Kontrolfrekvensvejledning, fødevareområdet - 2018 (Vejledning om kontrolfrekvenser m.v. på fødevareområdet) Indhold 1 2 3 4 5 6 7 Indledning...2 1.1 Formål og anvendelse... 2 1.2 Begreber og definitioner... 3 Kontrollen på fødevareområdet... 3 2.1 Risiko- og behovsorienteret kontrol... 4 2.1.1 Individuel risikokarakterisering... 4 2.1.2 Individuel behovsvurdering... 4 2.2 Muligheder for omprioritering i forhold til kontrolfrekvensvejledningen... 5 Brancher, registrering eller autorisation og kundegrundlag... 5 3.1 Brancher og branchegrupper... 5 3.2 Registrering eller autorisation... 6 3.3 Kundegrundlag... 6 Standard- og elitefrekvenser... 6 4.1 Standardfrekvens... 6 4.2 Elitefrekvens... 6 4.3 Bortfald af elitefrekvens... 7 Første ordinære kontrol og kontrolhyppighed ved Efter behov... 7 5.1 Første kontrol i nyetablerede registrerede kontrolobjekter... 7 5.2 Første kontrol efter flytning af visse registrerede kontrolobjekter... 7 5.3 Første kontrol i nyetablerede autoriserede kontrolobjekter... 8 5.4 Første kontrol ved ejerskifte... 8 5.5 Første årlige kontrol i kontrolobjekter med sæsonåbent... 8 5.6 Kontrolhyppighed i kontrolobjekter med kontrolfrekvens Efter behov... 8 Antal planlagte ordinære kontrolbesøg i kontrolåret... 8 6.1 Planlagt ordinær kontrol ved kontrolårets begyndelse... 9 6.1.1 Planlagt ordinær kontrol for kædekontrolobjekter i kæder med god regelefterlevelse... 9 6.2 Planlagt ordinær kontrol for kontrolobjekter, der starter i løbet af året... 9 6.3 Planlagt ordinær kontrol for kontrolobjekter, der ændrer kontrolfrekvens i løbet af året... 9 6.3.1 Frekvensen falder i løbet af året... 9 6.3.2 Frekvensen stiger i løbet af året... 10 6.3.3 Frekvenstilpasning i kædekontrolobjekter i kæder med god regelefterlevelse... 10 6.4 Planlagt ordinær kontrol for kontrolobjekter med sæsonåbent... 10 6.5 Planlagt ordinær kontrol ved supplerende individuel vurdering af kontrolbehovet i engroskontrolobjekter... 10 Kontroltyper og -undertyper... 10 7.1 Ordinær kontrol... 10 7.1.1 Standard- og elitefrekvenser... 11 7.1.2 Udvidet førstegangskontrol... 11 7.1.3 Stikprøvekontrol med engrostransportører... 11 7.1.4 Kædekontrol... 12 7.1.5 Prioriteret kontrol... 12 7.2 Ekstra kontrol... 12 7.2.1 Opfølgende kontrol efter anmærkninger... 12 7.2.2 Skærpet kontrol... 13 7.2.3 Opfølgende kontrol andet... 13 7.2.4 Bestilt kontrol... 13 7.3 Anden kontrol... 14 Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 1 af 19
8 7.3.1 Anden kontrol, Andet... 14 7.3.2 AM/PM kontrol og kontrol med eksport af animalske produkter til særlige tredjelande... 14 7.3.3 Kampagnekontrol... 15 7.3.4 Rekvireret vejledning... 15 Kontrolplanlægning af indholdet i kontrollen... 15 8.1 Kontrolplaner i engroskontrolobjekter... 15 8.1.1 Særlig kontrolplanlægning i kød-kontrolobjekter... 15 8.2 Hele vejen rundt... 16 8.2.1 Planlægning af kontrollen på kontrolemne niveau i engros... 16 8.3 Screening for at målrette den enkelte kontrol... 17 8.4 Kontrolplanlægning af den enkelte kontrol... 17 8.4.1 Kontrolplanlægning af ordinær kontrol inkl. prioriteret kontrol... 17 8.4.2 Kontrolplanlægning af udvidet førstegangskontrol... 18 8.4.3 Kontrolplanlægning af opfølgende kontrol efter anmærkninger... 18 8.4.4 Kontrolplanlægning af bestilt kontrol... 18 8.4.5 Kontrolplanlægning af besøg forud for autorisation... 18 8.4.5.1 Besøg forud for autorisation i kontrolobjekter, der ikke er i drift (autorisationsbesøg).. 18 8.4.5.2 Besøg forud for autorisation i kontrolobjekter, der er i drift (kontrolbesøg)... 18 1 Indledning Denne vejledning beskriver bestemmelserne i bekendtgørelse om fødevarekontrol og offentliggørelse af kontrolresultater, herefter benævnt kontrolbekendtgørelsen. Vejledningen er rettet mod kontrolenhederne, som foretager kontrol med kontrolobjekter på fødevareområdet. Vejledningen skal læses sammen med kontrolbekendtgørelsen og Kontrolvejledningen, som findes på Fødevarestyrelsens hjemmeside. Kontrolvejledningen indeholder generelle retningslinjer, som de tilsynsførende følger i forbindelse med kontrol. Kontrolfrekvensvejledningen opdateres årligt. 1.1 Formål og anvendelse Vejledningens formål er at sikre, at kontrolenhederne følger ensartede principper for fastsættelse af kontrollen i kontrolobjekter, der er autoriserede eller registrerede eller har autoriserede eller registrerede aktiviteter i henhold til autorisationsbekendtgørelsen. Vejledningen beskriver rammer og principper for fastlæggelse af antal ordinære kontroller i det enkelte kontrolobjekt, herunder tildeling af standard- og elitefrekvens for ordinær kontrol, frister for første ordinære kontrol samt retningslinjer for kontrolplanlægning. Desuden beskriver vejledningen retningslinjer for ekstra kontrol som fx opfølgende kontrol efter anmærkninger og anden kontrol, der skal udføres som supplement til den ordinære kontrol. Vejledningen omfatter ud over den generelle del: - Bilag 1, Oversigt over brancher på fødevareområdet - 2018 - Bilag 2, Aktivitetsbaseret risikokarakterisering af virksomheder på fødevareområdet 2018 - Bilag 3, Supplerende individuel vurdering af kontrolbehovet på engrosområdet - 2018 - Bilag 4, Aktiviteter med særlige kontrolfrekvenser på fødevareområdet 2018 - Bilag 5, Retningslinjer for kontrolplanlægning på slagterier og kød-engros på fødevareområdet - 2018 - Bilag 6, Prioriteret kontrol på fødevareområdet 2018 - Bilag 7, Stikprøvekontrol med engrostransportører på fødevareområdet 2018 - Bilag 8, Kædekontrol og 3. partscertificeringsordning på fødevareområdet - 2018 Kontrol i Grønland er ikke omfattet af denne vejledning. Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 2 af 19
Kontrolindsats 1.2 Begreber og definitioner I fødevarelovgivningen anvendes betegnelsen virksomhed og i kontrolsammenhænge anvendes betegnelsen kontrolobjekt. Et kontrolobjekt er et udtryk for den enhed, der kontrolleres, og som modtager en selvstændig kontrolrapport. Et kontrolobjekt er fx et slagteri, en dagligvareforretning, en restaurant, en brødfabrik, en bagerafdeling i et supermarked eller et hospitalskøkken. I denne vejledning anvendes så vidt muligt betegnelsen kontrolobjekt. Begreber og definitioner, der i øvrigt anvendes i denne vejledning, er beskrevet i Kontrolvejledningens kapitel 2, Begreber og definitioner. 