Opskrifter på arbejdsglæde krydderi Et godt arbejdsmiljø sætter på din hverdag Branchevejledning til kontorarbejdspladser om: Skab engagement i samarbejdet om arbejdsmiljø
Forord Med baggrund i den danske arbejdsmiljølovgivning er der oprettet 11 branchearbejdsmiljøråd (BAR) herunder Branchearbejdsmiljørådet for Privat Kontor og Administration (BAR Kontor). BAR Kontor har til formål at medvirke ved løsning af sikkerheds- og sundhedsspørgsmål og derved understøtte arbejdsmiljøindsatsen i virksomhederne inden for det private kontor- og administrationsområde. F.eks. IT-virksomheder, advokat- og revisionskontorer, vikarbureauer, rådgivende virksomheder, rejsebureauer, arkitekter samt øvrige private kontorarbejdspladser. BAR Kontor giver konkret vejledning om aktuelle arbejdsmiljøproblemstillinger inden for branchen i form af branchevejledninger, kampagnemateriale, afholdelse af temadage og andre aktiviteter. BAR Kontor er sammensat af repræsentanter for arbejdsgiver-, arbejdsleder- og arbejdstagerorganisationer inden for det private kontor- og administrationsområde. Holdningerne, der udtrykkes i BAR Kontors forskellige vejledninger, viser disse parters fælles opfattelse af, hvad der er god arbejdsmiljøstandard inden for branchen. Indhold Et godt arbejdsmiljø er i alles interesse... 1 Hvad kan I bruge denne branchevejledning til?... 2 Skab gode rammer med effektiv arbejdsmiljøledelse... 4 Medarbejdere og arbejdsledere kan gøre meget for arbejdsmiljøet... 8 Sikkerhedsorganisationen kan også skabe engagement... 12 I fællesskab når I længst...16 Anden relevant litteratur...17 Denne branchevejledning giver inspiration til arbejdsgivere, ledere, medarbejdere og medlemmer af sikkerhedsorganiastionen om, hvordan hver især kan være med til at sikre engagement, prioritering og systematik i arbejdet med og samarbejde om arbejdsmiljø. Vejledningen er tænkt som en introduktion til emnet. For hver målgruppe vil der være yderligere inspiration at hente på www.barkontor.dk/sio Samtidig skal denne branchevejledning ses som et supplement til BAR Kontors øvrige branchevejledninger om arbejdet med arbejdsmiljø, hvor der kan hentes yderligere information se side 17. 1 Arbejdstilsynet har haft vejledningen til gennemsyn, og finder at indholdet i den er i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. Arbejdstilsynet har alene vurderet vejledningen, som den foreligger og har ikke taget stilling til, om den dækker samtlige relevante emner inden for det pågældende område. BAR Kontor vil gerne rette er særlig tak til de virksomheder, som har bidraget med citater og inspiration til denne branchevejledning. Få opskrifter til: 6 10 14 Arbejdsgiver Sikkerhedsorganisation Medarbejdere og arbejdsledere
Et godt arbejdsmiljø er i alles interesse Hverdagen på kontoret er udfordrende og afvekslende med virksomhedsbesøg, kundepleje, møder, telefonsamtaler og projekter. Ansatte i kontor- og administrative virksomheder skal kunne rådgive, inspirere og servicere kunderne, så de får en positiv oplevelse af at være kunde i virksomheden. Kundens oplevelse af virksomhedens rådgivning og service spiller en stor rolle for virksomhedens succes, og ofte er kundens oplevelse tæt forbundet med det arbejdsmiljø, der er i virksomheden. Arbejdsmiljø er et bredt begreb, der dækker over dels det fysiske arbejdsmiljø, f.eks. indretning, kontor- og møderumsfaciliteter, pladsforhold og lys. Begrebet dækker også arbejdsmiljøforhold, som omhandler trivsel herunder psykisk arbejdsmiljø. Trivsel kan f.eks. være sociale relationer, omgangstonen eller stemningen generelt i virksomheden. Sandsynligheden for at