Guide til VandData marts 2015 Version 1.0
Indhold Kapitel 1 Indledning... 1 1.1 Link til VandData... 1 1.2 Baggrund... 1 1.3 Øvrige relevante guides... 1 1.4 Guidens struktur... 1 1.5 VandData giver flere muligheder end det gamle system FDO... 2 Kapitel 2 Sådan kommer du i gang... 3 2.1 Brug disse browsere... 3 2.2 VandDatas opbygning... 3 2.3 Skift selskab... 5 2.4 Første login... 5 Kapitel 3 Sektion: Selskaboplysninger... 6 3.1 Første gang, selskabet logger ind i VandData... 6 Kapitel 4 Sektion: Kontaktpersoner... 8 4.1 Første gang, du logger ind i VandData... 8 4.2 Primær kontaktperson... 9 4.3 Notifikationer... 9 4.4 Slet kontaktperson... 9 Kapitel 5 Sektion: Sager... 10 5.1 Sag... 11 5.2 Dokument... 11 5.3 Fil... 11 5.4 Forbehold for fejl og mangler i sagsoversigt... 12 Kapitel 6 Sektion: Indberetninger... 13 6.1 Sådan opretter du en indberetning... 14 6.2 Sådan tilgår du en oprettet indberetning... 14 6.3 Sådan indsender du en indberetning... 15 6.4 Revidering af indsendt indberetning... 15 6.5 Låsning af indberetning... 15 6.6 Sådan får du genåbnet en indberetning efter låsning... 15
6.7 Faner i Indberetninger... 15 6.8 Tips til udfyldelse af indberetning... 16 Kapitel 7 Sektion: Ansøgninger... 22 7.1 Sådan opretter du en ansøgning... 23 7.2 Sådan tilgår du en ansøgningskladde... 23 7.3 Sådan tilgår du en indsendt ansøgning... 24 7.4 Tips til udfyldelse af indberetning... 24 Kapitel 8 Sektion: Aktivitetslog... 25 Kapitel 9 Sektion: Dataudtræk (under udvikling)... 26
SIDE 1 GUIDE TIL VANDDATA Kapitel 1 Indledning 1.1 Link til VandData VandData findes her: https://vanddata.kfst.dk 1.2 Baggrund Forsyningssekretariatet har udarbejdet denne Guide til VandData. Guiden findes på dette link: http://www.kfst.dk/vandtilsyn/vejledninger/vanddata Guiden omfatter følgende:» Hvad kan VandData bruges til?» Hvorledes bruges VandData? 1.3 Øvrige relevante guides Denne guide berører kun den rent tekniske brug af VandData. Følgende guides, som du finder på vores hjemmeside, er også relevante i forhold til VandData:» Guide til NemLog-in» Inden du tilgår VandData bør du læse denne guide. VandData tilgås via NemLog-in.» Diverse specifikke guides til indberetninger og ansøgninger:» Guide til indberetning til prisloft» Guide til indberetning til benchmarking - Drikkevand» Guide til indberetning til benchmarking - Spildevand» Guide vedr. miljø- og servicemål» Guide vedr. medfinansiering af klimatilpasningsprojekter» Guide til ansøgninger vedrørende 8 (under udarbejdelse)» Guide til ansøgninger vedrørende 17 Guides findes på vores hjemmeside: http://www.kfst.dk/vandtilsyn/vejledninger 1.4 Guidens struktur Guiden er inddelt i følgende kapitler.
