N O TAT Inspirationspapir - Effektiv håndtering af genoptræningsplanen giver patienterne hu r- tig afklaring af deres genoptræningsforløb KL publicerede udspillet Det Nære Sundhedsvæsen i marts 2012 med følgende anbefaling: Alle patienter skal have afklaring om deres genoptræningsforløb inden for én uge. Formålet med denne anbefaling er, at sikre, at alle patienter hurtigt får vurderet deres genoptræningsbehov, herunder hvornår genoptræningsforløbet kan igangsættes samt en begrundelse herfor. Det skal bidrage til, at patienterne oplever tryghed og vished om, at der er taget hånd om deres genoptræningsbehov. Maj 2013 Ref LVI/ALY aly@kl.dk Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3563 Fax 3370 3371 www.kl.dk Side 1/5 KL ønsker med dette papir at give kommunerne inspiration til, hvordan opgaven med genoptræningsplaner kan håndteres effektivt. Effektive arbejdsgange i den indledende fase af patientens genoptræningsforløb vil bidrage til, at patienterne får en hurtig afklaring af deres genoptræningsforløb og at indsatsen, der efterfølgende tilbydes, iværksættes rettidigt. Inspirationspapiret er blevet til på baggrund af interviews i ni, både store og små, kommuner fra hele landet og gennem en workshop med kommunale repræsentanter på genoptræningsområdet. Derudover er der indhentet en række arbejdsgangsbeskrivelser af kommuners håndtering af genoptræningsplaner. Centrale problemstillinger i håndteringen af genoptræningsplaner I tilblivelsen af dette notat fandt vi frem til en række problemstillinger, som kommunerne skal håndtere, når de udarbejder arbejdsgangsbeskrivelser for modtagelsen af genoptræningsplanerne.
Vurdering og visitering. En effektiv vurdering af genoptræningsplanerne er afgørende for hurtig ekspedition af genoptræningsforløbene. Flere kommuner har samlet dette arbejde i en central vurderingsenhed. For at undgå, at vurderingsenheden bliver et forsinkende led i sagsbehandlingen, er der i flere kommuner gode erfaringer med, at en sådan enhed også bruges aktivt til, at foretage en stratificering af genoptræningsplanerne jf. KL s stratificeringsmodel. Hvis vurderingsenheden kun har til opgave at fordele genoptræningsplanerne til de enkelte genoptræningssteder og tildele en rammebevilling uden en forudgående faglig vurdering, kan opgaven varetages som en ren administrativ opgave. Bruges vurderingsenheden til at foretage den første faglige vurdering, stratificering og tildeling af forløb er der brug for personale med sundhedsfaglige kompetencer. Håndtering af nye planer. Håndteringen af nye planer skal ske, så sagsbehandlingstiden holdes på et minimum. Flere kommuner har håndteret det således, at der løbende sker oprettelse af alle indkomne genoptræningsplaner, frem for at der samles til bunke. Udeblivelser/frivillig udskydelse af træning. Kommunen har brug for at have klare retningslinjer for, hvordan man håndterer udeblivelser og frivillig udskydelse af træning. Eksempler på smidige sagsgange Nedenfor beskrives, til inspiration, fire eksempler på, hvordan håndteringen af genoptræningsplanerne kan organiseres samtidig med, at der tages højde for de nævnte problemstillinger. Derudover skal arbejdsgangen sikre, at der tages højde for patienter, der har brug for hurtig afklaring og opstart af genoptræning. Den samarbejdende kommune Kommunen har fx et samarbejde med to omkringliggende kommuner på genoptræning efter sundhedsloven. Samarbejdet indebærer, at de tre kommuner deler en række opgaver imellem sig, for at sikre faglig kvalitet i indsatsen. Det er vigtigt, at ensartet håndtering af genoptræningsplanerne indskrives i samarbejdsaftalen. Det er bopælskommunen, der modtager genoptræningsplanen fra sygehuset. Bopælskommunen vurderer genoptræningsplanen og tildeler borgeren den ydelse/pakke, der vurderes passende. Er genoptræningsopgaven en, som en af de andre kommuner har ansvaret for, sendes den videre til denne kommune. Hvis det er en genoptræningsopgave, som bopælskommunen selv skal løse, sendes den til genoptræningsstedet. Visitationen har en arbejdsdag til at sende genoptræningsplanen videre til det rigtige sted. 2
KL s stratificeringsmodel kan bruges som redskab til, at kommunerne kan dele træningsopgaverne i mellem sig på en meningsfuld måde, der sikrer både faglighed og økonomisk bæredygtighed. Når genoptræningsstedet modtager planen, bruger de fire til fem hverdage på, at kontakte patienten og tilbyde denne en tid. Dette inkluderer forsinkelse ved afsendelse af brev. Kommunen har altså fem hverdage til at kontakte patienten og KL s anbefaling om afklaring på en uge overholdes. Terapeutfaglig vurdering i bopælskommunen sikrer, at patienten fordeles korrekt mellem de tre kommuner. KL s stratificeringsmodel sikrer meningsfuld faglig og økonomisk opdeling af træningsopgaverne kommunerne imellem. Den store kommune Kommunen har en størrelse der gør, at det ikke er en nødvendighed, at alle genoptræningsenhederne er samlet ét sted. Kommunen har både mulighed for at sprede simple genoptræningsopgaver på flere geografiske steder, hvis der er tale om en geografisk stor kommune, eller hvis man kan opdele genoptræningsopgaverne efter genoptræningstype, fx et rygcenter, et knæcenter, et neurologisk center, osv. Når kommunen får en genoptræningsplan fra sygehuset, modtages den i en central vurderingsenhed. I den centrale vurderingsenhed bevilger terapeuten et standardiseret pakkeforløb alt efter hvilken type opgave, der er tale om. Det er også i den centrale vurderingsenhed, at der sker en stratificering af genoptræningsplanerne. Den centrale vurderingsenhed fordeler genoptræ- 3
