BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 27. august 2014, kl. 18.30 i Administrationen Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Allan Deluga, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Afbud: Verner Zachariassen, Allan Deluga, Lone Löyche og Poul Erik Poulsen Referat fra bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 11. juni 2014 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt 2. Diverse meddelelser fra Boligselskabernes Landsforening Redegørelse: 3614 - Omvendt moms på mobiltelefoner, bærbare computere m.v. ON. 23 JUL 2014 / NYHEDER FRA BL 3514 - Forvaltningskonference 2014 - Drift og Velfærdsopgaver - Der er forandringer på vej! ON. 02 JUL 2014 / NYHEDER FRA BL 3414 - Undersøgelse af fællesantenneanlæg TI. 01 JUL 2014 / NYHEDER FRA BL fortsat 1
3314 - Kønsopdelt lønstatistik TI. 01 JUL 2014 / NYHEDER FRA BL 3214 - Hovedelementerne i den nye sygedagpengemodel TI. 01 JUL 2014 / NYHEDER FRA BL 3114 - Støtte til udarbejdelse af energihandlingsplaner i almene boliger FR. 27 JUN 2014 / NYHEDER FRA BL 3014 - Overenskomsten 2014-17 ESL MA. 23 JUN 2014 / NYHEDER FRA BL 2914 - Bidrag til arbejdskapital og henlæggelse til dispositionsfond ON. 11 JUN 2014 / NYHEDER FRA BL 2814 - Diverse fonde i de landsdækkende overenskomster 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden Redegørelse: Ledige boliger pr. 1. august 2013 hos almene boligforetagender Region / kommune Familie Ældre Ungdom I alt Procent Region Syddanmark 1.121 3 246 1370 (566) 1,17 Middelfart 10 0 2 12 (3) 0,52 Assens 32 0 4 36 (1) 1,94 Faaborg-Midtfyn 22 1 5 28 (3) 1,09 Nyborg 7 0 0 7 0,26 Odense 42 0 1 43 (33) 0,17 Svendborg 145 0 88 233 (187) 4,87 Nordfyns 15 0 3 18 (4) 1,42 Langeland 4 0 0 4 0,61 Ærø 0 0 13 13 2,58 Haderslev 139 0 56 195 (52) 3,41 Billund 17 0 0 17 (6) 0,71 Sønderborg 213 0 9 222 (26) 2,28 Tønder 83 0 4 87 (23) 3,52 Esbjerg 7 0 5 12 (5) 0,08 Varde 29 0 2 31 (9) 0,91 Vejen 24 2 0 26 0,92 Aabenraa 83 0 9 92 (26) 1,61 Fredericia 64 0 0 64 (47) 0,93 Kolding 46 0 35 81 (29) 0,87 Vejle 139 0 10 149 (112) 1,39 Hele landet 2.872 66 549 3.487 (1.512) 0,61 2
4. Procedure i forhold til godkendelse af Kollektiv råderet Redegørelse: På bestyrelsesmødet i juni måned var der drøftelser i forhold til godkendelsesprocessen af den kollektive råderet på afdelingsmøderne. På mødet blev procedure for godkendelse og muligheder for individuelle beslutninger, herunder installationsretten og brug af henlæggelser til udskiftning af hårdhvidevarer drøftet, eftersom det er et ønske fra bestyrelsen at der i forbindelse med renoveringerne bliver sikret en højere standard. Indstilling: Til orientering og drøftelse Beslutning: Driften skal i forbindelse med sager vedr. den kollektive råderet sikres, at der i den forbindelse bliver undersøgt hvilke muligheder der er for at højne kvaliteten af vore boliger via installationsretten og afdelingernes egne midler. 5. Projekt for køb af Købmagergade skole. Godkendelse af skema A. Redegørelse: Boligkontoret Fredericia har til Fredericia kommune fremsendt et skema A ansøgning om tilsagn til opførelse af 53 familieboliger beliggende på den tidligere skole i Købmagergade, Dalegade samt Sjællandsgade. Boligerne tænkes opført som et seniorbofællesskab. Boli- Der er også fremsendt skitser til bebyggelse af arealet, og Fredericia Kommune vurderer, at den planlagte bebyggelse kan opføres inden for den gældende lokalplan. Der opføres/ombygges 53 familieboliger almene boliger med et samlet areal på 5211 m2, og der er planlagt 13 2-rums, 40 3-rums boliger. Der kan maksimalt godkendes følgende anskaffelsessum: 5211 m2 a maksimumsbeløb kr. 18.930 = 108.287.000 mio. kr. Det er denne anskaffelsessum, som Boligkontoret Fredericia ansøger om godkendelse af, og den finansieres således: - Realkreditlån (88%)95.292.500 mio. kr. - Kommunalt grundkapitallån (10%) 10.828.700 mio. kr. - Beboerindskud (2%) 2.165.800 mio. kr. Ud over det kommunale grundkapitallån (som opkræves af Landsbyggefonden, efter at tilsagnet er meddelt, og når vi som bygherren har dokumenteret, at der er afholdt udgifter) påtager kommunen sig en kommunal garanti for den del af lånet, som ligger ud over 60% af ejendommens værdi. Med den oplyste anskaffelsessum er maksimumsbeløbet for 2014 udnyttet fuldt ud, og det betyder, at anskaffelsessummen ikke kan blive højere. Boligkontoret Fredericia har oplyst, at lejen for familieboliger vil udgøre 972.