kunderne forbliver kunder, er større hvis virksomheden fremstår præsentabel og herved signalerer effektivitet. Men ligeså vigtigt er det, at kunden kan fornemme, at der er en god stemning i virksomheden og hver gang kan få leveret en kvalificeret rådgivning og service. En god arbejdsplads med et godt arbejdsmiljø, hvor alle trives, og hvor der ydes en god service, betyder således meget for virksomhedens image og økonomiske situation. Men hvordan sikres det gode arbejdsmiljø i virksomheden? Hvordan skabes der rammer og fælles værdier i virksomheden, som fremmer det gode arbejdsmiljø? Det er meget individuelt fra virksomhed til virksomhed, hvordan arbejdet med arbejdsmiljø bliver en succes - men praktiske erfaringer viser, at virksomheders arbejde med arbejdsmiljø fungerer godt, der hvor arbejdsmiljøarbejdet: Er baseret på et samarbejde, hvor alle engagerer sig og påtager sig et ansvar Er prioriteret i det daglige arbejde af alle Og i en vis grad er systematisk 1
Hvad kan I bruge denne branchevejledning til? Denne branchevejledning kan være med til at sikre virksomhedens systematik, prioritering og ikke mindst engagement i arbejdet med og samarbejdet om arbejdsmiljø. Vejledningen giver konkrete forslag til og eksempler på, hvordan arbejdet med arbejdsmiljø kan blive en succes med hjælp fra alle i virksomheden. Forslagene er uddybet på www.barkontor.dk/sio Har virksomheden en sikkerhedsorganisation, skal den støtte og fremme samarbejdet om arbejdsmiljøet - sikkerhedsorganisationen fungerer som virksomhedens interne arbejdsmiljørådgiver. At sikre det gode arbejdsmiljø er således ikke kun en opgave for de forholdsvist få, der er repræsenteret i sikkerhedsorganisationen alle i virksomheden bør se det som en fælles opgave at sikre det gode arbejdsmiljø. Det er til alles fordel og sætter krydderi på hverdagen. I fællesskab når I længst! Derfor henvender vejledningen sig til både arbejdsgivere, arbejdsledere, medarbejdere og sikkerhedsorganisationen i virksomheden. Ifølge arbejdsmiljøloven har arbejdsgiveren/ ledelsen det overordnede ansvar for, at arbejdsmiljøet er i orden. Arbejdsmiljøet i virksomheden er således i væsentligt omfang påvirket af arbejdsgiveren/ledelsen, men det er i lige så høj grad forholdet og samarbejdet imellem kolleger og imellem arbejdsledere og medarbejdere, der spiller ind. 2
I vejledningen er der givet gode råd til henholdsvis: Arbejdsgiveren/ledelsen, side 4 Arbejdslederne og medarbejderne, side 8 Sikkerhedsorganisationen, side 12 Se mere på www.barkontor.dk/sio Hvert afsnit indeholder konkrete forslag til og eksempler på, hvordan I hver især kan bidrage til arbejdsmiljøarbejdets succes. Det er også en god idé at hente inspiration i hinandens afsnit. Forslagene og eksemplerne i vejledningen og på hjemmesiden skal ses som inspiration til virksomhedens arbejde med arbejdsmiljø. I kan f.eks. udvælge de forslag, som I synes kunne være interessante at arbejde videre med, og som passer bedst til jeres organisationsstruktur, kultur og traditioner for samarbejde. 3
Skab gode rammer med effektiv arbejdsmiljøledelse Har virksomheden planer om større ændringer, mener jeg, at det er fornuftigt at få vendt det med medarbejderne. Det kan give flere gode ideer, da medarbejderne ofte ved, hvor skoen den trykker. Bjarne Stæhr, projektchef, CSC Som arbejdsgiver/ledelse kan I med effektiv arbejdsmiljøledelse være med til at skabe nogle rammer, som fremmer det gode arbejdsmiljø i virksomheden Gode kunderelationer er med til at sikre virksomhedens succes. Kundeloyalitet opstår på baggrund af mange forhold, f.eks. pris, produkt -kvalitet, serviceniveau