2 Kontrollen på fødevareområdet Formålet med fødevarekontrollen er, at så mange kontrolobjekter som muligt forstår og overholder reglerne, hvilket fører til, at færre mennesker bliver syge af den mad de spiser. Kontrollen på fødevareområdet gennemføres som en kombination af flere kontrolindsatser, hvor kontrol og vejledning har til formål at få så mange kontrolobjekter som muligt til at forstå og følge reglerne, ved en myndighedsindsats, der er så lidt indgribende som muligt. I det følgende vises en oversigt over forskellige af Fødevarestyrelsens kontrolindsatser på fødevareområdet. Basiskontrol Autorisationsbesøg Ordinær kontrol efter faste frekvenser Ekstra kontrol efter anmærkninger Anden kontrol på særlige områder efter faste frekvenser Kædekontrol Prioriteret kontrol Ordinær kontrol målrettet kontrolobjekter med særligt behov Kampagnekontrol Basiskontrollen gennemføres normalt efter faste frekvenser eller retningslinjer. Kontrollen bygger på individuelt fastsatte standardfrekvenser, og bliver i høj grad individualiseret og tilpasset behovet i det enkelte kontrolobjekt. Ved kontrol og vejledning af kontrolobjektet, sætter kontrollen effektivt fokus på den generelle standard i kontrolobjektet. Udgangspunktet for basiskontrollen er, at indholdet i kontrollen bestemmes ud fra en overordnet screening af det enkelte kontrolobjekt på kontroltidspunktet fx i forhold til aktiviteter, drift og indretning. Prioriteret kontrol er udpeget risikobaseret og bygger hovedsageligt på en analyse af kontrolresultater, men også på en vurdering af aktuelle problemstillinger, der kræver særlig fokus. Kontrollen kan også anvendes på en bredere gruppe af kontrolobjekter på baggrund af kendskab til fx regelefterlevelse eller mønstre i kontrollen eller kontrolobjekterne. Udpegningskriterierne prioriteres fra år til år, men kontrollens indhold og kontrolmetode i det enkelte kontrolobjekt svarer til den ordinære kontrol. Prioriterede kontroller kan anvendes til nulpunktskontrol som er kontrol i tilfældigt udpegede kontrolobjekter specielt i risikogruppe Ultralav. Kampagnekontrol er målrettet et eller flere kontrolemner, og kontrollen og vejledningen kan være mere dybdegående. Kontrolkampagner skal øge fokus på risikoområder, og gennem information før, under og efter kampagnerne kan kontrolobjekterne vejledes om reglerne. Kampagnekontrollen kan udføres i forbindelse med basiskontrol og prioriteret kontrol, som en overbygning til kontrollen. Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 3 af 19
Ud over de nævnte kontrolindsatser findes fx Fødevarestyrelsens Rejsehold, som navnlig fokuserer på særlige indsatsområder og problemstillinger. 2.1 Risiko- og behovsorienteret kontrol Kontrol med kontrolobjekter på fødevareområdet fastlægges ud fra en individuel aktivitetsbaseret risikokarakterisering og en individuel behovsvurdering. Risiko dækker her over omfanget af konsekvenserne, hvis kontrolobjektet ikke overholder reglerne. Behov siger noget om sandsynligheden for, at kontrolobjektet ikke overholder reglerne. 2.1.1 Individuel risikokarakterisering Individuel risikokarakterisering er en objektiv måde at differentiere kontrolobjekterne ud fra fastsatte risikooplysninger, og gruppere kontrolobjekterne i risikogrupper. Det skal være med til at sikre, at Fødevarestyrelsen bruger sine kontrolressourcer mest hensigtsmæssigt. Den aktivitetsbaserede risikokarakterisering af den enkelte fødevarevirksomhed sker på baggrund af følgende risikooplysninger: Kundegrundlag Processer Produkter Aktiviteter og Servering for sårbare forbrugere. Den aktivitetsbaserede risikokarakterisering foretages individuelt på baggrund af det enkelte kontrolobjekts registrerede risikooplysninger, jf. bilag 2. Et kontrolobjekt tildeles et antal risikopoint for hver risikooplysning. Pointene summeres og placerer kontrolobjektet i en af de fem risikogrupper, jf. bilag 2. Risikokarakteriseringen foretages for de fødevarevirksomheder, som Fødevarestyrelsen fører kontrol med. Primærproducenter som landmænd og fiskere er derfor ikke omfattet. Dog er primærproducenters stalddørssalg og spirevirksomheder omfattet. Forskelle i risikokarakteriseringen mellem forskellige fødevarekontrolobjekter m.v., kommer til udtryk ved indplacering i forskellige risikogrupper med differentierede standard- og elitefrekvenser for ordinær kontrol. Beregning af risikopoint og indplacering i risikogruppe sker automatisk i Kontrolobjektregisteret (KOR) på baggrund af de registrerede risikooplysninger i det enkelte kontrolobjekt. Frekvenser for ordinær kontrol for risikogrupper er fastsat i kontrolbekendtgørelsen. 2.1.2 Individuel behovsvurdering Behovsvurderingen foretages også på et individuelt grundlag for det enkelte kontrolobjekt. Her vil forskelle mellem kontrolobjekternes evne og vilje til at overholde fødevarelovgivningen medføre enten mindre kontrol, fastsat ved elitefrekvenser for kontrolobjekter, der har opnået status som elitevirksomhed eller mere kontrol i form af opfølgende kontrol efter anmærkninger. Desuden foretages en særlig behovsvurdering for kontrolobjekter omfattet af 3. partscertificeringsordningen og kædekontrollen. Kontrolbehovet i det enkelte kontrolobjekt fastlægges ud fra en individuel behovsvurdering, som bygger på forskellige elementer: Kontrolobjekter med god kontrolhistorik kan få elitestatus og elitefrekvens jf. afsnit 4.2. Engroskontrolobjekter kan få en supplerende individuel vurdering af kontrolbehovet jf. bilag 3 Kontrolobjekter der er registreret tredjepartscertificeret kan få nedsat kontrolfrekvensen jf. bilag 8 Kontrolobjekter der er omfattet af kædekontrollen kan få nedsat kontrolfrekvensen jf. bilag 8 Anmærkninger medfører gebyrbelagt opfølgende kontrol, jf. afsnit 7.2.1 Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 4 af 19
Oversigt over sammenhængen mellem risikokarakterisering- og behovsvurdering: 2.2 Muligheder for omprioritering i forhold til kontrolfrekvensvejledningen Fødevarestyrelsens ledelse kan omprioritere kontrolindsatsen i forhold til kontrolfrekvensvejledningen, hvis det på grund af særlige forhold ud fra en faglig betragtning skønnes nødvendigt. Sådanne særlige forhold kan fx være: - Fødevareforureninger, tilbagetrækningssager, opsporingsarbejde og lignende, der nødvendiggør en særlig indsats eller behov for intensiveret efterforskning på et bestemt fødevareområde. - Ekstraordinære kontrolindsatser, fx kontrolkampagner eller lignende, som ikke har været planlagt fra årets start. - Behov for at flytte ressourcer fra fødevarekontrollen til veterinærområdet, fx ved udbrud af smitsomme husdyrsygdomme. 3 Brancher, registrering eller autorisation og kundegrundlag 3.1 Brancher og branchegrupper Kontrolobjekterne kategoriseres i brancher, jf. bilag 1. Til hver af disse brancher hører et kundegrundlag og en legaliseringstype. Legaliseringstypen angiver, om virksomheden skal registreres eller autoriseres i henhold til autorisationsbekendtgørelsen. På baggrund af kontrolobjektets aktiviteter kategoriseres det i en branche, jf. bilag 1. Brancherne er yderligere grupperet i branchegrupper: Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 5 af 19