SIDE 2 KAPITEL 1 INDLEDNING» Indledning» Sådan kommer du i gang» Sektion: Selskabsoplysninger» Sektion: Kontaktpersoner» Sektion: Sager» Sektion: Indberetninger» Sektion: Ansøgninger» Sektion: Aktivitetslog» Sektion: Dataudtræk 1.5 VandData giver flere muligheder end det gamle system FDO ForsyningsData Online (FDO) havde primært til formål at modtage selskabernes årlige indberetning til prisloft og benchmarking. Dette er også VandDatas formål. Men VandData har flere formål end at modtage de årlige indberetninger til prisloft og benchmarking. Nye egenskaber i VandData 1. Fleksibel tildeling af rettigheder: Selskabets NemID administrator kan give adgang til selskabets VandData side til alle personer, der har en NemID medarbejdersignatur. Administratoren kan vælge, om personen skal have skriveadgang eller læseadgang. Personen, som får adgang, behøver ikke nødvendigvis arbejde i selskabet der kan således være tale om en ekstern rådgiver. a. Denne egenskab er beskrevet nærmere i Guide til NemLog-in. 2. Sager: Under sektionen Sager kan du finde de sager, som dit selskab har haft kørende hos os siden ultimo februar 2015. På hver enkelt sag kan du finde indberetnings- og ansøgningsdokumenter samt relevant korrespondance. 3. Ansøgninger: Du skal indsende ansøgninger vedr. 8 og 17 gennem Vand- Data. Disse ansøgninger skal du derfor ikke længere indsende på mail. 4. Aktivitetslog: Du kan se, hvem der har logget på selskabets VandData side og om personen har foretaget ændringer. Du kan eksempelvis se, hvornår din kollega eller revisor har rettet i en indberetning, eller du kan se, hvis Forsyningssekretariatet har rettet i en indberetning. 5. Dataudtræk (under udvikling): Efter den 15. april kan du udtrække data for dit selskab i en Excel-fil. Dette gælder al data indberettet pr. 1. marts 2015. Hvert år i oktober, når prisloftafgørelser er udsendt, kan du til en vis grad også udtrække data fra alle andre selskaber. På denne måde kan du sammenligne dit eget selskab med andre selskaber.
SIDE 3 GUIDE TIL VANDDATA Kapitel 2 Sådan kommer du i gang I vores Guide til NemLog-in kan du læse, hvordan du får adgang til VandData. Du finder guiden på vores hjemmeside. Vi blander os ikke i, hvilke adgange selskabet vælger at tildele brugere, der arbejder i selskabet og brugere, der ikke arbejder i selskabet. Typisk giver det mening at tildele skriveadgang til personer, der arbejder i selskabet, mens det giver mening at nøjes med læseadgang til personer, der ikke arbejder i selskabet. Bemærk, at personer med skriveadgang automatisk også har læseadgang. Der kan dog være selskaber, der lader eksterne rådgivere varetage selskabets indberetning. I denne situation kan det give mening at tildele skriveadgang til en ekstern rådgiver. Dette er selskabets eget valg. Guide til NemLog-in: http://www.kfst.dk/vandtilsyn/vejledninger/vanddata 2.1 Brug disse browsere Du kan tilgå VandData via følgende internetbrowsere:» Google Chrome» Firefox» Internet Explorer (mindst version 9, gerne endnu nyere) 2.2 VandDatas opbygning I dette afsnit beskriver vi overordnet, hvordan VandData ser ud, hvilke elementer, det indeholder og hvad disse kaldes. Selskabets egen side Selskabets side kan kun tilgås af de brugere, som selskabet har tildelt adgang samt VandData administratorer (dvs. Forsyningssekretariatet, softwareudvikleren, etc.).