og ikke mindst kundens relationer til virksomhedens medarbejdere. God kvalitet i kunderådgivning er med til at sikre virksomhedens succes. De gode kunderelationer kan bl.a. styrkes via et godt arbejdsmiljø. Medarbejdere med gode arbejdsforhold trives og udvikler sig til gavn for samarbejdet i virksomheden, servicen over for kunderne og produktiviteten. Virksomheden får ved en tilrettelagt investering i arbejdsmiljøet et afkast i form af færre arbejdsskader, mere sunde og tilfredse medarbejdere og hermed mindre sygefravær og personaleomsætning. En investering i arbejdsmiljøet har således ikke kun indflydelse på medarbejdernes arbejdsmiljø, men også på virksomhedens økonomiske forhold. Samtidig stiller den nye generation, som er på vej ud på arbejdsmarkedet, nye ledelsesudfordringer. Den nye generation har andre værdier og normer end tidligere generationer. Arbejde, fritid og familie værdsættes på lige fod, og samspillet imellem disse værdier skal gerne gå op i en højere enhed. Den nye generation er motiveret og engageret i arbejdet, men er også kritisk, og bliver ofte kun på arbejdspladsen, så længe den er udviklende og inspirerende. Arbejdet med arbejdsmiljø kan også ledes effektivt Arbejdet med arbejdsmiljø kan ledes ligeså effektivt som andet arbejde i virksomheden. Alle arbejdsgivere bør prioritere arbejdsmiljøet som en del af den daglige ledelse. I viser jeres prioritering ved at synliggøre og deltage i arbejdet med arbejdsmiljø. Det kan I blandt andet gøre ved at definere og følge op på overordnede mål for virksomhedens arbejdsmiljøindsats, og sikre ressourcer i form af tid, penge og viden til at gennemføre indsatsen. Ifølge arbejdsmiljøloven har arbejdsgiveren/ledelsen ansvaret for, at arbejdsmiljøet er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt 4
forsvarligt. Dette ansvar kan ikke uddelegeres men opgaverne kan. I skal derfor ikke nødvendigvis tage del i løsning af de konkrete arbejdsmiljøopgaver, Nøgleordet i forbindelse med arbejdsmiljøledelse er integration. Effektiv arbejdsmiljøledelse indebærer, at I beskæftiger jer systematisk med arbejdsmiljø og sørger for, at arbejdsmiljø bliver en del af den enkelte arbejdsleders og hermed også medarbejders opgaver, på linie med f.eks. budgetter og planlægning af det daglige arbejde. Fælles værdier og klare mål baner vejen Som arbejdsgiver/ledelse spiller I en væsentlig rolle i udviklingen af arbejdet med arbejdsmiljø. Derfor bør I gøre jer klart, hvad I vil med arbejdsmiljøet, og hvilken værdi arbejdsmiljøarbejdet skal have i virksomheden. En klarlægning og synliggørelse af jeres forventninger til arbejdsmiljøet vil skabe grobund for en fælles holdning til arbejdsmiljøet. En fælles opfattelse af, hvilke forventninger der er til arbejdsmiljøet i virksomheden, er med til at sikre engagement og en fortsat udvikling af samarbejdet om arbejdsmiljø. Tænk derfor arbejdsmiljømålene ind i en større sammenhæng, så arbejdsmiljø kan blive en del af det daglige arbejde, og arbejdet med arbejdsmiljø nemmere kan udvikle sig på linie med virksomhedens øvrige aktiviteter, drift og udvikling. Koncentrér jer om nogle få mål uden for mange delmål. Der er risiko for, at målopfyldelsen mislykkes, hvis målene er for komplekse at arbejde med. F.eks. vil 10 arbejdsmiljømål med en masse delmål næppe kunne bruges som ledelsesværktøj i dagligdagen. Det er jer som arbejdsgiver/ledelse der beslutter, hvilken værdi arbejdsmiljøarbejdet skal have, og det er jer der fastlægger arbejdsmiljømålene, men det er en god idé at inddrage de arbejdsledere og medarbejdere, der i det daglige sikrer, at arbejdsmiljøopgaverne bliver gennemført, f.eks. sikkerhedsorganisationen. De ved ofte, hvordan det står til med arbejdsmiljøet, og deres erfaring og viden om kunder, arbejdsprocesser, samarbejdsrelationer m.m. kan være nyttige at inddrage. Samtidig giver medarbejderinddragelse et større engagement. Hvis arbejdsledere og Hvis alle er informeret om, hvad der sker i virksomheden, er der sjældent de store problemer. Lars Aleth-Thomsen, direktør, Signatur 5