Detail Detail med engros Engros med behandling Engros uden behandling Primærproducenter Øvrige 3.2 Registrering eller autorisation For hver branche er det angivet i bilag 1, om kontrolobjekterne i branchen generelt skal registreres (R) eller autoriseres (A). Der kan være individuelle karakteristika ved kontrolobjektet der gør, at de adskiller sig fra de generelle retningslinjer, hvorfor disse er vejledende. Nærmere retningslinjer for registrering og autorisation findes i relevante vejledninger som fx Autorisationsvejledningen og Økologivejledningen. 3.3 Kundegrundlag For hver branche er det angivet i bilag 1, hvilket af tre mulige kundegrundlag, der karakteriserer branchen. Kundegrundlag omfatter: Lokalt - Forbrugere eller virksomheder Regionalt Forbrugere Nationalt Virksomheder Kundegrundlaget indgår i den aktivitetsbaserede risikokarakterisering af kontrolobjektet. For enkelte brancher kan der ikke fastsættes et kundegrundlag. 4 Standard- og elitefrekvenser I bilag 2 findes skema over risikogrupper og de tilhørende standard- og eventuelt elitefrekvenser (reduceret frekvens). I bilag 8 findes skema over risikogrupper og de tilhørende standard- og eventuelt elitefrekvenser for 3. partscertificerede kontrolobjekter. I bilag 8 findes desuden en beskrivelse af kontrolfrekvenserne for kontrolobjekter omfattet af kædekontrollen i kæder med god regelefterlevelse. 4.1 Standardfrekvens Kontrolobjekter bliver i udgangspunktet kontrolleret efter den standardfrekvens, som følger af kontrolobjektets risikogruppe. Standardfrekvensen kan desuden være afhængig af, om kontrolobjektet er tilmeldt kædekontrolordningen eller er registreret som tredjepartscertificeret i Fødevarestyrelsen jf. bilag 8. 4.2 Elitefrekvens Kontrolobjekter med elitestatus bliver i udgangspunktet kontrolleret efter elitefrekvensen (også betegnet reduceret frekvens). Kontrolobjekter kan opnå elitestatus, hvis de har en standardfrekvens på mindst 0,5, og hvis kontrolobjektets seneste 4 kontrolrapporter er uden anmærkninger for overtrædelser af fødevarelovgivningen, og samtlige kontrolrapporter gældende for de seneste 12 måneder ligeledes er uden anmærkninger for overtrædelser af fødevarelovgivningen. Kontrolobjekter i risikogruppe Særlig høj med en standardfrekvens på 3, kan efter ét år med elitestatus få reduceret elitefrekvensen jf. bilag 2. Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 6 af 19
Elitefrekvensen kan desuden være afhængig af, om kontrolobjektet er tilmeldt kædekontrolordningen eller er registreret som tredjepartscertificeret i Fødevarestyrelsen jf. bilag 8. 4.3 Bortfald af elitefrekvens Elitefrekvens bortfalder i det øjeblik kontrolobjektet mister sin elitestatus. Elitestatus bortfalder altid: - Når kontrolobjektet får anmærkninger på en kontrolrapport eller - Ved ejerskifte. Alle kontrolresultater, der gives på en kontrolrapport, tages med i beregningen af kontrolobjektets eventuelle elitestatus. Status som elitevirksomhed tildeles eller fratages i forbindelse med, at der gives en kontrolrapport. Når kontrolobjektets elitestatus bortfalder, gennemføres kontrollen igen efter den pågældende standardfrekvens. I forbindelse med ejerskifte eller flytning kan kontrolobjektet på særlige betingelser få videreført kontrolresultater fra tidligere ejer eller kontrolobjekt, jf. kontrolbekendtgørelsen og retningslinjer i bilag 11A og B til Kontrolvejledningen. Kontrolobjektet har efterfølgende mulighed for at opnå status som elitevirksomhed ved førstkommende kontrol. 5 Første ordinære kontrol og kontrolhyppighed ved Efter behov I det følgende beskrives retningslinjer for første ordinære kontrol i nyetablerede kontrolobjekter og i kontrolobjekter, der har skiftet ejer. Desuden anføres retningslinjer for første årlige kontrol i kontrolobjekter med sæsonåbent og for kontrolhyppighed i kontrolobjekter med frekvens Efter behov. Retningslinjer for planlægning af indholdet i kontrollen findes i kapitel 8. 5.1 Første kontrol i nyetablerede registrerede kontrolobjekter Første ordinære kontrol skal i udgangspunktet gennemføres inden for 1 kalendermåned i nyetablerede, registrerede kontrolobjekter, herunder ved flytning til nye lokaler. Undtaget er dog kontrolobjekter med standardfrekvens efter behov jf. nedenstående tabel. Fristen kan desuden fraviges ved flytning af visse registrerede kontrolobjekter jf. 5.2. Risikogruppe Frist for første ordinære kontrol i forhold til, hvornår kontrolobjektet har påbegyndt sine aktiviteter Særlig høj Høj Middel 1 kalendermåned Lav Ultralav Uden risikogruppe Ordinær kontrol skal ikke gennemføres, med mindre der er et konkret behov. Undtaget er dog branche OE 94.99.00 Foreninger med formidling af grønlandske og færøske fødevarer til privat brug : 1 kalendermåned 5.2 Første kontrol efter flytning af visse registrerede kontrolobjekter Kravet om første ordinære kontrol inden for én kalendermåned kan fraviges ved flytning af visse typer kontrolobjekter. Det drejer sig om: - Registrerede engroskontrolobjekter, der ikke har opbevaring/produktion af fødevarer (kontorvirksomheder). - Mobile detailkontrolobjekter, der blot skifter hjemmeadresse. - Detail transportvirksomheder med transport af letfordærvelige fødevarer. Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 7 af 19
Fælles for disse kontrolobjekter er, at de enten ikke har opbevaring af fødevarer på kontrolstedet eller, at der ikke er ændringer i forhold til kontrolstedet, men kun i forhold til den fysiske adresse, hvor der ikke opbevares fødevarer. 5.3 Første kontrol i nyetablerede autoriserede kontrolobjekter Nyetablerede, autoriserede kontrolobjekter, herunder flytning til nye lokaler, skal have et autorisationsbesøg inden kontrolobjektet må påbegynde sine aktiviteter, jf. Vejledningen om audit, som er bilag 1 til Kontrolvejledningen. 5.4 Første kontrol ved ejerskifte Første ordinære kontrol skal i udgangspunktet gennemføres inden for 1 kalendermåned efter ejerskifte. Det gælder også, hvis der søges om videreført kontrolhistorik 1.. Undtaget er dog kontrolobjekter med standardfrekvens efter behov jf. nedenstående tabel. Fristen beregnes fra den dato, hvor Fødevarestyrelsen har modtaget anmodning om ejerskifte. Hvis startdatoen er senere end ejerskiftedatoen, tages dog udgangspunkt i denne dato. Risikogruppe Frist for første ordinære kontrol i forhold til ejerskiftedato eller startdato (den seneste af disse) Særlig høj Høj Middel 1 kalendermåned Lav Ultralav Uden risikogruppe Ingen frist - Kun ordinær kontrol, hvis der er et konkret behov. 