Vejledning i brug af Sentinel Datafangst Vejledning til Sentinel version 3

Vejledning i brug af Sentinel Datafangst Vejledning til Sentinel version 3 Opdateret 25. juni 2012 Indhold Aktivering af skærmbilledet Administration af Sentinel (for alm. brugere)... 2 Hvordan tilmelder og framelder jeg projekter i Sentinel Datafangst... 2 Tilmelding og framelding... 2 Ventende registreringer fanebladet (med eksempel på samarbejde i praksis ved årskontrol).. 3 Ændring af registreringer - fanebladet... 4 Udfyldelse af pop-uppen - med Diabetes som eksempel... 5 Adgang til yderligere information via pop-uppen... 8 Patientens diabetes kontrolleres i min praksis eller i ambulatoriet?... 9 Sådan sletter jeg en irrelevant pop-up... 10 Dataindsamling via Datafangst generering af kvalitetsrapporter... 11 Gamle data i tilbagemeldingsrapporterne pga. automatisk overførsel af data til ny læge... 11 Hvis patienten siger nej til, at data må overføres... 11 Kontakt DAK-E... 11 Hvis du har spørgsmål af brugermæssig og/eller teknisk karakter, som du ikke kan finde svar på her i manualen, er du altid velkommen til at kontakte DAK-E pr. mail på support@dak-e.dk eller på vores supporttelefon 6550 4550 (evt. 6550 3054) 25. juni 2012 1

Aktivering af skærmbilledet Administration af Sentinel (for alm. brugere) Aktivering af Administration af Sentinel sker efter, du er logget ind i dit lægesystem med identifikation samt password og varierer fra system til system. Hvis du er i tvivl om, hvordan du finder skærmbilledet i dit system, er der bagerst i denne vejledning en samlet oversigt for de 12 lægesystemer. OBS: Fyrtårnet i båndlinjen i bunden af skærmen giver ikke adgang til Administration af Sentinel for almindelige brugere, men til et teknikermodul! Hvordan tilmelder og framelder jeg projekter i Sentinel Datafangst Tilmelding og framelding Sentinel Datafangst er konstrueret således, at det er muligt for den enkelte læge/medarbejder at tilmelde og framelde sig projekter. Man afgør således selv, hvilke projekter man vælger at deltage i og dermed også, hvor mange pop-up skærmbilleder man vil forstyrres af. Tilmeldingen sker i skærmbilledet Administration af Sentinel, idet man klikker på fanebladet Projekt tilmelding, og billedet ser således ud: Bemærk, at Diabetes kvalitetsprojektet under Projekt tilmelding af historiske årsager hedder Diabetesforloebsydelsen, og dette kan desværre ikke ændres! Årsagen er den tidligere administrative kobling mellem Datafangst og Forløbsydelsen, men denne er nu væk. Fra Dansk AlmenMedicinsk Database (DAMD) vil udbudte projekter komme frem i venstre vinduesdel. Lægen/medarbejderen kan tilmelde sig et projekt ved at klikke på det mulige projekt, så det står i blå farve og derpå trykke på > til højre i sprossen, så projektnavn flyttes over i højre vinduesdel. Omvendt trykkes på <, hvis læge/medarbejder vil frameldes et projekt. 25. juni 2012 2