Opskrift på effektiv arbejdsmiljøledelse Jeg ønsker at sende et signal om, at jeg som direktør tager arbejdet med arbejdsmiljø seriøst. Jeg sørger for at arbejdsmiljøforholdene er i orden, og at der bliver fulgt op på, om forholdene fortsat er i orden. Margit Foller, direktør, Personale-Service A/S medarbejdere bliver hørt, føler de ofte et større ejerskab over for målene og er mere motiverede for at nå målene. Og samtidig mindskes den skepsis, som kan være i forhold til målene og arbejdet med at opnå målene. Medarbejdere og arbejdsledere, som kan identificere sig med og stå inde for målene, er mere loyale og engagerede. Et andet nøgleord er synlighed. Skal målene danne grobund for en fælles holdning til arbejdsmiljøet, skal synliggørelsen ikke alene ske gennem ord. Hvis I gennem handling selv efterlever og aktivt bruger målene til at styre efter i det daglige arbejde, er der større chance for, at alle i virksomheden arbejder for at nå målene. Med arbejdsmiljømål har I banet vejen for et systematisk og forebyggende arbejde med arbejdsmiljø. Men opfølgning er en forudsætning for fremdrift. Når I har fulgt op på arbejdsmiljømålene, er det en god idé at offentliggøre om arbejdsmiljømålene er nået, hvorfor de eventuelt ikke er nået, og om opfølgningen eventuelt har givet anledning til nye overvejelser med hensyn til målene. Der er ingen standardskabelon for arbejdsmiljøledelse, da måden at gennemføre arbejdsmiljøledelse på skal tilpasses jeres organisationsstruktur, mål, kultur og traditioner for samarbejde. Følgende punkter kan bruges til inspiration. Arbejd engageret og systematisk med arbejdsmiljø Vis i ord og handling, at du prioriterer arbejdsmiljøet Fokusér ikke kun på akut opståede problemer Kig forebyggende og fremadrettet på arbejdsmiljøet Opstil realistiske arbejdsmiljømål Sats på få og enkle mål, der er nemme at styre efter i hverdagen Sørg for at mål og ambitioner hænger sammen Opstil mål for de vigtigste arbejdsmiljøindsatser Brug Arbejdspladsvurderingen (APV) under målfastsættelsen 6
Indtænk arbejdsmiljømålene i en større sammenhæng Afstem arbejdsmiljømål med virksomhedens strategi og andre ledelsesmål Koordinér arbejdsmiljøaktiviteter med øvrige aktiviteter Inddrag medarbejdere og arbejdsledere i målfastsættelsen Brug f.eks. sikkerhedsorganisationens viden om arbejdsmiljø Brug evt. medarbejdere og arbejdslederes viden om, hvad der fungerer godt, og hvad der kan forbedres Gør målene synlige Orientér alle om målene, og arbejdet med at nå dem Informér både mundtligt og skriftligt Gå forrest med et godt eksempel Vis i ord og handling, at du prioriterer arbejdsmiljømålene Brug målene til at styre efter i det daglige arbejde Afklar ansvars- og opgavefordelingen Fastlæg hvem der gør hvad, hvordan og hvornår Følg op på målene Vurdér med jævne mellemrum, om arbejdet med at nå målene går godt Få punkterne uddybet på www.barkontor.dk/sio BAR Kontor arbejder løbende med emnet arbejdsmiljøledelse. Seneste materiale findes på www.barkontor.dk - tilmeld dig eventuelt vores nyhedsservice på hjemmesiden, og få direkte besked når der er nyt fra BAR Kontor. 17
