Referat af ordinær generalforsamling grundejerforeningen Guldagergårdsvej. Generalforsamlingen blev afholdt: Søndag 25. marts 2012 i gymnastiksalen på Esbjerg International School. Antal fremmødte stemmeberettigede incl. fuldmagter: 52 1. Valg af dirigent: Casper Hansen (nr. 6) Valg af referent: Eva Nielsen (nr. 6) 2. Bestyrelsens beretning. (vedhæftet) Jesper, formanden for grundejerforeningen fremlagde bestyrelsens beretning. Beretningen ligger på grundejerforeningens hjemmeside. a) Status på grønne områder v/formanden Der blev orienteret omkring status på de grønne områder. Det blev pointeret, at det er vigtigt at vi ikke kommer til at overskride budgettet. Bestyrelsen har fået lagt gravearbejde ind i det fælles projekt, faldgrus samt fliseunderlag. Disse poster kommer til at koste i alt 48.000 kr. og 130 timers arbejde fra grundejerne. På legeområde 2 har bestyrelsen sørget for vi har sparet penge på gravearbejdet da man har lånt en minigraver og selv udført gravearbejdet (Brugt 0 kr. og 24 timer på gravearbejdet). Det er vigtigt at laget af faldgrus bliver tykt nok. Vedr. beplantningen, så har grundejerforeningen brugt 18.000 kr. indtilvidere og ca. 60 timer. Der er plantet i indercirklen og nogle steder i ydercirklen. I forhold til arbejdet fremadrettet blev der informeret om, at alle modtager en doodle hvor man kan krydse af hvornår man kan lægge nogle timer på det fælles areal. Man kan dog komme ud for at arbejdsdagen flyttes til en anden dag, hvis kun få personer har tilmeldt sig en enkelt dag. Bestyrelsen indkalder umiddelbart efter generalforsamlingen til arbejdsdage på fællesarealet. Spørgsmål fra salen: Skal vi have en konsulent ud for at se om sikkerheden er i orden? Svar: Nej, kommunen har været på banen. Der er et net under de to tårne, et lille barn er faldet direkte igennem. Hvorfor er nettet der? Svar; Bestyrelsen er glade for at barnet er faldet direkte igennem. Bestyrelsen nævnte, at enten skal barnet opfanges ellers skal barnet falde igennem nettet. Forsikringen på legepladsen var først gældende fra 1. januar. Hvorfor har vi ikke en forsikring fra det tidspunkt hvor legepladsen blev påbegyndt? Svar; Der skal først være en forsikring fra det tidspunkt hvor legepladsen blev taget i brug, så selvom legepladsen var næsten færdig i efteråret, tegnede grundejerforeningen forsikringen pr. 1. januar 2012. Side 1 af 8
b) Retningslinjer for LAG midler v/michael Sendte ansøgning til Lokale AktionsGruppe i Esbjerg (LAG). LAG administrerer nogle penge, som kommer fra landbrug- og fødevareministeriet. LAG har besluttet at støtte projektet ud fra vores indsendte budget. Vi bliver støttet med 597 timer á 100 kr. = 59.700 kr. Ministeriet kræver, at man indsender samtlige tilbud som foreningen har modtaget. Vi skal have en statsautoriseret revisor på der er budgetteret med 10 timer til at få pengene hjem fra LAG til en pris på 8.750 kr. Revisoren har lovet, at vi får det til samme pris selvom han skulle komme til at bruge flere timer end det han har regnet med. Vi mangler 160.408 kr. beløbet dækkes af de 3.000 kr. som hver husstand har indbetalt i indskud. De 1.000 kr. bliver betalt tilbage når projektet er færdigt. (Se grundejerforeningens hjemmeside). Koordinator ved LAG Esbjerg. Grundejerforeningen spørger formanden for LAG Esbjerg om det er i orden det vi gør i vores grundejerforening? Svar fra LAG: Tilskuddet bortfalder ikke hvis vi gennemfører projektet indenfor tidsfristen. Og hvis vi overholder de betingelser som NaturErhverv har oplinet i sit tilsagnsbrev. LAG har lovet at bistå når vi kommer til selve afregningen. Der er nogen, der har spurgt ind til om man får løn for det frivillige arbejde? De 1.000 kr. som vi indbetaler og får tilbage. Hvis vi ikke får lagt 597 timers arbejde i alt, hvad gør bestyrelsen så? De der ikke har arbejdet får så ikke de 1.000 