Til: Østkredsens Klubber Kredsudvalg, Øst DOF kontor Referat af Østkredsens Klubledermøde 2/2014 Mødested: Mødedato/tid: Mødeindkaldte: Hovedtemaer: Farum OKs Klubhus, Ryttergårdsvej 104, 3520 Farum. Mandag d. 16. juni 2014 kl. 17.30, idet der blev indledt med spisning med Lisa Tantholdt fra Breddeudvalget som aftenens kok. Den egentlige dagsorden begyndte her efter kl. 18.30. Repræsentanter fra alle klubber i Østkredsen (ikke nødvendigvis kun klubformændene, idet hver klub må stille med en eller flere repræsentanter), samt Østkredsens kredsudvalg og repræsentanter fra DOF. DOFs strategi 2020 og Udviklingsprojektet Klubudvikling med fokus på frivillighed. Dagsorden: A. Formalia. Østkredsens formand, Torben Seir bød velkommen til mødets deltagere og takkede Lisa for dejlig mad. 1. Registrering af de fremmødte mødedeltagere (navn, funktion, e mail), for at sikre kredsudvalget en opdateret liste med e mail til klubberne, samt en oversigt over hvem der deltager i disse møder, da også andre end klubformændene er meget velkomne. Der deltog i alt 37 deltagere fra flg. udvalg og klubber: Østkredsens (ØK) Kredsudvalg, ØKs Kortudvalg, ØKs Børne og Ungdomsudvalg, SportIdent i ØK, FSK Orientering, Roskilde OK, FIF Hillerød, Ballerup OK, Holbæk OK, Tisvilde Hegn OK, PI København, HSOK, Søllerød OK, OK Øst Birkerød, DSR, Kildeholm OK, Farum OK, Allerød OK, Amager OK, OK 73, OK Skærmen og Orienteering Runners Copenhagen. 2. Valg af referent: Jan Kofoed Nielsen, PI København. B. Forårets klub. 3. Helsingør Ski og Orienteringsklub (HSOK) v/orienteringsformand Bjarne B. Jensen. Orienteringsafdelingen er gået meget tilbage de senere år, og siden Bjarne var junior er gennemsnitsalderen steget med (næsten) et år om året. Ski afd. har et svingende aktivitetsniveau. Der er for få i klubben, der tager selvstændigt ansvar for aktiviteter, men medlemmerne vil altid gerne hjælpe til, når de bliver spurgt. Se Bjarnes præsentation, der vedhæftes. Næste klub i alfabetisk rækkefølge er Herlufsholm OK. Torben Seir kontakter Stig Andersen for at bede om en præsentation af Herlufsholm OK til klubledermødet d. 20. oktober 2014. Side 1 af 6
C. Mødets hovedtema. 4. DOF s strategi 2020 oplæg til debat v/dofs næstformand Mette Steffensen. Mette præsenterede kort sig selv og oplyste, at DOFs nye formand, Walther Rahbek desværre var forhindret i at deltage i mødet, hvorfor hun mødte for Hovedbestyrelsen (HB). Hovedbestyrelsens køreplan for visions og strategiprocessen 2014 15 ser således ud: Dato Aktivitet 1. marts 2014 Annoncering på repræsentantskabsmødet. April maj juni Formanden besøger 2 3 klubber i hver kreds. Så vidt muligt den samlede bestyrelse eller medlemsmøde. 14. maj HB møde. Kick off. Maj juni Fagudvalgene møde med formand og direktør. Maj juni Medarbejderne/stab møder Juni Kredsmøder. Formanden (og direktøren) drøfter indspil fra klubberne og kredsene til strategi. 29 30. august HB strategi seminar fredag lørdag Oktober Kredsmøder. Strategi oplæg præsenteres. Januar Kredsmøder. Diskuterer strategien. 7. marts 2015 Repræsentantskabsmøde. Strategiseminar i slutningen af august er planlagt for at formulere udkast til Strategi 2020 mhp. vedtagelse på DOFs Repræsentantskabsmøde i marts. Mette gennemgik oplægget og viste stikord fra møderne fra Nordkredsen og Sydkredsen, hvor efter der blev tilføjet nye her fra Østkredsen (i ikke prioriteret rækkefølge): Teknologi/IT, Løbsformer/Stævner, Rekruttering/Fastholdelse (ildsjæle/nye medlemmer), Folkeskolereform, Kommunikation/Synlighed, Uddannelse, Kerneforretning, Elite/Bredde, Medlemstyper, Skovadgang/ Idrætsanlæggene (kort og adgang). Der blev lagt op til diskussion i grupperne ved de 5 borde om hvilke tre ord, der er vigtigst for DOFs fremtid. Resultaterne blev fremlagt og der blev knyttet en del kommentarer til. Grp. A: Kerneforretning + skovadgang + rekruttering. Grp. B: Grp. C: Grp. D: Grp. E: Fastholdelse/rekruttering (svært, da folk vil prøve det hele) + løbsformer + attraktive stævner. Skovadgang + løbsformer + kommunikation/synlighed. Fastholdelse og rekruttering + Skovadgang/ Idrætspladsen + Folkeskolereformen. Gruppen følte