Ventende registreringer fanebladet (med eksempel på samarbejde i praksis ved årskontrol) Tilbage til skærmbilledet Administration af Sentinel på den enkelte pc er. Det første faneblad hedder Ventende registreringer. Her kan man se de registreringer (pop-upper), man har valgt ikke at udfylde i forbindelse med patientkontakten. Dette skærmbillede vil automatisk dukke op, når du ved konsultationsophør lukker dit lægeprogram, såfremt du har patienter, der mangler at få udfyldt pop-upper. Du kan nu dobbeltklikke på linjen med patienten, hvorefter pop-uppen igen kommer frem, så du har mulighed for at færdiggøre den. På samme side kan du få et overblik over samtlige ventende pop-upper i klinikken. Dette gør du ved at sætte et flueben i feltet Vis alle for ydernummer (123456). Siden kan også benyttes ved samarbejde i praksis ved årskontrol på den måde, at din sygeplejerske eller klinikassistent tilmelder sig fx diabetes eller KOL (via Administration af Sentinel og fanebladet Projekt tilmelding ). Sygeplejersken/klinikassistenten udfylder næsten alle punkter i årskontrollen og klikker til slut på Udfyld senere. Når patienten dernæst kommer til lægen til årskontrol, aktiverer lægen den ventende pop-up gennem administrationsmodulet og udfylder resten. Hvis man har mange ventende pop-upper, kan man sortere dem ved at klikke på Vis kun for CPR nr. og indtaste CPR-nummeret. Endelig kan man vælge at se ikke afsluttede (måske glemte!) popupper i både et projekt, som man har afmeldt (hvor man selv har meldt sig fra) og et projekt, som er lukket (dvs. som er blevet afsluttet fra centralt hold af DAMD fx en audit-registrering). Man skal være opmærksom på, at hvis der på patienten ligger en pop-up i ventende position, kommer der ikke en ny pop-up. Den ventende skal således bruges dvs. enten udfyldes helt med data fra årskontrollen eller blot fjernes (se evt. afsnit Sådan sletter jeg en irrelevant pop-up ). Det er en god idé på denne måde at sørge for at fjerne gamle og uaktuelle pop-upper, da de som nævnt vil blokere for, at nye udløses. Ventende pop-upper, der er mere end 3 måneder gamle, anses for at være irrelevante, hvorfor programmet automatisk sletter disse fra listen. 25. juni 2012 3

Ændring af registreringer - fanebladet I det andet faneblad Ændring af registreringer har du mulighed for at kalde gamle registreringer frem og rette i dem. Du indtaster CPR-nummer på den patient, hvor du vil se og evt. rette i en gammel pop-up. Du trykker på Søg knappen, hvorefter patienten kommer frem (se næste billede). Der kan være flere registreringer. Du vælger den, du vil rette i eller helt slette, og klikker på den, så den står i blå skrift. Nu kan du trykke enten på knappen Ændre nu eller Slet alt efter hvilken korrektion, du vil foretage. Endelig er der også mulighed for at kalde en tidligere slettet pop-up frem og genbruge den. Her skal du indtaste CPR-nummer, sætte et flueben i boksen Vis slettede data og trykke på knappen Søg. Nu vises de slettede pop-upper, og du kan evt. rette og således genbruge dem. Formentlig vil det være ret sjældent, at der skal rettes, idet der under udfyldelsen af pop-uppen er indbygget en række valideringstjek, der vil udluge de fleste fejl. Men skulle en patient påpege, at der er sket en fejlregistrering, er det vigtigt, at man som læge også kan rette den! 25. juni 2012 4

Udfyldelse af pop-uppen - med Diabetes som eksempel Når du har fået programmet Datafangst installeret i din klinik og fået tilmeldt dig fx til Diabetes kvalitetsprojektet som skildret ovenfor i Projekt tilmelding, vil der i starten hver gang du til en patientkontakt skriver diagnosen T89 Diabetes type 1 eller T90 Diabetes type 2 dukke en pop-up skærm op. Den ser således ud: Til det første spørgsmål Følges patient i praksis? skal du svare på, om det er dig/almen praksis, der har ansvaret for patientens diabetesbehandling. Her vil krydset typisk skulle sættes i Ja, men hvis patienten følges i ambulatorieregi over en længere periode (mere end 9 måneder), skal der svares Nej. Til det andet spørgsmål Årskontrollen udføres nu?, vil svaret ofte være Nej, da man typisk ikke har afsat tid til at udføre en årskontrol med det samme. Man kan i stedet aftale en tid med patienten til en regulær årskontrol (hvis tiden er inde til det og ellers kan pop-uppen bruges som reminder om at aftale en tid, næste gang den dukker op på skærmen). Hvis du klikker i Nej til Årskontrollen udføres nu?, vil alle data, der evt. måtte være sat ind i pop-uppen, forsvinde fra skærmbilledet for at gøre dig opmærksom på, at data ikke lagres. 25. juni 2012 5