SIDE 4 KAPITEL 2 SÅDAN KOMMER DU I GANG I figuren nedenfor kan du se, hvordan et selskabs egen VandData side ser ud. Figur 2.1 Selskabets egen side i VandData Sektioner VandData er bygget op omkring sektioner. Du skaffer dig adgang til en sektion ved at klikke på sektionens navn i den vandrette menu øverst på skærmen (jf. Figur 2.1). Hver enkelt sektion er beskrevet i efterfølgende kapitler. Sektionerne er:» Selskabsoplysninger
SIDE 5 GUIDE TIL VANDDATA» Kontaktpersoner» Sager» Indberetninger» Ansøgninger» Aktivitetslog» Dataudtræk (under udvikling) 2.3 Skift selskab De fleste brugere har kun adgang til ét selskabs side, men der er dog også brugere med adgang til flere selskabers sider. Hvis du har én adgang Har du kun adgang til ét selskabs side, leder VandData dig direkte til denne side, når du logger ind i VandData. Hvis du har flere adgange Har du adgang til flere selskabers side, skal du via Skift selskab -knappen, til højre på skærmen, vælge hvilket selskabs side, du ønsker at tilgå, når du logger ind. Senere kan du via samme knap skifte videre til et andet selskabs side. Du behøver ikke logge af i mellemtiden. Grundet cookies på computeren kan brugere med adgang til flere selskabers side opleve, at de bliver ledt direkte ind til en af disse sider, når de logger på VandData. Dette skyldes, at Vand- Data husker, hvilken side du sidst har besøgt. Du kan let skifte til et andet selskab ved at klikke på Skift selskab -knappen. Du kan dog også starte en frisk session ved at åbne et browservindue, som ikke har hukommelse. Disse vinduer hedder følgende:» Google Chrome: Nyt inkognito-vindue» Firefox: Nyt privat vindue» Internet Explorer: Start InPrivate browsing Skift selskab -knappen er forsvundet Er du inde i en specifik indberetning eller ansøgning, forsvinder Skift selskab -knappen. Klikker du på et sektionsnavn på den vandrette menu i toppen af skærmen, kommer Skift selskab -knappen frem igen. 2.4 Første login Første gang, du logger ind i VandData, bliver du ledt til redigeringsfladen under sektionen Kontaktpersoner, hvor du bedes verificere/indtaste dine kontaktdata. Er du tilmed den første person fra dit selskab, der logger på VandData, bliver du også ledt til redigeringsfladen under sektionen Selskabsoplysninger, hvor du bedes verificere/indtaste selskabets hovedoplysninger. Læs nærmere herom i kapitlerne 3 og 4.
SIDE 6 KAPITEL 3 SEKTION: SELSKABOPLYSNINGER Kapitel 3 Sektion: Selskaboplysninger Sektionen Selskabsoplysninger indeholder selskabets hovedoplysninger, som vist i figuren nedenfor. Figur 3.1 Sektionen Selskabsoplysninger 3.1 Første gang, selskabet logger ind i VandData Den første fra selskabet, der logger ind i VandData, ledes automatisk til redigeringsfladen for Selskabsoplysninger. Hvis selskabsoplysningerne (fra CVR-registret) til højre på skærmen er korrekte, kan du godkende dem ved at klikke på knappen Overfør alle oplysninger fra CVR (dobbeltpilen). Du kan også nøjes med at overføre enkelte rækker af oplysningerne fra CVR ved at bruge de enkelte pile, som ses på Figur 3.2.