at der med deres punkt Folkeskolereformen desværre tænkes lidt negativ, idet der kan være en fare for blot at blive vikar for læreren. De bør efter kort tid kunne klare sig selv, idet de evt. støttes ved at O klubber tegner kort tæt på skolen, og ved at få forældrene med, så det ikke blot bliver endnu en arbejdsopgave for klubberne. Rekruttering/fastholdelse + løbsformer + vigtigt at være med her og nu vedr. folkeskolereformen for at uddanne lærerne selv. Fx ved at lave pakkeløsninger til skolerne. DOF kunne udvikle godt undervisningsmateriale, som så skal følges op af nemme nærløbsformer, der ændres ugentligt, og som skal være nemme at komme til. Der blev opfordret til at bruge DOFs blog så meget som muligt for at komme med løbende input og gode ideer. Side 2 af 6
5. Udviklingsprojektet: Klubudvikling med fokus på frivillighed v/udviklingskonsulent Gert Nielsen. Gert indledte med en kort information fra forbundets kontor, bl.a. Tak fra Martin Hedal for klubbernes indsats ved Find vej dagen. Info om 1 2 træner projektet (hjælpetræneruddannelse), der er lagt op til at kunne afholdes lokalt i klubber/kredse, men hvor kun 2 klubber har bidt på. Hvad skal DOF arrangere? Skal det evt. kombineret med andre arrangementer i en weekend? Her efter gennemgik Gert projektet Klubudvikling med fokus på frivillighed og de muligheder, det giver for klubberne. Se Gerts præsentation, der vedhæfter. D. Pause. E. Status Igangværende arbejder. 6. Status på Orienteering Runners Copenhagen v/projektkoordinator Camilla Bergmann. Projektet fik et beløb på 50.000, kr. fra Østkredsens Venner stillet til rådighed med henblik på at hverve nye medlemmer til klubberne. Der har været mellem 6 og 40 deltagere til løbene, som arrangeres og koordineres af de 5 m/k i trænergruppen. Al kommunikation via Facebook. Der er etableret et samarbejde med Wonna Sport (en app. hvor man kan se, hvad der foregår af sportsaktiviteter i Københavnsområdet). Der er indkøbt kompasser, skærme, beachflag, m.v., så der ikke skal hentes materiel i depotet, samt for at synliggøre projektet. De foreløbige forventninger anses for at være opfyldt, bl.a. fastholde/gen rekruttere tidligere løbere og få nye løbere til sporten. Kommentarer fra salen: Spørgsmål om fastholdelse. Evt. spørge deltagerne ved en evaluering om fremtidige ønsker og vilje til at fortsætte på længere sigt. Prøve nye initiativer i løbet af efteråret. Hermed Link til Facebookgruppen, så alle klubber kan få adgang til materialet og sende det ud til de medlemmer, der kan være interesserede i at melde sig ind: https://www.facebook.com/groups/616296798407360/?fref=ts Se Camillas præsentation, der vedhæfter. 7. Løbsafviklingsprogrammet MeOS. Henrik Poulsen, FIF Hillerød uddelte flyers på mødet og den kan også ses på https://www.dropbox.com/s/bzp2sgmvjqa6mum/klublederm%c3%b8de%2016042014%20- %20MeOS.docx Side 3 af 6
Programmet er testet til mange løb og vil bl.a. blive testet til divisionsmatchen d. 21/9 14. Det mangler måske delvis håndtering af etapeløb pga. mange forskellige afarter af løb. Opfordring til at tage en snak i klubberne Oplysninger fra salen: Hvis man skal holde fast i det gamle, skal man bruge/investere i OE2010 idet OE2003 er udgået. MeOS er nemt at gå til. Pt. eneste åbenlyse udfordring kan være at få radiopostsystemet implementeret. 8. Elektronisk resultatformidling Der var en åben diskussion om et evt. behov for mere avanceret resultatformidling? Hvornår har jeg vi brug for resultatformidling?: Når jeg har behov for det. Fx en væg med fladskærme udgifter? En løsning kan være smart TV (med indbygget browser), fx 6 skærme til i alt 50.000, kr., hvilket med afskrivning måske vil give en dagsleje på ca. 1.000, kr., idet det primært vil blive brugt til store løb. Advarsel om at dette måske kan afskrække/forhindre mindre klubber fra at arrangere løb, hvor det er nødvendigt at etablere disse løsninger? Er der interesse for ekstra deltagerbetaling ved at få højere kvalitet? Alternativt fx Ultimate Timing med app., hvor man kan se resultatet on line (evt. problemer med dækning på stævnepladser?). Fortsat samlet resultatformidling (papir eller skærme)? Kredsudvalget arbejder videre med emnet. 