1. Formalia Tilstedeværende: Valg af ordstyrer: Valg af referent: Jesper Mølgaard (JM), May Fey Hallett (MFH), Helle B. Krogh (HBK), Katja Thøgersen (KT), David Alexander Gryesten Jensen (DAGJ), Marie Hauerslev (MH), Tobias Abell Nielsen (TAN). Katja Thøgersen (KT) Tobias Abell Nielsen (TAN) Godkendelse af dagsorden: Dagsorden godkendt Godkendelse af referat fra sidst Opfølgning på opgaver fra sidste møde Referat fra d. 6/3/2014 og 11/4/2014 godkendt Jf. dagsorden onlinemøde Tidsramme Kl.12.00 18.00 Bestyrelsesmøder skal fokuserer på prioritering, outcome, punkttype og forventet tid. Dette indføres fremadrettet. 2. Status på bestyrelsesarbejdet HBK og KT: Bæredygtighedsarbejdet er fortsat under udarbejdelse og der arbejdes netop nu med bæredygtighedsgruppen, hvor de relevante aktivitetsgrupper vil blive inviteret. MH: Internationalt udvalg er ved at blive startet, og der overvejende fokus på dette. DAGJ: Mulighederne for egne eventfaciliteter er ved at blive undersøgt (jf. punkt 15). TAN: Der er øget stabilitet i basisdriften af foreningen, herunder økonomistyringen. Både indenfor økonomi og kommunikationsområdet er dog stadig mang ting, som skal styrkes. 3. Forårsseminar Evaluering af forårsseminar ved Troels og Janni fra Forårsseminarets planlægningsgruppe. Nærmere detaljer findes i evalueringsrapport for Forårsseminar. Det besluttes at: Forårsseminaret gentages i 2015. 1
En klar økonomiske ramme fastsættes på det kommende bestyrelsesmøde. Som en del af dette fastsættes forventninger til fundraising samt mængden af støtte fra sekretariatet til eventet. Bestyrelsen ønsker at støtte stærkt op om eventet og samarbejde med arbejdsgruppen i hele forløbet. Det er vigtigt, at eventet bliver et stærkt fælles IMCC projekt, som også indeholder en stærk inkludering af IMCCs strategi. For at sikre det ovenstående udarbejde en samarbejdsaftale mellem bestyrelsen og eventgruppen. I denne præciseres ovenstående samt forventningsafstemning og ansvarsfordeling Processen for valg af leder for eventet skal afklares. 4. Ansøgninger Puljeansøgninger afsluttet før bestyrelsesmøde. Deltagere til MM2014 i Taiwan Uland søger Initiativpuljen til folkemøde Godkendte ansøgninger: Nynne Nørgaard Chrsitensen, Monica Lauridsen Kujabi, Marianne Højsgaard Kristensen, Viggo Holten, Arushma Imran Parvaiz, Emilie Eilersen, Line Damsgaard Derudover deltager: Marie Hauerslev Ansøgningen godkendes. Som betingelse stilles: (a) input skal søges fra grønt interessefællesskab og (b) de udsendte giver input til nyhedsbrev i form af video eller artikel. 5. Aktiviteter FFF Til orientering: FFF Odense har spurgt om mulighederne for sponsorater. Følgende er blevet meldt tilbage: En sponsoraftale skal forbi sekretariatet for godkendelse Der gives 7% i administrationsstøtte af en sponsoraftale til det fælles arbejde. Man skal altid i en gruppen være afklaret om hvilke firmaer man kan stå inde for. En sponsoraftale skal skrives i den fælles liste for fundraising af aktiviteten (Det er med udgangspunkt i denne, at det sikre, at modtagne midler overdrages til den rette aktivitet): https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0apgrvo1cnpr 2
BdGZuTzB 3om1 Ulandsløbet Diverse udvalg Ansøgning til FADLs 7 pulje: Godkendes. Der gøres opmærksom på, at der er tale om et relativt høje ansøgte beløb ift. FADLs typiske godkendelser (eksempelvis har AM2011 og NorWHO fået under det halve). Hvis der søges mindre er det muligt, at ansøgningen vil fremstå mere realistisk. Der indstilles til, at der fremadrettet søges i god tid. Det bør desuden overvejes om ikke der kan arbejdes frem mod støtte til et IMCC projekt. TG undersøger dekanaftalerne nærmere i alle fire byer. Vedtagelse af skabelon for aftaledokument mellem landsbestyrelsen og udvalg. 