Medarbejdere og arbejdsledere kan gøre meget for arbejdsmiljøet Nogle tror, at jeg er en slags politimand, der går rundt og tjekker, om alle nu f.eks. sidder hensigtsmæssigt. Det er jeg ikke, men jeg vil meget gerne hjælpe, når de henvender sig til mig. Derudover kan de jo også selv gøre meget for deres arbejdsmiljø. Susanne Petersen, sikkerhedsrepræsentant, Privat Bo Arbejdet med arbejdsmiljø bør være en naturlig del af det daglige arbejde. Derfor har du som arbejdsleder eller medarbejder en central rolle i arbejdet med arbejdsmiljø. Arbejdsgiveren/ledelsen har det formelle og reelle ansvar for et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Men som medarbejdere eller arbejdsledere har I også et ansvar for jeres eget og kollegernes arbejdsmiljø. I ved, hvor skoen trykker, og har stor viden om virksomhedens ydelser, kunder, samarbejdsrelationer m.m. Derfor kan I gøre meget for arbejdsmiljøet i virksomheden. Er der arbejdsmiljøforhold, der ikke er i orden, og som I som arbejdsledere og medarbejdere i samarbejde ikke kan rette op på, skal I gøre arbejdsgiveren og/eller sikkerhedsorganisationen opmærksom på det. Ifølge arbejdsmiljøloven har I som arbejdsledere ansvaret for, at arbejdsmiljøet er i orden inden for det område, I leder. Arbejdet med arbejdsmiljø i området skal foregå i et samarbejde mellem jer og medarbejderne. Jeres prioritering af og engagement i arbejdet med arbejdsmiljø smitter af på medarbejdernes engagement. Som medarbejdere skal I være med til at sikre det gode arbejdsmiljø ved at tage ansvar for jeres eget og kollegernes arbejdsmiljø. Herunder at overholde arbejdsmiljøloven og de regler og anvisninger, der eventuelt er i virksomheden. Viser I engagement i arbejdet med arbejdsmiljø vil det smitte af på andre i virksomheden. 8
Sikkerhedsorganisationen er virksomhedens interne arbejdsmiljørådgiver, og har I spørgsmål om arbejdsmiljø kan I henvende jer til dem. Medlemmerne af sikkerhedsorganisationen kan f.eks. give dig gode råd om indstilling af din kontorstol, placering af din skærm og variation af dine arbejdsstillinger. Medlemmerne af sikkerhedsorganisationen vil i deres rådgivning opmuntre dig til at tænke på deres gode råd hver dag, fremfor at de skal komme igen og igen. Som arbejdsledere og medarbejdere kan I være med til at sætte arbejdsmiljø på dagsordenen. Ud over den daglige uformelle snak, kan I også ved personalemøder eller lignende bringe aktuelle arbejdsmiljøproblemstillinger frem. I kan også få en fra ledelsen eller fra sikkerhedsorganisationen til at orientere om virksomhedens eventuelle mål for arbejdsmiljøet eller arbejdet med virksomhedens APV. Det er vigtigt, at dele den arbejdsmiljøviden, der allerede er i huset og ikke mindst gøre opmærksom på, at man selv kan gøre meget for ens eget arbejdsmiljø. Her i virksomheden har vi en vejviser til, hvor man kan søge hjælp. Det er en informationskilde, der er tilgængelig for alle, og som fungerer som en hjælp til selvhjælp. Lone Gjørret, konsulent, KPMG 9
Opskrift på hvad medarbejdere og arbejdsledere kan gøre for arbejdsmiljøet Som medarbejdere og arbejdsledere ved I ofte, hvordan det står til med arbejdsmiljøet i virksomheden. Derfor kan I gøre meget for arbejdsmiljøet i hverdagen. Få her inspiration til dette arbejde: Vær opmærksom på hinanden og arbejdsmiljøet Prioritér arbejdsmiljø som en del af det daglige arbejde Udvis en sikker adfærd Overhold arbejdsmiljøloven og andre retningslinjer, som virksomheden har Orientér arbejdsgiveren og sikkerhedsorganisationen, hvis der er forhold, der ikke er i orden Informér nye kolleger om arbejdsmiljø Brug hinanden og sikkerhedsorganisationen Giv hinanden gode råd om arbejdsmiljø, f.eks. om variation af arbejdsstillinger Henvend dig til sikkerhedsorganisationen, hvis du har spørgsmål om arbejdsmiljø 10