Pop-uppen ændrer da udseende til billedet: OK-knappen er nu aktiv, og når du klikker på den, forsvinder pop-uppen. Har du ved en fejltagelse sat koden på en forkert patient, kan du krydse af i feltet Kodning irrelevant (og evt. skrive hvorfor) samt klikke OK, så forsvinder pop-uppen også, og der er ikke registreret noget. Man skal være opmærksom på, at klik på krydset i øverste højre hjørne IKKE sletter en popup, men at pop-uppen i dette tilfælde vil lægge sig i ventende position på samme måde, som hvis man klikker på Udfyld senere. Har du tilmeldt dig projektet Diabetes, vil der hver gang du sætter diagnosen hhv. T89 Diabetes type 1 eller T90 Diabetes type 2 til et notat - komme en pop-up. Når man er nystartet med Datafangst, skal man således typisk igennem en periode, hvor man må slette nogle irrelevante popupper ved at klikke Nej til Årskontrollen udføres nu?, indtil årskontrollen rent faktisk udføres. Herefter vil pop-uppen kun komme én gang om året, når den skal bruges! Svarer man Ja til Årskontrollen udføres nu? ser pop-uppen ud som på næste billede. 25. juni 2012 6

Pop-up til årskontrol klar til udfyldelse i forbindelse med patientkontakten: Feltet Diabetes debutår skal kun udfyldes en gang pr. patient, idet det angivne årstal automatisk vil stå i feltet, næste gang pop-uppen kommer frem. De øvrige felter vinges af jf. samtalen med patienten. Ved Antal diabeteskontroller aftalt i kommende år skal årskontrollen tælles med. Hvis du således kun ser patienten hvert halve år, er tallet 2. Man skal være opmærksom på, at alle felter i pop-uppen (fraset Evt. bemærkning) skal udfyldes, før OK-knappen bliver aktiv. I feltet Evt. bemærkning kan man anføre en personlig patientrelateret kommentar, hvis det skønnes relevant (fx Patienten ønsker ikke kolesterol sænkende medicin ). Kommentaren kan nemlig læses i tilbagemeldingsrapporten og giver dermed umiddelbart en logisk forklaring på fx netop et højt kolesteroltal, så man ikke behøver undre sig over det høje tal, som man måske ellers burde reagere på! Hvis der pludselig bliver meget travlt, og man ikke har tid til at udfylde pop-uppen helt, er der en kattelem i at trykke på knappen Udfyld senere. Så forsvinder pop-uppen og dukker igen op, når man om aftenen går ud af lægeprogrammet. Man får så mulighed for i en stille stund at udfylde resten. Det er som tidligere nævnt også denne funktion, man kan anvende ved samarbejde, hvis man fx vil lade sin sygeplejerske udfylde det meste af pop-uppen på forhånd, og man selv vil efterudfylde resten ved selve årskontrollen. Sygeplejersken anvender knappen Udfyld senere, og lægen kalder i sit system billedet Administration af Sentinel frem, vælger fanebladet Ventende registreringer, finder CPR-nummeret på patienten, dobbeltklikker på patienten og kan nu udfylde resten. 25. juni 2012 7

På næste billede er vist, hvordan den færdige pop-up kan se ud efter årskontrollen. Trykker man herefter på OK-knappen, er årskontrollens indberetning udført, og pop-uppen vil først komme igen om 9 måneder. Og hvorfor ikke efter et år? Fordi erfaringerne viser, at patienten ofte kommer 1-2 måneder for sent, og så er det umuligt at justere årskontrollen tilbage til fødselsdagsmåneden. Har du patienten inde til en konsultation, efter der er gået 9 måneder, og du sætter diagnosen T89 eller T90, vil pop-uppen komme frem på skærmen. Hvis ikke der er sat tid af til en regulær årskontrol, skal der krydses Nej til Årskontrollen udføres nu? i pop-uppen, der i dette tilfælde således kun fungerer som en reminder om, at I skal aftale tid til en ny årskontrol (som fx ligger i fødselsdagsmåneden). Adgang til yderligere information via pop-uppen Ved at klikke med musen på det orange bånd i toppen af pop-uppen kan man se, hvilke indikatorer der ligger bag Diabetes kvalitetsprojektet. Hvis man ønsker flere oplysninger om Sentinel Datafangst, kan man klikke på fyrtårnet, hvorved man linkes til yderligere information. 25. juni 2012 8