SIDE 7 GUIDE TIL VANDDATA Selskabet skal løbende sørge for at oplysningerne er opdateret. Redigeringsfladen tilgås ved at klikke på knappen Rediger som ses i Figur 3.1. Stjernemarkerede felter er obligatoriske felter og skal derfor udfyldes. HUSK: Tjek at flueben er sat korrekt under Type. Der kan sættes ét eller to flueben.» Sæt flueben, hvis Selskabet har drikkevandsforsyningsaktivitet og / eller» Sæt flueben, hvis Selskabet har spildevandsforsyningsaktivitet Figur 3.2 Redigeringsfladen for sektionen Selskabsoplysninger
SIDE 8 KAPITEL 4 SEKTION: KONTAKTPERSONER Kapitel 4 Sektion: Kontaktpersoner Sektionen Kontaktpersoner, indeholder kontaktoplysninger for selskabets kontaktpersoner, som vist i figuren nedenfor. Figur 4.1 Sektionen Kontaktpersoner 4.1 Første gang, du logger ind i VandData Første gang du logger ind i VandData, vil du komme direkte til redigeringsfladen for sektionen Kontaktpersoner. Du kan også komme til redigeringsfladen ved at trykke på Redigér -linket, som ses med lyseblå skrift i figuren ovenfor. Du bliver bedt om at indtaste dine kontaktoplysninger. Du kan altid vende tilbage til denne sektion og opdatere, hvis nødvendigt. Figur 4.2 Redigeringsfladen under sektionen Kontaktpersoner
SIDE 9 GUIDE TIL VANDDATA 4.2 Primær kontaktperson Sæt flueben, hvis DU er selskabets primære kontaktperson. Forsyningssekretariatet kan udtrække en liste over selskabers kontaktdata. Listen omfatter selskabets hovedkontaktdata (fra sektionen Selskabsoplysninger) samt kontaktdata på selskabets primære kontaktperson. I bør kun angive én person som primær, da listen kun omfatter én person. Udpeg kun én primær kontaktperson (selvom systemet tillader flere). 4.3 Notifikationer Sæt flueben, hvis du ønsker at modtage VandData notifikationer til din mailadresse. Du modtager eksempelvis en notifikation, når du indsender en indberetning. Der tages forbehold for forsinkelser og andre fejl på notifikationsudsendelser. Hvis vi sender jer en mail (udenom VandData), er det således tidspunktet for udsendelse af mailen, som er gældende. VandData notifikationer er blot en ekstra service. Konstaterer du, at der mangler notifikationer, opfordrer vi til, at du orienterer os herom. 4.4 Slet kontaktperson Kontaktpersoner bliver oprettet automatisk, når en bruger tildeles NemLog-in adgang til VandData via NemLog-in s brugeradministrationsmodul. I visse tilfælde kan den samme person blive oprettet flere gange, eksempelvis hvis personen oprettes med både Skriveadgang og Læseadgang (i øvrigt unødvendigt, da Skriveadgang omfatter både skrivning og læsning). Sker det, kan du roligt slette overskydende kontaktpersoner uden at det har indflydelse på personens rettigheder.
SIDE 10 KAPITEL 5 SEKTION: SAGER Kapitel 5 Sektion: Sager I denne sektion kan du få overblik over de (åbne og lukkede) sager, der har været mellem selskabet og Forsyningssekretariatet siden ultimo februar 2015. Sektionen er inddelt i tre niveauer:» Sag» Dokument» Fil Figuren nedenfor viser et sagsoversigt for det fiktive selskab KFST i sektionen Sager. Figur 5.1 Sektionen Sager
SIDE 11 GUIDE TIL VANDDATA I sagsoversigten kan du sortere (stigende eller faldende rækkefølge) og filtrere (skrive specifikt navn/dato mm. i felterne angivet ved taleboblen Filtrering på ovenstående figur) på forskellige kriterier indenfor de tre niveauer; Sag, Dokument og Fil. På ovenstående figur er sagen ANSØGNING 8, stk. 1 - Drikkevand KFST udfoldet således, at du kan se sagens dokumenter og hertil hørende filer. 5.1 Sag En sag kan være følgende:» Prisloftsag Oprettes af Forsyningssekretariatet inden den 1. marts, hvor indberetningsperioden starter.» 8-sag eller 17-sag Oprettes automatisk af VandData, når du indsender din ansøgning. Prisloft og benchmarking håndteres under én samlet prisloftsag. Eksempel: Drikkevandsselskabet Marielyst Vandværk indsender i foråret 2015 følgende to indberetninger via VandData:» Drikkevand prisloft 2016» Drikkevand benchmarking 2016 Når indberetningsperioden slutter, journaliseres begge disse indberetninger på sagen:» Prisloft 2016 - MARIELYST VANDVÆRK 5.2 Dokument Et dokument kan være følgende:» Mail(-korrespondance) journaliseret af Forsyningssekretariatet» Indsendt og låst indberetning til prisloft (ligger på prisloftsag)» Indsendt og låst indberetning til benchmarking (ligger på prisloftsag)» Indsendt 8-ansøgning eller 17-ansøgning (ligger på henholdsvis 8-sag og 17-sag) Eksempel (i forlængelse af ovenstående eksempel): I forbindelse med ovenstående indberetning korresponderer Marielyst Vandværk med Forsyningssekretariatet. Forsyningssekretariatet journaliserer løbende korrespondancen, således at den kan læses i VandData. Da Forsyningssekretariatet arbejder i mailprogrammet MS Outlook, vil sådanne korrespondancer fremgå i VandData i msg-format. 5.3 Fil Filer vil typisk være filer, som er vedlagt de mails, som Forsyningssekretariatet journaliserer til VandData.