ningsplanen videre til det sted, der har det pågældende speciale. Herfra kontaktes patienten og tilbydes en tid Vurderingsenheden har én arbejdsdag til at sende genoptræningsplanen videre til den rigtige afdeling og til at bevilge et pakkeforløb. Optimalt har den centrale visitation adgang til alle terapeuters kalendere og kan booke patienten direkte ind i det tilbud, der passer til patienten jf. KL s stratificeringsmodel. En udfordring ved dette vil være at have den nødvendige itunderstøttelse. Genoptræningsafdelingen har fire arbejdsdage til at få kontakt til patienten. Den centrale vurderingsenhed kan til en vis grad sikre styring af forløbets omfang på tværs af genoptræningssteder. Det enkelte træningssted skal kun forholde sig til de genoptræningsplaner, som er relevante for dem. Den lille kommune Kommunen har en størrelse, der gør det muligt at have al træning på én matrikel. Når en genoptræningsplan sendes fra sygehuset, ekspederes den samme dag, som den modtages. Det er fx en ledende terapeut, der modtager planen og fordeler den videre til den terapeut, der har den fornødne viden på området. Det er den terapeut, der er udpeget som den ansvarlige for forløbet, der kontakter patienten. Det lille patientgrundlag, der er i en lille kommune, gør det særligt vigtigt, at der er fokus på at sikre, at terapeuterne har den fornødne viden til, at levere genoptræning af faglig høj kvalitet. 4
Det er den ansvarlige terapeut, der prioriterer hvilke patienter, der har behov for at komme til først. Alle terapeuter har en akuttid hver uge, der skal forhindre ophobning. Det tilstræbes, at patienten er kontaktet senest tre dage efter genoptræningsplanen er modtaget. Kommunens lille størrelse gør det muligt for den ledende terapeut at kende alle de ansattes kompetencer, hvilket gør det let at fordele genoptræningsplanerne efter dette. Da genoptræningen er samlet et sted, muliggøres det, at lederen har et godt overblik over, hvor travlt de enkelte terapeuter har, hvilket gør det nemmere at fordele genoptræningsplanerne, så de håndteres hurtigst muligt. Systemet med at have en backup til hver opgave, mindsker sandsynligheden for at systemet sander til. Den patientdrevne model I den patientdrevne model vendes der rundt på de traditionelle ansvarsfordelinger, når det drejer sig om igangsætning af genoptræningsforløb. I stedet for den traditionelle tilgang til håndtering af genoptræningsplaner, hvor kommunerne kontakter patienten, er det i den patientdrevne model patienten, der har ansvar for, at kontakte kommunen for at modtage sin genoptræning. Når patienten får en genoptræningsplan på hospitalet, skal de selv kontakte kommunens genoptræningsenhed for at igangsætte forløbet. Dette sker på samme måde, som det allerede sker i dag, bl.a. hos mange praktiserende læger, ved at borgeren selv booker sin første tid. Denne tilgang sikrer, at 5
patienten springer sagsbehandlingen i kommunen over, og optimalt set fjernes al ventetid relateret til sagsbehandling. På denne måde kan patienten booke sin tid så det passer denne, og dermed tage højde for fx arbejde og ferie. Den patientdrevne model sikrer smidig tidsbestilling sammenlignet med den traditionelle tilgang, hvor det ofte sker, at kommunen tildeler en tid, som patienten efterfølgende aflyser, med det til følge at kommunen må tilbyde endnu en tid. Alle disse led springes over ved den patientdrevne model. Der er dog en række udfordringer ved den patientdrevne model, man som leverandør af genoptræning må tage højde for. Der vil i alle kommuner være en række svage borgere, hvor det er en nødvendighed, at kommunen hjælper med tidsbestilling, så patienten ikke tabes i overgangen fra sygehus til det kommunale sundhedsvæsen. Implementeres den patientdrevne model kan det resultere i problemer med korrekt registrering af ventetid til den årlige ventetidsstatistik som Danmarks Statistik udarbejder. Hvis patienterne vælger en senere tid end den først tilgængelige i bookingsystemet skabes der et misvisende billede af en uforholdsmæssig lang ventetid. Det vurderes dog, at den patientdrevne model vil være tidsbesparende for kommunen samtidig med, at patienten vil opleve et højere serviceniveau. Smidig og effektiv tidsbestilling som vil bidrage til, at afkorte den kommunale sagsbehandlingstid inden opstart af genoptræningen. Patienterne/borgerne vil i de fleste tilfælde opleve et højere serviceniveau. 6