Boligselskabet BSB Egebjerg Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 3. juni 2013 kl. 16.00 i Domea, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Egebjerg... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 1.4 Revisionsprotokol... 3 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Boligselskabets budget... 3 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.8 Indstilling af kandidat til Domeas repræsentantskab... 4 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 5 1.10 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 1.11 Årsregnskab for perioden 2011... 5 1.12 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 6 1.13 Udlejningsforhold... 6 1.14 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 6 2 Boligselskabets afdelinger... 7 2.1 Årsregnskaber... 7 2.2 Driftsbudgetter... 8 2.3 Sammenlægning af afdeling 8113 med 8101... 9 2.4 Orientering om driftsforhold... 9 3 Næste møde... 9 4 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Finn Nielsen, formand Gunnar Sørensen, næstformand Ellinor Hummel Svend Erik Johansen Orla K. Hansen Øvrige deltagere: Martin Skytte Sørensen, Kundechef, Domea Domea Boligcenter Svendborg, den 3. juli 2013 Side 1 af 9
1 Boligselskabet BSB Egebjerg 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Finn bød velkommen, og orienterede om deltagelse i møder i Domea regi. Orla K. Hansen har deltaget i seneste fælles styringsdialogmøde med Svendborg Kommune. Tillige orienterede Finn, at man nu har fået en afdelingsbestyrelse i 81-01, hvilket er godt for afdelingen. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Fordeling af honorar fortsætter som hidtil. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 17.203. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Regnskabet blev godkendt. Side 2 af 9
1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Revisor skriver i de afsluttende regnskaber for 2012, at der er god likviditet i afd. 81-01 & 81-12, det vil sige, at saldo for likvide midler overstiger summen af saldi for henlæggelser. I afd. 81-13 anmærker revisionen, at afdelingen pr. 31. december 2012 ingen likvide midler har. Men i stedet en gæld til boligorganisationen på kr. 1.051.925, som primært relaterer til den manglende finansiering af ejendommen. I den forbindelse kan det oplyses, at kreditforeningen ikke vil yde et lån, når der kun er 2 lejemål i ejendommen. Det er planen, at afdelingen skal slås sammen med afd. 81-01, og at der på den måde opnås mulighed for at hjemtage lån til finansiering af ejendommen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Årsberetningen blev godkendt. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2014 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med jævn udvikling af indtægter og udgifter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Side 3 af 9
Stigning i administrationsbidrag fra 815 t.kr. i regnskab 2012 til 878 t.kr. i budget 2014 (stigning på kr. 63 t. kr.) blev kommenteret. Der var enighed om, at dette til dels skyldtes tilkøb af de 2 ekstra boliger på Teglbakken, som hæver administrationsbidrag med ca. 9 t.kr. Budgettet blev herefter godkendt. Resterende stigning er efter mødet undersøgt, i samarbejde med regnskab. Stigningen skyldes primært alm. regulering jf. indgået forretningsføreraftale 5. Gennemsnitslig stigning er ca. 3,5% jf. DA s statistik. Sammenlagt med ovenstående tilkøb af 2 boliger passer dette fint, ift. ovenstående stigning. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Der blev stillet spørgsmål til benchmark tal kr. 3.290,- på side 3, vedr. administrationsbidrag, kr. pr. lejemål. Dette er et gennemsnit for mange boligselskaber. Tallene kan dog ikke helt sammenlignes, da mange selskaber f.eks. ikke har moms på deres administrationsbidrag, tillige at tillægsydelser og revision måske konteres andre steder end på selve administrationsbidraget. Styringsrapport blev herefter godkendt. 1.8 Indstilling af kandidat til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Egebjerg kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentant til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Organisationsbestyrelsen indstiller, at formanden vælges. Side 4 af 9
1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Der var spørgsmål til dette punkt, idet det er anført, at repræsentantskabet udpeger 2 medlemmer. Der skal naturligvis stå, at det er bestyrelsen, der vælger medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i de kommende møder. Dette rettes i de kommende dagsordener. Det blev besluttet at formand og næstformand deltager. 1.10 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Egebjerg kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Det blev besluttet at formand og næstformand deltager. 1.11 Årsregnskab for perioden 2011 Svendborg Kommune har med brev af 29. november 2012 meddelt, at årsregnskab for perioden 01-01-2012 / 31-12-2012 er taget til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning, dog er den korrekte perioden fra 01-01-2011 / 31-12-2011. Altså år 2011 i stedet for 2012. Side 5 af 9