6. Opfølgning på strategisk handleplan Økonomisk bæredygtighed (Katja) Er gennemgået med det fleste grupper, hvor der har været særligt brug for dette. Mulighed for bank og kontoadgang forbedres løbende. Der arbejde på præcisering af alumne model samt lignende fundraisingsmuligheder. I den forbindelse er der oprettet hjemmeside med information om muligheder for at støtte eller give arv til IMCC. Anvendelse af scannede bilag er blevet godkendt af revisor. Refusionssedler skal dog stadig underskrives, men kan herefter scannes og sendes. Klar kommunikation (Jakob) Der er endnu ikke udarbejdet Årsberetning 2013. Denne påbegyndes i den kommende periode i samarbejde med den tidligere bestyrelse. Sammenhængskraft (Helle) Der arbejdes på at kommunikere samlet til ledelseslaget bl.a. via www.imcc.dk/nfs Nyhedsbrevet har været en succes med et relativt stort antal læsere. Der skal fremadrettet arbejdes med en styrkelse af også de andre kommunikationsredskaber. Rammer for frivillighed (David) Der holdes lokalbestyrelses Task Force møde d. 8/5. 7. Nyt fra lokalafdelingerne Definition af lokalbestyrelsernes rolle: Der har været afholdt møde mellem 3
lokalbestyrelserne med deltagelse fra bestyrelsen. Der skal udarbejde en proces for den demokratiske proces omkring definition af rolle. Der ønskes en kontaktperson fra bestyrelsen. Dette er allerede besluttet og kan findes på hjemmesiden under hvert bestyrelsesmedlem: http://imcc.dk/om imcc/bestyrelse/ Derudover besluttes det at: lokalafdelingerne får retteadgang til kalender på hjemmesiden (evt. efter Odense model). der støttes op om modellen for kommunikationsskabeloner, som kan findes på: www.kampagnemotor.dk/imcc der udarbejds velkomstpakke til infomøder og lignende. 8. Succeshistorier siden sidst. Forårsseminaret gik fantastisk og fik rigtig god evaluering af deltagerne. På EuRegMe var IMCCs kandidatur stærkt. Der er modtaget 70.000 kr. fra dekanen i Aarhus. 9. Nyt fra sekretariatet Paragraf 8a ansøgning ligger klar og indsendes i den kommende uge. Godkendelse vil bl.a. give mulighed for, at foreningens støtter kan få skattefradrag for dette. Mobile Pay ansøgning ligger klar og indsendes i den kommende uge. Praktikanter Det sikres, at der er bæredygtighed i anvendelse af praktikanter. Der overvejes pt. brug af lokal prakatikant i Aarhus. Der skal være opmærksomhed på muligheden for anvendelse af specialeprojekter til større konkrete (tidsbegrænsede) organisatoriske opgaver (ex. evaluering af projekter o.l.). 10. Opdatering på IMCCs økonomi Periodisering 2013 Periodiseringen, som er de midler der overføres fra 2013 til 2014, ser godt ud. Der er generelt balance i de enkelte aktivitetsgruppers regnskab. Likviditet I forhold til det forventede beløb er der er væsentlig større likviditet. I vurderingen af den nuværende likviditet skal det bemærkes, at aktivitetsspecifikke midler ikke er fratrukket. Underskrift af dokumenter 4
Bestyrelsen kommer til underskrift d. 27. maj eftermiddag på sekretariatet. SG orientere forud skriftligt. Refusion til IMCC medlemmer uden wild card Det besluttes at, hvis et medlem af tekniske grunde ikke kan få Wildcard, refunderes fuld transportrefusion. Hvis medlemmet kan få Wildcard, refunderes kun wildcard pris. 11. Nyt fra internationale partnere IMCC har modtaget indbydelse fra Iran til Public Health Summer School. 12. Trænergruppen Fremtiden for basispakken Basispakke er blevet aflyst i Odense og Aarhus. Der afholdes basispakke d. 24. maj 2014. Der arbejdes frem mod TNT i efteråret 2014, eventuelt kombineret med opkvalificering af gamle trænere. Trænergruppen genetableres, så medlemmernes tid og engagement sikres samtidig med, at der gives adgang til nye medlemmer. Afholdelse af basispakke udliciteres til loakalafdelingerne. Basispakken kunne med fordel afholdes af lokalbestyrelserne én gang årligt med brug af centrale midler. 13. Møde med lokalformænd i august. Arbejdet fortsættes og lokalafdelingerne inviteres af bestyrelsen. 14. Orientering om CISUs GF KT orienterede om debat og ændringer i CISU. 15. Muligt køb af IMCC s egen Gadsbølle Oplæg ved DAGJ. Der udarbejdes en rapport, som detaljeret beskriver samtlige økonomiske detaljer. Disse tæller bla. finansieringsmuligheder, transport, udgifter til lokaleleje, drift og vedligehold. Alle fra bestyrelsen biddrager med input til dette. 16. Donation til FADLs indsamling/fadls fødselsdag Der sendes hilsen fra IMCC. 17. Punkter til næste bestyrelsesmøde: Diskussion om IMCC s holdning til fremdriftsreformen. Frivilligpolitik Drøftelse af hvorvidt vi har lyst til at fortsætte udvikling og hvilken proces vi finder optimal for det videre arbejde. Bilag: "Hjertet alene gør det ikke" letlæselig pjece fra Center for Frivilligt Socialt Arbejde 2006 omkring udvikling af Frivilligpolitikker. 5
6