Patientens diabetes kontrolleres i min praksis eller i ambulatoriet? Alle patienter er som standard tilmeldt diabeteskontrol i praksis forstået sådan, at praksis har ansvaret for behandlingen. I flere af lægesystemerne er der i diabetes-pakken i laboratorieskemaet oprettet en IUPAC-kode for ansvar med teksten Tilmeldt diabetes forløbsydelsen i min praksis? 1. Hvis der således ikke skrives noget i laboratorieskemaet, er patienten som udgangspunkt tilmeldt kontrol i praksis, hvilket helt konkret betyder, at pop-up-funktionen er slået til, så der kommer popupper på patienten. Laboratorieskemaerne er naturligvis sat forskelligt op i de forskellige lægesystemer. Her er et eksempel fra et lægesystem, idet værdien Tilmeldt diabetesforløbsydelsen i min praksis er sat til j : Hvis tilfældet er, at ansvaret for diabeteskontrollen langvarigt overgår til ambulatoriet ( - og med langvarigt menes, at perioden er på mindst 9 måneder, som det kan være tilfældet ved type 1- diabetes), kan praksis for at undgå pop-uppen til årskontrol notere dette ved at sætte IUPACkoden Tilmeldt forløbsydelsen i min praksis? til n, nej eller 0. DAK-E anbefaler dog, at man IKKE skifter værdien, da erfaringen viser, at man let glemmer at tilmelde patienten i praksis igen. Herved risikerer man, at en relevant pop-up ikke kommer frem til en årskontrol og dermed ikke bliver udfyldt. 1 I programmer fra CGM er kortteksten i laboratorieskemaet Diabetes forløb. 25. juni 2012 9

Praksis skal nemlig selv huske når ansvar for kontrol igen overgår til praksis på ny at skifte værdien svarende til IUPAC-koden Tilmeldt forløbsydelsen i min praksis? og denne gang til enten j, ja eller 1. Ændringen gør, at pop-uppen til årskontrollen igen kommer frem, når patientkontakten ICPC-kodes med enten T89 eller T90, og der som minimum er gået mindst 9 måneder siden sidste årskontrol. Sådan sletter jeg en irrelevant pop-up Når man tilmelder sig et projekt i Datafangst, vil man altid opleve, at der i starten kommer nogle irrelevante pop-upper frem på skærmen. En pop-up er irrelevant i de tilfælde, hvor (års)kontrollen ikke udføres, hvorfor den skal slettes. Man skal her være opmærksom på, at et klik på krydset i højre hjørne IKKE sletter pop-uppen, men tværtimod lægger pop-uppen i ventende position på samme måde, som hvis man havde klikket på Udfyld senere. OBS: Hvis du klikker på krydset i øverste højre hjørne, vil pop-uppen lægge sig i ventende position mhp., at du udfylder den senere! Den ventende pop-up vil blokere for, at en ny relevant pop-up automatisk kommer frem på skærmen. Når man skal slette en irrelevant pop-up, fordi årskontrollen ikke udføres, skal man klikke Nej i feltet Årskontrol udføres nu? Herefter klikker man på OK, hvorved pop-uppen forsvinder, og der er ikke gemt noget. Der er dog en enkelt undtagelse, idet KOL-pop-uppen kun har ét felt, der skal vinges af, når man vil slette en pop-up, nemlig Udsæt udførelse af årskontrol: Årskontrol udføres ikke nu. Når vingen er sat, klikkes på OK-knappen nederst (se billedet nedenfor). 25. juni 2012 10