1.12 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Forvaltningsrevisionen var ved en fejl ikke en del af det fremsendte materiale. Forvaltningsrevisionen blev udleveret på mødet og er markeret med side 12, som lægges i årsregnskabsbogen, efter side 12. Der fortsættes med de fastsatte målsætninger, og man håber på, at afd. 81-12 snart får en bestyrelse. 1.13 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 62 personer. Heraf har 39 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 123 personer. Heraf har 120 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Fraflytnings procent 81-01 77 23 39 13 81-12 16 0 3 0 Orienteringen blev taget til efterretning. 1.14 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal Side 6 af 9
der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Martin orienterede om det lovpligtige energimærke, som enten kan beregnes på det faktuelle forbrug (også kaldet driftsmærke) eller på et beregnet forbrug (energimærke). Driftsmærket kan d.d. ikke leveres, da energistyrelsens krav hertil er alt for omfattende. Det bevirker, at ovenstående energisyn og driftsjournaler ikke bliver relevante, før energistyrelsen evt. ændre deres nuværende krav til driftsmærker. Bestyrelsen blev enige om ikke at bestille energisyn og driftsjournaler. Konklusionen på dette er, at man eniges om, at indhente tilbud på det lovpligtige energimærke, ved Rambøll (gennem Energi og Miljø), som har vundet ovenstående EU-udbud. Rambøll s priser incl. moms er kr. 5,50 pr. m² for tæt/lav bebyggelse & kr. 2,55 pr. m² for etagebyggeri. Hertil kommer udgifter til indhentning af tegningsmateriale, og BBR oplysninger som Energi og Miljø tager kr. 750,- excl. moms for, pr. time. Bebyggelsens m² fastsættes ud fra gældende BBR og de tilhørende BBR koder. Når samlet tilbud på energimærkning foreligger, drøftes dette igen ved næstkommende organisationsbestyrelsesmøde. 2 Boligselskabets afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Side 7 af 9
Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2012 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 8101: overskud på kr. 405.515 Afdeling 8112: overskud på kr. 202.900 Afdeling 8113: overskud på kr. 0 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Regnskaberne blev godkendt. Overskud skyldes primært refusion af ejendomsskat. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2013/2014 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Budget for afd. 8101 er gennemgået og godkendt af 2 medlemmer af afdelingsbestyrelsen. Afd. 8112 og 8113 har ingen bestyrelse. Afdeling 8101: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 9.758.000 og indebærer en lejeregulering på 1,12 % pr. 01. januar 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde som pt. ikke er endeligt besluttet, men det forventes afholdt ultimo aug. 2013. Afdeling 8112: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.258.000 og indebærer en lejeregulering på 1,31 % pr. 01. januar 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde som pt. ikke er endeligt besluttet, men det forventes afholdt ultimo aug. 2013. Afdeling 8113: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 144.000 og indebærer en lejeregulering på 2,86 % pr. 01. januar 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde som pt. ikke er endeligt besluttet, men det forventes afholdt ultimo aug. 2013. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Budgetterne blev godkendt, under forudsætning af afdelingsmødernes godkendelse ultimo august 2013. Side 8 af 9
2.3 Sammenlægning af afdeling 8113 med 8101 En sammenlægning af afdeling 8101 og 8113 vil kunne finde sted umiddelbart efter organisationsbestyrelsens samt afdelingsmødernes evt. godkendelser. Afd. 8113 består af 2 boliger på Teglbakken 40 A & B, som er købt af Svendborg Kommune med overtagelse i januar 2012. Det indstilles, at bestyrelsen godkender opstartsforløb af sammenlægning, og at det bringes videre til afdelingsmøderne. Indstilling blev godkendt. 2.4 Orientering om driftsforhold Det kan oplyses, at lån snarest hjemtages vedr. etablering af nye køkkener over den kollektive råderet. 8-10 stk. Beboere har indtil videre benyttet sig af dette tilbud. Etape 1 afsluttes i den forbindelse hvorefter etape 2 fortsætter. Orienteringen tages til efterretning. 3 Næste møde Næste ordinære møde afholdes mandag d. 2. juni 2014 kl. 16,00 4 Eventuelt Det blev besluttet at indkøbe gave til Dorthe Krammager, som tak for godt samarbejde, for ca. kr. 500,-. Pernille P. koordinerer dette og overdrager gave på vegne af BSB Egebjerg. Mødet afsluttet kl. 18,00 Referatet godkendt: Orla K. Hansen Formand Svendborg den 3. juli 2013 MSK/PP Side 9 af 9