E ARBEJDSGLÆDENS VILKÅR Sikkerhedsleder Søren Bork og chef for HR, web og kommunikation Maria Ammitzbøll er projektledere på undersøgelsen af arbejdsmiljø og trivsel 2010 i VIA. De overordnede resultater fra undersøgelsen af arbejdsmiljø og trivsel 2010 viser, at der generelt er en god medarbejdertilfredshed i VIA. Men der er plads til forbedringer. For eksempel på områder som ulykkesrisiko, sygefravær, tillid, krav i arbejdet og mobning på arbejdspladsen Af Lone Vestergaard Andersen, lva@viauc.dk SIDE I 3
IFØLGE UNDERSØGELSEN HAR VIA GENERELT EN STABIL MEDARBEJ- DERGRUPPE, MEN DET KAN SELV- FØLGELIG DISKUTERES, HVORVIDT DET ER GODT ELLER SKIDT, AT CIRKA 20 PROCENT ER PÅ VEJ VÆK. FOR AT KUNNE TILTRÆKKE POTENTIELLE STUDERENDE HAR VIA BRUG FOR AMBASSADØRERNE OG TALS- MÆNDENE TIL AT TALE POSITIVT OM ORGANISATIONEN - SØREN BORK Lillesøsalen på Læreruddannelsen i Silkeborg summer af snak imellem 90 sikkerheds- og tillidsrepræsentanter samt ledere i VIA. De er mødt frem på denne solbeskinnede aprilmorgen til temadag om opfølgning på VIAs arbejdspladsvurdering og trivselsundersøgelse 2010. Jeg er meget positivt overrasket over den store interesse. Jeg havde forventet cirka 40 tilmeldte, som kunne sidde i grupper og diskutere, hvad de ser som primære indsatsområder i netop deres afdelinger. Men efterhånden som antallet af tilmeldinger steg, måtte vi ændre formen til ren PowerPoint præsentation, fortæller VIAs chef for HR, web og kommunikation Maria Ammitzbøll. Hun er projektleder på undersøgelsen i samarbejde med sikkerhedsleder i VIA Søren Bork. Han indleder temadagen med at bede alle kigge sig over venstre eller højre skulder, hvilket vi lydigt gør med et spørgende smil på læberne. Forklaringen kommer prompte: Det var så sidste gang i formiddag, I kigger bagud. Fra nu af kigger vi kun fremad! Diskussionen skal være fremadrettet, og vi vil ikke bruge tid på at diskutere metode og udfærdigelse af spørgsmål. Dagens formål er få inspiration til det fremadrettede arbejde. ZAPPERE OG AMBASSADØRER Første del af temadagen går herefter med en præsentation af undersøgelsesresultaterne på VIA-niveau. Når man kigger isoleret på det såkaldte MedarbejderTilfredshedsIndeks (MTI), der er et samlet tal for, hvor loyale og tilfredse medarbejderne er, fremgår det, at VIAs gennemsnit er 5,3 på en skala fra 1-7. Variationen i MTI i VIA er mellem 4,2 (middel) til 6,2 (top). Jeg vil gerne understrege, at de her tal gælder VIA overordnet. Det er meget vigtigt, at I hver især kigger på resultaterne for netop jeres lokale afdeling og tager en snak om, hvad der er vigtigt for jer at fokusere på og forsøge at forbedre. Det er op til jer at fortolke resultaterne i forhold til jeres egen virkelighed, kultur og værdier, forklarer Søren Bork. Frem på lærredet toner en grafik, der i en firkant illustrerer segmenteringen af medarbejderne i VIA. De relativt utilfredse og illoyale medarbejdere betegnes som På-vej-væk medarbejdere. Disse udgør 12,6 % af VIA medarbejdere. I modsatte ende af skalaen findes Ambassadørerne, som er meget tilfredse og meget loyale. Disse udgør 26,8 % af medarbejderne i VIA. 40,4 % ligger i segmentet Talsmand, hvor man er mere tilfreds og mere loyal end gennemsnittet. De medarbejder, som er mere tilfredse, men mindre loyale end gennemsnittet betegnes som Zappere. Denne gruppe, som udgør 7.7 %, er typisk ikke ansat lang tid ad gangen, selvom de er tilfredse. Omvendt er Sofamedarbejderen, som udgør 12,5 %, loyal, men mindre tilfreds end gennemsnittet. Figuren viser, at VIA generelt har en stabil medarbejdergruppe, men det kan selvfølgelig diskuteres, hvorvidt det er godt eller skidt, at cirka 20 procent er på vej væk. For at kunne tiltrække potentielle studerende har VIA brug for ambassadørerne og talsmændene til at tale positivt om organisationen, kommenterer Søren Bork. HVAD OG HVORDAN VIAs arbejdspladsvurdering og trivselsundersøgelse 2010 blev gennemført via e-mailudsendelse til alle medarbejdere i perioden 27. januar til 15. februar 2010. Svarprocenten var 66,9 = 1.446 besvarelser. Spørgeskemaet er udarbejdet i samarbejde med firmaet interresearch.dk, der efterfølgende har fremstillet 82 rapporter fordelt på højskoleniveau, uddannelsesniveau, fællesområderne, VOK samt andre og overordnede områder. Alle rapporter er fuldt tilgængelige for alle medarbejdere på VIAs intranet under arbejdsmiljø og sundhed. Det er lovpligtigt at lave arbejdspladsvurdering minimum hvert tredje år. SIDE I 4
E Undersøgelsen viser, at 9 % af VIAs medarbejdere har været udsat for mobning inden for de sidste 12 måneder. Det er alt for mange, og det skal der gøres noget ved, mener sikkerhedsleder Søren Bork. De næste slides i PowerPoint præsentationen handler om prioritetskort, der på grafisk vis illustrerer, hvor det kan betale sig at gøre en indsats. Nogle af de resultater, der springer i øjnene, er spørgsmålene under overskriften ansvar og rollefordeling, hvor scoren er lav på spørgsmålene: Synes du, det er tydeligt, hvem der træffer hvilke beslutninger på din lokale arbejdsplads?/i VIA? Som I kan se, er information placeret under sekundær indsats. Det betyder, at det generelt ikke betyder så meget for folks trivsel, men det betyder bestemt ikke, at lederne ikke skal gøre noget ved det! Her gælder det om at se nuanceret på resultaterne. Husk, at det her er ren matematik, understreger Søren Bork. De punkter, som ligger under primær indsats, er nogle, som virkelig har en effekt, hvis der arbejdes med dem, fordi en forbedring her kan øge trivslen markant. For VIA overordnet drejer det sig om områderne: Krav i arbejdet, Nærmeste leder, Fysisk Arbejdsmiljø og Socialt arbejdsmiljø. TEMPOET ER FOR HØJT På spørgsmålet er der ofte så meget at lave, at det påvirker dig negativt er der generelt en lav score, som falder ind under kategorien ringe på MedarbejderTilfredshedsIndekset. VIA er en vidensvirksomhed, og derfor er tiden et meget vigtigt parameter. Vi ved fra flere undersøgelser, at som udgangspunkt vurderer folk i VIA, at de har den uddannelse og de kompetencer, som de har brug for, men tiden er knap, kommenterer chef for HR, web og kommunikation Maria Ammitzbøll og bakkes op af Sikkerhedsleder Søren Bork: Kravene er både indefrakommende og udefrakommende. Men MIN klare overbevisning er, at tempoet i vores organisation er for højt, og det SKAL ned. Det er mit indtryk, at der simpelthen er for mange, der er sygemeldt med stress. Undersøgelsens resultater vedrørende sygefravær viser, at 27 % af medarbejderne i VIA føler, at der er faktorer omkring arbejdsmiljø og trivsel, som påvirker sygefraværet negativt. 