Udeblivelse.dk Introduktion

Indledning:... 2 Login... 3 Opret Klinik... 4 1. Administrator... 4 2. Klinikoplysninger... 5 3. Afbudsoplysninger... 6 4. Aftalevilkår... 7 Opret Gebyr... 8 Find Gebyr... 10 Gebyr Detaljer... 11 Indsigelser... 12 Priser og udbetalingsprocedurer... 13 Sikkerhed... 13 Hvem står bag Udeblivelse Aps?... 14 S i d e 1 14

Indledning: Denne introduktion henvender sig til klinikker, der ønsker at vide mere om hvordan Udeblivelse.dk virker. Systemets hovedfunktionaliteter, processer og sikkerheds strukturer vil blive gennemgået og beskrevet. Screen-dumps er inkluderet for at vise, hvordan set ser ud. Al patientinformation i dette dokument er test data, i.e. fiktive CPR-numre og navne/adresser. Denne guide vil løbende blive opdateret i takt med bruger feedback og systemopdateringer. Har du yderligere spørgsmål, er du velkommen til at skrive til info@udeblivelse.dk S i d e 2 14

Login Alle brugere af udeblivelse.dk skal logge ind med NemId. Du kan bruge medarbejdersignatur eller (privat) NemId. Hvis du har en nøglefil, kan den også benyttes. Første gang du logger ind, vil du blive bedt om at indtaste dit CPR-nummer. Det skal matche det CPR nummer, der er registreret på dit NemId. (Da vi tilgår CPR registeret er det et krav, at vi kan identificere alle brugere via deres CPR nummer.) S i d e 3 14

Opret Klinik Efter du er logget ind med NemId, kan du oprette din klinik. Du skal igennem 4 skridt. Det tager 5-10 minutter at oprette din klinik, hvis du har alle relevante informationer ved hånden. Vi skal bruge følgende informationer: Klinikkens fulde navn, adresse, CVR-nummer og bankkontonummer (den konto vi skal overføre betalte gebyrer til) Afbudsoplysninger. Hvor lang tid i forvejen kan afbude ske og via hvilke kanaler (telefon, email, SMS) Bemærk: Det er gratis, at oprette din klinik og der er ingen gebyrer medmindre en patient betaler et udeblivelsesgebyr. Du kan derfor trygt oprette din klinik og bruge systemet i det omfang og i de perioder du ønsker. 1. Administrator Første skridt er, at oprette dig selv som klinik administrator. Det betyder, at du har adgang til al information og funktionalitet for klinikken, herunder mulighed for at oprette andre brugere. Du kan senere tilføje andre administratorer, hvis du har behov for det. Bemærk: De oplysninger du afgiver på denne skærm, bruges kun til administrative formål og vises aldrig til patienter. S i d e 4 14

2. Klinikoplysninger Andet skridt er, at indtaste oplysninger om klinikken. Udfra typen af klinik du vælger, fastlægges størrelsen på udeblivelsesgebyrerne. Dette sker under hensyntagen til sædvanlig afregning i branchen, overenskomster, aftaler med regioner etc. Hermed undgår vi uheldige diskussioner med patienterne om gebyrets størrelse, idet der kan henvises til, at disse beløb er standardsatser i branchen, som den enkelte klinik ikke har indflydelse på. På denne skærm indtaster du også det kontonummer, hvortil Udeblivelse overfører nettobeløbet fra alle betalte gebyrer hver måned. Bemærk: De oplysninger, undtagen klinikkens navn, du afgiver på denne skærm, bruges kun til administrative formål og vises aldrig til patienter. S i d e 5 14

3. Afbudsoplysninger Tredje skridt er, at indtaste oplysninger om hvordan afbud kan ske. Disse oplysninger vil blive vist i brevene, vi sender til udeblevne patienter, så de ved hvordan, de skal melde afbude en anden gang. Det er påkrævet at indtaste et telefonnummer, hvor patienter kan melde afbud. SMS og email er valgfrie. Disse informationer skal oplyses til patienten, når de bestiller tid (opslag i klinikken, hjemmeside, telefonsvarer etc.) Bemærk: Vi sender 4 stk plakater i A3 format til ophæng i klinikken. Disse plakater vil blive lavet med de klinikspecifikke oplysninger,der indtastes på denne skærm. S i d e 6 14