SIDE 12 KAPITEL 5 SEKTION: SAGER Eksempel (i forlængelse af ovenstående eksempel): Marielyst Vandværk indsender en Excel-fil til Forsyningssekretariatet pr. mail. Forsyningssekretariatet journaliserer mailen til VandData, hvor den vil fremgå som et dokument. Excelfilen vil fremgå som en fil under det pågældende dokument. Filformater Når Forsyningssekretariatet journaliserer en fil til VandData, bevarer filen sit oprindelige format. 5.4 Forbehold for fejl og mangler i sagsoversigt Der tages forbehold for fejl og mangler i opdateringen af sektion Sager. Hvis vi sender jer en mail (udenom VandData), er det således tidspunktet for udsendelse af mailen, som er gældende. VandData Sager er blot en ekstra service. Konstaterer du, at der mangler sager, dokumenter eller filer, opfordrer vi til, at du orienterer os herom.
SIDE 13 GUIDE TIL VANDDATA Kapitel 6 Sektion: Indberetninger I denne sektion kan du oprette indberetning til prisloft og benchmarking. Du opretter en ny indberetning ved at klikke på knappen Ny indberetning. Figur 6.1 Sektionen Indberetninger
SIDE 14 KAPITEL 6 SEKTION: INDBERETNINGER 6.1 Sådan opretter du en indberetning Hvis du skal oprette en indberetning, skal du klikke på Ny indberetning -knappen. Herefter fremkommer en dropdown-menu, hvorfra du kan vælge, om du vil oprette indberetning vedrørende prisloft eller benchmarking. Nedenstående figur viser, hvordan det ser ud for et drikkevandsselskab. Hvis selskabet (under samme CVR-nummer) både håndterer drikkevand og spildevand, vil der kunne vælges mellem fire indberetninger i dropdown-menuen. Når en indberetning er oprettet, fremgår den ikke længere på dropdown-menuen. Når alle tilgængelige indberetninger er oprettet, fremgår Ny indberetning -knappen ikke længere. Figur 6.2 Opret ny indberetning Selskabet, som er brugt som eksempel i Figur 6.2, håndterer drikkevand. Derfor hedder valgmulighederne i dropdown-menuen Drikkevand prisloft og Drikkevand benchmarking. 6.2 Sådan tilgår du en oprettet indberetning Oprettede indberetninger ligger i oversigten midt på siden, jf. Figur 6.1. Du kan tilgå de oprettede indberetninger ved at klikke på dem i oversigten. Oversigten tillader også søgning og filtrering i indberetningerne. Når en indberetning er oprettet kan den have følgende statusser:» Kladde» Indsendt
SIDE 15 GUIDE TIL VANDDATA» Kladde låst» Indsendt låst HORSENS VAND A/S, der er brugt som eksempel i Figur 6.1, håndterer både drikkevand og spildevand. Derfor ses en liste for oprettede drikkevandsindberetninger og en liste for oprettede spildevandsindberetninger. 6.3 Sådan indsender du en indberetning Du skal indsende indberetningen, når den er færdigudfyldt. Indberetningen er ikke fuldført, før du har indsendt. Du indsender ved at klikke på Indsend -knappen, som du finder i Indsend -fanen i bunden af indberetningen. I afsnit 6.7 kan du læse nærmere om faner. 