5.5 Første årlige kontrol i kontrolobjekter med sæsonåbent Årets første ordinære kontrol bør gennemføres hurtigst muligt efter sæsonåbning. 5.6 Kontrolhyppighed i kontrolobjekter med kontrolfrekvens Efter behov I kontrolobjekter med kontrolfrekvens Efter behov gennemføres der kontrol, hvis der vurderes at være et konkret behov fx pga. forbrugerklager samt i forbindelse med kontrolkampagner m.v. Kontrolobjekter med kontrol efter behov kan desuden blive udpeget til prioriteret kontrol jf. afsnit 7.1.5. 6 Antal planlagte ordinære kontrolbesøg i kontrolåret Kontrolfrekvensen for hvert enkelt kontrolobjekt kan ændres i løbet af året bl.a. som følge af ændringer i risikooplysninger, kontrolniveau, åbningsperiode og særlige kontrolordninger som fx kædekontrol og registrering som tredjepartscertificeret. Hver gang kontrolfrekvensen for et kontrolobjekt ændres i løbet af året, skal antal planlagte ordinære kontrolbesøg revurderes. Det samme gør sig gældende, hvis åbningsperioden ændres. Planlagte ordinære kontrolbesøg omfatter ordinær kontrol efter standard- eller elitefrekvensen og udvidet førstegangskontrol. 1 Retningslinjer for, hvornår kontrolhistorikken kan videreføres, findes i bilag 11A og 11B til Kontrolvejledningen. Kontrolobjekter med frekvens Efter behov, kan ikke videreføre kontrolhistorikken Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 8 af 19
Kontrolenhederne registrerer planlagt ordinær kontrol (POK) for det enkelte kontrolobjekt i Kontrolobjektregisteret (KOR), og opdaterer løbende ved ændringer. 6.1 Planlagt ordinær kontrol ved kontrolårets begyndelse Fødevarestyrelsen fastlægger årligt antal planlagte ordinære basiskontroller for hvert enkelt kontrolobjekt. POK er som udgangspunkt identisk med standardfrekvensen eller elitefrekvensen for kontrolobjektet. I løbet af året kan det være nødvendigt at ændre POK for det enkelte kontrolobjekt. Hvis kontrolobjektet ændrer kontrolfrekvens i løbet af året, fx som følge af væsentligt ændrede aktiviteter, eller hvis det ændrer kontrolniveau (skift til elite- eller standardfrekvens). Der er særlige retningslinjer for kædekontrolobjekter omfattet af kædekontrollen i kæder med god regelefterlevelse jf. afsnit 6.1.1. 6.1.1 Planlagt ordinær kontrol for kædekontrolobjekter i kæder med god regelefterlevelse I visse kæder med god regelefterlevelse bliver planlagt ordinær kontrol fastsat for kæden som helhed og ikke for det enkelte kontrolobjekt omfattet af kædekontrollen jf. bilag 8. I disse tilfælde registrerer Kontrolenhederne ikke planlagt ordinær kontrol (POK) for det enkelte kontrolobjekt i Kontrolobjektregisteret (KOR). De planlagte kontroller bliver i stedet registreret som individuelle udpegninger til kædekontrol. For kædekontrolobjekter i kæder med god regelefterlevelse, der udtræder af kædekontrolordningen, skal planlagt ordinær kontrol(pok) igen fastsættes individuelt for det enkelte kontrolobjekt. Det sker efter retningslinjerne i afsnit 6.3. 6.2 Planlagt ordinær kontrol for kontrolobjekter, der starter i løbet af året For kontrolobjekter, der starter i løbet af året (nyetablering, herunder flytning eller ejerskifte), skal POK stå i rimeligt forhold til den periode, kontrolobjektet har eksisteret. For kædekontrolobjekter i kæder med god regelefterlevelse, der udtræder af kædekontrolordningen, anvendes samme retningslinjer for fastsættelse af planlagt ordinær kontrol (POK) for den resterende del af året. 6.3 Planlagt ordinær kontrol for kontrolobjekter, der ændrer kontrolfrekvens i løbet af året For kontrolobjekter, der ændrer kontrolfrekvens i løbet af året, skal POK afspejle denne nye kontrolfrekvens, og skal samtidig stå i rimelig forhold til den resterende del af året. Et kontrolobjekt kan fx ændre kontrolfrekvens, hvis det ændrer risikogruppe som følge af ændrede aktiviteter m.v., eller hvis det ændrer kontrolniveau (skift til standard- eller elitefrekvens). Nedenfor er beskrevet retningslinjer for vurdering af POK for kontrolobjekter hvor frekvensen hhv. falder eller stiger i løbet af året. Desuden er beskrevet de særlige retningslinjer der er for kædekontrolobjekter omfattet af kædekontrollen i kæder med god regelefterlevelse. 6.3.1 Frekvensen falder i løbet af året For kontrolobjekter, der opnår elitestatus i løbet af året eller som falder i risikogruppe, skal POK opdateres med den aktuelle frekvens. Uanset hvornår på året kontrolobjektet opnår elitestatus eller falder i risikogruppe, skal det have et samlet antal frekvenskontroller (ordinær kontrol efter standard- og elitefrekvens), som mindst svarer til elitefrekvensen eller den nye standardfrekvens. Kontrolobjekter i risikogruppe Særlig høj (standardfrekvens 4/elitefrekvens 3), der får elitestatus, skal uanset antal ordinære kontroller i første halvår have mindst én ordinær kontrol i andet halvår, for at sikre, at kontrollerne er jævnt fordelt over året. Det betyder, at det samlede antal ordinære kontroller kan blive højere end elitefrekvensen. Hvis et kontrolobjekt allerede har fået et antal ordinære kontroller efter standardfrekvensen, der overstiger den reducerede frekvens eller den nye standardfrekvens, og kontrolobjektet ikke skal have yderligere fre- Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 9 af 19
kvenskontroller i indeværende år, ændres POK til det antal ordinære kontroller efter standardfrekvensen, som kontrolobjektet allerede har fået. Der er særlige retningslinjer for kædekontrolobjekter omfattet af kædekontrollen i kæder med god regelefterlevelse jf. afsnit 6.3.3. 6.3.2 Frekvensen stiger i løbet af året Hvis et kontrolobjekt mister elitestatus i løbet af året eller stiger i risikogruppe, skal kontrolobjektet i den resterende del af året have et antal ordinære kontroller, som står i rimelig forhold til den tid, kontrolobjektet skal kontrolleres efter den nye standardfrekvens. Der er særlige retningslinjer for kædekontrolobjekter omfattet af kædekontrollen i kæder med god regelefterlevelse jf. afsnit 6.3.3. 6.3.3 Frekvenstilpasning i kædekontrolobjekter i kæder med god regelefterlevelse I kæder med god regelefterlevelse bliver planlagt ordinær kontrol fastsat for kæden som helhed ved årets start jf. afsnit 6.1.1. 