9. Forårets løb eftersnak a) Henrik Poulsen, ØKs Børne og Ungdoms Udvalg uddelte flyers på mødet, som også kan ses på https://www.dropbox.com/s/kzyk21bcd5n1kqh/klublederm%c3%b8de%2016042014%20- %20eftersnak.docx, ligesom indholdet er sendt ud på mail til klubformænd, m.fl. d. 2/4 14, idet man har et stort ønske om ensartethed på lette og begynderbaner. Opfordring til at bruge banekontrollanter til at sikre dette. Tidligere var der børnebanekonsulenter, men udvalget nedlagde sig selv, da det var op ad bakke (ikke meningen at man skal slås med banelægger). Det kan dog måske være relevant at oprette udvalget igen, idet man skal sætte sig ind i hvordan de unge mennesker tænker. Banekontrollanter bør være garant for alle baner. Der kan evt. etableres et kursusforløb i ØK for banelæggere (reglement, længder, sværhedsgrad, m.v.). b) Henstilling om at være opmærksom på at vi etablerer/anviser lovlig parkering, når vi arrangerer løb, så vi ikke får klager eller andre sanktioner fra anden siden. c) I hvilket omfang skal vi opretholde de SM klasser, der er pt. er? Der tages mange medaljer med hjem, da flere klasser ikke oprettes. Side 4 af 6
Det er ikke så sjov at være den eneste i sin klasse, der møder op. Så hellere bundte nogle flere klasser, så der er mere konkurrence. Evt. tage det med som forslag til reglement 2015. Der skal ikke tages stilling i aften, men bør overvejes til næste møde. F. Efterretning sager til orientering. 10. Terminslisten 2015 v/ Bjarke Sucksdorff. Terminslisten lægges frem over i O Service. Når man logger sig på, vises forventet skov også selv om der ikke skovtilladelse endnu. (Det kan ikke ses, hvis man ikke er logget på, idet vi ikke vil vise skovene offentligt, før vi har fået skovtilladelse). Gå ned i Skovtilladelser (nederst i venstre side) Ind i indstillinger Klik på kalender efter behov Syd, Nord og Øst, periode, m.v. Man kan se på Status for stævnet: fx under planlægning, i gang eller slut. Som administrator kan man se evt. gult felt, hvis der er planlagt arrangementer uden at der pt. er en klub, der har påtaget sig opgaven. Bjarke sender info ud om hvilke indstillinger, der skal sættes. 2015: Divisionsmatcherne er besat, men ingen har budt ind på SM erne. Der var ønske om krav om ændrede regler for natcupperne, der kan gøre dem mere retfærdige også så arrangerende klubbers løbere tilgodeses. Evt. behov for ændringer i O Service skal sendes til Bjarke, fx navn på klub, der arrangerer. G. Eventuelt. 11. a) Skal vi hver især investere, når ØKs materiel er slidt op, fx Partytelte? Kredsudvalget: Giv besked til kredsudvalget, så kigger det på behov og budget. b) Reglement 2015 v/ Gunnar Tamberg: Udkast ligger på DOFs hjemme, og der kan kommenteres på det. Bl.a. pkt. 19: Nye klasser/sammenlægning af klasser. Svarfrist er senest d. 15/8 (men gerne allerede d. 30/6) til Jens Jørgen Lyngå, Jørgen Hansen og cc: til Gunnar Tamberg. c) Ønske fra FIF v/ Bo Simonsen om plan for koordinering af hvilke skove, der skal bruges til div. løb, bl.a. DM er, henholdsvis bruge dem hensigtsmæssigt. d) Karruselløb: Kai Bech Andersen har stået for listen i mange år. Kraftig faldende antal løbere. Hvad kan vi gøre? Tænk til næste gang og der blev nedsatte en arbejdsgruppe med flg. deltagere: Torben Seir, Kai Bech Andersen, Rolf Andersen, Amager OK, Helge Lang Pedersen, Eskild Rønne. Forslag til ny måde at lave aktiviteter på: fx Ugebane, lægges på nettet, står en uge, samles ind, ny bane (tilladelse til at lade postskærme stå i en hel uge?). Mødet sluttede kl. 2150. Side 5 af 6
Mødeplan 2014 Mandag d. 13. oktober 19.30 Kredsudvalgsmøde 3/2014 Hos Lisa Tantholdt Mandag d. 20. oktober 17.30 Klubledermøde 3/2014 OK Roskildes Klubhus Eftersnak Mandag d. 1. december 17.30 Kredsudvalgsmøde 4/2014 Allerød Tak til Bjarne B. Jensen, Mette Steffensen, Henrik Poulsen, Camilla Bergmann og Gert Nielsen for deres indlæg og de fremsendte præsentationer og skriftlige indlæg, hvilket giver et bedre og mere pålideligt referat af alle de gode ideer og tanker. For referat Jan Kofoed Nielsen, PI København Side 6 af 6