Bidrag til løsningen af virksomhedens arbejdsmiljøopgaver Hjælp med at finde årsagen og løsningen til eventuelle arbejdsmiljøproblemer Bidrag til gennemførelse af Arbejdspladsvurderingen (APV) Sæt arbejdsmiljøet på dagsordenen Tal om arbejdsmiljø i det daglige Sæt arbejdsmiljø på dagsordnen på f.eks. personalemøder Søg viden om arbejdsmiljø Spørg sikkerhedsorganisationen, hvis du har spørgsmål om arbejdsmiljø Hent selv information om arbejdsmiljø i bøger, pjecer og på internettet f.eks. på www.barkontor.dk. Få uddybet punkterne og få yderligere inspiration til arbejdet med arbejdsmiljø på www.barkontor.dk/sio 11
Sikkerhedsorganisationen kan også skabe engagement Vi har fokuseret på variation af arbejdsstillingerne, og signalerer at alle skal op og stå og gå en gang i mellem. Jeg rejser mig f.eks. ofte op, når jeg taler i telefon. Vi har også aftalt, at vores korte informationsmøder på 5-15 minutter foregår stående. Det ser ret morsomt ud, men vi synes, det er et godt initiativ, der løbende minder os alle om, at variation af arbejdsstillingerne er godt for vores arbejdsmiljø. Margit Foller, direktør, Personale-Service A/S Sikkerhedsorganisationen kan med god arbejdsmiljørådgivning og et godt samarbejde med resten af virksomheden være med til at skabe et engagement i arbejdet med arbejdsmiljø blandt arbejdsgiver/ledelse, arbejdsledere og medarbejdere Et godt arbejdsmiljø er i alles interesse, og alle vil også gerne være med til at sikre det gode arbejdsmiljø. Som sikkerhedsorganisation kan I bidrage med god arbejdsmiljørådgivning og et godt samarbejde med resten af virksomheden. Men det er ikke alle, der ved, hvordan de kan bidrage. Derfor er det vigtigt, at I informerer om jeres arbejde. Sikkerhedsorganisationen er i mange virksomheder udførende. Det vil sige, at det ofte er jer, der løser arbejdsmiljøopgaverne og problemerne. Men hvis arbejdsmiljø skal blive en naturlig del af alles daglige arbejde, må I som sikkerhedsorganisation fungere som en rådgivende intern ressource. Sikkerhedsorganisationen er virksomhedens interne arbejdsmiljørådgiver Gå efter årsagerne til problemerne Når arbejdsmiljøproblemerne skal løses, er det vigtigt at undersøge årsagen eller årsagerne grundigt. Det kan være, at I finder flere årsager til et problem, og dermed får 12
mere omfangsrige og komplekse løsninger. Men analyserer I ikke problemet grundigt, finder I måske ikke alle årsagerne, og derfor heller ikke den eller de rette løsninger. Brug jeres sunde fornuft Den rette løsning er ikke altid den dyreste løsning. Ofte ligger løsningerne lige for, og kræver ikke de store investeringer. Brug jeres egne og andres erfaringer fra det daglige arbejde og fra løsning af tidligere arbejdsmiljøproblemer, når I skal have løst et arbejdsmiljøproblem. I kan ved løsning af problemerne og i jeres rådgivning komme langt med sund fornuft. Gå forrest med et godt eksempel Gennem handling kan I også give viden videre. Går I forrest med et godt eksempel, når det gælder arbejdsmiljøet, f.eks. ved at variere jeres arbejdsstillinger og placere skærmen, så jeres synsretning er parallelt med vinduesfladen, bliver alle i virksomheden indirekte påvirket til at være opmærksomme på deres arbejdsmiljø. Synliggør jeres resultater I skal vise, at der sker noget, når sikkerhedsorganisationen er involveret. Synligheden af jeres arbejde og resultater er med til at skabe interesse og engagement i arbejdsmiljøet blandt de øvrige i virksomheden. Fremhæv de gode resultater, så alle i virksomheden kan se, at