6.4 Planlagt ordinær kontrol for kontrolobjekter med sæsonåbent Kontrolobjekter med sæsonåbent er karakteriseret ved kun at være aktive en del af året, og at alle aktiviteter i kontrolobjektet ligger stille i de perioder, hvor kontrolobjektet ikke er aktivt. Hvis et kontrolobjekt fx producerer til et lager i kortere perioder i løbet af året, men lagerfører og forhandler, opbevarer kølevarer mv. hele året, kan det ikke betragtes som et kontrolobjekt med sæsonåbent. Hvis udsalgssted og lagervirksomhed ligger på forskellige adresser, skal de registreres hver for sig. I så fald kan udsalgsstedet være en sæsonvirksomhed, fx et udsalgssted for is, mens lagervirksomheden er en helårsvirksomhed. For kontrolobjekter med sæsonåbent, kan POK i nogle tilfælde reduceres, så den står i rimelig forhold til kontrolobjektets åbningsperiode. Ved åbningsperioden forstås den samlede periode, kontrolobjektet har åbent i løbet af året. Hvis fx et kontrolobjekt har åbent fra april til september (seks måneder), 1 uge i efterårsferien og tre uger i december, vil åbningsperioden svare til ca. 7 måneder. For kontrolobjekter med sæsonåbent, der har en kontrolfrekvens på 1 eller mindre, kan POK dog ikke reduceres. For kontrolobjekter med sæsonåbent, der har en højere kontrolfrekvens, kan POK ikke reduceres til mindre end 1. 6.5 Planlagt ordinær kontrol ved supplerende individuel vurdering af kontrolbehovet i engroskontrolobjekter På engrosområdet kan der foretages en supplerende individuel vurdering af kontrolbehovet, som medfører, at visse kontrolobjekter kan få nedsat standardfrekvensen, hvis de bl.a. har færre risici i forhold til, hvad der generelt kendetegner kontrolobjekter med sammenlignelige aktiviteter jf. bilag 3. For disse kontrolobjekter kan planlagt ordinær kontrol (POK) reduceres i overensstemmelse med bilag 3. 7 Kontroltyper og -undertyper Kontroltyper- og undertyper karakteriserer den enkelte kontrol, og skal ikke forveksles med de tre overordnede kontrolindsatser (basiskontrol, prioriteret kontrol og kampagnekontrol). I tabellerne der viser kontroltyper og undertyper henvises desuden til hvilken kontrolindsats, de hører under. 7.1 Ordinær kontrol Ordinær kontrol gennemføres ved brug af en kombination af flere kontrolmetoder. I kontrolobjekter, hvor der kræves skriftlig egenkontrol, gennemføres kontrollen med udgangspunkt i kontrolmetoden audit kombineret med andre kontrolmetoder. I kontrolobjekter, hvor der ikke kræves skriftlig egenkontrol, anvendes fx Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 10 af 19
kontrolmetoderne tilsyn og overvågning, fysisk kontrol, dokumentkontrol, prøveudtagning og analyse mv. Definitioner på kontrolmetoder fremgår af Kontrolforordningen. Forberedelse og gennemførelse af audit er nærmere beskrevet i Vejledning om audit, som er bilag 1 til Kontrolvejledningen. Indholdet af den ordinære kontrol i det enkelte kontrolobjekt planlægges efter retningslinjerne i kapitel 8. Skemaet viser anvendelse af kontrolundertyper i forbindelse med ordinær kontrol: Kontrolundertype Se afsnit Kontrolindsats Standard/elite frekvens 7.1.1 Ordinær kontrol Udvidet førstegangskontrol 7.1.2 Stikprøvekontrol transport-fødevarer 7.1.3 Kædekontrol - fødevarer (anvendes kun i kæder med god regelefterlevelse) 7.1.4 Prioriteret-fødevarer 7.1.5 Basiskontrol, men kan indeholde kampagnekontrol Prioriteret kontrol, men kan indeholde kampagnekontrol 7.1.1 Standard- og elitefrekvenser Ordinær kontrol i det enkelte kontrolobjekt gennemføres efter standard- eller elitefrekvenserne som findes i kontrolbekendtgørelsen og bilag 1 og fordeles jævnt over året, så kontrolobjekterne kontrolleres med passende intervaller. Det første kontrolbesøg i registrerede eller ejerskiftede kontrolobjekter udføres efter særlige retningslinjer og skal registreres som udvidet førstegangskontrol, jf. afsnit 7.1.2. 7.1.2 Udvidet førstegangskontrol Første ordinære kontrol i nyregistrerede eller ejerskiftede kontrolobjekter, gennemføres som udgangspunkt som anmeldt, udvidet førstegangskontrol, hvor kontrolobjektet tilbydes øget vejledning om reglerne på fødevareområdet, jf. afsnit 3.2.1.. Udvidet førstegangskontrol skal udføres efter særlige retningslinjer jf. afsnit 8.4.2. Visse typer kontrolobjekter får ikke udvidet førstegangskontrol, men tilbydes telefonisk vejledning. Det gælder: - Kontrolobjekter i med kontrolfrekvens Efter behov, hvor der normalt ikke gennemføres kontrol i forbindelse med nyetablering eller ejerskifte, med mindre der er en konkret begrundelse. - Visse typer af kontrolobjekter i forbindelse med flytning, og hvor krav om frist for første ordinære kontrol fraviges, jf. afsnit 5.2. Kontrolobjekter, der er en del af en organiseret kæde, får ikke tilbud om udvidet førstegangskontrol eller telefonisk vejledning. 7.1.3 Stikprøvekontrol med engrostransportører Ordinær kontrol med engrostransportører i branchen Transportvirksomhed, engros (FVST branchenr. EE.49.41.00), gennemføres som stikprøvekontrol på de steder, hvor kontrolobjektet er i aktivitet. Fx kan kontrollen gennemføres med politiets hjælp på landeveje, ved havne eller ved grænseovergange, ved plombering i kontrolenhederne eller ved kontrolobjekter, hvor transportvirksomheder afhenter eller leverer fødevarer. Det medvirker også til, at kontrollen kan gennemføres uanmeldt. En nærmere beskrivelse af stikprøvekontrol med engrostransportører, herunder af kontrolpopulationen er i bilag 7. Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 11 af 19
7.1.4 Kædekontrol Kontrolundertypen anvendes i de tilfælde, hvor kontrollen er udført på baggrund af en udpegning til kædekontrol, dvs. Ved kædekontrol i kædehovedkontoret Ved kontrol i kædekontrolvirksomheder i kæder med god regelefterlevelse. En nærmere beskrivelse af kædekontrol er i bilag 8. 7.1.5 Prioriteret kontrol Kontrolundertypen anvendes i de tilfælde, hvor kontrollen er udført på baggrund af en udpegning til prioriteret kontrol. En nærmere beskrivelse af prioriteret kontrol er i bilag 6. 7.2 Ekstra kontrol Ekstra kontrol kan enten udføres som en fuld kontrol eller en målrettet kontrol. En fuld kontrol har samme kontrolomfang og -metode som ordinær kontrol og omfatter flere lovgivningsområder jf. afsnit 8.4.3. En målrettet kontrol har udelukkende fokus på det eller de enkelte forhold, hvor der er behov for opfølgning. I disse tilfælde benyttes de kontrolmetoder, der er mest relevante, fx audit eller fysisk kontrol. Ekstra kontrol udføres som en fuld kontrol jf. afsnit 8.4.3 i følgende tilfælde: - Opfølgende kontrol efter anmærkninger, - Bestilt kontrol. Ekstra kontrol udføres som en målrettet kontrol i følgende tilfælde: - Forbrugerklager, - Smitteopsporing i forbindelse med udbrud af fødevarebårne sygdomme og - Tilbagetrækningssager. Ekstra kontrol kan ikke erstatte ordinær kontrol. Skemaet viser anvendelse af kontrolundertyper i forbindelse med ekstra kontrol: Kontrolundertype Se afsnit Kontrolindsats Ekstra kontrol Opfølgning: Indskærpelse 7.2.1 Opfølgning: Påbud/forbud/bøde 7.2.1 Skærpet kontrol 7.2.2 Opfølgning: Andet (bruges efter fx forbrugerklager og politianmeldelser) 7.2.3 Bestilt: Anmærkninger 7.2.4 Bestilt: Ejerskifte 7.2.4 Basiskontrol 7.2.1 Opfølgende kontrol efter anmærkninger Der gennemføres som udgangspunkt opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger i form af indskærpelser, påbud, forbud og administrative bøder. Ved valg af kontrolundertype skelnes mellem anmærkningens karak- Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 12 af 19