4. Aftalevilkår Fjerde og sidste skridt er at læse og acceptere de formelle aftalevilkår imellem klinikken og Udeblivelse Aps. Når dette er sket, kommer man til systemet forside (klinik.udeblivelse.dk) for første gang. Dette er også den side, man kommer til ved efterfølgende login, når man er oprettet som bruger og tilknyttet en klinik. (I eksemplet her er der tale om en testklinik med lidt forskellige gebyrer og indsigelser. Det vil en helt nyoprettet klinik selvfølgelig ikke have). S i d e 7 14

Opret Gebyr Oprettelse af gebyr funktionaliteten er optimeret til at være så hurtig og nem at bruge som muligt. Man skal indtaste 2 værdier: Dato for patientens udeblivelse (er præ-udfyldt med dags dato) Patientens CPR nummer Så snart der er indtastet en gyldig værdi i begge disse felter, foretages automatisk navn og adresse opslag CPR registeret. Man skal ikke klikke nogle steder, men blot indtaste gyldig dato og CPR nummer. S i d e 8 14

Efter at have verficeret, at der er tale om den rigtige patient klikker man på Opret Gebyr knappen eller taste Enter på tasturet og gebyret oprettes. Gebyret tilføjes i Seneste Gebyrer listen nedenfor. Hvis man laver en fejl, kan man fjerne gebyret igen med der samme ved at klikke Annullér gebyr. S i d e 9 14

Bemærk: Man kan med fordel markere udeblevne patienter i klinikkens IT/aftalesystem med en farvekode el. lign. Så kan man i slutningen af hver arbejdsdag lade en enkelt medarbejder i klinikken indtaste alle udeblivelser på udeblivelse.dk på een gang. Find Gebyr Via Find Gebyr skærmen kan man fremsøge tidligere indtastede gebyrer. Man kan søge på patientens navn eller CPR-nummer. S i d e 10 14

Gebyr Detaljer Gebyrer vises som standard i oversigtsform med dato, patientens navn og adresse samt en status. Uanset hvilken skærm man er på, kan man klikke Vis Detaljer. Herefter vises detaljeret historik og status for gebyret. Via detaljesporet kan man også se en pdf-kopi af de breve der er sendt til patienten. S i d e 11 14

Indsigelser En patient kan gøre indsigelse imod et gebyr. Dette kan ske ved at udfylde en web-formular på www.udeblivelse.dk eller ved at skrive til den email-adresse, der er oplyst i brevet til patienten. I begge tilfælde bruges en patient- og gebyrspecifik kode, der gør det muligt at henføre kommunikationen til det specifikke gebyr. Det er simpelt for klinikken at besvare indsigelser. Man vælger blot, om man vil acceptére eller afvise indsigelsen og et standardsvar sendes til patienten. Vælger man at acceptére indsigelsen, annullérers gebyret. Man kan redigére svaret inden det sendes. Al kommunikation vedr. et gebyr vil fremgå at detaljesporet. S i d e 12 14

Priser og udbetalingsprocedurer For hvert gebyr der betales, fratrækkes administrationsgebyr på 80 kr. ex. moms (100 kr. inkl. moms). Det resterende beløb, nettogebyret, krediteres klinikkens konto. Den 1. i hver måned overføres klinikkens tilgodehavende til den konto, der er oplyst under klinikoplysninger. Bemærk: Der betales kun administrationsgebyr for betalte gebyrer. Der er ingen krav om hvor meget eller hvor lidt en klinik skal bruge systemet. Sikkerhed Al adgang til systemet sker via NemID authentifikation. Al web traffik er SSL krypteret. Systemet gemmer ikke personfølsomme data jvf. persondataloven. CPR-numre anvendes alene til opslag i Det Central Personregister for at indhente adressen på modtageren af et udeblivelsesgebyr. Al adgang til CPR registeret logges med information om hvem der slog hvad op hvornår. Systemet udveksler ikke data med andre systemer af nogen art. S i d e 13 14

Hvem står bag Udeblivelse Aps? Udeblivelse.dk er udviklet og ejet af 2 praktiserende læger med praksis i Odense, samt 2 IT konsulenter bosiddende i København. Allan Carlsen Praktiserende læge Anders Kastrup Praktiserende læge Christoffer Skjoldborg IT Konsulent Morten Overgaard IT Konsulent S i d e 14 14