- kr. pr. m2. Bemærkninger: By og teknikudvalget har på deres møde den 26. august godkendt skema A for Købmagergade skole. Overtagelse af ejendommen vil kunne ske med virkning fra 15. september 2014. og godkendt 3
6. Projekt for IP Schmidts gård. Godkendelse af skema A. Redegørelse: By og Teknikudvalget har drøftet det ændrede projekt på deres møde den 26. august 2014 hvorfor endelig godkendelse først vil foreligge på det næstkommende møde i udvalget. Der forventes en overtagelse af IP Schmidt pr. 15. oktober 2014. Bemærkninger: Der er ikke yderlige bemærkninger Indstilling: Til orientering 7. Godkendelse af betinget købsaftale FredericiaC. Herunder en godkendelse af skitseprojekt. Redegørelse: På mødet vil Maria Sommer fra Dorte Mandrups Tegnestue deltage sammen med vor egen projektleder Jørn Brynaa og give en gennemgang af skitseprojektet som er ændret i forhold til den oprindelige Masterplan eftersom Fredericia Kommunes lokalplan er ændret. Der arbejdes i øjeblikket på at færdiggøre en betinget købsaftale til godkendelse i bestyrelsen. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning og direktøren gives beføjelse til at forhandle den endelig grundkøbesum på plads inden for den samlede økonomi herunder rammebeløb. Beslutning: Godkendt 8. Budgetopfølgning for Hovedforening Redegørelse: Bilag fremsendt af økonomichef Indstilling: Til drøftelse 4
9. Indkøb af nyt lønsystem / ved økonomichefen Preben Lærche Redegørelse: Vores eksisterende lønsystem er over 7 år gammel og kan ikke imødekomme de fremtidige krav vi har til et løn system. Vi har i længere tid undersøgt forskellige løn systemer, og vi forventer at udvælge nyt system september. Målet er, at de nye system er klar inden 2015, og skal indeholde løn portal, som gør at medarbejdere skal indrapportere ferie, afspadsering, sygdom mv elektronisk. En klar forbedring i forhold til vores nuværende måde og registre dette på. Indstilling: At bestyrelsen godkender indkøbet at et nyt lønsystem til en estimeret pris på ca. kr. 464.000. Beslutning: Godkendt 10. Afdelingsmøder 2014 Redegørelse: Se bilag udarbejdet af Næstformand Flemming Nis Lorenzen Indstilling: Til drøftelse 11. Meddelelser fra formanden I juni var der værdidag på MesseC en god dag med et væsentligt fokus I juni var der FU møde i Medborgerhuset, hvor man besluttede at der fremadrettet vil være 1 styregruppe og 1 forretningsudvalg. Der har været møde med udvalget for jubilæumsbogen. Der er udført interviews og der vil være et udkast parat til september 2014. I juni var der sommerferie-grill arrangement på parkeringspladsen bag Boligkontoret. Arrangementet var vellykket og vil blive gentaget i 2015. Der har været INFO møde om Fredericia C i Panorama biograferne som var vellykket. I juli var der åbent hus i Sønderparken, regnfuldt men med stor interesse. D. 30. juni var der møde med brandofre fra den brændte blok i Sønderparken. I Juli var der rejsegilde på Holmbjerggårdsvej vellykket med stor fremmøde D. 19. august var der 1. spadestik på FredericiaC stort tilløbsstykke, dog megen blæst I august var der møde med husbestyrelsen i Medborgerhuset idet køkkenlederen har opsagt sin stilling. pr. d. 1. oktober er ansat en ny køkkenleder, Helle Gamst. 5