ter ( Opfølgning: Indskærpelse eller Opfølgning: Påbud/forbud/bøde ). Hvis der følges op på flere forskellige anmærkninger, vælges den kontrolundertype, der afspejler den alvorligste anmærkning. Som udgangspunkt skal der følges op på en anmærkning senest 2 måneder efter den kontrol, der gav anledning til anmærkningen. Der kan dog være forhold i en sag, der medfører, at det først er relevant at gennemføre det opfølgende kontrolbesøg senere, fx pga. frister eller andre praktiske foranstaltninger. Der skal tages hensyn til bl.a. overtrædelsens karakter og kontrolobjektets kontrolfrekvens. Opfølgende kontrol efter anmærkninger er en fuld kontrol, og har samme kontrolomfang og -metode som ordinær kontrol og omfatter flere lovgivningsområder, jf. kapitel 8 om kontrolplanlægning af indholdet i kontrollen. I kontrolobjekter med mere end 12 årlige kontroller er retningslinjerne for opfølgende kontrol efter anmærkninger beskrevet i bilag 5, i afsnittet om planlægning af opfølgende kontrol i det enkelte kontrolobjekt. Den opfølgende kontrol gennemføres i udgangspunktet som et kontrolbesøg, men kan i særlige tilfælde gennemføres ved en administrativ kontrol af fx indsendt dokumentation. Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger kan normalt ikke erstatte ordinær kontrol efter standardfrekvenserne, da opfølgende kontrol efter anmærkninger bl.a. har til formål at øge kontrolaktiviteten i kontrolobjektet. Det gælder også for engroskontrolobjekter i risikogruppe Særlig høj, som har standardfrekvens 4. Opfølgning på anmærkninger kan undtagelsesvist foretages ved ordinær kontrol i fx følgende tilfælde: - Opfølgning på anmærkninger, hvortil der er knyttet en frist (typisk påbud), som betyder, at tidspunktet for fristens udløb er nogenlunde sammenfaldende med en planlagt ordinær kontrol. - Opfølgning på anmærkninger, der gives ved opfølgende kontrol, hvis der er planlagt ordinær kontrol inden for 2 måneder. 7.2.2 Skærpet kontrol Hvis kontrolenhederne vurderer, at én opfølgende kontrol ikke er tilstrækkeligt til at sikre, at kontrolobjektet får rettet varigt op på de ulovlige forhold, kan det være nødvendigt med skærpet kontrol i en periode, jf. kontrolbekendtgørelsen. Det vil sige flere ekstra kontroller inden for et givet tidsrum, jf. kontrolvejledningens afsnit 5.2. Kontroltyper og eksempler findes også beskrevet i Kontrolvejledningens bilag 6. Fra 2018 vil der som udgangspunkt skulle træffes afgørelse om skærpet kontrol efter anmærkninger i virksomheder, der er brodne kar jf. kontrolvejledningens afsnit 5.2. Ved skærpet kontrol i en periode skal den første af de ekstrakontroller registreres med kontrolundertypen Opfølgning: Indskærpelse eller Opfølgning: Påbud/forbud/bøde og udføres jf. afsnit 7.2.1. De øvrige ekstra kontroller registreres med kontrolundertypen Skærpet kontrol og kontrollen kan målrettes det eller de aktuelle problemer i kontrolobjektet. 7.2.3 Opfølgende kontrol andet Kontrol i forbindelse med fx tilbagetrækningssager, smitteopsporing ved udbrud af eller mistanke om fødevarebårne sygdomme eller relevante forbrugerklager, kan udføres som en målrettet ekstra kontrol i de tilfælde, hvor der ikke er planlagt en ordinær kontrol inden for rimelig tid. Det gælder også kontrolobjekter i risikogruppe Lav og Ultralav. Hvis kontrollen gennemføres som ekstra kontrol, skal den udføres som en målrettet kontrol, hvor der kun kontrolleres de lovgivningsområder, der er relevante i forbindelse med opfølgningen, og der benyttes de kontrolmetoder, der er mest relevante. 7.2.4 Bestilt kontrol I følgende situationer kan kontrolobjekter bestille kontrol, der skal udføres inden for 2 måneder: - Efter anmærkninger på den seneste kontrolrapport, hvor kontrolenhederne ikke foretager opfølgende kontrolbesøg, jf. afsnit 4.2.1. - Efter ejerskifte. Bestilt kontrol er en fuld kontrol, der i kontrolomfang og -metode svarer til en ordinær kontrol jf. kapitel 7. Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 13 af 19
7.3 Anden kontrol Anden kontrol anvendes i de tilfælde, hvor et kontrolområde jf. andre regler eller vejledninger skal kontrolleres med en fastsat kontrolhyppighed og denne kontrolhyppighed enten er højere end den fastsatte kontrolfrekvens, eller hvis kontrolobjektets kompleksitet, størrelse eller aktiviteter gør, at kontrollen med kontrolområdet ikke kan udføres inden for den fastsatte kontrolfrekvens. Anden kontrol er en målrettet kontrol med fokus på de specifikke kontrolområder. Anden kontrol kan ikke erstatte ordinær kontrol. Skemaet viser anvendelse af kontrolundertyper i forbindelse med anden kontrol: Kontrolundertype Se afsnit Kontrolindsats Anden kontrol Andet Anden kontrol 7.3.1 og 7.3.3 AM/PM 7.3.2 Animalsk USA/Kina eksport 7.3.2 Animalsk USA/Kina eksport og AM/PM 7.3.2 Rekvireret vejledning 7.3.4 Basiskontrol eller Kampagnekontrol Basiskontrol 7.3.1 Anden kontrol, Andet Kontrolundertypen anvendes i de tilfælde, hvor et kontrolområde jf. andre regler eller vejledninger skal kontrolleres hyppigere end den fastsatte kontrolfrekvens eller hvor kontrolobjektets kompleksitet, størrelse eller aktiviteter gør, at kontrollen ikke altid kan udføres inden for den fastsatte kontrolfrekvens. Det kan fx være tilfældet for følgende aktiviteter: - Kontrol med økologiregler. - Kontrol med handelsnormer. - Kontrol med specificeret risikomateriale. - Kontrol med eksportaktiviteter ud over kontrol i forbindelse med eksport af animalske fødevarer til USA og Kina. - Kontrol med importaktiviteter ud over kontrol ved indførsel af ikke animalske fødevarer med særlige restriktioner. - Kontrol ved indførsel af ikke animalske fødevarer med særlige restriktioner, jf. bekendtgørelse om indførsel af fødevarer m.v. med særlige restriktioner (Restriktionsbekendtgørelsen). Eventuelle særlige krav til hvilke lovgivningsområder, der skal kontrolleres i forbindelse med denne kontrol, fremgår af de relevante regler og vejledninger på området. Denne kontrolundertype anvendes desuden til målrettet kampagnekontrol, der ikke udføres som en integreret del af ordinær eller ekstra kontrol jf. afsnit 7.3.3. 7.3.2 AM/PM kontrol og kontrol med eksport af animalske produkter til særlige tredjelande Kontrolundertyperne omfatter kontrol med følgende kontrolområder der jf. andre regler eller vejledninger skal kontrolleres hyppigere end den fastsatte kontrolfrekvens: - Inspektion før og efter slagtning på slagterier. - Kontrol i forbindelse med eksport af kød og kødprodukter til USA og Kina, jf. Vejledning om kontrol med virksomheder, der eksporterer fødevarer til tredjelande (eksportkontrolvejledningen). Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 14 af 19