kr. tilbage. Hvis vi har lagt 400 timer og nogle har lagt 7,5 time og nogle har lagt 5 og andre 10 timer. Hvis vi mangler ca. 20.000 kr. hvad gør vi så? Bestyrelsen svarede, at de penge der er indbetalt dækker det frivillige arbejde også hvis folk ikke arbejder. De penge som foreningen har lånt ryger tilbage til de grundejere som har arbejdet. Det er kun et tilsagn fra LAG, hvad gør vi hvis vi ikke får pengene holder vi budgettet og beholder pengene? Svar: Bestyrelsen ved ikke hvem Gert har talt med, og dem bestyrelsen har talt med har fået pengene. Bestyrelsen har ikke hørt fra nogen som har fået frataget midlerne. Vi må tage det til den tid, når vi ser om vi får pengene. Bestyrelsen sagde, at de har handlet ud fra det tilsagn vi har fået om, at vi vil modtage pengene fra LAG. Projektet kører, og vi kommer til at spare på legepladsen og beplantningen. Grundejerforeningen har fået et andet tilbud på beplantningen ved Hede Danmark. Vi sparer en hel del penge. Side 2 af 8
Spørgsmål: Hvis vi sparer på projektet, kan det så få indflydelse på om LAG vil godtage projektet når pengene skal udbetales? Svar: Hvis vi ændrer på priserne på mere end 10 % så vil LAG nok skære i det beløb som vi kan få udbetalt. 3. Aflæggelse af regnskab v/kassereren (underskrevet regnskab findes på hjemmesiden efter 12. marts). Regnskabet blev fremlagt ved Rasmus Hedegård. Startede med 54 grunde, og 49 af dem var solgte. 1 der ikke havde betalt indskud sidste år. Vagn Kristensen skylder ikke penge til grundejerforeningen længere. Sat 20.000 kr. af Svenne slog græsset og fik dækket sine udgifter. Grundejerforeningen har næsten sparet 16.000 kr. på denne post. Grundejerforeningen kom ud med et overskud på 25.313,24 kr. Udestående pr. 31. december: 34.543,74 kr. Revisorpåtegning: Vi har fået én til at slå græsset udgift til benzin. Kasseren uddybede, og sagde at revisoren mener at det er en løn Svenne har fået. Underskrivning af bilag. Bilag skal attesteres inden pengene kan udbetales. Der er enighed i bestyrelsen om, at der skal strammes op på forretningsgangene i bestyrelsen. Regnskabet blev ikke lagt ud den 25. marts. Hvornår bliver regnskabet lagt ud? Bestyrelsen svarede, at regnskabet ville blive lagt på hjemmesiden lige efter generalforsamlingen. Det med græsslåningen, må man det? Så længe det ikke er løn, men benzin, så må man godt. I starten havde vi en landmand (2 gange) og derudover er der kvitteringer på benzinen for de resterende gange. Spørgsmålet til regnskabet i forhold til beløbet til drift af hjemmesiden en hjemmeside koster 45 kr. pr. år det kan klart fås billigere, man skal vel altid indhente tilbud. Jan indhenter tilbud på hjemmesiden. Jan nævnte, at grundejerforeningen allerede har fået et tilbud, som var gratis. Regnskabet er enstemmigt vedtaget. 4. Indkomne forslag: a) Forslag fra bestyrelsen om retningslinjer for luftning af hunde Bestyrelsen ønsker at indføre reglen, at hundeluftning inde på det grønne fællesområde skal ske i snor og at hunde formenes adgang til legeområderne. Ligeledes ønsker bestyrelsen at indskærpe, at luftning af hund kun må ske med medbragt pose til efterladenskaber. Reglerne skal effektueres ved skiltning ved indgangene til Guldagergårdsvej og fællesområdet. o Hunde på legepladsen, nogle børn er bange for hunde, så derfor bør der ikke være hunde på legepladsen. o Prisen? 200 kr. pr. styk, et skilt ved hver legepladser. o Vil det have en effekt? Hvordan effektueres det? Antal stemmer for: 48/52 Antal stemmer i mod: 4/52 Forslaget blev vedtaget Side 3 af 8