det kan betale sig at gøre noget ved arbejdsmiljøet. Gør informationen nærværende Informationen skal være relevant for alle jeres målgrupper - arbejdsgiveren/ledelsen, arbejdslederne og medarbejderne. Overvej om alle informationer er lige vigtige for alle, og om det kunne være en fordel at udarbejde information målrettet til henholdsvis arbejdsgiveren/ledelsen, arbejdsledere og medarbejdere. Uanset hvem I informerer, bør I gøre det kort og præcist. Dem, der skal læse eller høre det, har ikke mere tid end I selv har. De personer, som var på den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse, kom hjem og var motiverede til at engagere sig i arbejdet med arbejdsmiljø. De kunne se, at det var et arbejde, der ville være godt for både medarbejderne, ledelsen og virksomheden generelt. Susanne W. Larsen, sikkerhedsleder, administrationen Sibas ComputerCity 13
Opskrift på sikkerhedsorganisationens arbejdsmiljørådgivning Medarbejderne bør have en viden om, at hvis noget ikke er i orden, så kan de gå til deres sikkerhedsgruppe. Dorthe Nedermark, sikkerhedsleder, KPMG Skal arbejdsmiljøet blive en naturlig del af alles daglige arbejde, må I fungere som en rådgivende ressource i virksomheden. Her er inspiration til dette: Sats først på de små, sikre og synlige succeser Løs først de problemer, der ikke lever op til arbejdsmiljølovens krav Fokusér derefter på de problemer, der kan løses hurtigt, så I viser, at der sker noget Gå efter årsagen til problemerne Undersøg årsagen til problemet grundigt, så bliver løsningerne mere holdbare Vær opmærksom på, at der kan være flere årsager til et problem Brug jeres sunde fornuft Brug jeres egne erfaringer fra det daglige arbejde Drag nytte af løsninger af tidligere arbejdsmiljøproblemer Skaf løbende viden om arbejdsmiljø og giv den videre Opdatér jeres viden gennem f.eks. internettet, bøger og tidsskrifter Giv mundtlig information, f.eks. under Arbejdspladsvurderingen (APV) Udlevér skriftligt materiale om arbejdsmiljø Gå forrest som et godt eksempel, vær imødekommende og ærlig Vis gennem handling, at I tager arbejdsmiljøet alvorligt Vær positiv, så alle føler sig velkommen til at stille spørgsmål Vær åben om, at ikke alle problemer kan løses her og nu 14
Hold konstruktive møder og følg op på jeres opgaver Send dagsorden ud før mødet Udarbejd et referat om hvad der skal gøres, af hvem og hvornår Tjek om det, der blev besluttet på sidste møde, er blevet gennemført Informér om jeres rolle og arbejde Fortæl, at I er virksomhedens arbejdsmiljørådgivere og ikke politibetjente Informér om, hvordan alle i virksomheden kan bruge jeres viden Gør det klart, hvordan et problem kan løses, af hvem og hvornår Synliggør jeres resultater Informér alle i virksomheden om de opgaver, I har gennemført Brug både skriftlig og mundtlig information og gerne flere informationskanaler Gør informationen nærværende informér kort og præcist til alle målgrupper Inddrag medarbejdere og arbejdsledere Vær opmærksom på, at de personer, der har et problem, ofte også har viden om, hvordan det kan løses Lyt til ønsker og meninger og giv positiv feedback Få uddybet punkterne, og hent yderligere inspiration på www.barkontor.dk/sio Det er blevet mere legitimt at tale om arbejdsmiljø, nu hvor alle har fået mere viden om f.eks. arbejdsstillinger. Den øgede viden gør også, at alle er blevet bedre til at hjælpe sig selv og hinanden med arbejdsstillingerne. Robert Doeleman, sikkerhedsrepræsentant, KILROY travels International. 15