Eventuelle særlige krav til hvilke lovgivningsområder, der skal kontrolleres i forbindelse med denne kontrol, fremgår af de relevante regler og vejledninger på området. 7.3.3 Kampagnekontrol Kampagnekontrollen er målrettet et eller flere kontrolemner, og kontrollen og vejledningen kan være mere dybdegående. Der udsendes en projektbeskrivelse i forbindelse med hver enkelt kontrolkampagne, som udstikker retningslinjerne for kontrollen. Kampagnekontrol gennemføres som udgangspunkt som overbygning til både basiskontrollen og den prioriterede kontrol, men kan også gennemføres som selvstændige kampagnekontroller. Selvstændige kampagnekontroller registreres som anden kontrol med kontrolundertypen Andet. Kampagnekontrol skal så vidt muligt have fokus på følgende: Formål og forventet udbytte af kampagnen, Information, Inddragelse af erhvervet forud for kampagnerne, Dybdegående kontrol af et særligt fokusområde og Målrettet vejledning til kontrolobjekterne. 7.3.4 Rekvireret vejledning Rekvireret vejledning er et tilbud til virksomheder om mod betaling at få vejledning om et emne indenfor fødevarelovgivningen. 8 Kontrolplanlægning af indholdet i kontrollen Med kontrolplanlægning menes planlægning af indholdet i kontrollen. Både indholdet i den enkelte kontrol og i den samlede årlige kontrol i kontrolobjekterne. For engroskontrolobjekter er der særlige krav til hvordan kontrolplanlægningen skal ske, da der er krav om udarbejdelse af årlige kontrolplaner jf. afsnit 8.1. Der er desuden krav til, hvor hyppigt alle relevante lovgivningsområder skal være kontrolleret (hele vejen rundt) jf. afsnit 8.2 og hvilke lovgivningsområder eller kontrolemner, der skal kontrolleres ved den enkelte kontrol jf. afsnit 8.4. 8.1 Kontrolplaner i engroskontrolobjekter En kontrolplan er en detaljeret plan for kontrollen i hvert enkelt engroskontrolobjekt. Kontrolplaner skal anvendes til planlægning af den ordinære kontrol, herunder at den ordinære kontrol bliver fordelt jævnt over året. En kontrolplan udarbejdes ved forberedelsen af den første årlige kontrol i kontrolobjektet og skal opdateres efter hver kontrol, hvis der er mere end én planlagt kontrol i kontrolobjektet. Vejledning om anvendelse af kontrolplaner findes i den digitale tilsynstaske. 8.1.1 Særlig kontrolplanlægning i kød-kontrolobjekter Der findes supplerende retningslinjer for planlægning af kontrollen i slagterier og engros kødkontrolobjekter med behandling samt USA-godkendte køle- og frysehuse, hvor der opbevares kød. Det er beskrevet i bilag 5. Slagtebusser er ikke omfattet af de supplerende retningslinjer i bilag 5. Kontrolplanlægning i slagtebusser skal i stedet foretages efter de sædvanlige retningslinjer for engroskontrolobjekter. Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 15 af 19
8.2 Hele vejen rundt Alle relevante lovgivningsområder 2 skal kontrolleres inden for en nærmere fastlagt periode. Det kaldes hele vejen rundt. For detailkontrolobjekter skal der kontrolles hele vejen rundt inden for hele detailområdet. Det betyder, at alle detailkontrolobjekter med og uden elitestatus eller 3. partscertificeringsordning indgår i en samlet gruppe, og det er inden for den gruppe, at alle relevante lovgivningsområder skal kontrolleres. For engroskontrolobjekter skal kontrolleres hele vejen rundt i det enkelte kontrolobjekt. For 3. partscertificerede kontrolobjekter, kan emner, som certificeringsorganet har kontrolleret, og som er dokumenteret i certificeringsorganets auditrapporter uden afvigelser, eller hvor afvigelserne er lukket, indgå i hele vejen rundt. Emnerne i auditrapporterne og lovgivningsområderne på Fødevarestyrelsens kontrolrapport har forskelligt omfang og indhold. Et eller flere kontrollerede emner i en auditrapport kan efter en konkret vurdering betyde, at det tilhørende lovgivningsområde betragtes som kontrolleret og dermed ikke skal kontrolleres yderligere. Perioderne for hele vejen rundt fremgår af nedenstående tabel. Branchegruppe Ekskl. kontrolobjekter med frekvens efter behov Detail Detail med engros uden behandling Registrerede primærproducenter Engros Detail med engros med behandling Autoriserede primærproducenter Periode for hele vejen rundt 3 år (inden for branchegruppen som helhed) 1 år i det enkelte kontrolobjekt Dog 2 år i det enkelte kontrolobjekt i: Kontrolobjekter med frekvens 0,5 Kontrolobjekter med elitestatus 3. partscertificerede kontrolobjekter Dog 2 år i en gruppe af kontrolobjekter i: Kontrolobjekter omfattet af kædekontrol i kæder med god regelefterlevelse (reduceret frekvens) 8.2.1 Planlægning af kontrollen på kontrolemne niveau i engros Kontrolemner indenfor de forskellige lovgivningsområder er eksempler på konkrete forhold, der skal kontrolleres i det omfang, de er relevante for det konkrete kontrolobjekt. Om et kontrolemne er relevant skal ses i sammenhæng med det konkrete kontrolobjekt, herunder bl.a. kontrolobjektets aktiviteter og kontrolhistorik. Blandt de relevante kontrolemner kan man som udgangspunkt udvælge det/de mest væsentlige kontrolemner under det pågældende lovgivningsområde. I det konkrete engros kontrolobjekt bør viden om kontrolobjektets aktiviteter, problemområder, kontrolhistorik m.v. medføre, at kontrollen til stadighed planlægges indenfor de mest relevante emner. Det skal dog sikres, at alle relevante emner kontrolleres indenfor en treårig periode i det enkelte kontrolobjekt. 2 Reglerne på fødevareområdet er inddelt i 12 lovgivningsområder, jf. appendiks 1 til kontrolvejledningens bilag 11A og 11B. Lovgivningsområdet hygiejne er på kontrolrapporten yderligere opdelt i 3 separate lovgivningsområder. Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 16 af 19