6.4 Revidering af indsendt indberetning Du kan tilgå en indsendt indberetning, som beskrevet i afsnit 6.2. Du kan helt frem til indberetningsfristen ændre i indsendte indberetninger. Foretager du ændringer efter indsendelse, skal du huske at klikke på Indsend -knappen igen. Indberetningen er ikke fuldført, før du har indsendt. 6.5 Låsning af indberetning Når indberetningsfristen er udløbet, låser VandData indberetningen. Indberetningen bliver låst uanset, om den er indsendt eller ikke-indsendt. En ikke-indsendt indberetning svarer til, at selskabet ikke har indberettet. 6.6 Sådan får du genåbnet en indberetning efter låsning Konstateres fejl eller mangler i indberetningen efter låsning kan du kontakte os og anmode om genåbning af indberetningen, hvorefter vi kan vælge at genåbne indberetningen. Efter genåbning låses indberetningen som udgangspunkt automatisk igen kl. 22.00 samme dag. Det betyder, at du skal foretage dine ændringer samme dag, som du får genåbnet indberetningen. Vi anbefaler derfor, at selskaberne planlægger og forbereder sig til deres anmodning om genåbning. 6.7 Faner i Indberetninger Når du er inde i en indberetning, er din brugerflade inddelt i faner. Du kan tilgå de forskellige faner ved at klikke på fanens navn i den lodrette menu til venstre på skærmen. Du kan også anvende Næste -knappen i bunden af hver fane for at komme videre til den næste fane.
SIDE 16 KAPITEL 6 SEKTION: INDBERETNINGER Figur 6.3 Indberetninger er inddelt i faner 6.8 Tips til udfyldelse af indberetning I det følgende kan du læse tips til udfyldelse af indberetning. Tre kolonner I mange indberetningsfaner ser du tre talkolonner: 1. Sidste års indberetning (autofelt): Feltet udfyldes automatisk af VandData. I 2015 blev sidste års tal indberettet til FDO. Disse tal er ikke overført til VandData. I 2015 er feltet derfor tomt. 2. Aktuel indberetning: Her skal/kan du indtaste. 3. Afvigelse (autofelt): Viser %-afvigelsen mellem værdien i kolonne 1 og værdien i kolonne 2. Feltet er tomt i 2015, jf. forklaringen til kolonne 1. Formålet med kolonne 1 og 3 er at minimere antallet af indtastningsfejl i kolonne 2.
SIDE 17 GUIDE TIL VANDDATA Figur 6.4 Felter i indberetningen Opdatering / Gem -knappen Hvis systemet ikke opdaterer, skal du prøve at trykke på knappen Gem (i toppen af skærmen) eller skifte til en anden fane. Så bliver indberetningen opdateret og gemt. Figur 6.5 Gem -knappen Print-venlig PDF Når du er inde i en indberetning, kan du altid klikke på knappen Printvenlig PDF. Funktionen danner en PDF-fil, som er et øjebliksbillede af dit arbejde i indberetningen. Har du vedhæftet filer, er de nævnt i PDF en, men de kan ikke læses/åbnes via PDF en. Figur 6.6 Printvenlig PDF -knappen Når du har klikket på ovennævnte knap, fremkommer følgende dialogboks. Her kan du vælge, om du vil have en PDF-fil med hjælpetekster (Fuld udgave) eller uden hjælpetekster (Minimal udgave). Fuld udgave fylder flere sider end minimal udgave.