12. Meddelelser fra Direktøren Redegørelse: Projekter: 1. Status på renoveringssager fra projektleder Stefan Weihrauch - 312, Afsluttet bortset fra byggeregnskab - 217 Projektet kører planmæssigt - retningslinjer for låger i hække mangler skrivelse. Vi blive udarbejdet og præsenteret som en anbefaling fra Styrergruppen. - 318 Ekstraordinært afdelingsmøde afholdt den 2. juni 2014 med godkendelse af projektet. Der er fremsendt en endelige økonomi til fremsendelse til Landsbyggefonden. - 310. Problemer med altanlukninger er udbedret. Skadeservice er færdige i den brændte blok i uge 30. Entreprenør har holdt rejsegilde for håndværkerne den 3. juli kl. 12.00. - Status på henvendelse til LIFA om lokalplanerne i Sønderparken (24.september): Lokalplan 326 ligger stadig til behandling i planafdelingen. Vi forventer ikke, at de bliver færdige til offentliggørelse inden lp 324 er vedtaget og offentliggjort. Jeg har heller ikke presset på for det, da det jo snarere var kommunen end boligforeningerne, som ønskede den plan udarbejdet. Status på renoveringssager fra projektleder Jørn Brynaa Afd. 503: Der er afholdt afleveringsforretning den 2. juli 2014. Slutfaktura er modtaget. Der udestår restarbejder på beplantninger. Udføres i november 2014. Afvanding af belægning er ikke løst og er under afklaring med rådgiver og entreprenør. Rådgiveransvar og økonomi skal afklares. Afd. 405: Der er afholdt afleveringsforretning den 15. august 2014. Slutfaktura er ikke modtaget. Der udestår restarbejder på beplantninger. Udføres i november 2014. Afvanding af belægning er ikke løst og er under afklaring med rådgiver og entreprenør. Rådgiveransvar og økonomi skal afklares. Afd. 214: Projektering opstartes august 2014. Der indkaldes til et opstartsmøde med byggeudvalget snarest. Forventet fysik opstart er maj 2015 6
Afd. 307: Frist for ansøgning om at blive prækvalificeret til at byde på opgaven er den 11. september. Licitation er november 2014 Forventet fysik opstart er april 2015 Afd. 331: 1 års mangelgennemgang i november. Rapport fra byggeskadefonden er modtaget. Afd. 502: Der er afholdt opstartsmøde med Anker og Thomas Thomsen den 19. august. Skitseprojektprojektet rettes til for tilgængelighed i gavllejligheder og afklaring om tilgængelighed kan indbygges i øvrige afdelinger Det skal afklares om der er indeklimaproblemer. Der tages kontakt til afdelingsbestyrelse, driftsafdeling og maler. Økonomi for projektændring afklares. Tidsplan afklares. Afd. 601: Tage Jacobsen har meddelt at overtagelse først kan ske 15. september 2014. Vi skal have driftsafdeling tilknyttet afdelingen. Der laves gennemgang med driftsafdeling og kommunens driftsafdeling. Udskiftning af nøglesystem og adgangskontrol afklares. Fugtskade i kælder afklares med Fa. Kommune. Ingeniørfirmaet Bascon og arkitektfirmaet Frost Larsen er vindere af rådgiverudbuddet. Der tages kontakt til Bascon for indgåelse af rådgiveraftale. Der skal etableres et byggeudvalg. Afklar hvem disse er? Det skal afklares om administrationsbygningen (Bygning H) skal frasælges eller medgå i projekteringsaftalen. Afd. 602: Overtagelse sker 15. oktober 2014. Vi skal have driftsafdeling tilknyttet afdelingen. Vi har forespurgt ved Jan Albrecht Hansen om kommunen tænker det er muligt at serviceteknikeren fortsat varetager driften i perioden frem til den fysiske opstart. Dette er ikke muligt, idet kommuner ikke må arbejde for private. Driftsafdelingen skal tilknytte varmemester og inspektør til afdelingen. Der skal etableres et samarbejde mellem varmemester og kommunens driftsmand. Udlejningen skal tilknyttes afdelingen ved overtagelsesdage. Ejerforening. Der skal oprettes en ejerforening inden overtagelsen. Der indkaldes til et arbejdsmøde herom. Skal vaskeri i kommunens bygninger kunne benyttes af afdelingens beboere? Ingeniørfirmaet Bascon og arkitektfirmaet Frost Larsen er vindere af rådgiverudbuddet. Der tages kontakt til Bascon for indgåelse af rådgiveraftale. Der skal etableres et byggeudvalg. Afklar hvem disse er? 7