18 % svarer ved ikke. Men faktum er, at sygefraværet i VIA i 2009 kun var på ca. 3,3 % (svarende til ca. 7½ dag pr. ansat), hvilket er ½-1 % (1½ til 2½ dag) mindre end gennemsnittet på statens område. Et andet vigtigt resultat er, at 9 % har været udsat for mobning inden for de sidste 12 måneder. Det tal ryster mig. Det er simpelthen for mange. VIA ligger over landsgennemsnittet, som er 8 %. Det må og skal vi kunne gøre bedre. Det er en af de problematikker, som jeg vil tage med til Professionshøjskoleledelsen. Det kan godt være, at det ikke er ment som mobning fra afsenderens side, men hvis det opfattes sådan, så er der et problem, fastslår Søren Bork og fortsætter: Jeg synes også, at det er rigtig rigtig bekymrende, at tillid til meldinger fra den øverste ledelse og tryghed ved at give udtryk for meninger og følelser begge scorer så lavt. I vores videnvirksomhed er det et meget alvorligt problem, hvis folk ikke tør sige deres mening. Det er vi nødt til at gøre noget ved. Til gengæld glæder han sig over, at undersøgelsen viser, at ingen i VIA har været udsat for trusler om vold på arbejdspladsen inden for de seneste 12 måneder. Det resultat overrasker mig. Med alle de studerende vi har, havde jeg forventet et højere tal, kommenter sikkerhedslederen under spredt latter fra salen. MANGLER VIDEN OM BEREDSKABSPLANER Fysisk arbejdsmiljø er i undersøgelsen karakteriseret som et primært indsatsområde, fordi forbedringer her vil kunne øge trivslen mærkbart. Meget apropos er luften i den tætpakkede sal på Læreruddannelsen i Silkeborg efterhånden ved at være generende trykkende, og rundt omkring ved bordene synker det gevaldigt i flaskerne med Egekilde og Aqua d or kildevand. I pausen lykkes det omsider at få åbnet branddøren, hvilket viser sig at kræve en hel speciel teknik. De slides i PowerPoint præsentationen, der omhandler ulykkesrisiko, tegner netop et generelt billede af VIA som en organisation, hvor der er plads til kraftige forbedringer i forhold til førstehjælpsmaterialer og beredskabsplaner i tilfælde af brand eller ulykker. Min anbefaling til jer lyder lad være med at komme til skade på jeres arbejde. Det er simpelthen for farligt, konkluderer sikkerhedslederen til stor morskab for tilhørerne: De fleste i VIA aner ikke, hvad de skal gøre i til- SIDE I 5
fælde af brand, ulykker og førstehjælpssituationer. HANDLINGSPLANER Efter en kort pause er næste punkt selve opfølgningen på alle resultaterne. Hvem skal gøre hvad og hvornår. Helt overordnet er det lederne for de enkelte uddannelser/afdelinger, der har ansvaret for at få iværksat eventuelle yderligere undersøgelser og få udarbejdet handlingsplaner på lokalt niveau. Fristen er 1. september 2010 for indsendelse af handlingsplaner til sikkerhedsleder Søren Bork. Handlingsplanerne er med til at sikre, at der bliver fulgt op på undersøgelsen, og de dokumenterer overfor Undervisningsministeriet og Arbejdstilsynet, at VIA gør noget aktivt og konstruktivt i forhold til forbedring af arbejdsmiljø og trivsel. Brug prioritetskortet som inspiration husk at det ikke er den endegyldige sandhed. Det er vigtigt at inddrage alle relevante folk og fora i arbejdet. Der kan være stor forskel på, hvad lederne ser som vigtige indsatsområder, og hvad forskellige medarbejdere ser som de vigtigste. Undersøgelsen kommer også på dagsordenen i de lokale samarbejdsudvalg og til Hovedsamarbejdsudvalgets næste møde den 31. maj samt i