt i US2000 kommer frem. 2
Ad 2) Synkroniser LUDUS Web med manuel indskrivning i US2000 Eksempel: Kursisten har ren AVU undervisning før sommerferien og ren hf-e undervisning efter sommerferien. Før sommerferien er der foretaget følgende: I US2000 1. Der er lavet et afbrud på den eksisterende uddannelse i US2000 med slut engang i juni måned. 2. Derefter er der oprettet en manuel indskrivning i US2000 med start (i dette tilfælde) 17.08.12 på en given afdeling, som anvist i bilag 1. Klip fra bilag 1: Indskrivning (i US2000) Du laver indskrivningen i feltet indskrivning i US2000. Udfyld: Ind. Koder (rubrik 1) udfyldes med OPRET Cpr-nr.: (rubrik 2) udfyldes med personen cpr-nr. UVM insti. nr. (rubrik 5) udfyldes med UVM s 6 cifret kode (har uddannelsessteder ikke en 6 cifret kode indsæt da 0 er foran koden). UVM afd. nr. (rubrik 6) udfyldes med UVM s 6 cifret afdelingsnummer CØSA formål (rubrik 7) udfyldes med 4 cifret uddannelseskode. (For AVU og hf-e kombi uddannelsen er koden 3043) Udd. start (rubrik 10) udfyldes med start på hf uddannelsen. Udfyldes med dag, måned og år. Fx 17.08.12. Udd. Slut (rubrik 11) udfyldes med slut på hf uddannelsen. Udfyldes med dag, måned og år. Fx 25.06.13. I LUDUS eller LUDUS Web Der er sat mærke i Kursisten håndteres manuelt i US2000, se side 1+2. Nu skal LUDUS Web synkroniseres med indskrivningen i US2000: Dvs. den rigtige kursistuddannelse i LUDUS skal kobles med den manuelle indskrivning i US2000. Find kursisten frem i LUDUS Web og klik på fanebladet SU: Klik på Opret manuel indberetning under fanebladet Indberetningshistorik. 3
Vinduet Opret manuel SU-indberetning fremkommer: Øverst i vinduet skal der vælges den dato, som den manuelle indskrivning i US2000 er oprettet med. Datoen er nødvendigvis ikke den samme, som uddannelsen i LUDUS starter med. Det er meget vigtigt, at det er startdatoen fra indskrivningen i US2000, der vælges øverst, ellers vil fremtidige rettelser sendt fra LUDUS Web til US2000 ikke falde på plads. I det valgte eksempel var startdatoen på indskrivningen i US2000 den 17.08.12. Vælg den uddannelse, der skal kobles sammen med den manuelle indskrivning i US2000. I dette tilfælde Enkeltfag hfstx: 15.08.12-30.06.13. Hvis der er flere uddannelser (fx hvis vedkommende går på flere afdelinger), der kunne være aktuelle, kan man klikke på dem for at få flere oplysninger. NB!! Det er meget vigtigt at vælge den uddannelse, der matcher den manuelle indskrivning i US2000. Følgende tre ting skal matche: 1) Startdatoen - den der vælges øverst i billedet. 2) CØSA-formålet. Er indskrivningen i US2000 oprettet med CØSA-formål 3043, skal der vælges enten en Enkeltfag hfstx- eller en AVU-uddannelse. 3) Afdelingen skal være den samme i US2000 og i LUDUS Web. Når den rigtige uddannelse er valgt, klikkes der på OK. NB! I dette billede er startdatoen på uddannelsen og den SU-startdato der er valgt øverst ikke nødvendigvis den samme. (Se evt. ovenfor). 4
Når der er klikket OK, kommer følgende advarsel: Bemærk! Nu er startdatoen den SU-startdato, der blev valgt ovenfor. Klik OK til advarslen og du får følgende 1-2 linjer i indberetningshistorikken: Den nederste linje kommer kun, hvis der er uddannelser, der skal afsluttes. Øverste linje kommer altid. Bemærk igen, at startdatoen nu er den 17.08.12. Disse to linjer indberettes ikke til US2000, men er alene linjer, der forekommer i LUDUS Web. Alle fremtidige ændringer vil være i forhold til denne indskrivning. Så hvis: kursisten meldes ud efter den 17.08.12, vil et ophør blive sendt i forhold til den 17.08.12 og den afdeling der står her kursisten forlænges eller afkortes, vil rettelser blive sendt i forhold til den 17.08.12 og den afdeling der er vist her. NB! Når dette er gjort, skal markeringen i Kursisten håndteres manuelt i US2000 fjernes, se evt. side 2. Ellers vil eventuelle rettelser ikke blive sendt ind. Det er nødvendigt manuelt at sørge for, at slutdatoen på den manuelt oprettede indskrivning i US2000 matcher den slutdato, der er på den manuelt oprettede indskrivning, som lige er oprettet i LUDUS Web. Hvis de ikke matcher hinanden, skal der justeres i US2000. Matcher betyder, at slutdatoerne skal være inden for samme måned. Bemærk også, at den nye SU-startdato 17.08.12 ikke afspejles ned i SU-startdatoerne på uddannelserne i LUDUS/LUDUS Web. Den vises rent faktisk kun i SUindberetningshistorikken (de røde linjer i SU-indberetningshistorikken vist ovenfor). 5