Dataindsamling via Datafangst generering af kvalitetsrapporter Datafangst indsamler data fra dit lægesystem hhv. aktivt via pop-upperne og passivt ved automatisk udtræk af ICPC-diagnoser, medicin, laboratoriedata og ydelseskoder. På baggrund af disse data genereres praksis tilbagemeldingsrapporter. Rapporterne ligger online og tilgås enten via DAK-E s hjemmeside ved klik på ikonet Dine kvalitetsdata eller via sundhed.dk. Det er kun praksis selv, der kan se egne data derfor bliver du ved log-in promptet for din professionelle digitale signatur (Signaturen skal derfor være installeret på den pc, du vil bruge). Rapporterne (se billedet) viser forskellige udtræk af praksis patientpopulation, så man kan se på egen behandlingskvalitet. Man kan inde i den enkelte tilbagemeldingsrapport finde hjælp til at læse og tolke rapporterne ved klip på knapperne Hvordan ser du data og Fra data til kvalitet. De regionale Ambassadører i Datafangst kan ydermere være behjælpelige kontakt en lokal datakonsulent for yderligere info. Gamle data i tilbagemeldingsrapporterne pga. automatisk overførsel af data til ny læge Data tilknyttes den enkelte patients CPR-nummer. Man kan derfor opleve, at der kan være data på en patient, selv om praksis først for nyligt er startet med at bruge Datafangst, idet de indsamlede data automatisk overføres til den nye læge. Hvis patienten siger nej til, at data må overføres I de tilfælde hvor en patient nægter, at data må overføres til en ny læge, skal praksis skrive til DAK- E s IT-support mhp. at sikre, at dette ikke sker. I så fald vil kun patientens navn og CPR-nummer overføres sammen med teksten Har fravalgt, at data vises. Proceduren ved Nej til videregivelse af data er, at praksis på tilbagemeldingssiden klikker på Support til Sentinel, hvorved man åbner en krypteret e-mail, der således kan indeholde patientens CPR-nummer samt en besked. Kontakt DAK-E Dette er en kort vejledning til det praktiske arbejde med Datafangst, og den kan formentlig hjælpe brugeren langt hen ad vejen i det daglige. Skulle du opleve tekniske og/eller brugsrelaterede spørgsmål vedr. Datafangst, som du ikke finder svar på i manualen, må du endelig ikke tøve med at kontakte DAK-E pr. mail på support@dak-e.dk eller på vores supporttelefon 6550 4550 (evt. 6550 3054) Du er velkommen til at foreslå ændringer til vejledningen. Vi redigerer den gerne, hvis det er påkrævet! Send en mail til sekretaeren@dak-e.dk 25. juni 2012 11

Aktivering af skærmbilledet Administration af Sentinel i de 12 forskellige lægesystemer (appendix til brugermanualen) Darwin: (www.compugroupmedical.dk) - Vælg Externt på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel DocBase 2000: (docbase.dk) - Vælg Diverse på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Vedligeholdelse o Vælg herunder Sentinel Datafangst EMAR: (emar.dk) - Vælg Systemmanager o Vælg herunder Diverse menu o Vælg herunder Sentinel-Datafangst administration Ganglion: (ganglion.dk) - Vælg Moduler på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Datafangst MedWin: (medwin.dk) - Vælg Kartoteker på øverste menu-bjælke o Vælg herunder (nederst) Datafangst - Sentinel MultiMed: (multimed.dk) - Vælg Administrer Sentinel på brugerforsiden MyClinic: (myclinic.dk) - Åbn Patientkort o Vælg Funktion o Vælg Administrer Sentinel NOVAX: (novax.dk) - Vælg Kommunikation på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel projektadministration 12

Aktivering af skærmbilledet Administration af Sentinel i de 12 forskellige lægesystemer (appendix til brugermanualen) Pc-praxis: (www.pc-praxis.dk) - Vælg F11 menu o Vælg herunder Sentinel WinPLC: (www.a-data.dk) - Vælg Opsætning på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel XMO: (www.compugroupmedical.dk) - Vælg Statistik på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel datafangst ÆSKULAP: (www.compugroupmedical.dk) - Vælg Statistik på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel datafangst 13