8.3 Screening for at målrette den enkelte kontrol Forud for det enkelte kontrolbesøg/kontrol planlægger den tilsynsførende, hvilke områder der forventes kontrolleret jf. afsnit 5.4 i kontrolvejledningen. Men indholdet i den enkelte kontrol kan ændres og yderligere målrettes på baggrund af en screening af kontrolobjektet på kontroltidspunktet. Screeningen sker ved, at den tilsynsførende ved kontrolbesøgets start, foretager en konkret vurdering af, hvilke lovgivningsområder og emner det vil være relevant at kontrollere. Det kan være ud fra kendskabet til kontrolobjektets kundegrundlag, risikoprocesser, produkter, aktiviteter og regelefterlevelse, og det, der sker i virksomheden på kontroltidspunktet. Hvis der på kontrollen konstateres overtrædelser, som medfører anmærkninger, foretages en konkret vurdering af behovet for at udvide eller ændre kontrollen i forhold til det, der blev vurderet relevant i forbindelse med den forudgående kontrolplanlægning og screeningen. Screeningen er ikke at sammenstille med kontrol. Det betyder, at der kun er udført kontrol af de emner eller lovgivningsområder, som er dokumenteret på kontrolrapporten. Navnlig på detailområdet vil screeningen som grundlag for kontrollen betyde, at kontrolobjektet får en mere individuel tilrettelagt kontrol. Dette bl.a. fordi der ikke er krav om at kontrollere alle relevante lovgivningsområder inden for en fastsat periode i det enkelte kontrolobjekt, men derimod på detailområdet i sin helhed. Ved kontrol i 3. partscertificerede kontrolobjekter indgår en gennemgang af certificeringsorganets auditrapporter i screeningen. Resultater fra certificeringsorganets kontrol kan derfor give anledning til: At lovgivningsområder, der var planlagt kontrolleret, vurderes som tilstrækkeligt kontrolleret af 3. parten, hvis emnerne er uden afvigelser eller hvis afvigelserne er lukkede. At udvide kontrollen til at omfatte lovgivningsområder, der ikke var planlagt kontrolleret ved den aktuelle kontrol, hvis 3. parten har fundet afvigelser. 8.4 Kontrolplanlægning af den enkelte kontrol Uanset resultatet af den indledende screening, er der fastsat enkelte generelle kontrolkrav til hvilke lovgivningsområder eller kontrolemner, der skal kontrollens. Desuden skal man være opmærksom på, at der er kontrolområder med særlige kontrolkrav og særlige frekvenser for kontrol. Disse skal overholdes, uanset kontrolfrekvensen, krav til kontrolplanlægning og resultatet af den indledende screening. Kravene til kontrolplanlægning vedrører den ordinære kontrol inkl. prioriteret kontrol og udvidet førstegangskontrol og andre kontroller, der skal have samme kontrolomfang og metode som ordinær kontrol dvs. opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger og bestilte kontrolbesøg. 8.4.1 Kontrolplanlægning af ordinær kontrol inkl. prioriteret kontrol Ved ordinær kontrol kontrolleres som minimum følgende lovgivningsområder og kontrolemner: Hver gang: - Ét af de tre lovgivningsområder under hygiejne. - Stikprøvevis virksomhedens egenkontrol i kontrolobjekter med krav om skriftlige procedurer. Hvert år (dog hvert andet år hvis frekvensen er 0,5): - Opdatering af risikooplysninger til brug for risikokarakteriseringen. - At der er overensstemmelse mellem autorisationen og de faktiske forhold i kontrolobjektet. Denne kontrol dokumenteres under lovgivningsområdet: Godkendelser m.v. Dette kontrolkrav er gældende i autoriserede kontrolobjekter og kontrolobjekter med autoriserede aktiviteter (fx SRM i detailslagtere). Der er desuden følgende særlige retningslinjer for kontrolplanlægning: Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 17 af 19
I kontrolobjekter med kontrolfrekvens Efter behov, kontrolleres udelukkende de lovgivningsområder, der vurderes relevante ud fra screeningen af kontrolobjektet på kontroltidspunktet. For aktiviteter, hvor der er fastsat særlige kontrolkrav i andre regler, vejledninger m.v., skal disse kontrolkrav overholdes. Det kan fx være tilfældet for økologi, import, eksport og specificeret risikomateriale (SRM). 8.4.2 Kontrolplanlægning af udvidet førstegangskontrol Udvidet førstegangskontrol afskiller sig fra anden ordinær kontrol ved at den tilsynsførende tilbyder kontrolobjektet udvidet vejledning om reglerne på fødevareområdet. Denne øgede vejledning er gratis for kontrolobjekterne. Der ud over kontrolleres som minimum de samme lovgivningsområder og kontrolemner som ved ordinær kontrol jf. afsnit 8.4.1. 8.4.3 Kontrolplanlægning af opfølgende kontrol efter anmærkninger Ved opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger kontrolleres som minimum de samme lovgivningsområder og kontrolemner som ved ordinær kontrol jf. afsnit 8.4.1. Der ud over skal der følges op på det eller de specifikke kontrolemner, der har givet anledning til anmærkninger ved den tidligere kontrol. 8.4.4 Kontrolplanlægning af bestilt kontrol Ved bestilte kontrolbesøg kontrolleres som minimum de samme lovgivningsområder og kontrolemner som ved ordinær kontrol jf. afsnit 8.4.1. Der ud over skal der følges op på eventuelle specifikke kontrolemner, der har givet anledning til anmærkninger ved den tidligere kontrol. 8.4.5 Kontrolplanlægning af besøg forud for autorisation Kontrolobjekter, der skal autoriseres i henhold til autorisationsbekendtgørelsen må først begynde sine fødevareaktiviteter, når Fødevarestyrelsen har været på besøg i virksomheden og meddelt autorisation eller betinget autorisation. Indholdet i besøget afhænger af, om det er besøg i kontrolobjekter, der allerede er i drift eller om det er kontrolobjekter, der er under nyetablering og derfor ikke i drift. 8.4.5.1 Besøg forud for autorisation i kontrolobjekter, der ikke er i drift (autorisationsbesøg) Kontrol forud for autorisation i kontrolobjekter, der ikke er i drift, sker ved et autorisationsbesøg. Ved autorisationsbesøg kontrollerer Fødevarestyrelsen virksomhedens risikoanalyse og HACCP-plan ((lovgivningsområde Virksomhedens egenkontrol ) jf. autorisationsbekendtgørelsen. Desuden vurderes indretningen af kontrolobjektet, herunder de anvendte bygningsmaterialer og materialer til inventar, forklaring om flow af varer og personale i virksomheden m.v.. Ved autorisationsbesøget tilbydes kontrolobjektet desuden udvidet vejledning om reglerne på fødevareområdet, svarende til den øgede vejledning der tilbydes ved udvidet førstegangskontrol i registrerede eller ejerskiftede kontrolobjekter 8.4.5.2 Besøg forud for autorisation i kontrolobjekter, der er i drift (kontrolbesøg) Kontrol forud for autorisation i kontrolobjekter i drift, sker ved et kontrolbesøg og ikke et autorisationsbesøg. Ved kontrolbesøget kontrolleres de samme kontrolemner som ved autorisationsbesøg jf. afsnit 8.4.5.1. Hvis kontrollen sker ved en ordinær kontrol skal der desuden som minimum kontrolleres de samme lovgivningsområder og kontrolemner som ved ordinær kontrol generelt jf. afsnit 8.4.1. Hvis der ikke er planlagt en ordinær kontrol i kontrolobjektet, kan kontrollen udføres som en målrettet ekstra kontrol, og der kontrolleres kun kontrolemner som ved autorisationsbesøg. Kontrolfrekvensvejledning på fødevareområdet, 2018, side 18 af 19