User Management System UMS web brugervejledning

Transkript

1 UMS web brugervejledning

2 UMS web brugervejledning... 3 Skift password... 4 Skift password for en anden... 5 Opret gruppe... 7 Aktivitetslister... 9 SMS send Flettebreve Registrer telefonnummer og Gæstebrugere Massebrugere... 15

3 UMS web brugervejledning Startsiden giver adgang til de funktioner, der er mulighed for at bruge. Nedenstående billede afspejler derfor ikke nødvendigvis institutionens aktuelle startside. Side 3 af 14

4 Skift password Hvis man har modtaget et velkomstbrev fra institutionen og ønsker at tilgå sin mail, kan det være nødvendigt at skifte det tildelte password, før der er adgang til webmail. Side 4 af 14

5 Skift password for en anden Her er der mulighed for at skifte kodeord for andre. Man kan søge på brugere ved hjælp af deres brugernavn, fornavn, efternavn eller mindst de seks første cifre i CPR. Hvis man for eksempel angiver hans i søgefeltet, så vil alle brugere med hans i brugernavn/fornavn/efternavn blive vist i listeform. Systemet vil bede dig begrænse søgningen, hvis den finder mere end hundrede brugere, der opfylder de søgekriterier du har angivet. Find Hans Christian Andersen i systemet Hvis nu en søgning på Hans giver 100+ brugere og du derfor bliver bedt om at begrænse søgningen, så har du forskellige muligheder. Hvis du kender brugerens fulde navn, kan du søge på det og få vist de brugere der matcher din søgning. Side 5 af 14

6 Hvis nu du kan huske, at han hedder Hans Andersen og han ikke fremgår af en søgning på Hans Andersen, så er det muligt at søge ved hjælp af *-tegnet Den mest præcise søgning vil dog altid være at søge på et brugernavn, da dette er unikt. Side 6 af 14

7 Opret gruppe Her er der mulighed for at oprette gruppemapper og distributionsgrupper. Ved for eksempel projekter kan det være hensigtsmæssigt, at kunne oprette en gruppe. Medlemmerne får mulighed for at deles om deres dokumenter i en fælles mappe. Endvidere kan medlemmerne tilgås ved hjælp af en fælles distributionsgruppe, som videresender mails til deres egen mailbox. Institutionen kan angive et prefix, som er gældende for alle gruppemapper. Der vælges et navn til gruppen og derefter tilføjes de ønskede brugere til gruppen. Side 7 af 14

8 For nogle brugere vil det være muligt at oprette grupperne permanent, men det kræver at institutionen har tildelt specielle rettigheder til disse brugere. Side 8 af 14

9 Aktivitetslister Her er der mulighed for at søge på aktiviteter og se hvilke studerende der er tilmeldt. Søg efter aktivitet Der kan søges efter aktiviteter med et bogstav eller et ord. Hvis man kender noget af ordet kan man anvende %-tegnet som wildcard. For eksempel hvis man ved at mat er en del af ordet, så kan man søge på %mat og få vist alle de aktiviteter, hvor mat indgår. Det anbefales dog, at skrive så meget af ordet som muligt, for at minimere antallet af emner. Tryk Vis aktivitet for at kunne se de tilmeldte studerende på en given aktivitet. Side 9 af 14

10 Søg efter bruger Der kan også søges på brugere vha. brugernavn, fornavn, efternavn, fulde navn eller mindst de seks første tal i CPR. Ligesom søgning på aktivitet kan man bruge %-tegnet som wildcard. Ved at indtaste juh og søge på bruger, så vises de aktiviteter der har brugere tilmeldt, hvor juh indgår i enten brugernavn, fornavn eller efternavn. Side 10 af 14

11 Det er muligt at udskrive en liste, af de tilmeldte studerende, ved at klikke på printer ikonet. De studerende bliver listet i en printvenlig udgave og man får mulighed for at angive en printer. Vis alle fremtidige tilmeldte Hvis man ønsker at se studerende, som er tilmeldt holdet med en senere startdato, markeres denne. De fremtidige tilmeldte bliver fremhævet med blå. CSV export Det er muligt at gemme, de viste brugerinformationer, i en CSV-fil. Disse data kan derefter bruges i eksempelvis MS Excel. Side 11 af 14

12 SMS send Der kan vælges en skabelon ved afsendelse af SMS er til klassen, som er defineret af institutionen. Man har dog også mulighed for at skrive en valgfri tekstmeddelelse under SMS tekst. Flettebreve Flettebreve kan sendes, til vedkommende der er logget på, via mail eller man kan vælge at printe dem ud, med henblik på udlevering eller postforsendelse. Side 12 af 14

13 Registrer telefonnummer og For at kunne modtage SMS er fra institutionen, skal du registrere dit telefonnummer. Såfremt du ikke ønsker dette, vil du modtage den sendte tekst på en mail. Det registrerede nummer bliver udelukkende brugt af institutionens SMS udstyr og vil derfor ikke fremgå nogen steder. Side 13 af 14

14 Gæstebrugere Der kan oprettes gæstebrugere, som kan bruges ved besøg fra gæstelærere eller eksterne konsulenter. Ved oprettelse skal der angives en start dato og en slut dato. Gæstebrugeren kan ikke længere bruge den oprettede konto, når perioden udløber (slut dato). Ved at søge på skabelon navnet under funktionen aktivitetsliste, vil man få en oversigt over de aktive gæstebrugere i den pågældende skabelon. Print Giver mulighed for at udskrive de listede brugerinformationer. CSV export Gem eller åben de listede brugerinformationerne i en csv-fil. Mail Her bliver der sendt flette brev(e), for de markerede brugere, til den bruger der er logget på. Flette brev Her kan man udskrive flette brev(e), til de markerede brugere, med henblik på udlevering. Side 14 af 14

15 Massebrugere Der kan oprettes flere konti i systemet, med en fastsat periode. Denne funktionalitet kan være anvendelig ved afholdelse af kortvarige kurser eller lignende. På samme måde som hos gæstebrugere, skal der angives en periode, hvor brugerne skal have adgang til systemet. Ved at søge på gruppenavn under funktionen aktivitetsliste, vil man få en oversigt over brugerne i den pågældende gruppe. Print Giver mulighed for at udskrive de listede brugerinformationer. CSV export Gem eller åben de listede brugerinformationerne i en csv-fil. Mail Her bliver der sendt flette brev(e), for de markerede brugere, til den bruger der er logget på. Flette brev Her kan man udskrive flette brev(e), til de markerede brugere, med henblik på udlevering. Der er, af administrator, valgt en default skabelon til at udskrive flette breve. Hvis man ønsker at udskrive med en anden skabelon, så kan man finde brugerene under aktivitetsliste og selv vælge en skabelon. Side 15 af 14