b) Forslag fra Casper (nr. 6): Tre forslag til vedtægtsændringer: 12 stk. 3,1) Alle forslag, der skal til vedtagelse på generalforsamlingen, skal vedlægges indkaldelsen. Spørgsmål: Hvad mener man med at det skal vedlægges? Kan det lægges på hjemmesiden, så det blot kan oploades. Bestyrelsen foreslog, at det lægges på hjemmesiden sammen med regnskabet og selve indkaldelsen. Antal stemmer for:52/52 Forslaget blev enstemmigt vedtaget. 17 stk. 2,1) Hvis et bestyrelsesmedlem ikke kan deltage i et bestyrelsesmøde, skal en af suppleanterne indkaldes. Forslaget blev nedstemt. 17 stk. 3,0) Der skal tages referater på bestyrelsesmøderne og disse skal lægges ud på foreningens hjemmeside. Referatet skal indeholde navnene på fremmødte bestyrelsesmedlemmer samt beslutninger. Antal stemmer for: 34/52 Antal stemmer i mod: 18/52 Der skulle 39 stemmer til for at forslaget kunne vedtages. Forslaget blev derfor ikke vedtaget. c) Forslag fra Gerd (nr. 8), ændring af beslutning om etablering af område I det der henvises til sidste års generalforsamling foreslås følgende ændringsforslag: Projektet legeplads / beplantning ændres til at indeholde: - 1 legeplads - beplantning Finansiering: - som hidtil - frivilligt arbejde belønnes ved, at bidraget pr. husstand nedskrives med de 10 timer og med det beløb. Bestyrelsen gennemgår projektets økonomi på baggrund af ovenstående og udarbejder en plan for, hvad det betyder for projektet og om det overhovedet får en indvirkning på planerne for beplantning. Side 4 af 8
Området med den 2. legeplads kan man tage op på et senere tidspunkt. I 2013 kan bestyrelsen så fremkomme med eventuelle forslag til fortsættelse af projektet på en baggrund, hvor alt er færdigt. Begrundelse for dette forslag: Gerd mener, at man har undervurderet de ressourcer også evt. økonomiske ressourcer det vil kræve at få udbetalt de søgte LAG-midler. Han har nu hørt om to projekter, hvor man har og har haft assistance fra statsautoriserede revisorer for at leve op til dokumentationskrav for at få de godkendte midler udbetalt en proces som efter sigende er voldsomt belastende. Desuden er kravet om dokumentation enormt og meget detaljeret. En sidegevinst er, at området dermed heller ikke skal åbnes for hele Guldager. Revisorens konklusion: Man vil stadigvæk have et rigtig flot projekt med sikkerhed for at økonomien holder for den enkelte husstand og økonomien i foreningen vil kunne bære dette projekt og der vil ikke være en usikkerhed for beboerne. Kommentarer fra salen: Det Gerd er usikker på, er om vi kan få udbetalt LAG midlerne efter at have hørt hvad der er sket andre steder. Alle dem han har talt med har ikke fået pengene udbetalt. LAG midlerne er det ikke på baggrund af alt det arbejde der er udført? Forslaget blev nedstemt. Antal stemmer for: 2/52 Antal stemmer i mod: 46/52 Antal blanke stemmer: 4/52 5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent for 2012 Anitha fremlagde nogle udregninger på vedligehold. Disse lægges på hjemmesiden. Vi har i alt 11.911 m 2 fællesområder. Svarer til 220 m 2 pr. grundejer (54 dele). Vi skal stå for græsslåning, beplantning og legeredskaber. Vi kan vælge at gøre det selv eller få firmaer til at gøre det: Side 5 af 8
20 gange græsslåning 1250*20 = 25.000 kr. (462 kr. pr grundejer) pt. 521 kr. pr. grundejer (ikke alle grunde er solgt endnu). Lugning: 51.238 kr. pr. år i 5 år: 256.190 kr. Flis flis har en holdbarhed i 5 år incl. 2 gange grovlugning (2 gange om året). 132.787+ 45.875 kr. pr. år i 5 år: 178.662 (744 kr. pr. grundejer pr. år) Gør det selv, ud at luge hvert år 8 gange om året 0 kr. om året Gør det selv med flis: 275 m2 flis á 206 + transport i 5 år = 65.969 kr. (275. kr. pr. grundejer pr. år). Legeredskaber skal tjekkes hvert år smøres mindst 1 gang om året. 1.000 kr. pr. år i 4 år = 4.000 kr. Der blev fremlagt flere forskellige pakker (se grundejerforeningens hjemmeside). Spørgsmål/kommentarer: Græsslåning Kan Sv?enne fortsætte: Ikke en mulighed mere Kan grundejerforeningen ikke fremskaffe en maskine til græsslåning og ansætte en til det? (En af grundejerforeningens medlemmer kunne evt. få kontingentnedsættelse for at slå græsset) I referatet stod