SIDE 18 KAPITEL 6 SEKTION: INDBERETNINGER Figur 6.7 Dialogboks for printvenlig PDF Obligatoriske felter VandData validerer i hvert felt din indtastning med ét af følgende niveauer af strenghed. Ingen validering Du bestemmer selv, om du indtaster noget. Indtaster du ingenting, vil indberetningen være tom for det pågældende felt. Blød validering I dette felt bør du foretage indtastning. Manglende indtastning forhindrer dig dog ikke i at fortsætte og indsende indberetningen. Hvis du trodser en blød validering, får du beskeden, som er vist i nedenstående figur. Figur 6.8 Blød validering Hård validering I dette felt skal du foretage indtastning. Manglende indtastning forhindrer dig i at indsende indberetningen. Hvis du trodser en hård validering, vises en rød stjerne i det pågældende indtastningsfelt. Fortsætter du til næste fane, giver den trodsede fane dig følgende beskeder:» Mangelfuld udfyldning (besked i fanemenuen)
SIDE 19 GUIDE TIL VANDDATA» Mangelfuld udfyldning Ret venligst nedenstående fejl (besked i selve fanen) Figur 6.9 Hård validering Hjælp -knap I indberetninger til prisloft og benchmarking er de fleste indtastningsfelter forsynet med en Hjælp -knap. Hvis du klikker på Hjælp -knappen, fremkommer en tekst, som vejleder dig i udfyldelse af det pågældende felt. Uddybende vejledning findes i guides på vores hjemmeside (jf. kapitel 1.3). Klikker du et andet sted på skærmen, forsvinder hjælpeteksten igen. Figur 6.10 Hjælp -knapperne Tilføj og slet række I visse dele af indberetningerne kan der være behov for at tilføje flere rækker. Det kan eksempelvis være, hvis du skal indberette mere end ét miljø- og servicemål. Figur 6.11 viser, hvordan du tilføjer og sletter rækker og filer. Filer er beskrevet i næste afsnit.
SIDE 20 KAPITEL 6 SEKTION: INDBERETNINGER Figur 6.11 Tilføjelse og sletning af filer og rækker i indberetningsblanketten Vedhæft og slet fil Du har flere steder mulighed for at vedhæfte en fil. Visse steder er filvedhæftning sågar obligatorisk (eksempelvis ved revisorerklæring Fane R i prisloftindberetningen). Du vedhæfter en fil ved at klikke på knappen Vedhæft fil. Se figuren ovenfor. Under Dokumentation oplistes de vedhæftede filer, og ud for hver fil er der angivet, hvilken indberetningsrække, som filen er tilknyttet (under Dokumentation for ). Dette gælder både rækker, hvor du selv angiver navnet og rækker, hvor du kan vælge navnet fra en dropdownmenu. Ændrer du rækkenavn efter filvedhæftning, bliver dette også ændret (under Dokumentation for ) for hver af de tilknyttede filer. Husk at slette eventuel fil, hvis du sletter den række som filen er vedhæftet Hvis du sletter en række, skal du selv slette eventuelle fil(er) vedhæftet den pågældende række. VandData gør ikke dette automatisk.
SIDE 21 GUIDE TIL VANDDATA Samme fil to gange Du kan ikke vedhæfte den samme fil to gange i én indberetning. Er dette aktuelt, anbefaler vi, at du henviser (i bemærkningsfeltet) til den allerede vedhæftede fil. Filformater og konvertering I nedenstående skema ser du, hvilke filformater du kan vedhæfte. Med undtagelse af Excelfiler (som bevarer deres format) konverterer VandData alle formater til PDF. Tabel 6.1 Tilladte filformater Filformater, der kan vedhæftes i VandData.doc,.docx,.rtf,.pdf,.txt,.gif,.jpeg,.jpg,.jfif,.png,.tiff,.tif.xls,.xlsx,.xlsm Filen konvertereres til PDF Excel formaterne bibeholdes Forsøger du at vedhæfte en fil med et format, der ikke er tilladt i VandData, får du den besked som ses i Figur 6.12. Af beskeden fremgår i parentes, hvilke formater du kan vedhæfte. Figur 6.12 Besked om filformat NB: Ovenstående formatregler gælder ikke, når Forsyningssekretariatet journaliserer dokumenter (eksempelvis msg-filer, dvs. mails) direkte på en af selskabets sager. I dette tilfælde tillades alle formater og formatet ændres ikke. Læs mere om dette i kapitel 5. Tilføj bemærkning I tilknytning til indberetningsrækkerne finder du knappen Skriv bemærkning. Klikker du på denne knap, kan du føje en bemærkning til den pågældende række. Har du tilføjet en bemærkninger, skifter knappen navn til Vis/rediger bemærkning.