I US2000 kan der ske følgende: Hvis der i denne proces indgår et afdelingsskift, kan det udløse, at der indsendes et ophør, som går på fejl. Denne fejl kan blot ignoreres. Kursisten kan søge SU på den manuelt oprettede indskrivning i US2000. Når kursisten skal søge SU, kan der være to uddannelser, som vedkommende skal vælge imellem: Skolen skal instruere kursisterne i at vælge den indskrivning, der har den rigtige startog slutdato. 6
SU-sager, der er gået i hårdknude Her menes sager, hvor det ikke er muligt at få data fra LUDUS Web til at falde på plads i US2000 de går konstant på fejl. Proceduren i korthed: I US2000 skal der laves en stop støtte. I US2000 skal der laves en ny manuel indskrivning, Slutdatoen for den manuelle indskrivning i US2000 skal findes i LUDUS. Dette er for at sikre, at LUDUS Web og US2000 har de samme oplysninger. I LUDUS Web skal der laves en manuel indskrivning, der matcher den manuelt oprettede indskrivning i US2000. NB! Denne operation kræver, at kursisten søger SU igen. I praksis er det en god ide at have kursisten åben i både LUDUS Web og US2000 på samme tid. I dette eksempel går vi ud fra, at vi vil foretage rettelsen den 17.08.12. I LUDUS Web Find kursisten frem i LUDUS Web og klik på fanebladet SU. Klik dernæst på Opret manuel indberetning under fanebladet Indberetningshistorik. Vinduet Opret manuel SU-indberetning fremkommer: Øverst i vinduet skal der vælges 17.08.12. Det vil sjældent være den samme dato, som uddannelsen i LUDUS starter med, da du jo netop er i gang med at rette på noget, der går på fejl. Vælg den relevante uddannelse og klik på OK. 7
Når der er klikket OK, ses følgende oplysninger: Lad dette vindue stå åbent, medens du foretager rettelserne i US2000. I US2000 skal du nu lave stop støtte og oprette en manuel indskrivning, der matcher denne indskrivning i LUDUS Web. I US2000 Du skal stoppe den igangværende uddannelse i US2000 med datoen den 16.08.12 (dagen før 1 den dato du bestemte dig for i LUDUS Web). Stop støtte Du stopper støtten i feltet Stop støtte i US2000. Udfyld: Årsag til afbrud (Udd. afsluttet før forventet) + en afbrudsdato (dato, måned, år) 16.08.12 Herefter skal du lave en manuel indskrivning i US2000 på hf- enkeltfagsuddannelsen. Du må ikke udfylde indskrivningsbilledet med SU-koder (institutions- og retningskode), da det efterfølgende kan give problemer ved indskrivning og studieaktivitetskontrol. Indskrivning Du laver indskrivningen i feltet indskrivning i US2000. Udfyld: Ind. Koder (rubrik 1) udfyldes med OPRET Cpr-nr.: (rubrik 2) udfyldes med personen cpr-nr. UVM insti. nr. (rubrik 5) udfyldes med UVM s 6 cifret kode (har uddannelsessteder ikke en 6 cifret kode indsæt da 0 er foran koden). UVM afd. nr. (rubrik 6) udfyldes med UVM s 6 cifret afdelingsnummer CØSA formål (rubrik 7) udfyldes med 4 cifret uddannelseskode. (For AVU og hf-e kombi uddannelsen er koden 3043) Udd. start (rubrik 10) udfyldes med start på hf uddannelsen. Udfyldes med dag, måned og år. Fx 17.08.12. Udd. Slut (rubrik 11) udfyldes med slut på hf uddannelsen. Udfyldes med dag, måned og år. 30.06.13. (Den der er markeret med gult ovenfor) Afslut sagen i US2000. Se mere i bilag 1. 1 Det skal være dagen før eller tidligere endnu, ellers kan du ikke oprette en indskrivning i US2000 med startdato den 17.08.12. 8