Professionshøjskoleledelsen, siger chef for HR, web og kommunikation Maria Ammitzbøll. Hendes forventning er, at Hovedsamarbejdsudvalget vil fokusere meget på den lave score på spørgsmålene om krav i arbejdet. GENERELT HAR VIAS ANSATTE ET STORT ENGAGEMENT I DERES ARBEJDE, OG DET ER VIGTIGT, AT VI IKKE BRÆNDER DET ENGAGE- MENT PÅ BÅLET. HAR MAN DEN FORNØDNE TID TIL SINE ARBEJDS- OPGAVER, ER DET MED TIL AT SKABE ARBEJDSGLÆDE. DET ER EN VIGTIG LEDELSESOPGAVE AT PRIORITERE, HVAD DER ER NEED TO HAVE OG HVAD DER ER NICE TO HAVE - MARIA AMMITZBØLL Netop krav i arbejdet er et meget vigtigt opmærksomhedspunkt, som er en permanent udfordring. Vi skal tage resultaterne fra undersøgelsen alvorligt og gøre noget ved det. Folk skal ikke rende livet af sig. Det er demoraliserende for indsatsen og arbejdsglæden og skaber en ligegyldighedskultur. Generelt har VIAs ansatte et stort engagement i deres arbejde, og det er vigtigt, at vi ikke brænder det engagement på bålet. Har man den fornødne tid til sine arbejdsopgaver, er det med til at skabe arbejdsglæde. Det er en vigtig ledelsesopgave at prioritere, hvad der er need to have og hvad der er nice to have. Vi skal passe på, at vi ikke sætter for mange projekter i søen, siger chef for HR, web og kommunikation Maria Ammitzbøll. Hun forventer, at der kommer en ny trivselsundersøgelse om cirka to år, så der er mulighed for at sammenligne resultaterne og vurdere, hvor, og i hvilket omfang, handlingsplanerne har rykket noget. BEHOV FOR YDERLIGERE UNDERSØGELSER? Fra VIAs side er der ikke krav om supplerende undersøgelser på lokalt niveau, men hvis der er behov for det, er det en mulighed for at kvalificere resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen. Sikkerhedsleder Søren Bork anbefaler følgende fremgangsmåde: 1) Grundigt forarbejde. Sørg for samarbejde på tværs og højt informationsniveau. Brug eksisterende samarbejdsfora eller nedsæt en arbejdsgruppe. 2) Brug tid på en grundig analyse og diskussion af, hvad det egentlig er, I gerne vil vide mere om. 3) Brug tid på en grundig analyse og diskussion af, hvem der skal inddrages /spørges. 4) Brug tid på en grundig diskussion af, hvilken metode passer til den type viden, I ønsker, antallet som I ønsker at spørge og de ressourcer I vil bruge. Find yderligere information og skabelon til handlingsplan på VIAs intranet under arbejdsmiljø og sundhed. SIDE I 6
Arbejdspladsvurdering og trivselsundersøgelse 2009 VIA University College, VIA total MedarbejderTilfredshedsIndeks (forkortet MTI) er et samlet tal for, hvor loyale og tilfredse medarbejderne er. Indekset er vægtet i forhold til, hvor vigtige de enkelte områder er for medarbejderne og er således ikke blot et gennemsnit af besvarelserne. MTI tager således højde for de områder, som er mere vigtige end andre for Del 1: Overordnede resultater for afdelingen medarbejderne. MTI vises for VIA samlet og benchmarkes mod den afdeling, der har det højeste MTI (bedste afdeling). På MTI illustrationen (MedarbejderTilfredshedsIndeks) nedenfor fremgår placeringen af MTI for VIA samlet. MedarbejderTilfredshedsIndeks (forkortet MTI) er et samlet tal for, hvor loyale og tilfredse medarbejderne er. Indekset er vægtet i forhold til, hvor vigtige de enkelte områder er for medarbejderne og er således ikke blot et gennemsnit af besvarelserne. MTI tager således højde for