I fællesskab når I længst En god arbejdsplads med et godt arbejdsmiljø, hvor I alle trives og kan yde en god service, betyder meget for virksomhedens image og økonomiske situation. Det er vigtigt at give information om, hvordan et eventuelt problem kan løses, hvem der er involveret i løsningen, og hvornår problemet bliver løst. Det giver mere forståelse for, at det ikke er alt, der bliver løst her og nu. Susanne Petersen, sikkerhedsrepræsentant, Privat Bo Som arbejdsgiver/ledelse, arbejdsleder, medarbejder eller medlem af en sikkerhedsorganisation, har I hver især i denne vejledning kunnet hente inspiration til samarbejdet om arbejdsmiljø hvordan I hver især kan være med til at skabe engagement i arbejdet med arbejdsmiljø. Vil I hente yderligere inspiration, så se på www.barkontor.dk/sio Som det fremgår, når I længst i fælles flok det er en fælles opgave at sikre det gode arbejdsmiljø. Med en proaktiv arbejdsmiljøindsats fra jer alle, er virksomheden samtidig langt fremme ved en eventuel dialog med myndighederne. 16
Anden relevant litteratur BAR Kontor Under overskriften Et godt arbejdsmiljø sætter krydderi på din hverdag, har BAR Kontor udarbejdet følgende vejledninger til hjælp i arbejdet med arbejdsmiljø: Opbygning af en sikkerhedsorganisation Virksomhedens og sikkerhedsorganisationens arbejdsmiljøopgaver Samarbejde om arbejdsmiljø i små virksomheder BAR Kontor har også udgivet vejledninger om: Lys og Lyd Distancearbejde Indeklima Arbejde ved skærme Arbejdspladsvurdering Arbejdstilsynet Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 784 af 11. oktober 1999 om lov om arbejdsmiljø samt ændringer hertil nr. 331 af 16. maj 2001 og nr. 437 af 10. juni 2002. Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 575 af 21. juni 2001 om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde samt ændringen hertil nr. 491 af 20. juni 2002 Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 575 af 14. juni 1999 om sikkerhedsgruppens arbejdsmiljøuddannelse samt ændringen hertil nr. 1099 af 12. december 2002. At-anvisning nr. 6.1.0.4 af april 1999 om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde. Ovenstående kan ses på www.arbejdstilsynet.dk Der er kommet mere fokus på arbejdsmiljøet ved hjælp af e-mails og intranettet. Det er nemmere at kommunikere ud, når der f.eks. sker forbedringer af arbejdsmiljøet, eller når der er forhold, som alle skal være særlig opmærksom på. Vi har fået en mere åben kommunikation, og sikkerhedsorganisationen er blevet mere synlig. Bjarne Stæhr, projektchef, CSC Information om relevante arbejdsmiljøemner og alle materialer fra BAR Kontor kan ses på: www.barkontor.dk 17
Skab engagement i samarbejdet om arbejdsmiljø Denne branchevejledning kan være med til at sikre engagement, prioritering og systematik i arbejdet med og samarbejde om arbejdsmiljø. Vejledningen giver konkrete forslag til og eksempler på, hvordan arbejdet med arbejdsmiljø kan blive en succes med hjælp fra alle i virksomheden hvordan arbejdsgiveren/ledelsen, arbejdslederne, medarbejderne og sikkerhedsorganisationen hver især kan være med til at sætte krydderi på hverdagen med et godt arbejdsmiljø. Vejledningen giver en introduktion til ovenstående, som er uddybet på BAR Kontors hjemmeside om arbejdet med arbejdsmiljø på www.barkontor.dk/sio Branchevejledningen er udgivet af: 1. udgave 2003 Opskrifter på arbejdsglæde Branchearbejdsmiljørådet for Privat Kontor og Administration (BAR Kontor) Ny Vestergade 17, 1471 København K Tlf.: 33 36 66 10 E-mail: info@barkontor.dk www.barkontor.dk Vejledningen kan købes hos: Arbejdsmiljørådets Service Center Tlf.: 36 14 31 31 Varenummer 172014 Layout: Gorm Larsen & Partners Trykning: Fihl-Jensen ISBN nr.87-988595-5-2 541-458 HK Varenummer: 4404050044