I LUDUS Web Gå tilbage til LUDUS Web og klik OK. Når der er klikket OK, kommer følgende advarsel: Bemærk! Nu er startdatoen den, der blev valgt ovenfor. Klik OK og du får følgende 1-2 linjer i indberetningshistorikken: Den nederste linje kommer kun, hvis der er uddannelser, der skal afsluttes. Øverste linje kommer altid. Bemærk igen, at startdatoen nu er den 17.08.12. Disse to linjer indberettes ikke til US2000, men er alene linjer, der forekommer i LUDUS Web. Alle fremtidige ændringer vil være i forhold til denne indskrivning. Så hvis: kursisten meldes ud efter den 17.08.12, vil et ophør blive sendt i forhold til den 17.08.12 og den afdeling, der står her kursisten forlænges eller afkortes, vil rettelser blive sendt i forhold til den 17.08.12 og den afdeling, der er vist her. 9
Bilag 1 Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte og CSC Education Vejledning til institutioner med LUDUS som studieadministrativt system om SU mellem forskellige uddannelser. Denne første del er udarbejdet af Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte. Studerende er ikke berettiget til SU i perioder mellem forskellige uddannelser. Studerende som afslutter almen voksen uddannelse (avu) før sommerferien og begynder på hf-enkeltfag efter sommerferien, er ikke berettiget til SU i juli. Uddannelsesinstitutioner der har studerende som afslutter avu før sommerferien (juni 2012) og som begynder på hf-enkeltfag efter sommerferien (august 2012), skal foretage rettelser i US2000. LUDUS systemet kan ikke sende indberetning til US2000 på HF uddannelsen. Rettelserne skal laves i US2000 senest den 21. juni 2012 kl. 16.00. Du skal stoppe uddannelsen (avu) med udgangen af juni 2012, så der ikke udbetales SU for juli 2012. Stop støtte (i US2000) Du stopper støtten i feltet Stop støtte i US2000. Udfyld: Årsag til afbrud (Udd. afsluttet før forventet) + en afbrudsdato (dato, måned, år) fx 30.06.12. Her efter skal du lave en manuel indskrivning i US2000 på hf- enkeltfagsuddannelsen. Du må ikke udfylde indskrivningsbilledet med SU koder (institutions- og retningskode), da det efterfølgende kan giver problemer ved indskrivning og studieaktivitetskontrollen. Indskrivning (i US2000) Du laver indskrivningen i feltet indskrivning i US2000. Udfyld: Ind. Koder (rubrik 1) udfyldes med OPRET Cpr-nr.: (rubrik 2) udfyldes med personen cpr-nr. UVM insti. nr. (rubrik 5) udfyldes med UVM s 6 cifret kode (har uddannelsessteder ikke en 6 cifret kode indsæt da 0 er foran koden). UVM afd. nr. (rubrik 6) udfyldes med UVM s 6 cifret afdelingsnummer CØSA formål (rubrik 7) udfyldes med 4 cifret uddannelseskode. (For AVU og hf-e kombi uddannelsen er koden 3043) Udd. start (rubrik 10) udfyldes med start på hf uddannelsen. Udfyldes med dag, måned og år. Fx 10.08.12. Udd. Slut (rubrik 11) udfyldes med slut på hf uddannelsen. Udfyldes med dag, måned og år. Fx 25.06.13. Du kan også finde vejledning til udfyldelse af indskrivningsbilledet i US2000 under hjælp. Indskrivningsbilledet skal frigives af en kollega. Frigivelse af indskrivningsbilledet Indtastninger i Indskrivningsbilledet skal frigives, før indskrivningen er aktiv. Da indskrivningsbilledet fungerer som et masseindrapporteringsbillede, hvor man kan indskrive op til 10 studerende i samme billede, er frigivelsen også lidt anderledes end for andre billeder. US2000 Vælg funktionen Frigivelser (i menuen under Diverse) 10