de områder, som er mere vigtige end andre for medarbejderne. MTI vises for VIA samlet og benchmarkes mod den afdeling, der har det højeste MTI (bedste afdeling). På illustrationen nedenfor fremgår placeringen af MTI for VIA samlet. MEDARBEJDERTILFREDSHEDSINDEX 2010 FOR VIA SAMLET MTI for bedste afdeling : 6,2 MTI for alle afdelinger: 5,3 1 2 3 4 5 6 7 MTI for bedste afdeling : 6,2 MTI for alle afdelinger: 5,3 Ringe Middel God 1 2 3 4 5 6 7 Medarbejdersegmenter Ringe Middel God Top Grafikken nedenfor Medarbejdersegmenter er en segmentering af medarbejderne i VIA. Medarbejderne er blevet segmenteret ud fra loyalitet og MedarbejderTilfredshedsIndeks tilfredshed baseret på deres Grafikken nedenfor er en segmentering (forkortet svar af MTI) i spørgeskemaet. medarbejderne er et i VIA. for Medarbejderne medarbejderne. De relativt utilfredse er MTI blevet vises segmenteret for og VIA illoyale samlet medarbejdere ud fra og benchmarkes De % relativt af mod VIA utilfredse den medarbejdere. afdeling, og illoyale der medarbejdere har I modsatte det højeste ende MTI af skalaen betegnes samlet som loyalitet På-vej-væk tal for, og hvor tilfredshed loyale medarbejdere. baseret og tilfredse på deres medarbejderne svar Disse i spørgeskemaet. udgør 12,6 findes Ambassadørerne, er. Indekset betegnes som vægtet På-vej-væk som i forhold er medarbejdere. meget til, hvor tilfredse vigtige Disse de udgør og en-megekelte segmentet områder Talsmand, er for medarbejderne hvor man og er er således er mere ikke tilfreds placeringen og mere af MTI loyal for end VIA samlet. gennemsnittet. De medarbejder, 12,6 (bedste % loyale. af VIA medarbejdere. afdeling). Disse udgør På illustrationen I modsatte 26,8 % ende af nedenfor af medarbejderne skalaen fremgår i VIA. 40,4 findes Ambassadørerne, som er meget tilfredse og meget loyale. Disse udgør 26,8 % af medarbejderne i VIA. 40,4 % ligger i % ligger i segmentet Talsmand, hvor man er er mere tilfreds og mere loyal end gennemsnittet. De medarbejder, som er mere blot et som tilfredse, gennemsnit er mere men tilfredse, af besvarelserne. mindre men mindre loyale loyale MTI end tager end gennemsnittet således betegnes betegnes som Zappere. som Zappere. Denne gruppe, Denne som udgør gruppe, som udgør 7.7 %, er højde typisk 7.7 for ikke %, de er typisk områder, ansat ikke lang som ansat tid er lang ad mere tid gangen, ad vigtige end selvom andre de er er tilfreds. Omvendt Omvendt er Sofamedarbejderen, er Sofamedarbejderen, som udgør som udgør 12,5 %, loyal, men mindre tilfreds end men pga. den høje grad af loyalitet overfor virksomheden, har 12,5 %, loyal, men mindre tilfreds end gennemsnittet, men pga. den høje grad af loyalitet overfor virksomheden, har vil denne gruppe typisk være længere tid i virksomheden end Zapperen. vil denne gruppe typisk være længere tid i virksomheden end Zapperen. Top Ambassadør Tilfredshed 7,7% 7,7% Zapper 40,4% Talsmand 40,4% 26,8% Ambassadør 26,8% Tilfredshed Zapper 12,6 % Talsmand 12,5% På - vej - væk medarbejder 12,6 % På - vej - væk medarbejder Sofamedarbejder Loyalitet 12,5% Sofamedarbejder Frederiksholms Kanal 4 DK 1220 København K T +45 888 21 888 info@interresearch.dk www.interresearch.dk Page 4 af 29 Loyalitet Frederiksholms Kanal 4 DK 1220 København K T +45 888 21 888 info@interresearch.dk www.interresearch.dk Page 4 af 29 SIDE I 7