SIDE 22 KAPITEL 7 SEKTION: ANSØGNINGER Kapitel 7 Sektion: Ansøgninger I denne sektion kan du indsende ansøgninger til Forsyningssekretariatet vedrørende følgende punkter i prisloftbekendtgørelsen:» ANSØGNING 8, stk. 1» ANSØGNING 8, stk. 2» ANSØGNING 17, stk. 1» ANSØGNING 17, stk. 2 Vi modtager ikke længere ovennævnte ansøgninger pr. mail. Sektionen ser ud som vist i Figur 7.1. Figur 7.1 Sektionen Ansøgninger
SIDE 23 GUIDE TIL VANDDATA» For drikkevandsselskaber afsluttes ansøgningernes navne af - Drikkevand.» For spildevandsselskaber afsluttes ansøgningernes navne af - Spildevand. Det vil sige, at selskaber, der under samme CVR-nummer håndterer både drikkevand og spildevand, kan vælge mellem otte ansøgningsblanketter: Fire med efternavnet - Drikkevand og fire med efternavnet - Spildevand. 7.1 Sådan opretter du en ansøgning På nedenstående figur kan du se, hvordan du opretter en ny ansøgning. Figur 7.2 Oprettelse af en ansøgning Ansøgningsblankettens første fane indeholder kort information om den ansøgning, der er valgt samt eventuelle tidsfrister og dokumentationskrav. I den næste fane har du mulighed for at skrive bemærkninger og angive informationer, og i den efterfølgende fane vedhæfte filer. Den sidste fane skal først bruges, når du vil indsende ansøgningen. 7.2 Sådan tilgår du en ansøgningskladde Afslutter du ikke ansøgningen i én session, kan du gemme en kladde, som du senere kan tilgå via kladdelisten i bunden af sektionen.
SIDE 24 KAPITEL 7 SEKTION: ANSØGNINGER 7.3 Sådan tilgår du en indsendt ansøgning Når du har indsendt din ansøgning, opretter VandData automatisk en ansøgningssag i Sektionen Sager, hvor du nu kan tilgå din ansøgning. Indsendte ansøgninger findes ikke længere i listen over ansøgningskladder (i sektionen Ansøgninger). 7.4 Tips til udfyldelse af indberetning Mange af tips ne fra kapitel 6.8 (vedrørende indberetninger) er også relevante i forhold til ansøgninger. Det gælder eksempelvis tips vedrørende filvedhæftning og printvenlig PDF. Der henvises derfor til kapitel 6.8.
SIDE 25 GUIDE TIL VANDDATA Kapitel 8 Sektion: Aktivitetslog I denne sektion kan du se, hvem der har logget på selskabet side og eventuelt foretaget ændringer. Du kan eksempelvis se, hvornår din kollega eller revisor har rettet i en indberetning, eller du kan se, hvis Forsyningssekretariatet har rettet i en indberetning. Brugere, som selskabet selv har udpeget, fremgår ved navns nævnelse. Brugere fra Forsyningssekretariatet fremgår under fællesnavnet Administrator. Figur 8.1 Sektionen Aktivitetslog
SIDE 26 KAPITEL 9 SEKTION: DATAUDTRÆK (UNDER UDVIKLING) Kapitel 9 Sektion: Dataudtræk (under udvikling) Denne sektion er under udvikling. Når sektionen er klar, opdateres Guide til VandData.