Status på renoveringssager fra projektleder Bent Laursen Afd. 311: Indvendige arbejder kører efter tidsplanen Udvendige arbejder er ca. 2-3 uger bagefter tidsplanen Afd. 406: Projektering opstartes september 2014. Der indkaldes til et opstartsmøde med byggeudvalget primo september. Forventet fysik opstart er april 2015 Afd. 219: Forslag til Ord. Afd. Møde om ventilationsudskiftning Afd. 221: Udskiftning af ventilationssystemet Afd. 301: Forslag til Ord. Afd. Møde om udskiftning af gamle tekniske installationer til forberedelse af kollektiv råderet Afd. 305: Overslagsberegning på renovering af P-kælder Overslagsberegning på vinduesudskiftning Afd. 403: Udarbejdelse ag teknisk gennemgang/tilstandsrapport på blokke og mellemhuse. Afd. 404: Vi forsøger at få vedtaget en teknisk gennemgang/tilstandsrapport på det Ord. Afd. Møde, og på den måde forberede afdelingen på etablering af en fysisk helhedsplan i stedet for en badeværelsesrenovering. Udbud af arbejder i vore flyttelejligheder Redegørelse: Prækvalifikation i forbindelse med udbud af opgaver ved istandsættelse af flyttelejligheder kommer i avisen en af de kommende dage. Udbudsrunden afsluttes inden udgangen af 2014 således at håndværkerne er klar til 1. januar 2015. Arbejderne omfatter primært malerarbejde, gulvarbejde og rengøring. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Godkendt 8
Bestyrelses- og personalefest Redegørelse: Der afholdes bestyrelses- og personalefest den 10. oktober på Hotel Fredericia.. Projektansættelse af en medarbejder Redegørelse: I en sammenhæng med tidligere drøftelser vedr. projektansættelse af en medarbejder til imødegåelse af udsættelser blandt vore beboere, viser det sig at vi samlet set årlig taber omkring 2 millioner kroner. (Se vedhæftede fil om udsættelser) Indstilling: Det indstilles at der som et forsøg ansættes en projektmedarbejder der skal arbejde med udsættelsestruede beboere. Det indstilles at forsøget foreløbigt skal varer et år hvorefter forsøget skal anelyseres. Beslutning: Bestyrelsen godkendte indstillingen Gaveregulativ for Boligkontoret Fredericia Redegørelse: Vore gaveregulativ mangler efter flere års virke at blive revideret Indstilling: Det indstilles at Virksomhedsnævnet får mulighed for at drøfte regulativet forinden det behandles i bestyrelsen. Beslutning: Godkendt som indstillet Stævning fra lejer i afdeling 515 vedr. processen for sammenlægning af afdelingerne 513 og 506. Redegørelse: Vi har fra lejer i afdeling 515 modtaget en stævning vedr. en påstået fejlagtig proces ved sammenlægningen af afdelingerne 506 og 513. Stævningen er sendt til vor advokat ved Fredericia Advokaterne, Jens Brusgaard som har sendt et svar til beboerens advokat, hvor anklagerne afvises. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning 9
Medborgerhuset budget opfølgning og ansættelse af ny køkkenleder Redegørelse: Der er foretaget en budgetopfølgning af køkkenet i Medborgerhuset for de første 6 måneder af 2014. Foreløbig opgørelse viser at der er et underskud på ca. kr. 200.000. Der følges op og i den forbindelse arbejdes der med at få igangsat den socialøkonomiske virksomhed som håbes igangsat i første halvår 2015. Indstilling: Til orientering Bedst på nettet Redegørelse: Vi har som besluttet af bestyrelsen deltaget i BL s konkurrence bedst på nettet. I vores kategori var der 3 boligorganisationer nomineret. Konkurrencen blev vundet af Østerbo Vejle som for anden gang vandt Bedst på nettet. Direktøren er sikker på at Boligkontoret Fredericia havde vundet såfremt vi havde været på FACEBOOK. Hvilket vi helt bevidst havde fravalgt som besluttet af bestyrelsen. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 13. Meddelelser fra Økonomichefen Redegørelse: Bilag - Afkast rapportering af depoter - Møde i forvaltningsrevisionsudvalget Indstilling: Til drøftelse 14. Meddelelser fra Driftschefen Redegørelse: Intet at bemærke 10
15. lukkede sager - Henvendelser fra beboer i afd. 403 - Overenskomstforhandlinger med Teknisk Landsforbund 16. Eventuelt Intet at bemærke Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 11