der sidste år, at alle driftsomkostningerne var med. Men nu stiger budgettet jo så hvis vi ikke selv skal ud og luge. Det blev lovet sidste år til generalforsamlingen at det ikke ville ske. Har planteudvalget, da de gik i gang, taget højde for at der skal være et minimalt behov for omkostninger i vedligehold. Hvorfor er flis ikke med i beplantningsudvalgets planer efter 4-5 år skal træer og buske beskæres. Svar: Det kan klares med en arbejdsdag. Kommentar: Hvorfor ikke holde omkostningerne nede på de fællesområder? Kommentarerne var til de grønne områder: Sidste år blev det lovet at vedligehold og forsikring var med i vedligeholdelsesudgifterne og at disse ikke ville stige. Græsslåning var samme pris som sidste år. Bliver nervøs når der bliver ved med at blive lagt penge på til vedligehold. Svaret er: Priserne er steget siden sidste år. I referatet stod der sidste år, der at der kommer ikke flere udgifter, men udgifterne er steget med 65.000 kr. på et år! Svar: Til gengæld er der sparet på konsulenten til LAG, da vi ikke har haft en konsulent på vores projekt. Hvis vi har midlerne til at få lagt flis på via LAG hvorfor kommer der så en ekstra udgift til foreningen? (kontingentstigning). Har planteudvalget ikke taget højde for den ekstra vedligeholdelse? Svar: Det er med i forhold til priserne i LAG. Som projektet ser ud nu, kan vi holde det indenfor de rammer som LAG har stukket ud. Dvs. at selvom vi beslutter, at der skal lægges flis ud, så kommer det ikke til at koste noget. Side 6 af 8
Der skal ske noget i forhold til flis, lugning eller andet for ellers går planterne ud. Svar: Grundejerforeningen har fået tilbud fra tre da vi fik fra Hede Danmark, ville de to andre ikke give tilbud alligevel. Årsagen skulle være, at de ikke kan konkurrere med Hede Danmark. Budgettet er lagt an på at man har en kontingentforøgelse på 100 kr. Forslaget er at kontingentet stiger til i alt 600 kr. Antal stemmer for: 41/52 Antal stemmer i mod: 8/52 Antal blanke stemmer: 3/52 Forslaget om kontingentforøgelse blev vedtaget. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter a) 2 bestyrelsesmedlemmer (Michael ønsker ikke genvalg, Jesper ønsker genvalg) Følgende personer blev foreslået som kandidater: Poul (nr. 22) 37 stemmer Lone (nr. 1) 24 stemmer Jesper (nr. 30) 40 stemmer Følgende personer blev valgt ind i bestyrelsen: Jesper (nr. 30) og Poul (nr. 22) er valgt til bestyrelsen. 7. Valg af revisor og revisorsuppleant a) 1 revisor (Gerd ønsker ikke genvalg) Der blev spurgt ind til arbejdsopgaverne i forhold til bl.a. LAG midlerne. Er der revisoren der skal kradse pengene ind? Bestyrelsens formand gjorde det klart, at til den tid skal der er en statsautoriseret revisor på til dette arbejde. Det er ikke revisorens opgave. Følgende personer blev foreslået som kandidater: Lone (nr. 1). Lone tog i mod opfordringen og blev valgt. b) 1 revisor suppleant Følgende personer blev foreslået som kandidater: Anja (nr. 36) Anja blev genvalgt. 8. eventuelt. Michael (som forlader bestyrelsen) har lovet fortsat at hjælpe til med legepladsen og LAG. Caroline og Thomas (nr. 12) skal ud for at samle ind for kræftens bekæmpelse her efter mødet der blev opfordret til at give et bidrag. Sommerfesten bliver sidste weekend i august, den 25. august. Sæt allerede nu kryds i kalenderen. Side 7 af 8
Tak for i dag. Hastighed på vejen der blev spurgt ind til om der kan komme kummer op på vejen Disse koster under 3.000 kr. vi har allerede fået ødelagt kantstenen. (Hvis punktet stadig er aktuelt skal forslaget sendes til bestyrelsen rettidigt inden næste generalforsamling) - indtil da, tænk på farten. Der blev spurgt ind til ansvaret i forhold til snerydning på de fælles stier. Bestyrelsen svarede, at snerydning på stierne er kommunens ansvar. Eva Nielsen Referent Underskrift bestyrelsens formand Underskrift dirigent Side 8 af 8