Indtast bruger-id på den kollega der har indtastet oplysninger (obs! i denne funktion skal du ikke indtaste cpr-nummer) I feltet Transaktion, vælg indskrivning i valgmenuen Tryk Hent Du kan nu se de cpr-numre, din kollega har indberettet. Kan du godkende indskrivningen, tryk på Frigiv. Det er først, når frigivelsen er sket, at indskrivningen bliver synlig for de studerende i minsu. De studerende skal søge SU til uddannelsen. Fra CSC Education Det er vigtigt også at følge de LUDUS Web anvisninger, der er nedenfor. Sørg evt. for at tage nogle print af de data, der indtastes på august uddannelsen i US2000. Disse data skal bruges igen, når I i august skal synkronisere LUDUS Web med US2000, for de aktuelle kursisters vedkommende. Nedenfor teksten som Susanne Holmer og jeg skrev til jer i starten af maj SU i juli måned til kombiforløb Lidt historie: I starten af SU digitaliseringsfasen, blev mange kursisters SU stoppet, hver gang de skiftede mellem AVU og HF e hold. Derfor besluttede SU Styrelsen i samråd med CSC, at oprette en ny retningskode: 01600 AVU, hf og STX enkeltfag (deraf CSC s betegnelse kombiforløb) Koden 01600 bruges både til at registrere kursister, der læser en kombination af HF E/AVU hold OG til at registrere kursister, der læser enten et rent AVU forløb eller et rent HF E forløb. I juli 2011 dispenserede SU Styrelsen fra reglen om ingen SU i sommerferien til kursister, der afsluttede en ren AVU uddannelse før sommerferien og begyndte på en ren HF E uddannelse efter sommerferien, fordi de selv havde fejlinformeret om dette på SU nettet. (I teorien kan det også være rene HF e forløb før sommerferien og rene AVU forløb efter sommerferien). Derfor ændrede CSC sidste år programmeringen i Ludus Web, så kursister med koden 01600 fik SU i deres sommerferie. LUDUS Web er stadig indrettet til at give SU i juli måned til ALLE kursis ter med koden 01600. At ændre dette i Ludus Web, skulle have været igangsat i foråret, men det blev desværre ikke igangsat i tide, så CSC kan ikke nå at løse opgaven her inden sommerferien 2012. Løsningen bliver derfor: (Læs vejledningen fra SU, første del af dette skriv) 1. Skolerne skal selv finde de kursister frem, der skal have afbrudt deres SU. 2. Vi skal selv lave et afbrud i US2000 på AVU forløbet. 3. Vi skal selv sætte kursistens SU til manuel behandling i LUDUS/LUDUS Web. 4. Vi skal selv i US2000 oprette et ny HF forløb med start august 2012, ellers vil kursisten ikke få SU udbetalt rettidigt. 5. Formentlig skal vi også selv fjerne kursistens SU til manuel behandling i LUDUS/LUDUS Web. CSC udsendte med maj releasen en rapport, der kan hjælpe med at finde de kursister, der skal have afbrudt SU i juli måned. Rapporten hedder Kursister og uddannelser [S] 11
Rapporten kan finde alle de AVU kursister (HF kursister), der afslutter undervisning i perioden 01.05. 12 til 30.06.12, og vise deres aktuelle og fremtidige kursistuddannelser. Ved at gennemgå denne rapport, kan man finde frem til de kursister, der potentielt skal have afbrudt deres SU i juli måned. Kursistuddannelser der slutter efter sommerferien vises med en rød slutdato. Eksempler fra rapporten: Denne kursist skal ikke behandles manuelt, da vedkommende ikke fortsætter på skolen efter sommerferien ingen røde slutdatoer. Denne kursist skal potentielt (hvis vedkommende i øvrigt opfylder kravene) have SU i juli, da vedkommende har ren HF e undervisning før og efter sommerferien. (AVU uddannelsen slutter i februar, og HF e uddannelsen strækker sig fra 29 08 2011) Denne kursist skal have afbrudt SU for juli, hvis vedkommende får SU. CSC vil i samarbejde med SU styrelsen forsøge at lave en synkroniseringsfunktion i LUDUS Web (SU delen) til august 2012. Funktionen skal bruges til at synkronisere data i LUDUS Web med data i US2000. Altså sørge for at fremtidige indberetninger falder på plads med det HF forløb, som skolen oprettede under punkt 4 ovenfor. En sådan funktion vil efter CSC s mening også kunne bruges til at rette op på andre SU problemer. Vi håber at dette kan hjælpe jer gennem SU problematikken for de kursister, der ikke må modtage SU i juli måned. Med venlig hilsen Susanne Gullander og Susanne Holmer sgu@vuclyngby.dk og shp@vucvestegnen.dk Kontakt Hvis du har spørgsmål eller kommentarer, er du velkommen til at kontakte os på tlf. 3614 7070 eller e-mail-adressen sc-ludus@csc.com. 12